Kwaliteit in studiebegeleiding: het verschil maken (2015)

1 Februari 2015

Kwaliteit in studiebegeleiding Het verschil maken Feb | 2015

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 2 van 17

Samenvatting Naar aanleiding van verschillende ISO-publicaties die de afgelopen jaren zijn verschenen en de vragen en klachten van studerend Nederland die het ISO bereikten, kwam naar voren dat er onder studenten problemen worden ervaren in de begeleiding vanuit de instellingen. Daarmee komt de vraag naar voren of deze problematiek ten grondslag ligt aan één van de belangrijkste informatiebronnen/kanalen in de instelling: de studieadviseur en studiebegeleider.

Met deze publicatie wil het ISO inzichten verschaffen in de kwaliteit van informatievoorziening en toegankelijkheid m.b.t. studieadviseurs en studiebegeleiders. Het ISO heeft door middel van een enquête de mening gevraagd van studerend Nederland m.b.t. de ervaringen in begeleiding vanuit de instelling. Daarnaast is het gesprek aangegaan met studieadviseurs en –begeleiders over hun mening, visie en ideeën m.b.t. de begeleiding die zij bieden. Waar liggen de hiaten in het proces en waar zijn er verbeteringen mogelijk ten gunste van de student? Het ISO wil laten zien dat waar, naar de mening van de 246 studenten, de studieadviseurs in Nederland een matige 6,3 scoren er met een aantal aanpassingen veel winst te behalen valt. Dergelijke aanpassingen creëren een betrokken, gemotiveerde student die zich gezien en gehoord voelt.

Aanbevelingen Het ISO stelt dat de student en zijn/haar studieloopbaan centraal moet worden gezet binnen de begeleiding van de instelling. De instelling, tutoren/mentoren, coördinatoren, studieadviseurs en/of studieloopbaanbegeleiders moeten door samen te werken een eenduidigheid en kwalitatief beleid ontwikkelen m.b.t. de begeleiding van studenten. Door samen actief op zoek te gaan naar informatie over de wettelijke en curriculaire regelingen en deze actief met elkaar te delen, kan er een betere kwaliteit van informatievoorziening worden neergezet. Vanuit de bevindingen in dit rapport komt het ISO met de volgende aanbevelingen: -

-

Om de kwaliteit in begeleiding voor studenten te verbeteren moet meer tijd in fte’s beschikbaar worden gemaakt. De studenten ondervinden nu nadelige gevolgen door de lange wachttijden voor afspraken, oplopend tot 3 maanden en de korte persoonlijke tijd tijdens de inloopspreekuren of afspraken. Zo ervaren de studenten in een instelling met een actief oproepbeleid, zoals de LVSA voorschrijft, de begeleiding dermate positiever dan de studenten die studeren zonder dit beleid. Ook de studieadviseurs zien de kwaliteit van de begeleiding dalen door de enorme tijdsdruk die ook zij ervaren.

Het ISO vindt dat er meer aandacht moet komen voor de kwaliteit van informatievoorziening naar studenten. Studenten mogen naar de mening van het ISO niet de dupe worden in hun studieloopbaan van het onvolledig en/of incorrect informeren van studieadviseurs, –begeleiders of tutoren/mentoren. Door de aandacht voor kwalitatieve professionalisering kan er kennis worden ontwikkeld onder tutoren, mentoren, studieadviseurs en –begeleiders wat het studieproces van de student zal bevorderen. Door een instellingsbrede afstemming en professionalisering op het gebeid van begeleiding kunnen studenten voor vragen en problemen bij alle begeleiders terecht zonder het risico te lopen foutieve informatie te krijgen. Op deze wijze kunnen eveneens tutoren en mentoren een betere signaleringsfunctie vervullen en de studenten beter ondersteunen.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 3 van 17

-

-

-

Om ongelijke of onrealistische verwachtingen te voorkomen moeten studenten op een actieve wijze worden geïnformeerd over de rol van de studieadviseurs en –begeleider.

Hierdoor zijn studenten zich meer bewust waar ze naar toe kunnen voor hulp en trekken zodoende tijdig aan de bel bij problemen.

De informatievoorziening vanuit de overheid over nieuwe wet & regelgeving dient te worden verbeterd. Het ISO constateert dat problemen in de informatievoorziening naar studenten wordt veroorzaakt door de ambiguĂŻteit in de informatievoorziening vanuit OCW. Met de juiste en eerlijke informatie kunnen studenten beter worden begeleid in hun studieloopbaantraject.

Bij het selectieproces voor een nieuwe studieadviseur moet er meer aandacht zijn voor soft skills. Studieadviseurs geven zelf aan dat er nog te weinig wordt gelet op vaardigheden als luisteren, betrokkenheid en/of enthousiasmeren. Deze vaardigheden moet nadrukkelijk terugkomen in het profiel van de studieadviseurs.

Als laatste wil het ISO zijn zorgen uitspreken over de spagaat die studieadviseurs zeggen te ervaren bij het uitoefenen van hun functie. Door de steeds grotere nadruk op studierendementen, denk aan de prestatieafspraken, krijgen studieadviseurs soms te maken met tegenstrijdige belangen tussen de student en de instellingen. Het ISO vindt dat studieadviseurs niet in een positie moeten komen waarin zij tussen deze twee belangen een keuze moet maken.

Instellingen mogen dan ook niet studieadviseurs- en begeleiders op een normatieve wijze beoordelen op hun prestaties maar zij moeten in plaats van de cijfers juist de student centraal te stellen.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 4 van 17

Inhoud Samenvatting........................................................................................................................................... 3 Aanbevelingen ..................................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 6 Methode .................................................................................................................................................. 7 Studieadviseurs en -begeleiders .......................................................................................................... 7 Toegankelijkheid en informatievoorziening ........................................................................................ 8 Onderzoeksresultaten ............................................................................................................................. 9 Bekendheid LVSA ............................................................................................................................. 9 Toegankelijkheid ................................................................................................................................ 10 Tijdsdruk ......................................................................................................................................... 10 Spagaat ........................................................................................................................................... 11 Professionalisering ......................................................................................................................... 12 De oplossingen volgens studieadviseurs en -begeleiders .............................................................. 12 Informatievoorziening ....................................................................................................................... 13 Verwachtingen ............................................................................................................................... 14 Conclusie ............................................................................................................................................... 15 Tijdsdruk ............................................................................................................................................ 15 Aandacht voor functie en informatie ................................................................................................ 15 Aandacht voor verwachtingen........................................................................................................... 16

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 5 van 17

Inleiding Het Interstedelijk Studenten Overleg (ISO) heeft in verschillende publicaties, zoals ‘Een kijkje over de schutting’, ‘De laatste stap’, ‘Studiesucces: een nieuwe definitie’ al eerder het belang van goede begeleiding voor studenten binnen het hoger onderwijs aangekaart. In deze publicaties pleitte het ISO o.a. voor het recht van studenten op ‘eerlijke’ informatie, een verbetering van de begeleiding van eerstejaars studenten en heeft het ISO laten zien dat er hiaten liggen in het huidige onderwijssysteem m.b.t. de begeleiding van studenten in de overgang van het voortgezet onderwijs (vo) naar het hoger onderwijs (ho). Afgelopen juni 2014 publiceerde het ISO ‘Studiesucces: een nieuwe definitie’, en onderkende daarmee nogmaals het belang van de kwaliteit in begeleiding, communicatie en informatievoorziening van studieadviseurs en studiebegeleiders binnen het hoger onderwijs.

Naar aanleiding van de verschillende ISO-publicaties en met de vragen en klachten die het ISO van studerend Nederland hoort, kwam naar voren dat informatie vaak niet correct en/of onvolledig de student bereikt. Het gegeven advies leek ook niet altijd denkend vanuit de student maar veelal vanuit de instelling. Cijfers die de instelling krijgt voor haar studenten, bijvoorbeeld m.b.t. de snelheid van het afstuderen, lijken belangrijker dan de wensen van de student. Daarmee komt de vraag naar boven of deze problematiek ten grondslag ligt aan één van de belangrijkste informatiebronnen/kanalen: de studieadviseur en studiebegeleider.

Voor het ISO is het tijd om de balans op te maken. Met deze publicatie beoogt het ISO dan ook inzicht te geven in de kwaliteit van informatievoorziening en toegankelijkheid m.b.t. studieadviseurs en studiebegeleiders. Het ISO wil laten zien dat waar, naar de mening van de 246 studenten, de studieadviseurs in Nederland een matige 6,3 scoren er met een aantal aanpassingen veel winst te behalen valt. Dergelijke aanpassingen creëren een betrokken, gemotiveerde student die zich gezien en gehoord voelt. Volgens de studieadviseurs speelt de betrokkenheid van studenten een toonaangevende rol in het studiesucces van studenten. Er lijkt, naar de mening van studieadviseurs en –begeleiders, dus een verbinding te bestaan tussen die kwaliteit die zij leveren en de resultaten die de studenten behalen. “Die persoonlijke tijd en aandacht maakt juist dat studiesucces, vooral ook voor vertragers, verbetert”. Zoals ook het ISO al eerder heeft aangekaart, verwoordt een studieadviseur: “Rendementsmaatregelen werken niet altijd, kwaliteit, tijd en rust en aandacht voor studenten maakt studiesucces. Ook voor de instellingen is dit goed, levert veel meer geld op en is beter voor de cijfers.” Met deze publicatie beoogt het ISO dan ook nieuwe stappen te introduceren in de verbetering van de kwaliteit van studiebegeleiding. Om daarmee de wensen en behoeftes van studenten en de visie en werkzaamheden van studieadviseurs en –begeleiders iets dichter bij elkaar te brengen.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 6 van 17

Methode Om inzichten te krijgen in de kwaliteit van begeleiding binnen het hbo en de universiteit is onderzoek gedaan onder zowel studenten en studieadviseurs en –begeleiders. Onder 246 studenten binnen Nederland is een enquête afgenomen met 15 vragen die betrekking hadden op de mate waarin zij de studieadviseurs en –begeleiders bezochten, hun ervaringen op het gebied van de toegankelijkheid en informatievoorziening en het algemene oordeel over de studiebegeleiding van de instelling.

Vervolgens zijn willekeurig studieadviseurs benaderd bij verschillende instellingen in Nederland om op een kwalitatieve onderzoekswijze hen te betrekken in dit onderzoek. Met hen is het gesprek aan gegaan over hun visie en mening over de kwaliteit van begeleiding en de wijze waarop dat plaatsvindt binnen de instelling. Hierin is een verdeling gemaakt tussen de universitaire instellingen en de hbo-instellingen.

Het ISO beoogt met dit onderzoek in kaart te brengen wat de ervaringen van studenten zijn m.b.t. de studiebegeleiding van hun instelling. Het ISO wil met dit onderzoek niet enkel laten zien wat de mening van studenten is maar eveneens in kaart brengen waar de verbeterpunten liggen naar de mening van de studieadviseurs en –begeleiders in het hoger onderwijs. Hiervoor is gesproken met 10 studieadviseurs en –begeleiders om een indicatie te krijgen in hoeverre de mening van studenten aansluit op de ervaringen van studieadviseurs. Deze indicatie en de onderzoeksresultaten moeten laten zien waar de probleemgebieden liggen en waar verder onderzoek en actie nodig is.

Studieadviseurs en -begeleiders Waar studieadviseurs aan de universitaire instellingen de studiebegeleiding op allerlei aspecten verzorgen voor studenten, vervullen de studie(loopbaan)begeleiders deze functie binnen het hbo.

Deze twee functies verschillen op diverse vlakken met elkaar. Binnen het hbo wordt de functie meestal/altijd vervuld in nevenaanstelling als docent. Een coördinator van de studieloopbaanbegeleiders, in de vorm van een decaan of losse functie, behandelt de meer persoonlijke en zwaardere zaken. Binnen het universitaire onderwijs komen deze zwaardere taken juist toe aan de studieadviseur en de vaktechnische en persoonlijke begeleiding aan de tutoren (docenten). Een ander samenhangend verschil tussen deze twee functies is dan ook het aantal studenten dat zij onder hun verantwoordelijkheid hebben. De grootte van deze groep studenten binnen het hbo ligt rond de 10-15 studenten. Binnen het hbo ligt de kerntaak van studieloopbaanbegeleiders bij het docentschap en niet zoals bij de studieadviseurs bij het studieadviseursschap. De Landelijke Vereniging Studie Adviseurs (LVSA) heeft aangegeven dat per 1 fte een studieadviseur maximaal 625-700 studenten onder zijn verantwoordelijkheid mag hebben.

Overeenkomstig in beide functie is de vrijheid en de vertrouwensrelatie die ieder van hen heeft in de functie met de o.a. de decaan, opleidingsdirecteur en examencommissie.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 7 van 17

Toegankelijkheid en informatievoorziening Binnen dit onderzoek zijn twee pijlers uitgezet die inzicht geven in de kwaliteit van begeleiding van studieadviseurs en studiebegeleiders. Toegankelijkheid is een van de grondbeginselen van het ISO. Waar het in de kern voor het ISO om draait is dat studenten die de capaciteit ĂŠn de motivatie hebben, niet belemmerd mogen worden in het krijgen van onderwijs dat tot hun maximale ontwikkeling leidt. Deze ontwikkeling vindt plaats door het volgen van college, het opdoen van vaardigheden en het krijgen van de juiste begeleiding die meehelpt aan het ontplooien van het individu. Deze toegankelijkheid moet volgens het ISO dan ook worden gewaarborgd.

In de loop van de jaren heeft het ISO m.b.t. verschillende onderwerpen het belang van juiste en adequate informatievoorziening aangekaart. Voor studenten binnen een instelling komt veel informatie van docenten, medestudenten en de studieadviseur. Essentieel is dan ook dat deze informatie juist, volledig en adequaat is. De kern voor het ISO draait er dan ook om dat de studenten die studeren binnen het hoger onderwijs recht hebben op volledige en adequate informatievoorziening door studieadviseurs en –begeleiders. Zij zijn dan ook het baken waar veel studenten op bouwen en vertrouwen.

Deze twee pijlers zijn binnen dit onderzoek getoetst aan de ervaringen van studenten d.m.v. hun oordeel over de begeleiding. Zij konden per pijler aangeven hoe tevreden zij waren en om met welke reden zij dit antwoord gaven. De antwoorden die studenten gaven op deze pijlers zijn eveneens getoetst in de gesprekken met de studieadviseurs en -begeleiders. Hen werd gevraagd hoe de gang van zaken verliep binnen de instelling en de faculteit, wat hun oordeel was m.b.t. de toegankelijkheid en informatievoorziening en wat hun visie was op de kwaliteit van begeleiding. In deze gesprekken werd sterk naar de eigen visie en mening van de studieadviseurs en –begeleiders gevraagd omdat zij, naar de mening van het ISO, zeer dicht bij de student en het proces staan. Vanuit die positie kunnen zij direct zien waar verbeteringen nodig zijn en hoe deze vormgegeven dienen te worden.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 8 van 17

Onderzoeksresultaten Bekendheid LVSA Om de kwaliteit van studiebegeleiding te verbeteren is er op verschillende onderwijsinstellingen binnen universitair Nederland gestart met een Basis Kwalificatie Studieloopbaanbegeleiding voor studieadviseurs. Het doel achter deze trajecten is dat universitaire instellingen kunnen aantonen dat ze beschikken over gekwalificeerde studieadviseurs. Daarnaast is deze BKS een maatstaf voor individuele studieadviseurs om aan te tonen dat zij gekwalificeerd zijn voor het beroep van studieadviseur. Dit basispakket bestaan volgens de LVSA uit: 1. Studieadvies en studiebegeleiding 2. Actief oproepbeleid (Oproepen/monitoring studievoortgang, studenten met vertraging uitnodigen voor gesprek); 3. Gespreksvoering speciale groepen; 4. Adviestaken richting Examencommissie, Opleidingscommissie; 5. Administratie (verslaglegging van gesprekken); 6. Allerlei problemen oplossen, studiebemiddeling, persoonlijke omstandigheden, inschrijving/uitschrijving, diploma/afstuderen, (verblijfsvergunning/IND); 7. Voorlichting intern (eigen studenten); 8. Overleg/contact: overleg studieadviseurs, studentendecanen, deelname aan landelijk netwerk; 9. Professionalisering: deelname aan cursussen en studiedagen van de LVSA. Elke gesproken studieadviseur binnen de universitaire wereld geeft aan bekend ĂŠn lid te zijn bij de LVSA. Maar een dergelijke maatstaf is voor de studiebegeleiders binnen het hbo niet bekend. Daarbij geven studieadviseurs van de universiteiten aan dat er grote verschillen zitten in de taakvervulling tussen en binnen de verschillende instellingen en faculteiten. Bij kleinere opleidingen worden taken die zij uitvoeren gecombineerd met andere functies binnen het onderwijs, zoals docent- en coĂśrdinatorschap. Hoewel maar enkele van hen in hun functie-invulling vasthouden aan het takenpakket zoals de LVSA dit beschrijft, beschrijven velen wel gedeeltelijk dit basispakket. Taken die ondergesneeuwd raken zijn het actieve oproepbeleid en de professionalisering. Overeenkomend is wel dat de studieadviseurs en studiebegeleiders de studiebegeleiding en het oplossen van persoonlijke problemen in hun tijdpad vooraan hebben staan. Uit dit onderzoek blijkt echter wel dat er onder de studieadviseurs en studiebegeleiders (dus zowel universiteit als hbo) andere verwachtingen bestaan dan het omschreven takenpakket van het LVSA. Zo blijkt dat de studieadviseurs en studiebegeleiders meer de persoonlijke kwaliteiten binnen de functie benadrukten als essentieel, o.a. inlevingsvermogen, veiligheid creĂŤren, gesprekstechnieken, toegankelijk zijn voor studenten, open zijn en een binding voelen met studenten. De studieadviseurs en studiebegeleiders gaven dan ook zeer nadrukkelijk aan dat zij het van zeer groot belang vinden dat er tijdens het wervingsproces van nieuwe studieadviseurs en studiebegeleiders mede geselecteerd wordt op deze persoonlijke aspecten van een studieadviseur en studiebegeleider in plaats van alleen de zakelijke kant.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 9 van 17

Toegankelijkheid Tijdsdruk De onderzoeksresultaten laten zien dat studenten van voornamelijk de grotere opleidingen problemen ondervonden met de toegankelijkheid van studieadviseurs en studiebegeleiders. Een van de oorzaken van dit probleem ligt in de tijdsdruk van de studieadviseurs en studiebegeleiders.

Studenten gaven aan dat het vaak erg lastig was om een afspraak te plannen met de studieadviseur of studiebegeleider. Per mail en telefoon zou er contact gezocht kunnen worden, maar de wachttijden varieerden tussen direct en een aantal maanden. Enkele studenten gaven zelfs aan dat het drie maanden duurde voordat zij een afspraak konden maken. Daarbij waren de spreekuren vaak ook zo overvol gepland waardoor er erg weinig tijd overbleef voor het gesprek. Een andere oorzaak voor de tijdsdruk is het aantal fte dat de studieadviseurs en studiebegeleiders beschikbaar hebben voor deze functie. Vele van de gesproken studieadviseurs gaven aan vaak maar een 1-2 dagdelen per week beschikbaar te zijn voor de inloopspreekuren. Zo ontstaan er langere wachttijden en druk bezochte spreekuren waarin er weinig tijd voor de student overblijft.

35

Aantal studenten

30

Toegankelijkheid: zeer ontevreden

25 20

Toegankelijkheid: ontevreden

15 10

Toegankelijkheid: tevreden

5 0

Toegankelijkheid: zeer tevreden

Termijn waarin studenten na hun vraag werden geholpen Figuur 1: Wachttermijn vs. tevredenheid van studenten m.b.t. de toegankelijkheid

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 10 van 17

Echter, uit de onderzoeksresultaten bleek eveneens dat studenten van kleinere opleidingen zeer te spreken waren over de bereikbaarheid van hun studieadviseurs en studiebegeleiders. Deze studenten konden vaak binnen een week terecht bij de desbetreffende studieadviseur of studiebegeleider. Het onderzoek (zie figuur 1) laat zien dat studenten de bereikbaarheid positiever beoordelen wanneer zij op korte termijn een afspraak kunnen maken. Daarnaast werden studenten bij de kleinere opleidingen vaak een paar keer per jaar door de studieadviseur of de studiebegeleider benaderd voor een gesprek. Terwijl van studenten van de grotere opleidingen werd verwacht dat zij op eigen initiatief langs gaan bij de studieadviseurs en studiebegeleiders. Uit de resultaten bleek dan ook dat de benaderde studenten over het algemeen meer tevreden waren over de studieadviseurs en de benadering door de studieadviseurs en studiebegeleiders als zeer positief ervoeren.

Ook de studieadviseurs en studiebegeleiders erkenden het probleem van de tijdsdruk. Als oorzaak gaven zij aan dat zij op de grotere opleidingen vaak over volle agenda’s beschikken. De meeste studieadviseurs en studiebegeleiders vervullen deze rol als een deeltijdfunctie waardoor zij het als lastig ervaren om tegemoet te komen aan de vele vragen van studenten van hun opleidingen. Echter deze studieadviseurs en studiebegeleiders zijn vol enthousiasme over hun functie en de studenten en geven aan vaak buiten de uren en functiebeschrijving om nog veel voor studenten te betekenen. “Als studieadviseur word je geleefd en inlezen in problematiek bij studenten is lastig. Ook voor studenten wil je meer tijd en aandacht maar dat is er gewoon niet�, aldus een studieadviseur. De meeste studieadviseurs en -begeleiders zijn wel telefonisch, via de mail of tijdens een spreekuur te bereiken, maar de beperkte tijd waarover zij beschikken gaat helaas ten koste van de bereikbaarheid. De studieadviseurs gaven namelijk aan dat zij minder snel kunnen reageren op de mails en telefoontjes van studenten. Een aantal studieadviseurs en studiebegeleiders gaf dan ook aan dat zij vrezen voor de toekomstige bezuinigingen waardoor er nog meer op studieadviseurs gekort zal worden. Zij vrezen dat zij dan met nog minder studieadviseurs en -begeleiders de steeds groter wordende aantallen studenten moeten voorzien van advies. Gevolgen die zij voorspellen is een keldering in de bereikbaarheid en toegankelijkheid door langere wachttijden en vollere spreekuren.

De studieadviseurs en studiebegeleiders van de kleine opleidingen gaven aan dat zij actief contact hebben met hun studenten. Zo is er eens per jaar een verplicht voortgangsgesprek met de studenten, maar veel studenten blijven hierna op eigen initiatief bij de studieadviseurs en begeleiders langskomen voor advies. Ook bij deze kleinere opleidingen is er vaak sprake van een deeltijdfunctie voor studieadviseurs en studiebegeleiders, maar uit de onderzoeksresultaten bleek dat er voor deze studieadviseurs en studiebegeleiders geen gevaar dreigt om het contact te verliezen met studenten. Dit komt namelijk omdat de opleidingen zo kleinschalig zijn. Veel studieadviseurs en studiebegeleiders gaven dan ook aan dat zij vrijwel alle studenten aan hun opleiding kennen.

Spagaat Naast de tijdsdruk gaven de studieadviseurs ook aan dat zij verzeild kunnen raken in een zogenaamd getouwtrek tussen de instelling en de student. Studieadviseurs en studiebegeleiders geven aan dat zij zich soms in een spagaat begeven. Aan de ene kant moeten zij voldoen aan de eisen die aan hen worden gesteld door de instelling met betrekking tot de regelementen en aan de andere kant hebben zij te maken met studenten wier belang zij moeten behartigen in zaken als

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 11 van 17

geschillen met de examencommissie en geschillen met docenten. ‘’Je kunt de rendementen pushen en pushen maar ergens is er een grens. Het is toch maatwerk met studenten als mensen, en niet als cijfers’’, zo benadrukt een studieadviseur.

Professionalisering Als laatste probleem gaven studieadviseurs en studiebegeleiders aan dat zij door het gebrek aan tijd vaak niet in de gelegenheid zijn om zichzelf te professionaliseren. Zo bleek uit het onderzoek dat veel studieadviseurs en studiebegeleiders geen tijd hebben om de cursussen van bijvoorbeeld het LVSA te volgen. Zij gaven aan dat deze cursussen vaak bestaan uit een of meer dagen en dat zij zich deze tijd niet kunnen veroorloven, omdat ze als studieadviseur en studiebegeleider het gevoel hebben hun tijd beter kunnen besteden aan andere zaken. Dit terwijl ieder van hen aangeeft professionalisering te zien als een zeer belangrijk aspect in een goede begeleiding van studenten. “Voor goede hulp en begeleiding moet je jezelf ontwikkelen in vaardigheden en kennis en daar is geen tijd voor”, aldus een studieadviseur. Wel volgen enkelen van hen cursussen die aangeboden worden binnen de instelling en wordt er door middel van (de)centrale overleggen kennis en kunde uitgewisseld m.b.t. wettelijke regelingen, functiebeperkingen ect. Opvallend is dat binnen de universiteiten deze (de)centrale en landelijke overleggen deel zijn van de systematiek van werken, terwijl dit binnen het hbo minder gangbaar lijkt te zijn.

De oplossingen volgens studieadviseurs en -begeleiders Zoals de studenten reeds hadden aangegeven, blijkt uit de interviews met de studieadviseurs en studiebegeleiders dat zij inderdaad te kampen hebben met overvolle agenda’s. Oplossingen die hiervoor door de studieadviseurs en studiebegeleiders werden aangedragen waren onder andere het aannemen van fulltime en/of extra deeltijd studieadviseurs en studiebegeleiders. Wanneer de studieadviseurs fulltime worden ingezet, kunnen zij meer spreekuren houden en sneller telefonisch en via de mail te benaderen zijn om zo de bereikbaarheid te bevorderen van de studieadviseurs en begeleiders.

Een andere oplossing die werd aangedragen door de studieadviseurs en de studiebegeleiders was het actief inzetten van docenten. De docenten worden op deze manier ingezet als tutoren en kunnen zo veel studenten op weg helpen door middel van adviezen. De vragen die in het straatje van de studieadviseurs en -begeleiders vallen, worden dan doorgespeeld door de tutoren. Vele gesproken studieadviseurs en –begeleiders gaven aan dat er op hun instelling al met een dergelijke methode werd gewerkt maar dat dit niet altijd optimaal werkt. Het nadeel dat zij ondervinden is dat veel docenten in theorie een signaleringsfunctie zouden moeten bekleden, maar deze in de praktijk niet altijd vervullen. De band tussen docenten en studenten is volgens de studieadviseurs en studiebegeleiders dan ook niet altijd zo hecht, zo meldt een studieadviseur. Een ander nadeel dat werd aangegeven door veel studieadviseurs en studiebegeleiders omtrent docenten was het feit dat docenten niet altijd even goed op de hoogte zijn van wettelijke- en instellingsregelingen. Hierdoor komt het voor dat studenten foutief geïnformeerd worden, waarbij in enige gevallen studieadviseurs aangeven dat studenten zelfs studievertraging oplopen.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 12 van 17

Informatievoorziening Uit de mening van studenten bleek dat zij de begeleiding van studieadviseurs en -begeleiders een krappe voldoende gaven. Een veel gehoord kritiekpunt was dat veel studenten werden doorverwezen naar de website van de desbetreffende opleiding. De studenten gaven aan dat zij zich hiermee niet geholpen voelden, omdat ze de websites vaak al hadden doorgenomen. Een ander kritiekpunt van studenten was het feit dat de adviezen van studieadviseurs en studiebegeleiders vaak zeer algemeen waren. Volgens de studenten ontbrak de specificering veelal in de adviezen die zij ontvingen. Als laatste bleek uit de onderzoeksresultaten dat studenten ontevreden waren omdat de studieadviseurs en studiebegeleiders vaak niet op een lijn leken te liggen met hun adviezen. Dit gaf veel studenten onzekerheid over de adviezen, omdat de adviezen per studieadviseur en studiebegeleider konden verschillen.

Gemiddelde cijfer: 6.3

Figuur 2: Cijfer voor begeleiding.

Een aantal van de door studenten genoemde problemen werd eveneens onderkend door studieadviseurs en -begeleiders. Zo gaven een aantal studieadviseurs en -begeleiders aan dat zij veel studenten doorverwijzen naar de site, omdat er wel degelijk nuttige informatie op de website staat, maar studenten deze niet altijd kunnen vinden. ‘’Door de onduidelijke indeling op de website, is het voor studenten een doolhof’’, aldus een studieadviseur.

Een andere reden waarom studieadviseurs en studiebegeleiders veel studenten doorverwijzen is het feit dat zij vinden dat veel studenten onvoorbereid zijn en vaak niet op de hoogte zijn van de reglementen en informatievoorzieningen van de instelling zelf. De studieadviseurs en-begeleiders ervaren een mate van laksheid onder studenten. Een ander probleem dat uit het onderzoek overeen

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 13 van 17

kwam met de studenten is het probleem van het ontoereikende advies. ‘’Als studieadviseur moet je altijd een beetje informatie bij elkaar sprokkelen dat komt omdat je taak zo veelzijdig is’’, aldus een studieadviseur. Studieadviseurs en studiebegeleiders gaven aan dat zij over het algemeen niet in de veronderstelling zijn dat zij onvoldoende afweten van het curriculum. Binnen de instelling zijn er namelijk interne bijeenkomsten waarbij studieadviseurs en studiebegeleiders met elkaar overleggen.

Wel bleek echter dat de studieadviseurs en studiebegeleiders problemen ondervinden als het gaat om informatie die politiek gerelateerd is. De veranderingen door de politiek achten zij onduidelijk en dit brengt met zich mee dat er geen eenduidig advies kan worden gegeven aan studenten. Recente onderwerpen waar studieadviseurs en studiebegeleiders mee te kampen hadden waren onder andere de langstudeerboete en het meest recente onderwerp is het leenstelsel.

Verwachtingen Uit de onderzoeksresultaten werd duidelijk dat een groot gedeelte van de ontevredenheid van studenten ook wordt getekend door de verschillen in de verwachtingen. De studenten gaven aan dat zij verwachten dat de studieadviseurs en studiebegeleiders hen ondersteunen en begeleiden in hun studieloopbaan. Echter, de studieadviseurs gaven in het onderzoek aan dat studenten vaak onrealistische verwachtingen hebben over deze ondersteuning en begeleiding. ‘’Studenten verwachten vaak dat wij wonderen kunnen verrichten, terwijl ze veels te laat aankloppen met hun probleem’’, aldus een studieadviseur. De onrealistische verwachtingen bestaan bijvoorbeeld uit het te laat aankaarten van BSA problematiek, persoonlijke problematiek wat de studie beïnvloedt en/of de verwachting dat de studieadviseur of –begeleider alle specifieke informatie paraat heeft m.b.t. studeren aan andere faculteiten, instellingen en het buitenland. Een veel voorkomend probleem onder studieadviseurs en studiebegeleiders is dan ook dat studenten te laat langskomen, waardoor de studieadviseurs en studiebegeleiders niet meer in staat zijn om iets voor de studenten te kunnen betekenen. Dit resulteert vaak in ontevredenheid bij de studenten.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 14 van 17

Conclusie Tijdsdruk Concluderend kan gesteld worden dat studieadviseurs en –begeleiders werken onder een enorme tijdsdruk, waar o.a. de studenten de dupe van lijken te worden. Deze tijdsdruk lijkt sterker te worden ervaren in de universitaire instellingen dan binnen de hbo-instellingen. Enkel 2 van de 10 instellingen voldoen niet aan de fte vs. aantal studentennorm1, maar toch geven vele van hen alsnog aan te weinig tijd te hebben voor de begeleiding van studenten. De afgelopen jaren heeft de functie-inhoud van de studiebegeleidende functies een enorme groei doorgemaakt. Alle nevenfuncties van het studieadviseursschap en andere functies binnen de instelling maken dat de studieadviseurs en – begeleiders een constante druk voelen in hun werk. Dit resulteert soms in een kwalitatief slechtere begeleiding, terwijl dit duidelijk niet de wens en het voornemen is van de gesproken studieadviseurs.

Zij laten zien zich voor de volle 100% voor de studenten te willen inzetten, maar worden belemmerd door het aantal beschikbare fte’s. Vanuit die reden komen vele niet toe aan een actief oproepbeleid, wat door studenten als nadelig wordt ervaren. Waar de kleinere opleidingen meer tijd en een actief oproepbeleid laten zien, zijn de studenten overeenkomstig ook meer tevreden over de begeleiding.

Vanuit het perspectief van de studenten is eveneens aangetoond dat zij eveneens nadelige gevolgen ervaren van die tijdsdruk en tekort aan fte’s. Gevolgen die zij hiervan ondervinden uiten zich in lange wachttijden en minder persoonlijke aandacht. “Als studieadviseur kun je echt het verschil maken voor de student”, aldus een studieadviseur. Voorwaarde is hiervoor wel dat zij de tijd en ruimte krijgen voor de begeleiding van studenten, zowel in de eigen professionalisering als in de fysieke tijd en handelingsruimte in de instelling. Gevolgen die studieadviseurs hier zelf uit trekken hebben betrekking op de sterke verbetering in de studieresultaten; een goed gevolg voor de resultaatcijfers van de instelling. Eveneens zal in een toekomst van flexibel onderwijs de functie van de studieadviseurs en –begeleiders een steeds grotere rol innemen. Door de vele veranderingen in de onderwijswereld zijn dergelijke verbindingen lastig aan te tonen. Maar zoals een studieadviseur ook al liet weten is er voor een kwalitatief goede begeleiding de ruimte tot professionalisering noodzakelijk. Ook de LVSA onderkent dit belang van professionalisering in haar basispakket, enkel lijkt er met de belasting die studieadviseurs nu ervaren geen tot weinig mogelijkheden te zijn tot een dergelijke professionalisering.

Aandacht voor functie en informatie Studenten ervaren een gebrek aan professionaliteit onder studieadviseurs m.b.t. de kennis van wettelijke- en curriculaire regelingen. De gevolgen die zij daardoor ervaren hebben betrekking op de foutieve en onvolledige informatie die zij ontvangen. De frustratie bij studenten komt dus voort uit de incorrecte en onvolledige informatie die grote gevolgen kunnen hebben voor hun studieloopbaan.

Vanuit het perspectief van studenten is het dan ook essentieel dat wanneer zij aankloppen bij de studieadviseurs zij niet worden doorverwezen naar de website maar persoonsgericht en op een casus specifieke wijze worden geholpen.

Dit professionaliseren heeft volgens de studieadviseurs niet enkel betrekking op de huidige functiebekleders maar zou eveneens doorgevoerd moeten worden in het aannamebeleid van elke instelling. “Bij de sollicitatie moet je beter selecteren op die mensen die compassie hebben voor studenten, enthousiasmeren”, aldus een studiebegeleider. Een selectieve selectie moet gedaan 1

LVSA- norm voor aantal fte’s een aantal studenten.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 15 van 17

worden op basis van persoonlijke eigenschappen die essentieel zijn voor het goed uitvoeren van deze functie. Zoals elke studieadviseur en –begeleider benoemd gaat het, naast de inhoudelijke kennis, om een ‘feeling’ hebben met studenten, het goed kunnen luisteren, compassie tonen en elk verhaal/persoon als uniek te behandelen. “Studieadviseur moet ook echt een professionele functie zijn waarop je selectief mensen moet selecteren”, aldus een studieadviseur. De begeleiding hangt echter niet enkel af van de studieadviseur maar ook van o.a. de tutoren, docenten en studentpsycholoog. Ook zij moeten de ruimte en mogelijkheid krijgen om zich te professionaliseren op het gebied van gesprektechnieken en persoonlijke begeleiding. De aandacht vanuit de instelling voor deze aspecten maakt dat een betere en een meer doorgronde begeleiding plaats kan vinden.

Aandacht voor verwachtingen Eveneens stelt het ISO dat er meer aandacht moet komen voor het actief en bewust informeren van studenten over de noodzaak tijdig aan de bel te trekken bij problemen. Eveneens moet er worden uitgesproken wat er van studenten m.b.t. de begeleiding wordt verwacht en wat zij van de studieadviseurs en –begeleiders kunnen verwachten. Door uit te spreken wat van studenten verwacht wordt m.b.t. het zelf vinden van informatie bijvoorbeeld in de OER of studiehandleidingen kan er een hoop frustratie bij studieadviseurs worden verholpen. Studieadviseurs en –begeleiders geven aan tijdens voorlichtingsbijeenkomsten, informatieboekjes en op de website informatie te verschaffen over hun functie en de rol naar studenten toe. Echter, lijkt dat nu nog niet voldoende om de verkeerde verwachtingen weg te nemen.

Eveneens is het ISO van menig dat tutoren, studieadviseurs, studieloopbaanbegeleiders en coördinatoren onderling en als groep intensiever met elkaar gaan samenwerken. Op deze wijze komt er een eenduidigheid in de adviezen die worden verstrekt aan studenten. Door samen actief op zoek te gaan naar informatie van de wettelijke en curriculaire regelingen en deze actief met elkaar te delen, kan er een betere kwaliteit van informatievoorziening worden neergezet. Het ISO verwacht dan ook van zowel tutoren, docenten, studieadviseurs en studiebegeleiders dat zij juiste en volledige informatie verstrekken aan studenten. Vanuit het perspectief van studenten is het essentieel dat zij toegang hebben tot correcte, volledige en op de persoon afgestemde informatie in de gehele studieloopbaan. En mocht, door welke reden dan ook, deze informatie niet beschikbaar zijn, dan moet er worden gezocht naar de juiste informatie. Studenten mogen naar de mening van het ISO niet de dupe worden van (on)bewust foutief informeren. Zoals al eerder beschreven is zijn de studieadviseurs en –begeleiders diegene die het verschil maken voor de student en haar studie. Deze functie en de invulling ervan is dan ook van zeer groot belang voor het succesvol studeren van studenten. Er moet gerealiseerd worden, door zowel onderwijsinstellingen als door andere betrokken partijen, dat er in deze personen geïnvesteerd moet worden, omdat zij het studiesucces en -plezier van studenten grotendeels bepalen!

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 16 van 17

Auteurs Marith Meijer Aart Claassens Elisa Zondervan

Over ISO Het Interstedelijk Studenten Overleg is de grootste landelijke studentenorganisatie en behartigt de belangen van studenten uit het hoger onderwijs. Bij het ISO zijn 33 (aspirant) lidorganisaties en zes convenantpartners aangesloten, die samen ruim 688.000 studenten vertegenwoordigen.

Het ISO is vaste gesprekspartner van onder andere het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de politieke partijen en de koepels van universiteiten en hogescholen.

Kwaliteit in studiebegeleiding | 2015

Pagina 17 van 17