Online-alternativet

Om du inte har något emot att använda webbläsaren istället för vanliga datorprogram kan du komma väldigt långt med Googles webbappar Dokument, Kalkylark och Presentationer som alla är kopplade till Google Drive (drive.google.com). De ska ersätta Microsoft-programmen Word, Excel och Powerpoint. Dokument är den som ligger närmast i funktion medan Kalkylark visserligen räcker bra för många användningsområden, men inte kommer i närheten av Excel för mer avancerade sysslor. Google har jobbat hårt på att göra webbapparna så dynamiska som möjligt. Du kan använda många av de vanliga kortkommandona för att snabba upp arbetet, och kontextmenyn när du högerklickar är full av praktiska funktioner.

Det bästa med Googles appar är hur bra de hanterar fler än en användare. Uppdateringar synkas nästan omedelbart och det uppstår i princip aldrig några versionskonflikter, vilket fortfarande kan hända då och då om du delar ett dokument via Onedrive och två personer jobbar i det samtidigt i Word/ Excel/Powerpoint. En annan trevlig sak är att det är lättare att automatisera och hämta data från webben med Googles Apps Scripts (javascript) än med Microsofts Visual Basic for Apps (VBA). Jag har själv använt det för att bland annat hämta aktuella valutakurser.

Dela filer

För att dela en fil med någon annan gör du så här:

1 Klicka på Dela -knappen uppe till höger. Det öppnar en dialogruta där du antingen kan kopiera en delningslänk eller lägga till personer som får en inbjudan på mejlen.

2 Använder du Gmail med samma konto hittar den här dialogrutan både kontakter och andra du tidigare har mejlat, men du kan också skriva in en mejladress.

3 Klicka på kugghjulet uppe till höger i dialogrutan för att ändra ett par inställningar för delningen. Om du bjuder in andra att också redigera filen men inte vill att de i sin tur ska kunna bjuda in ytterligare personer kryssar du ur Redigeringsbehöriga kan ändra behörigheter och dela

4 Om du vill ha en mer öppen fil kan du ändra Allmän åtkomst från Begränsad till Alla med länken, och sedan kopiera delningslänken.

5 När flera personer har en delad fil öppen kan de se på vilken plats var och en håller på att redigera. Varje användare har en egen färg, och var de har textmarkören i ett dokument eller vilken cell de har markerat i ett kalkylblad visas tydligt i den färgen.

Hantera filerna

En sak du kan behöva vänja dig vid är dokumenthantering, som skiljer sig från hur det fungerar i Windows. Alla dokument ligger i din Google Drive, men om du går till drive.google.com ser du inte någon mappstruktur eller ens lista över dina filer som hör till Dokument, Kalkylark och Presentationer. Istället visas filer på din dator som inte alls har med Google att göra.

För att se alla dina filer kan du skriva in owner:me i sökfältet överst i Google Drive, så visas enbart filer i Drive som du har skapat. Om du även vill se filer som andra har skapat och delat med dig kan du klicka på krysset intill ditt namn (eller din adress) som visas i blått ovanför sökresultaten. Du kan också gå direkt till alla onlinefiler genom att klicka i sökfältet och sedan på Avancerad sökning, följt av Sök (utan att fylla i något).

Letar du efter en viss fil är det oftast enklast att helt enkelt söka, eller titta i listan över senaste om du går till respektive webbapp istället för Drive. ■