ARAP- Estrutura orgânica e funcional

AUTORIDADE REGULADORA DAS AQUISIÇÕES PÚBLICAS

ARAP

ESTRUTURA ORGÂNICA E FUNCIONAL

AUTORIDADE REGULADORA DAS AQUISIÇÕES PÚBLICAS ___________________________________________________________________

DELIBERAÇÃO Nº ……./CA/2015 de 27 de Novembro

Nos termos do artigo 53º do Estatutos da ARAP, aprovado pelo Decreto-Lei nº 55/2015, de 9 de Outubro, a Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas (ARAP); Tendo em conta a sua missão de regulação, supervisão e resolução de conflitos em matéria de contratação pública; Em consideração aos objetivos que visam essencialmente assegurar a máxima transparência sem pôr em causa a necessária flexibilidade, e permitir que as aquisições sejam efetuadas nas condições mais vantajosas para o Estado; Para a prossecução da sua missão, é necessário dotar a ARAP de uma estrutura orgânica e funcional.

Assim, O Conselho de Administração da ARAP, reunido em sessão ordinária de 27 de Novembro, delibera, nos termos do artigo 22º, alínea e) do estatuto da ARAP, aprovado pelo Decreto-Lei nº 55/2015 de 9 de Outubro, o seguinte:

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Artigo 1º Aprovação É aprovado o Regulamento da Estrutura Orgânica e Funcional da ARAP que segue em anexo e que contém a representação gráfica e a discrição das principais atribuições dos seus órgãos.

Artigo 2º Entrada em vigor A presente Deliberação entra imediatamente em vigor.

Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas, Praia, 27 de Novembro de 2015.

O Conselho de Administração,

Carla Soares de Sousa /Presidente/

João Ilídio Tavares /Administrador/

Júlio Fortes /Administrador/ C.P. 787 - Rua Neves Ferreira, Nº 05 - Cruzeiro - Zona do Ténis - Plateau - Praia –Cabo Verde - PBX: (+238) 260 04 07 – Fax: (+238) 261 5666 – www.arap.cv

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REGULAMENTO DA ESTRUTURA ORGÂNICA E FUNCIONAL DA ARAP NOTA JUSTIFICATIVA Com a entrada em vigor do novo estatuto da Autoridade Reguladora das Aquisições Publicas (ARAP), aprovado pelo Decreto-Lei nº 55/2015 de 9 de Outubro, há a necessidade de alinhar os demais instrumentos internos de organização e funcionamento da Instituição, nomeadamente a orgânica da ARAP, tendo em conta que o plano estratégico e operacional 2015/2019 contemplou uma revisão da estrutura organizacional e consequentemente uma revisão dos procedimentos operacionais da ARAP. Esta nova estruturação orgânica tem como principais novidades a simplificação, isto é, ela pretende ser pouco complexa em termos de unidades orgânicas e do modelo de relacionamento entre diferentes as unidades. Estrutura que, de igual modo, pretende ser pouco hierarquizada e flexível, assente na responsabilização e liderança individual e de cada área funcional, promotora do trabalho em equipa e da tomada de decisão ágil.

Esta nova estrutura está orientada ao conteúdo funcional em vez de optar por uma especialização dos recursos humanos, a fim de permitir uma elevada flexibilidade face a eventuais mudanças de contexto.

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Considerando as atribuições estabelecidas no novo estatuto da ARAP, a nova distribuição de competências respeitará, a nível geral, o seguinte figurino: v Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação – No uso das suas atribuições, compete em especial à URFA exercer as suas competências nas seguintes áreas: Consultiva, Regulamentar e de Formação e Acreditação; v Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos – No uso das suas atribuições, compete em especial à USAE exercer as suas competências nas seguintes áreas: Supervisão, Auditoria, Estudos e Sancionatória; v Unidade de Promoção e Comunicação – No uso das suas atribuições, compete em especial à UPC exercer as suas competências nas seguintes áreas: Informação e Publicidade; v Unidade de Gestão – No uso das suas atribuições, compete em especial à UG, prestar apoio técnico e administrativo ao Conselho de Administração e demais unidades da ARAP, planeamento, orçamento e gestão da ARAP, gestão dos recursos humanos e competência tributária; v Gabinete de Apoio ao Concelho de Administração – No uso das suas atribuições, compete ao Gabinete exercer as suas competências de apoio ao Conselho de Administração, funciona junto deste e está encarregue de o assistir, direta e pessoalmente no desempenho das suas funções;

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Assim, esta nova estrutura orgânica, pretende ser desburocratizada, composta por unidades técnicas e estruturas não permanentes capaz de assegurar à Entidade Reguladora o apoio técnico e administrativo necessário para o cabal cumprimento da sua missão em matéria da contratação pública.

CAPITULO I Estrutura Geral dos órgãos da ARAP Artigo 1º Estrutura Para além dos órgãos previstos no estatuto da ARAP, a estrutura da ARAP compreende ainda: a) Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos (USAE); b) Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação (URFA); c) Unidade de Promoção e Comunicação (UPC); d) Unidade de Gestão (UG); e) Gabinete de Apoio ao Concelho de Administração (Gabinete); Artigo 2º Hierarquia 1.

Os órgãos referidos no artigo 1º dependem hierarquicamente do

Conselho de Administração ou do membro do Conselho de Administração ao qual foi delegado essa competência.

2.

A delegação de competência referida no número antecedente é feita

por deliberação do Conselho de Administração.

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Artigo 3º Competências do Conselho de Administração 1.

Compete ao Conselho de Administração, no âmbito da orientação e gestão da ARAP: a) Representar a ARAP e dirigir a respetiva atividade; b) Elaborar os planos de atividade anuais a assegurar a respetiva execução; c) Elaborar os relatórios de atividades; d) Exercer os poderes de direção, gestão e disciplina do pessoal; e) Aprovar os regulamentos, normas e diretivas previstas no presente diploma; f) Nomear os representantes da ARAP junto de organismos exteriores; g) Elaborar os pareceres, estudos a informações que lhe sejam solicitados pela Assembleia Nacional ou pelo Governo; e h) Celebrar acordos de cooperação com outras entidades, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras.

2.

Compete ao Conselho de Administração, no domínio da gestão financeira e patrimonial: a) Elaborar, aprovar e submeter ao membro do Governo responsável pela área das Finanças o orçamento anual para homologação e assegurar a respetiva execução;

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b) Arrecadar e gerir as receitas e autorizar despesas; c) Elaborar as contas de gerência; d) Gerir o património; e) Aceitar heranças, doações ou legados; e f) Exercer os demais poderes previstos nos estatutos que não estejam atribuídos à competência dos outros órgãos.

3.

Compete ainda ao Conselho de Administração gerir as respetivas unidades e o gabinete na linha geral de actuação definida nos Estatutos da ARAP.

4.

Os membros do Conselho de Administração podem dirigir mais de uma Unidade, cabendo-lhes garantir a coordenação estratégica da referida unidade.

5.

As unidades podem ser coordenadas por técnicos.

6.

A coordenação mencionada no número anterior é de carácter técnico e informativo, devendo ser de carácter rotativo.

7.

Os técnicos devem exercer as suas funções no âmbito da unidade orgânica em que se integram e devem desenvolver as suas actividades em harmonia com a descrição dos conteúdos funcionais e finalidades definidos no presente diploma, no Plano de Cargos

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Carreiras e Salários (PCCS) da ARAP e demais regulamentos internos.

CAPÍTULO II Descrição das atribuições Artigo 4º Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos 1. Compete à Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos, abaixo designado de USAE, em matéria de supervisão e auditoria: a) Planear, organizar e conduzir auditorias aos procedimentos de contratação pública, e ao sistema nacional de contratação pública, do ponto de vista de regulação e do cumprimento da legislação de contratação pública aplicável; b) Acompanhar e supervisionar os processos de contratação pública, para que as mesmas se processem em conformidade com as normas, procedimentos e princípios previstos na Lei; c) Recolher, tratar e manter atualizados os registos que forem previstos na lei, em especial no Código da Contratação Pública;

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2. Compete a USAE, em matéria sancionatória: a) Fazer cessar a acreditação das UGA e da UGAC e seus membros, nos termos e condições constantes do Regulamento das UGA e do Código da Contratação Pública; b) Proceder a instrução de contraordenações e à aplicação de coimas aos agentes e funcionários das entidades adjudicantes e aos operadores económicos, em conformidade com o disposto no Código da Contratação Pública; c) Elaborar e manter atualizada a lista de entidades não elegíveis nos termos e para os efeitos do disposto no Código de Contratação Pública; d) Aplicar medidas e sanções previstas na legislação oficiosamente ou na sequência de denúncia realizada por escrito ou através do website da ARAP por qualquer pessoa; e) Recomendar ou determinar às entidades adjudicantes a adoção das competentes medidas corretivas, em caso de incumprimento de obrigações contratuais ou legais; f) Proceder à aplicação ou, caso aplicável, propor ao Governo a aplicação, das correspondentes medidas sancionatórias às entidades reguladas em causa, caso as medidas corretivas referidas C.P. 787 - Rua Neves Ferreira, Nº 05 - Cruzeiro - Zona do Ténis - Plateau - Praia –Cabo Verde - PBX: (+238) 260 04 07 – Fax: (+238) 261 5666 – www.arap.cv

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anteriormente não sejam executadas ou não seja observado o prazo determinado para esse cumprimento.

3.

Compete a USAE, em matéria de Estudos: a) Identificar necessidades de estudos em matéria de contratação pública; b) Conduzir ou coordenar a feitura de estudos no mercado; c) Recolher estudos de outros sistemas para efeitos de benchmarking; d) Coordenar a realização de prospeções alargadas do mercado sobre os bens a serviços que interessem ao consumo do Estado e manter as UGA informadas dos resultados de tais prospeções. e) Desempenhar as demais atribuições cometidas por lei e regulamentos ou emanadas pelo Conselho de Administração.

Artigo 5º Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação 1.

Compete à Unidade de Regulação, Formação e Acreditação abaixo designado de URFA em matéria consultiva: a) Pronunciar-se sobre todos os assuntos da esfera específica de atribuições da ARAP que lhes sejam submetidos pela Assembleia Nacional ou pelo Governo;

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b) Pronunciar-se sobre questões atinentes à regulação submetidas pelas entidades adjudicantes ou pelos operadores económicos ou representantes da sociedade civil; 2.

Compete à URFA em matéria regulamentar: a) Elaborar regulamentos internos, nos casos previstos na lei e quando se mostrem indispensáveis ao exercício das suas atribuições específicas; b) Elaborar normas técnicas e diretivas destinadas a garantir o melhor funcionamento das UGA e dos júris, bem como das entidades adjudicantes, no cumprimento das funções que legalmente lhes cabem e promover a correção dos procedimentos de contratação pública do ponto de vista do cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis; c) Elaborar o Código de Conduta dos intervenientes do sistema nacional de contratação pública; d) Elaborar documentos de procedimento estandardizados; e) Elaborar manuais de orientação do SNCP.

3.

Compete à URFA em matéria de formação e de acreditação: a) Promover uma adequada formação dos intervenientes do Sistema Nacional de Contratação Pública, em concertação com os mesmos.

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b) Proceder à acreditação dos integrantes das UGA, e respetivas alterações ou revogações nos termos e para os efeitos do disposto no regime constante do Regulamento das UGA. c) Desempenhar as demais atribuições cometidas por lei e regulamentos ou emanadas pelo Conselho de Administração.

Artigo 6º Unidade de Promoção e Comunicação 1.

Compete à Unidade de Promoção e Comunicação abaixo designado de UPC em matéria da comunicação, informação, e da promoção da imagem da ARAP: a) Assegurar a comunicação externa e as relações públicas da ARAP em concertação com o Gabinete de Apoio ao CA e demais Unidades; b) Assegurar a comunicação, em concertação com as unidades responsáveis, dos registos que forem previstos nas competências de Informação e Publicidade da ARAP; c) Efetuar e manter atualizados no website da ARAP, os registos que forem previstos na lei, em especial no Código da Contratação Pública;

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d) Recolher, tratar e acompanhar a informação noticiosa para os meios de comunicação social; e) Assegurar a criação de materiais informativos e promocionais da ARAP, assim como apoiar na organização de iniciativas e projetos que divulguem a instituição; f) Assegurar o design de comunicação e desenvolvimento de ferramentas de promoção digital; g) Assegurar a gestão a dinamização e atualizações do website institucional bem como a gestão e monitorização das redes sociais institucionais; h) Elaborar e assegurar a divulgação do boletim informativo da ARAP; i) Assegurar a organização e a gestão de eventos em concertação com as demais unidades; j) Apoiar a Unidade de Gestão na gestão da comunicação interna; k) Propor a definição e execução de políticas, normas e estratégias de comunicação e imagem institucional. l) Desempenhar as demais atribuições cometidas por lei e regulamentos ou emanadas pelo Conselho de Administração.

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Artigo 7º Unidade de Gestão 1.

Compete à UG prestar apoio técnico e administrativo ao Conselho de Administração e demais órgãos da ARAP;

2.

A UG pode organizar-se em centros de competência adequados ao cabal desempenho das suas funções.

3.

Compete à UG em matéria de planeamento, orçamento e gestão: a) Assegurar a gestão administrativa, financeira, orçamental e de aprovisionamento; b) Assegurar a gestão das infraestruturas e a sua manutenção; c) Elaborar o plano de atividades da ARAP, em articulação com as demais Unidades; d) Elaborar o Orçamento da ARAP, em articulação com as demais Unidades; e) Elaborar o Plano Anual de Aquisições da ARAP, em articulação com as demais Unidades; f) Coordenar a atualização do Plano Estratégico da ARAP; g) Realizar concursos e consultas ao mercado respeitantes a todas as aquisições de bens e serviços da ARAP, de acordo com as regras legais aplicáveis e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;

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h) Sistematizar as informações relativas à evolução de todos os projetos, bem como ao seguimento controlo e avaliação dos mesmos, em estreita colaboração com as demais Unidades; i) Assegurar o expediente e arquivo dos dossiers da sua coordenação, e demais documentos da ARAP; j) Proceder à recolha, classificação e tratamento de informações de interesse para o desempenho das atividades da ARAP; k) Assegurar a elaboração de todos os Programas de Procedimento, Cadernos de Encargos e Convites relativos à aquisição de bens e serviços, bem como efetuar todas as formalidades e ações prévias necessárias, acompanhando os respetivos processos em todas as fases de execução; l) Assegurar o acompanhamento de todas as aquisições de bens e serviços a partir da emissão da Requisição Externa até à fase da entrega dos bens ou serviços de forma a garantir o cumprimento da relação contratual, bem como criar e assegurar a atualização de um ficheiro de fornecedores por tipo de bens/serviços, com catálogos, contactos, prazos de entrega e condições de pagamento;

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m) Assegurar a adequada cabimentação de todas as aquisições de bens e serviços pelas corretas classificações procedendo ao permanente e correto arquivo da documentação que lhe deu origem; n) Providenciar pela segurança e conservação das instalações, bem como pelo bom funcionamento dos diversos equipamentos; o) Preparar e acompanhar a certificação do Sistema de Gestão da Qualidade no âmbito dos serviços, funções ou processos e instituir mecanismos de controlo nos termos das normas internacionais da qualidade, devendo a emissão dos relatórios ser previamente submetida a parecer das unidades orgânicas respetivas; p) Organizar a conta de gerência e os outros documentos de prestação de contas da ARAP; 4.

Compete à UG em matéria de gestão dos recursos humanos: a) Assegurar a gestão dos recursos humanos; b) Preparar o Plano de capacitação interna da ARAP em concertação com a Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação; c) Assegurar a gestão de comunicações internas, em articulação com a Unidade de Promoção e Comunicação; d) Assegurar o expediente e o arquivo, dos dossiers relativos ao pessoal;

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e) Proceder à recolha, classificação e tratamento de informações de interesse para o desempenho da atividade das Unidades e da ARAP; f) Assegurar a integração da gestão dos recursos humanos; g) Promover estudos e propor medidas que visem garantir a gestão adequada dos recursos humanos afetos a ARAP; h) Organizar os processos de admissão de pessoal; i) Organizar e controlar a informação relativa à assiduidade dos trabalhadores da ARAP j) Gerir os mapas de presenças e de férias; k) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com o pessoal e comunicar à Direção Financeira tudo o que diga respeito ou tenha influência nas remunerações; l) Propor e executar ações nos domínios da segurança, higiene e saúde no trabalho; m) Elaborar o diagnóstico de necessidades, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores da ARAP e elaborar o plano de formação; n) Planear e organizar as ações de formação internas e externas, tendo em vista a valorização profissional dos trabalhadores ARAP e a C.P. 787 - Rua Neves Ferreira, Nº 05 - Cruzeiro - Zona do Ténis - Plateau - Praia –Cabo Verde - PBX: (+238) 260 04 07 – Fax: (+238) 261 5666 – www.arap.cv

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elevação dos índices de preparação necessários ao exercício de funções e à melhoria do funcionamento dos diferentes serviços; o) Organizar, dinamizar e assegurar a aplicação do sistema integrado de avaliação de desempenho no âmbito dos recursos humanos; p) Coordenar os processos de avaliação de desempenho de todos os colaboradores da ARAP. 5.

Compete à UG em matéria tributária: a) Proceder, quando aplicável, à fixação e arrecadação de receitas provenientes da cobrança de taxas e contribuições enquanto contrapartida para atos de regulação, assim como às devidas revisões destas no quadro da legislação aplicável; b) Desenvolver todas as ações necessárias ao registo contabilístico das operações orçamentais e dos fatos patrimoniais decorrentes da atividade desenvolvida pela ARAP; c) Efetuar o recebimento das diferentes receitas e entrega dos correspondentes documentos de quitação; d) Efetuar depósitos, transferências e levantamentos, segundo princípios de segurança e critérios de rentabilização dos valores movimentados;

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e) Dar cumprimento às ordens de pagamento, após verificação das necessárias condições legais; f) Conferir e confirmar diariamente o saldo de caixa. g) Desempenhar as demais atribuições cometidas por lei e regulamentos ou emanadas pelo Conselho de Administração.

Artigo 8º Gabinete de Apoio ao Concelho de Administração 1.

O Gabinete de apoio do Conselho de Administração funciona junto deste e está encarregue de o assistir, direta e pessoalmente, no desempenho das suas funções.

2.

Compete ao Gabinete: a) Assessorar tecnicamente os membros do CA; b) Receber, expedir e registar toda a correspondência do CA; c) Assegurar o expediente e arquivo do CA, bem como a organização da agenda dos seus membros; d) Organizar e assegurar as relações públicas do Presidente do CA, visando uma boa representação da ARAP, designadamente os seus contactos com a comunicação social, em concertação com a Unidade Promoção e Comunicação;

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e) Apoiar

protocolarmente

os

membros

do

Conselho

de

Administração; f) Assegurar

a

articulação

da

ARAP

com

as

estruturas

governamentais, bem como com as entidades públicas quaisquer que sejam a sua natureza, entidades privadas, nacionais e estrangeiras, em assuntos que não sejam de competência específica de outra Unidade; g) Assegurar o expediente relativo à publicação e distribuição das deliberações, instruções e outras decisões emanadas do CA; h) Assegurar a articulação do CA com as unidades; i) Preparar, prestar apoio logístico e secretariar as reuniões convocadas pelos membros do CA; j) Proceder a recolha, classificação e tratamento de informações de interesse para o desempenho das atividades dos membros do CA; k) Desempenhar demais atribuições cometidas por lei ou emanadas pelo Conselho de Administração.

3.

O Gabinete pode ser coordenado por um Secretário Executivo e é substituído, nas suas ausências e impedimentos, por quem for designado pelo CA.

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Aprovado pelo Conselho de Administração, aos 27 de Novembro de 2015 - Carla Soares de Sousa – Presidente, João Tavares e Júlio Fortes – Administradores

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MAPA I ORGANIGRAMA DA ARAP

Conselho de Administração

Estru de D

Conselho Consultivo

Unidades de Suporte

Órgãos Obrigatórios

C

Gabinete de Apoio do Conselho de Administração Fiscal Único Unidade de Gestão Comissão de Resolução de Conflitos

Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação

Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos

Órgão Especial

Unidade de Promoção e Comunicação

Unidades Técnicas (Actividade Core)

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