Septiembre 2024
Procedimiento y Política de gastos y viaje En línea con nuestra visión corporativa de promover prácticas responsables y sostenibles, la política de viajes de Inchalam establece directrices claras y transparentes para garantizar la eficiencia operativa, la seguridad del personal y el cumplimiento ético en todas nuestras actividades comerciales. Nuestra política se basa en principios fundamentales de optimización de recursos, maximización del valor agregado y respeto por el entorno social y ambiental en el que operamos. Con un enfoque en la sostenibilidad del negocio, nos comprometemos a minimizar el impacto ambiental de nuestros viajes, fomentar el uso eficiente de los recursos y garantizar la seguridad y comodidad de nuestros colaboradores en cada desplazamiento. A través de esta política, buscamos no solo cumplir con nuestros objetivos organizacionales, sino también contribuir positivamente al bienestar de nuestras comunidades y al cuidado del medio ambiente.
Elementos clave, alcance y objetivo LOS PUNTOS CLAVE DE LA POLÍTICA DE VIAJES DE INCHALAM PUEDEN RESUMIRSE DE LA SIGUIENTE MANERA: • Los viajes solo están justificados cuando aportan un valor significativo al desarrollo de las operaciones de nuestro negocio y cuando no pueden establecerse reuniones mediante el uso de otros medios tecnológicos de comunicación a distancia, por ejemplo, llamadas de audio y videoconferencias. • El uso de las empresas de gestión de viajes de Inchalam (agencias de viaje autorizadas, en adelante AVA) o herramientas de reserva en línea (previamente autorizadas) es obligatorio para todas las reservas (vuelos, hoteles, alquiler de autos, etc.). • El colaborador debe planificar los viajes y hacer reservas, cuando sea posible, al menos 14 días antes de la fecha de salida. • Siempre se debe seleccionar el costo más eficiente para todos los viajes, considerando tiempos de traslado y relación costo oportunidad • El cumplimiento de esta política se supervisará regularmente. Se tomarán medidas correctivas cuando sea necesario, el responsable de realizar el control regular es la Gerencia de Personas y sostenibilidad. • Esta política se aplica a todos los colaboradores de Inchalam en todo el mundo cuando realicen viajes de negocios e incurran en gastos relacionados con dichos viajes en nombre de Inchalam. Esta política de viajes está complementada por reglas específicas por país que no son menos restrictivas que esta política. • Esta política también regula a consultores y asesores que actúen en nombre de Inchalam debidamente autorizados por Gerencia General, Gerencia de Administración y Finanzas o Gerencia de Personas y Sostenibilidad según sea el caso, esto de acuerdo con lo suscrito en los acuerdos comerciales de colaboración entre las partes. (Ejemplo consultores que requieren viajes para desarrollar propuestas de trabajo en Inchalam) OBJETIVOS DE LA PRESENTE POLÍTICA • Regular los alcances de los viajes de negocio, con el fin de optimizar el desarrollo de los objetivos organizacionales, con un claro foco en generar eficiencia en nuestras operaciones. • Garantizar que los viajeros de negocios de Inchalam se les proporcione un nivel razonable de servicio, seguridad, protección y comodidad al viajar por Inchalam y al cumplir con los objetivos que requieran esta representación. • Proporcionar a todos los viajeros una comprensión clara y consistente de los procedimientos de viaje de negocios de Inchalam. • Establecer procedimientos y políticas para la planificación y reembolso de viajes de negocios y gastos relacionados, e instalar un control de gastos y auditoría corporativa efectivos.
Gestión y autorización de viaje AUTORIZACIÓN DE VIAJE Cualquier tipo de viaje, solo está justificados cuando aporta un valor significativo a nuestro negocio, los cuales no puede lograrse mediante llamadas en conferencia, videoconferencias y/o videoconferencias web. Todos los viajes de negocios deben ser preaprobados por el gerente directo del colaborador (n+1). Pudiendo requerirse aprobación adicional superior (Gerente general) en caso de que el destino del viaje presente un nivel de riesgo o incurra en un gasto elevado dada la naturaleza de este. RESERVA/RESERVA ANTICIPADA Todos los viajes deben reservarse lo antes posible para asegurar descuentos en gastos de viaje. Como regla general, se requiere que los viajeros reserven sus viajes con la mayor anticipación posible; y preferiblemente al menos 2 a 3 semanas para asegurar las tarifas más bajas. Los viajeros deben reservar simultáneamente los vuelos, hoteles, seguros, trenes y automóviles para evitar costos innecesarios. EMPRESAS DE GESTIÓN DE VIAJES O AGENCIAS DE VIAJES AUTORIZADAS ("AVA") Todas las reservas, cambios y cancelaciones de vuelos, alojamiento, alquiler de autos, ferry, tren y cualquier otra reserva de viaje deben realizarse exclusivamente a través de las AVA de Inchalam y, cuando sea posible, a través de la herramienta de reserva en línea o ejecutivas autorizadas de las AVA de Inchalam, este servicio debe solicitarse al área de Experiencia y Servicios de las personas de la Gerencia de Personas y Sostenibilidad. Utilizar los servicios de un número limitado de AVA permite a Inchalam realizar economías de escala y localizar y asistir fácil y rápidamente a cualquier viajero en una situación de emergencia. DOCUMENTOS DE VIAJE Es responsabilidad del viajero mantener actualizados los documentos personales requeridos para el destino. Esto incluye pasaporte y documentos de viajero como reservas y tarjetas de embarque. Los visados que sean necesarios deberán coordinarse con las AVA de Inchalam con el fin de garantizar la seguridad migratoria del colaborador en el caso de que sea requerido. Generar la solicitud de soporte para visados de viaje será responsabilidad del colaborador de Inchalam que requiera completar un viaje de negocios para el propósito de los objetivos de Inchalam.
PERFIL DEL VIAJERO Con el fin de proporcionar servicios de reserva óptimos, las AVA mantienen archivos electrónicamente accesibles de los viajeros con información personal. Los perfiles de los viajeros para nuevos colaboradores deben activarse en la primera reserva. Una vez que el viajero haya aceptado este acceso a los datos por parte de las AVA, los viajeros son responsables de mantener esta información actualizada en todo momento. Tanto Inchalam como las AVA garantizan la confidencialidad de esta información. ARREGLOS DE VIAJE PERSONAL/VACACIONES Los viajes personales pueden combinarse con viajes de negocios, siempre que no haya un costo adicional para Inchalam y con la aprobación del gerente del colaborador. Los gastos de viaje relacionados con cónyuges/acompañantes y familiares siempre son responsabilidad personal del colaborador.
Viajes en avión PRINCIPIOS GENERALES Los colaboradores que viajen deben utilizar el modo de transporte más económico y práctico, teniendo en cuenta factores como la programación y la distancia, además del costo. Se aconseja a las AVA que utilicen las aerolíneas aprobadas y preferidas por Inchalam, a menos que un costo más bajo sea aceptable o que exista una alternativa más lógica propuesta por las AVA. Los colaboradores deben aceptar la tarifa aérea más baja aplicable según lo ofrecido por las AVA. En caso de que el viajero no esté dispuesto a aceptar la tarifa más baja posible según lo propuesto por las AVA, debe proporcionar razones al momento de la reserva, en cuyo caso deberá gestionar y revisar los antecedentes con el Gerente de Personas y Sostenibilidad con el fin de analizar el caso y evaluar excepciones. CLASE DE SERVICIO DE AEROLÍNEAS En principio, todas las personas colaboradoras de Inchalam deben viajar en clase económica en vuelos continentales y dentro de Chile. Los vuelos nacionales deben ceñirse a los valores establecidos para los tramos frecuentes, asegurando la utilización de las tarifas más eficientes y económicas disponibles. Para posiciones ejecutivas en vuelos nacionales dentro de Chile y en América Latina, se utilizará la tarifa Light, generalmente representada por las clases S, V, T o Q. Para el resto del personal, se aplicará la tarifa comúnmente denominada Basic. La tarifa Light permite ajustes con el menor costo posible y modificaciones con beneficios de categoría de pasajero frecuente. Se debe evitar al máximo el uso de tarifas asociadas con clases O, X y W debido a su alto grado de restricción y cargos adicionales por equipaje o cambios. Esta política busca optimizar los costos de viaje y garantizar la eficiencia en la gestión de los recursos de la empresa. En cuanto al tarifario, el costo máximo permitido para pasajes nacionales es de 120.000 CLP. Cualquier exceso sobre este monto deberá ser solicitado a Servicios a las Personas y autorizado por el Gerente General. Para vuelos intercontinentales e internacionales dentro de América, la clase y tarifa deben ser revisadas y autorizadas por la Gerencia General. Esta revisión es crucial para evaluar cada caso específico, considerando factores como la duración del vuelo, la frecuencia de los viajes y las necesidades individuales de quienes viajan. La Gerencia General decidirá si es necesario optar por clases superiores, como la clase económica premium (o clase de confort económica) o la clase ejecutiva, según el análisis del caso. Se permite la mejora de clase de viaje mediante ofertas complementarias de las aerolíneas, mejoras pagadas por la persona colaboradora o upgrades utilizando millas de viajero frecuente. Sin embargo, no se permite degradar la clase o tarifa de un viaje de negocios para obtener un segundo boleto para cónyuge o familiares, ya que esto contraviene las políticas de viajes de la empresa. Las personas que no puedan volar en clase económica por razones médicas deberán presentar una certificación médica a la Gerencia de Personas y Sostenibilidad. Esta certificación permitirá evaluar las excepciones necesarias, las cuales serán válidas durante un máximo de 6 meses y deberán ser reevaluadas posteriormente. LISTA NEGRA DE AEROLÍNEAS Las AVA solo realizarán reservas en aerolíneas seguras de acuerdos a estándares internacionales. Todas las aerolíneas en lista negra no deben ser utilizadas. Las AVA se aseguran de que los viajeros sean informados en caso de una aerolínea en lista negra. Se podrá consultar oficialmente la lista de aerolíneas seguras y en lista negra en el sitio: https://transport.ec.europa.eu/transport-themes/eu-air-safety-list_en TICKETS DE RETORNO ABIERTOS Un ticket de retorno abierto a menudo resultará en una tarifa aérea más alta y, por lo tanto, no están permitidos. PROGRAMAS DE FIDELIZACIÓN: Todos los programas de fidelización son responsabilidad exclusiva del viajero. Inchalam permite a sus colaboradores, retener beneficios de viajero frecuente resultantes de viajes de negocios para uso personal. Las personas pueden optar por utilizar millas, puntos o premios de viajero frecuente para mejorar desde una clase de servicio autorizada a una clase de servicio más alta al viajar por Inchalam, siempre que esto sea consistente con obtener la tarifa más baja aplicable. Sin embargo, si hay un cargo por la mejora, estos costos no son reembolsables. La participación en tales programas no debe influir en la selección de proveedores de servicios, lo que resulta en un costo incremental para Inchalam más allá de la tarifa más baja aplicable.
Transporte terrestre TRANSPORTE AL AEROPUERTO Se debe utilizar el medio de transporte más eficiente y económico disponible para el transporte hacia y desde los aeropuertos. Los servicios de traslado al aeropuerto y los autobuses de cortesía del hotel son frecuentes y económicos en muchas ciudades. Si este no es el caso, los viajeros deberán solicitar la asistencia y servicio al área de Experiencia y Servicios a las personas de la Gerencia de Personas y Sostenibilidad. ARRIENDO DE AUTOS Inchalam ha desarrollado alianzas y convenios corporativos con empresas de servicio de arriendo de automóviles, los cuales garantizan la calidad del servicio, la seguridad y comodidad de los usuarios y una relación aceptable de costo beneficio. El uso de autos de alquiler solo está justificado cuando es más económico que la mejor alternativa de transporte terrestre local, teniendo en cuenta la seguridad y el tiempo de viaje. La conveniencia personal no es una justificación aceptable. Todos los autos de alquiler deben reservarse exclusivamente a través del área de Servicios y Experiencia a las personas de la Gerencia de Personas y Sostenibilidad. El tamaño del vehículo permitido es de clase económica/compacta. Las justificaciones aceptables para reservar un vehículo de una clase superior son: cuando viajan múltiples personas, cuando hay exceso de equipaje, cuando se requiere un sistema de navegación y no está disponible en la clase económica. Se debe analizar estas variables con la Gerencia de Personas y Sostenibilidad quienes verificarán las especificaciones del país para obtener detalles sobre las pautas de arriendo de automóviles. Para evitar costosos cargos de reabastecimiento de combustible a cargo de las Rent a car, se espera que los viajeros vuelvan a llenar sus vehículos arrendados antes de devolverlos al Rent a car. TAXIS Los colaboradores deben considerar los medios de transporte más económicos, eficientes y seguros para moverse en el destino de viaje. El uso de taxis está autorizado según corresponda; sin embargo, se debe considerar el uso del transporte público como una alternativa al uso de taxis. Los gastos razonables de taxis y traslados al aeropuerto serán reembolsados, requiriendo un comprobante o boleta de servicios, los cuales deben gestionarse por medio de plataforma de rendición de gastos. VEHÍCULOS PERSONALES Los colaboradores podrán utilizar sus automóviles particulares para desarrollar tareas relacionadas con su trabajo, se les reembolsará por el uso ocasional de un automóvil personal para fines comerciales, salvo que tengan por la naturaleza de sus funciones vehículos de la compañía. No se reembolsarán gastos de mantención o permisos de circulación para vehículos particulares.
Hospedaje y alojamiento en hoteles Todas las reservas de hotel deben realizarse a través del área de Experiencia y Servicios a las personas. Esto permite a Inchalam aprovechar tarifas preferenciales en convenio, hacer un seguimiento cercano del gasto en hoteles y localizar a los colaboradores de Inchalam en caso de una situación de emergencia. Las habitaciones son habitaciones estándar. La decisión de cualquier mejora debe estar motivada únicamente por necesidades comerciales convincentes, pudiendo utilizar upgrades en hoteles por medio de puntos de bonificación de los respectivos programas de fidelización. Inchalam no cubrirá ningún upgrade de habitación. Los colaboradores de Inchalam deben usar hoteles en convenio para considerar la opción de full credit, en caso contrario deberán pagar las facturas del hotel al momento del check-out y realizar el proceso de rendición de gastos por medio de plataforma. Los viajeros son responsables de cancelar las reservas de hotel a tiempo para evitar costos de no presentación, para lo cual deben comunicar cualquier cambio en su programación con antelación al área de Experiencia y servicios a las personas de la Gerencia de Personas y Sostenibilidad para que garantice la anulación del servicio. Cualquier penalización o tarifa de cancelación incurrida por no cancelar una reserva de hotel garantizada a tiempo es responsabilidad del viajero y no puede cargarse a Inchalam a menos que las tarifas de cancelación no pudieran evitarse de ninguna manera por parte del viajero (por ejemplo, fuerza mayor, cambio en la planificación que no está bajo el control del viajero, inclemencia climática, etc.). La mayoría de los hoteles requieren un mínimo de 24 horas de anticipación para cancelar sin penalización.
Gastos de viaje Los gastos típicamente solo serán reembolsables bajo la condición de que cumplan con todos los siguientes requisitos: • Los gastos deben tener un propósito operacional o comercial claro. • Los gastos deben ser un costo necesario para Inchalam. • Los gastos deben ser razonables y apropiados. • Los gastos deben estar completamente documentados y aprobados, por medio de boletas o facturas, las cuales deben ser correctamente rendidas en plataforma de intranet. • Los gastos no deben estar cubiertos por asignaciones fijas ni por ningún otro beneficio para colaboradores pagado por Inchalam. • Los gastos no deben estar relacionados con compras comerciales regulares (consumos, materiales, suministros de oficina, etc.). Tales compras comerciales regulares deben realizarse siguiendo el proceso definido por el área de compras. GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y REPRESENTACIÓN: Los colaboradores de Inchalam están autorizados a solicitar el reembolso de gastos razonables de alimentación incurridos durante sus viajes, los cuales deben estar debidamente documentados y justificados. Se espera que estos gastos se mantengan dentro de límites razonables y reflejen el contexto y la duración del viaje. Además, cualquier gasto relacionado con actividades de representación debe cumplir con las políticas y directrices establecidas por la empresa, asegurando que tales gastos contribuyan efectivamente a los objetivos comerciales de Inchalam y estén respaldados por una clara documentación que detalle el propósito y los participantes involucrados en tales actividades. Se establece que los gastos de representación relacionados con comidas con clientes o proveedores durante viajes de negocios deben estar estrictamente limitados a actividades comerciales legítimas y no pueden incluir la entrega de regalos o beneficios adicionales que puedan interpretarse como un intento de influenciar indebidamente a los clientes o proveedores (tal como figura en el Código de Conducta de Inchalam). Cualquier desviación real o potencial de estas directrices debe ser discutida de inmediato con el Gerente de Personas y Sostenibilidad, quien actúa como Oficial de Cumplimiento de acuerdo con la normativa chilena, asegurando el cumplimiento riguroso de las leyes y regulaciones aplicables en materia de ética empresarial y anticorrupción.
Salud, seguridad y seguro de viajes SALUD Y SEGURIDAD El colaborador está obligado a informarse sobre los posibles riesgos de seguridad y salud dentro del país que visita y obtener las vacunas necesarias para todos los países que visitará. Deberá informar de su agenda de viajes a la Gerencia de Personas y Sostenibilidad quien evaluará las condiciones y requerimientos locales del país que visita. De esta forma se podrá realizar un análisis más profundo de la pertinencia del viaje y los resguardos del viaje en particular cuando se hayan detectado afectaciones políticas o a la salud pública del país de destino. SEGURO Todos los viajeros de Inchalam deberán gestionar el seguro de viajes necesario de acuerdo con los requerimientos de cobertura del país en destino. No está autorizado bajo ningún punto de vista que el colaborador efectúe un viaje de negocios sin contar con la cobertura de seguro de viajes. El seguro de viaje puede consistir en varias coberturas, como reembolso de gastos médicos en el extranjero, asistencia en viajes, seguro de equipaje, seguro contra inconvenientes de viaje y/o cobertura de accidentes personales. Los seguros de viaje deberán ser gestionados por el área de Experiencia y Servicios a las personas de la Gerencia de Personas y Sostenibilidad, por medio de las AVA. En el caso de detectarse viajeros frecuentes, se podrá gestionar un seguro de viajes anual siempre y cuando garantice las coberturas necesarias para desarrollar sus funciones de manera segura y el costo del seguro anual no supere el valor de 3 seguros eventuales.
Normas y costumbres locales Todos los viajeros de Inchalam deben estar informados y respetar las normas y costumbres de los lugares que visitan, sean estos destinos nacionales o internacionales. Además, deberán prestar especial atención a situaciones donde se presenten diferencias culturales significativas entre las personas visitantes y del lugar de destino, a modo de resguardar la reputación de la empresa y respetar los entornos donde conducimos negocio.
Benoit De Vos Gerente General
#EstamosPorqueTúEstás