Hoshin Kanri in de Zorg Veranderingen zijn in de zorg aan de orde van de dag. Men spreekt zelfs van ‘verandergekte’ en ‘innovatie tsunami’. Het is een ware kunst geworden om de juiste projecten en programma’s te kiezen, die allemaal in goede banen te leiden en tot een goed einde te brengen. Gelukkig hoeven bestuurders van zorgorganisaties het wiel niet opnieuw uit te vinden. Zij kunnen namelijk kennis opdoen over hoe andere bestuurders hun organisaties leiden in deze woelige tijden. Velen gebruiken ondertussen allerlei technieken uit Lean, waaronder ‘Hoshin Kanri’. Hieronder doen wij die techniek uit de doeken. Laat het vooral helpen en niet hinderen.
Besturen = Bepalen + Beheersen
In de kern komt het besturen van een organisatie neer op het bepalen van de strategie en het beheersen van de executie daarvan. Het één gaat namelijk niet zonder het ander. Als een organisatiestrategie niet uit heldere doelen én in de tijd uitgezette concrete resultaten en acties bestaat, dan is die strategie niet gecontroleerd uit te voeren. In de praktijk gaat het dan op alle fronten mis. Enerzijds beschrijven organisatiestrategieën vaak alleen ‘hoog over’ de ambities. Dat is leuk voor de ‘bestuurders bühne’, maar daarmee wordt er nog geen richting gegeven aan een organisatie. Een andere, veel geziene valkuil is dat strategische doelen niet realistisch zijn. Dit demotiveert degene die haar uit moeten voeren gigantisch. Anderzijds verdwijnen strategische plannen in bureaulades en laten organisatie zich weer gewoon regeren door de waan van de dag. Dat is dan doodzonde voor alle inspanningen die zijn verricht om te komen tot het strategisch plan.
Hoshin Kanri
Een beproefde techniek om strategie te bepalen en de executie daarvan te beheersen is Hoshin Kanri. Deze techniek is geïnspireerd op samoeraifilosofie en is bekend geworden in de Lean-filosofie. ‘Hoshin’ laat zich vertalen als ‘methodologie voor het vaststellen van de strategische richting’ en ‘Kanri’ als ‘administratie of management’. Hoshin Kanri hanteren is natuurlijk niet zaligmakend, want zoals de Amerikanen het zo poëtisch zeggen: ‘A fool with a tool is still a fool.’ Wij Nederlanders weten echter: Goede materiaal is het halve werk. Hieronder werken wij uit hoe Hoshin Kanri kan helpen bij het bepalen en beheersen van organisatiedoelstellingen.
Hoshin: Bepalen
Hoshin Kanri begint met planning (Hoshin) en wel met een planningssessie op bestuursniveau. In deze sessie worden strategische doelstellingen (3 tot 5 jaar vooruit) bepaald en vervolgens vertaald naar jaardoelstellingen. Daarna gaat de managementlaag onder het bestuur aan de slag met het formuleren van de benodigde programma’s en projecten en vervolgens met het vaststellen van de resultaten die deze op moeten leveren. Tot slot wordt bepaald met de uitvoerenden (of met de mensen verantwoordelijk voor de planningen van hun werkzaamheden) wie de resultaten wanneer gaat opleveren. Bij deze exercitie wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde X-matrix (zie onderstaande figuur), die ter illustratie deels, sterk versimpeld is ingevuld met een denkbeeldige zorgorganisatie in gedachten. John van Rouwendaal & Ron Vossen, 2017
Pagina 1 van 2