Caja de Herramientas Presupuestos Municipales Tercera Etapa

CAJA DE HERRAMIENTAS PRESUPUESTO MUNICIPAL

Tercera etapa Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Física y Financiera de los Proyectos del Plan de Inversión Anual Tercera Etapa Seguimiento y Eva Evaluación a la Ejecución Física y Financiera de los Proyectos del Plan de Inversión Anual

Elaboración Damaris Ruiz Claudia Belli Yolaina Salmerón Omar Treminio Mauricio Solís Colaboradores Equipo Municipal de Capri-Condega FUMDEC-MATAGALPA Diseño y Diagramación José Quintanilla Ramírez Ilustraciones Alfonso Fuentes Tiraje 5,000 Ejemplares

Contenido I.

Introducción............................................................................ 7

II.

El Seguimiento......................................................................... 11

El seguimiento físico................................................................ 11

a)

La importancia del seguimiento físico y financiero............. 11

b)

¿Quién lo hace?............................................................... 12

c)

Sobre modificaciones al presupuesto municipal................. 14

d)

Boletín comunitario de seguimiento al PIA y Presupuesto Municipal.................................................... 16

e)

El papel del Comité de Desarrollo Municipal....................... 27

III.

Evaluación............................................................................... 33

a)

¿Quién lo hace?............................................................... 33

b)

¿Cómo?......................................................................... 35

c)

El papel del Comité de Desarrollo Municipal....................... 44

VI.

Bibliografía.............................................................................. 47

Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

I. Introducción La ejecución del presupuesto municipal se inicia el 1ro de enero y finaliza el 31 de diciembre del mismo año.

Para garantizar que los proyectos se ejecuten y que se hagan en los tiempos y con la calidad esperada es muy importante el seguimiento y evaluación desde las propias comunidades dueñas de sus proyectos.

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

No es una tarea exclusiva del concejo municipal, sino que la Ley de Participación Ciudadana nos da toda la autoridad para realizar el seguimiento y evaluación de cada obra prevista en el Plan de Inversión Anual (PIA) y del PIA en general desde el Comité de Desarrollo Municipal.

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Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

El seguimiento y la evaluación están íntimamente relacionados. Juntos funcionan como instrumentos que permiten aportar diferentes ideas que ayudan en la toma de decisiones de las comunidades, gobiernos locales, instituciones del gobierno central presentes en el municipio, ONG, etc. También, son herramientas utilizadas para la rendición de cuenta. Las pueden utilizar las autoridades públicas y la misma comunidad.

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

El seguimiento y evaluación ayudan a mejorar la calidad de los proyectos ejecutados, pero la comunidad tiene que estar pendiente, en todo momento, de la cantidad de dinero asignado, la calidad de los materiales que tienen que utilizar, el tiempo previsto para la ejecución de la obra, etc. Aunque son instrumentos muy similares, proporcionan diferente información, más adelante veremos la importancia y diferencia de cada uno.

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Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

Ahora pasemos a ver cada momento de manera separada:

II. El seguimiento El seguimiento Físico consiste en estar de forma permanente observando,

supervisando o revisando el avance o progreso de un proyecto según lo planeado. Es decir que comprueba si el proyecto que se está ejecutando cumple lo que se acordó en la calidad y si van con el tiempo y forma en que fue dicho por la comunidad y la municipalidad. Por eso es importante anotar oportunamente, toda la información necesaria y presentar informes al Concejo municipal y al Comité de Desarrollo Municipal sobre la calidad y nivel de avance de cada obra. Cada comunidad debe dar seguimiento a su propio proyecto.

En el seguimiento, la observación es el principio de todo. Se observan los proyectos por ejecutar, los que están en ejecución y también los ya ejecutados.

a)

La importancia del seguimiento físico y financiero radica en lo siguiente: •

Garantiza que el proyecto de la comunidad no se saque del Plan de Inversión Multianual, ni del Plan de Inversión Anual y Presupuesto Municipal. Generalmente la presentación de informes trimestrales del alcalde al concejo municipal son aprovechados para hacer reformas al presupuesto y muchas veces las comunidades no se enteran de lo sucedido. Más adelante vamos a profundizar sobre el tema de las modificaciones presupuestarias.

•

Fortalece la responsabilidad compartida de la ejecución de la obra entre gobierno municipal y comunidad.

•

Determina con facilidad los puntos fuertes y débiles de la obra, por tanto si se observan fallas o defectos se pueden hacer cambios en tiempo y forma.

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

b)

•

Alerta a las autoridades públicas y a la comunidad acerca de los problemas y brinda alternativas para la toma de decisiones que corrijan los problemas.

•

Aumenta el aprendizaje de la comunidad y del mismo gobierno municipal, debido a la experiencia mejorará el proceso de toma de decisiones.

•

Sirve como forma de revisión y control social.

¿Quién lo hace?

El concejo municipal conforme a la Ley de Municipios ejerce las funciones de seguimiento a la gestión económica de las municipalidades y la Ley de Régimen Presupuestario, en el artículo 46 lo deja claramente establecido. En este sentido recibirá, analizará y aprobará los informes que le presente el alcalde sobre: •

La ejecución del presupuesto municipal

•

El avance físico y financiero de las inversiones

•

Los estados financieros de la municipalidad y

•

Los presupuestos y estados financieros de las empresas municipales.

Sin embargo, el más interesado en el seguimiento es la población en general y las comunidades que lograron incorporar sus proyectos en el Plan de Inversión Multianual, Plan de Inversión Anual y Presupuesto Municipal. Las comunidades lo pueden hacer organizando una comisión o bien solicitarle al Comité de Desarrollo Comarcal, Asociación de Pobladores o cualquier otra organización de la población, que exista en la comunidad, que sea representativa y que tenga conocimientos sobre el tema del proyecto.

También lo debe hacer el Comité de Desarrollo Municipal (CDM), que debe velar por la ejecución en tiempo y forma de todos los proyectos incorporados en el presupuesto municipal y debe ser apoyo de las comunidades, en caso que se necesite.

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Para poder hacer un efectivo seguimiento necesitamos tener cierta información a mano. La organización comunitaria y el CDM deben tener al menos la siguiente información:

•

El Plan de Inversión Anual aprobado.

•

El Presupuesto Municipal aprobado.

•

La ficha del proyecto correspondiente a cada comunidad.

•

Plan Operativo Anual.

•

Informes trimestrales, los que el alcalde presente al concejo municipal.

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

Toda esta información debe estar disponible en la alcaldía, en la oficina de Acceso a la Información Pública. Garantizar esta información es obligación de todos los gobiernos municipales y demás instituciones públicas. Si no existiera la oficina, entonces se solicita en la Unidad Técnica Municipal.

Toda esta información se solicita por escrito y se debe dar un aporte para sacar las fotocopias.

Muy importante. Tengamos presente que aunque hayamos logrado agregar nuestro proyecto en el presupuesto municipal, aquí no termina nuestro trabajo, porque el presupuesto puede sufrir cambios en cualquier momento del año y en una de esas modificaciones pueden sacar de la planificación a nuestro proyecto, es decir eliminar nuestro proyecto.

Por eso debemos estar atentos a cada reunión del concejo municipal, sobre todo a las reuniones trimestrales de seguimiento al presupuesto, donde el alcalde presenta su informe, y hacer nuestros señalamientos a través de alguno de los concejales aliados, de esta manera participamos en el análisis del avance físico y financiero de las inversiones y aportamos sugerencias para resolver los cuellos de botella.

c)

Sobre modificaciones al presupuesto municipal.

Tengamos presente que la Ley de Régimen Presupuestario establece que el alcalde puede elaborar y presentar al concejo municipal un proyecto de reforma o modificaciones de la ordenanza “Presupuesto Municipal Anual” y el concejo tienen la obligación de discutirlo y aprobarlo. Sin embargo, no debemos olvidar que las modificaciones presupuestarias pueden ser para hacer ampliaciones, traslados de partidas presupuestarias y para crear nuevas partidas en el presupuesto. Esto no tendrá ningún inconveniente si se tienen asegurados los recursos para esas modificaciones.

Otra historia sería, si las modificaciones tienen que ver con cambios en el Plan de Inversión Anual y por tanto en el presupuesto municipal, es decir para cambiar un proyecto por otro o para sacar proyectos ya aprobados y consultados. En estos casos, la Ley de Régimen Presupuestario obliga a utilizar

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el mismo procedimiento que se establece para la aprobación del presupuesto, es decir se debe realizar todo un proceso de consulta pública, principalmente con las comunidades afectadas con los cambios que se pretenden hacer.

La consulta pública incluye la realización de cabildos extraordinarios, es decir fuera de la planificación, si no se realizan los cabildos las modificaciones no tendrán ninguna validez. Esto quiere decir que aquí participamos de la misma manera que cuando se consulta el presupuesto.

Hasta aquí hemos hablado de la importancia de participar en el seguimiento al Plan de Inversión Anual (PIA) y del Presupuesto Municipal (PM).

Ahora les vamos a decir cómo hacerlo.

A continuación presentamos un boletín de calificación que pueden utilizar las comunidades, el cual puede ser mejorado de acuerdo a las cosas que quiera saber la comunidad sobre el proyecto que se ejecutará:

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

d)

Boletín comunitario de seguimiento al PIA y presupuesto municipal.

Nombre del proyecto: _____________________________________ Comunidad:____________________________________________ Fecha de visita: __________________________________________ Número de visita: ________________________________________ Objetivo de la visita:_______________________________________ Nombres completos de quiénes hacen la visita: No 1 1.1 1.2

1.3 1.4

16

Aspectos Antes Licitación del proyecto.

Mano de obra a contratar.

Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes.

Conocimiento y revisión del contrato Fecha de inicio y finalización en la ficha del proyecto, comparada con las fechas previstas en el PIA.

Calificación

Por qué

Recomendaciones

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No 1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

2 2.1

2.2

Aspectos

Calificación

Por qué

Recomendaciones

Presupuesto asignado, comparado con el presupuesto que está en el PIA. Origen de los fondos comparado con lo previsto en el PIA. Aporte de la Alcaldía comparado con lo previsto en el PIA. Aporte de la comunidad comparado con lo previsto en el PIA. Participación de la comunidad en el momento de hacer y ofrecer el proyecto.

Durante Concurso para la compra de materiales o equipos.

Calidad de los materiales.

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

No

Aspectos

2.3

Mano de obra contratada comparada con lo previsto en la ficha del proyecto.

Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes Participación de la comunidad en la ejecución del proyecto.

2.4

18

Calificación

Por qué

Recomendaciones

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Para llenar el boletín tenemos que tener claro los siguientes conocimientos: 1)

Los aspectos son los elementos que más nos interesa vigilar. No son todos los mencionados en el boletín, simplemente se deben tomar como punto de partida. Debemos tener en cuenta que los aspectos a darle seguimiento pueden variar, según el proyecto que haya sido aprobado para nuestra comunidad.

2)

La calificación puede ser buena, regular o mala. Esta dependerá del conocimiento que tengamos como comunidad sobre el avance y la calidad del proyecto.

3)

El por qué es muy importante, porque nos permitirá darle valor a nuestra calificación. Aquí tenemos que explicar por qué decimos que es bueno, regular o malo, de lo contrario nuestra opinión no tendrá mucho valor a la hora de presentar nuestras explicaciones ante el concejo municipal.

4)

Las recomendaciones son las alternativas, las cosas que propone nuestra comunidad para superar la situación encontrada y para que el proyecto pueda finalizar de la mejor manera posible. De esta forma no nos quedamos en la crítica sino que pasamos a las propuestas de solución.

Nota: hay aspectos que bastará con llenarlos la primera vez, por ejemplo el seguimiento que hacemos antes, hay otros en los que se debe ir levantando información en cada visita, durante. Un buen seguimiento requiere de visitas regulares al proyecto, es decir ir varias veces al proyecto, esta regularidad debe ser definida por la comunidad.

Los resultados de las visitas debemos tenerlos a mano para cuando hagamos la evaluación.

Ahora, miremos las recomendaciones para llenar el boletín comunitario de seguimiento. Esto se puede hacer en las reuniones del Comité de Desarrollo

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

Comarcal con participación de otros pobladores de la comunidad, por eso se debe anunciar con tiempo la fecha y hora de la reunión para que pueda participar la mayor cantidad de personas posibles.

El Comité de Desarrollo Comarcal invita a todas las personas pobladoras, a una sesión de trabajo para llenar el boletín comunitario entre todos.

Lugar: casa de don Concho Vega.

Fecha: 13 de julio Hora: 3 de la tarde Es muy importante, no falten.

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Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

Estas reuniones se pueden hacer cada dos meses o cuando lo consideremos, según el proyecto a ejecutar. El boletín tiene dos partes: el antes y durante. El antes se llena una sóla vez y se debe hacer en la primera reunión de seguimiento que tengamos en la comunidad; el durante se va haciendo en cada reunión que programemos para discutir el seguimiento que vamos dando, que según el tiempo que lleve el proyecto, pueden ser dos o tres reuniones.

Para llenar el boletín es muy importante que la comisión o quiénes tengan la responsabilidad del seguimiento, lleven toda la información que han observado durante la ejecución de la obra o proyecto.

A continuación algunos pasos que podemos utilizar en nuestras reuniones: 1.

En un papelógrafo, a vista de todas y todos los participantes de la reunión o asamblea, se escribe el boletín de seguimiento.

La persona facilitadora explica la importancia y la finalidad de la sesión de trabajo y lee en voz alta cada aspecto que se va desarrollando.

2.

La comisión o la persona a quién haya delegado la comunidad cuenta y participa a los asistentes lo que ha observado en cada aspecto, durante las visitas que hizo a la obra.

3.

Con esos puntos de vista y con los propios que tiene la comunidad, las y los participantes van dando la calificación, pero también se promueve la reflexión y el análisis y se va diciendo por qué. El o la facilitadora va anotando todas las calificaciones y al final se deja la que más señala o indican los y las participantes.

4.

Una vez que se ha obtenido la calificación final del aspecto, se procede a elaborar una o varias recomendaciones para el aspecto calificado.

5.

Repetimos los mismos pasos para cada aspecto.

21

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

En esta reunión debemos hacer un acta que registre quiénes participaron, qué discutieron y a qué conclusiones llegó la comunidad. A continuación un formato de acta:

boletín de seguimiento

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Acta de Reunión Título de la reunión: Lugar: Fecha: Hora de inicio: Hora de cierre: Participantes: Agenda (tema o temas a tratar, en este caso sobre el seguimiento): Desarrollo: Descripción de los principales temas que discutimos en la reunión según agenda.

Conclusiones y acuerdos: Firmas: Ahora veamos un boletín lleno, para que podamos utilizarla como ejemplo: Nombre del proyecto: Reparación del camino Guardabarranco.

Comunidad: El Madroño Fecha de visita: 20 de abril de 2010 Número de visita: una Objetivo de la visita: Revisar el arranque de la obra.

Nombres completos de quienes hacen la visita: Comité de Desarrollo Comarcal de El Madroño.

1.

2.

3.

4.

Esperanza Torrez Pedro López Agustín Sánchez Rosa Treminio

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

No.

Aspectos

Calificación

1 1.1

Antes Licitación del proyecto.

1.3

Mano de obra Bueno a contratar.

Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes

1.4

Fecha de inicio y finalización en la ficha del proyecto, comparada con las fechas previstas en el PIA.

1.5

Presupuesto Malo asignado, comparado con el presupuesto previsto en el PIA

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Buena

Regular

Por qué

Recomendaciones

Porque el Alcalde licitó públicamente y con suficiente tiempo, se recibieron tres propuestas. Se seleccionó la que presentó mejor precio, pero también la que presentó mejor calidad de materiales y que aseguró contratar a personal de la zona.

La comunidad estuvo presente a la hora de la selección y tomaron en cuenta nuestra opinión.

Se ha previsto contratar mano de obra de la comunidad, entre ellos tres mujeres y dos jóvenes. De esta manera se generará empleos, aunque sean temporales.

El proyecto iniciará con tres meses de retraso y coincide con la época de cosecha.

Que continúe de esta forma.

Que hagan lo mismo con todos los proyectos.

Que comiencen en la fecha prevista para garantizar participación de la comunidad.

Coordinar con la comunidad para ver de qué manera se puede facilitar nuestra participación en el seguimiento.

El monto asignado bajó Se debe explicar la en C$30,000.00 y no razón de la reducción sabemos cómo afectará y debe ser negociado la calidad de la obra. previamente con la comunidad afectada.

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No. 1.6

1.7

1.8

1.8

1.9

2 2.1

Aspectos

Calificación

Por qué

Recomendaciones

Origen de Bueno los fondos comparado con lo previsto en el PIA. Aporte de Regular la Alcaldía comparado con lo previsto en el PIA.

Los fondos provienen de la misma fuente que se había previsto en el Plan de Inversión Anual.

Aporte de la comunidad comparado con lo previsto en el PIA. Aporte de la comunidad comparado con lo previsto en el PIA. Participación de la comunidad en el diseño y licitación del proyecto.

Durante Licitación para la compra de materiales o equipos.

Bueno

La comunidad aportará lo previsto en mano de obra.

Bueno

La comunidad aportará lo previsto en mano de obra.

Coordinarse con la comunidad.

Regular

La comunidad participó en la selección de la mejor propuesta, pero no en el diseño del proyecto.

La comunidad debe ser tomada en cuenta en el diseño del proyecto.

Malo

La empresa contratada no licitó la compra de materiales y equipos.

No sabemos de donde provienen.

La alcaldía no debe aceptar este procedimiento y debe parar la obra hasta que no se liciten los materiales.

Esto lleva a que la calidad de los materiales sea mala.

El aporte de la alcaldía bajó en C$15,000.00 córdobas.

Se debe explicar la razón por la cuál la alcaldía disminuyó su aporte y cuál será el impacto en el proyecto. Si no es una razón de peso, no se debería hacer.

Coordinarse con la comunidad.

25

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

No.

Aspectos Calidad de los materiales.

2.2

2.3

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Calificación Malo

Mano de obra Malo contratada comparada con lo previsto en la ficha del proyecto.

Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes Participación de Regular la comunidad en la ejecución del proyecto.

Por qué

Recomendaciones

La calidad es muy mala, se compraron los materiales más baratos y no coinciden con lo indicado en la ficha de proyecto y con la oferta presentada.

La alcaldía no debe aceptar la obra con materiales de mala calidad. Además, debe dejarle claro a la empresa que la comunidad le está dando seguimiento y por lo tanto nos deben dar la información que solicitamos.

No contrataron Si esta fue una de mano de obra de la las razones por comunidad, ni del las cuales ganó la municipio, todos vienen licitación, la alcaldía de otros lados. Además debe tomar las no contrataron ni medidas necesarias. mujeres, ni jóvenes.

La comunidad está participando activamente en el seguimiento a la obra sin importar colores partidarios, pero nos estamos encontrando con muchas dificultades porque la empresa no quería dar información, además encontramos poco apoyo de las y los técnicos de la alcaldía.

La alcaldía debe dejar claro a las empresas que la comunidad está en todo su derecho de darle seguimiento a la obra y que somos los principales encargados de garantizar la calidad de la obra.

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e)

El papel del Comité de Desarrollo Municipal

También el Comité de Desarrollo Municipal (CDM) debe darle seguimiento general al PIA y a todo el Presupuesto Municipal. Para eso debe tener a mano la información importante para analizar el Plan de Inversión Anual y verificar que los proyectos seleccionados para ejecutarse en el año hayan sido priorizados en el Comité de Desarrollo Municipal y estén encaminados cumplir con los objetivos del Plan de Desarrollo y que beneficien a la mayoría de la población.

En particular, nos interesa saber si los proyectos de nuestra comunidad fueron incluidos y por tanto es importante participar en las mesas del CDM. Eso significa que no podemos quitar la mirada de 5 aspectos: 1.

Que los proyectos incluidos en el Plan de Inversión Anual y que están en el Proyecto de Presupuesto forman parte del PIMM aprobado para ese año. Si se agregaron otros, constatar que fueron consultado al CDM y a las comunidades.

2.

Que los proyectos beneficien a diferentes sectores de la población: a las mujeres, a los jóvenes, a los pueblos indígenas, a las personas con discapacidad.

3.

Que se incluyeron los proyectos que presentamos y que fueron aprobados en el CDM.

4.

Que el presupuesto no sea modificado para atender cosas que no van en beneficio de la población.

5.

Que el presupuesto sea ejecutado con la mayor transparencia posible.

27

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

Para analizar el PIA podemos utilizar la siguiente matriz: Aspecto ¿Cuántos proyectos se van a ejecutar en el año? Y en ¿qué sectores? ¿Se cubren todos los sectores con esos proyectos? ¿Estos proyectos contribuyen al logro de las prioridades que se definieron en el Plan de Desarrollo Municipal? ¿Estos proyectos fueron consultados con el Comité de Desarrollo Municipal e incluidos en el PIMM?

¿Cuántos proyectos benefician a las mujeres? ¿Cuántos proyectos benefician a las y los jóvenes? ¿Cuántos proyectos benefician a los niños y niñas del municipio? ¿Cuántos proyectos benefician a las personas con discapacidad?

28

Respuesta

Por qué

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Aspecto

Respuesta

Por qué

¿Cuántos proyectos benefician a los pueblos indígenas? ¿Hay otros proyectos en el PIMM que se deberían priorizar para este año? ¿Cuál es el aporte de la comunidad a esos proyectos? ¿El presupuesto municipal ha sufrido modificaciones? ¿De qué tipo y a quién están beneficiando las modificaciones? ¿Avanza conforme a lo programado? ¿Qué dificultades enfrentan? ¿Cómo puede contribuir la comunidad para resolver las dificultades? ¿Qué compromisos asume la Alcaldía para cumplir con el plazo establecido?

El documento anterior se llama matriz y se le pueden agregar otros aspectos, pero las preguntas señaladas son las básicas para que el CDM pueda hacer un efectivo seguimiento a la ejecución física y financiera de los proyectos del Plan de Inversión Anual, y Presupuesto Municipal.

El CDM debe tener a mano el seguimiento físico y financiero que hace la alcaldía por proyecto. Veamos un ejemplo a continuación.

29

Cuaderno 3: Seguimiento fĂ­sico y financiero de la ejecuciĂłn de los proyectos

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Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

31

Ejemplo de seguimiento a la ejecuciĂłn financiera de las inversiones. Esto lo trabaja la AlcaldĂ­a y lo debe tener el CDM.

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III. Evaluación La evaluación consiste en una observación, a fondo de los proyectos del presupuesto municipal, es decir mide el impacto y la efectividad de un proyecto terminado o en curso. Se apoya en los datos que ha dado el resultado del seguimiento.

El momento más apropiado de la evaluación lo tiene que decidir la comunidad, dado que a diferencia del seguimiento, la evaluación se hace en momentos claves, por ejemplo a la mitad de la ejecución del proyecto y al final. Otra diferencia es que mientras el seguimiento observa, supervisa y analiza el avance, la evaluación responde por qué y cómo se obtuvieron los resultados que ha tenido el proyecto.

Entre otros, la importancia de la evaluación radica en los siguientes aspectos:

a)

•

Hace posible el aprendizaje y contribuye al conocimiento sobre lo que se debe hacer y no se debe hacer y por qué.

•

Mejora la calidad de los proyectos.

•

Mide los beneficios de los proyectos.

•

Permite a las y los interesados la oportunidad de opinar sobre la calidad de los proyectos.

•

Sirve como herramienta de auditoría social.

¿Quién lo hace?

Las operaciones de registro de la ejecución del Presupuesto, deberá cerrarse a más tardar el treinta y uno de enero del año siguiente al del ejercicio presupuestario.

El alcalde debe elaborar y presentar el informe final del cierre del presupuesto municipal al concejo municipal en sesión ordinaria en la última semana de Enero

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

y 20 días después se debe remitir a la Contraloría General de la República y al Instituto Nicaragüense de Fomento Municipal (INFOM).

El concejo municipal debe evaluar el informe presentado por el alcalde y lo debe presentar a las y los ciudadanos en cabildo ordinario para su aprobación.

Este cabildo se debe realizar entre los meses de enero y febrero de cada año, generalmente se hacen alrededor del 15 de febrero de cada año. El Comité de Desarrollo Municipal debe conocer y opinar sobre, cómo y en qué se gastó el dinero, es decir cómo se llevó a cabo la ejecución presupuestaria.

INFORME DE EJECUCIóN PRESUPUESTARIA Mejoras de Caminos: C$ 250.000 Reparación de la Escuela: C$ 80.000 Reparación del Puente: C$ 150.000

34

Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

La Ley de Régimen Presupuestario le deja la opción al concejo municipal, de realizar el mismo procedimiento de consulta para evaluar junto con la población el presupuesto del año anterior.

Al igual que en el seguimiento, los más interesados en la evaluación del presupuesto municipal son las comunidades y el CDM. De esta forma podemos: 1.

2.

3.

b)

Expresar opiniones sobre cómo se ejecutó el proyecto en nuestra comunidad.

Conocer si se cumplió con lo programado a nivel de proyecto y a nivel general de todo el presupuesto.

Conocer, si el presupuesto se ejecutó, o no se ejecutó de acuerdo con lo planificado.

¿Cómo?

De la misma forma que en el seguimiento, para poder hacer una efectiva evaluación necesitamos tener cierta información a mano. Las personas de la comunidad y el CDM deben contar al menos con la siguiente información:

35

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

36

•

Los resultados del seguimiento realizado en cada comunidad.

•

El Plan de Inversión Anual aprobado.

•

El Presupuesto Municipal aprobado.

•

La ficha del proyecto correspondiente a cada comunidad.

•

Plan Operativo Anual.

•

Informes trimestrales, los que el alcalde presente al concejo municipal.

•

Informe de cierre del presupuesto municipal.

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Toda esta información debe estar disponible en la alcaldía en la oficina de Acceso a la Información Pública, los gobiernos municipales y demás instituciones públicas están obligados a garantizar toda la información. Si no existiera la oficina, entonces se solicita en la Unidad Técnica Municipal. Toda esta información debe ser solicitada por escrito y se debe dar un aporte para sacar las fotocopias.

Para poder dar a conocer los resultados de nuestra evaluación tenemos tres oportunidades y hay que aprovecharlas todas: 1.

Las reuniones del concejo municipal, sobre todo las reuniones trimestrales de seguimiento al presupuesto, donde el Alcalde presenta el informe de avance. Aquí podemos compartir los resultados de nuestra evaluación a través de las y los concejales aliados; es muy importante tener en cuenta esto, recordemos que en las sesiones del concejo municipal participamos como observadores, los que tienen voz y voto son las y los concejales.

La sesión más importante para presentar nuestra evaluación es donde el alcalde presenta el informe de cierre presupuestario al concejo municipal.

2.

Las reuniones del CDM, estas son una buena oportunidad porque aquí sí tenemos voz y voto y tanto las y los concejales como el alcalde son parte de la asamblea del CDM.

3.

Los cabildos ordinarios, aquí podemos presentar nuestra evaluación por comunidad, pero también la evaluación del CDM. Además, podemos solicitar todos los cabildos extraordinarios que consideremos necesarios y aquí presentar nuestros puntos de vistas, así que las mujeres, jóvenes, pueblos indígenas y otros actores interesados pueden solicitar un cabildo sectorial.

Ahora miremos un ejemplo de boletín de calificación que podemos utilizar en nuestras evaluaciones, siempre recuerden que este herramienta puede ser mejorada de acuerdo a las cosas que quiera saber la comunidad sobre el proyecto ejecutado:

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

Nombre del proyecto: Reparación del camino Guardabarranco.

Comunidad: El Madroño Fecha de evaluación: 17 de Agosto de 2010 Nombres completos de quienes participan en la evaluación: Comité de Desarrollo Comarcal de El Madroño.

1.

2.

3.

4.

5.

No.

Esperanza Torrez.

Pedro López.

Agustín Sánchez.

Rosa Treminio.

Otros……

Aspecto

1

Fecha de finalización, comparada con la fecha prevista en la ficha de proyecto.

2

Presupuesto invertido, comparado con el presupuesto previsto.

3

Relación entre el dinero invertido con el tamaño y calidad de la obra.

4

Origen de los fondos.

5

Aporte de la Alcaldía

6

Aporte de la comunidad

7

Participación de la comunidad en la ejecución del proyecto.

38

Respuesta

Por qué

Recomendaciones

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8

Mano de obra contratada.

Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes

9

Nivel de transparencia en la ejecución del proyecto de parte de la Alcaldía De qué manera

10

A quién beneficia el proyecto

11

Cuál es el aporte al desarrollo de la comunidad

12

Sostenibilidad del proyecto

Para completar la información de este boletín puede utilizar las mismas que utilizó para el seguimiento, con algunas diferencias. A continuación instrucciones de llenado: 1.

Los aspectos, constituyen los elementos que más nos interesa evaluar, por tanto los mencionados en el boletín no están agotados, simplemente se deben tomar como referencia. Tenga en cuenta que los aspectos a evaluar pueden variar según el proyecto que haya sido aprobado para nuestra comunidad.

2.

La calificación puede ser buena, regular o mala. Esta dependerá del conocimiento que tengamos como comunidad sobre la finalización y calidad del proyecto.

3.

El por qué, es muy importante porque nos permitirá darle valor a nuestra calificación. Aquí tenemos que explicar por qué decimos que es bueno, regular o malo, de lo contrario nuestra opinión no tendrá mucho valor a la hora de presentar nuestros argumentos ante el concejo municipal, CDM y cabildo municipal.

4.

El de qué manera, es importante porque profundiza en la información necesaria para darle peso a nuestra evaluación.

39

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

5.

Las recomendaciones, son las alternativas que da nuestra comunidad para superar o mejorar la situación encontrada y para que los aprendizajes sean aprovechados, tanto por la comunidad, como por el gobierno local en futuros proyectos.

De esta manera no nos quedamos en la crítica sino que pasamos a las propuestas de solución.

De la misma forma que el seguimiento, la evaluación debe ser guiada por una comisión, el que también puede ser el Comité de Desarrollo Comarcal o la Asociación de Pobladores, pero debe participar toda la comunidad. El sector beneficiado por ningún motivo puede quedar fuera.

Lo anterior significa que el llenado de esta matriz se tiene que hacer en una o varias reuniones amplias y se tiene que poner la calificación en la cual todos o la mayoría estén de acuerdo. Algunos pasos que podemos utilizar son: 1.

En un papelógrafo, a vista de todas y todos los participantes de la reunión o asamblea, se escribe el boletín de evaluación.

La persona que facilita explica la importancia y el objetivo de la sesión y lee en voz alta cada aspecto.

2.

Las y los participantes van dando la calificación, que desde su punto de vista, tiene ese aspecto, pero también se promueve la reflexión y el análisis y va diciendo por qué. El o la facilitadora va anotando todas las calificaciones y al final se deja la que más consenso tenga.

3.

Una vez que se ha obtenido la calificación final del aspecto, se procede a elaborar una o varias recomendaciones para el aspecto calificado.

4.

Repetimos los mismos pasos para cada aspecto.

Una vez llenada el boletín debemos evaluar nuestro proceso de evaluación, preguntándonos cómo se hizo, quiénes participaron, qué obstáculos tuvieron, que facilitó, qué cosas no se volverían a hacer, entre otras.

40

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Veamos a continuación un boletín lleno para que nos sirva de ejemplo: Nombre del proyecto: Reparación del camino Guardabarranco.

Comunidad: El Madroño Fecha de evaluación: 17 de Agosto de 2010 Nombres completos de quienes participan en la evaluación: Comité de Desarrollo Comarcal de El Madroño.

1.

2.

3.

4.

5.

No. 1

2

3

Esperanza Torrez.

Pedro López.

Agustín Sánchez.

Rosa Treminio.

Otros……

Aspecto

Respuesta

Por qué

Fecha de finalización, comparada con la fecha prevista en la ficha de proyecto.

Presupuesto invertido, comparado con el presupuesto previsto.

Bueno

La obra terminó en la fecha prevista.

Malo

Correspondencia de lo invertido con la magnitud y calidad de la obra.

Malo

El monto asignado bajó en C$30,000.00 y no sabemos cómo afectará la calidad de la obra.

Con el cálculo que la comunidad ha hecho, esta obra cuesta menos de lo que dicen que invirtieron.

Recomendaciones

Se debe explicar la razón de la reducción y debe ser negociado previamente con la comunidad afectada.

La alcaldía debe revisar la tabla de costos, según los materiales usados y no pagar la diferencia.

41

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

No.

Aspecto

Respuesta

4

Origen de los fondos.

Bueno

5

Aporte de la alcaldía

Regular

6

Aporte de la comunidad

Bueno

7

Participación de la comunidad en la ejecución del proyecto.

Regular

42

Por qué El origen de los fondos proviene de la misma fuente que se había previsto en el Plan de Inversión Anual.

El aporte de la alcaldía bajó en C$15,000.00 córdobas.

La comunidad aportó lo previsto en mano de obra.

La comunidad participó activamente en el seguimiento a la obra sin importar colores partidarios, pero se hizo con muchas dificultades porque la empresa no quería dar información, además encontramos poco apoyo de las y los técnicos de la alcaldía.

Recomendaciones

Se debe explicar la razón por la cual la alcaldía disminuyó su aporte.

Esto no se debe repetir sin la consulta con la comunidad.

Coordinarse con la comunidad.

La alcaldía debe dejar claro a las empresas que la comunidad está en todo su derecho de darle seguimiento a la obra y que somos los principales garantes de la calidad de la obra.

Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

No.

Aspecto

Respuesta

8

Mano de obra contratada. Cuántas mujeres, cuántos hombres y cuántos jóvenes

Malo

9

Nivel de transparencia en la ejecución del proyecto de parte de la Alcaldía

Regular

10

A quién beneficia el proyecto

Bueno

11

Cuál es el aporte al desarrollo de la comunidad

Bueno

12

Sostenibilidad del proyecto

Regular

Por qué

Recomendaciones

No contrataron mano de la comunidad, ni del municipio, todos eran de otros lados.

Además no contrataron ni mujeres, ni jóvenes.

No tuvimos la información completa, clara y a tiempo.

Hay cosas que no supieron explicarlas.

De qué manera

Si esta fue una de las razones por las cuales ganó la licitación, la alcaldía debe tomar las medidas necesarias.

Beneficia a las y los productores, permitiéndoles mejores condiciones para sacar la cosecha.

Poder vender la producción, dejando la posibilidad que compradores puedan venir directamente a la comunidad.

Por los materiales utilizados, el camino se volverá a dañar con las primeras lluvias.

Ninguna

La alcaldía debe mantener una comunicación abierta con quiénes están haciendo el seguimiento y evaluación del proyecto.

Este requisito lo debe tener claro lo alcaldía a la hora de recibir una obra.

43

Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

c)

El papel del Comité de Desarrollo Municipal

También el CDM debe evaluar, pero todo el presupuesto municipal. Para eso debe tener a mano información necesaria y constatar que los proyectos seleccionados para ejecutarse en el año hayan sido ejecutados y que se hayan respetados los montos previstos para proyectos y para los gastos operativos de la alcaldía. En el CDM tenemos que ver 4 aspectos: 1.

Que los proyectos incluidos en el Plan de Inversión Anual hayan sido ejecutados en tiempo y forma. Aquí debemos utilizar los resultados de las evaluaciones que hicieron las comunidades.

2.

Que los gastos operativos se hayan mantenido en el monto previsto.

3.

Monto de recaudación, ver si es igual, menor o mayor a lo que se había previsto. Si fue mayor ver en qué se invirtió la diferencia y si fue menor conocer las medidas tomadas.

4.

Nivel de participación del CDM en la discusión del informe de cierre del presupuesto municipal.

A continuación les presentamos una matriz con una lista de preguntas que ayudan a la evaluación del presupuesto ejecutado.

Aspecto Cumplimiento del presupuesto de ingresos. ¿Se recaudó el monto presupuestado? ¿Se cumplió con la recaudación de los ingresos tributarios? ¿En cuáles no se cumplió y en cuáles se sobre cumplió? ¿Se cumplió con la recaudación del IBI?

44

Respuesta

Por qué

Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

Aspecto

Respuesta

Por qué

¿Se recaudaron las tasas por los servicios municipales? ¿Se recibió el monto total de las transferencias? ¿Se obtuvo algún préstamo? ¿De quién? ¿Cuál fue el monto? ¿Para qué uso?

Cumplimiento del presupuesto de egresos. ¿Se ejecutó el monto total presupuestado para gastos? ¿Se cumplió con el monto del presupuesto de gastos corrientes? ¿Se ejecutó el monto total programado para las inversiones? ¿Se ejecutaron los proyectos aprobados para cada sector? ¿Quedaron préstamos pendientes de pago para el próximo período? ¿Fueron aprobados en consulta ciudadana? ¿Se realizaron modificaciones al presupuesto? ¿Se mantuvieron dentro del 5% aprobado por la ley? ¿Se realizaron evaluaciones trimestrales con la participación ciudadana? ¿Cuántos proyectos beneficiaron a las mujeres? ¿Cuántos proyectos beneficiaron a los niños y niñas del municipio?

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Cuaderno 3: Seguimiento físico y financiero de la ejecución de los proyectos

Aspecto ¿Cuántos proyectos beneficiaron a las personas con discapacidad? ¿Cuántos proyectos beneficiaron a los pueblos indígenas?

Cumplimiento de la ejecución de las inversiones ¿Se ejecutaron todos los proyectos del PIA? ¿Qué proyectos no se finalizaron? ¿Se van a incluir como “proyectos de arrastre” para el siguiente año? ¿A qué sectores no beneficiaron?

46

Respuesta

Por qué

Caja de Herramientas para participar en el Presupuesto Municipal

IV. Bibliografía 1.

Asamblea Nacional de Nicaragua (2007). Compendio de Leyes Municipales. Managua

2.

INIFOM (2004). La Participación Ciudadana en la Planificación del Desarrollo Local. Managua.

INIFOM (S/A). Cartillas para la Planificación Municipal. Managua.

3.

4.

PNUD (1993). Informe sobre Desarrollo Humano 1993. UNDP-CIDEAL, Madrid

47

Soy el cuarto y último de los cuadernos, mi nombre es “Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Física y Financiera de los Proyectos del Plan de Inversión Anual”, soy parte de la “Caja de Herramientas”, elaborada por La Red Nicaragüense por la Democracia y el Desarrollo Local (RNDDL).

Yo te hablo de la última etapa del proceso de formulación del presupuesto municipal, esta consiste en la ejecución Física y Financiera, la que se inicia el primero de enero y finaliza el 31 de diciembre del mismo año. Esta ejecución consiste en el desarrollo de proyectos que se espera, se realicen en tiempo y forma y con la calidad necesaria, por ello es muy importante el seguimiento y la evaluación desde las propias comunidades que somos dueñas de esos proyectos.

En la ejecución de los proyectos en nuestra comunidad debemos estar pendientes de la cantidad de dinero que se gastará en el proyecto, la calidad de los materiales que tienen que usar, el tiempo previsto para la ejecución de la obra. La idea es que estemos atentos y atentas para que el dinero de nuestro municipio sea aprovechados al máximo, y también para que evitemos la corrupción.

Quiero decirte que los cuatro cuadernos que conformamos la Caja de Herramientas deseamos servirte como guía que te apoye en la gestión del desarrollo de tu comunidad; si cuando nos uses sentís que te hemos servido, eso nos hará sentir muy satisfechos y satisfechas con el esfuerzo que hemos hecho.

Finalmente, quiero pedirte que si ves que nos hace falta algo, te pongas en contacto con la organización que te entregó esta caja y le digas cuáles dudas tenés y si se te ocurre alguna de idea de cómo responderla, también, se la digas; de manera que vos también me ayudas a seguir mejorando.