Ilion Nieuws

12 Mei 2023: een nieuwe vacature, Secretaris van het Ilion Bestuur

Tijdens de ALV van 12 mei 2023 zal ik aftreden als secretaris. In een eerder stadium heb ik de achtergrond van dit besluit uiteengezet. De vereniging heeft dus een nieuwe secretaris nodig en deze kandidaat kan dus in diezelfde ALV worden benoemd!

De functie van Secretaris lid van het bestuur? Wat houdt dat eigenlijk in? Wat komt daar zoal bij kijken, welke kwaliteiten en eigenschappen heb je? Ik zal dat in het kort uitleggen:

Je bent een spin in het web, je bent een katalysator en verbinder. Je bent in wezen de motor van het bestuur. Daarnaast: je hebt uitstekende kennis van de NL taal in woord en schrift. Gevraagd wordt een secretaris die affiniteit heeft met atletiek en sport in het algemeen, die het sociale belang erkent van een vereniging, die waardering heeft en dat ook uitdraagt voor de vele vrijwilligers binnen onze vereniging. Samen met de overige leden van het bestuur geef je sturing aan de vereniging, je kent veel mensen en je verbindt mensen met elkaar. Met je medebestuursleden leg je verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering (ALV). Veel van de werkzaamheden kun je ‘remote’ doen. Toch is het van belang dat je regelmatig fysiek aanwezig bent bij ARV Ilion, zichtbaarheid, toegankelijkheid en bereikbaarheid zijn belangrijke elementen in deze functie. Je bent een evenwichtige persoonlijkheid, je kan goed luisteren en je kan boven de partijen staan. Conflictsituaties ga je niet uit de weg, je houdt niet van losse eindjes en zorgt dat acties e.d. helder en duidelijk zijn voor de actie-eigenaar en ook door de actie-eigenaar worden geaccepteerd, inclusief commitment voor het behalen van deadlines.

Functie Omschrijving

• Samen met de andere leden van het bestuur het beleid van onze vereniging bepalen en mede zorgdragen voor de implementatie van meerjarenbeleidsplan;

• Zorgdragen voor de interne communicatie, afhandelen/coördineren en/of delegeren van inkomende mail op info@ilion.nl;

• Zorgdragen voor de externe communicatie (buiten de externe communicatie door de Commissie Communicatie Sponsoring & PR).

• Het verzorgen van de maandelijkse nieuwsbrieven aan alle leden

• Het voorbereiden, agenderen en verslaglegging van de bestuursvergaderingen (ongeveer 10 per jaar), voorzittersoverleg vergaderingen (ongeveer 4 per jaar) en de ALVs (2x per jaar).

• Zorgen dat de bestuurlijke verplichtingen uit statuten en reglementen worden nageleefd. Denk hierbij aan besluitvormingsprocessen, verkiezingen, kandidaatstellingen, leveren van het jaarverslag.

• Zorgen voor een goede verslaglegging en archivering.

• Je bent aanspreekpunt namens het bestuur voor de CBAM, CCSPR. Verder ben je eindverantwoordelijk voor de Ledenadministratie waarbij de operationele uitvoering ervan is gedelegeerd.

• Je kan goed overweg met escalaties, en je kan ook goed de-escaleren.

• Omdat je bestuurslid bent, wordt je geregistreerd bij KvK onder ARV Ilion.

Het tijdsbeslag dat met dit secretariaat is gemoeid, bedraagt gemiddeld 4 uur per week mocht je nog een studie of beroep ernaast hebben. Dit gemiddelde is dus wel een minimum. Heb je meer tijd tot je beschikking? Dan kun je je helemaal uitleven natuurlijk. De bestuursleden worden voor een periode van drie jaar gekozen.

Heb je interesse en wil je je kandidaat stellen? Of wil je meer informatie?

Neem dan op of vóór 25 april 2023 contact op met Lex de Ruiter.

Dit kan via email (secretaris@ilion.nl) of telefonisch (0655127782).

PS: In November 2023 zal onze voorzitter aftreden, dus deze functie komt later dit jaar ook beschikbaar. De functiebeschrijving zal in 1 van de komende Sprintjes worden gepubliceerd. Hetzelfde geldt voor de penningmeester I en II. We weten dat er minimaal 1 positie hiervoor in 2024 vrijkomt maar mogelijk zelfs allebei. Omdat augustus/september –budgetronde - een mooie gelegenheid vormt om aan deze rol te kunnen ruiken, zal deze functiebeschrijving ook binnenkort al worden gepubliceerd.