VEDTÆGTER FOR FORENINGEN AF OFFENTLIGE INDKØBERE (stiftet 17. januar 1985) §1
§2
Navn Stk. 1.
Foreningens navn er: IKA - foreningen af offentlige indkøbere.
Stk. 2.
Foreningens hjemsted besluttes af bestyrelsen.
Stk. 3.
Sekretariatet varetager de daglige arbejdsopgaver. Formanden er sekretariatets nærmeste leder.
Formål og virke Stk. 1. Foreningens formål er at øge interessen for indkøbsfunktionen, at højne den indkøbsfaglige standard og at bidrage til effektivisering af arbejdet i denne funktion inden for organisationer, der er ordregivere i henhold til EU’s udbudsdirektiv. Foreningen skal samtidig være interesseorganisation i forhold til det offentlige og offentlig retlige indkøbsområde. Stk. 2.
§3
Formålet søges bl.a. fremmet ved: • At afholde medlemsmøder med foredrag og erfaringsudveksling. • At afholde kurser og konferencer. • At etablere ERFA-grupper. • At etablere IKA-netværk med leverandører. • At søge politisk indflydelse. • At deltage i høringsprocesser. • At være til stede i politiske udvalg og deltage, som professionel sparringspartner. • At etablere kontakt med beslægtede organisationer i ind- og udland.
Medlemskab Stk. 1. Som A-medlem (personligt medlemskab) kan optages enhver person, som er ansat i en organisation, der betragtes som ordregiver i henhold til EU’s udbudsdirektiver, og som er beskæftiget med indkøbsarbejde, herunder udbuds - og indkøbsstrategi, udbud, e-handel eller controlling. A-medlemmer: • Kan stemme til generalforsamlingen. • Kan opstille til bestyrelsen. • Øvrige medlemsbetingelser besluttes af bestyrelsen og fremgår af forretningsordenen. Stk. 2.
Som B-medlem kan en organisation, der betragtes som ordregiver i henhold til EU's udbudsdirektiver optages med et eller flere virksomhedsmedlemskab/-er.
Side 1 af 7
Det en forudsætning for B-medlemskab, at der i organisationen er mindst ét Amedlem. B-medlemmer: • Kan deltage i foreningens generalforsamling men ikke stemme. • Øvrige medlemsbetingelser besluttes af bestyrelsen og fremgår af forretningsordenen. Stk. 3.
Som seniormedlem (personligt medlemskab) kan optages enhver person, der på tidspunktet for sin pensionering/efterløn var medlem af IKA. Seniormedlemmer kan deltage på foreningens generalforsamling uden stemmeret, hvis medlemmet tidligere har været A eller B medlem. Bestyrelsen fastsætter i sin forretningsorden øvrige medlemsbetingelser. Seniormedlemmer: • Kan deltage i generalforsamlingen, såfremt medlemmet tidligere har været A eller B-medlem. • Kan ikke stemme på generalforsamlingen. • Øvrige medlemsbetingelser besluttes af bestyrelsen og fremgår af forretningsordenen.
Stk. 4
Som studentermedlem kan optages fuldtidsstuderende og nyuddannede, som har/har haft relevante indkøbsfag, som eksempelvis jura, logistik og økonomi. Studentermedlemskabet kan fortsætte indtil studentermedlemmet opfylder betingelserne for at blive A – medlem eller får anden ansættelse af enhver art. Studentermedlemsskabet ophører uanset ovennævnte senest 2 år efter endt uddannelse. Studentermedlemmer kan ikke deltage på generalforsamlingen. Øvrige medlemsbetingelser besluttes af bestyrelsen og fremgår af forretningsordenen.
§4
Stk. 5.
Generalforsamlingen kan efter indstilling fra bestyrelsen udnævne personer til æresmedlemmer, såfremt de har ydet en særlig indsats for foreningen.
Stk. 6.
Bestyrelsen skal godkende anmodninger om optagelse i foreningen.
Udmeldelse eller ændring af medlemskab Stk. 1. Udmeldelse eller ændring af medlemskab kan kun ske skriftligt til en kontingentperiodes ophør. Kontingentperioden løber fra 1. januar til og med 31. december. Stk. 2.
Det er muligt for en ordregiver, at overdrage et eksisterende medlemskab fra en fratrådt medarbejder til en nyansat. Overdragelsen af et medlemskab skal ske skriftligt til den 1. i en måned
Side 2 af 7
§5
Udelukkelse Stk. 1. Foreningen kan udelukke et medlem, der handler imod foreningens interesser. Udelukkelse kan kun finde sted på en generalforsamling, når beslutningen herom vedtages med en majoritet på 2/3 af de fremmødte.
§6
Generalforsamlingen Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Stk. 2.
Ordinær generalforsamling afholdes senest med udgangen af marts måned.
Stk. 3.
Den ordinære generalforsamlings-dagsorden skal omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning for det forløbne år. 3. Forelæggelse af det reviderede og af bestyrelsen underskrevne regnskab for det forløbne år. 4. Forslag til budgetramme for det kommende regnskabsår fremlægges til godkendelse. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af: a. Formand. b. Økonomiansvarlig. c. Øvrige bestyrelsesmedlemmer. d. Suppleanter. 7. Eventuelt.
Stk. 4.
Forslag til dagsordenens pkt. 5 skal, for at blive behandlet på den ordinære generalforsamling, være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før.
Stk. 5.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes på bestyrelsens foranledning eller på skriftlig anmodning til denne fra mindst 1/3 af medlemmerne.
Stk. 6.
På en ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de(t) forslag, der har foranlediget dens indkaldelse.
Stk. 7.
Indkaldelse til generalforsamling skal foretages med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden, tid og sted for afholdelse af generalforsamlingen samt meddelelse om afgående bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Indkaldelsen skal sendes til hvert enkelt A, B og seniormedlem pr. brev eller e-mail. Senest fem arbejdsdage før afholdelsen af generalforsamlingen offentliggøres følgende på foreningens hjemmeside: Indkomne forslag. Regnskab for det forgangne år. Side 3 af 7
Forslag til budgetramme for det kommende år. Stk. 8.
Der udarbejdes et beslutningsreferat fra generalforsamlingen. Referatet underskrives af formanden og dirigenten og offentliggøres på hjemmesiden SENEST 6 uger efter afholdelsen af generalforsamlingen.
Stk. 9.
Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme.
Stk. 10. Valg eller beslutninger i henhold til vedtægterne foregår ved håndsoprækning, medmindre ét eller flere medlemmer kræver skriftlig afstemning. Beslutninger på en generalforsamling træffes ved almindeligt stemmeflertal. Dog kræves til vedtagelse af vedtægtsændringer 2/3 af de angivne og mindst 1/4 af samtlige stemmeberettigede medlemmers stemmer. Opnår et forslag om vedtægtsændringer den krævede majoritet af de afgivne, men ikke af samtlige medlemmers stemmer, skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, der afholdes senest 6 uger derefter med vedtægtsændringsforslaget/ene som eneste punkt på dagsordenen. På den ekstraordinære generalforsamling kan forslag, uanset antallet af de fremmødte, vedtages med en majoritet på 3/4 af de afgivne stemmer.
§7
Valgbar til bestyrelsen Stk. 1. Til valg kan opstille A-medlemmer. Såfremt et A-medlem ønsker at opstille men ikke kan deltage på generalforsamlingen, kan medlemmet opstille ved fuldmagt. Fuldmagten skal fremsendes pr. mail til sekretariatet og være fremkommet inden generalforsamlingens begyndelse. Fuldmagten skal indeholde følgende oplysninger: • Fornavn og efternavn • Stillingsbetegnelse • Ansættelse • Evt. en kort redegørelse for hvorfor vedkommende stiller op til bestyrelsen. Stk. 2.
Bestyrelsen vælges i overensstemmelse med nedenstående rækkefølge i det omfang, medlemmerne er på valg. a. Formanden: Formanden er på valg hvert andet år (ulige år). Formanden vælges på generalforsamlingen ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed foretages lodtrækning. I tilfælde af at formanden går i utide, konstitueres næstformanden indtil næste ordinære generalforsamling. b. Økonomiansvarlig: Den økonomiansvarlige er på valg hvert andet år (lige år). Den økonomiansvarlige vælges på generalforsamlingen ved almindeligt stemmeflertal.
Side 4 af 7
I tilfælde af stemmelighed foretages lodtrækning. I tilfælde af at den økonomiansvarlige går i utide, konstitueres et af bestyrelsen udpeget bestyrelsesmedlem, indtil næste ordinære generalforsamling
c. Øvrige bestyrelsesmedlemmer: Øvrige bestyrelsesmedlemmer er på valg hvert andet år, således to afgår i lige år og tre i ulige år. I det omfang antallet af kandidater overstiger antallet af ledige pladser i bestyrelsen, afholdes skriftlig afstemning. Hver deltager skal afgive stemme på det antal kandidater, som er på valg. Kandidaterne vælges herefter i forhold til det antal stemmer, de har modtaget, og i forhold til antal valgbare pladser. I det omfang, der er stemmelighed mellem to kandidater, og der kun er én ledig plads som medlem af bestyrelsen, afgøres valget mellem de to ved lodtrækning d. Suppleanter: Suppleanter er på valg hvert år. 1. og 2. suppleant er begge opstillet samtidig. I det omfang antallet af kandidater overstiger antallet af ledige pladser som suppleant til bestyrelsen, afholdes skriftlig afstemning. Hver deltager skal afgive stemme på det antal kandidater, som er på valg Kandidaterne vælges herefter i forhold til det antal stemmer, de har modtaget, således at den med flest stemmer bliver 1. suppleant, og den med næstflest bliver 2. suppleant. I det omfang, der er stemmelighed mellem to kandidater, og der kun er én ledig plads som suppleant til bestyrelsen, afgøres valget mellem de to ved lodtrækning. Stk. 3.
§8
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Bestyrelsen Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse på 7 A-medlemmer. Stk. 2.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand.
Stk. 3.
Der skal afholdes ordinært bestyrelsesmøde min. 4 gange om året.
Stk. 4.
Bestyrelsen er ulønnet.
Stk. 5.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og ansætte lønnet hjælp.
Stk. 6.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk. 7.
Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for IKA-netværk, herunder størrelsen af betalingen for medlemskab af netværket Side 5 af 7
Stk. 8.
Suppleanterne deltager i bestyrelsens møder med taleret. Suppleanterne har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne. En suppleant indtræder i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, eller hvis et bestyrelsesmedlem i en længerevarende periode ikke kan deltage i bestyrelsens arbejde.
Stk. 9.
Frikøb af bestyrelsesmedlemmerne til mødeaktiviteter og arrangementer Et bestyrelsesmedlem herunder både stemmeberettiget medlemmer samt suppleanter forventes, at deltage i nedenstående aktiviteter uden, at der kan opnås mulighed for frikøb: Bestyrelsesmøder Udvalgsmøder Årskonference IKA Indkøbsjura Øvrige IKA Arrangementer efter eget valg Der vil være mulighed for, at et bestyrelsesmedlem eller suppleant kan blive frikøbt fra arbejdspladsen, hvis man over en periode som repræsentant for IKA deltager eller indgår i eks: Udvalgsarbejde som IKA inviteres til at deltage i, med det formål at udarbejde eller revidere lovgivning/vejledninger m.m. som har relevans for offentlige indkøb Særlige projekter igangsat af bestyrelsen eks. udarbejdelse af IKA skabeloner Frikøb skal i alle tilfælde besluttes af bestyrelsen og skal fremgå af et bestyrelsesreferat. Der afregnes max. for 7,4 timer pr. dag uanset om der er medgået mere tid Kommer tidsforbruget ikke op på 7,4 timer, afregnes for faktisk tid Satsen der afregnes efter vil være den enkeltes timeløn inkl. sociale omkostninger Afregning for frikøb sker til det enkelte bestyrelsesmedlems arbejdsplads og ikke til bestyrelsesmedlemmet. Bestyrelsesmedlemmets arbejdsplads skal fremsende opgørelse af fri-købstimer og elektronisk faktura til IKA.
§9
Regnskab Stk. 1. Foreningen engagerer en statsautoriseret eller registreret revisor til at revidere foreningens regnskab. Stk. 2.
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Stk. 3.
Den økonomiansvarlige foranlediger, at regnskabet føres og afsluttes samt revideres og kontrollers af foreningens revisor.
Side 6 af 7
Det reviderede regnskab forelægges bestyrelsen til underskrift inden generalforsamlingen. På generalforsamlingen fremlægges det af bestyrelsen underskrevne regnskab.
§ 10 Tegningsret Stk. 1. Foreningen tegnes af formanden. I formandens fravær af næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem.
§ 11
Hæftelse Stk. 1. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue/egenkapital. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse. Ingen medlemmer eller bestyrelsen kan påtage sig personlig kaution for foreningens forpligtelser.
§ 12. Kontingent Stk. 1. Reguleringen af det årlige kontingent sker med den af KL udmeldte prisfremskrivningsprocent. Yderligere reguleringer I kontingentet ud over ovenstående procent, skal godkendes på generalforsamlingen. Der rundes op til hele kroner. Stk. 2.
Kontingentet for seniormedlemmer er 200 kr. Kontingentet reguleres ikke årligt men kan foreslås ændret på generalforsamlingen.
Stk. 3.
Bestyrelsen kan i særlige tilfælde bevillige et medlem hel eller delvis fritagelse for kontingentbetaling.
§ 13 Opløsning Stk. 1. Beslutning om foreningens opløsning kræver samme fremgangsmåde som ved en vedtægtsændring, jf. § 6 stk. 10. Stk. 2.
Vedtages foreningens opløsning, vælges én eller flere likvidatorer, der sammen med bestyrelsen skal sørge for afvikling af foreningens aktiver.
Stk. 3.
Foreningen kan først betragtes som opløst, når eventuelle midler og andre aktiver er afviklet. Eventuelt udestående afregnes forinden.
*** Således vedtaget på den stiftende generalforsamling i Roskilde, den 17. januar 1985. Senest revideret på Generalforsamling i København den 13. marts 2019.
Side 7 af 7