Guía para el Proceso de Handover en las Asociaciones Locales

Guía para el Proceso de

Handover en las Asociaciones Locales

IFMSA-PERU EQUIPO DE TRABAJO Contenido y redacción Grace Nicole Huertas Vilca (VPM) Ashly Fatima Castañeda Morales Luis Fabio Gonzales Morales

Diseño Ashly Fatima Castañeda Morales

ACTUALIZACIÓN Diciembre del 2021

La Federación Internacional de Asociaciones de Estudiantes de Medicina - Peru (IFMSA-PERU, por sus siglas en inglés) es una organización sin fines de lucro que representa a estudiantes de medicina peruanos. IFMSA-PERU fue fundada en 1999 y actualmente se encuentra conformada por 28 Asociaciones Locales (ALs) presentes en diversas facultades de medicina de distintas ciudades del país.

A través de entrenamientos, capacitaciones e intercambios, IFMSA-PERU busca brindar nuevas herramientas y conocimiento a los estudiantes de medicina para el desarrollo de nuevas capacidades de manera integral y una sensibilización frente a otras culturas y sus problemáticas de salud.

IFMSA-PERU se encuentra afiliada a IFMSA, organización no gubernamental reconocida en el sistema de las Naciones Unidas y la Organización Mundial de la Salud, además de trabajar en colaboración con la Asociación Médica Mundial y otros entes relacionados a la salud.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD Esta publicación contiene los puntos de vista colectivos de diferentes colaboradores, las opiniones expresadas en esta publicación son las de los autores y no necesariamente reflejan la posición de IFMSA-PERU. La mención de marcas específicas o ciertos productos no implica que estén avalados o recomendados por IFMSA-PERU, sobre otros no mencionados.

Esta es una publicación oficial de IFMSA-PERU © 2021

Nota IFMSA-PERU ha tomado todas las precauciones necesarias para verificar la información contenida en esta publicación. Sin embargo, el material publicado se distribuye sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita.

La responsabilidad de la interpretación y el uso del material aquí contenido recae en el lector. Algunas de las fotografías y gráficos utilizados en esta publicación son propiedad de sus respectivos autores. Hemos tomado todas las consideraciones para no violar sus derechos

ÍNDICE

Definición

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Recomendaciones generales

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Recomendaciones de temas a abordar

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Definición de Handover Proceso sistemático, continuo y completo de la entrega de material, funciones, contacto, conocimiento y procedimientos de la Asociación Local a una nueva gestión electa o a sus representantes equivalentes; lo cual buscará consolidar la memoria institucional de la organización.

Recomendaciones generales Asignar una persona o equipo responsable del continuo seguimiento del proceso de handover, de preferencia un miembro del consejo o junta directiva local electa. y saliente. (por ejemplo: Presidente y Presidente electo) Organizar la información básica y esencial para cada cargo en un documento resumen y compartirlo previo al inicio de las reuniones. (Anexo) Acordar reuniones generales entre consejo o junta directiva local electa y saliente. (Recomendación: 1 como mínimo) Acordar reuniones en pares para el proceso de handover. (Recomendación: 2 como mínimo) Realizar un check list sobre los puntos a tratar en el handover y crear la agenda de las reuniones en base a este.

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Recomendaciones de temas a abordar 1. Datos Generales Permite tener información básica para iniciar la gestión. Esto ayudará a una correcta memoria institucional sobre el proceso de handover para futuras consultas.

Se recomienda incluir: Nombre completo de quien asume el cargo.

Cargo por asumir.

Periodo de gestión.

Fecha de inicio y final del proceso de handover.

2. Entrega de e-mail y cuentas vinculadas Las cuentas oficiales permiten mantener una comunicación formal y eficiente dentro la gestión. Mantener cuentas institucionales es fundamental para crear líneas de comunicación entre el consejo directivo local y nacional, mejorando la imagen institucional de la asociación local.

Los puntos propuestos son: Entrega de correo oficial, actualización de la firma y breve explicación de los códigos utilizados para los asuntos. En caso no se tenga, se recomienda crear uno.Asimismo, de contar con un correo oficial para el equipo local, incluirlo en este proceso.

En caso se use google drive, onedrive u otra aplicación de almacenamiento virtual, se debe realizar una breve explicación de las carpetas utilizadas y su organización.

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Entrega de usuarios y contraseñas de cuentas oficiales de redes sociales (facebook, instagram, etc).

Notificación de cualquier otra cuenta vinculada al correo entregado como por ejemplo, cuentas de plataformas de diseño o de organización de reuniones.

Activar o actualizar la verificación en dos pasos junto al cambio de contraseñas en las cuentas oficiales.

Para mayor información pueden revisar la siguiente capacitación de Manejo de Gmail y Google-suite: AQUÍ

3. Revisión de documentos oficiales Esta revisión permite profundizar el conocimiento acerca de los documentos de la Asociación Local y específicos del cargo a asumir.

Estos deben conservarse y ordenarse en un carpeta accesible para todo el nuevo consejo o junta directiva local.

Se recomienda: Realizar una presentación de los documentos institucionales, haciendo énfasis en el Estatuto de la Asociación Local y los reglamentos que estén en vigencia. Se debe explicar a profundidad los títulos relevantes para el cargo.

Comunicar la cantidad de documentos en proceso y lo necesario para su culminación o actualización.

Recolección de ideas para nuevos documentos. Se pueden hacer sugerencias en base a las necesidades observadas por el miembro saliente.

De existir documentos específicos del cargo, estos se deben revisar en las reuniones de pares.

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4. Respecto a la organización de IFMSA-PERU Las Asociaciones Locales tienen un trabajo directo con IFMSA-PERU, por lo que es importante que el nuevo consejo o junta directiva local tengan conocimiento básico sobre la organización. Por esto, se propone hacer una breve explicación de lo siguiente: Estructura: Permite tener un panorama general de la relación que existe entre su cargo y su homólogo nacional.

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Asambleas Generales: Se debe explicar la importancia del involucramiento de la Asociación Local en estos eventos y las diferencias entre Ordinarias y Extraordinarias, así como el rol que tienen durante ellos.

Para mayor información sobre las Asambleas, pueden revisar el Manual de Asambleas y el Manual de Plenarias de IFMSA-PERU. Documentos oficiales: Se sugiere presentar el Estatuto y el Reglamento Interno a todo el consejo o junta directiva local electa. El representante de la Asociación Local debe conocer estos documentos para tener una participación activa dentro de IFMSA-PERU.

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Los manuales son documentos que guian ciertos procesos internos de nuestra organización. Tenemos un total de 19.

Manual de Plenarias.

Manual de Asambleas Generales.

Manual Básico de Actividades.

Manual de Construcción de Capacidades.

Manual de Nuevas Tecnologías.

Manual de Graduados.

Manual de Identidad Corporativa.

Manual de Finanzas.

Manual de Gestión Documentaria.

Manual del Oficial Local: How to LPO, How to LOME, How to LORP, How to LORA, How LEO, How to LORE. Manual de Proceso de Intercambios.

Manual de Calidad Académica en Intercambios.

Manual de Pre Departure Training (PDT) / Pre Exchange Training (PET).

Manual de Upon Arrival Training (UAT)

Oportunidades: Surgen en determinados momentos de la gestión y son compartidas a los correos institucionales de las Asociaciones Locales y en las redes sociales oficiales de IFMSA-PERU. Dentro de ellas tenemos: Actividades e Iniciativas Nacionales Convocatorias para SWGs, Task Forces, Comisiones de Política y Delegaciones internacionales.

Convocatorias para ser observers de eventos Recuerda tomar en cuenta las indicaciones brindadas al momento de aperturar dichas convocatorias.

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5. Respecto a la organización de IFMSA Si bien la presente es una guía para el handover a nivel local, es importante la explicación respectiva sobre el manejo a nivel internacional. Por esto se propone hacer una breve explicación de IFMSA. Estructura:

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Asambleas: Son eventos a nivel internacional para tomar decisiones sobre el futuro de la organización. Además, se comparten sesiones de capacitación por cada comité permanente y para gestión de NMOs. Asambleas Generales: Son dos y se desarrollan en el mes de marzo: March Meeting, y agosto: August Meeting.

Asambleas Regionales: Se da una por cada región. En el caso de las Américas, se desarrolla en el mes de Enero.

Americas Regional Meeting 2020 - Curitiba, Brazil

August Meeting 2019 Taiwán

Para mayor información sobre IFMSA Internacional, pueden revisar la siguiente capacitación: AQUÍ

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6. Respecto a la asociación local Se debe precisar una explicación sobre los siguientes puntos: Estructura local: Se debe asegurar que cada miembro del consejo o junta directiva local electa conozca a los responsables de cada área con el fin de iniciar trabajo colaborativo.

Procesos para la toma de decisiones: Se deben especificar los órganos de gobierno y las figuras a seguir frente a situaciones que comprometen la imagen de la organización.

Actividades: Procesos relacionados a: Planificación, organización, desarrollo y seguimiento.

Postergación, cambio de horario y/o cancelación de actividades.

Para tener mayor información se puede revisar el Manual Básico de Actividades de IFMSA-PERU Se debe compartir el enlace (aquí) para reportar la actividad a nivel nacional.

Reuniones: Online Meetings (OLM) del Consejo Directivo, Comité Ejecutivo, dentro de los Equipos Nacionales o según corresponda.

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Miembros: Comentar la categorización de miembros y sus diferencias.

Determinar la forma y vías de comunicación a través de las que se contactan con ellos.

Finanzas: Comentar la situación financiera actual y presentar el balance económico.

Construcción de capacidades: Explicar brevemente el contacto con VPCC nacional y la organización de entrenamientos.

Comentar la cantidad de entrenadores con los que se cuenta y las colaboraciones que se han realizado con otra ALs. Imagen Institucional e identidad corporativa: Revisar las redes sociales actuales y comentar sus usos específicos. Comentar el manejo de los logos oficiales dentro y fuera de la organización.

Solicitud de documentación: Oficios, cartas de presentación, certificación, entre otros.

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Asambleas locales: Enfocarse en los preparativos, líneas de tiempo a seguir y responsabilidades asignadas. No olvidar que, de ser necesario presentar algún reporte u otro documento que condicione la participación o los derechos durante la asamblea, es de importancia mencionarlo.

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7. De las responsabilidades con IFMSA-PERU El representante de la Asociación Local frente a IFMSA-PERU debe conocer las responsabilidades que tiene con la federación y su involucramiento.

Categorización: Existen categorías para las Asociaciones Locales: Titulares, Ordinarias y Candidatas. De ellas, solo la primera cuenta con voto dentro de las Asambleas Generales, para ello la AL debe cumplir con: Completar el reporte de la Asociación Local

No tener deudas

Contar con al menos 3 comités permanentes activos.

A continuación los explicaremos a profundidad: Reporte de Asociaciones Locales: Este reporte debe ser enviado 7 días calendarios antes del inicio de la primera plenaria de cada Asamblea General Ordinaria del periodo directivo actual.

El Vicepresidente de Miembros o un miembro del Comité Ejecutivo Nacional solicitará el llenado del reporte al correo oficial de la Asociación Local.

Se recomienda recopilar la información solicitada con apoyo de su consejo o junta directiva local.

Criterios de Actividad Para que un comité permanente local pueda considerarse activo, debe cumplir con todos los criterios de actividad. Estos tienen un período de aplicación de 4 meses en cada mitad de gestión desde el envío final del Booklet por parte del Vicepresidente de Miembros.

Para mayor información, pueden revisar el Reglamento Interno y el Booklet de criterios de actividad.

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Representación en Asambleas: Toda Asociación Local puede contar con representación en las Asambleas Generales de IFMSA-PERU. En las Asambleas Generales Extraordinarias, sólo se solicita la participación de un único miembro representante. Para las Ordinarias, se puede contar con una delegación.

II AGE IFMSA-PERU 2021

XXXIX AGO 2019 Trujillo, Perú

XL AGO 2020 Arequipa, Perú

Involucramiento: De manera regular, el Consejo Directivo de IFMSA-PERU requiere la participación de las Asociaciones Locales solicitando su colaboración para brindar inputs a documentos, propuestas o nuevas iniciativas, así como el llenado de formularios (matriz de necesidades, feedback de algunos eventos, consultas sobre temas específicos, etc.).

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8. Respecto a la representatividad externa Se debe abordar la situación actual y hacer una breve explicación de los siguientes puntos: Externals con los que se trabajo durante la gestión previa (Nombre, Contacto, Beneficios-Dificultad) Stakeholder Mapping de Externals Potenciales Externals con los que se podría trabajar en la nueva gestión, así como las áreas de colaboración.

De los Acuerdos o Memorandos de Entendimiento.

Especificar el tiempo de aplicabilidad, las acciones a realizarse durante el año, y las limitaciones (de existir alguna) Conocimiento

de

Documento

de

Políticas

Nacionales y Locales Abordar la relación con la Facultad de Medicina.

Explicar la colaboración en tanto a actividades e intercambios.

9. Respecto a los Procesos de Intercambios Explicar las fechas importantes dentro del cronograma de las convocatorias y el sistema de puntajes.

Comentar el Reglamento de Intercambios y recomendar su revisión constante, ya que este documento puede modificarse en cada Asamblea General.

De tener requisitos locales adicionales, precisarlos.

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10.Evaluación de la gestión previa.

Nos permite poder hacer un análisis de la situación en la que se encuentra el cargo al finalizar la gestión previa, además de plantear recomendaciones al nuevo encargado del cargo Fortalezas del cargo Oportunidades del cargo Debilidades del cargo Amenazas del cargo Experiencias relacionadas al cargo Recomendaciones relacionadas al cargo por parte del predecesor

11. Expectativas de la gestión Se deben explicar las metas para la mitad y el final de la gestión Los planes de trabajo deben alinearse a estas expectativas en conjunto.

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Anexo 1. Nota de bienvenida e introducción a la posición 2. Descripción de las tareas y labores Las principales tareas que tendrás a cargo a través de la gestión en la posición son las siguientes:

3. Calendario general Calendario de las actividades obligatorias y generales que involucra la posición (e.g. preparativos para asambleas, revisión y elaboración de reportes de oficiales locales, reportes que debes elaborar, etc). Todo estará en formato de tabla con la siguiente información:

4. Lineamientos de comunicación Los lineamientos de comunicación son como se describen a continuación:

5. Principales actividades y documentación producida en la gestión Solo un resumen general para que tu sucesor(a) conozca si es que necesita desarrollar o repetir cualquier actividad/iniciativa, o evite repetir alguna otra que ya ha sido realizada.

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6. Principales retos enfrentados a través del periodo 7. Actividades pendientes Actividades pendientes que no fueron finalizadas a través de la gestión. También en formato de tabla:

8. Hoja de contactos 9. Tips y recomendaciones 10. Información personal para fines de contacto Nombre: Celular: Correo personal: Facebook:

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GESTIÓN 2021-2022