Mere effektiv drift via digitalisering

PropTech

Mere effektiv drift via digitalisering

Newsec Datea kan via en ny app blive gjort opmærksom på opgaver og udfordringer, der skal løses på de ejendomme, de administrerer. Flemming Wulff Hansen, driftschef hos Newsec Datea, har her fået besked om en lampe, der er gået i stykker.

Binder døren, eller er græsset på fællesarealet ikke blevet slået? Bolig- og erhvervslejere kan nu døgnet rundt gøre Newsec Datea opmærksom på opgaver og udfordringer, som de ønsker løst, via tekst og billeder. Ejendomsadministratoren har i 2018 taget de første skridt på vejen til at digitalisere driften via appen EasyFix Bolig.

Tekst: Stine Rud Skov.

Foto: Sisse Stroyer.

T

elefonopringninger fra lejere vil i løbet af 2019 blive erstattet af et par enkelte klik via appen EasyFix Bolig hos Newsec Datea. Her kan lejerne for eksempel tage et billede af en vandhane, der drypper, eller en dør, der binder, og sende det direkte til driftslederen på ejendommen. Men de kan også gøre opmærksom på noget, der ikke fungerer

12

Huset februar 2019

i hverdagen, som eksempelvis utilstrækkelig rengøring eller en skraldespand, der ikke er blevet tømt. Igennem appen kan lejerne herefter følge med i, hvornår og hvordan deres opgave bliver løst.

Digitalisering af driften er et eksempel på, at ejendomsadministratorer i stigende grad begynder at benytte sig af såkaldt property technology, hvor det at drive ejendomme kan gøres nemmere via teknologiske løsninger.

Et godt analyseværktøj Flemming Wulff Hansen er driftschef hos Newsec Datea. Ifølge ham er en af de største fordele ved appen, at det nu er muligt at dokumentere de mange opgaver, der kan opstå på en ejendom. ”Når vi modtager en henvendelse fra en lejer, kan vi løse opgaven enten ved at svare tilbage, besøge den pågældende ejendom eller videresende til en leverandør, som kvitterer, når opgaven er udført. Herefter kan vi

PropTech

App til centervagter Newsec Datea har indført en app til sine butikscentre, hvor formålet er at få overblik over og registrere de udfordringer, centervagterne støder på i løbet af dagen. Vagterne registrerer alle observationer og hændelser – eksempelvis hvis de har håndteret fulde mennesker eller butikstyve. Det giver Newsec Datea et godt indblik i, om der er bestemte tidspunkter, hvor hændelserne typisk foregår, og hvilke ugedage der er mere udsatte end andre. Med de oplysninger er det blandt andet muligt at bemande vagtplanen på den rigtige måde.

Fem fordele ved digital kommunikation med boliglejerne Appen ventes at give hurtigere meldinger om drift (og tilstand) af de administrerede ejendomme.

Ikke forventninger om besparelser på kort sigt, men mere effektiv håndtering af fejl mv.

Formentlig færre opkald og henvendelser via mail og telefon.

lukke henvendelsen. Hele dette flow dokumenteres nu via appen”, forklarer Flemming Wulff Hansen.

Newsec Dateas driftsledere har også mulighed for selv at oprette opgaver i appen, som skal løses her og nu eller på sigt.

I takt med at de forskellige opgaver bliver registreret via appen, får Newsec Datea efterhånden et godt analyseværktøj, som blandt andet kan belyse, om de enkelte ejendomme kræver noget ekstra vedligehold, eller om man bør igangsætte nogle overordnede forbedringer. Men EasyFix Bolig kan også give indblik i, hvordan ejendomsadministratorens egne driftsfolk performer, eller om

en leverandør gentagne gange ikke lever op til sine forpligtelser. ”Hvis vi får de samme klager over, at græsset ikke er slået, eller skraldespanden ikke er tømt, så kan vi nu dokumentere over for vores leverandører, at de ikke overholder vores aftale. På den måde har vi fået et godt dialogværktøj, hvor vi står stærkt”, siger Flemming Wulff Hansen.

Kvalitetsmæssig forbedring Ejendomsadministratoren kan også vælge at slå noget op på en elektronisk opslagstavle, som er tilknyttet den enkelte ejendom.

Mere tilfredse lejere = kundernes kunder.

Dokumentation af driftens performance.

Ud over sin stilling i Newsec Datea sidder Flemming Wulff Hansen blandt andet med i bestyrelsen hos Dansk Facility Management netværk og er næstformand i foreningen Dansk Facility Management benchmarking. Han har beskæftiget sig med facility management siden 1992.

13 Huset februar 2019

PropTech

”Hvis en ejendoms varmeforsyning eksempelvis står af, ville vi før i tiden kunne risikere at modtage 10-20 opkald om den samme problematik. Nu kan vi via opslagstavlen informere beboerne om, at vi arbejder på sagen”, siger Flemming Wulff Hansen.

Også ejendommens beboere kan benytte sig af opslagstavlen og eksempelvis gøre de andre beboere opmærksomme på, at der vil blive afholdt en fest i weekenden.

Endnu er appen kun tilgængelig for et udvalg af lejerne, men efter planen får alle boliglejere tilbud om appen i løbet af 2019. ”For os er målet ikke en økonomisk besparelse, men en kvalitetsmæssig forbedring for lejerne. De behøver ikke længere at ringe til et callcenter eller en driftsleder, der måske er optaget. De, der foretrækker at ringe, kan dog stadig gøre det”, siger Flemming Wulff Hansen.

Et stort skridt Flemming Wulff Hansen pointerer, at det ikke er så væsentligt, hvilket system man som

ejendomsadministrator vælger at bruge til at digitalisere sin drift. ”Ejendomsbranchen er generelt ikke særlig digitaliseret, hvis man sammenligner med andre brancher, så bare det at få sat strøm til sin drift er et stort skridt”, siger han.

Flemming Wulff Hansen understreger også, at der ikke nødvendigvis er noget teknologisk nyskabende ved at introducere en app. Det nyskabende er, at det efterhånden er muligt at få lejere i alle aldre til at bruge teknologien, da langt størstedelen af Danmarks befolkning nu har en smartphone.

Mange store industrivirksomheder og organisationer bruger i øjeblikket en del penge på digitaliseret facility management. Ifølge Flemming Wulff Hansen er det dog vigtigt at stoppe op og sætte spørgsmålstegn ved den businesscase, der ligger til grund for digitaliseringen. ”Meget af den teknologi, vi ser for øjeblikket, er noget, man introducerer, fordi man kan, og ikke fordi det nødvendigvis er

Få råd til tiden

brugbart. Teknologien skal kunne spille sammen med eksempelvis leverandører, kunder, brugere og medarbejdere for at blive en succes”. sts@ejd.dk

Hvidbog om facility management Dansk Facility Management netværk (DFM har udgivet en hvidbog med titlen ”Facility Management som digital forandringsagent”. Hvidbogen sætter fokus på de store gevinster ved digitalisering, men også de mange snubletråde.

Læs mere på www.dfm-net.dk/dendigitale-forandringsagent

Forsikringsmæglere med speciale i forsikringsløsninger til store ejendomme, andels- og ejerforeninger

Har du brug for hjælp til selskabsstiftelse, bogføring, skatteoptimering, årsregnskab, revision eller rådgivning om selskaber?Forsikringsmæglerselskabet Forsikringsmæglerselskabet assurance assurance partner a/s

… så kontakt statsautoriseret revisor Henrik Pedersen | hp@consens.dk | 5216 7749 Gl. Gl. Kongevej Kongevej 160 · 1850 Frederiksberg C Tlf. Tlf. 33 33 25 25 20 10 · Fax 33 25 20 30

www.assurancepartner.dk Vi brænder for at levere konkurrencedygti- www.assurancepartner.dk info@assurancepartner.dk info@assurancepartner.dk ge ydelser med en nærværende og proaktiv rådgivning og overholdelse af aftalte priser og Forsikringsmæglere Forsikringsmæglere tidsfrister.

med Ekspert i ejendoms-med speciale speciale ii forsikringsløsninger forsikringsløsninger forsikringer til store ejendomme, til store ejendomme, Uvildig forsikringsmægler med speciale iandelsrådgivning om forsikring af ejendomme, og ejerforeninger andels-projektansvar og ejerforeninger entreprise, og byggeskade.

Statsautoriseret Revisionsanpartsselskab

14

Huset februar 2019

Forsikringsmæglerselskabet Forsikringsmæglerselskabet a/s assurance assurance partner partner a/s C Gl. Gl. Kongevej Kongevej 160 160 ·· 1850 1850 Frederiksberg Frederiksberg C Tlf. Tlf. 33 33 25 25 20 20 10 10 ·· Fax Fax 33 33 25 25 20 20 30 30 www.assurancepartner.dk www.assurancepartner.dk info@assurancepartner.dk info@assurancepartner.dk info@assurancepartner.dk

Gl. Kongevej Kongevej 160 160 1850 1850 Frederiksberg Frederiksberg CC Gl. Tlf. 33 33 25 25 20 20 10 10 Fax Fax 33 33 25 25 20 20 30 30 Tlf. www.assurancepartner.dk www.assurancepartner.dk www.assurancepartner.dk Kontakt Niels Ole Sloth direkte 33 55 77 66 Kontakt Niels Ole Sloth Sloth direkte direkte 33 33 55 55 77 77 66 66 niels@assurancepartner.dk niels@assurancepartner.dk niels@assurancepartner.dk