RESUMÉ

Ejendomsbranchen er i gang med en spændende udvikling, som blandt andet er båret frem af de mange nye muligheder og potentialer, som ny teknologi og digitale løsninger bringer med sig. Digitalisering og branchens digitale transformation har ikke mindst fået en stor rolle, når det gælder målsætningerne om en grøn omstilling og klimaneutralitet i 2050. Det er nødvendigt at skabe en forbindelse mellem aktørernes behov og muligheder for at få de bedst mulige resultater for ejendomsbranchen og samfundet. ”Digitalisering skal ikke ske for digitaliseringens skyld, men skal løse udfordringer og udvikle samfundet”, fremgår det også af regeringens digitaliseringsstrategi (dato). Undersøgelsen og den efterfølgende analyse skaber indblik i og muligheder for at stille skarpt på ejendomsbranchens digitale potentiale – som det aktuelt opleves blandt aktører. Undersøgelsen har identificeret tre overordnede tematikker: Klima og ressourcer, kommunikation og fællesskaber samt data og systemer, som er stærkt forbundne, men behandles selvstændigt. Dette korte resumé giver et hurtigt indblik i hovedpointerne. Undersøgelsens overordnede konklusion er, at der er helt gennemgående områder, hvor både lejer og ejer ønsker tiltag, der kan gøre ejendomme grønnere og mere bæredygtige. Lejer og ejer har et fælles ønske om tiltag, der kan bidrage til at optimere ejendommens energiforbrug og indeklima. Digitalisering kan være med til at forbedre ejendomsdriften og til, at ejendommene forbruger mindre energi. Samtidig skabes der bedre vilkår for brugerne. Lejer og ejer ønsker også at forbedre og styrke kommunikationen parterne imellem samt lejerne imellem. Sidst men ikke mindst, så spiller anvendelsen af eksisterende og nye data en vigtig rolle, men hvis data skal komme til sin ret igennem de anvendte systemer, er der også behov for, at løsningerne er brugervenlige. Endelig opfordrer aktører til, at en generel opmærksomhed skal være på, at branchen afsætter tid og ressourcer til at afprøve mulige løsninger. Selv mindre skridt kan styrke branchen, og derfor er det vigtigt at få delt erfaringer og succeser bredt for at så skabt indsigt i de forskellige digitale løsninger og deres potentialer.

Viden og indsigter fra denne analyse bringes videre i øvrige leverancer i projektet ”Fokus på digitalt fokus for lejer og ejer – i et bæredygtigt perspektiv”. I ”Matchanalyse branchebehov og digitale løsninger” bliver forholdet mellem branchens behov for tiltag og tilgængelige løsningstyper undersøgt og kortlagt, og der bliver vurderet på en række parametre, der kan understøtte beslutningen om implementering af værdiskabende elementer. I kataloget, ”PropTech cases og erfaringer” bliver de identificerede behov, barrierer og potentialer eksemplificeret i praktiske erfaringer fra en række virksomheder. Her vil der, inden for hvert af de belyste temaer, blive præsenteret aktuelle løsninger og konkrete brugereksempler på virksomheder, der har prøvet kræfter med digitale løsninger inden for hvert af de nedenfor belyste temaer.

Klima og ressourcer

Ressourceforbrug

Energieffektive ejendomme er et af de væsentligste fokusområder for respondenterne i spørgeskemaundersøgelsen. Over 60 procent af ejerne oplever behov for tiltag, der kan være med til at forbedre ressourceforbruget. Hvis ressourceforbruget i ejendomme skal sænkes, så kræver det, at brugerne inddrages i processen, da deres forbrug er afgørende for at opnå mere bæredygtige ejendomme. Ud fra spørgeskemaundersøgelsen kan det fremhæves, at 75 procent af lejerne synes, at mere energieffektive boliger er et vigtigt bæredygtigt tiltag. Spørgeskemaundersøgelsen og interviews stiller skarpt på, at selvom intentionen fra ejer og interessen fra lejer er til stede i markedet, så er der aktuelle udfordringer i at sikre tilgængeligheden af de data, der er afgørende for at forstå og optimere ejendommenes ressourceforbrug.

Indeklima

Indeklima er ligesom ressourceforbrug også et område, hvor både lejer og ejer har et fælles ønske om at skabe forbedringer. 50 procent af ejerne oplever behov for tiltag, der giver ejendommens brugere bedre trivsel og skaber sundere ejendomme. Det samme gælder for 58 procent af lejerne, der mener, at forbedringen af indeklimaet er et vigtigt bæredygtigt tiltag. Undersøgelsen fastslår, at indeklima i dag er, og i endnu højere grad fremover vil være, en vigtig del af lejeoplevelsen. Brancheaktører fremhæver også, at arbejdet med indeklima fordrer et nyt udgangspunkt for arbejdet med digitale løsninger og kan bidrage til en bedre forståelse for bygningen. Samtidig giver målinger vedr. indeklima bedre viden, der kan sammenholdes med ejendommens forbrugsdata og etablere bedre grundlag for at optimere ejendommens drift og vedligehold.

ESG

Gennem interviews med aktører bliver det gjort klart, hvordan arbejdet med ESG (Environmental, Social og Governance) indtil videre primært har indfundet sig hos de større virksomheder. Det gælder også rapportering, hvor branchen stadig er i færd med at danne sig et overblik og samle den fornødne information og data. Samtidig er ESG noget, som i en nær fremtid vil påvirke alle, der ejer og beskæftiger sig med ejendomme. I spørgeskemaundersøgelsen blev ejerne spurgt til, hvordan de ser behov for forbedrende tiltag inden for de tre dimensioner af bæredygtighed: miljø, social og økonomi. Her er det tydeligt, at E’et i ESG vægtes højt med 52 procent, hvilket blandt andet skyldes, at det er kvantificerbart, og der i markedet eksisterer muligheder for at måle fx ejendommenes ressourceforbrug. S’et i ESG er mere uklart, og her nævner aktører eksempler som komfort, brugertilfredshed og styrkelse af sammenhængende fællesskaber på hvordan, der arbejdes med social ansvarlighed. G’et i ESG går videre end økonomiske forhold og omhandler blandt andet virksomhedsledelse, herunder gennemsigtighed ift. ejerstrukturer og investorer men også hvordan, der sikres, at de eksisterende investeringer i ejendomme bibeholdes under nye krav til bæredygtighed.

Eksempler på fokusområder inden for E’et af ESG: • Reduktion af CO2aftryk • Forbedret indeklima (der også berører komfort og velvære under

S’et i ESG) Eksempler på fokusområder inden for S’et af ESG: • Øget brugertilfredshed • Styrket fællesskab Eksempler på fokusområder inden for G’et af ESG: • Øget ejendomsværdi • Omkostningsreduktion Potentialet ved at arbejde med ESG fremhæves af aktører som værende, at det skaber de nødvendige forudsætninger for at arbejde med håndtering af risici samt forbedret mulighed for at bibeholde den økonomiske værdi på lang sigt. Indlemmes ESG i det strategiske arbejde, på tværs af forretningsprocesser og understøttet af digitale løsninger, vil det potentielt skabe forbedrede indblik i alt fra ressourceforbrug, lejeoplevelse og adgang til kapital.

Kommunikation og fællesskaber

Kommunikation mellem lejere, ejere og administratorer har de senere år skabt nye og andre muligheder for hvordan, der kan kommunikeres i ejendomsbranchen. Det har særligt været båret frem af mulighederne forbundet med introduktionen af digitale løsninger og platforme og af et fokus og en forventning fra lejere om en hurtig og nem kommunikation med ejere og udlejere. God kommunikation har stor betydning for brugeroplevelsen og skaber gunstige udlejningsforhold – for lejer og ejer.

Kommunikation mellem ejer og lejer

I spørgeskemaundersøgelsen svarede 74 procent af de +3.000 adspurgte lejere, at kommunikationen med ejer er væsentlig. Ejerne i undersøgelsen, blev ligeledes bedt om at forholde sig til kommunikation mellem lejer og ejer, hvor 55 procent mener, at der er behov for tiltag, der kan forbedre kommunikationen – det gælder både for erhvervs og boligejendomme. I undersøgelsen stilles der specifikke spørgsmål til digitale kommunikationsløsninger. Der eksisterer et væld af kommunikationskanaler, som i dag bruges til kontakten mellem lejer og ejer. I undersøgelsen fremhæves det, at lejere primært foretrækker sms, email og telefonopkald, men at de ikke er afvisende over for andre kanaler, fx over en app eller lejerplatform. Det fremhæves af aktører, at platforme, som kan håndtere lejekontrakter og henvendelser, kan være gavnlige supplementer til eksisterende kommunikationskanaler og bringe ejere og udlejere tættere på lejerne.

Fællesskab og kommunikation mellem lejere

For en del ejendomsejere handler det ikke kun om at styrke kommunikationen mellem lejer og ejer. Det er også blevet et mål at styrke fællesskabet i ejendommen gennem digitale fællesskaber. Når det omhandler lejernes indbyrdes kommunikation, eksisterer der også en række digitale løsninger. Hos ejerne i undersøgelsen, oplever 28 procent behov for tiltag, der kan forbedre kommunikationen mellem lejerne. Andelen stiger til 35 procent, når kun ejere med boligudlejningsejendomme svarer. Derudover kan det ud fra undersøgelsens interviews fremhæves, at der er forskel på fællesskabsdannelse og kommunikation mellem lejere alt efter, om det er eksisterende beboelsesområder eller nye bebyggelser. Ifølge aktører, ses det fx ved, at når en nybygget ejendom tages i brug, så kan grundlaget for fællesskabet etableres i samme omgang fx gennem en lejerplatform. I en eksisterende ejendom vil lejerne i stedet skulle tillægges nye vaner for, at lejerplatformen kan bidrage til at styrke det eksisterende fællesskab – to forskellige processer, hvor der er behov for forskellige indsatser. Når det lykkes at forstærke fællesskabet i en ejendom ved at understøtte kommunikation mellem lejere, kan det skabe værdi gennem større brugertilfredshed. Og det er der fokus på, når det gælder ejernes opfattelse af de optimale sociale forhold. 54 procent af ejerne i behovsanalysen oplever nemlig, at der er behov for tiltag, der kan forbedre brugertilfredsheden. Større brugertilfredshed kan være med til at fastholde lejere, og det kan skabe netværkseffekter og tiltrække lejere og holde tomgangen nede. Tilfredse lejere skaber sikkerhed for investeringen og øger ejendommens værdi.

Data og systemer

Nye digitale løsninger er afhængige af data. Det gælder data inden for alle felter og arbejdsprocesser i ejendommens cyklus. I undersøgelsen fremhæver ejendomsvirksomhederne, at der er behov for at forbedre vilkårene for at anvende data og systemer i branchen. Datas gennemslagskraft i ejendomsbranchen, såvel som øvrige brancher, er betinget af den kvalitet, der er gældende. Her er ejendomsbranchen underlagt historiske forudsætninger, hvor mange helt forskellige datakilder og systemer er blevet lagt til grund for mange forskellige aktørers beslutningsprocesser – også inden for samme arbejdsområde. Men i takt med udbredelsen af digitale løsninger, og flere datakilder med fælles standarder, er mulighederne for, at systemerne kan arbejde sammen, blevet forbedret.

Anvendelse af data

I undersøgelsen fremhæver aktører, at en forbedret dataanvendelse er stærkt forbundet med dataejerskab og tilgængelighed. I spørgeskemaundersøgelsen svarede 36 procent af ejerne, at dataejerskab er et område, der skal forbedres. Tilgængelighed af data er, sammen med dataejerskab, vigtige, når disse danner grundlag for beslutningsprocesser. 30 procent af ejerne har fokus på at forbedre datatilgængelighed. Internt i virksomheden kan det gøres ved at stille data og systemer til rådighed for alle relevante medarbejdere, så der lettere kan arbejdes på tværs af forretningsområder – ud fra et ensartet informationsmateriale og en fælles forståelse af udfordringer eller mål. Foruden tilgængelighed og ejerskab mener 38 procent af ejerne i undersøgelsen, at kvaliteten af data skal forbedres. Forbedring af datakvalitet kan ofte være en omfattende og langvarig proces, som ligger ud over den normale drift i virksomheden og kan indebære deltagelse fra flere niveauer og kompetencer i en virksomhed. Dette fremhæves også af flere aktører i interviews, og det kan være årsagen, når denne indsats nedprioriteres. I spørgeskemaundersøgelsen angav 37 procent af ejerne, at datasikkerhed er et område, der er behov for at forbedre. Ifølge brancheaktører er der behov for at styrke den måde, data anvendes og opbevares, så bl.a. sikkerheden øges. Data for lejere er en anden størrelse. I spørgeskemaundersøgelsen angav hele 75 procent af lejerne, at de er villige til at dele data om lejemålet og fx give ejer adgang til forbrugsdata. Hvis de kan føre besparelser med sig, er lejerne indstillet på at se, hvordan deres ændrede anvendelse – gennem dataanalyse – kan bidrage til en ændring i fx måden, de anvender lejemålet og forbruger energi på. Interviews med lejerne fremhævede, at de stiller krav til, hvordan disse data skal bruges, hvem der skal have adgang, og hvordan de opbevares. Aktører fremhæver gennem interviews, at arbejdet med data bør have sit eget strategiske fokus, langsigtede mål og roller, der går længere end blot forsøg og pilotprojekter. På den måde vil arbejdet med digitale løsninger og teknologier øge den interne styring, forenkle arbejdsprocesser samt understøtte besparelser på ressourceforbruget, som muligvis ikke var forventet.

Systemer

At implementere og anvende digitale løsninger er afgørende for virksomheders mulighed for at forblive konkurrencedygtige i en stadig mere digital verden. Det handler om, for ejendomsejere, at løsninger typisk kræver en del tid, ressourcer og investeringer at få implementeret og integreret i virksomheden. Ikke mindst kræves det af brancheaktører og fra ejerrespondenter i spørgeskemaundersøgelsen, at digitale løsninger kan bringes ind i og kommunikere med eksisterende løsninger og anvendte systemer samt kommunikere indbyrdes gennem åbne API’er.* Gennem interviews med aktører udtrykkes det, at en fejlagtig anvendelse, forvirring eller frustration med nye løsninger ofte fører til, at brugeren helt vil undlade at anvende løsningen, hvis det er en mulighed. Næsten halvdelen af ejerne (47 procent) oplever behov for forbedrende tiltag, der kan forbedre implementeringsprocesser for nye løsninger. Yderligere bliver det fremhævet, at der ofte er stor forskel på hvor mange forskellige løsninger, der eksisterer inden for forskellige anvendelsesområder. Det kan fx være viften af løsninger til at måle og rapportere på ressourceforbrug. Dette er i sig selv ikke en udfordring, men fokus bør være på de interne og specifikke krav eller ønsker, der er til en løsning, og på hvordan løsningerne kan sammensættes, bidrage til hinanden og samlet set skabe værdi.

Kendskabet til tilgængelige løsninger kan være en udfordring for ejerne. Det er ejerne, der har bolden, men det er ikke alle, der har det samme overblik over mulighederne. I forhold til udbuddet af løsninger er administrative systemer i højere grad kendt i markedet end andre – hvilket er naturligt, da mange ejere og administratorer har anvendt og været afhængige af systemerne igennem årtier. Det samme er ikke tilfældet for de mere avancerede samt lejerrettede løsninger. Samlet angiver 72 procent af ejerne i spørgeskemaundersøgelsen, at de ikke kender til de forskellige løsningstyper og systemer, de blev præsenteret over for – på trods af, at de inkluderede løsninger er anvendt i markedet i dag, i forskellige udstrækninger. Hvad angår de eksisterende digitale løsninger og systemer, som anvendes, mener 25 procent af ejerrespondenterne, at de er utidssvarende. Ifølge aktører skyldes det, at løsningerne og systemerne, der er udviklet til meget specifikke opgaver, er af ældre dato og ikke har haft fokus på brugervenligheden. Det kan blandt andet skabe udfordringer, når det gælder medarbejdernes effektivitet og i forbindelse med oplæring. Således mener to tredjedele af respondenterne, at der skal gøres tiltag for at forbedre brugervenligheden i de systemer, de anvender i dag. Lejernes perspektiv på eksisterende digitale løsningers brugervenlighed efterlader potentiale for forbedringer med 37 procent af lejerrespondenter, som oplever, at udlejers eksisterende digitale løsninger har en lav brugervenlighed, og langt størstedelen mener ikke, at løsningerne, som anvendes i dag, er intuitive og nemme at bruge. For erhvervslejere, især når der spørges til kontorlejere, fremhæves det i undersøgelsen, at der eksisterer gunstige muligheder for at implementere digitale løsninger, som skaber øget fleksibilitet gennem anvendelsen af lejeplatforme.

* Et API (Application Programming Interface) kan bedst beskrives som en grænseflade, der gør det muligt for flere forskellige computerprogrammer at tale sammen. https://www.salesforce.com/dk/blog/2021/03/hvaderetapi.html

Afsluttende fra undersøgelsen kan det fremhæves, hvordan organisationsstørrelse samt interne kompetencer har stor betydning for de digitale muligheder. Men det skal ikke afholde virksomheder fra at investere ressourcer i at implementere digitale løsninger. Det skal derimod ses som en vigtig læring og erfaringsdannelse, at selv små tiltag kan give stor værdi – nu og fremadrettet.