Warehouse Management Systems Dynamics Nav studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde bachelor bedrijfsmanagement afstudeerrichting Supply Chain Management campus Kortrijk academiejaar 2022-2023
Inhoudstafel
Inhoudstafel Inhoudstafel __________________________________________________________ 1 Module 4: Magazijnbeheer ______________________________________________ 3 Hoofdstuk 1 : EEN MAGAZIJNBEHEER-SYSTEEM OPZETTEN ____________________ 4 1
Magazijnbeheer instellen ____________________________________________ 4
2
Een magazijn indelen _______________________________________________ 8 2.1
Zones ______________________________________________________________ 9
2.2
Opslaglocaties (bins) _________________________________________________ 12
3
De opslaglocatie-inhoud____________________________________________ 18
4
Het magazijnbeleid ________________________________________________ 19 4.1
Standaard opslaglocaties _____________________________________________ 19
4.2
Het opslaglocatiebeleid _______________________________________________ 20
Hoofdstuk 2 : ONTVANGST EN OPSLAG ___________________________________ 25 1
Het inkooporder ingeven en vrijgeven ________________________________ 27
2
Ontvangst _______________________________________________________ 29
3
2.1
De receptiebon maken _______________________________________________ 29
2.2
De ontvangst boeken_________________________________________________ 33
Opslag van artikelen_______________________________________________ 35 3.1
Het opslagdocument opvragen en afdrukken _____________________________ 35
3.2
De opslag fysiek uitvoeren en administratief registreren ____________________ 37
Hoofdstuk 3 : PICKEN EN VERZENDEN ____________________________________ 40 1
Het verkooporder ingeven en vrijgeven _______________________________ 42
2
Picking en verzending ______________________________________________ 43 2.1
Het magazijnverzenddocument (de magazijnbon) _________________________ 43
2.2
Het pickdocument ___________________________________________________ 45
2.3
De pick fysiek uitvoeren en administratief registreren ______________________ 47
2.4
De levering boeken __________________________________________________ 49
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Inhoudstafel
Hoofdstuk 4 : INTERNE MAGAZIJNACTIVITEITEN ____________________________ 51 1
Een verplaatsing __________________________________________________ 51 1.1
Een verplaatsingsvoorstel lanceren _____________________________________ 51
1.1.1 1.1.2
2
3
Een manueel ingebracht verplaatsingsvoorstel __________________________________ 52 Een automatisch gegenereerd verplaatsingsvoorstel _____________________________ 52
1.2
Een verplaatsingsdocument aanmaken __________________________________ 54
1.3
De verplaatsing registreren ____________________________________________ 56
Correcties op de voorraad __________________________________________ 57 2.1
Magazijnherindelingsdagboeken (locaties corrigeren) ______________________ 57
2.2
Magazijnartikeldagboek (aantallen corrigeren) ____________________________ 59
2.3
Jaarlijkse stocktelling _________________________________________________ 60
De voorraad herwaarderen _________________________________________ 63
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Hoofdstuk 1 : EEN MAGAZIJNBEHEER-SYSTEEM OPZETTEN Ter verduidelijking van dit onderdeel wordt steeds gewerkt met het voorbeeldbedrijf ‘Cronus WMS’. Magazijnbeheer heeft een tweeledige doelstelling: −
−
Magazijnbeheer is vooreerst gericht op een optimale plaats benutting in het magazijn. Het laat enerzijds toe om opgeslagen goederen in het magazijn te lokaliseren en te verplaatsen. Anderzijds zullen nieuw aangeleverde artikelen aan een specifieke, meest efficiënte plaats toegewezen worden. Daarnaast worden bij magazijnbeheer specifieke magazijnhandelingen en magazijndocumenten gecreëerd die enkel vanuit het magazijn geïnitieerd kunnen worden. In dit opzicht spreken we van ‘decentralisatie’. De ontvangst, de order-picking en de verzending van goederen gebeurt steeds vanuit het magazijn. Via de nodige documenten wordt de magazijnier geïnformeerd over te ontvangen, te verplaatsen en te verzenden artikelen.
1 Magazijnbeheer instellen Via de afdeling ‘Magazijn’, kunnen bij de categorie ‘Beheer’ de ‘Magazijninstellingen’ opgeroepen worden. Met het luik ‘Algemeen’, kan opgegeven worden welke activiteiten er specifiek vanuit het magazijn geïnitieerd worden. Voor een onderneming waarin geen vestigingen aangemaakt zijn en die haar magazijnbeheer wenst de decentraliseren, worden de omkaderde velden aangevinkt. Het luik ‘Nummering’ bevat alle nummerreeksen die toegekend zijn aan specifieke magazijndocumenten, -handelingen en -posten.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Heeft de onderneming echter wel één of meerdere vestigingen, dan wordt deze decentralisatie ingesteld via de vestigingskaart. Om de module ‘magazijnbeheer’ in een bepaalde vestiging operationeel te maken, moet deze vestiging als dusdanig ingesteld worden. Selecteer hiertoe de afdeling ‘magazijn’, kies vervolgens bij ‘beheer’ voor ‘vestigingen’ om de vestigingskaart op te roepen. Via het luik ‘magazijn’ kunnen de mogelijkheden tot magazijnbeheer ingesteld worden.
Het systeem laat verschillende gradaties in magazijnbeheer toe. Zo kan er voor elke vestiging vastgelegd worden in welke mate er aan magazijnbeheer gedaan wordt, dit door het instellen van de juiste parameters. Voor vestiging BLAUW en ROOD wordt niet aan magazijnbeheer gedaan. De goederen kunnen niet gelokaliseerd worden door het systeem en alle handelingen (ontvangst en verzending) gebeuren centraal vanuit de inkoop- of verkoopmodule.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voor vestiging ZILVER wordt bij ontvangst van de artikelen de plaats in het magazijn opgegeven waar zij opgeslagen worden. Het veld ‘opslaglocatie vereist’ wordt hiertoe aangevinkt.
In magazijn GEEL en GROEN wordt het magazijnbeheer gedecentraliseerd. De magazijnontvangst, -verzending, -opslag en -pick gebeurt vanuit het magazijn. De goederen worden echter niet gelokaliseerd.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Bij vestiging WIT is in tegenstelling tot de bovenvermelde vestigingen sprake van ‘gestuurd magazijnbeheer’. Alle modaliteiten rond magazijnbeheer worden hierbij ten volle benut. Artikelen worden gelocaliseerd en handelingen worden gedecentraliseerd. Bovendien geeft het systeem advies m.b.t. een optimale plaatsbenutting in het magazijn. Hiertoe wordt het veld ‘gestuurde opslag en pick’ aangevinkt. De andere velden worden automatisch aangevinkt en kunnen niet langer manueel aangepast worden.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
2
Een magazijn indelen
Om een efficiënt magazijnbeheer toe te laten moet de artikelflow zo gedetailleerd mogelijk geregistreerd worden. Hiertoe wordt het magazijn ingedeeld in zones en opslaglocaties. Voorbeeld: 1 2 3 4 5
Een artikel wordt steeds in ontvangst genomen in de ‘ontvangstzone’. Van daaruit wordt het artikel verplaatst naar de ‘de bulkzone’, waar de artikelen in grote hoeveelheden worden opgeslagen. Tekorten in ‘de detailzone’ worden steeds aangevuld vanuit de bulkzone. Bij een voorziene levering, worden de artikelen vanuit de detailzone naar de ‘leverzone’ verplaatst. Van daaruit worden zij ingeladen voor transport naar de klant of een andere vestiging.
BULKZONE ZONE
3 2
2
DETAILZONE 4 CROSS DOCK
ONTVANGST-
LEVER-
ZONE
ZONE
1
5
Om de specifieke opslagplaats van een artikel in een zone aan te geven wordt elke zone verder opgedeeld in opslaglocaties.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
2.1
Zones
Alle zones van het magazijn worden gedefinieerd via de vestigingskaart. Kies op het tabblad ‘Home’ bij de opdrachtgroep ‘Verwerken’ voor ‘Zones’.
Voorbeeld: In magazijn ‘wit’ zijn volgende zones gedefinieerd:
Even opmerken dat de ‘kwaliteit garantiezone (KGZ)’ en de ‘Virtuele herwaardering (HERWAARD.)’ virtuele zones zijn, die niet door de magazijnier gebruikt worden. De functie en werking van deze zones worden verder in de cursus verduidelijkt.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voor elke zone worden volgende parameters vastgelegd: −
Opslaglocatiesoort
Via de opslaglocatiesoort worden per zone de toegelaten handelingen bepaald.
Zo is de Opslagzone (code ‘bulk’) verbonden met de opslaglocatiesoort ‘opslag’. Deze laat enkel de handeling ‘opslaan’ toe. De Pickzone (code ‘pick’) is gelinkt met de opslaglocatiesoort ‘putpick’. Goederen kunnen in deze zone opgeslagen en gepickt worden. Er kunnen vanuit deze zone geen goederen ontvangen of verzonden worden. Om goederen te verzenden moeten deze eerst vanuit de pickzone naar de verzendzone verplaatst worden. −
Magazijnklasse
Via magazijnklasse wordt een specifiek kenmerk aan de magazijnzone toegekend.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer −
Speciaal materieel
Ook kan opgegeven worden of er speciaal materieel nodig is bij handelingen in de betreffende zone.
−
Zonevolgorde
Met de zonevolgorde wordt de prioriteit van een zone bij het opslag- en pickproces vastgelegd. Deze volgorde wordt toegekend in functie van efficiëntie. Een artikel wordt bij voorkeur gepickt uit of opgeslagen in een zone met een hogere zonevolgorde. Een artikel wordt in eerste instantie gepickt uit de verzendzone. Is het gewenste artikel niet in de verzendzone aanwezig, dan wordt gepickt uit de pickzone. Daarna volgt de bulkzone. Pas in laatste instantie wordt gepickt vanuit de ontvangstzone. Het toekennen van deze getallen vergt bijgevolg een grondige analyse van het magazijngebeuren in een bepaald bedrijf. Regel hierbij is als volgt: Hoe dichter de zone zich in de logistieke flow bij de uitslag bevindt, hoe hoger het zonevolgordegetal.
−
Cross-dock
De cross-dock zone doet louter dienst als tussenstation om artikelen vanuit de ontvangstzone onmiddellijk naar de verzendzone te verplaatsen.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
2.2
Opslaglocaties (bins)
Een opslaglocatie of bin wordt gedefinieerd als de kleinste opslageenheid en is erop gericht de artikelen op heel exacte wijze te lokaliseren. Een opslaglocatie kan bijvoorbeeld een rek zijn. Biedt dit onvoldoende duidelijkheid dan is het aangewezen om een reklegger als opslaglocatie te nemen. Aan elke opslaglocatie (voorbeeld reklegger) wordt een code (nummer) toegekend. Om alle opslaglocaties van een bepaald magazijn op te roepen, breng je de gewenste vestigingskaart op het scherm. Kies in het tabblad ‘Home’ bij de opdrachtgroep ‘Verwerken’ voor ‘opslaglocaties’. Er wordt een nieuw scherm geopend met alle opslaglocaties van de specifieke vestiging.
Wens je enkel de opslaglocaties van een bepaalde zone weer te geven, selecteer dan de gewenste zone in het zone-overzicht en kies in het tabblad ‘Home’ bij de opdrachtgroep ‘regio’ voor ‘opslaglocaties’.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld: Hieronder worden alle opslaglocaties van de verzendzone weergegeven.
Voor elke opslaglocatie worden volgende parameters bepaald: −
Code
Elke opslaglocatie wordt aangeduid met een bepaald nummer of code. De opbouw van deze code kan door de gebruiker zelf bepaald worden. Voorbeeld: Een opslaglocatie in Cronus is bijvoorbeeld ‘W-09-0004’. Deze code is als volgt opgebouwd:
−
W
de eerste letter is een aanduiding van het magazijn, in ons voorbeeld staat dit voor magazijn Wit.
09
de volgende 2 cijfers geven de zone in het magazijn weer waar de opslaglocatie zich bevindt. Het cijfer ‘09’ vertegenwoordigt de zone ‘verzenden’.
0004
de laatste nummerreeks is opgebouwd uit 4 cijfers en duidt de individuele opslaglocatie aan. In ons voorbeeld staat ‘0004’ voor de vierde opslaglocatie in deze zone.
Zone
Dit is de zone van het magazijn waarin de opslaglocatie zich bevindt. −
Opslaglocatiesoort
De opslaglocatiesoort geeft aan welk soort handelingen toegelaten of verhinderd worden per opslaglocatie. Bij ingave van een nieuwe bin in een bepaalde zone, wordt de opslaglocatiesoort die op zoneniveau is opgegeven, standaard bij de bin ingevuld. Dit kan echter door de gebruiker manueel gewijzigd worden.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld: Het magazijn wit beschikt over een cross-dock zone. Opslaglocaties in deze zone krijgen standaard als opslaglocatiesoort ‘putpick’.
Wanneer we de bin horende bij de zone ‘cross-dock’ oproepen, blijkt voor elke bin de opslaglocatiesoort ‘putpick’ van toepassing. Bij ingave van een nieuwe bin wordt ‘putpick’ standaard als opslaglocatiesoort ingevuld.
De opslaglocatiesoort laat volgende handelingen toe: opslag en pick. Deze handelingen stemmen overeen met de functionaliteiten van een cross-dock.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
−
Magazijnklasse
Een magazijnklasse laat toe om een specifiek kenmerk aan een opslaglocatie mee te geven. Zo kan aan alle opslaglocaties die zich in een diepvries bevinden de klasse ‘bevroren’ gekoppeld worden. De magazijnklasse die op zoneniveau ingesteld is, wordt standaard aan elke opslaglocatie van de bijhorende zone meegegeven. −
Speciaal Materieel
Via het veld ‘speciaal materieel’ kan aangegeven worden voor welke opslaglocaties het gebruik van ‘speciaal materieel’ noodzakelijk is. Zo kan aan opslaglocaties die zich op een aanzienlijke hoogte bevinden bijvoorbeeld een ladder gekoppeld worden. Wederom wordt het speciaal materieel dat op zoneniveau ingegeven is, standaard aan elke opslaglocatie van deze zone gekoppeld. −
Opslaglocatievolgorde
Met de opslaglocatievolgorde wordt de prioriteit van een opslaglocatie vastgelegd. Een hoger getal duidt op een hogere prioriteit. Deze prioriteit wordt toegekend in functie van bereikbaarheid, de locatie en tijdefficiëntie van de opslaglocatie in kwestie. Aan fysisch hoger of verder gelegen bins zal een lagere prioriteit toegekend worden. Laag gelegen en dicht gelegen bins, krijgen een hoge prioriteit en zullen eerst aangewend worden voor opslag en pick. De opslaglocatievolgorde is het uitgangspunt voor de sturing van verplaatsingen, opslag en verzendingen door het systeem.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld 1: Veronderstel een vestiging waarbij een opslaglocatie bepaald wordt op niveau van de reklegger. Een rek bestaat uit 4 rekleggers. De opslaglocatievolgorde van deze 4 leggers wordt als volgt ingesteld: 10 20 30 40
De onderste reklegger krijgt het hoogste volgordegetal, aangezien deze reklegger het makkelijks bereikbaar is. Aangezien de onderste legger in vergelijking met de andere rekleggers de hoogste prioriteitsvolgorde heeft, wordt deze ook eerst gekozen voor opslag of pick. Voorbeeld 2: Veronderstel een vestiging waarbij een opslaglocatie-eenheid overeenstemt met een pallet. Het magazijn bestaat uit een centrale linkse hal met zijgangen. 50
40
30
20
10
50
40
30
20
10
50
40
30
20
10
Naarmate de pallet zich verder van de centrale gang bevindt wordt een lagere prioriteit toegekend. Het is namelijk tijdsefficiënter om artikelen op te slaan en te picken van palletten die dichter bij de centrale gang gesitueerd zijn. −
Maximaal kubieke inhoud en maximaal gewicht
De maximale capaciteit van een opslaglocatie kan weergegeven worden in volume via het veld ‘maximaal kubieke inhoud’ of in gewicht via ‘maximaal gewicht’. Voor elk artikel kan de kubieke inhoud en het gewicht ingesteld worden via het veld basiseenheid van de artikelkaart. Door deze gegevens met elkaar te koppelen, zal Dynamics NAV kunnen berekenen wanneer de capaciteit van een bepaalde bin volledig benut is en er een andere bin voor opslag moet aangesproken worden.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld: Artikel LS-81, een notenhout 80W Speaker
De speaker kan enerzijds opgeslagen worden als pallet. Een pallet bevat 12 eenheden, heeft een kubieke inhoud van 54 en weegt 260. Dit artikel kan ook individueel per stuk opgeslagen worden. Een speaker heeft een kubieke inhoud 16 en weegt 16. De inhouds- en gewichtseenheid zijn niet gekend en worden bijgevolg niet vermeld. Belangrijk evenwel is dat bij ingave van gewicht en/of inhoud over alle artikelen en bins dezelfde maateenheid gehanteerd wordt.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
3
De opslaglocatie-inhoud
Een opslaglocatie kan diverse uiteenlopende artikelen bevatten. Om deze informatie op te roepen, selecteer de gewenste opslaglocatie en kies in het tabblad ‘Home’ voor ‘Inhoud’.
Er wordt een nieuw venster geopend. In dit venster is een afzonderlijke regel gereserveerd voor elk artikel dat: − −
aan de opslaglocatie is toegewezen (veld ‘vast’ is aangevinkt) in de opslaglocatie is geplaatst (via het veld ‘aantal’)
Voorbeeld: Roep de opslaglocatie-inhoud voor bin ‘W-05-0001’ op.
Op bin ‘W-05-0001’ liggen momenteel 12 eenheden van artikel LS-75. Dit blijkt uit de eerste regel. Het veld ‘vast’ is niet aangevinkt, het betreft een ‘vrije bin’ (floating bin) d.w.z. dat het artikel niet op vaste basis aan deze locatie gekoppeld wordt. De tweede regel geeft aan dat artikel met code ‘LS-MAN-10’ op vaste manier aan de bin toegewezen is. Dit artikel heeft locatie ‘W-05-0001’ als vaste opslagplaats, het veld ‘vast’ is aangevinkt. In dit opzicht spreken we van een ‘vaste bin’ (fixed bin). Momenteel is geen enkele eenheid van artikel ‘LS-MAN-10’ op deze bin aanwezig. Het veld ‘minimaal aantal’ en ‘maximaal aantal’ geeft aan hoeveel eenheden er van een artikel minimaal, respectievelijk maximaal, op de bin aanwezig moeten of mogen zijn. Worden deze waarden overschreden, dan zal het systeem automatisch een voorstel tot herbevoorrading of verplaatsing formuleren.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
4
Het magazijnbeleid
4.1
Standaard opslaglocaties
Het luik ‘opslaglocaties’ van de vestigingskaart wordt geactiveerd in geval van gestuurd magazijnbeheer, dit betekent dat het veld ‘gestuurde opslag en pick’ van het deelluik ‘magazijn’ is aangevinkt. Via dit luik kan ingesteld worden welke opslaglocaties standaard aangeboden worden bij ontvangst en verzending van artikelen. Ook de standaard aangeboden cross-dock locatie en virtuele locatie in geval van herwaardering van artikelen kan opgegeven worden. Deze standaard aangeboden bins, kunnen op de betreffende magazijndocumenten door de gebruiker echter steeds manueel gewijzigd worden. Voorbeeld: Hieronder de instellingen voor magazijn ‘wit’
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
4.2
Het opslaglocatiebeleid
Enkele verdere instellingen rond het magazijnbeleid worden via het luik ‘opslaglocatiebeleid’ van de vestigingskaart ingesteld.
−
Speciaal materieel
Via dit veld wordt bepaald of het gebruik van speciaal materieel gerelateerd is aan een bepaalde opslaglocatie, of aan een bepaald artikel.
Voorbeeld: In geval van opslag in de hoogte, kan voor hoger gelegen opslaglocaties bepaald worden dat een ladder noodzakelijk is. In dit geval is het gebruik van speciaal materieel afhankelijk van de opslaglocatie. Voor goederen aangeleverd op pallet kan bepaald worden dat zij steeds met een vorklift verplaatst worden. Hier is het gebruik van speciaal materiaal afhankelijk van het artikel. Wanneer het gebruik van speciaal materieel, bijvoorbeeld een ladder of vorklift, nodig is, wordt dit op de picklijst vermeld.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer −
Opslaglocatiecapaciteitsbeleid
Deze instelling geeft aan op welke manier de capaciteitscontrole moet uitgevoerd worden. Volgende opties kunnen geselecteerd worden:
−
Nooit capaciteit controleren: artikelen worden aan een opslaglocatie toegewezen zonder dat het systeem controleert of er nog plaats is op deze bin voor opslag.
−
Meer dan maximum capaciteit toestaan: vooraleer artikelen aan een opslaglocatie worden toegewezen, wordt de nog vrije capaciteit van de bin gecontroleerd. Wordt de maximale capaciteit overschreden, dan wordt daarover een waarschuwing gegeven. De gebruiker kan vervolgens zelf bepalen of de artikelen al dan niet op deze locatie opgeslagen worden.
−
Meer dan maximum capaciteit verhinderen: vooraleer artikelen aan een opslaglocatie worden toegewezen, wordt de nog vrije capaciteit van de bin gecontroleerd. Wordt de maximale capaciteit overschreden, dan kunnen de artikelen niet op deze locatie opgeslagen worden.
−
Breakbulk toestaan
Door deze optie in te schakelen, kunnen artikelen ‘uitgepakt’ worden. D.w.z. de standaardeenheid kan opgesplitst worden in kleinere eenheden. Voorbeeld: Via ‘breakbulk toestaan’ wordt de toelating gegeven om producten uit een pallet te halen. Mogelijks wordt dit enkel toegelaten in regionale magazijnen, maar niet in het hoofdbulkmagazijn dat de regionale magazijnen bevoorraadt. −
Opslagsjabloon
Een opslagsjabloon is een set van regels, die de opslag bepalen en sturen. Een opslagsjabloon kan in volgorde van prioriteit ingesteld worden: − −
op artikelniveau, dit via het luik ‘magazijn’ van de artikelkaart. op vestigingsniveau, dit via het luik ‘opslaglocatiebeleid’ van de ‘vestigingskaart’.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Per vestiging kan een set van regels geformuleerd worden, die de opslag in de vestiging bepalen en sturen. Deze regels worden opgegeven in een ‘opslagsjabloon’. Via de keuzelijst, worden de verschillende ‘opslagsjablonen’ zichtbaar. De lijst met sjablonen kan opgeroepen worden via ‘geavanceerd’. Selecteer vervolgens het gewenste opslagsjabloon en klik in het tabblad ‘Home’ op ‘Weergeven’ om de set van regels op te roepen.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Voorbeeld: In het standaard opslagsjabloon zijn volgende opslagregels en prioriteiten van toepassing:
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer De set van regels wordt als volgt doorlopen: Eerst wordt gezocht naar een opslaglocatie voor de magazijnopslag die voldoet aan de vereisten die op de eerste regel van de sjabloon ingesteld zijn. Als er geen opslaglocatie wordt gevonden die aan deze vereisten voldoet, wordt gezocht naar een opslaglocatie die voldoet aan de vereisten op de tweede regel, enz. Als een aantal verschillende opslaglocaties voldoet aan de criteria van de opslagsjabloon, wordt de opslaglocatie met de hoogste plaats in de opslaglocatievolgorde gebruikt. Als meerdere opslaglocaties voldoen aan de criteria van de opslagsjabloon en dezelfde plaats in de opslaglocatievolgorde hebben, wordt de opslaglocatie met het hoogste opslaglocatienummer gebruikt. Voorbeeld: Indien gewerkt wordt met het standaardsjabloon, wordt in eerste instantie gezocht naar: − − − −
een vaste bin die reeds hetzelfde artikel bevat het reeds opgeslagen artikel heeft bovendien een opslageenheid die gelijk is met deze van het nieuw op te slaan artikel en de opgeslagen hoeveelheid ligt bovendien lager dan de minimum ingestelde hoeveelheid
Wordt een dergelijke bin gevonden dan worden de goederen op deze locatie opgeslagen zonder de maximaal toegelaten hoeveelheid te overschrijden. Wordt er geen opslaglocatie gevonden die aan alle voorwaarden beantwoordt, dan worden de voorwaarden op de tweede regel onderzocht. Het spreekt voor zich dat de opbouw van dit sjabloon heel wat analyse van het magazijnbeleid en de magazijnopslagprioriteiten vergt.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Hoofdstuk 2 : ONTVANGST EN OPSLAG Ter verduidelijking van dit onderdeel werk je verder met het voorbeeldbedrijf ‘Cronus WMS’. Aangezien de voorbeelddatabase gegevens bevat uit het jaar 2016, zijn alle handelingen die als voorbeeld uitgewerkt worden in 2016 gesitueerd. Stel de werkdatum in op 27/01/2016. In dit hoofdstuk wordt verduidelijkt op welke manier het gebruik van een gestuurd magazijnbeheer de onderneming helpt om de ontvangst van artikelen te beheren en deze ontvangsten op een efficiëntie locatie in het magazijn op te slaan. Omwille van decentralisatie kan een inkooporder bij gestuurd magazijnbeheer enkel via het magazijn ontvangen en opgeslagen worden. Om alle handelingen te kunnen stellen, moet je eerst als magazijnwerknemer worden toegevoegd. Kies hiertoe in de afdeling ‘Magazijn’ voor de categorie ‘Beheer’ en open de lijst ‘Magazijnwerknemers’. Voeg jezelf als gebruiker toe voor magazijn WIT. Uw gebruikers-id wordt als volgt samengesteld: VIVES\VIVESlogin-nummer.
Het volledige inkoopproces ziet er als volgt uit:
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
prijsaanvraag (offerte) AFDELING INKOOP
bestelling plaatsen (bestelbon) inkooporder ingeven inkooporder vrijgeven artikelen ontvangen (leveringsbon) receptiebon maken ontvangst boeken
AFDELING MAGAZIJN
artikelen opslaan (opslagdocument) opslagdocument opvragen opslag uitvoeren opslag registreren
AFDELING INKOOP
factuur ontvangen (aankoopfactuur)
AFDELING FINANCIEEL BEHEER
aankoopfactuur betalen
(rekeninguittreksel)
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
1
Het inkooporder ingeven en vrijgeven
AFDELING INKOOP
Voorbeeld: op 27/01 wordt een inkoop geplaatst bij leverancier De Loper voor 12 Luidsprekers 100W OakwoodDeluxe. Deze moeten geleverd worden in magazijn ‘Wit’.
Aangezien dit artikel niet als afgewerkt product wordt ingekocht, wordt het in onderdelen aangeleverd. Om de onderdelen zichtbaar te maken in het order, klik bij de regelacties op ‘functies en ‘stuklijst weergeven’.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Kies voor de optie ‘dimensies van stuklijst kopiëren’ en klik op ‘OK’.
De onderdelen voor artikel ‘LS-100’ worden in het order opgenomen.
AFDELING INKOOP
Om het order aan het magazijn vrij te geven, kies in het tabblad ‘Home’ bij de opdrachtgroep ‘Verwerken voor ‘vrijgeven’.
Gevolg hiervan is dat het inkooporder niet langer kan gewijzigd worden en het order voor het magazijn ‘zichtbaar’ wordt. Dit wordt tot uiting gebracht in het veld ‘status’.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
2
Ontvangst
2.1
De receptiebon maken
AFDELING MAGAZIJN
De ontvangst van artikelen is de eerste stap binnen het magazijnproces en wordt geconcretiseerd door middel van een receptiebon. Een receptiebon wordt gecreëerd vanuit de module magazijn. Via de map ‘Planning en Uitvoering’ wordt de lijst met ‘magazijnontvangstenkaarten’ opgeroepen. Maak een nieuwe magazinontvangst. De receptiebon wordt bij deze optie manueel aangemaakt op basis van een koppeling met een brondocument (hier een inkooporder). Voorbeeld: Er worden op 30/01 artikelen in magazijn wit aangeleverd. Het betreft een levering van leverancier De Loper voor inkooporder 106024. Er wordt een nieuwe receptiebon aangemaakt, waarbij als vestiging ‘wit’ geselecteerd wordt. De zone en opslaglocatie worden automatisch ingevuld op basis van de instellingen op de vestigingskaart.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Om de te ontvangen artikelen op te halen uit een brondocument, klik bij de opdrachtgroep ‘Voorbereiden’ van het tabblad ‘Home’ op:
−
Brondocumenten ophalen ( ): alle vrijgegeven inkooporders worden getoond. Selecteer vervolgens het gewenste brondocument. Alle artikelregels worden aan de magazijn-ontvangst toegevoegd.
−
Filters om brondocumenten op te halen gebruiken( ): alle artikelen die aan de opgegeven filtervoorwaarden beantwoorden, worden in de artikellijst van de magazijn-ontvangstkaart opgenomen.
Voorbeeld: Maak een filter aan die alle artikelen afkomstig uit ‘inkooporders’ met ‘De Loper’ weergeven. Typ de code en de omschrijving van de filter in.
Roep de voorwaarden van de filter op met behulp van de opdrachtknop ‘Wijzigen’.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Stel volgende voorwaarden in: −
Enkel inkooporders van leverancier 62000 De Loper worden in beschouwing genomen:
Klik op ‘Uitvoeren’ om de gefilterde artikelregels aan de magazijnontvangst toe te voegen. De artikels uit inkooporder 104010 en 106024 worden aan de magazijnontvangst toegevoegd. Verwijder de twee eerste artikelregels zodat enkel de artikelen van order 106024 vermeld worden in de lijst.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer De kolom ‘aantal’ toont het aantal artikelen dat met besteld werd. De kolom ‘te ontvangen aantal’ toont het aantal artikelen dat met deze levering ontvangen wordt. De kolom ‘ontvangen aantal’ toont het aantal artikelen dat reeds met vroegere leveringen ontvangen werd. Voorbeeld: Het order 106024 is volledig aangeleverd met uitzondering van: − −
Artikel ‘HS-100’: er werden 6 van de 12 stuks aangeleverd. artikel ‘SPK-100. er werden slechts 30 van de 48 bestelde bevestigingen geleverd.
Pas dit aan.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
2.2
De ontvangst boeken
AFDELING MAGAZIJN
Om de magazijnontvangst te boeken, klik op de magazijnontvangstenkaart bij de opdrachtgroep ‘Boeken’ op ‘Ontvangst boeken’.
Bij het boeken van de magazijnontvangst zal het systeem: − − − −
−
het inkooporder bijwerken: het veld ‘ontvangen aantal’ wordt bijgewerkt. een geboekte inkoopontvangst creëren in de module ‘inkoop’. (afdeling ‘inkoop’ – categorie ‘archief’ – geboekte inkoopontvangsten) artikelposten creëren, zodat de voorraad van de ontvangen producten aangepast wordt. De artikelen zijn nu beschikbaar voor verkoop. een geboekte magazijn-ontvangst creëren in de module ‘magazijn’. Dit is een magazijntechnisch document dat weergeeft welke artikelen in het magazijn ontvangen werden. (afdeling ‘magazijn’ – categorie ‘archief’ – rubriek ‘geboekte documenten’ – geboekte magazijnontvangsten) een opslagdocument klaarzetten. Dit document geeft instructies rond de opslaglocatie van de artikelen. (afdeling ‘magazijn’ – uit/inslag goederen meerdere orders – magazijnopslag)
Indien de bestelde artikelen slechts gedeeltelijk geleverd werden, kan de onafgewerkte receptiebon behouden worden. De artikelregels die niet volledig afgewerkt zijn, blijven op de magazijnontvangenkaart aanwezig. Er kan ook voor geopteerd worden om de ontvangstenbon te verwijderen en een nieuwe magazijnontvangstenkaart aan te maken voor de restantlevering.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld:
Om de restantlevering te receptioneren, kunnen volgende werkwijzen gehanteerd worden: − −
Behoud de onafgewerkte receptiebon en werk deze af bij de restantlevering. Verwijder de onafgewerkte receptiebon en genereer op het moment van de restantlevering een nieuw ontvangstdocument dat gekoppeld wordt met het bijhorende brondocument.
Voorbeeld - behoud de onafgewerkte receptiebon: De bon wordt behouden. De resterende 6 behuizingen worden op 02/02 geleverd en van de bestaande receptiebon afgeboekt.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld - verwijder de onafgewerkte receptiebon: Verwijder de onafgewerkte receptiebon. De resterende 18 bevestigingen worden geleverd op 03/02. Er wordt een nieuwe receptiebon opgemaakt. Deze wordt gekoppeld aan het inkooporder 106024. Boek vervolgens de ontvangst. De magazijn-ontvangst is volledig afgewerkt en verdwijnt uit het systeem.
3
Opslag van artikelen
3.1
Het opslagdocument opvragen en afdrukken
AFDELING MAGAZIJN
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Bij het boeken van de ontvangst, wordt een opslagdocument gegenereerd. Dit wordt klaargezet in de afdeling ‘magazijn’ bij de map ‘uit/inslag goederen meerdere orders’. Voorbeeld: Bij de boeking van de magazijnontvangst met nummer 5, werden 18 bevestigingen voor LS-100 ontvangen. Op basis van deze ontvangst, werd onderstaand opslagdocument gegenereerd:
Een opslagdocument is een lijst van handelingen en artikelen. Op basis van het achterliggende opslagsjabloon en de opslaglocatievolgorde die aan de bins toegekend werd, wordt een voorstel geformuleerd rond zone en opslaglocatie. Het document geeft duidelijk aan : − − −
welke handeling er moet uitgevoerd worden (actiesoort nemen of plaatsen), voor welk artikel deze handeling moet uitgevoerd worden (artikelnummer en omschrijving) in welke zone en op welke bin (opslaglocatie) de artikelen kunnen gevonden worden of moeten geplaatst worden.
Dit opslagdocument zal afgedrukt worden, zodat de magazijnier zich tijdens de activiteiten door het document kan laten leiden en er eventuele opmerkingen kunnen genoteerd worden.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Voorbeeld: Hieronder een papieren afdruk van de magazijn-activiteitenopdracht met nummer 5:
3.2
De opslag fysiek uitvoeren en administratief registreren
AFDELING MAGAZIJN
Nadat de magazijnhandelingen op basis van het afgedrukte opslagdocument fysiek uitgevoerd werden, moeten deze handelingen administratief in het systeem geregistreerd worden. Vooraf moet het opslagdocument eventueel aangepast worden aan de reële magazijnsituatie, dit op basis van de opmerkingen die genoteerd werden op de afdruk van het magazijndocument. Voorbeeld: Veronderstel dat bij de effectieve uitvoering van de handelingen uit opslagdocument 4 blijkt dat er slechts 4 eenheden op bin ‘W-05-0013’ kunnen opgeslagen worden. De resterende 2 eenheden worden door de magazijnier opgeslagen op ‘W-05-0014’. Hieronder alvast het opslagdocument dat door de magazijnier werd aangevuld.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer
Bovenvermelde aanpassing wordt in het systeem als volgt ingegeven: Zet het te verwerken aantal voor de handeling ‘plaatsen’ op 10 eenheden en klik bij regelacties op ‘functies’ en ‘regel splitsen’.
Er wordt een nieuwe regel met de handeling ‘plaatsen’ aangemaakt. Geef vervolgens zelf de zone en opslaglocatie voor de resterende 8 eenheden op.
Het opslagdocument is nu volledig in overeenstemming met de werkelijke magazijnsituatie.
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017
Module 4: Magazijnbeheer Om deze handelingen te bevestigen, kies bij de opdrachtgroep ‘Registratie’ voor ‘Opslag registreren’ en klik vervolgens op ‘ja’.
Met deze registratie zal het systeem: − −
de opslaglocatie-inhoud van de bins aanpassen. een geregistreerde opslag genereren. (module ‘magazijn’ – categorie ‘Archief’ – map ‘geregistreerde documenten’ – geregistreerde opslag)
Veerle Voet | WMS met Dynamics NAV 2017