bachelor eventmanagement - Meeting Management

Meeting Management studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde bachelor bedrijfsmanagement afstudeerrichting eventmanagement specialisatie Business Events campus Kortrijk academiejaar 2022-2023

EETINGS MEETING MANAGEMENT

Ilse Van den Berghe 3EV - Business events

1

2019 - 2020

INHOUDSOPGAVE MEETINGS ............................................................................................................................ 3

1

TERMINOLOGIE ............................................................................................................. 4

2

STRUCTUUR .................................................................................................................... 8

3

CHECKLIST ................................................................................................................... 12

4

OFFERTES SCHRIJVEN ................................................................................................. 21

5

PLAN VAN AANPAK ..................................................................................................... 25

6

FINANCIEN................................................................................................................... 40

7

VAKJARGON ................................................................................................................ 44

INCENTIVES ....................................................................................................................... 50 CONGRESSEN.................................................................................................................... 57

9

STAPPENPLAN ........................................................................................................... 59

10 SPONSORWERVING ................................................................................................... 71 11 BUDGET ...................................................................................................................... 95 12 LOGISTIEKE ORGANISATIE........................................................................................ 96 13 EVALUATIE ................................................................................................................. 97 14 PRAKTISCHE TIPS VOOR HET INZETTEN VAN TOLKEN OP CONGRESSEN .......... 100 CONCLUSIE ...................................................................................................................... 105

2

MEETINGS

3

1 TERMINOLOGIE Onder de term MEETING verstaan we een samenkomst van mensen met voornamelijk business-gerelateerde doelstellingen, soms ook om sociale of religieuze redenen. Bij een Meeting wordt een gemeenschap, een community gevormd, van mensen met gelijkaardige activiteiten of interesses of doelstellingen.

Het bijwonen van een vergadering, een presentatie, een cursus, het leggen van onderlinge contacten, het voeren van formeel of informeel overleg, dit alles kan gecatalogeerd worden onder een Meeting.

De “M” van MICE dekt bijgevolg de totaliteit van de lading, en veel meer. Een Incentive, Congress, Beurs, en alle andere georganiseerde samenkomsten van mensen, zijn MEETINGS. Sinds de steile opmars van de technologie de laatste jaren, kan zelfs een virtuele samenkomst zoals een conference call, videoconferentie, edm beschouwd worden als een Meeting.

De MICE- of Meeting-industrie heeft een gigantische impact op de economie van een land.

Een groot internationaal congres met 1900 deelnemers in 2016 in Brussel kwam tot volgende berekening : de deelnemers waren met 9 verschillende grote luchtvaartmaatschappijen naar Brussel gekomen en hadden allen samen meer dan 4 miljoen air miles afgelegd, en aan boord bijna 3000 snacks gegeten. Samen woonden zij 60 000 man-uren aan Meetings bij, hebben ter plaatse ongeveer 12 000 maaltijden gegeten, en in hun vrije tijd 4 000 uur golf gespeeld. Zij hebben 80 000 telefonische oproepen gedaan vanop het Belgische netwerk, en samen tienduizenden e-mails gelezen en verzonden. Zij hebben in totaal in Brussel ongeveer 5 000 000 EUR gespendeerd, en hun aanwezigheid levert de Belgische staatskas 800 000 EUR op aan BTW en andere taksen. Brusselse winkels met kleding, souvenirs, chocolade en andere Belgische specialiteiten, taxibedrijven, fitnesscentra, hotels, enz., allen genieten zij rechtstreeks van de aanwezigheid van dit congres in de Brusselse regio. Daarnaast zorgt het congres zelf voor extra omzet, extra inkomsten voor de lokale Belgische markt : infrastructuur- verhuurders, technische toeleveranciers (sono, licht, A/V), hostessenbureaus, tolken, traiteurs, PCO’s, drukkers, …

Tot slot zal een aangename herinnering aan hun verblijf in België de congresdeelnemers aanzetten om later met hun familie puur privé een bezoekje te brengen aan de toeristische attracties die België rijk is, dus opnieuw een buitenlandse injectie in de Belgische economie.

Logisch dus dat op alle beleidniveaus (steden en gemeenten, provincie, gewest en nationaal) heel wat inspanningen geleverd worden om Meetings aan te trekken, gezien de impact ervan op de lokale economie.

4

Diverse vormen van samenkomsten hebben elk hun eigen omschrijving, definitie gekregen. Hoewel deze termen in realiteit steeds vaker door mekaar gebruikt worden en vaak zonder verwijzing naar de initiële definitie, heeft toch elke term zijn specifieke betekenis : -

Incentive : Een Incentive is een activiteit die georganiseerd wordt met de bedoeling klanten, werknemers of andere zakenrelaties een aangename avond, dag of dagen te bezorgen, met de bedoeling hen te bedanken/belonen en hen te stimuleren of de samenwerking te bestendigen.

-

Congres : een congres is een samenkomst op regelmatige basis (meestal jaarlijks) van een grote groep mensen rond een welbepaald thema, ter bespreking van een bepaald onderwerp. Een internationaal congres duurt meestal meerdere dagen en zal deels ook bestaan uit gelijktijdige of parallelle sessies. Hoewel repetitief in tijd kan de locatie verschillend zijn, bij internationale congressen zelfs per editie in een ander land.

-

Beurs : een beurs brengt op een bepaalde plaats gedurende een bepaalde tijd diverse aanbieders van een bepaald type van producten of diensten samen. Op een beurs is de belangrijkste activiteit van de deelnemers het bekijken en eventueel testen van tentoongestelde producten. Tijdens een beurs kunnen diverse nevenactiviteiten zoals seminars of social events plaatsvinden.

-

Seminarie : Een lezing of diverse presentaties van specialisten in een bepaalde materie, soms gepaard gaand met onderling overleg, dialoog, tussen de aanwezigen. Een seminarie heeft tot specifiek doel de kennis en vaardigheden van de deelnemers rond een bepaald onderwerp of thema te verrijken. Op een seminarie wordt bijgevolg steeds een bepaald thema behandeld, en alle aanwezigen zijn actief binnen dat welbepaalde domein.

-

Conferentie : Een conferentie is een samenkomst waar overleg centraal staat, via ontmoetingen, presentaties, het uitwisselen van visie, debatten, enz. Conferenties zijn meestal kleinschaliger dan congressen.

-

Academische Zitting : Hierbij ligt het accent op het academische gedeelte, dus op presentaties door gerenommeerde sprekers ex cathaedra, die dieper ingaan op een welbepaald thema en daarover hun visie uiteenzetten. Tijdens de presentaties op een Academische Zitting is bijgevolg minder ruimte voor Q&A, debatten of overleg, gezien sprekers experts in de materie zijn, hooggeplaatsten zoals ministers, Europese Commissarissen, professoren, die wereldwijd bekendheid en respect genieten rond een specifiek onderwerp.

-

Symposium : De samenkomst van experts in een bepaald domein, waarbij papers gepresenteerd en bediscussieerd worden door specialisten, steeds met de bedoeling aanbevelingen te formuleren rond het besproken thema.

-

Panel : Een panelgesprek is de bespreking van een bepaald onderwerp door twee of meer personen. Deze bespreking wordt in goede banen geleid door een moderator.

5

-

Forum : Een Forum is een open gesprek, discussie tussen de toehoorders, het panel en de moderator.

- Workshop : Op een workshop staan intensieve discussie en overleg centraal.

Binnen een workshop worden vaak een aantal controversiële stellingen geponeerd, die dan leiden tot een debat tussen een aantal sprekers en zo ook tussen de deelnemers, zowel tijdens Q&A als tijdens de pauzes. Workshops zijn vaak onderdeel van een algemeen congres, dat op een bepaald moment (vaak begin namiddag, wegens het interactieve karakter ervan) opgesplitst wordt in enkele meer specifieke deelsegmenten, en waarover dan in kleinere groepen gedebatteerd wordt tijdens de diverse workshops.

Onder Workshop verstaan we ook een trainingssessie waarbij deelnemers vaak door praktijkoefingen kennis en vaardigheden in een bepaald domein in de praktijk gaan omzetten.

-

Break-out-sessie : is een onderdeel van een Meeting waarbij de deelnemers opgesplitst worden in kleinere groepen die over een meer specifiek onderwerp presentaties krijgen, een workshop houden, overleg plegen, enz.

-

Lezing : Een lezing is een informatieve, belerende of instructieve presentatie, dus zonder Q&A of overleg.

Wat is het verschil tussen een congres en een conferentie ?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Wat is het verschil tussen een panel en een forum ?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Wat is het verschil tussen een academische zitting en een symposium ?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Waaronder catalogeer je een Sales training ? een Walking Dinner ? een personeelsfeest ?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6

Meetings bestaan sinds mensenheugenis, en werden reeds in de Oertijd georganiseerd om te overleggen over de jacht, bepaalde vieringen, enz. Ook bij de organisatie van de Olympische Spelen in het Griekse en Oude Romeinse Rijk werden ongetwijfeld heel wat Event Managers ingeschakeld !

In het Oude Rome werden ook Forums georganiseerd om te discussiëren over politiek, en de Kruistochten in de Middeleeuwen waren Incentives avant la lettre, om ongelovigen te motiveren tot het Christendom.

Een Meeting is een “Community of Practice” en wordt georganiseerd om één van volgende redenen : - Kennis en vaardigheden uitdiepen en verbreden Vb. Sales Meeting, Technisch Symposium, Training, …

- Realisaties evalueren en/of vieren Vb. Incentives, Viering X-jarig-bestaan, inhuldiging nieuwe fabriek, …

- Sensibiliseren, als drukkingsmiddel Vb. Politieke congressen, jaarvergaderingen van associaties, …

- Kennismaken met nieuwe producten Vb. Beurzen, workshops, enz.

De initiatiefnemer van een Meeting kan deze zelf organiseren, of de organisatie ervan uitbesteden aan een Meeting Planner of PCO. De activiteiten van een Meeting Planner, indien hij zelf niet de initiatiefnemer is in overleg met zijn opdrachtgever, bestaan uit - De doelstellingen van de Meeting bepalen - Thema, deelnemersprofiel, budget en programma opstellen - Infrastructuur boeken, al dan niet met overnachting - Beheer en nauwe opvolging van inkomsten en uitgaven - Tarieven onderhandelen voor transport van de deelnemers (vliegtuig, openbaar vervoer, shuttle-bussen, …)

- Zoeken naar geschikte sprekers, entertainers, onthaalpersoneel, tolken, parkingboys, chauffeurs, rapporteurs, decorateurs, …

- Alle technische voorzieningen coördineren - Marketing, media- en communicatieplan opstellen en opvolgen, deelnemerswerving, belacties, database-beheer van potentiële deelnemers, …

- Drukwerk : banners, badges, programmabrochures, handouts, signalisatie, …

- Veiligheid en verzekering - Deelnemersregistratie en evt –facturatie - Reservatie catering - Samenstelling Partner en/of Social Programme

Maar wat een Meeting Planner bovenal moet kunnen : - in alle omstandigheden het hoofd koel houden, kalm blijven, en wanneer een probleem zich stelt, een oplossing zoeken in plaats van te panikeren - beschikken over een brede algemene kennis en een flinke portie gezond boerenverstand - hoe complex de Meeting ook, steeds oog houden voor structuur tijdens de volledige voorbereidingsperiode en tijdens de Meeting zelf 7

2 STRUCTUUR Door de jaren heen heeft de MICE-sector zich georganiseerd in een aantal verenigingen, associaties. Redenen van bedrijven of personen actief in een bepaald segment, om zich te verenigen in een associatie, zijn : - sectorgenoten, collega’s en/of concurrenten ontmoeten voor het uitwisselen van ervaringen, synergieën detecteren en eventuele samenwerkingen/uitwisselingen onderhandelen - een breder netwerk uitbouwen van potentiële klanten en/of leveranciers - de krachten bundelen om zo een sterkere lobby te vormen tov regionale, federale of Europese overheden - studies over dat welbepaald segment (laten) uitvoeren Binnen de MICE-sector zijn volgende associaties actief : -

MPI : Meeting Planners International

-

SITE : Society of Incentive Travel Executives

-

BAPCO : Belgian Association of Professional Conference Organizers

-

EFAPCO : European Federation of Associations of Professional Congress Organisers

-

Febelux.com : Association for the live Communication Industry = Belgisch Luxemburgse associatie van hallenuitbaters, beursorganisatoren en beurzentoeleveranciers. (Voordien opgesplitst in Febelux en Expobel)

-

UFI : Union des Foires Internationales = Internationale federatie van hallenuitbaters en beursorganisatoren

-

IFES : Europese Associatie van beurzentoeleveranciers

Op basis van in België gerealiseerde omzet leert een raming ons dat beurzen 60 % van de MICE-sector vertegenwoordigen, seminars en congressen 34 % en Incentives 6 %.

8

CONGRESBUREAUS DOEN AAN DESTINATION MARKETING VOOR DE ZAKELIJKE MARKT

Promotie naar bedrijven toe Congresbureaus zijn de evenknie van een gewone toeristische dienst, maar dan voor de zakelijke markt, de MICE-markt. Net zoals een toeristische dienst ontvangen ze de bezoekers van een stad, een provincie, een regio of een land, en maken ze wegwijs in de geschiedenis, de cultuur en de tradities van die stad en haar inwoners. Ze voorzien hen van de belangrijkste brochures die ze nodig hebben om hun verblijf aangenaam te maken. De rol van het plaatselijke congresbureau is niet meer en niet minder dan de promotie van die stad. Niet voor de individuele toerist, maar voor de corporate markt, de bedrijfswereld.

Een congresbureau promoot zijn bestemming als ideale locatie voor meetings, congressen, incentives, events, teambuildings enzovoort. En dit zowel op nationaal als op internationaal vlak. De leden van het bureau zijn één voor één leveranciers (suppliers) van die markt: vergaderhotels, special venues (zoals kastelen, gerenoveerde bierkelders of hoeveboerderijen, kerkhotels en zelfs grotten), evenementenbureaus, DMC's (Destination Management Companies; een dienstverlener in logistiek management met als grootste troef een uitgebreide kennis van de bestemming en de plaats waar een event doorgaat), PCO's (Professional Conference Organisers; een bureau dat gespecialiseerd is in de organisatie van (internationale) congressen en meetings op professionele basis), cateraars, vervoersorganisaties, beursorganisatoren, vertaalbureaus, leveranciers van audiovisueel materiaal en noem maar op.

Een congresbureau stimuleert het vergaderen of congresseren in zijn streek, en doet dat op allerlei manieren. Een congresbureau is ook een dienstverlener voor iedereen die een rol speelt in deze branche. Door middel van de juiste enquêtes kan een toeristische barometer worden opgesteld die aangeeft wie de bezoekers zijn van de stad en haar onmiddellijke omgeving, wat ze doen tijdens hun verblijf, hoeveel geld ze uitgeven, wat ze leuk vinden aan de stad en wat niet ... Voor klanten van het bureau is dit een schat aan informatie. Los van deze dienstverlenende taken is een congresbureau er ook om u te helpen bij de organisatie zelf van uw meeting.

9

Link tussen vraag en aanbod Met andere woorden, na uw contact met een congresbureau zal u heel precies weten welke hotels over de juiste vergadercapaciteiten beschikken én hoeveel kamers ze nog vrij hebben in de periode dat uw beste klanten uit Amerika of China langskomen. U zal ook de juiste toeleveranciers op het vlak van de audiovisuele omkadering, catering, decoratie en invulling van randprogramma's leren kennen. Een congresbureau is nu eenmaal de link tussen vraag en aanbod. En het levert zijn diensten bovendien volledig gratis.

Politiek Aan elke medaille zit echter een keerzijde. Dit gratis aanbod is enkel mogelijk dankzij de (financiële) steun van de overheid, en dat maakt (quasi) elk congresbureau afhankelijk van de goodwill van plaatselijke besturen en politici. Vrij recent werd, om een voorbeeld te geven, het sinds 1982 bestaande congresbureau voor de ganse provincie Antwerpen afgeschaft. Terwijl vroeger één bureau verantwoordelijk was voor de ganse provincie, werden die taken nu opgesplitst. De stad Antwerpen werd de verantwoordelijkheid van Antwerpen Congresbureau, dat weliswaar nu in dezelfde kantoren als Toerisme Antwerpen is ondergebracht. Ook Mechelen (en omgeving) kreeg haar eigen onafhankelijke MICEpromodienst, Meeting in Mechelen. De Kempen moeten het voorlopig zonder promotionele ondersteuning voor deze sector stellen.

Of ze nu blauw, rood, groen of oranje zijn, de politici in ons land weten maar al te goed dat MICE-toerisme veel meer geld opbrengt dan leisuretoerisme. De schattingen lopen uiteen, maar een MICE-toerist geeft ongeveer 4 keer zoveel geld uit als een leisuretoerist. Deze sector kan dus een enorme boost betekenen voor de plaatselijke economie en jobmarkt.

En toch lopen onze grootsteden achter bij hun buitenlandse broertjes qua aanbod aan vergaderfaciliteiten, zeker voor congressen van een paar duizend man. De plannen voor nieuwe infrastructuur in Brussel liggen op tafel, maar hierover zal binnen de gewestregering nog hevig worden gedebatteerd. Ook in Antwerpen wordt meer over een groot congrescentrum gepraat dan dat er werkelijk schot in de zaak komt. Daardoor lopen we wel het risico de grote internationale spektakels, events en congressen te missen. En dat kan niet de bedoeling zijn.

Regionale bevoegdheden Het beleid rond toerisme is in ons land geen zaak van de federale regering, maar van de gemeenschappen (Vlaamse, Franse en Duitstalige) en - bij de Franse Gemeenschap - zelfs van de gewesten. De componenten van de promotie van toerisme, inclusief vergadertoerisme, naar ons land toe zijn de kunststeden Brussel, Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven en Mechelen, Wallonië (als groene regio en ideaal voor middelgrote meetings), de Kust (Oostende en Knokke) en de Vlaamse regio's. Zo worden die producten ook gepromoot, zelfs op internationale MICE-beurzen. Keerzijde van de medaille is dat de regionale identiteiten veel sterker worden beklemtoond dan het land in zijn geheel. Wij snappen die verschillen (misschien) wel, maar herkent een Chinees de Vlaamse Leeuw of de Waalse Haan ? Of een Amerikaan?

10

Vlaanderen

Toerisme Vlaanderen is de officiële toeristische dienst van Vlaanderen. Ze staat in voor de bevordering van het vrijetijds- en zakentoerisme naar en in Vlaanderen en voor de kwaliteitsvolle ontwikkeling van het toeristische aanbod. Dat gebeurt binnen het beleid van de Vlaamse regering en in samenwerking met de hele Vlaamse toeristische sector. De MICE-afdeling van Toerisme Vlaanderen is het Congresbureau Vlaanderen-Brussel. Ook in zijn brochure ziet u dat Vlaanderen volgende producten promoot: de kunststeden, de kust en de Vlaamse regio's.

Brussel Brussel is in alles 'hors catégorie'. Circa 65% van de overnachtingen in Brussel is toe te schrijven aan het zakelijk verkeer (incl. congressen, conferenties en seminaries), 35% houdt verband met vakantie en recreatie. In termen van omzet ligt de verhouding nog sterker in het voordeel van het zakelijk toerisme, aangezien zakenreizigers veel meer uitgeven dan leisuretoeristen. Institutioneel bekeken is Brussel het domein van zowel de Vlaamse als de Franstalige Gemeenschap en de toeristische promotie wordt dan ook door de toerismebureaus van de beide gemeenschappen gevoerd.

Bovendien is er de eigen toeristische organisatie van het gewest: BITC (Brussel Internationaal Toerisme en Congres). Deze organisatie is het equivalent van een regionale dienst voor toerisme en werkt met beide gemeenschappen samen.

Wallonië

Zakelijk toerisme in Wallonië wordt gepromoot door het Bureau de Convention WallonieBruxelles, de zakelijke poot van het OPT (Office de Promotion du Tourisme Wallonie-Bruxelles).

In Wallonië is men erg gehecht aan de tradities van de plaatselijke folklore en de streekeigen keuken. Het OPT kiest daarom ook elk jaar een thema om dergelijke eigen trekken van de streek in het licht te stellen. En natuurlijk heeft ook Wallonië een aantal kunststeden, zoals Luik, Doornik, Bergen en Namen.

11

3 CHECKLIST Hierna een voorbeeld van checklist die men kan invullen bij aanvang van de organisatie van een congres of incentive, of die men als PCO als briefing kan doornemen bij het eerste verkennend gesprek met de opdrachtgever.

Opdrachtgever (firma) : .........................................................................................................

Adres :..................................................................................................................................

Contact : ...............................................................................................................................

Tel : ....................................... GSM : ...................................... Fax : .....................................

E-mail : .................................................................................................................................

BTW-nummer : .....................................................................................................................

Type event : Academische zitting Inhuldiging Productlancering Teambuilding …..

Feest (personeel, ...)

Opendeurdag Seminarie Walking Dinner

Titel : ..................................................................................................................................

Niveau : ..............................................................................................................................

Genre (klassiek, modern, futuristisch, …) : .............................................................................

Datum : ............................................................ van ……… uur tot ...........uur Doelgroep : ........................................................................................................................

Aantal genodigden : ............................................ Verwacht aantal aanwezigen : .....................

Locatie : plaats : ................................................ Locatie type : .............................................

Scientific Programme van ................................................uur tot ........................................ uur Partner Programme van ..................................uur tot ................................................ uur : met ki nderen tot ……….. jaar met apart drukwerk

zonder kinderen gratis

Social Programme van ....................................uur tot ............................................. uur : met partner gratis

met apart drukwerk

Beschikbaar budget : ........................................................................................................

Nota : .................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

12

I. DRUKWERK Uitnodigingskaarten : formaat : ................................................................................................................. papierdikte : ............................................................................................................ aantal kleuren : ........................................................................................................ taal : ....................................................................................................................... met aparte antwoordkaart met bijhorende omslagen Mailing oplage : ................................................................................................................... inhoud : ................................................................................................................... datum verzending : .................................................................................................. te personaliseren Programmabrochure / Handouts : aantal bladzijden : .................................. aantal kleuren : ......................................

papierdikte : .......................................... taal : .....................................................

in ringmap gelijmd kopies

gebonden spiraalringen druk

Andere :..........................................................................................................................

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

II. TRANSPORT Signalisatie – titel : ....................................................................................................... met company-logo in kleur

formaat : .............................................. zwart/wit

Parking met ………………….. plaatsen : met parkingboys

met voituriers

Shuttledienst : van ....................................................... naar .......................................................... van........................... u tot ........................... u Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

13

III. ONTHAAL Onthaaltafel Registratie inschrijvingen Badges :

nominatief bedrijfslogo (kleur) titel stad Types :

niet nominatief met : voornaam + naam* firmanaam* land

genodigde pers

opdrachgever VIP

onthaal handouts vestiaire

badges info ...

Vestiaire Hostessen voor :

Secretariaat :

telefoon fax PC en printer kopieertoestel …

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

IV. ZAALOPSTELLING theater U-vorm classroom

statafels ronde tafels van ………….. personen ………………………………..

Met nominatieve plaatsen

Met naamkaartjes

Lijsten tafelverdeling aan de ingang Aanduiding tafelverdeling op de badges Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

V. PODIUMOPSTELLING Podium Sprekerstafel met …………… zitplaatsen Decoratie

Spreekgestoelte met bedrijfslogo Decor ……………………………………………….

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ * omcirkelen wat primeert

14

VI. TECHNISCHE UITRUSTING ……………….. microfoons waaronder : …………… …………… …………… ……………

vaste dasspeld handheld headset

Projectiescherm (afmetingen : …………… m H x ……………….. m B) Projectie : beamer video

met portable PC LCD/LED schermen

Cameracaptatie Tolken tolkcabines

headsets

Repetitie

Omroepsysteem

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

VII. CATERING Niveau : *

**

***

Onthaalkoffie Koffiepauze (om ………… u en ……………… u) Cocktail Broodjes : met bediening

in zelfbedieni ng

Buffetten : Koud

Warm

warm en koud

Bediening aan tafel ( ……. gangenmenu) Thematisch Gepersonaliseerde menukaarten Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

15

VIII. ANIMATIE (tijdstip : ……… u) klassiek modern : op podium live

ambulant DJ

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

IX. STANDBOUW Table Top displays Modulaire standaardstands met : …tafel(s) : laag/hoog … stoelen …lage kast(en)

stopcontact folderrek internetaanluiting

Extra uitrusting apart in huur aan te bieden : .......................................................................... ............................................................................................................................................

X. VEILIGHEID Bewaking : dag Security

nacht EHBO- kit

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

XI. ACCOMMODATIE Aantal overnachtingen : ……………………… (van ………………. tot …………………)

Hotelbooking : …………………. Standaardkamers …………………. Luxekamers Vluchtreservatie : business Class

economy

charter helikopter

privéjet

Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

16

XII. DIVERSEN Fotograaf Relatiegeschenk Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

XIII. FINANCIËN Deelname Scientific Programme :

Gratis Betalend : ………………. €

Deelname Partner Programme :

Gratis Betalend : ………………. €

Deelname Social Programme :

Gratis Betalend : ………………. €

Facturatie aan de deelnemers : door PCO door opdrachtgever Facturatie toeleveranciers : via PCO rechtstreeks aan de opdrachtgever Nota's : ............................................................................................................................... ............................................................................................................................................

17

3.1 TERMINOLOGIE CHECKLIST -

Scientific Programme : het thematische, inhoudelijke, wetenschappelijke gedeelte van de Meeting, onder de vorm van presentaties, overleg, workshops, enz

-

Partner Programme : activiteiten die georganiseerd worden voor de partners van de deelnemers aan een conferentie, vroeger omschreven als “Ladies Programme”. Zo worden de partners tijdens een internationaal congres in Brussel vergast op een daguitstap naar Brugge, een wandeling rond het thema “chocolade” of “mode” door Brussel, enz. Afhankelijk van de initiatiefnemer van de meeting zal de partner die wil deelnemen aan het partner programme hiervoor al dan niet een supplement moeten betalen.

-

Social Programme : een activiteit in een ontspannen sfeer als randanimatie na een drukke agenda, vooral tijdens een meerdaagse meeting, ’s avonds of “the day after”, zoals een bezoek voor alle meeting-deelnemers al dan niet met partner aan een museum, een diner in een restaurant op de Brusselse Grote Markt, een stadswandeling, enz.

-

Zaalopstelling

• • •

Theaterstijl : stoelen opgesteld zoals in het theater, dus in rijen achter en naast mekaar, zonder tafels Classroom : zoals in een klaslokaal, dus voor iedere stoel een schrijftafel U-vorm : tafels opgesteld in U-vorm, waarbij enkel langs de buitenzijde van de “U” wordt plaatsgenomen

Welke zaalopstelling voor welk type Meeting ?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Wat is het verschil tussen een sprekerstafel en een spreekgestoelte ?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Wat is het verschil tussen een headset en een handheld microfoon ? Welk type microfoon is het minst risicovol ? Welk type microfoon voorzie je voor welk type spreker ?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bij een Table Top Display ontvangt iedere sponsor/exposant een tafel die hij vrij kan aankleden, met folders, producten erop, enz. en waarachter hij een eigen plooistand kan opstellen met bedrijfslogo, presentatieteksten, foto’s van producten, enz.

Bij een modulaire standaardstand ontvangt iedere sponsor/exposant zijwanden en een 18

achterwand die hij kan gebruiken om foto’s of tekstpanelen of logo’s of … aan te bevestigen. Hij kan desgewenst de modulaire wanden verder aankleden door er een plooistand voor te bouwen.

3.2 ZAALOPSTELLING EN CAPACITEIT In je zoektocht naar een geschikte locatie dien je rekening te houden met de zaaloppervlakte die nodig is voor jouw evenement. Maar hoeveel m2 voorzie je nu best per genodigde?

Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, buffetten, bars, decoratie en techniek.

Afhankelijk van het type evenement zal je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker als het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan.

Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt: aan een ronde tafel met diameter 150cm plaats je max. 8 personen, aan een ronde tafel van 180 cm diameter kunnen max. 10 personen zitten.

Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers.

19

Hierna vind je een aantal klassieke opstellingen en het benodigde aantal vierkante meter (netto oppervlakte) per persoon als richtlijn :

20

4 OFFERTES SCHRIJVEN Spijtig genoeg bevind je je zelden in een situatie dat je prospect enkel jouw offerte ontvangt.

Het zal er dus op aankomen je te onderscheiden van de concurrentie, zorgen dat jouw offerte op alle vlakken beter is!

4.1 BRIEFING Een goeie offerte is een offerte die beantwoordt aan de verwachtingen van de klant, of beter nog, die diens verwachtingen overstijgt. Daartoe is het zeer belangrijk in eerste instantie een antwoord te bieden op de vereisten van de klant : een grondige, gedetailleerde briefing is dan ook cruciaal.

De checklist in de cursus kan een leidraad zijn om alle praktische vragen te stellen. Informeer daarnaast zeker naar - Wie neemt de uiteindelijke beslissing ? Wanneer wordt de beslissing genomen ?

-

Binnen welke termijn wordt jouw offerte verwacht ? en tracht daarbij ook in te schatten of deze termijn voor jou haalbaar is. Indien niet, kan je dat best overleggen tijdens de briefing, beter dan één dag voor de deadline te moeten bellen met de vraag om uitstel.

Hou er ook rekening mee dat je al snel minimaal één week nodig hebt om een correcte offerte te kunnen uitwerken : interne brainstorming, opvragen leveranciersoffertes en daarop wachten, deze verwerken, ...

-

Heeft het bedrijf in het verleden reeds gelijkaardige Meetings georganiseerd ? Indien ja, waar en onder welke format hebben deze plaatsgevonden ?

Deze vragen laten jou toe het verwachte kwaliteitsniveau in te schatten, en zo kan je vermijden dat je de klant iets aanbiedt dat ze al gedaan hebben, terwijl ze nu op zoek zijn naar een nieuw concept.

-

Hebben ze toen ook beroep gedaan op een eventbureau ? Zijn er zaken die ze voor een volgende editie anders willen aanpakken ?

Idealiter informeer je naar waarom het vorige eventbureau niet d’office de opdracht opnieuw toegewezen heeft gekregen, doch dit ligt natuurlijk gevoelig. Tast toch voorzichtig het terrein af en tracht aan te voelen hoever je mag gaan qua vraagstelling in dit verband.

4.2 INTERPRETATIE VAN DE BRIEFING Zelfs een offerte waarvoor conceptueel weinig creatieve invulling vereist is, verdient een interne brainstorming : met meerdere weet je meer, kan je vanuit diverse invalshoeken de briefing benaderen en zo tot vernieuwende ideeën komen, enz.

Er als sterkste uitkomen blijft de uitdaging !

21