Hoe dragen AI en eventtechnologie bij aan dé event-experience?

Van ChatGPT tot hologrammen en van online samenkomen in de metaverse tot VR-experiences. Om aan je evenement extra beleving toe te voegen en/of efficiënter te produceren, zijn er intussen plenty technologische opties. In dit artikel nemen we je mee in hoe technologie voor events bijzonder interessant kan zijn, wanneer je dit op een juiste manier -al dan niet ondersteunend- toepast.

Door > Angelique Aalders

Te beginnen met een technologie die de afgelopen maanden het nieuws domineerde en menig LinkedIn-feed vulde: AI, oftewel Artificial Intelligence/Kunstmatige Intelligentie. Een technologie die niet zozeer nieuw is, maar wel toegankelijker is geworden met de komst van open source AI-tools als ChatGPT en Dall-E. Digital Experience bureau FX Agency organiseerde hierover onlangs het webinar ‘What’s Next’ om de evenementenbranche mee te nemen in de mogelijkheden van AI op evenementen. AI-expert Fabian de Vries van FXAgency: ‘Het grote voordeel van deze AI-tools is dat ze heel toegankelijk en veelal gratis te gebruiken zijn. Je kunt ze vanaf elke webbrowser benaderen en direct resultaat boeken.’ AI-tools zijn dan ook in diverse fases van een evenement in te zetten, bijvoorbeeld wanneer bezoekers zich bij een zakelijk evenement aanmelden. AI kan persoonlijke aanbevelingen geven voor sessies of sprekers op basis van het profiel van de deelnemer. Niet alleen verbetert dit de ervaring van de deelnemer, het helpt organisatoren ook om de organisatie meer gestructureerd te laten verlopen en gerichte marketing in te zetten. Fabian: ‘Als mensen zich aanmelden voor een event, brengen ze data met zich mee. Op basis van AI kan je vergelijkingen trekken tussen de verschillende bezoekers. Dit werkt sneller en efficiënter dan wanneer je persoonlijk als matchmaker aan de slag gaat.’ >

Die persoonlijke (mis)matching ziet Dieter Möckelmann in de praktijk nog te vaak gebeuren, waar technologie hierin juist bijzonder goede kansen biedt. Dieter is medefounder van het virtuele eventplatform GoMeet, dat in coronatijd zijn oorsprong vond. ‘We realiseerden een virtuele campus waar men elkaar op een speelse, spontane manier -als avatar- wél kon ontmoeten, met als doel zowel spontane als relevante ontmoetingen te faciliteren. De reflex die je nu echter ziet nu alles weer live kan, is dat men weer terug is naar 2019 en we alles weer doen zoals we het toen deden, terwijl er slechts enkelen zijn die met deze ervaring een slag leggen naar écht innoveren. We denken nog te vaak in vaste patronen: een hal volgooien met beursstands en accountmanagers die de beursbezoeker -die geen idee heeft waar deze écht naar op zoek is- dienen te overtuigen hun product af te nemen. Met als resultaat veelal nutteloze leads. Met de inzet van nieuwe technologie kan je dit doorbreken. Op basis van metadata, zoals ‘wie ben je’, ‘waar kom je voor’, ‘waar zit je buikpijn’ kan je betere matches maken met wie daar de oplossing voor biedt. Je kunt dan gerichter afspraken inplannen, wat niet alleen effectiever is voor je business, maar ook duurzamer – zowel op het gebied van relaties als klimaat.’

Adapt or die ‘AI moet je zien als een tool die je in het proces kunt gebruiken, niet zozeer als eindproduct’, aldus Fabian (FX Agency), waarmee hij doelt op het feit dat banen door de komst van AI niet zo snel zullen verdwijnen. ‘Het is adapt or die, het is belangrijk mee te groeien met de technologie en er juist goed gebruik van te maken.’ Dat ‘adapten’ kan tijdens een evenement bijvoorbeeld door realtime de audio van een spreker om te zetten naar ondertiteling, zodat ook bezoekers met een auditieve beperking de spreker direct goed kunnen volgen. AI kan je helpen je evenement inclusiever te maken. Deze ondertiteling kan ook direct worden vertaald, wat ook dit proces vereenvoudigt. ‘Het registreren van de audio en deze live laten analyseren door AI betekent ook dat er eenvoudig en snel samenvattingen van sessies kunnen worden gegenereerd, waardoor je als bezoeker ook de interessante inhoud van sessies die je niet hebt kunnen bijwonen tot je kunt nemen’, aldus Niels Janssen, founder en creative director bij FX Agency. Waar ChatGPT met name als taaltool kan worden ingezet, is DALL-E een gratis te gebruiken AI-tool waarmee je afbeeldingen op basis van een zogenoemd ‘prompt’ kunt genereren. Hiermee kan je presentaties van sprekers of samenvattingen van een bijeenkomst eenvoudig verrijken met mooie, door AI gemaakte, visuals.

Bewustwording van techskills

Om meer bewustwording omtrent technologische ontwikkelingen te creëren, is het festival TECHFEAST in het leven geroepen. Marissa Bolink, eventplanner: ‘We zetten het oosten van Nederland hiermee op de kaart als een bruisende plek waar veel gebeurt op techgebied. We betrekken techbedrijven uit de regio en delen kennis over nieuwste innovaties en de toekomst van tech en AI.’ De sprekers en workshopgevers behandelen verschillende thema’s, van AI tot metaverse en robotic. Eén van de hoogtepunten van TECHFEAST is volgens Marissa de sessie van Wim Naudé, professor aan de Universiteit van Aachen. ‘Hij verzorgt een keynote over de toekomst van technologie en hoe kunstmatige intelligentie hier al dan niet een rol kan spelen in het tegengaan van stagnatie in ontwikkelingen. Het is volgens Naudé de harde werkelijkheid dat de ontwikkelingen op het gebied van technologie sinds de 19e eeuw niet vernieuwend zijn. AI kan hierin een pageturner zijn.’ Als antwoord op de vraag uit de markt, komt AI veelvuldig op het festival aan bod. Marissa: ‘AI is nu al heel toegankelijk. In principe kan AI vragen de teksten voor je website schrijven. Het kan processen vereenvoudigen en je werk efficiënter maken. Door de aandacht die er nu voor deze tool is, worden we ons ook meer bewust van onze eigen digitale vaardigheden.’ Digitaal vaardig is één, maar in het digitale bewustzijn ligt, volgens Dieter Möckelmann, nog een grote uitdaging voor de toekomst. ‘De valkuil in de technologie zit hem met name in het ontbreken van digitale fitheid. We zijn momenteel heel goed in staat om binnen een split second via Google een grote lading afbeeldingen op te zoeken, maar naar je eigen content op je devices, ben je minutenlang op zoek. Het is belangrijk dat we meer eigenaarschap krijgen van informatie en dat we dat beter leren opslaan en ordenen, ofwel de Personal Knowledge Management. Digitale fitheid en het vergroten van het digitale bewustzijn, daar ligt de grootste valkuil van de 21e eeuw.’

Elkaar (virtueel) ontmoeten in de metaverse

Op het eerder genoemde TECHFEAST in Deventer worden de bezoekers bijgepraat over de ontwikkelingen en de kansen op techgebied, maar ook over het ethische vraagstuk hoe je als samenleving omgaat met het vergaren van data en kennis van iedereen. Marissa: ‘We zetten heel erg in op inhoud en gebruiken zelf niet zozeer technologie tijdens het evenement, omdat we ons bewust richten op een fysiek en sociaal evenement. Maar men komt bijvoorbeeld wel binnen met een QRcode en het programmaboekje is volledig digitaal.’ Ook Ad de Haan, Creative Director bij Live Legends, is van mening dat een fysiek evenement vooral een sociale bijeenkomst is. Live Legends creëert dan ook legendarische live experience over de hele wereld. ‘We brengen merkverhalen op een magische manier tot leven door experience design te combineren met geavanceerde technologie. We willen een uitzonderlijke beleving creëren die een blijvende indruk achterlaat.’ Die inzet van technologie moet volgens Ad daar dan wel écht aan bijdragen. ‘Toen de 3D-bril voor evenementen werd geïntroduceerd, was ik daar heel sceptisch over, juist omdat evenementen gaan om het delen van emoties en een bril daarin een belemmering kan zijn. Nu zie je weer vaak succesvolle en prijswinnende VR-experiences.’ Ad is van mening dat je bij een virtueel evenement nooit een gelijkwaardige beleving kan meegeven dan wanneer je het live beleeft en dat je dus heel bewust technologie moet inzetten. ‘Ik geloof niet in hybride events, bij digitaal en live heb je te maken met heel andere inhoud en beleving. Het is heel interessant hoe je metaverse kunt inzetten om een podium te creëren en elkaar virtueel kunt ontmoeten.’ Ad de Haan ziet vooral bij live evenementen de toekomst in een soort live metaverse, waarbij met technieken zoals hologramprojectie en door goed gebruik van LED-verlichting en LED-schermen, en decorbouw een soort mindfuck gecreëerd wordt. ‘Dat is een technologie waarin nog veel is te halen. Het creëert een beleving die echt fascineert.’ De wereld van de metaverse is steeds dichterbij te halen, ook door de komst van AI. Ad: ‘Dit gaat steeds verder, met enkele trefwoorden kan je al hele visuele storyboards voor op het podium creëren. Dit kan nog veel grootser worden wanneer je daar andere technieken mee combineert: uiteindelijk wil je, vooral bij live events, wel een bepaalde gelaagdheid voelen.’

Niels Janssen is founder en creative director bij FX Agency. Niels is altijd op de hoogte van nieuwe innovaties en weet als geen ander hoe deze een rol kunnen spelen in events, digitale content en communicatie campagnes.

Design Lead Fabian de Vries is, naast creatief, een expert op het gebied van Artificial Intelligence en hoe deze technologie zo efficient en effectief mogelijk is in te zetten tijdens verschillende soorten evenementen.

Marissa Bolink is eventplanner bij TECHFEAST, een technologiefestival voor iedereen die geïnspireerd wil worden door de nieuwste technologie. Op TECHFEAST (dat staat voor Tech Festival East Netherlands) vinden bezoekers drie area’s met elk een eigen thema: Inspire, Activate en Demonstrate.

Dieter Möckelmann is spreker over de impact van technologie op onder andere het onderwijs en de samenleving. Als eventdesigner en co-founder van Go Meet faciliteert Dieter zowel spontane als relevante ontmoetingen.

Een succesvolle, technologische hype op het moment zijn de grote videotentoonstellingen, zoals de Fabrique de Lumières in de Westergasfabriek te Amsterdam, waarin de kunst gevoelsmatig tot leven komt middels geavanceerde technologie. Ad: ‘Men heeft steeds meer behoefte om beeld meer te beleven. Daar liggen ook veel kansen. Denk hierbij aan een 3D-wereld die je als een kijkdoos op je event neerzet, bijvoorbeeld tijdens een opening. Er is echter wel tijd voor nodig om een dergelijk project goed uit te kunnen werken.’

Ad de Haan is Creative Director, Stage & Content Designer en Show Director bij Live Legends. Met meer dan 40 jaar ervaring in shows en events, heeft hij zijn eigen unieke techniek en signatuur ontwikkeld.