Opdrachtgever Uitgelicht

Tom Blansjaar

Werkt bij > Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM)

Functie > Events Manager

Werkzaam bij RSM sinds > 2019

Aantal events per jaar > ± 100

Wat vind jij een absolute no-go bij evenementen?

Waar ik echt een hekel aan heb, is het falen van de techniek. Bijvoorbeeld wanneer iemand een presentatie geeft, en teruggaat naar de desktop om een andere presentatie aan te klikken. Het plaatje moet kloppen, zowel aan de kant van de organisatie, de techniek, als bij de locatie. Dat geldt niet alleen voor audiovisuele middelen, maar ook voor de catering. Ook vind ik het storend wanneer er te weinig uitgiftepunten zijn voor koffie of lunch. Je wilt niet dat mensen lang moeten wachten.

Wat maakt een event voor jou werkelijk bijzonder?

Persoonlijk en relevant. Het zijn de twee kernwoorden die ik altijd in mijn achterhoofd houd. We bieden graag een customized experience met relevante informatie. Dat begint bij ons met het sturen van een persoonlijk mailtje met informatie over wat diegene kan verwachten, toegespitst op hem of haar. Achteraf vragen we wat onze bezoekers ervan vonden. Een event wordt voor mij bijzonder wanneer we mensen weten te inspireren, zowel voor, tijdens als na het event.

Wat is de kracht van live communicatie?

Ik geloof dat een online ontmoeting nooit een fysieke ontmoeting kan vervangen. Mensen zijn altijd op zoek naar persoonlijke communicatie. Mits het event goed ingestoken is, zullen mensen een impactvollere ervaring beleven bij een fysiek event dan wanneer ze de online variant bijwonen.

Welke fout moet je vermijden in jouw werkveld?

Het doen van aannames. Je kunt er nooit van uitgaan dat het wel goed zit. Zo’n 90% van de dingen die wij doen, is checken of het wel echt klopt. Je kunt bijvoorbeeld niet zeggen: ‘Ik ging ervan uit dat jij er om 19.00 uur zou zijn.’ Zorg dat het op papier staat en bel diegene om het te bevestigen. Het maken van aannames kan je grootste valkuil zijn.

Wat zou je graag anders zien in de evenementenbranche?

Het is een cliché, maar het zou fijn zijn als mensen zich beter realiseren wat het betekent als ze niet op komen dagen. Zeker in dit tijdperk waar we ons erg focussen op voedselverspilling. Je koopt namelijk van tevoren een hoeveelheid in voor het aantal gasten dat zich aangemeld heeft. Als je je afmeldt, is dat natuurlijk prima. Maar er gaat zoveel verloren door mensen die dat niet doen.