Opdrachtgever Uitgelicht

Door > Nathalie Schalke

Jette Neeteson

Werkt bij > ministerie van Justitie en Veiligheid

Functie > Senior Eventmanager Bureau Protocol en Evenementen

Aantal events per jaar > ± 50 van verschillende omvang

Wat is het eerstvolgende evenement op de agenda ?

Als eerstvolgende evenement staat ‘De dag van de migratieketen’ in Amersfoort op de planning.

Op deze dag komen 700 mensen die werkzaam zijn in de Vreemdelingenketen bij onder andere IND, COA, DTV en ministerie van Justitie en Veiligheid, bij elkaar om te netwerken en diverse deelsessies te volgen. Tevens is er een kennisbeurs aanwezig. Deze jaarlijks terugkerende dag wordt per toerbeurt door één van de deelinstanties binnen het veld georganiseerd.

Met welke criteria dien je altijd rekening te houden bij de organisatie van een evenement?

In eerste instantie dienen we ons vooral aan de aanbestedingsregels van de rijksoverheid te houden. Daarnaast kijken we naar locaties die makkelijk te bereiken zijn met het openbaar vervoer en of deze opties passen bij de doelgroep en het specifieke onderwerp. Of er voldoende capaciteit is om last minute nog uit te kunnen breiden, is ook een belangrijk criterium. Daarnaast is het belangrijk dat de samenwerking met de opdrachtgever, in ons geval de diverse directies van het ministerie, goed verloopt. Er vindt een duidelijke afstemming plaats en vooral de rolverdeling wordt goed gespecificeerd.

Wat vind je absoluut het leukst aan dit werk?

Mijn collegae natuurlijk! En de diversiteit aan taken en de deadlines. In ons vak is elke dag weer anders!

Wat maakt een evenement voor jou werkelijk bijzonder?

De onderlinge samenwerking met alle verschillende partijen maakt een evenement voor mij bijzonder. Dat we alles zo vlekkeloos mogelijk laten verlopen zodat het inhoudelijke doel zonder noemenswaardige problemen bereikt kan worden. Het feit dat we met meerderen een mooi evenement kunnen neerzetten zorgt ervoor dat dit vak zelf een feest blijft.

Werk je vaak met bureaus samen en hoe kom je tot de juiste keuze?

We werken heel weinig met (evenementen)bureaus. Eigenlijk zijn wij het bureau in huis. Soms worden er communicatiebureaus c.q. evenementenbureaus ingeschakeld bij zeer grote bijeenkomsten of bij ingewikkelde onderwerpen. Deze bureaus helpen ons dan vooral bij het invullen van het inhoudelijk programma ten aanzien van onder andere thema en sprekers. Bij een samenwerking blijven wij als afdeling altijd verantwoordelijk voor het uitvoeren van het logistieke proces.

Als je een locatie of een leverancier voor een evenement moet selecteren, welke aspecten zijn dan doorslaggevend voor jou?

Ten eerste is doorslaggevend of men snel en duidelijk communiceert. Zich flexibel opstellen bij last minute veranderingen is ook zeer prettig net als met creatieve oplossingen komen. Qua locatie kijken wij goed naar de ligging en bereikbaarheid alsmede de kwaliteit en de sfeer en uitstraling van deze accommodatie. >