‘We doen dit al jaren, maar het bestaat nog niet’

Door > Mariska Tjoelker

D&B Eventmarketing is er al jaren van overtuigd: events die deel zijn van een groter geheel creëren de meeste impact. Nu steeds meer opdrachtgevers daar ook de meerwaarde van zien, is de tijd rijp voor een nieuw label: D&B Eventstrategie.

Events, ze zijn er in soorten en maten en als er een bureau is dat daar veel ervaring mee heeft, is het D&B Eventmarketing wel. Een van de zaken waar dit bureau zich al vanaf het begin mee bezighoudt, is hoe events een bedrijfscultuur kunnen sturen en ondersteunen. Het is een fascinerend aspect van hun werk, vinden ze bij D&B. En omdat de vraag naar juist dit type events toeneemt, willen ze er best eens wat meer over vertellen.

Oud verhaal

‘Hoe zet je evenementen in om de interne cultuur te ondersteunen, dat is in feite de vraag. Een goede vraag, want er bestaat nog niets voor. Ja, ons bureau dóet het al jaren, maar we hebben het nog nooit apart gelabeld. Dat gaan we nu wel doen.’ Aan het woord is Pieter Bas Boertje, algemeen directeur van D&B Eventmarketing. Hij ontdekte al redelijk vroeg in zijn carrière wat een evenement kan bewerkstelligen, vertelt hij. ‘Nou ja, het is een oud verhaal, nog uit de gulden-tijd. Er waren twee machinefabrieken die fuseerden en daarna nam de directeur afscheid. Dat afscheid organiseerden wij, de fusie werd door een organisatieadviesbureau begeleid. Wij hadden een musical gemaakt waarin hun eigen medewerkers de rollen speelden. Later vertelde de directeur mij dat de medewerkers na ons evenement plotseling dwars door elkaar in de kantine zaten. Daarvoor waren het steeds strikt gescheiden groepen geweest. Dat hele dikke en hele dure rapport van het organisatieadviesbureau had niets uitgehaald. Het evenement wel, terwijl dat niet eens het doel was.’

Boodschap verstevigen

Creatief strateeg Femke Ramaker is bij D&B een van de mensen die zich inmiddels dagelijks met deze tak van sport bezighoudt. ‘Wat je vaak ziet,’ legt ze uit, ‘is dat er binnen een bedrijf verschillende bijeenkomsten en momenten zijn. Het managementteam gaat een paar dagen naar de hei, het accountteam doet een kookworkshop, een keer in de zoveel is er een groot feest voor alle medewerkers. Allemaal losse onderdelen. Maar hoe zorg je ervoor dat dat een geheel wordt? Dat is van belang, want als al die momenten inhoudelijk op elkaar aansluiten, verstevig je de boodschap.’ Daarbij heeft ze niet de illusie dat hun aanpak een bedrijfscultuur 180 graden kan doen draaien. ‘In een bedrijfscultuur spelen veel verschillende facetten en wij kunnen daar maar tot op zekere hoogte invloed op uitoefenen. Maar: met live communicatie kunnen we wel helpen bóuwen aan een bedrijfscultuur, aan een gezamenlijk DNA.’

Geen praters, toch resultaat Voorbeelden heeft D&B te over. Zo is daar de onderneming die haar jubileum wilde gebruiken om ook qua cultuur een grote stap te maken. Een springplank richting de toekomst moest het worden: op weg naar professionaliteit en innovatief ondernemerschap. Enthousiast steekt eventconsultant Nieske Castelein - gespecialiseerd in internal branding en employee engagementvan wal: ‘We hebben een concept geschreven waarin hun waarden op verschillende manieren aan bod kwamen. In de loop van het jaar organiseerden we verschillende sessies, steeds met professionaliteit en innovatief ondernemerschap als rode draad. Dat kwam terug in een grote klantbijeenkomst, maar ook in verschillende strategiebijeenkomsten en kleinschalige interne sessies. Tijdens die interne bijeenkomsten bespraken de medewerkers vragen als: ‘Wat wordt jouw bijdrage om die professionaliteit te bereiken en schrijf dat op je (door D&B gemaakte - red.) kartonnen kubus’. Dat bleek soms best lastig. Neem de mensen van de technische dienst; dat zijn over het algemeen geen praters. Hun sessie begon in mineur: dit gaat niet goed, dat gaat niet goed. En toch wisten ze het om te draaien, en waarom? Omdat ze iets op hun kubus moesten schrijven! Er ontstond een nieuwe energie waarin open werd gesproken over wat er wel en niet goed gaat. Aan het einde van de sessie bleef er nog maar één vraag over: of ze zo’n sessie nog eens konden organiseren! Al die kubussen komen tijdens het afsluitende medewerkersfeest natuurlijk ook weer in beeld: vol in de schijnwerpers, op het podium. Zo pakken we dat haakje weer terug en herinneren we de medewerkers meteen weer aan wat er allemaal is gebeurd.’

Gouden Giraffe voor aanpak van vieren en verdiepen Nog een voorbeeld is het project waarvoor D&B twee jaar geleden een Gouden Giraffe won. Pop Vriend Seeds wilde een jubileum vieren, maar na flink doorvragen bleek dat er nog wel iets speelde binnen het bedrijf: het ontbrak de oude en de nieuwe generatie aan gemeenschappelijke waarden. Castelein vertelt: ‘Wij hebben toen voorgesteld om dat jaar te gebruiken om daaraan te werken. Uiteindelijk hebben we samen een waardensysteem ontwikkeld en dat is nu onderdeel van hun HR-systeem. En uit de metingen die we hebben gedaan, kwam naar voren dat de medewerkers het als positief hebben ervaren, het project is voor hun bedrijfscultuur van grote betekenis geweest.’

Leuk = energie

Wat D&B betreft moet elk project drie elementen bevatten: inhoud, energie en interactie. ‘Het moet leuk zijn,’ lacht Castelein. ‘Er zijn ontzettend veel verandermanagers en dito bureaus, maar vaak wordt de inhoud nogal zwaar en serieus aangezet. Aan het einde van de ochtend ben je uitgeteld en dan heb je nog een hele middag voor de boeg. En vergis je niet: die zwaarte kost veel energie, terwijl zo’n traject juist energie zou moeten geven. Dus vandaar: het kan ook leuk zijn! Wij zijn ervan overtuigd dat juist dan de boodschap beter blijft hangen.’

Live-communicatie geeft een boost aan de cultuur.

Focus op live - hoe klein ook

Hoewel D&B inmiddels veel ervaring heeft opgedaan met juist dit soort langer lopende trajecten, is dat niet het gevolg van directe klantvragen, benadrukt creatief strateeg Femke Ramaker. ‘De meeste opdrachtgevers hebben eenzelfde type vraag als Pop Vriend Seeds: kunnen wij een leuk event voor de medewerkers organiseren. Door goed door te vragen blijkt vaak dat we zo’n event meer impact en inhoud kunnen geven als we daar ook de al bestaande bijeenkomsten van de opdrachtgever in meenemen. En nee, we gaan dus geen leiderschapstrainingen geven, onze focus ligt echt op de live-momenten. De ene keer is dat een kleine sessie op kantoor, de andere keer een teambuildingsmiddag in het bos. Mensen denken gauw: events, dat is groot, groter, grootst. En ja, iets groots mag er zeker ook zijn, maar de kracht zit ‘m nu juist in de opbouw gedurende een langere periode. Het is een groeiend verhaal dat steeds sterker én meetbaar wordt.’

‘Danglunderenwijvanbinnen,ja’

Kralendoosje

Wat D&B doet, is een beetje te vergelijken met een doosje losse kralen: gooi het om en de kralen springen alle kanten op. Zijn die kralen in het doosje echter tot een ketting geregen, dan valt er een schitterende ketting uit, een ketting die op een mooie en logische wijze één geheel vormt. ‘En weet je wat het mooiste hiervan is?’ zegt Castelein tot slot. ‘Dat we als eventmakers écht iets toevoegen. Neem dat bedrijf dat vol inzet op professionaliteit en innovatief ondernemerschap; daar is onlangs een open dag geweest. Wij hebben er steeds op aangedrongen dat ze die dag moesten gebruiken om juist de eigen medewerkers in het zonnetje te zetten. Dat hebben ze uiteindelijk ook gedaan: iedereen was er, met familie en vrienden - in totaal waren er ongeveer 500 gasten. En de trots van al die mensen! Dan glunderen wij vanbinnen, ja. Omdat ons idee dan zo goed uitpakt, dat we iets wezenlijks hebben toegevoegd.’

Nieuw label: D&B Eventstrategie

Op de nieuwe website www.db-eventstrategie.nl vind je veel informatie over eventcommunicatie als middel om de interne cultuur te ondersteunen.

Nieuw boek: Live!

In het in mei 2018 verschenen boek Live! Bereik maximale impact met je evenement lees je meer over de enorme kracht van livecommunicatie. Aan dit boek werkten onder anderen dr. Danielle Braun en prof. dr. Ed Peelen mee. Het boek kost € 25 en is onder meer verkrijgbaar bij Managementboek, Bol.com en bij D&B zelf.