Personalehåndbog
Personalehåndbogen er revideret og gældende pr. 24. november 2025. Alle medarbejdere er forpligtede til at holde sig opdateret om indhold og eventuelle ændringer i håndbogen. Spørgsmål kan rettes til den ansvarlige leder eller HR.
1
Velkommen i HB-Care I HB-Care ved vi, at en tidlig og grundig introduktion styrker både din motivation og din oplevelse af at være en del af fællesskabet. Vores mål er, at du bliver godt integreret blandt dine kollegaer, oplært i relevante systemer og arbejdsprocesser – og ikke mindst får et solidt indblik i vores kultur og forretningsprincipper. Når du lykkes i dit arbejde, lykkes vi som virksomhed. Gennem hele din ansættelse er det vigtigt, at du har en tæt og løbende dialog med din nærmeste leder, så forventninger og mål for dit arbejde er tydelige. Sammen har I ansvaret for, at du kender virksomhedens prioriteringer samt de mål og succeskriterier, du og din afdeling arbejder efter i hverdagen. Denne personalehåndbog giver dig et overblik over de vigtigste informationer og du kan tilgå flere af virksomhedens gældende politikker og retningslinjer på Emply. Håndbogen opdateres løbende og er altid tilgængelig på Emply. Hold dig derfor orienteret, og tøv ikke med at spørge din leder eller HR, hvis du er i tvivl om noget. God læselyst. Med venlig hilsen Ledelsen og HR
2
Indhold
De praktiske informationer .......................................................... 5 Din ansættelse .......................................................................... 6 Ansættelsesvilkår ....................................................................... 6 Arbejdstid og pauser .................................................................. 6 Løn .......................................................................................... 6 Sygdom .................................................................................... 6 Barnets 1. sygedag .................................................................... 6 Læge/Tandlægebesøg................................................................. 7 Ferie ........................................................................................ 7 Feriefridage ............................................................................... 7 Søgne- og Helligedage samt aftalte fridage med løn ....................... 7 Barsel ....................................................................................... 8 Adresse- og navneændringer ....................................................... 8 På kontoret ..................................................................................................... 8 Fleksibilitet ................................................................................ 8 Kontormiljø og god telefonskik ..................................................... 8 Rygepolitik ................................................................................ 9 Videoovervågning ...................................................................... 9 Frokostordning .......................................................................... 9 Rengøring ................................................................................. 9 Politik, etik og fortrolighed ............................................................................... 9 Etik, loyalitet og tavshed ............................................................. 9 Sociale medier ......................................................................... 10 Presse .................................................................................... 10 E-mail .................................................................................... 10 Krænkende adfærd .................................................................. 10 Personoplysninger (GDPR) ........................................................ 10 Adgang til drev og øvrige oplysninger ......................................... 10 Orientering .............................................................................. 11 Whistleblowerordning ............................................................... 11
3
Townhall møder ....................................................................... 11 Personalegoder og rabataftaler ...................................................................... 11 Rabataftaler ............................................................................ 11 Personalegoder ........................................................................ 11 Kontakt ......................................................................................................... 12
4
De praktiske informationer
5
Din ansættelse Ansættelsesvilkår
Dine ansættelsesvilkår fremgår af din ansættelseskontrakt. Kontrakten er et fortroligt dokument mellem dig og HB-Care. Arbejdstid og pauser
Din arbejdstid fremgår af din ansættelseskontrakt. Som hovedregel har du 30 minutters selvbetalt frokostpause pr. arbejdsdag. Pausen skal afholdes i ét sammenhængende interval. Løn
Der afholdes som udgangspunkt en årlig lønsamtale primo året. Løn udbetales månedsvis bagud og er til rådighed den sidste hverdag i måneden. HB-Care kan sende lønsedler og dokumenter via mail, Scrive eller e-Boks. Sygdom
Sygemelding skal ske hurtigst muligt til nærmeste leder. Processen aftales internt i afdelingen. Ved langtidssygemelding skal du medvirke i sygeforløb hos virksomheden og kommunen. Manglende medvirken kan påvirke løn og ansættelsesforhold. HB-Care kan anmode om friattest eller mulighedserklæring. Gebyr refunderes mod kvittering. Barnets 1. sygedag
Du har, som funktionær i HB-Care, frihed i forbindelse med barnets 1. sygedag. Dvs. det er muligt for dig at holde fri med løn på barnets 1. sygedag, når barnet er under 14 år. Såfremt dit barn bliver sygt i løbet af din arbejdsdag, har du ret til at holde fri med løn de resterende arbejdstimer den pågældende dag. Lønnen den pågældende dag svarer til betalingen for en sygedag. Dit fravær i forbindelsen med barn syg, vil indgå i din fraværsstatistik.
6
Læge/Tandlægebesøg
Læge og tandlægebesøg er selvbetalte og skal som udgangspunkt lægges udenfor arbejdstiden. Hvis konsultationen ikke kan lægges uden for arbejdstiden, skal frihed hertil aftales med nærmeste leder. Ferie
HB-Care følger den til enhver tid gældende ferielov. Aftalen fremgår af din ansættelseskontrakt, og optjent ferie fremgår af din lønseddel og kan ses på Emply. Ferieønsker imødekommes i videst muligt omfang. Hensynet til den daglige drift nødvendiggør dog også, at ferien fordeles jævnt mellem kollegaer over hele ferieåret. Planlægningen foregår i de enkelte afdelinger, således er den enkelte afdelingsleder ansvarlig for at ferien afvikles bedst muligt. Alt ferie skal godkendes af din nærmeste leder. Det tilstræbes at 3 ugers sammenhængende hovedferie afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Ferie søges på Emply, hvor din leder godkender eller afviser dine ferieønsker. 5. ferieuge kan aftales overført til næste ferieår med din leder. Feriefridage
Såfremt du omfattet feriefridagesordning optjenes der 5 feriefridage pr. år på baggrund af hver måneds uafbrudt fuldtidsbeskæftigelse inden for kalenderåret. De særlige feriefridage afvikles som hele fridage, idet optjening følger kalenderåret, og afviklingen sker i efterfølgende kalenderår. De særlige feriefridage er ikke omfattet af ferieloven. Feriefridage søges på Emply, hvor din leder godkender eller afviser dit ønske. Feriefridage skal afholdes i perioden 1. januar til 31. december. Ikke afholdt feriefridage bortfalder. Søgne- og Helligedage samt aftalte fridage med løn
• • • • • • •
7
1. januar (SH dag) Skærtorsdag (SH dag) Langfredag (SH dag) 2. påskedag (SH dag) Grundlovsdag (HB aftalt fridag med løn) I driften kan der aftales 1. maj istedet Kristi Himmelfartsdag (SH dag) 2. Pinsedag (SH dag)
• • • •
24. december (HB aftalt fridag med løn) 25. december (SH dag) 26. december (SH dag) 31. december (HB aftalt fridag med løn)
Barsel
Du har pligt til at informere din nærmeste leder om din graviditet senest 3 måneder før forventet fødsel. Som sekundær forælder (F.eks. far eller med mor) skal du informere din leder senest 4 uger før forventet fødsel. Adresse- og navneændringer
Ændrer du adresse, navn, telefonnummer eller andre personlige oplysninger, skal HR-afdelingen informeres på hr@hb-care.dk. Du kan også rette dine oplysninger direkte i Emply.
På kontoret Fleksibilitet
HB-Care ønsker at skabe gode rammer for fleksible arbejdsvilkår, der kan styrke kvaliteten og effektiviteten i arbejdet, og som kan sikre en god balance mellem arbejde og fritid. Fleksibilitet i forhold til mødetider aftales med nærmeste leder. Det er dog funktions- og afdelingsspecifikt, hvilken grad af fleksibilitet, der er muligt i det enkelte jobfunktioner. HB-Care foretrækker fysisk fremmøde på kontoret, da vi tror på at tilstedeværelse på arbejdspladsen styrker vores sammenhold, kultur og vidensdeling i og på tværs af afdelinger. Behov for hjemmearbejde aftales med nærmeste leder. Du kan finde vores politik for hjemmearbejde på Emply. Kontormiljø og god telefonskik
I storrumskontorer er det vigtigt at tage hensyn til arbejdsmiljøet og dine kollegaer. Hold telefonmøder og andre længere opkald i lukkede mødelokaler, når det er muligt, og tal dæmpet i fællesområder.
8
Rygepolitik
HB-Care er en røgfri arbejdsplads, herunder e-cigaretter. Rygning – herunder i frokostpausen – skal ske uden for matriklen og med hensyntagen til omgivelserne. Videoovervågning
Der er videoovervågning i udvalgte områder af huset, herunder indgange, fællesarealer og kontorområder. Overvågningen er etableret for at beskytte personale og udstyr. Skiltning er opsat synligt i overensstemmelse med gældende regler. Frokostordning
I Glostrup og Tilst tilbydes frokostordning. Tilmelding sker via nærmeste leder eller HR. Prisen er 370 kr. pr. måned og trækkes via lønnen. Rengøring
Der er ugentligt rengøring på kontorerne. Dette sker, for de flestes vedkommende, inden arbejdstidens begyndelse. Sørg for at rydde op på dit skrivebord samt på fællesarealerne så vi skaber de bedste rammer for os selv og rengøringspersonalet.
Politik, etik og fortrolighed Etik, loyalitet og tavshed
Både under din ansættelse og efter ansættelsesforholdets ophør, har du tavshedspligt om alle HB-Cares fortrolige forhold, herunder f.eks. personaleoplysninger og ansættelsesvilkår, økonomiske forhold, strategi og forretningsplaner. Du må derfor ikke videregive eller oplyse om sådanne forhold til personer udenfor HB-Care. Herudover er du under ansættelsesforholdet og i en eventuel opsigelsesperiode forpligtet til at opføre dig loyalt overfor HB-Care såvel internt som eksternt, ligesom HB-Care forpligter sig til at opføre sig loyalt som arbejdsgiver.
9
Sociale medier
Du er som medarbejder forpligtet til ikke at udtale dig negativt om HBCare eller på anden vis udtale dig om fortrolige og selskabsspecifikke emner på de sociale medier. Det kan give et uheldigt billede af HBCare, også selvom det er skrevet med et glimt i øjet. Undlad også at skrive om vores kunder, både private, offentlige og firmakunder. Presse
Hvis du kontaktes af en journalist med spørgsmål til virksomhedens forhold, skal du henvise til vores HR & ESG Director Anja Breum på tlf. 25 59 09 13 eller ab@hb-care.dk. E-mail
Du får tildelt en firmamail ved ansættelsen. Den skal udelukkende anvendes professionelt. Krænkende adfærd
I HB-Care behandler vi alle hinanden med respekt, og vi omgås hinanden med anstændighed, værdighed og ligeværd, ligesom vi accepterer hinandens forskelligheder og taler til hinanden - ikke om hinanden. Vi har nultolerance over for mobning, seksuel chikane og andre adfærdsformer, som krænker medarbejdere eller andre. Kontakt din leder, arbejdsmiljørepræsentant eller HR, hvis du oplever mobning. Du kan finde vores politik for krænkende adfærd på Emply. Personoplysninger (GDPR)
Vi indsamler og behandler nødvendige oplysninger i forbindelse med ansættelsen og opbevarer disse sikkert i dit personaleforhold. Du kan læse mere om vores privatlivspolitik på Emply. Adgang til drev og øvrige oplysninger
Du må kun tilgå dokumenter og materiale, der er direkte relevant for dit arbejde. Hvis du ved en fejl får adgang til fortrolige oplysninger eller materiale uden for dit arbejdsområde, skal du straks give besked til din leder. Uretmæssig adgang til materiale kan få ansættelsesmæssige konsekvenser.
10
Orientering
Du forventes at holde dig orienteret om virksomhedens politikker og nyhedsbreve på Emply. Overtrædelse af politikker kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser. Whistleblowerordning
Hos HB-Care har vi en lovpligtig whistleblowerordning. Du kan læse mere om vores whistleblowerordning på Emply eller via vores hjemmeside www.hb-care.dk. Townhall møder
HB-Care afholder Townhall møder hver 2. måned, hvor der gøres status på aktuelle initiativer og informeres om nye. Sørg for at prioritere disse møder, så du holder dig løbende opdateret.
Personalegoder og rabataftaler Rabataftaler
Som medarbejder i HB-Care har du adgang til en række attraktive personalegoder, som spænder bredt lige fra oplevelser til indkøbsaftaler og praktiske goder. Se de pågældende personalegoder på Emply. Personalegoder
Der er morgenbrød hver fredag på alle lokationer. To gange ugentligt leveres der frisk frugt. Der er kaffe og te på alle lokationer. Der aftales sociale arrangementer lokalt.
11
Kontakt Hovednummer: 36 72 10 10 Åbningstider hovednummer: man-fre 09:00 – 15:00
HR-og lønafdelingen 70 70 50 45 HR@hb-care.dk IT-afdelingen 70 70 50 56 IT@hb-care.dk Regionskontor Østjylland: 70 70 50 51 Sjælland: 70 70 50 44 Aabenraa: 70 70 50 49 Vejle: 70 70 50 43 Fyn: 70 70 50 48
12