Lederguide til en god medarbejdersamtale
Vores ambition i HB-Care er at være en attraktiv og inkluderende arbejdsplads med stolte og engagerede medarbejdere. Vi vil sikre en stærk social kapital ved, at vores medarbejdere oplever tillid, retfærdighed og et godt samarbejde i afdelingen og i forhold til dig som leder. For at lykkedes med dette, kræver det, at du løbende har en god og åben dialog med dine medarbejdere. Denne guide indeholder en beskrivelse af vores årshjul for medarbejdersamtaler, samt tip og tricks til, hvordan du skaber en god dialog med dine medarbejdere. Spørg endelig HR, hvis du har behov for yderligere.
Medarbejdersamtaler er et vigtigt ledelsesværktøj der
• Bidrager til at dine medarbejdere forstår virksomhedens og afdelingens strategiske mål og værdier
• Er din mulighed for at få fastlagt konkrete mål og initiativer for medarbejderne, der sikrer, at fælles mål nås
• Giver dig en dybere indsigt i dine medarbejderes styrker og potentialer herunder, hvad der motiverer og/eller udfordrer dem
• Er en oplagt mulighed for at give medarbejderne feedback og justere, hvis der er behov for det
Vores årshjul
Med henblik på at strukturere året ensartet på tværs af selskaber og afdelinger, har vi i Hb-Care fastlagt følgende årshjul for medarbejdersamtaler. En årlig samtale i februar-marts og en halvårlig opfølgningssamtale i maj-august. Derudover er det altid en god idé at fastlægge 1:1 samtaler med medarbejderne løbende over året således, at du ledelsesmæssigt forventningsafstemmer med dine medarbejdere omkring ansvar og opgaver, samarbejde og trivsel.
FEBRUAR-MARTS
Medarbejdersamtale (Leder og medarbejder)
Opfølgning på året, der er gået og en forventningsafstemning til det igangværende år jf. nye forretningsplaner, mål og strategiske og prioriteringer
MAJ-AUGUST
Halvårsopfølgning (Leder og medarbejder)
Opfølgning på igangsatte aktiviteter, feedback og beslutning om eventuelle justeringer, der skal sikre, at fastlagte mål/fokuspunkter efterleves
1:1 løbende over året – evt. hver 14. dag eller månedligt
Medarbejdersamtaler og lønregulering Eventuelle lønreguleringer vil pr. 2025 gennemføres i februar måned for alle medarbejdere i HB-Care. Således holdes løndialog og medarbejdersamtaler adskilt. En god forberedelse
Inviter medarbejderen i kalenderen i god tid. Vedhæft følgende, som du finder i Emply:
o Medarbejderguide (lederdashboard)
o Samtaleskema (lederdashboard)
o Stillingsbeskrivelse (medarbejderens personalemappe under fanen Dokumenter)
• Bed medarbejderen om at forberede sig til samtalen
• Spørgsmålene med kursiv under hver overskrift i samtaleskemaet er hjælpespørgsmål. Således er det ikke afgørende, at alle spørgsmål diskuteres. Udvælg dem, der giver mening for dig – og vær åben overfor, hvis din medarbejder har valgt at fokusere på andre hjælpespørgsmål, end du har.
• Sæt god tid af til samtalen (60-90 minutter) og sørg for at overholde aftalen
Evaluering af året der er gået:
• Gennemgå mål og fokuspunkter fra sidste medarbejdersamtale i samtaleskemaet
• Vurder, om de aftalte beslutninger fra sidste samtale er blevet gennemført tilfredsstillende
• Overvej, hvordan medarbejderen har udviklet sig i det forgangne år
• Overvej, hvad medarbejderen kan gøre for at styrke sine udviklingspunkter i det kommende år
• Overvej, hvad det vigtigste budskab er til medarbejderen. Det er vigtigere at tale om de få ting, der virkelig betyder noget, end om mange ting, der ikke er vedkommende
• Giv konkrete eksempler på, hvor medarbejderen har gjort det særligt godt
• Overvej, hvad der gør medarbejderen til en vigtig medspiller i teamet. Hvilke beslutninger og styrker har medarbejderen udvist i det forgangene år
Særligt for dig, der er leder af ledere:
• Anvend, hvis muligt, den kompetenceskala, der er indsat i MUS-skemaet for ledere. Her evaluerer du både på lederens nuværende performanceniveau og initiativer til fastholdelse og/eller styrkelse heraf
Fastlæg mål for det kommende år:
• På baggrund af strategi, forretningsplan og mål for det kommende år – udvælg de væsentligste prioriteter, som medarbejderen skal fokusere på i det kommende år
• Sørg for at skabe en klar kobling mellem de mål, der sættes for medarbejderen og virksomhedens overordnede prioriteter. Det er vigtigt, at medarbejderens bidrag opleves at give mening/gøre en forskel
• Argumenter for, hvorfor det er de vigtigste prioriteter og drøft med medarbejderen, hvilken konkret indsats, der skal til for at nå målene
• Sørg for at gøre målene så konkrete som muligt, så de er mulige at følge op på
• Forbered din indledning på samtalen, så du starter godt
Lige inden samtalen
• Sørg for at skabe en god stemning til samtalen: Skab ro, gå en tur, sørg for kaffe, sluk mobilen
• Se dig selv som vært for en samtale, hvor din fornemmeste opgave er at få medarbejderen til at føle sig tryg
Selve samtalen
• Sæt rammen for samtalen. Fortæl indledningsvist om samtalens struktur og gør formål og forløb klart for medarbejderen
• Lad medarbejderen tale. Lyt til, hvad medarbejderen er optaget af
• Hvad er vanskeligt i arbejdet, og hvad er sjovt og motiverende?
• Vær nysgerrig. Stil uddybende og åbne spørgsmål. Åbne spørgsmål starter typisk med hv-ord
• Del viden. Det er vigtigt, at medarbejderen får en god forståelse for virksomhedens mål. En indsigt i virksomhedens mål vil i højere grad sikre opbakning til ledelsens beslutninger, også hvis virksomheden på et senere tidspunkt skulle have behov for at ændre kurs
• Lav aftaler. Under samtalen kan du i fællesskab med medarbejderen aftale konkrete fremtidige aktiviteter. Det vil ofte være en god ide at præcisere, hvem der har ansvar for hvad, og hvornår en given aktivitet skal igangsættes. Brug skabelonen ”Medarbejdersamtaler”
• Rids afslutningsvis beslutningerne op. På den måde sørger du for, at du og medarbejderen har samme oplevelse af det besluttede
Feedback
• Som leder har du et ansvar for at give feedback og konstruktiv kritik på medarbejderens indsats og adfærd
• Når du skal give feedback, er det vigtigt, at du fokuserer på medarbejderens adfærd og ikke på, hvem medarbejderen er som person
• Du skal være faktuel, specifik og konkret i beskrivelse af handlinger og ord
• Anerkend medarbejderens følelser, og at oplevelsen kan være anderledes hos modtageren
• Undgå diskussion, men udtryk dine ønsker og behov for det fremtidige samarbejde
Opsamling
• Udfyld samtaleskemaet under samtalen eller umiddelbart efter, så dialogen er dokumenteret
• Send samtaleskemaet til medarbejderen og bed om medarbejderens kommentarer/ønsker til ændringer
• Når MUS-skemaet er godkendt af leder og medarbejder, gemmes det som pdf i Emply i medarbejderens personalemappe under fanen Dokumenter i mappen MUS
• Rettelser til stillingsbeskrivelsen sendes på mail til HR@hb-care.com
• Hvis der er ønsker om uddannelse eller anden kompetenceudvikling sender leder en mail til HR@hb-care.com Afstem med HR, hvem der gør hvad i forhold til konkrete uddannelsesplaner
• Følg op på samtalen via 1:1 samtaler løbende
• Inviter til opfølgningssamtalen i maj-august i god tid (jf. årshjulet)