FACTURA ELECTRÓNICA REDUCE GASTOS EN LAS EMPRESAS

ESPECIAL

Reducir los gastos en papel, operaciones y la posibilidad del error humano son algunos de los beneficios que trae el traslado de las facturas a la era virtual.

A TRAVÉS DE UNA RESOLUCIÓN, LA DIAN PUSO A CORRER A LAS EMPRESAS COLOMBIANAS. DE ACUERDO CON LA ENTIDAD, PARA 2019, MÁS DE 450.000 COMPAÑÍAS, GRANDES O PEQUEÑAS, DEBERÁN TENER TODA SU FACTURACIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA.

El decreto 2242 de 2015 es un esfuerzo para promocionar la masificación del uso de la factura electrónica y profundizar en el control fiscal. Para ello, los proveedores tecnológicos autorizados que ofrezcan servicios de facturación electrónica deberán como mínimo, prestar los servicios cumpliendo las disposiciones y condiciones de operatividad tecnológica establecidas por la DIAN.

La utilización de la factura electrónica trae además beneficios para el cliente como, por ejemplo, ahorros derivados a un menor uso del papel, lo que también genera ahorro en costos de las operaciones y de bodegaje por el almacenamiento de estos documentos. Asimismo, se evitan reprocesos por errores humanos debido a la sistematización de los procesos; se reducen los días de recaudo de cartera; y, en general, se ahorra tiempo, al agilizarse la entrega de la facturación a la DIAN y a proveedores.

Por otro lado, esta transición representa retos frente a la transformación digital y los cambios culturales. Las empresas colombianas viven una realidad que cuenta con consumidores que cada día hacen más uso de tecnologías digitales.

EMPRESARIOS ACOGEN LA MEDIDA

A través de una encuesta, la firma BDO indagó sobre la visión que tienen los empresarios frente a la implementación de la facturación electrónica en sus empresas.

Frente al conocimiento general sobre la obligatoriedad de las empresas del país para implementar la norma, el 92% de los encuestados dijeron saber de ella, mientras el 8% restante aseguraron no estar bien informados o no conocer los detalles de esta medida reglamentaria.

Por último, al preguntar: ¿Considera usted que esta nueva medida es segura?, o al ser un proceso electrónico ¿puede vulnerar la seguridad de su proceso de la facturación?, el 69 % de los consultados contestaron que para ellos si lo es, mientras que para el 18%, el proceso puede generar vulnerabilidades.

Claves para una facturación electrónica eficiente 5 2

Crear una factura eficaz

Asegurarse de que las facturas de la empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe adeudado, el número de orden de compra, el nombre y domicilio del cliente, y el nombre, domicilio y número de identificación de la empresa.

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Capacitación

El primer paso que se debe realizar antes de iniciar el proceso de facturar de forma electrónica es capacitarse en el uso del programa. El no hacerlo puede dar paso a errores que más adelante pueden complicarle la emisión y cobro de las facturas.

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Enviar las facturas sin demora

Cuanto más rápido envíe las facturas, menos se demorarán los pagos. Trate de enviar las facturas después de transcurridos uno o dos días de la entrega del producto o de la finalización de un proyecto.

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Envie la factura a la persona indicada

Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el pago en 30 ó 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Hable directamente con el cliente y pregúntele a quién se debe enviar la factura.

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Haga un seguimiento

Una confirmación rápida puede hacerle saber que la factura fue recibida y está siendo procesada.

En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, comuníquese nuevamente con la persona encargada.