Casesheet Mitch&Mates Questionnaires

Questionnaires: an answer to the new trends in healthcare

Questionnaires product paper

“ “ “

Inzicht in efficiënte klinische behandelingen via ‘Patient Outcome Monitoring’

Van patiënt naar klant via Patient Empowerment

“ “

Meer efficiëntie mét behoud van zorgkwaliteit

Betaalbare gezondheidszorg voor iedereen

Evaluaties van ziekenhuizen door de overheid

“

Duurzame automatisering van dataprocessen

“

Artsen moeten meer manager worden en managers meer arts Maggie De Block, Minister van Volksgezondheid, 25 april 2015

De gezondheidszorg, ziekenhuizen en artsen staan de komende jaren voor gigantische uitdagingen. Hoe verhogen we de efficiëntie van onze werking? Hoe spelen we in op de steeds strengere eisen van de overheid naar kostenbesparingen – zonder aan kwaliteit in te boeten? Hoe beantwoorden we de vraag van de patiënt naar meer betrokkenheid? Hoe verhogen we onze inzichten om onze klinische behandelingen verder te optimaliseren?

Gezond databeheer De gezondheidszorg van morgen draait rond informatie, data, inzichten, kennis … Het ziekenhuis van de toekomst is een plek met een gezond databeheer. Waar datastromen niet stoppen aan de muren van uw afdelingen. Waar toepassingen flexibel inspelen op de specifieke context van patiënten, dokters, verplegend personeel, IT-afdeling … En waar processen op een veilige manier toegang geven aan de juiste mensen.

Mitch&Mates reikt duurzame oplossingen aan die nauwgezet de healthcare communicatieprotocollen volgen. Die uw taal spreken. En die we gewoon kunnen koppelen aan uw bestaande Ziekenhuis Informatie Systeem. Zodat uw huidige Z.I.S. u helpt om veel tijd te besparen. Maar vooral: om een beter inzicht te krijgen in alle data die u verzamelt.

Een ideaal instrument voor Patient Outcome Monitoring, Patient Empowerment, deugdelijk bestuur … Kortom: voor alle eisen die de patiënt, de overheid en de economie aan ons stellen.

Questionnaires product paper | 3

“

Patiënt moet centraal staan in slimmere zorgsector Jo Vandeurzen, Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

De patiënt – onze klant – zo efficiënt en goed mogelijk helpen: dat proces staat of valt bij een goed zicht op de context van de patiënt. Wie is hij of zij? Wat is de medische achtergrond? Wat zijn de symptomen? Die gegevens vallen niet zomaar uit de lucht. Je moet ze bevragen. Questionnaires doet dat digitaal. Met als grote voordelen: extreme tijdswinst voor uw team, minder fouten, meer inzicht én … tevreden patiënten.

Extreme tijdswinst Minimaal 10 minuten tijdswinst per vragenlijst: dat krijgt u via Questionnaires. Reken maar uit hoeveel tijd u dat bespaart per dag. En per jaar. Een gemiddelde zorginstelling komt al vlot aan 500 vragenlijsten per dag. Dat zijn 5000 minuten per dag die u voortaan elders kunt besteden. Van efficiëntie gesproken.

10

MIN

Analoge vragenlijsten • Uitzoeken welke patiënt welke lijst moet hebben.

• De juiste vragenlijst uitdelen, opsturen per post, mailen.

• De patiënt porren om de vragenlijst in te vullen.

• De bewoordingen bestuderen en juist interpreteren.

• De data manueel ingeven in het Elektronische Patiënten Dossier.

• Het verwerken van de resultaten en de berekeningen = makkelijk 10 minuten per vragenlijst

Questionnaires • Een vragenlijst toevoegen uit de beschikbare set.

• Eventuele automatische toewijzing van de aangepaste vragenlijst uit de beschikbare workflow • De ‘patiënt’ laten invullen via een iPad, portaal, smart phone, …

• Automatische herinneringsmails bij uitblijven data …

• Automatisch aanleveren van verwerkte gegevens via Healthcare Protocols • Automatische opbouw EPD en context patiënt.

Minder fouten Verwerking van ingevulde vragenlijsten: het is een repetitieve bezigheid. Die gemakkelijk tot fouten kan leiden. Die ‘zieke data’ tasten het patiëntendossier aan en geven een vertekend beeld van de context van de patiënt. Met mogelijk zware gevolgen voor de behandeling én … uw medische reputatie. Questionnaires verwerkt de data automatisch en correct. Bovendien kunt u de data hercoderen in functie van uw behoeften: van landelijke registraties over specifieke interfacing tot berekeningen. U haalt er alles uit, wat erin zit.

Patiënten

Patiënten

Formulier

Questionnaires

RISK

Administratief personeel

RISK

IT Personeel

RISK

Verfijnen

RISK

IT Personeel

Verplegend personeel Administratief personeel Dokters

Verplegend personeel Administratief personeel Dokters

Questionnaires product paper | 5

“

We worden steeds ouder, we kunnen medisch gezien steeds meer en we willen daar natuurlijk ook gebruik van maken.

Maar de kosten van de zorg lopen hierdoor zo enorm op, dat het onbetaalbaar dreigt te worden. Zorg moet daarom zinnig en zuinig zijn. Ik zal me volledig inzetten voor een betaalbare zorg van goede kwaliteit, die oog heeft voor mensen.�

Edith Schippers, Minister van Volksgezondheid (NL), Welzijn en Sport

Meer inzicht Questionnaires werkt met een set van gepredefinieerde vragenlijsten, op maat van de patiënt en uw behoeften.

Het resultaat? U peilt gerichter naar data die u écht nodig hebt. Zo groeit het EPD kwantitatief én kwalitatief.

De data zijn sterk beveiligd maar toch vlot toegankelijk voor afdelingen, dokters … Zo krijgt u meer inzicht in de patiënt, behandeling, … Temeer daar het systeem zich uitstekend leent voor Patient Outcome Monitoring. Bovendien laat Questionnaires u toe om uw eigen vragenlijsten op te zetten.

Patient Context Gathering

Patient Context Management

Patient Context Sharing

Grotere tevredenheid En de patiënt? Die is vol lof. Maar één keer vragen beantwoorden in plaats van telkens opnieuw vragenlijsten te moeten invullen. En de invoer gebeurt dan ook nog eens via portal, iPad, smartphone … Bij de patiënt thuis of in uw ziekenhuis of praktijk. Het geeft uw zorginstelling alvast een hightech én sexy imago.

Patiënt Questionnaires

Dokters

Administratief personeel

Questionnaires

Questionnaires

Verplegend personeel

Questionnaires product paper | 7

innovation+studio

Vragenlijsten die zich automatisch ‘kneden’ De juiste vragen automatisch ‘plukken’ Het systeem wijst zelf de juiste vragenlijst toe aan de juiste patiënt. Dat gebeurt op basis van configureerbare regels en met info die beschikbaar is uit uw bestaande Ziekenhuis Informatie Systemen. Bijvoorbeeld een oudere dame van 71 jaar die een buikingreep moet ondergaan, krijgt een specifieke variant van de preoperatieve vragenlijst.

Inspelen op de juiste context Het systeem biedt een oplossing voor bepaalde specifieke problemen. In de context van de kindergeneeskunde bijvoorbeeld. Daar moeten sommige vragen beantwoord worden door het kind, en andere door de ouders of door beide.

HET VERLEDEN: ANALOGE VRAGENLIJSTEN

DE TOEKOMST: DIGITAAL ALS BRON VAN HET ZORGTRAJECT

• De patiënt staat buiten het Ziekenhuis Informatie Systeem.

• De patiënt wordt een onderdeel van het Ziekenhuis Informatie Systeem.

• De patiënt moet telkens opnieuw formulieren invullen.

• De patiënt geeft zelf alle informatie in via een tablet, portal … Eénmalig.

• De administratief medewerker moet keer op keer data invoeren voor dezelfde patiënt.

• De data worden automatisch verdeeld over het Ziekenhuis Informatie Systeem.

• De gegevens zweven op een ‘eiland’. Ze worden niet gedeeld of moeten fysiek verdeeld worden.

• De data kunnen ontsloten worden via diverse dragers: tablet, web, mobile apps, portal

• Dit leidt tot tijdsverlies, kosten, vertraging in de behandeling en een gebrek aan efficiëntie.

• De zorgverstrekkers en geneesheren beschikken sneller over accurate informatie.

• De zorgverstrekker en geneesheer moeten regelmatig op gegevens wachten.

• Dit levert tijds- en kostenbesparing op.

• Manuele invoer verhoogt de kans op ‘dure’ fouten.

• Menselijke fouten worden tot een minimum beperkt en de kwaliteit van de data zelf én de datastromen verhoogt.

• Gebruik de data voor diverse doelen: klinisch, logistiek, verplichte registratie, research … zonder nabewerking

Questionnaires product paper | 9

“

Is digitalisering van je vragenlijsten dan voldoende? Neen!

Questionnaires: meer dan een digitale vragenlijst.

Ziekenhuis Maastricht sloopt haar muren Maastricht UMC+ implementeerde in 2014 haar digitale patiëntenvragenlijst oplossing. “Vroeger was het zo dat wij formulieren opstuurden en dan twee tot drie weken moesten wachten op antwoord. Sommige antwoorden ontvingen we helemaal niet, anderen waren onvolledig. Daarna moesten we de vragenlijsten stuk voor stuk handmatig invoeren,” stelt Dr. Paul Willems.

Gebruiksgemak “Met de nieuwe toepassing vullen patiënten zelf en rechtstreeks hun gegevens in. Bij ons gebeurt dat via een tablet. De informatie is op die manier onmiddellijk beschikbaar. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk en de patiënten onthalen het heel positief. Daarnaast zijn de resultaten voor ons heel leerrijk. Zo leren we bij over de wijze waarop patiënten reageren op een behandeling. We kunnen de resultaten ook vergelijken met andere patiënten van andere ziekenhuizen. Questionnaires leidt dus naast een kostenbesparing, ook tot meer inzicht en kwaliteit van zorg.”

Breed inzetbaar Het Maastricht UMC+ zet Questionnaires in op brede schaal. Zo is het systeem al volledig ingeburgerd in de afdelingen Orthopedie, Heelkunde en Anesthesie.

Dr. Paul Willems: “Bij Orthopedie werken we met een set van diverse vragenlijsten naargelang de pathologie. De patiënt levert zo klinisch relevante gegevens aan die meteen bruikbaar zijn om het beleid en de behandeling te bepalen. De landelijke aanlevering van de PROMs (patient reported outcome measures) verloopt nu geautomatiseerd en dus veel sneller. Komt daarbij dat we heel wat data verzamelen die relevant zijn voor onze research naar bijvoorbeeld de effecten van onze behandelingen.”

Ook bij de afdeling Anesthesie biedt Questionnaires duidelijke voordelen. Ruud Timmer, anesthesioloog betrokken in de implementatie “Een preoperatieve bevraging is heel uitgebreid en vormt een onderdeel van een complex proces waarbij tal van factoren in overweging worden genomen. Dat proces kunnen we fiks inkorten en de menselijke interventie wordt tot een minimum herleid. Het systeem bepaalt zelf welke gegevens we aan de patiënt moeten vragen. Dat gebeurt aan de hand van variabelen uit het Ziekenhuis Informatie Systeem. Zo kunnen we bv. een dame met een specifieke ingreep heel gericht bevragen. Nadat de patiënt zijn of haar vragen digitaal heeft ingevuld en deze werden verwerkt, worden de relevante antwoorden ter controle voorgelegd aan de anesthesist.

Die valideert ze. Vervolgens worden alle gegevens netjes geconsolideerd weggeschreven in het Elektronisch Patiënten Dossier. Dit levert ons naast een hoop tijdswinst ook nog de mogelijkheid om foutieve registraties te minimaliseren.”

Questionnaires product paper | 11

“

De dirigent maakt het verschil

Patiëntendata verzamelen en centraal toegankelijk maken, is niet zo uitzonderlijk. Wél uniek zijn vragenlijsten die zich automatisch aanpassen aan de context van de patiënt. En systemen die inspelen op de specifieke methodiek van afdelingen, geneesheren en ziekenhuizen. Hiervoor heb je een dirigent nodig. Die data en datastromen orkestreert. En vooral: die rekening houdt met de wensen van dokters, directie én … uw IT-afdeling.

Afdeling 1

Afdeling 2

Patiënt 1

Vragenlijst 1

Patiënt 2

Vragenlijst 2

Patiënt 3

Vragenlijst 3

Patiënt 4

Afdeling 3

Vragenlijst 4

Patiënt 5

Afdeling 4

Vragenlijst 5

CONDUCTOR

Afdeling 1

Afdeling 2

Afdeling 4

Extern specialist

Afdeling 5

Patiënt 6

Vragenlijst 6

Meet The Conductor De krachtige engine achter Questionnaires is The Conductor. Dit systeem dirigeert alle datastromen die de Questionnaires genereert en zorgt voor alle benodigde functionaliteit voor een efficiënte afhandeling van de processen. Dit systeem koppelen we aan uw huidige Ziekenhuis Informatie Systeem. U moet uw huidige IT niet vervangen. The Conductor werkt bovendien op basis van de heersende communicatiestandaarden en -protocollen in de zorg. (De interface spreekt uw taal) Zo behoudt u uw vertrouwde manier van werken, maar verhoogt u wel de efficiëntie van uw datastromen.

Vrij aan de voorkant, accuraat aan de achterkant U bepaalt welke output u van uw vragenlijsten verlangt. Wij integreren hiervoor de criteria in onze Conductor. Zo stellen we een set van vragenlijsten samen op maat van patiënt én afdeling. Vervolgens stemmen we in het systeem alle antwoorden op elkaar af. Zodat alles voor iedereen begrijpelijk is. En dat het systeem antwoorden in andere bewoordingen – met dezelfde betekenis – ook als identiek herkent.

1 systeem, diverse toepassingen, diverse media (smartphone, tablet, pc) The Conductor centraliseert zoals gezegd al uw data. En stelt die vervolgens open aan iedereen met de juiste rechten. Logistiek, distributie, research, uw klinische teams: iedereen beschikt over de juiste content. Geen verouderde data, niet langer zoeken of rondvragen. 1 input volstaat voor uw totale proces. Natuurlijk zijn de data hermetisch beveiligd voor onbevoegden! The Conductor zorgt er ook voor dat u niet beperkt in keuze bent in casu devices ( IOS, Windows, Web…) voor het aanbieden van de applicaties.

Duurzame complementaire oplossing Wij implementeren dus een systeem op maat. Maar zonder dat u in de valkuil van IT-maatwerk trapt. Omdat onze oplossingen complementair zijn aan uw bestaande systeem. Maar ook omdat u bijkomende wijzigingen vlot zelf onderhoudt. Bijvoorbeeld uw vragenlijsten aanvullen of aanpassen. Zo blijft u niet afhankelijk van Mitch&Mates voor uw verdere evolutie.

Verandert u later iets aan een legacy systeem? Dan blijft The Conductor zijn werk doen.

Questionnaires product paper | 13

Questionnaires product paper | 15

innovation+studio

Over de toepassing...

1. Content Management Systeem • Kies of maak zelf uw vragenlijsten en uw specifieke coderingen van de inhoud.

• Kies zelf welke calculaties u op deze vragenlijsten loslaat.

• Pas de vragenlijsten aan en maak ze specifiek voor uw specialisme.

• Gebruik de managementconsole om vragenlijsten op te zetten en te onderhouden.

• Inclusief hun specifieke coderingen en de algemene configuratie van het systeem.

Questionnaires product paper | 17

2. Toewijzingsapplicatie • Vragenlijsten kunnen automatisch worden toegewezen via zelf bepaalde criteria zoals leeftijd, geslacht en context.

• Als context zien we o.a. ziektebeeld, afspraken, geplande ingrepen, andere orders …

• U kunt de relevante vragenlijsten ook manueel koppelen aan een patiënt, ze samenvoegen, de automatische toewijzing aanpassen of overrulen.

• U kunt automatisch vragenlijsten toewijzen op basis van rules en events.

• U kunt de toepassing koppelen met een afdelingstoestel voor een bevraging ter plaatse.

3. Dashboard • Volg de status van eigen mobiele toestellen op, bijvoorbeeld voor gebruik in de wachtzaal.

• Oproepbaar vanuit het ZIS met de context van de patiënt of integratie in een patiëntenportaal.

• Distribueer naar of koppel aan een afdelingstoestel voor een bevraging ter plaatse.

• Volg activiteiten op met betrekking tot de vragenlijsten binnen de organisatie.

• Wie is met welk toestel aan de slag? Hoe is de voortgang?

4. Diverse clients • Mobiele ontsluiting via Apple IOS app of via Windows 8.1 app.

• Ontsluiting via webapplicaties (HTML5) die via een browser toegankelijk zijn – eventueel van bij de patiënt thuis.

• Webcliënt die via een browser toegankelijk is – eventueel van bij de cliënt thuis.

• Output van de vragenlijst beschikbaar via koppeling naar het ZIS.

Questionnaires product paper | 19

“

Standardize outcome measures to enable comparison and learning.

Michael Porter, Harvard Business School

Start

Tijdens

Opvolging

Patiënt 1

Vragenlijst 1

Patiënt 1

Patiënt 2

Vragenlijst 2

Patiënt 2

Patiënt 3

Vragenlijst 3

Patiënt 3

Patiënt 4

Vragenlijst 4

Patiënt 4 CONDUCTOR

Afdeling 1

Afdeling 2

Afdeling 3

Afdeling 4

Afdeling 5

Questionnaires product paper | 21

“

Door de resultaten van een grote groep patiënten samen te voegen, kunnen we makkelijk op grote schaal data genereren voor wetenschappelijke doeleinden”

“

Sneller het verhaal van je patiënt inschatten” - ZOL

In het voorjaar van 2015 startte het ZOL (Ziekenhuis Oost-Limburg) in het Multidisciplinair Pijn Centrum een proefproject op met vier geautomatiseerde klinische vragenlijsten van Questionnaires. De reacties zijn zeer positief, zowel bij patiënten als bij de medewerkers.

“Vragenlijsten geven het behandelende team essentiële informatie, maar het invullen ervan is voor de patiënten vaak een hele klus. Questionnaires biedt een zeer gebruiksvriendelijke oplossing die ‘mee’ is met de tijd. Via een tablet met touchscreen geeft de patiënt scores in. Het onderliggende systeem wijst die toe aan de juiste schalen en schrijft ze meteen weg in het individuele patiëntendossier. Als arts of psycholoog kun je de resultaten dus al meteen tijdens de consultatie raadplegen. Dat heeft het grote voordeel dat je sneller het verhaal van je patiënt kan inschatten. ” Questionnaires levert een zeer grote tijdswinst. “Vroeger moesten de vragenlijsten manueel gescoord worden. Een heel werk én kans op fouten. Nu verloopt alles automatisch.”

Questionnaires heeft bovendien nog een ander voordeel. “Door de resultaten van een grote groep patiënten samen te voegen, kunnen we makkelijk op grote schaal data genereren voor wetenschappelijke doeleinden. Dit creëert maximale mogelijkheden voor translationeel onderzoek, dat de brug slaat tussen academisch denken en klinische praktijk.

Heel belangrijk binnen ZOL, een ziekenhuis dat vooruitstrevend wil zijn op vlak van kennis, kwaliteit en innovatie.”

Kathleen Lacluyse, diensthoofd psychologie, ZOL in Genk Lotte Bamelis, coördinator TRACE (‘centre for translational psychological research’)

Questionnaires product paper | 23

Questionnaires: de voordelen VOORDELEN Attractief: zelf info invullen via tablet

P

x

Fun: eindelijk verlost van input taak

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Snel scoren bij de diverse stakeholders Laagdrempelig: comfortabel en op uw eigen tempo uw vragenlijsten invullen

x

Kortere wachttijden: u wordt sneller geholpen

x

Repetitief werk: geen dubbel invullen meer

x

x

x

x

x

x

x

Besparing uren input: focus op kerntaken

x

x

x

x

x

x

Sneller handelen: info onmiddellijk beschikbaar

x

Betere diagnose: betere informatie leidt tot betere diagnoses

x

x

Klinisch bruikbare info: volledig & accuraat overzicht

x

Dataverzameling voor klinisch gebruik

x

Aan te passen aan uw workflow

x

Correlaties: kan gemakkelijker verbanden leggen tussen behandelingen en patiĂŤnten

x

Gestandaardiseerde info & datasets mogelijk

x

Bechmark data voor patient outcome monitoring

x

x

Outcome measurements (PROMS)

x

Besparing op administratieve taken

x

x

x x

x x

x x

Voorspelbare kosten

x

Toegang tot info: steeds op de hoogte

x

Veilig faciliteren van interne en externe informatie uitwisseling

x

x

x

x

x

x

x

Besparen van tijd en geld

Distributie van informatie: automatische dispatching

x

x

x

Datasets: voor analyses en PMOC

x

x

x

x

x

x

x x

x

x x

VOORDELEN

P

Onafhankelijk van onderliggende systemen

x

Blijvend onderhoud & updates

x x

Korte time-to-market Any device: via smartphone, tablet of PC

x

x

Verscheidenheid van toepassingen (pre-operatieve vragenlijsten, gestandaardiseerde meetinstrumenten,..)

x

Eigen coderingen, hercoderingen, calculaties,…

x

Technische en functionele processen afdwingen

x

x

x

Controle over gebruikerstoegang

x

Openheid, patiënt empowerment, mobiliteit,…

x

x

Logische stap in digitalisering

x

Multi-device, multiplatform

x x

Goed voor HR beleid Snelle oplossing voor uitdagingen Beter voor het milieu: minder papierverbruik

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Duurzaam systeem: wij blijven investeren in ons product

x

Datasets verplichte registraties voor overheid

Legende Patiënten

Verplegend personeel

Directie ziekenhuizen

Dokters

Ziekenhuizen

Analisten

Administratief personeel

IT afdeling

Overheid

Questionnaires product paper | 25

Mitch&Mates in het kort Mitch&Mates, voorheen Innovation Studio, is een Belgisch IT bedrijf met eensterke verankering in Nederland. En 100% gespecialiseerd in systemen voor de healthcare. Eigenaars Yannic Sterken en Filip Bollen hebben een jarenlange ervaring in Ziekenhuis Informatie Systemen en Elektronische Patiënten Dossiers.

Die kennis bundelen ze nu in de systemen van Mitch&Mates, dat intussen al 15 IT-experts in huis heeft.

Hun visie: de integratie van technologie maakt gezondheidszorg toegankelijk en betaalbaar voor iedereen. Dit zal uiteindelijk leiden tot het ultieme comfort voor patiënten en de beste return on investment voor alle gezondheidsproviders.

Hun missie: onderdeel zijn van een evolutie die leidt tot een revolutie in de Healthcare IT. En dat via systemen die interne en externe muren afbreken, patiënten en doorverwijzers mee betrekken in de informatievoorziening en het dataverkeer op een logische manier regelen.

Meer informatie: www.mitchandmates.com Patiënt 2

Patiënt 1

Patiënt 8

Patiënt 3

Q1

Q3

Patiënt 4

Q8

Patiënt 7

Q2

CONDUCTOR

Patiënt 5

Q7

Patiënt 6

Q4

Q5

Q6

Questionnaires product paper | 27

MEER INFO?

Houtparklaan 1 bus 21 3600 Genk (BE) +32(0) 89 20.11.80 www.mitchandmates.com