Mitch&Mates: Casesheet - Sign Up

Sign Up: New dynamics in healthcare registration

Sign Up product paper

“

“

Inspelen op plotse wijzigingen in doktersagenda’s

“ “

Aanmelden via kiosk, smartphone of tablet

“

Enorme tijdswinst door slimme automatisering

Ondersteunt en verbetert aanmeldprocessen

“

Locatievermelding en gidsen van de patiënt

Persoonlijke boodschappen charmeren patiënten

“

Flexibele aanpassingen via configuratie en plug-ins

De voortdurende zoektocht naar efficiëntie De gezondheidszorg, ziekenhuizen en artsen staan de komende jaren voor gigantische uitdagingen. Hoe verhogen we de efficiëntie van onze werking? Hoe spelen we in op de steeds strengere eisen van de overheid naar kostenbesparingen en hoe verbeteren we daarbij tegelijk de dienstverlening voor de patiënt?

De zorginstelling van morgen is een plek die slim omgaat met informatie, data, inzichten, kennis … Een plek waar datastromen niet stoppen aan de muren van uw afdeling of zelfs van uw ziekenhuis. Waar toepassingen flexibel inspelen op de specifieke context van patiënten, dokters, verplegend personeel, IT-afdeling …

Mitch&Mates reikt duurzame oplossingen aan die nauwgezet de bestaande healthcare communicatieprotocollen volgen. Oplossingen die we zodanig kunnen koppelen aan uw Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), zodat het plots veel meer mogelijkheden biedt.

Sign Up product paper | 3

Een revolutie voor de aanmelding van de patiënt Sign Up is een schil die we over de bestaande systemen van de verschillende zorgafdelingen leggen en die relevante info voor de patiënt-aanmelding uit die systemen distilleert.

Naar 1 aanmeldlaag Heeft de patiënt bijvoorbeeld een afspraak bij oogheelkunde, radiologie en oncologie? Dan maakt Sign Up het mogelijk dat hij zich maar éénmaal moet aanmelden. De 3 afspraken – die vroeger 3 afsprakenbriefjes vereisten – worden vervangen door 1 document of digitale boodschap. Sign Up legt één aanmeldlaag over alle bestaande systemen heen en sloopt zo muren tussen afdelingen.

Beperkingen oplossen De informatie die de patiënt of zijn begeleider invoert, vindt omgekeerd ook zijn weg terug naar de verschillende systemen en zorgverstrekkers. Sign Up is geen planningstool. Het concept wachtkamer bijvoorbeeld is in heel wat planningssystemen een blinde vlek. Sign Up vult deze hiaten.

Overal inzetbaar Sign Up is niet gebonden aan een bepaalde fysieke locatie. Het systeem functioneert in een statische aanmeldkiosk waar de patiënt zich zelf kan aanmelden (selfservice). Maar Sign Up is ook mobiel te ontsluiten via tablet met specifieke apps. En dit in verschillende front-end-technologieën (Windows, iOs…) waarbij de begeleider of hostess de patiënt mobiel ondersteunt.

Sign Up product paper | 5

“ Patiënt moet centraal staan in slimmere zorgsector” Jo Vandeurzen, Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

Aan een klassieke statische balie verliest uw patiënt gemiddeld 4 minuten per aanmelding. Logisch: uw personeel moet zich behelpen met onoverzichtelijke agenda’s, Excel-sheets en andere tweedimensionale tools. Die vaak alleen de naam van de patiënt, de naam van de dokter en het uur van de afspraak vermelden. Sign Up versnelt en verbetert het aanmeldproces aanzienlijk!

Van 4 minuten naar 10 seconden De koppeling van aanmeldgegevens en agenda’s is uitermate handig voor de moderne ziekenhuizen en zorginstellingen met diverse campussen. En extra overzichtelijk wanneer uw patiënt op dezelfde dag meerdere afspraken heeft bij diverse specialisten of afdelingen. Het aanmeldwerk dat vroeger 4 minuten in beslag nam, gebeurt nu in een tiental seconden.

Minder lang in de wachtkamer Met Excelsheets of agenda’s verzandt uw planning al te vaak in een papiermolen. Als u dat wenst, creëert Sign Up een logische procesflow over verschillende afdelingen heen. Een flow die u aan uw noden aanpast – per ziekenhuis of per afdeling. Daarbij is het altijd mogelijk om patiënten zichzelf (kiosk) of met behulp van een begeleider (mobiel) te laten aanmelden. Resultaat? Niet alleen tijdswinst voor de zorgverstrekkers; maar ook extra comfort voor de patiënt die minder lang in de wachtkamers moet zitten.

Sign Up product paper | 7

Sign Up detecteert vertragingen en informeert de patient daarover

Aanmelden: van tweedimensionaal naar meerdimensionaal Met Sign Up stapt u een extra dimensie binnen. Sign Up stuurt de patiënt zodanig in tijd en in ruimte dat er zo weinig mogelijk wachtkamertijd overblijft.

Gewone aanmeldsystemen zijn tweedimensionaal, ze zijn geënt op planning en patiëntenadministratie. Ze kennen alleen de naam van de patiënt, de dokter en het tijdslot. De wachtkamer dient als buffer. Met Sign Up zet u een stap vooruit.

Verwelkomen en gidsen Sign Up verwelkomt de patiënt persoonlijk, op naam. Het systeem gidst patiënten vervolgens naar hun afspraak en geeft alle nodige info mee: op papier of digitaal. Sign Up detecteert bovendien vertragingen én informeert desgewenst de patiënten daarover. Zodat de patiënten vrij zijn om hun ‘wachttijd’ aangenamer in te vullen.

Flexibel en schaalbaar Sign Up is uiterst flexibel en schaalbaar. De functionaliteit die het systeem biedt, kunt u smal of breed inzetten, naargelang uw noden. Wilt u Sign Up gebruiken voor één of voor meerdere afdelingen en ook nog eens per afdeling met verschillende functies of eigen problemen? Het kan allemaal. Klantvriendelijkheid ten top.

Sign Up product paper | 9

Intelligent en efficiënt Sign Up neemt uw medewerkers repetitieve handelingen uit handen. In veel gevallen moet de patiënt niet eens meer via de balie passeren. Zo hebben uw medewerkers meer tijd over voor echte zorghulp.

Uitzonderingssituaties beheren Het systeem heeft bovendien de logica om uitzonderingssituaties – verzekering niet in orde, bijvoorbeeld - te managen. De afhandeling van deze uitzonderingssituaties gebeurt zo veel sneller, accuraat en met inzet van beduidend minder personeel.

Minder fouten, meer inzicht Het systeem centraliseert altijd de meest up-to-date info, toegankelijk vanuit al uw campussen en afdelingen. Hierdoor daalt de foutenlast aanzienlijk. Bovendien vult het uw bestaande ziekenhuissystemen perfect aan.

Centraal versus decentraal Hebt u verschillende aanmeldprocessen? Dan vormt Sign Up één centraal generiek aanmeldsysteem dat al uw decentrale processen overkoepelt. Hoever die overkoepeling reikt, bepaalt u zelf. Met Sign Up kunt u zelfs bestaande decentrale processen ondersteunen en ... configureren.

Ad hoc reageren Het kan gebeuren: een dokter of specialist wordt weggeroepen voor een urgentie of boekt last minute een congres. Of een apparaat op een behandelkamer geeft plots de geest. Sign Up speelt er ad hoc op in. De patiënt krijgt de aangepaste informatie bij het aanmelden: naam van de andere dokter, aangepaste gidsing, zonder de noodzaak om de initiële planning aan te passen. Het systeem vangt werkelijk zeer veel hiaten in uw huidige aanmeldprocedures op. En uw medewerkers? Die worden niet overstelpt door patiënten met hun anders onvermijdelijke vragen.

Sign Up product paper | 11

Sign Up van Mitch&Mates speelt in op:

+ De steeds hogere eisen voor klantvriendelijkheid.

+De noodzaak aan meer efficiĂŤntie en kostenbeheersing.

+De grote dynamiek in een ziekenhuis en zorginstelling. + De drang naar totale controle over informatie en data.

+De wens om uw instelling professioneel en modern te profileren.

+De noodzaak aan inzicht in de aanmeldprocessen.

+De uitdagingen van de toekomst.

Kostenbewust Sign Up is zeer laagdrempelig. Uw IT-afdeling hoeft niet vanaf de eerste byte opnieuw te beginnen, integendeel. U moet het enkel integreren en configureren. U behoudt de volledige vrijheid inzake hardware: De aanmeldkiosk (selfservice), de mobiele aanmeldvariant en ook de achterliggende databanken: Sign Up laat daar alle opties open.

Duurzaam investeren in efficiëntie Belangrijker dan het kostenplaatje en de lage instapdrempel wat betreft IT zijn de mogelijkheden die Sign Up biedt om de efficiëntie van de werking op een duurzame manier op te drijven. Zijn er wijzigingen in de organisatie van het ziekenhuis, worden afdelingen fysiek verplaatst of zelfs indien er ‘dieper’ iets wijzigt op het vlak van het achterliggende Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), Sign Up blijft functioneren. In de tabel hieronder wordt de traditionele manier van aanmelden vergeleken met Sign Up.

4

MIN

VROEGER GEBEURDE DE AANMELDING VOLLEDIG MANUEEL • Arbeidsintensief • Zorgmedewerker moet aanwezig zijn • Gevoelig voor menselijke fouten: niet alle afspraken, onvolledige status, verkeerde locaties…

• Traag, meer kosten, meer wachttijd voor de patiënt

SIGN UP VERANDERT DIT PROCES VOLLEDIG • Patiënt kan zelf aanmelden, geen zorgmedewerker vereist • Sign Up is accuraat, automatiseert de aanmelding én instrueert tegelijk de patiënt via verschillende mogelijke outputkanalen (sms, mail, etiketten…)

• Geen wachttijden, kostenbesparend • Sign Up maakt “ziekenhuisbreed” aanmelden mogelijk: Eén aanmelding voor alle betrokken afdelingen • Mobiel inzetbaar. Er zijn geen beperkingen vanuit de bestaande infrastructuur. Sign Up is mogelijk ook een oplossing voor pijnpunten in de infrastructuur

Sign Up product paper | 13

Sign Up product paper | 15

Wat als we het aanmelden persoonlijker of kindvriendelijker willen maken?

Dat kan moeiteloos. Een speciaal welkom op maat van de afdeling; een boodschap om moed in te spreken, bijvoorbeeld voor bepaalde onderzoeken; een gezondheidstip… Eender welke boodschap kan via Sign Up gecommuniceerd worden. Het is zelfs perfect mogelijk om een kiosk aan te kleden in ‘kabouterstijl’. Of om een soort ‘game’ te ontwikkelen waarmee mama, papa en het kind de aanmeldprocedure speels doorlopen. Op die manier leven kinderen en ouders meer ontspannen toe naar de ingreep of het onderzoek.

Sign Up product paper | 17

Hippe uitstraling, intuïtieve processen Als uw aanmeldprocedure piekfijn geregeld is en vlot verloopt, straalt dit positief af op uw zorginstelling. Sign Up biedt de mogelijkheid om moderne, klantvriendelijke en intuïtieve aanmeldprocessen uit te rollen. Die processen kunnen, zoals hierboven vermeld, geconfigureerd worden per afdeling en gepersonaliseerd per patiënt. Een mooie kiosk, een sexy iPad of de smartphone van de patiënt: aanmelden gebeurt voortaan zoals u dat wenst.

Handig röntgenzicht Sign Up geeft u ook continu data waarmee u uw aanmeldprocedures en -systemen doorlicht. Handige logboeken leggen elke mogelijke hapering bloot. Een printer die de geest geeft? Een proces dat stokt? Té lange wachtrijen? U achterhaalt meteen de reden. Informatie die de weg opent naar een optimalisering van uw aanmeldprocessen.

Gewapend voor de toekomst Sign Up is klaar voor de uitdagingen van morgen. Uw patiënt in de wachtkamer informeren over de resterende wachttijd? Het kan. Via een monitor of smartphone achtergrondinfo geven over de behandeling, ingreep of het onderzoek dat volgt? Het is mogelijk.

Sign Up speelt in op de ambulante zorg van de toekomst, waar diverse specialismen in één ruimte samenkomen. Zo kan desgewenst een hostess – of zelfs een vrijwilliger - de patiënt opvangen, hem mobiel helpen aanmelden via een tablet en hem naar de juiste locatie gidsen.

1+1 = 3,5 U kunt Sign Up combineren met ‘Questionnaires’, ook een product van Mitch&Mates. Daardoor kan de patiënt zelf een relevante vragenlijst invullen. Die gegevens zijn onmiddellijk zichtbaar voor alle ingestelde betrokkenen. Questionnaires is gebouwd op dezelfde afdelingen-overschrijdende architectuur.

Sign Up product paper | 19

Over de toepassing zelf Van aanmelden tot informeren en gidsen: Sign Up voegt intelligentie toe aan uw bestaande systemen zodat u zelf uw aanmeldprocessen kan inrichten.

1. Aanmelden Aanmelden kan mediumonafhankelijk (tablet, smartphone…) en front-endonafhankelijk (Android, iOS, Windows, HTML5…). En hierdoor dus ook vaak zonder inzet van schaars personeel. De patiënt maakt zich kenbaar aan een aanmeldkiosk, via de tablet of met de eigen smartphone.

De check-in gebeurt via de elektronische ID-kaart, de patiëntenkaart, met een barcode of een QR-code op de afsprakenbrief die het ziekenhuis aan de patiënt mailde of verstuurde.

2. Informeren Het systeem is net zo intelligent als u wilt. Is de identiteit van de patiënt gecheckt? Dan krijgt hij of zij alle relevante afspraken voor die dag.

Mét vermelding van de specialist(en), de route naar de wachtkamer(s), de tijdstippen, Sign Up kan desgewenst geïntegreerd worden met een wachtrij-infosysteem.

3. Interpreteren Het systeem kent de parameters voor relevante afspraken. Is iemand te vroeg of te laat? Dan krijgt hij de juiste boodschap (bv.: ‘Wacht nog even in de cafetaria’ of ‘Begeef u alstublieft naar de balie’). Zijn de inschrijf- of verwijsgegevens onvolledig of incorrect? Dan meldt het systeem dit. Is de patiënt niet verzekerd of heeft hij een andere nationaliteit?

Dan verwijst het systeem hem desgewenst naar de balie.

4. Afdrukken Heeft de patiënt bepaalde labels nodig? Het aanmeldsysteem geeft automatisch de correcte etiketten mee. Net zoals de ‘loopbriefjes’ die hem linea recta naar de juiste wachtzaal loodsen. Weer een handeling die uw medewerkers niet manueel moeten uitvoeren.

Sign Up product paper | 21

Sign Up extensies Sign Up Routing • Dagelijkse toewijzing van specialisten aan een specifieke locatie in het ziekenhuis, dit bepaalt het uiteindelijke gidsen van de patiënt naar de correcte wachtkamer • Registratie vervangende specialisten (let op: dit is géén planning) • Afdrukken (pdf) overzicht locaties en toegewezen specialisten, inclusief commentaren

Sign Up Dashboard • Geeft een duidelijk overzicht van het aantal dagelijkse aanmeldingen en het gebruik van de verschillende applicaties (aantal aanmeldingen per toestel)

• Mogelijkheid tot analyseren redenen van de doorverwezen patiënten naar de balie • Bekijk de doorlooptijd van de aanmeldingen

Sign Up Management Systeem • Beheer van de boodschappen of instructies (dynamisch op basis van parametrisatie), getoond in de aanmeld apps ter ondersteuning van het aanmeldproces • Beheer van de locaties inclusief niveaus, gebruikt in de locatie app • Configureren van de specialismes (inclusief printers & toestellen) waarvoor men de (de-)centrale oplossing wenst in te zetten

Sign Up product paper | 23

“ De dirigent maakt het verschil.”

Uniek aan onze aanmeldoplossing is dat ze automatisch inspeelt op de dynamiek en complexiteit van uw zorginstelling en op de context van de patiënt. Om dit waar te maken zijn verschillende gegevens nodig.

Deze data bevinden zich vaak in verschillende systemen. Hoe kunnen we de patiëntgegevens, zijn afspraken, de wachtzalen en de bijhorende artsen bundelen? Hiervoor is een dirigent nodig, die gegevens en gegevens-stromen orkestreert. En vooral: die rekening houdt met de wensen van dokters, directie én … uw IT-afdeling.

Meet de Conductor De Conductor is – zoals het schema hier aangeeft – de tussenliggende machine, de schil tussen het ZIS en Sign Up. De Conductor haalt informatie uit en geeft informatie terug aan systemen volgens IHE-standaarden. De info die de patiënt, de baliemedewerker en de dokter nodig heeft, wordt uit de datamassa gefilterd en op maat gesneden via Sign Up aangeleverd. De Conductor vult daarbij hiaten of tekortkomingen in bestaande systemen of processen op. Het is een echte dirigent die het mogelijk maakt om uw bestaande IT-architectuur te verbeteren.

Geen vervanging, wel aanvulling U hoeft uw huidige IT-oplossingen niet te vervangen. De Conductor werkt op basis van de heersende communicatiestandaarden en -protocollen in de zorg.

De interface spreekt uw taal. Zo behoudt u uw vertrouwde manier van werken, maar verhoogt u wel de efficiëntie van uw datastromen en processen.

Sign Up product paper | 25

Mitch&Mates Health Care is ons domein Mitch&Mates is 100% Belgisch en gespecialiseerd in systemen voor de health care. Eigenaars Yannic Sterken en Filip Bollen hebben een jarenlange ervaring in Ziekenhuis Informatie Systemen en Elektronische PatiĂŤnten Dossiers. Die kennis bundelen ze nu in de systemen van Mitch&Mates, dat intussen al 15 IT-experts in huis heeft.

Hun visie: de integratie van technologie maakt gezondheidszorg toegankelijk en betaalbaar voor iedereen. Dit zal uiteindelijk leiden tot het ultieme comfort voor patiĂŤnten en de beste return on investment voor alle gezondheidsproviders.

Hun missie: onderdeel zijn van een evolutie die leidt tot een revolutie in de Healthcare IT. En dat via systemen die interne en externe muren afbreken, patiĂŤnten en doorverwijzers mee betrekken in de informatievoorziening en het dataverkeer op een logische manier regelen tussen de back office en front office.

Meer informatie: www.mitchandmates.be

Sign Up product paper | 27

MEER INFO?

Houtparklaan 1 bus 21 3600 Genk (BE) +32(0) 89 20.11.80 www.mitchandmates.com