Institut für IT-Service
Jahresbericht 2018
Inhaltsverzeichnis
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Vorwort Institutsgründung Einführung HISinOne Fördermittel zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur Restrukturierung des Kommunikationsnetzes Erschließung der Neubauten und Standortausbau Software Defined Networks – Next Generation Networks Expected ITS in Rheinbach Hörsaalerneuerung in Rheinbach Weiterentwicklung des Service Points Business-Support-System Confluence Umsetzung der DSGVO Website Institutslogo Arbeitschutz Zeiterfassung Software- und Anwendungsentwicklung in Zahlen ITS-Dienstleistungen Das ITS-TEAM Impressum
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XXXX Vorwort Das erste Jahr seit Gründung des Instituts für IT-Service (ITS) liegt nun hinter uns. Den Gründungsauftrag hat die Hochschulleitung unter anderem wie folgt formuliert: „Das Institut übernimmt ab sofort den operativen Betrieb der zentralen Hochschul-IT und verknüpft diesen sowohl mit einer Weiterentwicklungs-, wie mit einer Forschungskomponente“. Im Bewusstsein, dass mit der Übertragung dieser Aufgaben auch ein erheblicher Nachholbedarf in personeller, organisatorischer und technischer Sicht zu bewältigen sein wird, haben wir bereits nach kurzer Zeit ganz beachtliche Fortschritte erzielen können. Organisatorisch gliedert sich das Institut für IT-Service in Teams mit den Arbeitsschwerpunkten Netzentwicklung, Organisation
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und Planung, (Groß-) Projekte, Service Point, Software- und Anwendungsentwicklung sowie Systementwicklung. Den neuen Bereich Forschung hegen wir derzeit noch als „zartes Pflänzchen“, das in den nächsten Jahren wachsen und gedeihen soll. Auch personell konnten wir einen deutlichen Trendwechsel verzeichnen: In allen Teams konnten vakante Stellen mit qualifizierten Kolleginnen und Kollegen besetzt werden. Zwei Auszubildende (im Team Organisation bzw. Netzentwicklung) sowie studentische Hilfskräfte unterstützen uns tatkräftig bei den vielfältigen Aufgaben. Die längst überfällige Erneuerung der IT-Infrastruktur ist durch Eigenmittel nicht zu bewältigen. Insofern freuen wir uns sehr, dass nach einem umfangreichen Begutachtungsprozess durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) die beantragte Förder-
summe von 1,83 Mio. Euro durch das Land Nordrhein-Westfalen für die Erneuerung und Erweiterung unserer Kommunikationsinfrastruktur bereitgestellt wurde. Das Institut hat sich äußerst positiv entwickelt, dies war aber nur durch den herausragenden Einsatz aller Mitarbeitenden umsetzbar, für den ich mich an dieser Stelle sehr herzlich bedanken möchte. Unser Dank gilt aber auch dem Präsidium, der Verwaltung und den Gliederungen, die uns wohlwollend und auf vielfältigste Weise bei unseren Aufgaben unterstützt haben. Mit Blick auf das Jahr 2019 erwarte ich eine Vielzahl von Herausforderungen. Die Pläne zur Erreichung unserer nächsten Etappenziele sind bereits geschmiedet …
Prof. Dr. Stefan Böhmer
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XXXX Institutsgründung Die Digitalisierung und ihre Auswirkung auf das gesellschaftliche, politische und wissenschaftliche Leben werden derzeit in der Öffentlichkeit intensiv diskutiert. Sie werden unsere Hochschule in den nächsten Jahren vor eine Vielzahl von Herausforderungen auch und gerade im IT-Bereich stellen. Das Präsidium hat deshalb als strategischen Baustein die Gründung des Instituts für IT-Service (ITS) als zentrale wissenschaftliche Einrichtung beschlossen. Das Institut übernimmt ab 1.1.2018 den operativen Betrieb der zentralen Hochschul-IT und verknüpft diesen sowohl mit einer Weiterentwicklungs-, wie mit einer Forschungskomponente. Gemäß den Richtlinien zur Errichtung von wissenschaftlichen Einrichtungen an unserer Hochschule wird zudem ein Instituts-Beirat unter Leitung
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des Präsidenten eingerichtet. Die Kolleginnen und Kollegen sowie die Sachmittel des bisherigen S3/ZIT gehen in das neue Institut für IT-Service über. Als Gründungsdirektor des Institutes hat das Präsidium Professor Dr. Stefan Böhmer bestellt. Prof. Böhmer wurde 2001 für das Lehr- und Forschungsgebiet Kommunikationsnetze im Fachbereich Informatik der H-BRS berufen. Er war von 2002 bis 2009 als Prorektor für Forschung und Entwicklung der Hochschule tätig, seit 2010 hat er entscheidend den Aufbau der hochschulweiten E-Learning-Plattform LEA vorangetrieben. 2015 wurde Prof. Böhmer als Präsidialbeauftragter für die digitale Hochschule ernannt. Ansprechpartner: Prof. Dr. Stefan Böhmer
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Einführung HISinOne Projekt APOLLO: Einführung von HISinOne an der H-BRS – Ablösung von HIS-GX Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg optimiert ihr digitales Dienstleistungsangebot rund um den „Student Life Cycle“ nachhaltig, um flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können und die künftigen Herausforderungen vorbereitet zu sein. Dabei ist angestrebt, nicht nur die Geschäftsprozesse zu unterstützen, sondern auch den damit verbundenen Verwaltungsaufwand der Hochschule zu reduzieren und eine weitere Verbesserung der Servicequalität für alle Nutzergruppen – Studierende, Lehrende und Verwaltung – zu ermöglichen. Zu diesem Zweck führt die H-BRS schrittweise die Campus-Management-Software HISinOne ein und löst damit das Altsystem HIS-GX ab, das vom Hersteller mittelfristig nicht mehr unterstützt wird. Die Standardsoftware HISinOne wird an die Erfordernisse der Hochschule angepasst und unter dem Namen APOLLO an der H-BRS eingeführt. APOLLO steht dabei für 8
„Anwendungsportal Lernen – Lehren – Organisieren“. Dieser Name unterstreicht den Anspruch, zukünftig für die drei oben genannten Nutzergruppen alle digitalen Dienstleistungen rund um den Student Life Cycle über ein Anwendungsportal bereitzustellen. Das System besteht aus vier Funktionsbereichen bzw. Modulen: • • • •
PP: Bewerbung und Zulassung von A Studierenden STU: Studierendenverwaltung E XA-PM: Prüfungsmanagement EXA-VM: Lehrveranstaltungsmanagement
Während der Einführung dieser Module arbeitet das Projektteam intensiv mit den jeweils beteiligten Gliederungen zusammen. Als erster Einführungsschritt wurde nach einer gründlichen Vorbereitungsphase im November 2017 das Modul APP (Bewerbung und Zulassung) in Betrieb genommen. Damit konnte das Bewerbungsverfahren zum Som-
mersemester 2018 für die BWL-Studiengänge in Sankt Augustin und Rheinbach sowie für Wirtschaftspsychologie erfolgreich durchgeführt werden. Ab Mai 2018 fand ebenso erfolgreich das Bewerbungsverfahren zum Wintersemester 2018/2019 für alle Bachelor-Studiengänge sowie für den Master-Studiengang Informatik über das neue System statt. Seit November 2018 ist das Modul APP im Regelbetrieb. Sukzessive werden die Bewerbungsverfahren der übrigen Master-Studiengänge auf APOLLO umgestellt. Für das Modul STU (Studierendenverwaltung) ist die Einführung Ende April 2019 geplant. Zunächst wird das Studierendensekretariat das neue Modul nutzen. Im weiteren Verlauf werden die Funktionen von HISinOne schrittweise den Studierenden zur Verfügung gestellt. Für das stufenweise Einführen der einzelnen Module ist ein komplexer Parallelbetrieb von APOLLO und dem Altsystem notwendig, der es erfordert, dass Datenbestände synchron gehalten werden und ein zum Teil bidirektionaler Austausch von Informationen
sichergestellt ist. Durch umfangreiche Überprüfungen und Bereinigungen wurde der vorhandene Datenbestand auf den Parallelbetrieb vorbereitet. Nach der Inbetriebnahme des STU-Moduls folgen die Vorbereitungen für die Module EXA-PM und EXA-VM. Für das Einführungsprojekt ist ein Zeitraum bis 2022 vorgesehen. Ein ambitioniertes Vorhaben! Dieses Projekt hat einen ganz außerordentlichen Umfang für die Hochschule. Alle bisher umgesetzten Teilschritte waren nur durch die hervorragende Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in den verschiedenen Gliederungen, insbesondere mit dem Studierendensekretariat und dem Prüfungsservice, möglich. Ansprechpartner/ Projektleiter HISinONE: Michael Vahl Stephan Baum Sascha Klemenjak
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Fördermittel zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur Für die Erneuerung und Erweiterung unserer IT-Infrastruktur waren wir mit einem Antrag im Großgeräteprogramm der Länder erfolgreich. Damit können wir rund 1,83 Millionen Euro in drei Vorhaben investieren, die primär der Lehre, aber auch der Forschung und der Verwaltung zugutekommen. Es geht um • • •
e in videobasiertes Kommunikations- und Kollaborationssystem, eine virtuelle Desktop-Infrastruktur und ein ganzheitliches Identitäts- und AccessManagement.
Insgesamt wird im Zuge des Projekts die komplette vorhandene Netz- und Systemlandschaft überarbeitet und ein Campusmanagement eingeführt. Durch die neue Infrastruktur sollen schrittweise veraltete und herstellerseitig nicht mehr unterstützte Systeme abgelöst, der Betrieb plattformübergreifender Software10
Services ermöglicht und der Administrationsaufwand des zentralen IT-Services beträchtlich reduziert werden. Die Hochschule will damit die in ihrem Hochschulentwicklungsplan bis 2020 gesetzten Entwicklungsziele zur digitalen Unterstützung der Lehre umsetzen: Durch den massiven Ausbau digitaler Technologien bekommen die Studierenden räumlich und zeitlich unabhängig von der Präsenzlehre Zugang zu Inhalten und erweiterten Lernmöglichkeiten. Die Präsenzlehre wird auf diese Weise ergänzt. Mit der Etablierung einer modernen Unified-Communication-Infrastruktur können Teams, auch wenn deren Mitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, zeitgleich an denselben Dokumenten arbeiten, jeder mit seinem eigenen Rechner oder einem anderen internetfähigen Gerät. Dies bedeutet echte Zusammenarbeit ohne Zeitverlust. Dazu gehört nicht zuletzt der Aufbau entsprechender Medienkompetenz bei Studierenden sowie bei den Dozentinnen und Dozenten.
Videobasierte Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur
Virtual Desktop Infrastructure
Das zweite ist der Aufbau einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Darunter wird die Virtualisierung von Desktop-Anwendungen bis hin zur Virtualisierung des gesamten PCs zusammengefasst. VDI unterstützt völlig neue und mobile Lehr-, Lern- und Prüfungsangebote, die im fachspezifischen Design bereitgestellt und zentral administriert werden können.
Identitäts- und Accessmanagement
Drei Teilprojekte Als erstes der drei Vorhaben ist die Einführung einer videobasierten Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur auf der Basis einer Unified-Communication-Plattform zu nennen. Zukünftig werden somit beispielsweise Dienste für videobasierte digitale Lehrangebote, standortübergreifende Zusammenarbeit – Common Electronic Whiteboard –, Videokonferenzen oder Livestreams im digitalen Portfolio der H-BRS verfügbar sein.
Die Einführung eines integrierten Identitäts- und Access-Managements (IAM) und die Bereitstellung eines Konnektors für Single-Sign-On ist das dritte Vorhaben. Für Studierende und Mitarbeiter der Hochschule wird damit ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement eingeführt, das durch die tägliche einmalige Passworteingabe Zugang zu allen Diensten der Hochschule ermöglicht. Ansprechpartner: Prof. Dr. Stefan Böhmer
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Restrukturierung des Kommunikationsnetzes Die Erneuerung der „Datenautobahn“ am Campus Sankt Augustin war eines der zentralen Projekte der ITS-Netzentwicklung im vergangenen Jahr. Die Datenautobahn besteht aus Kabelverbindungen zwischen den und innerhalb der Gebäude des Campus und den sog. Switch-Knoten, die die Daten (je nach Ziel) auf die verschiedenen Kabel verteilen.
B117 & B273
1212 Kabel wurden ab dem 1. September 2018 in den Verteilerräumen eingesetzt
Ports wurden neu eingebaut
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Der innere Netzkern wird als BackboneEbene bezeichnet, der dem Anwender nahe Netzbereich (die Zufahrtsstraßen zur Datenautobahn) als Access-Ebene. Die Übertragungskapazität im Backbone-Bereich beträgt nun durchgängig 40 Gbit/s, im Access-Bereich 10 Gbit/s. Im Zuge der umfangreichen Renovierung wurden alle Verteilerräume (dort enden alle Kabel) entkernt, umgebaut und erstmalig komplett dokumentiert. Diese Maßnahme war seit Jahren überfällig, die – dank einer gründlichen Vorbereitung – von den übrigen Hochschulmitgliedern nahezu nicht wahrgenommen wurde. Um das Tagesgeschäft in den Laboren, Hörsälen, Seminarräumen und Büros nicht zu stören, wurde der Umbau in den größten Verteilerräumen am Wochenende der Stromabschaltung (Anfang September 2018) durchgeführt. Durch den großen Einsatz der Mitarbeiter, Auszubildenden und studentischen Hilfskräfte wurden insgesamt
Erschließung der Neubauten und Standortausbau
• • • • • •
0 Verteilerräume „saniert“ 3 4200 Kabel neu verlegt mehr als 6000 Kabel restrukturiert 3500 Ports neu beschaltet 15 Switche ausgebaut (alter Backbone) 70 Switche eingebaut
Neuverkabelung bei weniger als einem Prozent lag. Ansprechpartner: Patrick Becker Thomas Schleicher
Insgesamt eine beachtliche Teamleistung, insbesondere da die Fehlerquote bei der 13
Software Defined Networks – Next Generation Networks Expected
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Gesellschaftliche Trends wie Mobilität, Work-Life-Balance, Digitalisierung etc. enthalten Anforderungen und Konzepte, denen sich zukünftige Kommunikationsnetze nicht verschließen können.
Moderne Kommunikationsnetze und -dienste verstehen wir als strategischen Baustein im Wettbewerb mit anderen Hochschulen um exzellente Bedingungen für Lehre und Forschung.
Netzinfrastrukturen sollen flexibler, administrierbarer und noch breitbandiger werden, um Ressourcen für die stetig steigenden Anforderungen freizumachen.
Eine neue Technologiestufe unter der Bezeichnung „Software Defined Networks“ (SDN) unterstützt den Einstieg in intelligente und hochgradig flexible Netzinfrastrukturen.
Ziel ist die Bereitstellung eines komplexen, verteilten Kommunikationsnetzes mit einer hohen Leistungsfähigkeit. Hierbei verlagert sich die Intelligenz der Netzkomponenten wie Router, Switche etc. hin zu einer zentralen Instanz, dem SDN-Controller (auch als „Gehirn des Netzes“ bezeichnet). Diese Steuerungseinheit hat den Blick auf das gesamte Kommunikationsnetz und sammelt unter
anderem Informationen über die Systemauslastung der Netzkomponenten und deren Verbindungsstrecken. Aufbauend auf diesen Informationen kann der Controller den Netzverkehr in Abhängigkeit von den Anforderungen der Dienste intelligent verteilen. Das ITS verfolgt die Forschung auf diesem Themengebiet intensiv und wird diese Technologie mittelfristig in das Hochschulnetz integrieren. Ansprechpartner: Andreas Brück
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ITS in Rheinbach Standortaufbau Seit Hochschulgründung wird der Campus Rheinbach IT-technisch (Telefon, Internet, zentrale IT-Dienste usw.) vom Standort Sankt Augustin aus versorgt. Dies erfolgte zunächst über eine Richtfunkstrecke, derzeit über einen City-Link (Mietleitung) der Deutschen Telekom. Aus verschiedenen Gründen ist der Aufbau von zentraler IT-Infrastruktur am Campus Rheinbach sinnvoll, Beispiele sind das Größenwachstum der Hochschule, die voranschreitende Digitalisierung, die Steigerung der Ausfallsicherheit. Geplant und teilweise schon in der Umsetzung ist die Einrichtung eines weiteren Internet-Zugangs (zweiter Anschluss an das Deutsche Forschungsnetz DFN) sowie der Aufbau eines weiteren Rechenzentrums (Data Center). Ansprechpartner: Patrick Becker Thomas Hansen Christian Muntz Thomas Schleicher 16
Service Point Der ITS-Service-Point ist seit 2018 auch in Rheinbach als Anlaufstelle für Themen rund um die zentrale IT, die Telefonie und die Hörsaaltechnik vertreten. Erreichbar sind die Mitarbeiter des Service Points im Raum G206, dienstags und donnerstags von 9 bis 15 Uhr. In besonders dringenden Fällen sind die Mitarbeiter natürlich auch an anderen Werktagen vor Ort. Ansprechpartner: Tim Zimmermann
Hörsaalerneuerung in Rheinbach Im ersten Quartal 2018 hat das ITS eine Bestandsaufnahme der Hörsaaltechnik an den Standorten Rheinbach und Sankt Augustin abgeschlossen. Sehr schnell wurde deutlich, dass eine vollständige Sanierung der Medien- und Kommunikationstechnik am Standort Rheinbach zwingend erforderlich ist. Größtenteils stammt die verfügbare Technik aus der Zeit der Gebäudefertigstellung (2002) oder einer Überarbeitung im Jahr 2007. In einem ersten Schritt wurde die bestehende Hörsaaltechnik an beiden Standorten nochmals überarbeitet, um Zeit für eine umfassende Planung zu gewinnen. In Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Wirtschaftswissenschaften und Angewandte Naturwissenschaften wurde dann ein grundlegendes Erneuerungskonzept für alle Hörsäle in Rheinbach erarbeitet. Der Investitionsbedarf beläuft sich auf circa 200.000 Euro, hinzu kommen die Kosten für eine vollständige Erneuerung der Verkabelung in und zwischen den Hörsälen. Hierbei wird das ITS tatkräftig durch das Facility Management unterstützt.
Durch die Kompletterneuerung werden insbesondere eine Vereinfachung der Bedienbarkeit aller technischen Elemente sowie höhere Standards bei der Bild- und Tonqualität erzielt. Die Umsetzung für Rheinbach erfolgt in der vorlesungsfreien Zeit nach dem Sommersemester 2019, um den laufenden Betrieb möglichst wenig zu stören. Ansprechpartner: Thomas Hansen Christian Muntz
Neue Computer
Neue Beamer
Neue Medientechnik
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Weiterentwicklung des Service Points Der zentrale Service Point im Institut für IT-Service ist erste Anlaufstelle für alle Kunden der zentralen IT der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg. Er bietet Beratung und Service sowie Unterstützung. Die Mitarbeiter des Service Points richten die Arbeitsplätze für neue Kollegen ein, übernehmen die erste Einführung und Erklärung von Soft- und Hardware und unterstützen sie aktiv während der Einarbeitungsphase. Im laufenden Betrieb sorgen sie für Problemlösungen. Der Service Point berät bei der Auswahl geeigneter, neuer Soft- und Hardware sowie bei deren Beschaffung. Die Organisation und Durchführung von Schulungen soll sukzessive ausgebaut werden. Die Erreichbarkeit wird über verschiedene Kanäle zuverlässig sichergestellt. Aufträge
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werden über ein Ticketsystem erfasst, priorisiert und abgearbeitet. Auch Ad-hoc-Support in dringenden Angelegenheiten ist möglich. Studentische Hilfskräfte unterstützen bei der Sicherstellung und Weiterentwicklung der Services und der Erreichbarkeit. Der Service Point ist seit 2018 auch in Rheinbach vertreten, um den Mitarbeitern Services vor Ort zur Verfügung stellen zu können.
Neben dieser Anwenderbetreuung werden umfangreiche Aufgaben, die für den Anwender nicht sichtbar sind, zentriert erledigt wie •
•
•
• • •
ie Dokumentation von Arbeitsplatzd rechnern, Peripherie, Verteilerräumen, Software, Lizenzen, P flege von Hard- und Software-Standards, E-Mail-Accounts, Rechtevergabe in der Aktenstruktur und den elektronischen Postfächern, Verwaltung von Adressdaten, Konfiguration von Netzwerk-Ports, Homepages, Organigrammen, Office-Richtlinien, Telefonlisten, Service-Katalogen, Lagerhaltung, Wartung der Arbeitsplatz- und Bereichsdrucker sowie der Validierungsgeräte für Studierendenausweise, Ausleihe von Hardware, Verwaltung der Telefonaccounts, das Zertifikate-Management.
Die Webseiten des Instituts für IT-Service und des Service Points werden problemlösungs- und kundenorientiert weiterentwickelt, FAQs und Anleitungen geben Hilfe zur Selbsthilfe und werden kontinuierlich ausgebaut. Ansprechpartner: Team Service Point
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Business-Support-System Ziel des Projekts Business-Support-System (BSS), das im September 2017 hausintern gelauncht wurde, ist der Ersatz des in Eigenentwicklung produzierten und seit 1997 an der H-BRS eingesetzten Workflow-Management-Systems „DIAS“, das den heutigen Ansprüchen der H-BRS insbesondere bezüglich Informations- und Datensicherheit, sowie Effizienz nicht mehr gerecht werden kann. Im Projekt BSS sollen zunächst alle derzeit über DIAS automatisierten Geschäftsprozesse daraufhin überprüft werden, ob und inwiefern sie durch Standardsoftware ersetzt werden können. Jene Prozesse, für die es keine adäquate Standardsoftware gibt, sollen mit einem neu anzuschaffenden Business-Support-Systems automatisiert werden. Im ersten halben Jahr des Projekts wurde zunächst der Status quo der in DIAS implementierten Prozesslandschaft analysiert. Diverse Verwaltungsprozesse und Prozesse des Student Life-Cycle (SLC) wurden anhand von Quellcodeanalysen untersucht, auf Ak20
tualität geprüft und zwecks Dokumentation remodelliert. Die Abbildung zeigt exemplarisch die hohe Komplexität des gesamten Projekts. Im Folgeschritt wurden abteilungsübergreifend Anforderungen an das künftig einzusetzende BSS definiert und bzgl. ihrer Relevanz gewichtet. Der internationale Markt wurde auf geeignete Softwarelösungen untersucht. Dabei konnten über 70 Softwarelösungen recherchiert werden. Nach einem auf der Erfüllung der Pflichtkriterien basierenden, sukzessiven Ausschlussverfahren wurden diese über drei Evaluationsphasen hinweg vergleichend analysiert. Es kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die allen definierten Pflichtkriterien gerecht werden und folglich zielführend eingesetzt werden könnten. Für eine der beiden Lösungen gab es seitens des Entwicklerteams klare Präferenzen bzgl. Integrierbarkeit, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.
Diese Lösung wird Anfang 2019 einer intensiven Testphase unterzogen und soll, sofern sie auch im Praxistest besteht, ab dem Frühsommer 2019 eingesetzt werden. Alternativ müsste die Testphase mit der zweiten Lösung wiederholt werden.
Ansprechpartner: Thomas Richter 21
Confluence Die Evaluation der Kollaborationssoftware Confluence wurde als weiteres gemeinsames Projekt von Bibliothek und ITS gestartet. Ziel ist es, Confluence als zentralen Dienst bereitzustellen (ITS-Backoffice) und ein zentrales Beratungsangebot für die Anwender (Bib-Frontdesk) zur Verfügung zu stellen.
zusammen an Dokumenten arbeiten und Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Es ist ein Sammelplatz für verschiedene Arten von Unterlagen und besonders sinnvoll, wenn diese mit mehreren Personen geteilt werden sollen. Die Aufwandminimierung ist nur einer der vielen Vorteile.
Ein offener und gemeinsam genutzter Arbeitsbereich: Aufgaben erstellen, zusammen bearbeiten und aufbewahren – alles an einem einzigen Ort – für Projektplanung, Besprechungsnotizen, Produktanforderungen ... die Verknüpfung von Mitarbeitern und Ideen bringt Projekte voran.
Das Service-Team der Bibliothek bietet für Mitarbeiter Schulungen an.
So charakterisiert der Hersteller Atlassian seine Kollaborations- und Wissensmanagementsoftware, die die Dokumentation von Prozessen, Maßnahmen und Absprachen erleichtert. Die notwendige Transparenz im Projektablauf, das einfache Festhalten und Auffinden von wichtigen Informationen werden mit der Verwendung von Confluence gewährleistet. Es ist eine neue Art der Dokumentation und Zusammenarbeit. Projektpartner können Informationen teilen, 22
Ansprechpartner: Melanie Klöß Martin Enßlen
Austausch und Teilen von Informationen
Dokumentation
Vereinfachte Suche
Umsetzung der DSGVO Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in sämtlichen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Mit der neuen gesetzlichen Grundlage wird der Datenschutz nicht neu erfunden. Nach wie vor steht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in das verfassungsrechtlich geschützte Persönlichkeitsrecht eingreift, unter einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, d. h. sie ist grundsätzlich verboten – nur mit einschlägiger Rechtsgrundlage oder der Einwilligung der betroffenen Person ist sie erlaubt. Die EU-DSGVO stärkt spürbar die Rechte der betroffenen Personen, sie enthält umfangreiche Informationspflichten bei der Datenerhebung, Auskunftsrechte, Rechte auf Berichtigung, Löschung und Widerspruchsrechte. Zudem sieht die EU-DSGVO umfangreiche Dokumentationspflichten der verantwortlichen Stellen vor, die nachweisen müssen, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Die Hochschulleitung sowie der Datenschutzbeauftragte haben den Prozess, mit dem die neuen Anforderungen in den Hochschulalltag integriert werden, angestoßen.
EU-DSGVO
Der Umsetzungsprozess erfolgt Schritt für Schritt in den betreffenden Bereichen der Hochschule. Das Institut für IT-Service (ITS) wurde von der Hochschulleitung in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Dezernat für Personal und Recht mit der Projektleitung des Umsetzungsprozesses beauftragt. Die im Jahr 2018 benannten Datenschutzkoordinatoren der Gliederungen erhalten Informationen, Arbeitshilfen usw. und verteilen diese an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Gliederungen. Ein neu zu implementierendes Datenschutzmanagementsystem wird 2019 u. a. die Inventarisierung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten und der technischen und organisatorischen Maßnahmen ermöglichen. Das Projekt der Umsetzung der DSGVO ist auf mindestens zwei Jahre veranschlagt, bevor es in den Regelbetrieb übergeht. Ansprechpartner: Uta Wünsche-Preuß Mandana Ewert
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Website Der Internetauftritt des Instituts für IT-Service wurde Anfang des Jahres 2018 aktualisiert. Ziel ist es, problemlösungs- und kundenorientiert einen Überblick über die IT-Services zu geben. Um diese Services darzustellen, wurden nicht nur die Inhalte, sondern auch das Design der Website erneuert. Die Informationen sind auf einen Blick ersichtlich und benutzerfreundlich aufgebaut. So kann der Nutzer der Internetseite sich gut zurechtfinden. Die Gliederung richtet sich nach den Benutzergruppen. Mitarbeiter und Studierende benötigen unterschiedliche Unterstützung, die sie auf der Internetseite des Instituts für IT-Service finden. Hilfe zur Selbsthilfe erhalten die Nutzer durch ein Angebot von Informationen zu
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bestimmten Hochschulsystemen, Anwendungen, Anleitungen und FAQs. Falls dieses Angebot nicht weiterhilft oder ein akutes Problem besteht, wenden sich die Mitarbeiter direkt an den Service Point. Die Kontaktdaten und Ansprechpartner sind auf der Startseite des Internetauftritts zu finden. Neue Mitarbeiter der Hochschule können sich mit Hilfe der Website mit der Hochschule und den Systemen vertraut machen. Neuigkeiten zu den Projekten, die das ITS bearbeitet, werden dort veröffentlicht. Ansprechpartner: Nicole Spiegel Uta Wünsche-Preuß
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Institutslogo Das Institut für IT-Service als wissenschaftliches Institut der Hochschule Bonn-RheinSieg möchte mit Hilfe eines eigenständigen Logos seine Identifikation innerhalb der Hochschule bekräftigen und darüber hinaus als eigenständiger Partner in der Region als Institut der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg wahrgenommen werden. Kooperationen mit externen Partnern im Servicebereich wie auch in Forschung und Entwicklung sollen gefördert werden. Die Themen und Assoziationen Digitalisierung, KI, Service, Komplexität, Forschung, Netze, World Wide Web, Internet of Things, Dualität zwischen IT und Services sollten bei der Darstellung aufgenommen werden. Eigenschaften wie Einprägsamkeit, Dynamik, Klarheit, die Nähe zum Logo der H-BRS waren bei der Gestaltung zu berücksichtigen.
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Das aus diesen Gestaltungslinien entstandene Logo besteht aus zwei Elementen: Auf der rechten Seite sieht man das übereinanderliegende Textelement, links daneben ein Symbolelement. Das Symbolelement stellt die Buchstaben ITS in übereinanderliegender Form dar und ist farblich mit dem Logo der Hochschule abgestimmt. Die im Hochschullogo befindlichen Ringe finden sich angedeutet im Logo wieder. Das Logo ist bewusst schlicht gehalten und beschränkt sich damit auf das Wesentliche. Der angedeutete Bezug zum Logo der Hochschule unterstreicht die Zugehörigkeit des Instituts zur Hochschule und schafft einen Wiedererkennungswert nach außen. Ansprechpartner: Uta Wünsche-Preuß
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Arbeitschutz Seit der Gründung des Institutes steht der Arbeitsschutz mit seinen vier Säulen im Fokus: 1. 2. 3. 4.
Gefährdungsbeurteilung Betriebsanweisungen Unterweisungen Arbeitsmittelprüfungen
Die Gefährdungsbeurteilung nach §3 Bildschirmarbeitsplatzverordnung wurde 2018 durchgeführt. Während der Begehung konnten unter Beteiligung der jeweiligen Kollegen alle Büros besichtigt und Spezifika einzelner Arbeitsplätze besprochen werden. Über das Ergebnis der Begehung und die zu ergreifenden Maßnahmen wurden alle Kollegen informiert. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat dies begleitet und war mit der Situation im ITS nach den Umzügen 2017 sehr zufrieden. Der zweite Fokus lag im Bereich der Unterweisungen: In den regelmäßig stattfindenden Institutsmeetings stehen Arbeitsschutz-Unterweisungen regelmäßig auf der 28
Tagesordnung. Die Leitung nimmt ihre Verpflichtung wahr, durch Unterweisungen über potentielle Gefährdungen aufzuklären und die Mitarbeiter vor Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren zu schützen. Besonderheit ist die regelmäßige Schulung aller Mitarbeiter in der Handhabung eines „Escape-Chairs“. Mit dessen Hilfe können im Not- oder Brandfall gehbehinderte Personen über die Treppen in Sicherheit gebracht werden. 2019 werden die Arbeitsmittelprüfungen turnusgemäß durchgeführt, die Unterweisungen verstetigt und die Gefährdungsbeurteilung fortgeführt. Ansprechpartner: Uta Wünsche-Preuß
Zeiterfassung Die neuen Zeiterfassungsterminals sind in Betrieb: Im August 2018 wurden zusätzliche Terminals in den Neubauten in Rheinbach und Sankt Augustin installiert und die bestehenden Geräte gegen neue Apparate ausgetauscht. Die Bestandsgeräte waren zum Teil verbraucht, sodass ein Ersatz notwendig war. Großer Vorteil ist die Vereinheitlichung der Geräte unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit. In Rheinbach findet sich ein neues Terminal im Gebäude H, in Sankt Augustin ist ein zusätzliches Gerät im Gebäude G neben dem Haupteingang angebracht. An den neuen Terminals hängen jeweils kurze Funktionsbeschreibungen. Bei Fragen wenden sich die Kollegen an das ITS oder das Personaldezernat. Ansprechpartner: Andreas Röttgen
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Software- und Anwendungsentwicklung in Zahlen Der Bereich Software- und Anwendungsentwicklung entwickelt und pflegt die Inhouse-programmierten Systeme sowie die Programmierung von Schnittstellen zu externen Systemen. Hier einige Beispiele:
Ansprechpartner: Corinna Stich Andreas Röttgen Florian Westerfeld Andreas Walter
32000 systemgenerierte E-Mail-Benachrichtigungen pro Monat verschickt, das sind z. B. An- und Abmeldungen zu Prüfungen, Erinnerungen zu Prüfungsanmeldungen
579814 neue Workflow-Vorgänge gestartet wie Notenlisten, Raumbuchungen, Beschaffungsaufträge oder Urlaubsanträge
25000 Notenspiegel pro Monat abgerufen
800 Dienstwagenbuchungen
126 Deutschlandstipendien und 5 DAAD-Stipendien – der Prozess konnte so erfolgreich organisatorisch abgewickelt werden, dass zusätzliche Stipendien vergeben wurden.
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ITS-Dienstleistungen
Entwicklung von IT-Strategien sowie Planung und Technologieauswahl
Betrieb des Hochschulnetzes
Beratung und Unterstützung
Entwicklung und Umsetzung von Konzepten für institutsübergreifende Lösungen
Schnittstellenentwicklung zur Einbindung bestehender und zukünftiger Systeme und Services innerhalb und außerhalb der Hochschule
Erhebung, Konzeption und Umsetzung von Geschäftsprozessen in einem Workflow-System sowie in alle relevanten Hochschulsysteme
Betrieb und Bereitstellung der zentralen Rechen-, Hörsaal-, Medien-, Visualisierungs- und Kommunikationstechnik
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Das ITS-TEAM
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Prof. Dr. Stefan Böhmer
Stephan Baum
Patrick Becker
Tel. +49 2241 865 227 stefan.boehmer@h-brs.de Raum E243
Tel. +49 2241 865 243 stephan.baum@h-brs.de Raum E308
Tel. +49 2241 865 634 patrick.becker@h-brs.de Raum E244
Thomas Hansen
Torben Hoffmann
Aaron Kaiser
Tel. +49 2241 865 665 thomas.hansen@h-brs.de Raum E310
Tel. +49 2241 865 9834 torben.hoffmann@h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 9738 aaron.kaiser@h-brs.de Raum E302
Andreas Brück
Mandana Ewert
Thomas Fabritius
Tel. +49 2241 865 9874 andreas.brueck@h-brs.de Raum E301
Tel. +49 2241 865 286 mandana.ewert@h-brs.de Raum C166
Tel. +49 2241 865 9741 thomas.fabritius@h-brs.de Raum E311
Sascha Klemenjak
Nadine Lewandowski
Christian Muntz
Tel. +49 2241 865 716 sascha.klemenjak@h-brs.de Raum E308
Tel. +49 2241 865 9780 nadine.lewandowski@h-brs.de Raum E213
Tel. +49 2241 865 624 christian.muntz@h-brs.de Raum E310 33
Das ITS-TEAM
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Moritz Peters
Sven-Hendrik Preuß
Dr. Thomas Richter
Tel. +49 2241 865 98738 moritz.peters@h-brs.de Raum E302
Tel. +49 2241 865 9879 sven-hendrik.preuss@h-brs.de Raum E213/245
Tel. +49 2241 865 9796 thomas.richter@h-brs.de Raum E311
Tobias Spilles
Corinna Stich
Michael Vahl
Tel. +49 2241 865 9879 tobias.spilles@h-brs.de Raum E213
Tel. +49 2241 865 624 corinna.stich@h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 9661 michael.vahl@h-brs.de Raum E303
Andreas Röttgen
Thomas Schleicher
Nicole Spiegel
Tel. +49 2241 865 778 andreas.roettgen@h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 638 thomas.schleicher@h-brs.de Raum E244
Tel. +49 2241 865 716 nicole.spiegel@h-brs.de Raum E304
Andreas Walter
Niklas Weber
Dieter Weiß-Gräf
Tel. +49 2241 865 9796 andreas.walter@h-brs.de Raum E24
Tel. +49 2241 865 778 niklas.weber@h-brs.de Raum E245
Tel. +49 2241 865 635 dieter.weiss-graef@its.h-brs.de Raum K210 35
Das ITS-TEAM Florian Westerfeld
Uta Wünsche-Preuß
Tim Zimmermann
Tel. +49 2241 865 638 florian.westerfeld@h-brs.de Raum E246
Tel. +49 2241 865 227 uta.wuensche-preuss@h-brs.de Raum E223.2
Tel. +49 2241 865 227 tim.zimmermann@h-brs.de Raum E245 Teamhund Ines
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Unterstützung aus der Bibliothek Martin Enßlen
Melanie Klöss
Tel. +49 2241 865 183 martin.ensslen@h-brs.de Raum A202.2
Tel. +49 2241 865 9661 melanie.kloess@h-brs.de Raum E107
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Notizen
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Impressum Herausgeber Der Präsident der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Verantwortlich Prof. Dr. Stefan Böhmer Gründungsdirektor / Chief Digital Officer (CDO) Institut für IT-Service Inhaltliche Konzeption und Redaktion Uta Wünsche-Preuß Wissenschaftliche Mitarbeiterin im Institut für IT-Service Layout und Design SCHWIND‘ Agentur für Zukunftskommunikation GmbH Autoren Prof. Dr. Stefan Böhmer, Stephan Baum, Patrick Becker, Andreas Brück, Alina Heesen, Thomas Richter, Thomas Schleicher, Nicole Spiegel, Corinna Stich, Michael Vahl, Uta Wünsche-Preuß Fotos und Abbildungen Eva Tritschler, ITS, Colourbox Auflage und Veröffentlichung Digital
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