Toi, Staff d'Unité

MON RÔLE

Toi, Staff d’Unité

Sommaire Introduction..............................................................3 Ton Staff d’Unité et toi………...…………………………………...5 Le Staff d’Unité, c’est..............................................................6 Élection du Chef d’Unité............................................................6 Ton Unité, tes Groupes et toi.........................................7 Ce que tu dois mettre en place.................................................8 Le suivi à faire pendant l’année...............................................14 Et puis, il y a les camps...........................................................17 Ton Mouvement et toi................................................21 Tes rôles envers le Mouvement et ce qu’il t’apporte................22 Pour t’épauler : un Mouvement à ton service...........................24 Prépare ton départ et assure ta relève..........................25 Quel flambeau ?.....................................................................26 Recherche des candidats.......................................................26 Définis le profil et « coache » le candidat...............................27 Transmets tes connaissances!................................................27 Merci......................................................................29 Stop ou encore ?........................................................29 Photo de couverture : 67e BE - Kraainem Photo pp. 2-3 : 3e BWE - Mont-Saint-Guibert Photo 4e de couverture : 38e BE Woluwe-Saint-Lambert

Introduction Merci pour ton engagement dans cette fonction de membre d’un Staff d’Unité. Toi aussi, tu veux aider les enfants et les jeunes à rêver, agir et construire une vie qui a du sens.

Tes missions sont primordiales pour faire progresser notre Mouvement. Tu fais partie d’une grande équipe et tu es un élément indispensable au sein des Guides. À toi d’y apporter ta personnalité et ta créativité pour faire vivre le Mouvement à ta manière.

LToi es, Gui Staff de sd ’U et niInte té -rne Gutid es. b e

Ce dossier décrit l’ensemble de ta fonction de membre d’un Staff d’Unité. Tu trouveras donc ici ce que le Mouvement te propose pour te soutenir durant ton mandat et ce qu’il attend de toi dans cette fonction.

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7e HV - Eupen

Ton Staff d’Unité et toi

Le Staff d’Unité soutient ses Animateurs, fait vivre l’Unité et favorise la cohésion entre les Groupes et les personnes.

Il assure également le lien entre son Unité et le Mouvement.

Pour fonctionner de manière idéale, il est composé : • d’un Chef d’Unité qui est responsable de l’animation de l’Unité. Il veille à ce que le projet pédagogique et les méthodes soient vécus à travers les différents Groupes de l’Unité ;

• d’un Animateur Sens et Foi (Adjoint ou personne-ressource) qui accompagne les Staffs de Groupe dans leur animation. Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du Conseil d’Unité ; • de personnes-ressources qui peuvent renforcer le Staff d’Unité. Les fonctions de trésorier, secrétaire... peuvent également être remplies par ces personnes-ressources.

LToi es, Gui Staff de sd ’U et niInte té -rne Gutid es. b e

• de maximum trois Adjoints d’Unité qui soutiennent le Chef d’Unité dans sa fonction, au sein de l’Unité et visà-vis de l’extérieur. Ceux-ci peuvent être désignés dans des fonctions spécifiques telles que trésorier, secrétaire, etc. ;

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Un gestionnaire Formation d’Animateurs

• • •

Le Staff d’Unité, c’est...

Cinq grands rôles qui doivent être accomplis en équipe ou répartis entre les membres du Staff.

Chaque membre de plus de 20 ans devra être en mesure de fournir, selon les modalités définies par le Mouve­ment, un « extrait de casier judiciaire (modèle 2) » (voir page du site Internet), qu’il soit nouvellement inscrit ou qu’il atteigne son vingtième anniversaire.

•

Un chargé de relations extérieures • • •

Un coordinateur • • •

Il coordonne les activités de l’Unité.

Il organise régulièrement des Conseils d’Unité.

Il coordonne ou supervise la constitution des Staffs de Groupe dans un souci de bonne gestion des ressources humaines.

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Il interagit avec les parents et veille au climat de confiance entre les parents et l’Unité.

Il veille au développement du Guidisme dans son environnement local.

Il facilite l’intégration de l’Unité dans son quartier : la paroisse, la commune, l’école, les voisins, les autres associations, etc.

Un coresponsable du Mouvement

Un animateur pédagogique Il est garant de la qualité de l’animation dans les Groupes, de la sécurité physique et morale des enfants et des jeunes.

Il est responsable de l’application, par les Staffs, des valeurs du projet pédagogique des Guides et des méthodes éducatives de Branche.

Il veille à la progression et à la Formation des Animateurs : information, conseil, évaluation, etc.

Il soutient l’animation des Groupes : définition des objectifs éducatifs, construction des méthodes éducatives de Branche.

Il aide et soutient les Staffs en cas de difficulté.

Il aide à la construction et rédaction de la préparation de camp et signe les Engagements de camp.

Il veille à ce que tout le monde soit le bienvenu.

Il s’assure de la fréquentation des réunions.

Il développe toutes les Branches dans son Unité et s’assure que les Groupes restent à taille humaine.

Il centralise ou supervise les listings des Groupes et le paiement des cotisations.

Il s’assure que l’Unité dispose de locaux, de matériel et de ressources suffisantes.

Il assiste les Staffs lors du choix de l’endroit de camp et veille avec eux à la sécurité et à l’hygiène de celui-ci.

Il gère les comptes de l’Unité en toute transparence et soumet annuellement la comptabilité de l’Unité au Coordinateur de Région.

Il représente l’Unité auprès des parents et à l’extérieur ; il participe à l’image des Guides dans la société.

Il participe au recrutement des Animés et des Animateurs pour que le Guidisme s’ouvre à tous.

Il incite les Staffs à participer à la vie du Mouvement et à se former.

Il est soucieux de sa propre Formation.

Élection du Chef d’Unité Le Chef d’Unité est élu avec son équipe pour un mandat de deux ans. Ce mandat peut être renouvelé deux fois (6 ans maximum dans la même fonction). Lorsqu’un Staff d’Unité arrive en fin de mandat, l’Équipe de Région met en place la procédure d’élection.

Pour les Unités soeurs (Unités Guides et Scoutes ayant un Staff d’Unité commun), une procédure particulière est suivie.

Pour plus d’informations sur ces thématiques, consulte les publications Élections et Les Unités Guides-Scoutes qui sont disponibles dans la bibliothèque du site des Guides.

Ton Unité, tes Groupes et toi Toi , Staff d ’U ni té - Gu id es. b e

Les Groupes et les Animateurs de ton Unité ont besoin d’être conseillés et encadrés. Ta mission principale est de les rencontrer régulièrement afin de leur offrir le soutien nécessaire, que ce soit pour des questions pédagogiques, en cas de conflit ou pour des soucis financiers.

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Ce que tu dois mettre en place Fixe un calendrier des réunions

Gère les cotisations

Le calendrier des réunions est établi par le Staff d’Unité en collaboration avec les Animateurs. Lors de sa création, tiens compte des évènements organisés par les Guides et par tes partenaires locaux (fêtes scolaires, animations de quartier ou paroissiales, etc.). Distribue le calendrier aux parents et Animateurs en début d’année Guide. Le donner tôt dans l’année permet aux parents de connaitre directement les dates importantes pour leurs enfants.

Au début de chaque année Guide, nous demandons à tous les Animés, Animateurs, membres de Staff d’Unité et Cadres de payer une cotisation pour être affiliés au Mouvement.

Distribue les formulaires importants

Les cotisations = 39% du total de nos rentrées financières Les recettes propres = 6% Les subsides structurels (aides financières régulières et récurrentes destinées à soutenir le fonctionnement général de l’association) = 46% Les subsides ponctuels (financements accordés pour des actions spécifiques, limitées dans le temps) = 2% Les subsides redistribués (fonds versés à l’association pour être ensuite redistribués à ses membres ou bénéficiaires) = 7%

Certains formulaires doivent impérativement être distribués aux parents en début d’année : Fiche Santé, Invalidé permanente, Autorisation parentale, etc.

Détermine avec tes Staffs qui en fait le suivi (eux ou toi).

Mets à jour tes listings Les listings de l’Unité doivent être encodés pour le 15 novembre. C’est ton rôle de t’assurer que c’est fait par tes Staffs de Groupe ou le Staff d’Unité.

C’est à partir de ces listings que le Mouvement fait le calcul des cotisations de ton Unité.

Payer la cotisation, c’est : • •

adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; permettre à chacun d’être assuré pendant les activités Guides et de recevoir les informations et les revues du Mouvement.

39 %

5%

6% 70% 7%

La gestion des listings se fait dans SCRIBe, la base de données des Guides. Tu reçois tes identifiants à la suite de ton élection. Pour que tes Animateurs y aient accès, tu peux leur envoyer toi-même des identifiants. Des modes d’emploi se trouvent sur notre site.

Vérifie les extraits de casier judiciaire Vérifie les extraits de casier judiciaire (modèle 2) des membres de ton Unité selon les modalités définies par le Mouvement. Ces documents doivent uniquement être consultés et en aucun cas conservés.

2%

46 %

La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.

• Respecte les délais de paiement pour les cotisations. Ton Unité n’est en règle d’assurances que lorsque tu as versé la totalité du montant des cotisations.

• Les dates données sont des dates limites. Tout peut se faire plus tôt. Nous insistons pour que les paiements soient faits sur la base des trois factures que tu reçois pendant l’année.

• Pour plus d’informations sur les montants des cotisations, consulte ta Farde à formulaires.

Cotisations sociales Pour que le Mouvement soit réellement et concrètement ouvert à tous, une cotisation sociale existe pour les membres financièrement défavorisés. Si un ou plusieurs membres de ton Unité sont concernés, tu peux remplir le formulaire Demande de cotisations sociales (disponible dans la bibliothèque du site Internet des Guides) et l’envoyer au Carrick. Tu trouveras des explications sur le fonctionnement de ces cotisations sociales dans la Farde à formulaires.

Si tu as des questions par rapport aux cotisations sociales ou si ton Unité rencontre des soucis financiers, contacte ta Région ou le Carrick.

Une cotisation pour ton Unité/ton Groupe ?

21e BWO - Rhode-Saint-Genèse

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

En plus du montant de la cotisation à payer au Mouvement, certaines Unités demandent aux parents une participation financière pour l’année Guide. Cet argent est utilisé pour la gestion des locaux, pour le matériel d’animation, pour les activités particulières de l’Unité. Le montant de cette cotisation est déterminé en Conseil d’Unité avec les Staffs de Groupe. Veille à ce que ce montant reste accessible afin de permettre à tous de profiter du Guidisme.

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Mets en place les Conseils d’Unité (CdU) Le Conseil d’Unité est le lieu de rassemblement de tous les Staffs et Routiers de l’Unité. C’est un lieu d’échanges, de débats, et c’est là que se prennent les décisions qui influencent la vie de l’Unité. L’objectif du CdU est d’assurer la bonne marche de l’Unité par un travail de gestion, de coordination et de formation permanente.

Il permet de se rencontrer pour discuter des projets de chacun, d’évaluer les réalisations et de partager des moments de réflexion et de détente. Nous te conseillons d’en organiser en moyenne quatre par an.

Composition du Conseil d’Unité : les Animateurs ; les Routiers ; le Chef d’Unité ; les Adjoints.

Les personnes-ressources peuvent aussi être présentes pour les échanges et les débats, mais sans droit de vote.

Thèmes que l’on y aborde • • • • • • • • • • • • • • • •

Les objectifs d’année de l’Unité La composition des Staffs Les dates et les lieux des camps L’organisation d’une fête d’Unité La mise en place d’une activité particulière La gestion d’une revue d’Unité / d’un site d’Unité / de réseaux sociaux pour l’Unité La création ou la fermeture d’un Groupe L’ouverture d’un Groupe à la coéducation (= éduquer ensemble filles et garçons dans le respect des spécificités de leur genre) La participation de l’Unité à des activités extérieures (fête paroissiale, animation de quartier, etc.)

Le choix d’un nouveau Staff d’Unité La volonté de s’ouvrir aux jeunes porteurs de handicap Les investissements importants (achat de tentes, de matériel pour les différentes Branches, etc.)

Les modifications importantes à apporter aux locaux Le renvoi d’un Animé (attention : le renvoi d’un Animateur n’est pas de la compétence du Conseil d’Unité, mais bien de l’Équipe de Région, cf. les Règlements Fédéraux) Les Formations des Staffs L’UniFor (weekend de Formation en Unité)

Rôles de la personne qui anime le Conseil d’Unité • • • • • • • • • • • •

Préparer le Conseil d’Unité Informer des lieu, date, heures de début et de fin, et décisions à prendre Diffuser l’ordre du jour à l’avance pour donner le temps à chacun d’y réfléchir Choisir un lieu calme et aménager l’espace pour que tout le monde puisse entendre, voir et être vu Résumer l’ordre du jour et souligner les points à décider Fixer le timing, le temps imparti à chaque sujet Veiller à ne traiter qu’un sujet à la fois et ramener le groupe au sujet principal si la discussion s’égare Résumer ce qui a été dit et les décisions qui ont été prises avant de clore un sujet Repréciser les tâches à exécuter et ceux qui en sont responsables En fin de réunion, fixer avec le groupe la date et le lieu de la réunion suivante Veiller à ce que le local soit rangé Veiller à la rédaction rapide du rapport et à son envoi à tous

Pour bien vivre un Conseil d’Unité

• •

37e BWE - Louvain-la-Neuve

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Se fixer un ou des objectifs à atteindre lors du Conseil d’Unité Laisser à chacun la possibilité de s’exprimer et d’être écouté sans couper la parole Tenir compte de l’avis des autres Donner son avis sans l’imposer, sans porter de jugement, oser exprimer ses opinions Oser se remettre en question Être constructif Demander des informations et des précisions complémentaires

Les prises de décisions

Recours

Le Staff d’Unité n’est jamais seul à prendre une décision.

L’ensemble des décisions concernant l’Unité sont prises par le Conseil d’Unité. Cela évite l’arbitraire, implique davantage les Animateurs dans la vie de l’Unité et favorise la réalisation de projets communs.

Les décisions sont prises à la majorité. Le type de majorité à obtenir pour qu’une proposition soit entérinée (1/2 ou 2/3) se décide en Conseil d’Unité suivant l’importance de la décision. Pour qu’une décision soit valable, il faut qu’au moins la moitié des membres soient présents. Si une décision a été prise en ces termes, ceux qui n’étaient pas d’accord doivent la respecter. Pour toute question ou hésitation, contacte ton Équipe de Région.

Toutes les décisions sont prises démocratiquement, après une discussion où chacun a pu s’exprimer. La personne qui anime le CdU fait une proposition de synthèse qui est soumise au vote de l’ensemble du CdU.

L es, Gui Toi Staff de sd ’et UniInte té -rne Guti des . be

• •

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Organise une UniFor (Unité en Formation) L’UniFor est un weekend de Formation organisé par le Staff d’Unité pour les Animateurs.

Il fait partie de leur parcours de formation.

Ce weekend, reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles, peut être subsidié.

Les avantages d’organiser un tel weekend

Les démarches pour faire reconnaitre une UniFor • Annonce du weekend UniFor dans SCRIBe • Programme du weekend • Objectifs poursuivis

L’UniFor permet de se retrouver tous ensemble dans un cadre différent et convivial.

Propice à l’écoute et à la découverte, elle offre la possibilité aux Animateurs de mieux se connaitre et de parler entre eux de leur engagement. Elle te permet d’apprendre à connaitre leurs besoins et leurs attentes. Elle est également une excellente formule pour souder l’Unité. Vivre un tel moment favorise la discussion autour des valeurs que l’Unité veut véhiculer et des positions qu’elle adopte vis-à-vis de la vie en groupe.

En panne d’inspiration pour organiser les modules de formation ? La collection des RéSeAu et la série UniFor sont taillées sur mesure pour les UniFor. Tu y retrouves des activités clé-sur-porte sur différentes thématiques, liées de manière directe ou indirecte à l’animation. Ces publications sont disponibles sur la bibliothèque du site des Guides.

Les avantages à faire reconnaitre une UniFor Si la demande de reconnaissance est rentrée dans les délais, ce weekend compte dans le parcours de formation des Animateurs présents, qui sont en cours de formation ou sur le point de la commencer.

Par ailleurs, l’Unité peut obtenir un subside octroyé par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Le montant de ce subside n’est pas fixe ; il se calcule en fonction de plusieurs critères (nombre de participants, nombre de Formateurs brevetés, etc.).

Envoi de la liste de présence : - des participants (signée) ; - des Formateurs.

UniFor AVANT 6 semaines min. 7 jours max. 1 mois max.

Envoi de l’évaluation de l’UniFor et du récapitulatif des dépenses (+ justificatifs)

APRÈS •

Dès que tu annonces ton UniFor (sur SCRIBe), le Service Pédagogie et Appui-Formation du Carrick t’accompagne pas à pas, tant au niveau des contenus et des méthodes de formation que des démarches administratives. Pour toute question administrative sur ton UniFor, contacte unifor@guides.be.

•

Si tu veux uniquement la reconnaissance sans les subsides, fais l’annonce dans SCRIBe jusqu’à trois semaines avant la date de ton weekend UniFor et signale-le à unifor@guides.be.

•

Si, pour une raison ou l’autre, ton Unité ne souhaite pas se conformer aux conditions d’octroi de la subvention FW-B, indique-le à unifor@guides.be.

Attention, si tu ne vas pas au bout des démarches administratives, la Fédération Wallonie-Bruxelles peut annuler la reconnaissance de l’UniFor comme module de Formation, tant au niveau de l’octroi de subsides qu’au niveau du parcours de formation des Animateurs.

Gère les comptes et les budgets

Comptes en banque Pour les comptes de Groupe, l’ouverture et la fermeture d’un compte bancaire ainsi que le changement de signataires sont gérés par le Staff de Groupe ET le Staff d’Unité. Pour le compte de l’Unité, c’est le Staff d’Unité qui s’en occupe.

Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les Groupes et des finances propres à l’Unité. Selon les Unités, différentes façons de s’organiser existent. Peu importe la formule choisie, une règle est à respecter : la transparence dans la gestion des recettes et des dépenses.

Pour un Animateur, la gestion du compte de Groupe est souvent la première occasion de sa vie de gérer de l’argent qui ne lui appartient pas. Il faut donc l’accompagner dans cette première expérience. La décision d’une gestion autonome du compte de Groupe par l’Animateur Responsable peut comporter des risques (de manque de transparence), mais elle a aussi un aspect formatif majeur : l’Animateur sortira grandi de cette expérience.

Comptes CBC : procédures simplifiées Pour faciliter l’ouverture et la gestion des comptes CBC, le Carrick et la banque ont mis en place un système de gestion des comptes. Tu peux traiter, directement avec le Carrick, toutes les questions concernant tes comptes CBC. Les formulaires suivants se trouvent

dans la bibliothèque du site des Guides : -Demande d’ouverture d’un compte CBC ; - Demande de modification sur un compte CBC.

Comptabilité de l’Unité À la convenance de l’Unité, la comptabilité suit l’année civile (janvier à décembre) ou l’année Guide (1er septembre au 31 aout). Fixe une date avec ton Équipe de Région pour lui envoyer le récapitulatif des recettes et dépenses de l’année écoulée, c’est-à-dire le Bilan financier annuel de l’Unité. La démarche est importante, car la Région se porte garante avec l’Unité de la bonne gestion des comptes. Tu trouveras plus d’informations sur la gestion des sous dans le dossier Les Guides et l’argent.

Prépare et prévois la relève des Staffs de Groupe Quand un Animateur prend ses fonctions au sein de ton Unité, questionne-le sur son engagement et le nombre d’années qu’il compte investir dans l’Unité. Ensuite, lors de tes rencontres régulières avec tes Animateurs, renseigne-toi sur la relève au sein des Staffs : en ont-ils trouvé une ? Incluent-ils petit à petit les futurs Animateurs/Horizons dans leurs activités ? Ont-ils besoin d’une aide particulière pour rechercher de nouveaux Animateurs ? Afin de soutenir tes Animateurs dans leur recherche de relève, consulte le dossier La relève dans ton Unité sur notre site. Mets également à jour les informations de ton Unité sur la page du site Rejoins les Guides (www.guides.be/rejoinslesguides) grâce au formulaire prévu à cet effet. Tu pourras y signifier que ton Unité est à la recherche de nouveaux Animateurs.

2e NaS - Wépion

L es, Gui Toi Staff de sd ’et UniInte té -rne Guti des . be

Pour t’aider dans ce travail, ton Staff peut nommer un trésorier qui note les entrées et sorties d’argent au jour le jour et qui garde les justificatifs (tickets, factures, notes de frais).

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Le suivi à faire pendant l’année Prends des nouvelles de tes Groupes Prends régulièrement contact avec tes Staffs, en particulier avec ceux que tu ne vois pas souvent. L’objectif de ces contacts est de prendre des nouvelles, de faire sentir aux Animateurs qu’il y a une équipe qui les soutient. Cela permet également d’aborder des problématiques plus spécifiques en toute discrétion.

Évalue ton Unité Au cours de ton mandat, prends le temps avec ton Staff d’Unité d’évaluer votre fonctionnement. Il est important que ces rencontres se fassent de façon régulière afin de déterminer ce qui fonctionne bien, mais également ce qui pourrait être amélioré ou complètement modifié.

L’évaluation de l’Unité doit également se faire en collaboration avec les Staffs par rapport aux objectifs initiaux fixés au moment de l’élection.

Ton Équipe de Région est disponible pour te soutenir dans ces différents processus d’évaluation.

Réponds aux questions sur la vie pédagogique

Assure la logistique

En tant que membre du Staff d’Unité, c’est vers toi que les Animateurs se tourneront lorsqu’ils auront des questions en matière de pédagogie Guide.

Dès ta prise de fonction, renseigne-toi sur l’état des locaux, leur impact financier et les obligations de l’Unité.

L’occupation des locaux par les mouvements de jeunesse est de plus en plus compliquée.

N’hésite pas à faire appel à ton Équipe de Région si tu as des questions sur la pédagogie. Elle est là pour t’épauler et peut parfois et sur demande venir former ton Unité sur l’une ou l’autre thématique des Guides.

Sois attentif à la situation de ton Unité et n’hésite pas à relayer les informations et tes questions à ton Équipe de Région et à la personne qui s’occupe des locaux au Carrick.

Renseigne-toi également sur les ressources et les besoins matériels de tes Groupes (tentes, tables, vaisselle, matériel d’animation, de nettoyage…) afin de les aider dans leur gestion logistique.

Assure l’intérim en cas d’absence d’Animateur Responsable ou de Staff Si, pour une raison particulière, un Animateur Responsable ou un Staff n’assume plus ses fonctions, assure l’intérim le temps de trouver un nouveau responsable ou un nouveau Staff. Voici quelques suggestions pour t’aider : mixer temporairement le Groupe avec un autre Groupe, faire appel à la Route, aux Horizons...

Organise des réunions de médiation quand c’est nécessaire Il arrive qu’un Staff demande à rencontrer une personne extérieure pour rétablir la communication et trouver des solutions à un conflit. Dans ce cas, trouve le médiateur adéquat (cela peut être toi ou un autre membre du Staff d’Unité), un lieu adapté et organise une réunion. Si tu as besoin de soutien, contacte ton Équipe de Région.

Parle Formation Comme le précisent les Règlements Fédéraux, « Toute personne qui choisit de s’investir dans une fonction à responsabilités auprès des Guides... prend en charge sa formation personnelle permanente en participant aux Formations (...) ». La Formation des Animateurs, c’est un moyen de faire évoluer ton Unité et la qualité de ses animations. Ta mission d’encadrant pédagogique auprès de tes Animateurs t’amènera donc à parler Formation.

Promeus ton Unité Pour faire la promotion de ton Unité auprès des écoles, des parents, de la commune, etc., le Carrick met à ta disposition différents outils (kit de visibilité, flyer de présentation…). Consulte le Catalogue des supports de visibilité et contacte le Carrick.

La Formation des Animateurs Discute avec tes Animateurs

Pourquoi les encourager à se former?

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La Formation a pour but de répondre aux besoins des Animateurs, elle part donc de leur réalité et de leur expérience pour leur donner des outils concrets.

Miser sur la Formation de tes Animateurs, c’est t’assurer de la qualité de l’animation pratiquée dans ton Unité. Le brevet est un titre à faire valoir vis-à-vis des parents, car les Animateurs brevetés sont reconnus comme des professionnels de l’animation.

Avoir des Animateurs brevetés dans les Groupes permet d’entrer dans les conditions fixées par le décret Centre de vacances et d’obtenir l’agrément de l’ONE (un label de qualité) ainsi que des subsides, toujours utiles pour boucler le budget du camp.

La Formation n’a pas répondu complètement à leurs attentes ?

•

Les contenus de Formation sont définis en partie par le décret Centres de vacances. Les Formateurs partent des attentes de tous les participants pour mener à bien leur Formation. Il est donc parfois difficile qu’elles soient toutes rencontrées.

Quand parler de Formation ?

N’hésite pas à transmettre au Service Pédagogie et Appui-Formation du Carrick les commentaires de tes Animateurs.

Il pourra t’outiller et évaluer les retours avec les Formateurs.

En début d’année, tu planifies les actions de l’Unité et les Staffs établissent leurs activités. C’est souvent l’occasion de parler des Formations aux Animateurs et aux Horizons.

Durant l’année, si tu rencontres des difficultés avec tes Staffs et que certains Animateurs expriment des envies particulières (devenir Animateur Aventure, s’améliorer en techniques de veillée ou en grands jeux…), saisis l’occasion pour parler de la Formation.

FAn-Anim1-Anim2-Anim3

L es, Gui Toi Staff de sd ’et UniInte té -rne Guti des . be

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Qu’attendaient-ils de cette Formation ?

Que retiennent-ils ? Quels souvenirs positifs gardent-ils ?

Quels éléments leur ont déplu (contenu, méthode, ambiance, infrastructure…) ?

Comment mettre en pratique ce qu’ils ont appris au sein de votre Unité ?

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Les stages pratiques pour les Animateurs en Formation Afin que leur parcours de formation soit valable, les Animateurs doivent effectuer des stages pratiques. Pour que le camp soit validé comme stage pratique, l’Animateur doit être encadré par un accompagnateur de stage pratique. Cet accompagnateur peut être un Animateur qualifié (breveté depuis un an au moins et âgé de 18 ans minimum) ou un membre du Staff d’Unité. Tu peux donc assumer cette mission.

Ce qui est essentiel, c’est de rencontrer l’Animateur avant, pendant et après le camp pour fixer avec lui des objectifs et les évaluer ensuite. Pour cela, base-toi sur la Préparation et évaluation de stage pratique que l’Animateur reçoit.

Même si tu n’es pas accompagnateur de stage, discute avec tes Animateurs. Ils ont vécu de nouvelles expériences. Accompagne-les dans leur vie d’Animateur : tu les connaitras mieux et les aideras à évoluer.

Les démarches administratives Les Animateurs en Formation ont quelques démarches administratives à réaliser. Parfois, ils sont un peu perdus dans les échéances à respecter, les formulaires à compléter. Un suivi de ta part les aide et leur montre aussi ton intérêt. Dès leur inscription dans SCRIBe, un mail de confirmation avec les données de paiement est envoyé. Rappelle à tes Animateurs ou à ton trésorier d’effectuer le paiement au plus vite !

Inscription à une Formation dans SCRIBe

AVANT

camp 1 mois avant le camp 1 mois après le camp

La convention pour l’accompagnement du stage pratique

APRÈS

L’évaluation du stage pratique

Formulaires Les formulaires qui concernent le parcours de formation sont téléchargeables dans la bibliothèque du site des Guides.

Un soutien financier Pour encourager la Formation de tes Animateurs, l’Unité peut participer, en fonction de ses moyens, au cout des Formations.

Par exemple : • premier module 25 % du prix, deuxième module 50 % du prix, troisième module 75 %.

• participation de 25 % à tous les modules et, quand le brevet est attribué, remboursement de la totalité de la Formation.

N’hésite pas à en parler à ton Équipe de Région et pense à communiquer à tes Animateurs la formule de soutien choisie.

Trouver des endroits de camp Chaque année, les camps sont à peine finis qu’il est déjà temps de penser aux prochains. La recherche d’endroit de camp peut sembler fastidieuse, mais, avec les bons outils en poche, c’est un jeu d’enfant ! Nous te conseillons vivement d’encourager tes Staffs à rechercher un endroit de camp le plus tôt possible dans l’année.

Et pourquoi pas juste après le camp, lorsque les Animateurs ont encore en tête les avantages et inconvénients de leur dernier endroit de camp ?

Participe à la journée des Cadres Les camps en Belgique

Il existe deux possibilités : les camps sous tente dans des prairies (exclusivement pour les Aventures et les Horizons) et les camps en bâtiments. Dans tous les cas, encourage tes Staffs à s’y prendre tôt dans l’année !

Où et comment chercher un endroit de camp ? À quels critères être attentifs ? Tu trouveras réponse à ces questions dans le Carnet de camp.

Les documents essentiels Pour faciliter ces différentes démarches, les Guides mettent à la disposition des Staffs les formulaires suivants dans la bibliothèque du site des Guides : • • • •

Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ; Contrat de location / Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique ; État des lieux de début de camp ; État des lieux de fin de camp.

Préviens tes Staffs du danger des doubles réservations. Seul un contrat écrit en bonne et due forme les prémunit d’une mauvaise surprise.

Les camps à l’étranger Pour soutenir tes Horizons dans la recherche d’un projet de camp (et par conséquent d’un lieu de camp), de nombreux projets sont disponibles sur le site Internet des Guides.

De plus, chaque année, les Guides organisent Tour d’Horizon, des Formations pour les Horizons, afin de les aider à préparer leur camp à l’étranger et de rencontrer des partenaires potentiels. Toutefois, Internet et le bouche-à-oreille restent aussi des bonnes solutions pour trouver un projet de camp.

Enfin, si tu souhaites trouver plus d’informations sur les règles à suivre pour ton camp à l’étranger, tu peux te rendre sur : Animateurs > Camps à l’étranger.

2e Nd - Schilde

L es, Gui Toi Staff de sd ’et UniInte té -rne Guti des . be

Et puis, il y a les camps...

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La déclaration de camp

Validation par le Staff d’Unité

Il faut déclarer son camp dans SCRIBe pour le 1er mars au plus tard. Nous demandons aux Groupes d’encoder toutes les informations concernant leur endroit de camp (coordonnées complètes du propriétaire, adresse et coordonnées GPS précises) afin que nous puissions faire les démarches auprès de l’ONE et du Département de la Nature et des Forêts.

Lorsque les Groupes ont élaboré leur préparation de camp, le Staff d’Unité la lit attentivement. Pour t’assurer que les Staffs ont pensé à tout et que les Animateurs ont imaginé une animation de qualité, aide-toi de l’Aide à la rédaction de la préparation de camp : elle se trouve dans la bibliothèque du site des Guides. Rencontre ensuite tes Groupes pour discuter avec eux de leur préparation et des questions éventuelles que tu te poses. Tout est en ordre pour toi ? Valide la préparation en signant l’Engagement de camp.

Pour les camps Horizons et Routes à l’étranger, un Dossier de camp à l’étranger doit être remis pour le 1er décembre pour un départ hors Europe et pour le 1er mars pour un départ en Europe.

La Préparation de camp et la signature de l’Engagement de camp Le camp est le couronnement de l’année Guide, son point d’orgue. Le Mouvement demande aux Animateurs de rédiger leur préparation de camp et de faire signer l’Engagement de camp afin de pouvoir se ranger à leurs côtés en cas de souci, puisqu’elle valide leur organisation. Pour les Groupes, coucher à l’avance le déroulement du camp permet de réduire les préparatifs de dernière minute pour plus de plaisir à vivre leurs activités. Il s’agit donc d’une démarche qui sert tant les Animateurs que le Staff d’Unité. N’oublie pas que tu bénéficies du soutien de tes Cadres de Région.

Nous proposons aux Groupes de remplir la préparation de camp aux environs de Pâques, mais vois avec tes Groupes quel moment est le plus opportun pour vous.

La Préparation de camp se trouve dans la bibliothèque du site Internet des Guides.

Attention, tu n’as pas un rôle de juge. Tu es là pour soutenir les Staffs dans leur préparation et les aider à mener une réflexion pour une animation de la meilleure qualité qui soit.

Validation par l’Équipe de Région Le Cadre de Région, qui lit après le Staff d’Unité la préparation de camp, aura comme mission de vérifier qu’elle contient les informations nécessaires. Il contacte le Staff d’Unité pour toute question qu’il pourrait avoir et peut demander des précisions, mais son travail consiste principalement à soutenir et confirmer la décision du Staff d’Unité. Le Cadre de Région signera l’Engagement de camp pour donner l’accord du Mouvement.

Les Carnets de camp aident tes Animateurs à répondre aux questions pédagogiques, financières, logistiques qui interviennent dans la rédaction de la préparation de camp. Il existe deux versions : une pour les Nutons-Lutins-Aventures-Intrépides (qui ne peuvent pas partir à l’étranger) et l’autre pour les Horizons-Routes.

Soutiens tes Staffs pendant les camps Pendant les camps, tu continues à soutenir les Animateurs en cas de petit souci ou de plus grosse crise. Assure-toi qu’il y toujours un membre du Staff d’Unité joignable dont les Animateurs disposent des coordonnées. Tu joues un rôle de première ligne pour les Animateurs pendant les camps. De ton côté, tu peux faire appel à ton Équipe de Région, aux personnes-ressources ou à la Cellule de Crise des Guides afin d’être soutenu.

Les visites de camp, quel défi !

Cellule de Crise des Guides : pendant toute la durée des camps, le +32 498 94 22 02 est accessible 24h/24 et 7j/7. Ce service a pour mission de prêter main forte aux Animateurs, Staffs d’Unité ou autres qui l’appellent en cas d’imprévu pendant les camps.

Pas besoin d’attendre une catastrophe pour visiter les camps de ton Unité. Avec quelles intentions ? Est-ce parce que cela fait partie du rôle du Staff d’Unité ou par curiosité ? Pour voir ce qui se passe ou par sympathie envers les Staffs ? Par plaisir, pour dire bonjour aux Animateurs comme à des amis ? Parce que tu t’es engagé, en signant l’Engagement de camp, et que tu veux vérifier que tout va bien ?

Quel est ton style ?

Visite de courtoisie, rapide et distante ; visite pour une soirée entre « potes » quand les enfants sont couchés ; visite pour aider lors d’une activité ; visite avec cadeaux, surprises et bienveillance ? À chacun son style, bien sûr, tant que ces objectifs sont respectés : • soutien des Animateurs ; • engagement à leurs côtés pour la qualité de l’animation ; • sécurité et bienêtre de tous pendant le camp ; • confiance à priori accordée aux Animateurs, même si, parfois, tu n’organiserais pas le camp comme eux.

• • • • • • • • 6e HC - Soignies

Sentir, observer l’ambiance générale, l’état d’esprit des enfantset des Animateurs Demander des nouvelles, comme tu le ferais auprès d’amis dont tu te soucies (et pas comme un gendarme qui mène une enquête) Donner des coups de main : tenir un poste pour un jeu, aider à lancer le feu, à laver la vaisselle, à préparer le repas, etc.

Rien de tel pour avoir une conversation informelle !

Faire le messager : apporter des petits mots, des cartes postales que les Animés ou Animateurs transmettent à un autre Groupe, aux parents Préparer et organiser une activité : une veillée, un grand jeu, une série de petits jeux, etc., pour permettre aux Animateurs de partager un moment de détente avec leurs Animés Demander aux Animateurs si tu peux les aider : faire une course, prendre une information quelconque en vue d’une activité, aller porter les poubelles, etc.

Apporter un gouter festif et le servir sous forme de buffet bien décoré Apporter un cinquième repas pour les Animateurs, un petit plaisir plus exceptionnel

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

Que faire pendant la visite ?

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T’annoncer?

Avant de les quitter

Un petit coup de fil la veille de ta visite permet aux Animateurs de te recevoir dans un esprit de confiance.

Profites-en pour savoir s’ils ont besoin de quelque chose (des couvertures en plus, un embout pour un tuyau de gaz, etc.) ; tu as ainsi le temps de t’organiser pour le leur apporter. La visite peut même être prévue dans le programme de camp : tout le monde sait que tu prépares un jeu pour la veillée et que tu passeras la nuit au camp.

Un mot d’encouragement, la promesse d’assurer le suivi d’un petit souci, tes remarques positives sur la bonne tenue du camp, etc., regonflent tes Animateurs à bloc pour la suite.

Une visite surprise peut être mal interprétée, à moins que cela soit clair entre les Animateurs et toi que ta venue ne sera pas annoncée.

Les Staffs d’Unité bénéficient automatiquement de l’assurance omnium pour leurs voitures pendant les visites de camp d’été. Pas besoin de t’encoder dans SCRIBe pour y souscrire.

Trouve l’attitude qui concilie le coengagement pour un camp de qualité, l’encouragement des jeunes Animateurs, mais qui nourrit aussi une relation de confiance entre Staff d’Unité et Animateurs sur le long terme, le tout dans ton propre style.

Si tu as un accident dans le cadre de tes missions Guides pendant les camps, contacte assurances@guides.be pour que le Carrick gère ta demande.

Et si tu observes des choses qui ne te plaisent pas?

Un danger est-il imminent (sécurité en jeu) ?

OUI

NON

Discutes-en tout de suite de manière constructive avec les Animateurs, la Région et/ou la Cellule de Crise.

Est-ce que c’est bientôt la fin du camp ?

NON

OUI

Est-il possible d’améliorer la situation rapidement, sans chambouler le programme du camp et sans empêcher les Animateurs d’exercer leur rôle ?

OUI Demande aux Animateurs de faire des propositions/suggestions qui ne modifieraient pas leur programme et évalue avec eux leur faisabilité.

Prévois un suivi après le camp lors d’une réunion d’évaluation avec les Animateurs et la Région si nécessaire.

NON Apporte ton soutien dans la réorganisation du programme. Quelle que soit la décision à prendre, inclus les Animateurs dans la réflexion afin qu’ils se sentent à l’aise dans la suite du déroulement du camp.

Ton Mouvement et toi Toi Toi,, Sdr Staff e de d ’ Uni Fo rma té - tio Guni des - Gu. be i des . be

Ton investissement dans un Staff d’Unité implique un certain nombre d’engagements à tenir. Les participations aux évènements et aux rencontres organisés par ta Région et le Mouvement en font partie.

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Tes rôles envers le Mouvement et ce qu’il t’apporte Calendrier

Participe à ta Journée d’Ouverture La Journée d’Ouverture (JO) est la première activité du Mouvement à laquelle tes Animateurs et ton Staff d’Unité sont invités par ton Équipe de Région en début d’année Guide. Elle se déroule entre septembre et octobre. C’est une belle occasion de rencontrer ton Équipe de Région, de recevoir les documents et outils nécessaires pour entamer l’année, de découvrir les nouveaux projets.

Participe aux Conseils CadresChefs d’Unité (CCU) Il est primordial pour le soutien de ton Unité que ton Staff entretienne une relation régulière avec l’Équipe de Région. Pour cela, ta Région organise au moins quatre CCU par an.

Les CCU, c’est le lieu privilégié de partage d’informations et de réponses aux questions entre une Équipe de Région et ses Staffs d’Unité.

Objectifs des CCU • • • •

T’informer de l’actualité du Mouvement Identifier tes besoins, demandes et répondre à tes questions Partager tes expériences de terrain Mieux connaitre la réalité de ton Mouvement

Présence de ton Staff d’Unité Il est important qu’au moins un membre de ton Staff d’Unité participe à chaque CCU, afin de remonter vos besoins au Mouvement. C’est un moment convivial et très utile pour la gestion de ta vie en Unité.

Le CCU, lieu de démocratie Deux types d’élection se déroulent en CCU. • •

Élection des Cadres de Région par les Staffs d’Unité. Élection des représentants en Assemblée Générale (AG) : chaque Région doit être représentée par quatre personnes aux AG. Parmi ces personnes, il doit y avoir minimum un représentant terrain (Staff d’Unité, Routier ou Animateur).

C’est lors du premier CCU de l’année Guide que ces personnes sont élues.

Les périodes de l’année durant lesquelles les Régions organisent leurs CCU sont identiques pour tout le Mouvement. Ainsi, tout le Mouvement travaille sur des thèmes importants et communs au même moment. Ces périodes restent les mêmes d’année en année afin de créer une habitude, un rendez-vous.

Les périodes sont : • • • •

1er CCU : septembre-octobre (élection des représentants à l’Assemblée Générale) ; 2e CCU : décembre-janvier ; 3e CCU : février-mars ; 4e CCU : mai-juin.

Les évènements du Mouvement

Une Formation en continu pour ton Staff et toi

Des groupes de travail, des évènements festifs et des rencontres sont organisés au niveau fédéral. Le but est de constamment faire évoluer le Mouvement à l’image du terrain.

Implique-toi et motive tes Animateurs à faire de même.

Des Formations adaptées à ton rôle dans le Staff d’Unité ? Des contenus concrets et pratiques ? Des méthodes centrées sur le partage d’expériences et la participation active ? C’est possible !

La Formation pour les Staffs d’Unité, c’est une Formation en deux temps : dès ton élection et au cours de ton mandat.

Cela te fait vivre d’autres investissements que ceux auxquels tu es habitué. Tu vois l’envers du décor et découvres d’autres lieux pour agir. Si tes Animateurs s’impliquent comme toi, ils pourraient développer un intérêt pour d’autres fonctions, voire devenir ta relève.

La Formation des nouveaux Staffs d’Unité Tu viens d’entrer dans un Staff d’Unité. Félicitations ! La Formation des nouveaux Staffs d’Unité est faite pour toi ! Au programme : tes nouvelles missions et la découverte du Mouvement Guide. Ce sera l’occasion de rencontrer ton Équipe de Région ainsi que des Staffs d’Unité de ta Région, qui vivent la même expérience que toi.

Après ton élection, ton Équipe de Région t’invitera à suivre cette Formation obligatoire pour tout nouveau membre d’un Staff d’Unité.

Inscription ? Via ton Équipe de Région.

L’Université, pour apprendre en cours de route Cette journée de Formation te permet d’approfondir une ou deux thématiques particulières. Les Formateurs, membres du Mouvement ou experts dans un domaine précis, prennent le temps de répondre à tes questions.

Véritable carrefour des Guides, cette journée te permet de discuter et d’échanger avec des Staffs d’Unité, des Cadres de Formation, des Cadres de Région et l’Équipe Fédérale. Chacun, du plus novice au plus expérimenté, est le bienvenu à cet évènement Guide.

Comment s’inscrire ? Via le site Internet.

Si tu souhaites élargir tes horizons et acquérir un véritable bagage pédagogique en Formation, sache qu’il existe la ForFor. En quatre weekends de Formation, tu apprends à : • préparer, animer et évaluer un temps de Formation ; • développer des compétences de gestion de groupe ; • exercer ta communication.

Une équipe de Cadres de Formation expérimentés est à l’écoute de tes questions et te soutient lors de ton parcours.

2e Nd - Schilde

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

Pour en savoir plus sur la ForFor, rends-toi sur le site des Guides.

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Ressources pédagogiques Publications et revues

Pour t’épauler : un Mouvement à ton service De manière non exhaustive, voici les différentes aides que t’offre le Mouvement.

Notre Mouvement édite des revues et des publications pédagogiques. Elles sont pleines d’idées, de conseils, de propositions d’activité, etc. Tous ces documents se trouvent sur notre site. Cette bibliothèque virtuelle est aussi l’occasion pour toi de tout connaitre des publications reçues par les Animateurs.

Si tu préfères les avoir en version papier, passe commande à publications@guides.be.

Des Formations Elles sont organisées pour t’outiller dans tes missions (cf. p. 23, « Une Formation en continu pour ton Staff et toi »).

Ressources logistiques Ressources humaines

Solidarité-tentes

L’Équipe de Région

Le Mouvement met en place un service solidaire de prêt de tentes entre ses Unités. Les Groupes qui partent début juillet peuvent prêter leurs tentes à ceux qui partent début aout et vice versa ! Si ton Unité n’a aucune solution pour trouver des tentes ou met volontiers les siennes à disposition des autres Groupes, fais appel au Carrick.

C’est une équipe de bénévoles qui a pour but de soutenir les Unités et qui fait le lien entre les Unités et le reste du Mouvement. Parmi ses activités : • elle organise la Journée d’Ouverture (JO) qui réunit tous les Animateurs de ta Région au début de l’année Guide ; • elle entretient un contact personnel avec les Staffs d’Unité : elle organise des Conseils Cadres-Chefs d’Unité (CCU) qui permettent de transmettre les informations du Mouvement et de faire remonter les demandes du terrain ; • elle organise l’élection des Staffs d’Unité et assure l’intérim en cas de vacance du poste ; • elle co-signe les Engagements de camp avec les Staffs d’Unité ; • si un conflit au sein de ton Unité ne semble pas se résoudre, l’Équipe de Région peut intervenir.

Elle te donne un avis objectif sur le conflit.

L’Équipe Fédérale Elle assure le pilotage stratégique et opérationnel du Mouvement. Plus spécifiquement, l’EF : • organise les élections des Équipes de Région ; • soutient ton Équipe de Région ; • organise les Forums du Mouvement ; • met en place une formation continue pour les Équipes de Région.

Le Carrick C’est le siège social des Guides. Une trentaine d’employés sont présents pour épauler et soutenir l’ensemble des membres du Mouvement. C’est là aussi que tu peux : • être outillé pour la bonne gestion de ton Unité ; • demander des conseils à propos d’une situation bien précise.

Ressources de communication et relations extérieures Visibilité Ton Unité organise un évènement sympa ? Tu veux recruter de nouveaux membres ? Tu as un espace lors d’une expo, d’un salon ? Tu veux que les gens sachent que ton Unité existe ? Le Mouvement met à ta disposition une panoplie de supports de visibilité (drapeaux, banderoles, affiches, flyers de présentation, logo spécifique à ton Unité, etc.) pour être vu de loin !

Relations extérieures Ton Unité a des soucis avec ses locaux, sa commune, sa paroisse... et elle aimerait que le Mouvement la soutienne ? Ton Équipe de Région et le Carrick peuvent t’aider à identifier des partenaires intéressants et à les contacter. Le Carrick réalise également des supports pour promouvoir ton Unité et ses activités vers l’extérieur (presse, commune...).

Prépare ton départ et assure ta relève Dans cette recherche, tu seras soutenu par ton Équipe de Région. C’est elle qui te soutient dans la recherche de candidats et qui met en place les élections, du début à la fin du processus. Tu trouveras ici quelques astuces pour t’assurer un départ en douceur !

Toi , Sta ff d’ Uni té - Gui des . be

L’organisation de la fin de ton mandat et la passation du flambeau à des candidats potentiels, cela te concerne.

Comment procéder ? Qui recruter ?

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Quel flambeau ? Évaluation de l’Unité Pour transmettre quelque chose, il faut pouvoir le définir. Réaliser une évaluation de l’Unité avec ton Staff est une étape importante. Comment se portent les Groupes ? Est-ce que les Staffs sont stables, formés ? Quel est le nombre de membres ? Comment évolue l’Unité ? Y a-t-il eu des activités importantes ces dernières années ? Si ton Staff avait des objectifs pour son mandat, les a-t-il atteints ?

Le Staff d’Unité, l’état des lieux Comment se porte le Staff d’Unité ? Quelles sont ses forces et ses faiblesses ? Est-ce que tous les membres sont sur le départ ? Certains souhaitent-ils changer de fonction ? Pour trouver la réponse à ces questions, le mieux est d’aborder franchement le sujet ensemble et bien avant la fin du mandat. Cela permet à chacun de prendre conscience de la situation et d’aborder tous les aspects à tête reposée pour y revenir plus tard.

Recherche des candidats La recherche de candidats est une mission essentielle de ton rôle. En effet, assurer la relève permet que tout ce que tu as réalisé avec ton Staff soit pérennisé, stabilisé. Trouver des remplaçants, c’est continuer à soutenir les Animateurs. Le recrutement est une des priorités de notre Mouvement.

Parles-en à ton Équipe de Région. Pour mener à bien cette mission, il y a plusieurs aspects à prendre en considération.

Qui s’en occupe ?

Si cette question n’est pas débattue, la réponse sera « personne ». Le fait d’en parler force à répartir les responsabilités. Plus nombreux vous serez à chercher un candidat, plus vous disposerez d’un large réseau pour les recherches.

Comment ?

Un flyer, un mail ou un courrier envoyé aux parents, aux anciens Animateurs, etc. : plusieurs solutions s’offrent à toi. Mais ce qui fonctionne le mieux, c’est le contact interpersonnel. Si tu as communiqué régulièrement sur les possibilités d’engagement qui existent et l’aspect enthousiasmant du bénévolat, tu as déjà « préparé le terrain ».

Où ?

Dans l’Unité ? Les avantages sont nombreux : une connaissance du Mouvement, un attachement à l’Unité, des personnes conscientes des enjeux du bénévolat, etc. À l’extérieur de l’Unité ? Tu invites un regard neuf et des nouveaux réseaux pour étendre ton Unité.

L’idéal est une équipe qui mixe les deux. Recrute des membres venant d’horizons les plus différents possibles (Unités, Branches, âges, etc.). Fais appel aux Animateurs qui sont sur le départ, aux anciens Animateurs, aux (anciens) Routiers, aux parents, aux habitants du village, à tes amis, à tes collègues, etc.

Utilise également la page de notre site Internet Rejoins les Guides pour signifier que tu es à la recherche de nouveaux membres pour ton Staff d’Unité. Mets tes données à jour en remplissant le formulaire disponible sur cette page.

Quand ?

L’idéal est d’intégrer des nouveaux membres dans ton Staff tout au long de votre mandat afin d’éviter le départ d’un Staff complet et de faciliter le roulement. La passation entre l’ancien et le nouveau Chef d’Unité doit idéalement se faire durant les derniers mois du mandat afin de gérer conjointement les responsabilités et d’être informé des affaires courantes.

N’oublie pas de prévenir tes Cadres de Région à temps afin de recevoir leur aide pour trouver une relève et pour qu’elle lance la procédure d’élections : appel à candidatures, rencontre des candidats, prise de connaissance de leurs projets pour l’Unité et organisation de l’élection.

Définis le profil et « coache » le candidat

Transmets tes connaissances !

Les profils

Faire partie d’un Staff d’Unité implique une prise de responsabilités au niveau personnel, mais aussi moral, financier et légal envers le Mouvement. De plus, ton Unité a certainement une série de pratiques, de traditions, de projets en cours qui sont connus par les membres actuels. Une part importante du processus de succession consiste en la consignation de ces informations, du patrimoine matériel et immatériel, afin de garantir l’accumulation des connaissances au sein de l’Unité, quelle que soit la relève qui se met en place.

Avec ton Staff, réfléchis aux postes à pourvoir et détermine les profils et les missions des candidats.

Communique les infos suivantes : • les impératifs des différentes fonctions ; • le temps nécessaire à l’exercice de ces fonctions ; • les aides possibles pour mener à bien leurs missions, etc.

Ne dissimule pas les désavantages et mets en avant les points positifs. Identifie tant les qualités nécessaires pour le poste que celles qui manquent au Staff (un coordinateur, un relex, etc.).

La recherche est plus spécifique pour le Chef d’Unité, car il a un profil un peu différent. Un Staff a besoin d’un moteur pour prévoir, dynamiser les autres, penser à la globalité, distribuer les tâches, etc.

Coaching ?

La succession est une excellente opportunité pour classer les informations relatives à ton Unité en différentes catégories : • ce qu’il faut savoir (ce qui doit être absolument partagé pour la fonction et qui devrait être actualisé) ; • ce qu’il est bon de savoir (ce qui serait à archiver, à garder dans un coin de notre tête…) ; • ce qui peut être jeté (parce que plus d’actualité).

Quelles infos transmettre ?

Si ton Staff instaure une période de transition, il faut être attentif à : • permettre aux candidats de tester progressivement leurs missions ; • leur garantir d’être accompagnés et de parler de leur vécu ; • leur donner la liberté d’agir : cela t’offre l’occasion de te retirer petit à petit, quitte à ce qu’ils s’y prennent autrement que ce que tu aurais fait ; • les intégrer dans les activités ; • être conscient que les candidats sont pleins d’enthousiasme et très motivés. Ils ont peut-être envie de tout remettre en question : c’est normal, c’est une manière de s’approprier le projet.

• • • •

• •

Les archives et documents liés à ton mandat Les informations sur les différents Groupes : trans-mettre un état des lieux de chaque Groupe Les différents conseils obtenus suite à l’évaluation du mandat précédent Un répertoire téléphonique des personnes qui peuvent aider (Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, paroisse, commune, etc.) et celles qui sont utiles comme références historiques Les prochaines échéances ou les affaires en cours Les outils de référence pour la fonction. Les publications et outils de visibilité qui t’ont été utiles le seront aussi au prochain Staff.

Comment les transmettre ?

7e BNO - Schaerbeek

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

Se rencontrer et aller plus loin qu’un simple échange de mails est la solution idéale : elle laisse la place aux besoins personnels du candidat. Propose à tes successeurs une première réunion de briefing avant leur entrée dans le Staff et d’autres réunions après le début de leur mandat pour les éventuelles questions ou difficultés au démarrage. Tu peux aussi leur présenter des personnes de référence qui pourront les épauler.

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21e BWO - Rhode-Saint-Genèse

Merci Merci à toi pour ton engagement au sein du Mouvement.

Nous allons maintenant faire un bout de chemin ensemble, pour construire le Mouvement de demain, pour faire en sorte que les jeunes – et moins jeunes – puissent grandir et s’épanouir, avancer dans leurs propres réflexions, réaliser leurs propres projets !

Un beau challenge que nous relevons ensemble !

Stop ou encore ?

Beaucoup de possibilités s’offrent à toi. Par exemple, tu peux orienter ton action en devenant Cadre de Région, Cadre de Formation, en t’impliquant dans l’organisation d’évènements du Mouvement, etc. Choisis selon tes envies, le type d’action que tu veux mener, les compétences à mettre en œuvre et le temps dont tu disposes. N’hésite pas à en parler à ton Équipe de Région, qui te conseillera.

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

Au moment de ton départ, il est intéressant de te questionner sur ton « après ». Es-tu encore prêt à donner un coup de main à l’Unité ? De manière régulière ou plus ponctuelle ?

Peut-être as-tu envie de découvrir de nouveaux horizons ?

Sache qu’il existe d’autres fonctions bénévoles au sein du Mouvement où tu trouveras certainement un intérêt.

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NOTES

Toi , Staff d ’ Uni té - Gu i des . be

NOTES

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Toi, Staff d’Unité

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.

Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2025.

Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. 02/538.40.70 • www.guides.be • info@guides.be

L es Gui de s et Inte rne t

Ce Vadémécum aborde toutes les facettes de ton rôle de membre d’un Staff d’Unité. C’est un document qui soutient ton animation et ta vie en Staff. Il t’aide à voir les tâches à se répartir et les bonnes pratiques pour fonctionner en Staff. Il t’indique aussi quelles sont tes ressources au sein du Mouvement. Enfin, son dernier chapitre t’aide à passer le flambeau et à transmettre toute ton expérience à ta relève.

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