DE_Event Dining Conditions

Allgemeine Geschäftsbedingungen

FÜR PRIVATE DININGS, GALA-EVENTS UND HOCHZEITEN 1. Private Dining & Gruppenveranstaltungen

Im Gstaad Palace gelten Anfragen für private Dinings sowie Veranstaltungen ab 15 Gästen als Gruppenveranstaltungen und unterliegen daher den vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

2. Veranstaltungsdetails und operative Anforderungen

Der Veranstalter muss dem Gstaad Palace das detaillierte Programm und den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung mitteilen. Dies umfasst unter anderem, jedoch nicht ausschliesslich, Reden, musikalische Unterhaltung, gewünschte Bestuhlung bzw. Einrichtung, technische Anforderungen, die finale Auswahl von Speisen und Getränken, Allergien, Unverträglichkeiten, besondere Ernährungsanforderungen sowie sämtliche operativen Elemente, die für die ordnungsgemässe Organisation der Veranstaltung erforderlich sind.

Sollte der Veranstalter die oben genannten Informationen nicht innerhalb der erforderlichen Frist bereitstellen, behält sich das Gstaad Palace das Recht vor, die Veranstaltung zu annullieren.

2.1 Menudruck, Blumendekoration und Kerzen

Für private Gruppen-Dining-Veranstaltungen sind der Menudruck sowie Blumendekorationen und Kerzen obligatorisch und werden zusätzlich berechnet. Die Gäste sind nicht verpflichtet, diese Dienstleistungen über das Gstaad Palace zu organisieren; wir unterstützen sie jedoch gerne bei der entsprechenden Organisation, falls sie dies wünschen. Die entsprechenden Kosten werden gemäss dem gewählten Setup und den ausgewählten Arrangements bestätigt.

2.2 Musik und Unterhaltung

Jegliche musikalische Unterhaltung, verstärkter Ton, Live-Performance oder sonstige Unterhaltung muss im Voraus vom Gstaad Palace genehmigt werden und unterliegt den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, den Richtlinien des Hotels sowie den operativen Rahmenbedingungen.

3. Kleiderordnung

Ab 19.00 Uhr werden Herren gebeten, im Le Grill, in der Bar du Grill sowie im Veranda-Bereich des Le Grand ein Jackett zu tragen. Herren werden zudem gebeten, keine offenen Schuhe oder Shorts zu tragen. Mützen und Hüte, Mäntel, Hoodies, Wander- und Schneeschuhe, T-Shirts, zerrissene Jeans sowie Sportschuhe sind abends in den Restaurants, Bars und privatisierten Räumlichkeiten nicht gestattet.

4. Teilnehmerzahl

Die geschätzte Teilnehmerzahl muss dem Gstaad Palace spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt werden.

Danach können nur noch geringfügige Anpassungen von bis zu 10% der bestätigten Teilnehmerzahl berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Erhöhung oder Reduktion handelt, sofern diese spätestens 48 Stunden vor der Veranstaltung mitgeteilt werden und der vorherigen Prüfung und Genehmigung durch das Gstaad Palace unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass es je nach Veranstaltungssetup, Tischanordnung und maximaler Kapazität des Veranstaltungsortes nicht immer möglich ist, zusätzliche Gäste aufzunehmen. In solchen Fällen akzeptiert der Kunde die maximale Anzahl an Gästen, die vom Gstaad Palace angemessen untergebracht werden kann.

Innerhalb von 48 Stunden vor der Veranstaltung dient die zuletzt bestätigte Teilnehmerzahl im Falle einer Reduktion als Mindestbasis für die Rechnungsstellung. Sollte die tatsächliche Teilnehmerzahl höher sein, erfolgt die Rechnungsstellung auf Grundlage der effektiven Anwesenheit.

PALACESTRASSE 28

3780 GSTAAD

+41 33 748 50 00

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5. Annullierungsgebühren

Im Falle einer vollständigen Annullierung der Veranstaltung werden Annullierungsgebühren wie folgt erhoben: • Bis einschliesslich 30 Tage vor der Veranstaltung: keine Annullierungsgebühr • Zwischen 29 und 15 Tagen vor der Veranstaltung: 50% der geschätzten Gesamtkosten • 14 Tage oder weniger vor der Veranstaltung: 100% der geschätzten Gesamtkosten

6. Servicepersonal

Der offerierte Veranstaltungspreis beinhaltet einen Servicemitarbeitenden für bis zu 15 Gäste. Zusätzlich angefordertes oder erforderliches Servicepersonal wird wie folgt verrechnet: • CHF 90.– pro Stunde und Servicemitarbeitendem • CHF 120.– pro Stunde und Hostess

7. Externe Veranstaltungskoordination

Sollte die Veranstaltung durch einen externen Wedding Planner, Event Planner oder einen anderen Drittkoordinator koordiniert werden, bleiben sämtliche Zeitpläne und operativen Abläufe der Bestätigung durch das Gstaad Palace vorbehalten. Ein Koordinationsmeeting mit dem externen Planer, dem Groups & Events Team und dem Maître d’hôtel muss vor der Veranstaltung stattfinden, um Erwartungen, Zeitpläne und operative Kapazitäten abzustimmen.

8. Externe Lieferanten & Installationen

Jeder externe Lieferant, der an der Veranstaltung beteiligt ist, einschliesslich, jedoch nicht beschränkt auf Floristen, Dekorateure, Musiker, Fotografen, Entertainer, technische Dienstleister oder sonstige Drittanbieter, muss dem Gstaad Palace im Voraus mitgeteilt und von diesem genehmigt werden.

Alle externen Lieferanten müssen die Anweisungen und operativen Anforderungen des Gstaad Palace einhalten. Das Gstaad Palace behält sich das Recht vor, jedem Lieferanten oder jeder Dienstleistung den Zugang zu verweigern, die nicht im Voraus genehmigt wurde oder die Standards des Hotels, Sicherheitsanforderungen oder operativen Kapazitäten nicht erfüllt.

Sämtliche externen Materialien, Installationen, Möbel, Dekorationen oder technischen Geräte, die auf das Hotelgelände gebracht werden, müssen ebenfalls im Voraus vom Gstaad Palace genehmigt werden. Je nach Art, Komplexität und Anforderungen der Installation können zusätzliche Kosten für Handling, Aufbau, technische Unterstützung oder operative Leistungen anfallen.

9. Setup und Hotelmobiliar

Jede Bewegung, Entfernung oder Neupositionierung von Hotelmobiliar kann zusätzliche Kosten verursachen.

Die anwendbaren Gebühren werden vom Gstaad Palace entsprechend den Anforderungen der Veranstaltung bestätigt.

Vom Kunden gewünschte operative Änderungen in letzter Minute können zusätzliche Kosten zur Folge haben.

Diese Gebühren werden gemäss dem zusätzlichen Zeitaufwand, Personalbedarf, operativen Aufwand und den erforderlichen Ressourcen berechnet, die zur Umsetzung der gewünschten Änderungen notwendig sind.

10. Operative Anpassungen

Das Gstaad Palace behält sich das Recht vor, im Falle höherer Gewalt, sicherheitsrelevanter Bedenken oder operativer Einschränkungen die endgültige Entscheidung bezüglich Setup und Veranstaltungsort zu treffen..

10.1 Wetter

Bei ungünstigen Wetterbedingungen für eine Veranstaltung im Freien wird das Gstaad Palace die Gäste in den zuvor vereinbarten Veranstaltungsort verlegen und kann, sofern die Umstände dies erfordern, notwendige Anpassungen am Setup oder am Ort vornehmen.

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11. Rechnungsstellung und Zahlung

Die Rechnungsinstruktionen müssen im Voraus bestätigt werden, einschliesslich der Handhabung jeglicher Getränkekonsumationen, die über das bestätigte Arrangement hinausgehen. Der Veranstalter muss vor der Veranstaltung angeben, ob solche Konsumationen vom Gastgeber übernommen oder von den Gästen individuell auf Selbstzahlerbasis beglichen werden. Der Veranstalter bleibt für alle unbezahlten Konsumationen oder Kosten verantwortlich, die durch die Gäste der Veranstaltung verursacht werden.

Sofern nicht schriftlich anders vereinbart, ist vor der Veranstaltung eine vollständige Vorauszahlung auf Grundlage der geschätzten Veranstaltungskosten erforderlich. Sollten während oder nach der Veranstaltung zusätzliche Kosten entstehen, wird entsprechend eine Schlussrechnung ausgestellt, die innerhalb von 15 Tagen nach der Veranstaltung zu begleichen ist. Eine Zahlung vor Ort kann nicht akzeptiert werden.

11.1 Anzahlung

Eine Vorauszahlung von 100% der geschätzten Gesamtkosten ist spätestens 30 Tage vor der Veranstaltung fällig.

Der Veranstaltungsraum und die damit verbundenen Arrangements gelten erst nach Eingang der erforderlichen Zahlungen innerhalb der festgelegten Fristen als gesichert.

12. Haftung für Dienstleistungen Dritter

Der Gast oder Veranstalter nimmt zur Kenntnis, dass das Gstaad Palace bei Dienstleistungen oder Veranstaltungen, die von Dritten organisiert werden, ausschliesslich als Vermittler auftritt. Das Gstaad Palace haftet daher nicht für vertragliche oder ausservertragliche Ansprüche, die sich aus solchen Dienstleistungen oder Veranstaltungen Dritter ergeben.

13. Schäden und Verantwortung

Der Veranstalter haftet für sämtliche Schäden oder Beeinträchtigungen, die durch den Veranstalter, Begleitpersonen, Veranstaltungsteilnehmer, Gäste, externe Dienstleister, Auftragnehmer oder sonstige an der Veranstaltung beteiligte Dritte verursacht werden. Der Veranstalter erstattet dem Gstaad Palace sämtliche Kosten für Reparaturen, Ersatz, Reinigung oder sonstige Aufwendungen, die aus solchen Schäden oder Beeinträchtigungen entstehen.

Vor und nach der Veranstaltung wird durch das Gstaad Palace eine Zustandskontrolle durchgeführt, insbesondere wenn externe Dienstleister, Auftragnehmer, Installationen, Mobiliar, Dekorationen oder technisches Equipment beteiligt sind.

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