en la plataforma
Versión 1.0
INTRODUCCIÓN
Este manual describe los procesos disponibles en la plataforma Gramalote para la gestión de colaboradores. Está diseñado para el equipo administrativo de su empresa y cubre los siguientes flujos:
• Carga masiva inicial de colaboradores mediante plantilla.
• Ingreso individual de nuevos colaboradores.
• Edición y actualización de información de colaboradores existentes.
• Retiro de colaboradores de la plataforma.
Antes de iniciar cualquier proceso, asegúrese de contar con las credenciales de acceso asignadas a su empresa (usuario y contraseña).
CARGA INICIAL MASIVA
Uso recomendado para el primer registro de colaboradores
La carga inicial permite registrar múltiples colaboradores a la vez mediante una plantilla estandarizada. Se recomienda utilizar este proceso para el primer registro masivo de su empresa.
1. Acceso a la plataforma: ingrese a la plataforma a través del enlace: gramalote.com.co
2. Inicio de sesión: ingrese con las credenciales asignadas a su empresa (usuario y contraseña).
3. Módulo Empleados: en el menú principal, seleccione la opción "Empleados".
4. Descargar plantilla: ingrese a la sección "Descargas" y haga clic en "Descargar plantilla de carga".
5. Diligenciar plantilla: complete la plantilla respetando la estructura y los campos definidos. No modifique su formato.
6. Módulo Cargas: regrese al menú principal y seleccione la opción "Cargas".
7. Subir archivo: haga clic en "Subir archivo" y seleccione la plantilla diligenciada.
8. Procesar archivo: seleccione "Procesar archivo" para validar la información cargada.
9. Guardar datos: si la validación es exitosa, haga clic en "Guardar datos". En caso de errores, corrija los registros de forma individual antes de guardar.
No modifique el formato ni la estructura de la plantilla. Cualquier cambio puede generar errores en el proceso de carga.
INGRESO INDIVIDUAL DE COLABORADORES
Una vez realizada la carga inicial, puede registrar nuevos colaboradores de forma individual directamente en la plataforma. Este proceso también aplica para ingresos posteriores a la carga masiva.
1. Módulo Empleados: en el menú principal, seleccione "Empleados" y haga clic en "Agregar empleado".
2. Diligenciar información: complete la información requerida en cada una de las secciones del formulario.
3. Confirmar registro: una vez completadas todas las secciones, haga clic en "Confirmar" para crear el registro del colaborador.
El formulario de ingreso está compuesto por las siguientes secciones:
1. Persona
2. Contacto
3. Residencia
4. Laboral
5. Seguridad
6. Social
7. Vivienda
8. Bienestar
9. Revisar
EDICIÓN DE COLABORADORES
Para actualizar la información de un colaborador registrado en la plataforma, siga los pasos a continuación:
1. Módulo Empleados: en el menú principal, seleccione la opción "Empleados".
2. Buscar colaborador: busque y seleccione el colaborador que desea actualizar.
3. Acceder al registro: haga clic derecho sobre el registro del colaborador.
4. Opción de edición: seleccione la opción "Editar empleado".
5. Realizar cambios: realice las modificaciones necesarias en la información del colaborador.
6. Guardar cambios: verifique los cambios realizados y guarde la información para actualizar el registro.
RETIRO DE COLABORADORES
Cuando un colaborador deja de hacer parte de su organización, debe registrar su retiro en la plataforma para mantener la información actualizada.
1. Módulo Empleados: en el menú principal, seleccione la opción "Empleados".
2. Buscar colaborador: busque y seleccione el colaborador que desea retirar.
3. Acceder al registro: haga clic derecho sobre el registro del colaborador.
4. Opción de retiro: seleccione la opción "Retirar empleado".
5. Motivo de retiro: seleccione el motivo de retiro correspondiente.
6. Fecha de retiro: ingrese la fecha de retiro (último día laboral del colaborador).
7. Verificar información: verifique la información registrada.
8. Confirmar retiro: haga clic en "Retirar empleado" para finalizar el proceso.
La fecha de retiro corresponde al último día laboral del colaborador. Asegúrese de registrar esta fecha con precisión para evitar inconsistencias en la información.