CARTILLA INFORMATIVA ASESORES

GUร A DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CARTERA Direcciรณn Stella Moreno Garzรณn Gerente Administrativa y Financiera

OBJETIVOS Después de leer esta guía, los asesores de ILUMEC SAS estarán en capacidad de: 1. Reconocer los principales procesos del área de cartera.

2. Conocer las políticas establecidas por la compañía para estos procesos.

3. realizar negociaciones dentro de los lineamientos establecidos.

4. Mejorar la respuesta a los requerimientos, a través de las personas indicadas

CONTENIDO

TIPS PARA MEJORAR LA CARTERA ¿Quién debe hacerse cargo de la cobranza a aquellos clientes a los que “se les olvidó” pagar? ¿El departamento de cartera que saben de la deuda, pero no necesariamente del estado del negocio? ¿El departamento de ventas que tiene una relación concreta con el cliente, pero no siempre una visión de cuentas por cobrar y de los perjuicios de los impagos?

Elementos para mejorar la cartera: • El elemento crucial es que un buen cliente es un cliente que paga en el tiempo establecido en su condición de pago • Una cobranza ideal requiere evitar los litigios que son caros y comercialmente perjudiciales.

• Es importante tomar las medidas necesarias para reducir los riesgos de pago y optimizar la cobranza.

Apuesta por la relación con el cliente: El departamento comercial es el que está en contacto directo y regular con los clientes, lo que les coloca en una posición clave. Saben del negocio, de los productos, de los problemas e incluso de la organización. También tienen conocimiento del acuerdo que se ha establecido con el cliente. Por último, el comercial es el vínculo más directo entre la empresa y los clientes por eso hay que ¡aprovecharlo!

Los riesgos de impago: Los clientes son los que permiten con su pago oportuno el buen funcionamiento de nuestra compañía, cuando hay dificultades en el recaudo aumentamos los siguientes riesgos: • Pago de intereses por préstamos para cubrir deudas con proveedores • Aumento en riesgo de pérdida de cartera.

• Gastos en procesos de cobro jurídico.

• Aumento en el endeudamiento de la compañía para cumplir obligaciones laborales y tributarias.

Promover el intercambio de información entre los distintos departamentos En caso de impagos, la coordinación entre la fuerza de ventas y el departamento de cartera, es esencial para que la cobranza funcione mejor, los primeros deben transmitirles todos los datos pertinentes a los segundos. Por un lado, el vendedor puede aprovechar de la relación con el cliente para incitarle a pagar pronto y por otro, el departamento de cartera puede mantener un enfoque más formal. Este procedimiento colectivo lleva a mejores resultados que acercamientos aislados.

También se puede aplicar este juego de “policía bueno, policía malo” durante las negociaciones, Cuando se está tratando con un cliente, debe comunicarse de manera efectiva con el área de cartera para definir términos favorables. La información del vendedor combinada con el estudio de los riesgos del departamento de cartera permite entonces un acuerdo claro en las condiciones de pago, limitando el riesgo del incumplimiento y las consecuencias negativas que podrían tener.

MISIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA. MISIÓN: Dirigir, coordinar y ejecutar procesos y actividades que garanticen el oportuno recaudo de las ventas a crédito realizadas por la compañía, minimizando el riesgo en la cartera y fortaleciendo las relaciones con nuestros clientes.

PROCESOS Y ACTIVIDADES CONTROL • Revisión y aprobación de solicitudes de crédito y aumentos de cupo.

• Análisis y aprobación de pedidos.

• Gestión y seguimiento de Procesos de cobro pre jurídico y jurídicos.

• Verificación y confirmación de pagos.

• Control y direccionamiento de informes de cartera al departamento comercial y gerencia.

• Análisis, ejecución y control de reportes a centrales de riesgo.

EJECUCIÓN • Consulta, emisión y conciliación de extractos bancarios.

• Identificación, validación y registro de pagos recibidos.

• Gestión y conciliación de cartera telefónica y escrita.

• Coordinar, programar y recaudar pagos de clientes en Bogotá y zonas aledañas.

• Elaboración de certificaciones comerciales y paz y salvo a clientes.

• Custodia y archivo de hojas de vida de los clientes y demás documentos concernientes al departamento

CONDICIONES DE CREDITO Establecidas por la gerencia general (Sr Francisco Moreno) y gerencia Administrativa y financiera (Sra Stella Moreno) de conformidad con el análisis de crédito realizado.

Microcrédito: Es dirigido a clientes pequeños que no tienen mayor capacidad de endeudamiento.

• El cupo asignado es inferior a $ 5.000.000 con condición de pago de 30 a 45 días.

Crédito: Es dirigido a personas naturales o jurídicas que cumplan con las características financieras y documentos estipulados para este tipo de crédito • El cupo asignado es superior a $ 5.000.000 con condición de pago a 60 días.

SOLICITUD Y ESTUDIOS DE CREDITO. Todas las personas naturales o jurídicas que soliciten el otorgamiento de crédito a ILUMEC SAS sin excepción, deberán diligenciar el formato de solicitud de crédito y adjuntar los documentos según el tipo de crédito solicitado.

La verificación de estos documentos será realizada por el departamento de cartera y financiero para su entrega a la gerencia administrativa y financiera quien realizara la evaluación del crédito.

El tiempo de estudio aproximado es de 5 días hábiles.

MICROCREDITO: Documentos: • Formulario de solicitud de crédito debidamente diligenciado y firmado.

• Cámara de comercio (no mayor a 30 días).

• Fotocopia de Rut y Cedula del representante legal.

• Referencias Comerciales actualizadas.

CREDITO: Documentos: • Formulario de solicitud de crédito debidamente diligenciado y firmado.

• Cámara de comercio (no mayor a 30 días) • Fotocopia de Rut y Cedula del representante legal, • Declaración de renta de los dos últimos periodos.

• Estados financieros recientes (balances y estado pérdidas y ganancias) • Certificación Bancaria.

• Referencias comerciales (mínimo 2 referencias actualizadas).

CAMBIOS DE RAZON SOCIAL El cliente debe notificar a Ilumec SAS formalmente mediante una carta, el cambio de razón social, adjuntando los documentos actualizados para el estudio de crédito según el tipo de empresa.

MODIFICACION DE LAS CONDICIONES DEL CREDITO OTORGADO Hace referencia a las variaciones en el tiempo que se realizarían sobre condiciones de crédito inicialmente establecidas para el cliente.

AUMENTO DE CUPO El aumento de cupo será otorgado al cliente con buen hábito de pago, sin cheques devueltos y con una antigüedad de compras mínima de 6 meses.

Para su solicitud se debe anexar los siguientes documentos: • Formato de solicitud de aumento de cupo.

• Estados financieros recientes.

• Cámara de comercio (máximo 30 días).

• RUT si ha tenido cambios.

• Tiempo de respuesta 5 días.

INACTIVACION DE CLIENTES, REDUCCION-RETIRO DE CREDITO Comprende las sanciones o restricciones aplicables a los clientes que incumplen con las condiciones de crédito establecidas (alta morosidad en Cartera, cheques devueltos y en general dificultades para el pago) INACTIVACION El cliente se inactiva sin previo aviso, cuando tiene moras en su cartera, cheques devueltos o no demuestra un compromiso formal de pago.

REDUCCION-RETIRO DE CREDITO: Aplica cuando el cliente ha presentado reiteradas moras en sus pagos, o por petición del asesor como medida preventiva.

El retiro de crédito se realiza cuando el cliente incumple con su obligación de pago por un periodo igual o superior a 120 días.

APROBACION DE PEDIDOS Cartera se encarga de recolectar y suministrar la información necesaria para la toma de esta decisión tales como antigüedad del cliente, habito de pago, registro de cheques devueltos, cupo, total facturado y demás información requerida, pero La decisión de autorizar los pedidos es emitida únicamente por la gerencia financiera o general.

Un pedido NO será aprobado en los siguientes casos: • Si un cliente tiene cheque devuelto • Facturas con vencimiento a 30 días • Si el cliente tiene varias razones sociales, y presenta vencimiento en una de estas, se bloquean todas.

• Si un cliente presenta sobrecupo se debe evalúa la aprobación, SEGÚN CADA CASO. • Si un cliente paga con cheque se debe esperar el canje del mismo, para realizar la aprobación, • Por disposición de la gerencia esta aprobación está bajo la responsabilidad de un solo usuario en SAP.

DESCUENTOS COMERCIALES Y CONDICIONADOS Dependerá del cumplimiento en el pago oportuno por parte del cliente.

•Esta política se aplica para el pago dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de facturación en la zona Bogotá y alrededores y para el resto del país 12 días hábiles.

•para los pagos correspondientes a clientes de Bogotá, Barranquilla y alrededores máximo a los 8 día y para clientes de ventas nacionales 12 días, El porcentaje de descuento es de 3% (no aplica para pagos con tarjeta).

•El descuento para los pagos de Contado debe ir incluido en la factura.

VERIFICACION Y CONFIRMACION DE PAGOS DE CONTADO Proceso mediante el cual se verifica la disponibilidad en bancos de los pagos realizados por los clientes para el despacho de mercancía bajo la modalidad de pago de contado.

Este proceso se realiza por parte del departamento de cartera, para lo cual el asesor debe cumplir con el siguiente procedimiento.

• Enviar por correo electrónico al departamento de cartera (Margarita Diaz) la información del cliente y el pago recibido.

De no contar con el soporte de pago, enviar en forma detallada la información del pago recibido (fecha, banco, valor).

Tener en cuenta que para la confirmación en bancos, el canje de los pagos va a depender de la forma como el cliente realice la transacción: TRANFERENCIAS BANCARIAS Y CONSIGNACIONES EN EFECTIVO. En el caso de las transferencias entre el mismo banco y consignaciones en efectivo la disponibilidad de los fondos se hará efectiva en el mismo día. Para el caso de transferencias de bancos distintos el tiempo de confirmación será de 3 días.

ENTREGA Y/O CONSIGNACION DE CHEQUES. Cuando el pago se realice mediante la entrega de un cheque o consignación del mismo, el tiempo de canje y confirmación será de 4 días.

DEVOLUCION DE DINERO A CLIENTES La gestión de devolución debe ser canalizada por el asesor comercial a través del siguiente proceso: Enviar correo a cartera justificando el motivo de la devolución y adjuntar los siguientes documentos: • Carta de solicitud de devolución por parte del cliente.

• Copia de cédula o Rut de la persona o empresa que realiza el pago.

• Certificación bancaria debe corresponder a la persona que realiza el pago.

• Soporte de pago a ILUMEC Se descontará el 4 x 1,000, si es error del cliente, y tendrá un tiempo de respuesta de 5 días hábiles.

SEGMENTACION DE LA CARTERA DE CLIENTES POR ZONA-ASESORES Con el objetivo de personalizar y lograr mayor efectividad en la gestión y recaudo de cartera, por disposición de la Gerencia Administrativa y Financiera se realizó la siguiente división de asesores y clientes por zona:

CARTERA BOGOTÁ PALOQUEMAO (Sandra Sanchez) Campoelías Delgado Oscar Arrieta Darwin Ortiz Show Room Arnol Ríos

CARTERA BOGOTÁ CHAPINERO - CENTRO (Margarita Diaz) Bodega Chapinero Faiver Polanía Oscar Bonilla Bodega Centro Wilson Pirajan Manuel Montañez

CARTERA COSTA ATLÁNTICA (Alexandra Padilla) Ivan Ordoñez Somón Cantillo Bodega Barranquilla Rosalila Gonzalez Carold Molina

CARTERA NACIONAL (Diana Londoño) Javier Acosta Jóse Alejandro Escobar Eyckel Paba María Castaño William Ríos

De esta manera ante cualquier requerimiento o información concerniente al manejo de la Gestion de Cartera, cada asesor podrá dirigirse a la persona a cargo.

POLITICAS DE CARTERA PARA MATERIAL EN CONSIGNACIÓN FORMAS DE PAGO Las formas de pago establecidas en ILUMEC SAS para sus clientes son: • Para el pago de contado: Efectivo, tarjetas crédito y débito, transferencias bancarias.

• Para el pago de Cartera: Efectivo, Cheque, transferencias bancarias.

Cualquier otra forma de pago distinta negociada con el cliente, debe contar con la autorización de la gerencia general (Sr Francisco Moreno) y gerencia Administrativa y financiera (Sra. Stella Moreno).