Parámetros para Espacios Colaborativos del Futuro

PROPUESTA MANUAL DE ESTÁNDARES DE DISEÑO

Parámetros para Espacios Colaborativos del Futuro

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Alcances de la Propuesta

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PROPUESTA MANUAL DE ESTÁNDARES DE DISEÑO

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Alcances de la Propuesta Antecedentes En Agosto de 2011, COWORK SpA abre en Chile un nuevo espacio para el emprendimiento, el trabajo colaborativo y la innovación, marcando un hito en la historia del programa Start-up Chile--su primer canal de financiamiento--como un espacio 100% dedicado a albergar y acelerar el emprendimeinto, operado por emprendedores graduados de esa iniciativa gubernamental fundada en 2010. Su primera sede se ubicó en un edificio del perímetro del centro financiero del sector oriente del Gran Santiago, el Barrio El Golf., en Las Condes a pasos de la Línea 1 del Metro, su ubicación fue un elemento clave para la validación y el despegue del concepto, así como lo fue también la experiencia espacial interior de la Sede Encomenderos que, luego de una serie de variaciones y adaptaciones basadas en el feedback de los usuarios y las lecciones aprendidas de la operación, se convirtió en un modelo de referencia para el ecosistema de espacios colaborativos en Chile.

Actualmente, COWORK cuenta con dos sedes en Las Condes y una en Providencia, prepara un nuevo lanzamiento en Las Condes para mediados de este año y está iniciando la implementación de su primera sede fuera del país, en Montevideo, Uruguay--punta de lanza para su crecimiento en el Cono Sur. En este contexto, el crecimiento de COWORK SpA es inminente y acelerado, de modo que surge, casi naturalmente, la necesidad de consolidar las lecciones aprendidas, planificar y estandarizar los parámetros de diseño e implementación con que cada una de las nuevas sedes abrirá sus puertas, logrando así asegurar que la EXPERIENCIA COWORK constituya uno de los principales activos tanto de la compañía como de los miembros que ocupan y ocuparán ese espacio para impulsar el futuro de su negocio, de forma colaborativa.

Para facilitar este proceso y considerando la positiva experiencia previa de diseño colaborativo entre Global Nomad SpA y COWORK SpA bajo la premisa de ‘envisionar espacios de coworking diseñados por coworkers en toda Latinoamérica’, se nos ha encargado la tarea de proponer las condiciones para liderar la elaboración de un “manual de estándares y parámetros para el diseño e implementación de espacios para el emprendimiento y la colaboración” bajo formato ‘franchise’ y ‘sede propia’ para COWORK SpA. Todos estos parámetros y estándares de ergonometría se cruzarán estrictamente con las variables del modelo de negocios de COWORK (flex, part y full-time, utilización, profit, etc) de manera de establecer variables fijas y dinámicas de habilitación que se adapten a las necesidades de cada nuevo espacio, sin comprometer la experiencia ni el éxito financiero de la operación e independientes del tamaño y forma del espacio a habilitar (layout).

Alcances de la Propuesta

Con este objetivo en mente, hemos elaborado el presente documento que incluye los alcances, metodología, programación y honorarios para llevar a cabo el encargo. En cuanto a los alcances de la propuesta, los temas a desarrollar para la elaboración de un manual de estándares y parámetros para el diseño e implementación de espacios para el emprendimiento y la colaboración suponen considerar una serie de variables independientes e integradas de ubicación, diseño, negocio, experiencia, planificación, operación y arquitectura, tales como:

01 Análisis conjunto de las mejores prácticas de diseño y casos emblemáticos de espacios de coworking que funcionan bien a nivel mundial.

02 Análisis conjunto de la ‘EXPERIENCIA COWORK’ desde su apertura, las lecciones aprendidas e ideas para mejorar en el corto, mediano y largo plazo.

03 Definición de parámetros de ubicación para una sede COWORK a escala urbana versus su modelo de negocios, operación y crecimiento.

04 Análisis conjunto del modelo de negocios en función de rangos ergonométricos para estaciones de trabajo, circulaciones y eficiencia de espacios monetizables: de trabajo, de reunión, y no-monetizables: áreas comunes, espacios de soporte (cocina/cafetería, lockers, bodegas) y áreas sanitarias.

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Definición de estándares básicos de zonificación interior para un nuevo espacio de COWORK.

06

Definición del interiorismo, materialidades, texturas, colores, y detalles constructivos de la habilitación estándar de COWORK.

07 Elaboración de un catálogo de mobiliario de línea, homologable en cada ciudad/país de acuerdo a la disponibilidad del mercado local.

08 Elaboración de detalles estándar para mobiliario especial, de posición libre y en obra.

09 Elaboración de todos los estándares de señalética y elementos visuales de tipo operativo y corporativo.

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Definición de requerimientos mínimos de planimetría y contenidos necesarios para llevar a cabo un proyecto de habilitación (incluye inventario de legajo de planos).

11 Elaboración de una estrategia de implementación que incluye desde parámetros inmobiliarios de selección de un local hasta el proceso de aprobación del proyecto por parte del Equipo Evaluador de COWORK SpA.

12 Desarrollo de narrativa explicativa para cada parámetro y estándar mencionado, así como de cada proceso y protocolo de habilitación e instalación.

13 Elaboración del manual en un volumen físico e ebook que articule toda esta información en un solo lugar, con estándares graficos de clase mundial.

PROPUESTA MANUAL DE ESTÁNDARES DE DISEÑO

Los parámetros, estándares y métodos contenidos en el mencionado manual serán capaces de poner a disposición, en el futuro, todas las herramientas necesarias para cumplir de forma óptima y autónoma con la implementación de una experiencia única, homogénea, reconocible, eficiente y transversal, sin importar en la ciudad o país donde se establezca cada nueva sede o franchise de COWORK.

En la foto, integrantes de los equipos de Global·Nomad.org y COWORK imaginando un nuevo espacio para el emprendimiento y la colaboración en la comuna de Huechuraba, durante una intensa sesión de diseño colaborativo.

Metodología

En la foto, un cuadro resumen del levantamiento de requerimientos cualitativos para el diseño de un espacio COWORK. Con este tipo de insumo es posible estructurar sus atributos físicos, basados en estándares óptimos de ergonomía.

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Metodología Diseño Colaborativo Para ser capaces de desarrollar este encargo, es fundamental contar con el compromiso férreo del equipo COWORK de participar e involucrarse en cada fase de su desarrollo, de acuerdo a la necesidad diversa de cada una de ellas, como se explica brevemente a continuación: Fase I

Levantamiento de información | 17% lead-time Duración: 2 semanas Inicio: Marzo 15, 2014 | Termino: Abril 1, 2014 20% Sesiones de Brainstorming

(4, cada Martes y Jueves) 10% Reuniones de Coordinación

(2, cada Lunes) 30% Levantamiento información disponible 25% Procesamiento información 15% Visitas a terreno

Fase II

Desarrollo | 50% lead-time Duración: 6 semanas Inicio: Abril 1, 2014 | Termino: Mayo 15, 2014 10% Sesiones de Brainstorming y Revisión con Project Manager

(6, cada Martes) 80% Elaboración de Contenido Preliminar

(texto, esquemas, diagramas, planimetría, etc) 10% Reuniones de Coordinación Interna

(6, cada Lunes)

Fase III

Producción | 33% lead-time Duración: 4 semanas Inicio: Mayo 15, 2014 | Termino: Junio 15, 2014 10% Sesiones de Revisión con Project Manager

(2, Martes por medio) 80% Elaboración del Documento Final 10% Reuniones de Coordinación Interna

(4, cada Lunes) Lead-time: 12 semanas Entrega: Junio 15, 2014

Metodología

Equipo a la medida Para cumplir con este encargo, contaremos con un equipo de profesionales liderados por un arquitecto senior con más de 15 años de experiencia, quien estará a cargo de liderar todas las sesiones de brainstorming con el cliente, además de dirigir el trabajo del equipo, en coordinación directa con el Project Manager de COWORK, quien representará al cliente.

Fase I

1 Arquitecto Senior 17% del lead-time estará dedicado al levantamiento de información y a su procesamiento, preparando y liderando sesiones de brainstorming con el cliente. Así también, asistirá personalmente a las visitas a terreno que requiera esta etapa.

Fase II

1 Arquitecto Senior 50% del lead-time estará dedicado a la dirección y coordinación del esfuerzo, trabajando directamente con el arquitecto junior para establecer prioridades de desarrollo de material gráfico y de cumplimiento de estándares. Estará además a cargo de la generación de contenido y del desarrollo de la narrativa preliminar del manual, revisándola periódicamente con el cliente.

1 Arquitecto Junior 35% del lead-time estará dedicado a elaborar diagramas, planimetría y estudios espaciales como parte de la generación de contenido preliminar, en tándem permanente con el desarrollo de la narrativa inicial.

Fase III

1 Arquitecto Senior 33% del lead-time estará dedicado a dirigir la elaboración del documento final, de la coordinación interna y con el cliente, y del desarrollo de la narrativa final, así como también de liderar la elaboración de detalles arquitectónicos y elementos visuales de diseño como señalética, esquemas y otros.

1 Arquitecto Junior 20% del lead-time estará dedicado a desarrollar la planimetría final, participando en algunas reuniones de coordinación interna y con el cliente. Colaborara con el diseñador gráfico, ofreciendo soporte y entregando material gráfico para la diagramación final del documento.

1 Diseñador Gráfico 50% del lead-time estará dedicado a la diagramación del documento final, participando en algunas reuniones de coordinación interna y con el cliente, en esta etapa. Colaborara directamente con el Arquitecto Junior en el desarrollo de infografia, esquemas y señalética, de acuerdo al requerimiento y estándares definidos para tal efecto durante el proceso.

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Entregable Final Herramienta de alto performance Con la elaboración de este nuevo encargo solicitado por COWORK, será posible poner a su disposición una herramienta fundamental para gatillar un crecimiento sistemático, ordenado y exitoso, fundado en la EXPERIENCIA COWORK como catalizador de la colaboración y el sentido de comunidad entre los emprendedores que utilicen sus instalaciones. El principal valor asociado a este trabajo radica en la integración que tendrá el diseño con los estándares del negocio y particularmente con las variables de operación, en un momento clave para las intenciones de consolidación del modelo en el Cono Sur. El manual será un volumen físico e ebook que, con contenidos directos, enfocados en acciones simples y resultados concretos, y estándares gráficos de clase mundial, articulará este cúmulo de información en un solo lugar, ordenado en capítulos.

A Parámetros de ubicación de sedes a escala urbana.

B Estándares de zonificación interior en nuevos espacios.

C Estándares ergonométricos y de proporción espacial de espacios monetizables y no-monetizables:

E

Parámetros del interiorismo, como materialidades, texturas, colores, y detalles de terminación.

F G H I

Catálogo de mobiliario de línea, homologable en cada ciudad/país.

Detalles estándar para mobiliario especial, de posición libre y en obra.

Estándares de señalética y elementos visuales operativos y corporativos.

Estándares de planimetría y contenidos para llevar a cabo un proyecto de habilitación (incluye inventario de legajo de planos).

J

Estrategia de implementación desde parámetros inmobiliarios de selección de un local hasta el proceso de aprobación del proyecto por parte del Equipo Evaluador de COWORK SpA.

K

Narrativa explicativa para cada parámetro y estándar mencionado, así como de cada proceso y protocolo de habilitación e instalación.

Entregable Final

En la imagen, estudios ergonometricos sobre el movimiento del cuerpo y los parรกmetros de visiรณn, incluyendo รกngulos, colores, enfoque, etc. Este tipo de estudios definen requerimientos de mobiliario, proporciones y distancias optimas para la productividad, el confort, la salud y la seguridad de las personas en ambientes de trabajo.

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Tarifa Flexibilidad y coste-eficiencia Este encargo tiene un carácter especial respecto del valor que significa para COWORK el poder anticipar, planificar y estandarizar su crecimiento futuro a partir de la facilitación de un proceso que culminará materialmente en un manual de estándares y parámetros para el diseño e implementación de espacios, prorrateando su costo en el tiempo y convirtiéndose en un instrumento de validación de oportunidades así como de implementación. Por esta razón, hemos preparado una propuesta que refleja el nivel de calidad que se quiere alcanzar, de acuerdo a nuestras conversaciones con el Project Manager de COWORK. Dicho esto, estamos abiertos a revisar y ajustar nuestra estimación del resultado, basado en la reducción o el incremento de complejidad y alcances del contenido del documento, para facilitar la fluidez del trabajo en función de la realidad del cliente. De este modo, hemos elaborado una propuesta que nos parece contiene los parámetros necesarios para cumplir con las expectativas del cliente, en su máxima expresión.

Honorarios Los honorarios totales que hemos estimado para el desarrollo de este encargo, en un plazo de 12 semanas es de 590 UF. La forma de pago de esta tarifa se efectuará en 5 cuotas, de la siguiente forma: 30% - 177.0 UF 10% - 59.0 UF 20% - 118.0 UF 20% - 118.0 UF 30% - 118.0 UF

- Contra aprobación de esta propuesta.

- Al término la Fase I (fin semana 2).

- A la mitad de la Fase II (fin semana 5) - Al término la Fase II (fin semana 8) - Al término de la Fase III, contra entrega del Manual.

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