de fryskemarren
Tips,inspiratie,voorbeelden &formats
zo organiseer je een evenement bij de fryske marren
Jewilteenevenementorganiseren.Bijvoorbeeld:
Eenfeestelijkestartvaneenproject; Een(her)openingvaneengebouw,bijvoorbeeldeennieuwe school; Hetondertekenenvaneensamenwerkingsovereenkomst.
Indithandboekwordteenaantal‘bouwstenen’beschrevendieje kuntgebruikenbijhetorganiserenvanjeevenement.Jebepaalt zelfwelkejegebruikt:).
Dezebouwstenenzijnopgedeeldindriefases: Devoorbereidingenvanhetevenement; Waarjeaanmoetdenkentijdenshetevenement; Zorondjehetevenementaf.
Vragen
Mochtjevragenhebbenoverhetorganiserenvaneenevenement, dankunjecontactopnemenmetclustercommunicatie.
SannedeBoerhoudtzichbezigmetevenementen: communicatie@defryskemarren.nl|06-21163787.
Fase 1.
De voorbereiding van het evenement
4.Doelbepalen
4.Projectgroepenprojectplan
4.Actielijst
5.Programma
5.Draaiboek
7.Digitaleuitnodigingenaanmeldform
7.Socialemedia
8.Persuitnodiging
8.ReserverenmaterialenTopDesk
Fase 2.
Waar je aan moet denken tijdens het evenement
9.Coördinerenentijdbewaking
9.Filmen|fotograferen|Socialemediaenwebsite
Fase 3.
Zo rond je het evenement af
11.Bedankmail
11.Evaluatie
Laat je inspireren!
12.Tipseninspiratie
Vanalle‘bouwstenen’zijnvoorbeelden beschikbaarop Dieuwke.
Fase 1
De voorbereiding van het evenement
Doel bepalen
Deallereerstestapisomjezelfaftevragenwaaromjehet evenementorganiseert.Watisjedoel?Wanneerisjouw evenementsuccesvol?Belangrijkhierbijishetbepalenvande doelgroep.Welkeoplossingbiedjijdedoelgroep?Welkewensen zijnerenhoekomendezeterug?Watwillenzijleren,ervaren, belevenofmeemaken?
Projectgroep en projectplan
Steleenprojectgroepsamen.Metwiegajehetevenement organiseren?Welkekwaliteitenzijnnodig?Zijnergespreksleiders nodig?Schrijfeenprojectplanengaaandeslag.
format projectplan
actielijst
Beginaltijdmethetmakenvaneenactielijst.Ditgeeftoverzicht enhelptjebijhetorganiserenvanhetevenement.Jekunthierbij denkenaanhetvastleggenvan:
Locatie(klikopdelinkvoorinspiratie)
Catering(bijvoorbeeldPapagenohuisFryslân)
Techniek(Kooystra)
Muziek,dans,theater,kunst(ItToanhus)
Checkofjeeenvergunningmoetaanvragen
format actielijst 4
Fase 1
De voorbereiding van het evenement
Programma
Schrijfhetprogrammauit.Vasteonderdelenzijn:
Inleiding
Datum
Locatie
Tijdstip
Genodigden
Taakverdeling
Tip: Leghet evenementvastin deagenda’svan bbetrokkenen, bijvoorbeeldde urgemeester.
Deelhetprogrammaookmetdebetrokkencollega’s,zoweet iedereen‘achterdeschermen’waterwordtverwacht.
format programma
Draaiboek
Nadatdeactielijstenhetprogrammaklaarzijnkunjestartenmet hetdraaiboek.Ditgaatnietomdevoorbereidingen,maaromde actiesdienodigzijnopdedagzelf.Vasteonderdelenvaneen draaiboekzijn:
Hetprogramma
Actiesopdedagzelf.Bijvoorbeeld:10.00uur:startenmetde opbouw.
Contactgegevensvandemensendieaanwezigzijn,dusook vanexternepartijenzoalsdecateraar.
Geefiedereeneenrolenbeschrijfdezeinhetdraaiboek. Debenodigdematerialenenmiddelen:laptop, spreekgestoelte,gastenlijstetc.
format draaiboek 5
Tip:
Deelhetdraaiboekmetde ebetrokkencollega’sen xternepartijenzoalsde cateraar.
Een goede voorbereiding...
is het halve werk!
Fase 1
De voorbereiding van het evenement
Digitale uitnodiging en aanmeldformulier
Eenevenementkannatuurlijknietzondergasten.Bedenkvan tevorenwiejewiltuitnodigenenverzameloptijd contactgegevens.Jekuntdegasteneenuitnodigingpermail sturen.
Hetishandigomermeteeneenlinkintezettenwaarmeede gastenzichdigitaalkunnenaanmelden.
Tip:gebruikMicrosoftForms.Hiermeekunje‘live’alle aanmeldingenbijhouden.Jekuntookmeteenbijdegasten informerenofzebijvoorbeelddieetwensenhebben.
voorbeeld online aanmeldformulier
Sociale media
Iseenevenementopenbaar,bijvoorbeeldeeninloopbijeenkomst voorinwoners?Kondighetdanvoorafaanopsocialemedia. Ooknaafloopishetgoedomietstepostenoverhetevenement. Clustercommunicatiehelptjouhierbij.
richtlijnen social media
Tip:
Fase 1
De voorbereiding van het evenement
Deperskanvantoegevoegdewaardezijnvooreenevenement. Bedenkwatdenieuwswaardeis,waaromzoudepersdit evenementechtnietwillenmissen?Waarommoetenzehierbij zijn?Schrijfeenopzetvooreenuitnodigingencommunicatie helptjouverdermetheteventueelredigerenenhetversturen.
reserveren materialen TopDesk
Krijtborden
Vlaggen
Hoodies
T-shirts persuitnodiging
voorbeeld persuitnodiging aanvraagformulier topdesk
Natuurlijkwiljeookdatjeevenementergoeduitziet.Datkan geregeldworden!viaTopDesk(clustercommunicatie)kunje verschillendematerialenreserverenomjeevenementeen‘De FryskeMarrentintje’tegeven,waaronder: Roll-upbanieren(leesvoorgebruikdehandleidingofbekijk hetinstructiefilmpje)
Fase 2
Waar moet aan moet denken tijdens het evenement
Coördineren en tijdbewaking
Houdalsorganisatorvanhetevenementdecoördinatie.Spreek vantevorenafwelkerolcollega’shebben.Bewaakdetijdenzorg ervoordatdeplanninggoedloopt.Eendraaiboekhelpthierbij.
Eengoedevoorbereidingishethalvewerk!
format draaiboek
Filmen | fotograferen | sociale media | website
Jehebtwekenofmaandenvoorbereidingengetroffen.Danis hetnatuurlijkgoedenleukomjeevenementtedelenmetde buitenwereld.Maakfoto’sen/offilmpjesendeeldezemet communicatie,zodathetgedeeldkanwordenopsocialmedia enalsnieuwsberichtoponzewebsite.Clustercommunicatie denktgraag(vooraf!)metjemee!
social media richtlijnen 9
Tip: Geentijdomfoto’ste maken?Huurdaneen fotograafin. Communicatiekanhierin meedenken,wewerken bijDeFryskeMarren namelijkmetvaste fotografen.
Tip: Vergeetnietombordjes hneertezettenofopte angenmetdetekst: opdezelocatieworden foto’senfilmpjes gemaaktvoorextern gebruik .
Fase 3
Zo rond je het evenement af
Bedankmail
Hetevenementziteropenallebezoekerszijnweernaarhuis. Eenmooieaanleidingvooreenextracontactmomentmetde bezoekers:
Mail:bedankdebezoekervoorzijnkomstenstuurfoto’smee, vindenmensenvaakleuk!Clustercommunicatiekanhierbij helpen.
Nieuweuitnodiging:maakvandegelegenheidgebruikom eenbepaaldonderwerponderdeaandachttebrengen.
Bijvoorbeeld:overtweemaandenbentuweeruitgenodigd voorevenementX.
Onlineevaluatieformulier:vraagwatdebezoekervanhet evenementvond.Maakeenonlineevaluatieformuliervia MicrosoftFormsofeenGravityFormviaonzewebsite.Cluster communicatiekanhierbijhelpen.
voorbeeld bedankmail
Evaluatie
Tip: eDedatauitdeonline valuatiekangebruikt wordenvooreen terugkoppelingaanjouw team,hetcollegeofde directie.
Hetevenementhebjewaarschijnlijknietalleengeorganiseerd. Wanneerjehulphebtgekregenvancollega’s,vraaghendanom feedback.Watginggoedenwatkonbeter?Hebbenzenogtips ofideeënvoordevolgendekeer?
voorbeeld evaluatieformulier
tips en inspiratie
laat je inspireren!
Stimuleer interactie tussen gasten
Breekhetijs!Speeddaten,uitdagingen,stellingen,een gezamenlijkproject,ofzeteengespreksleiderin.
duurzaamheid
Jeevenement(duurzaam)inkopenofaanbesteden.Maar ook:zoweinigmogelijkofgeenafval,herbruikbare decoraties,duurzamecadeaus(give-aways).
bepaal een uniek thema
Kieseenthemadatonverwachtenvernieuwendis.
kies voor een verrassende locatie
Zorgervoordatderuimteoflocatiebijjethemapasten verrasjegasten.
integreer technologie
Livestreaming,interactieveappsofeenphotobooth.
kies voor een passende cateraar
Foodtruck,livecooking,mobielekoffiebarofeetbarekunst. Hetliefstzolokaalmogelijk.