Gestion organique d une association

LA GESTION ORGANIQUE D’UNE ASSOCIATION

Clymats d’Entreprises – 9, rue Tronchet – 69006 Lyon Tél. 04 72 85 63 45 – fax – 04 72 85 63 49 – email contact@clymats.com www.clymats.com

SOMMAIRE

1.

INTRODUCTION............................................................................................................................................................................................. 4 1.1.

2.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901 .............................................................................................................................................................. 4

LES ACTEURS DE L’ASSOCIATION ......................................................................................................................................................... 5 2.1.

LES ADHERENTS ......................................................................................................................................................................................... 5 2.2.

LE BENEVOLE ............................................................................................................................................................................................. 5 2.2.1.

Les caractéristiques d’un bénévole .................................................................................................................................................. 5 2.2.2.

Les obligations d’un bénévole .......................................................................................................................................................... 5 2.3.

LE SALARIE ................................................................................................................................................................................................. 5 2.3.1.

Les caractéristiques du salarié ........................................................................................................................................................ 5 2.3.2.

Les obligations de salarié ................................................................................................................................................................ 5

3.

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS ..................................................................................................................................... 5 3.1.

3.2.

4.

LE REGLEMENT INTERIEUR..................................................................................................................................................................... 7 4.1.

5.

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR ......................................................................................................................................................... 7

LES ORGANES DE DIRECTION D’UNE ASSOCIATION ....................................................................................................................... 8 5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

6.

CONTENU DES STATUTS .............................................................................................................................................................................. 5 LA MODIFICATION DES STATUTS ................................................................................................................................................................. 6

L’ASSEMBLEE GENERALE ........................................................................................................................................................................... 8 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ................................................................................................................................................................. 9 LE BUREAU ................................................................................................................................................................................................. 9 LA SECTION ............................................................................................................................................................................................... 10

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE ...................................................................................................... 10 6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

LES FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE GENERALE : ......................................................................................................................... 10 LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE ................................................................................................................................................... 11 LE DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................................................................... 12 LE PROCES VERBAL................................................................................................................................................................................... 14

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7.

LES REGISTRES OBLIGATOIRES ........................................................................................................................................................... 14 7.1.

DROIT DU TRAVAIL ................................................................................................................................................................................... 14 7.1.1.

Registre unique du personnel ......................................................................................................................................................... 14 7.1.2.

Document unique d’évaluation des risques professionnels ........................................................................................................... 14 7.2.

COMPTABILITE ......................................................................................................................................................................................... 15 7.2.1.

Livre Journal .................................................................................................................................................................................. 15 7.2.2.

Grand Livre .................................................................................................................................................................................... 15 7.2.3.

Livre d’inventaire ........................................................................................................................................................................... 15 7.2.4.

Le Plan Comptable Associatif ........................................................................................................................................................ 15 7.3.

JURIDIQUE ................................................................................................................................................................................................ 16 7.3.1.

Registre Spécial .............................................................................................................................................................................. 16 7.3.2.

Registre des délibérations .............................................................................................................................................................. 17 7.4.

FICHIER DES ADHERENTS .......................................................................................................................................................................... 18 7.4.1.

Informatique ou papier ?................................................................................................................................................................ 19 7.4.2.

Fichiers informatisés : la déclaration s’impose ............................................................................................................................. 19 7.4.3.

Présentation du fichier ................................................................................................................................................................... 21 7.4.4.

La collecte des informations .......................................................................................................................................................... 22

8.

QUESTIONS DIVERSES .............................................................................................................................................................................. 23 8.1.

8.2.

ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE DISTINCTION .................................................................................................................................... 23 TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ? .................................................................................................................................. 24

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1.

Les différents types d’associations

INTRODUCTION

La loi de 1901 en donne trois :

1.1.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901

Les associations non déclarées

La Loi de 1901 définit l’association comme "la convention par laquelle deux ou

plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices".

La formation d’une association est, donc, dominée par un principe de liberté.

Chacun peut, librement, avec un tiers consentant, constituer une association. En outre, une grande liberté est laissée à l’association pour rédiger ses statuts.

Les caractéristiques principales sont : l’association est une convention, un contrat de droit privé entre adhérents.

Le texte de référence, ce sont les statuts ;

Rien n’oblige les dirigeants d’une association à procéder aux formalités de déclaration à la préfecture. Des associations non déclarées peuvent exister. Cependant, l’association n’a pas de capacité juridique et agit sous la responsabilité personnelle de chacun de ses membres.

Les associations déclarées C’est la structure la plus courante. Plus de un million six cent mille associations ont été déclarées en France depuis 1901. Le simple fait de déclarer une association crée une personnalité morale et permet d’acquérir une capacité juridique. Elle peut alors : -

pas d’obligation de déclarer l’association, mais dans ce cas, pas de capacité juridique ; l’association est un groupement permanent, c’est à dire que même si les membres changent, l’association poursuit son fonctionnement (les contrats restent valides, on ne réécrit pas tous les contrats) ; non lucrativité : l’objet principal de l’association n’est pas la recherche du profit ; non partage des bénéfices : les gains que l’association réalise ne doivent pas permettre l’enrichissement personnel de ses membres, ni pendant la vie de l’association, ni à la dissolution ;

Exercer une action en justice, tant en demande qu’en défense, Recevoir des cotisations, des dons, des subventions, Acheter, posséder, administrer des biens, dès lors que ces biens servent directement l’objet social de l’association, S’engager par contrat : convention, affiliation, contrat de travail pour le personnel, ouverture d’un compte en banque, emprunt, contrat d’assurance... les associations reconnues d’utilité publique

L’agrément de reconnaissance d’utilité publique s’obtient après une procédure assez longue et ne concerne que quelques "grandes associations" qui doivent faire preuve de leur capacité à remplir une mission d’intérêt général. On en dénombre un peu plus de deux mille en France actuellement. Il faut qu’elles appliquent des statuts types et les conditions à remplir sont très strictes. Leur principal avantage, outre la notoriété, sont de pouvoir recevoir des legs.

l’objet est sans limite : liberté totale de l’objet associatif, sauf porter atteinte à l’ordre public et être contraire aux bonnes mœurs ; l’association déclarée obtient le statut de personne morale lors de la parution au Journal Officiel.

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2.

2.3.

LES ACTEURS DE L’ASSOCIATION

Il exerce son activité dans les conditions générales de l’article L.311-2 du code de la Sécurité Sociale. Le salarié est soumis à un lien de subordination, il ne supporte aucune forme de risque économique, il bénéficie d’une convention sociale et perçoit un salaire en lien avec les conventions collectives.

Les acteurs d’une association sont au nombre de trois : Les adhérents, Les bénévoles, Les salariés.

2.1.

2.3.1.

LES ADHERENTS

Un adhérent adhère à la vocation de l’association ainsi il paye sa cotisation chaque année. Il a un devoir moral auprès de l’association, il se doit de participer à la vie associative. Il a le droit s’il le souhaite de devenir administrateur.

2.2.

Le bénévole est une personne qui adhère à la vocation de l’association ainsi il s’engage librement pour mener à bien une action non salariale en direction d’autrui. Le bénévole réalise ses actions en dehors de son temps professionnel et familial. Le bénévole agit sans obligation et à titre gracieux.

Le salarié perçoit un salaire pour son travail rendu, il peut être sanctionné car il a une hiérarchie officielle, il bénéficie d’une couverture sociale et son employeur est son conseil d’administration.

2.3.2.

3.

LES OBLIGATIONS DE SALARIE

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS

LES CARACTERISTIQUES D’UN BENEVOLE

Le bénévole n’est pas soumis aux sanctions car il n’a pas de hiérarchie officielle, il ne perçoit pas de salaire, ne bénéficie pas de couverture, il n’a pas d’horaire et ne bénéficie pas d’un plan de carrière.

2.2.2.

LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE

Le salarié se doit d’accepter son lien de subordination avec sa hiérarchie, il a des horaires et il se doit de les respecter. Il doit exécuter consciensement son travail.

Il a l’obligation de loyauté et de respect envers son employeur.

LE BENEVOLE

2.2.1.

LE SALARIE

LES OBLIGATIONS D’UN BENEVOLE

Le bénévole a tout de même des obligations à respecter.

Le bénévole se doit de respecter les statuts de l’association ainsi que son règlement intérieur. Il doit payer sa cotisation chaque année. Le bénévole doit respecter les normes de sécurité dans son activité.

3.1.

CONTENU DES STATUTS

La première fonction des statuts est d’affirmer la raison d’être de l’association. La deuxième, c’est de réguler le fonctionnement de l’association : en cas de désaccords, voire de conflits, c’est le texte de référence qui doit permettre de dépasser ces difficultés. Chaque association a un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls des statuts propres à cette association peuvent fournir des règles adéquates de fonctionnement

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En principe, le contenu des statuts est totalement libre, la loi 1901 n’impose que les articles suivants : titre, buts et siège social. Mais sur le fond ils doivent :  rappeler l’objet de l’association,  préciser les moyens d’action de l’association,  indiquer les différentes catégories de ses membres,  faire état du versement des cotisations,  respecter la liberté d’adhésion et de retrait,  prévoir l’élection des administrateurs par l’assemblée des membres composant le groupement.

Les statuts-types n’étant qu’un guide de rédaction, il est recommandé de ne pas se contenter de les reproduire, mais de les rédiger en fonction des besoins de l’association.

Les statuts peuvent être courts ou longs :  trop brefs, ils risquent de laisser la porte ouverte à des contestations,  trop précis, ils obligent à procéder à des modifications statutaires trop fréquentes.

Aussi, il est conseillé de n’y faire figurer que les grands traits de l’association, et de renvoyer pour le reste, à un règlement intérieur plus aisément modifiable.

 les modifications apportées aux statuts,  les nouveaux établissements fondés,  les changements d’adresse du siège social.

La déclaration est établie par écrit, sur papier libre, et signée par le Président et le Secrétaire.

Doivent être annexés à la déclaration :  deux exemplaires des nouveaux statuts,  un extrait du procès-verbal.

Les associations ont trois mois pour faire connaître les modifications apportées à leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insérer au Journal Officiel.

L’autorité administrative doit délivrer un récépissé de cette déclaration dès lors qu’elle est accompagnée des pièces requises.

Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé, qui doit être tenu au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe.

Sont sanctionnés d’une amende de 1.500,00 € au plus, les personnes chargées de l’administration ou de la direction de l’association, pour :

Cf statuts commentés en annexe

3.2.

Doivent être déclarés :

LA MODIFICATION DES STATUTS

Les statuts fixent librement les conditions dans lesquelles peuvent être prises les décisions modificatives. A défaut, cette décision est de la compétence de l’assemblée générale.

Les associations sont tenues de faire connaître les modifications apportées à leurs statuts.

    

l’absence de déclaration modificative, toute déclaration modificative irrégulière ou incomplète, le défaut de consignation des modifications sur le registre spécial, toute consignation irrégulière ou incomplète sur le registre spécial, la non-présentation de ce registre spécial aux autorités administratives ou judiciaires en ayant fait la demande.

L’administration peut sanctionner l’absence de déclaration, ou une déclaration incomplète, par la suppression d’une subvention.

La déclaration modificative incombe à ceux qui sont chargés de l’administration ou de la direction de l’association, et doit être opérée auprès de la Préfecture.

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4.

LE REGLEMENT INTERIEUR

4.1.

les différentes catégories de membres et leurs conditions d’adhésion, le fonctionnement des assemblées générales et des organes de direction, les conditions d’exercice de l’activité de l’association, la procédure disciplinaire et les sanctions possibles.

Le règlement intérieur a pour objet de compléter et préciser les statuts. Il ne doit, donc, ni les modifier, ni les contredire.

Un règlement intérieur ne fait l’objet ni de déclaration, ni de publication.

En l’absence de dispositions statutaires, c’est l’organe qui a élaboré le règlement intérieur qui est compétent pour le modifier.

Modèle type de règlement intérieur 1-

COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

-

Quelles seront les différentes catégories de membres ?

Quelles sont les conditions nécessaires pour qu’une personne puisse être membre d’honneur ou bienfaiteur ?

Quelles conditions doivent être remplies pour qu’un membre puisse être admis (souscription d’un bulletin d’adhésion, doit d’entrée, parrainage…) ?

-

COTISATION

-

Comment sera établi, chaque année, le montant de la cotisation ?

Comment sera-t-elle calculée lorsque plusieurs membres de la même famille sont adhérents ?

3-

MOYEN D’ACTION DE L’ASSOCIATION

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR

Les statuts peuvent être complétés par un ou plusieurs règlements intérieurs portant sur les modalités de fonctionnement interne de l’association, comme par exemple :    

2-

Il peut être prévu un article pour chaque type d’activités, où le règlement se bornera à une énumération des diverses activités et à renvoyer, pour chacune, d’elles à une note de service établie par le président de l’association ou le responsable délégué.

4-

RADIATION

Si les statuts ne précisent pas, dans le détail, la procédure à suivre, le règlement intérieur aura à indiquer : - comment sera avisé l’adhérent fautif de sa comparution devant le conseil, - quel délai devra lui être laissé pour préparer sa défense, - s’il pourra ou non se faire assister d’un autre associé ou de toute autre personne, - la notification de la décision, - le délai imparti pour former un recours devant l’assemblée générale, - la forme de ce recours, etc.

5-

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Il pourra être donné des précision de détail concernant la périodicité des réunions, leur lieu, la fixation de l’ordre du jour, les discussions, le vote, la rédaction des procèsverbaux, les frais de mission.

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6-

ORGANISATION DU SECRETARIAT

5.

Des précisions pourront être apportées concernant le personnel salarié à employer et les tâches de chacun, les registres à tenir, l’imputation des frais de bureau, de correspondance de téléphone.

7-

COMPTES

-

Comment sera tenue la comptabilité ?

Quels registres seront ouverts, qui aura la signature des chèques ?

Comment seront mandatées les dépenses ?

8-

ASSEMBLEES GENERALES

LES ORGANES ASSOCIATION

DIRECTION

D’UNE

La loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la composition, le fonctionnement des pouvoirs des organes de l’association. La seule exigence, c’est qu’il faut des dirigeants dont un sera le représentant légal de l’association.

5.1.

Etc.

L’ASSEMBLEE GENERALE

C’est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres dont la présence est prévue par les statuts. On distingue principalement deux sortes d’assemblées générales.

Il pourra être apporté des précisions concernant : -

DE

la fixation de l’ordre du jour, les modalités de convocations, les votes par correspondance, le délai d’envoi des convocations, la forme des pouvoirs, la computation des voix, la représentation possible, la rédaction des procès-verbaux, le tout à condition de ne pas se mettre en contradiction avec les statuts.

A noter que, outre le règlement intérieur, qui a une portée générale et s’applique à tous les membres, le bureau ou son président peut rédiger des notes de service applicables à des questions nettement déterminées et n’intéressant qu’un secteur de l’activité de l’association.

L’assemblée générale ordinaire Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée et se prononce sur les projets.

Les points abordés le plus souvent sont : -

l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur présentation d’un rapport moral (relatif à la vocation de l’association), d’un rapport d’activité (ensemble des activités réalisées) et d’un rapport financier (résultat financier et patrimoine) ;

-

le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour la nouvelle année et les directives à suivre par toutes les instances de l’association,

-

le vote du budget de l’année à venir quand ce pouvoir n’est pas attribué au conseil d’administration, ce qui est généralement le cas ;

-

le renouvellement éventuel, par élection, des membres du conseil d’administration ;

-

parfois l’assemblée générale ordinaire élit directement le président de l’association ;

-

le montant des cotisations.

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mais aussi dans la limite des missions que lui a confié l’assemblée générale et dans le respect du budget adopté par celle-ci.

L’assemblée générale extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil d’administration ou exceptionnellement à la demande d’un certain nombre d’adhérents déterminé par les statuts, à n’importe quel moment de l’année.

Elle peut d’ailleurs être réunie en même temps que l’assemblée ordinaire. Le plus souvent, il s’agit de décider de modifications dans les statuts, voire de se prononcer sur la dissolution de l’association. Cependant, certaines associations convoquent des assemblées générales extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence de dispositions statutaires spécifiques, elles fonctionnent comme des assemblées générales ordinaires.

5.2.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

C’est l’instance dirigeante de l’association. C’est un lieu de réflexion, de proposition, de décision. Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires courantes et le bon fonctionnement de l’association. Le conseil d’administration rend compte de son mandat lors de l’assemblée générale suivante.

Il est composé de membres de l’association, généralement élus par l’assemblée générale. Tout membre du conseil d’administration est considéré comme dirigeant de l’association et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause.

Des salariés de l’association peuvent faire partie du conseil d’administration.

Toutefois, le caractère non lucratif exige, sur le plan du droit, que les salariés ne puissent avoir une part prépondérante (exclure les postes clés et une représentation majoritaire) à la direction de l’association. L’usage le plus courant est leur présence à titre consultatif.

Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil d’administration se réunit plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour de la réunion. Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.

Le rôle du conseil d’administration est avant tout d’organiser et de veiller à l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association, dans le cadre des statuts et de l’objet de l’association,

Les compétences habituelles du conseil d’administration sont les suivantes : - Programmation et suivi des activités ; - Préparation de l’assemblée générale, du budget annuel ; - Embauche et licenciement des salariés ; - Avis sur les admissions et les exclusions des membres.

5.3.

LE BUREAU

Le bureau est l’organe permanent de l’association. Il peut se composer d’un président, d’un secrétaire, d’un trésorier, éventuellement d’adjoints, élus parmi les membres du conseil d’administration. Ces postes ne sont toutefois pas obligatoires, la loi n’exigeant qu’un représentant légal.

Le rôle du président ou de la présidente o animer l’association, coordonner les activités ; o assurer les relations publiques, internes et externes ; o représenter de plein droit l’association devant la justice ; o diriger l’administration de l’association : signature des contrats, embauche du personnel, représentation de l’association pour tous les actes engageant l’association à l’égard des tiers ; o faire le rapport moral annuel à l’assemblée générale.

Le rôle du vice-président ou de la vice-présidente Il ou elle supplée au président ou à la présidente en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci.

Le rôle du trésorier ou de la trésorière Le trésorier a la responsabilité de gérer le patrimoine financier de l’association. Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte de sa mission.

Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire Le secrétaire tient la correspondance de l’association. Il est responsable des archives, établit les procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire (modification des statuts et changement de composition du conseil d’administration). Il peut jouer un rôle clé dans la

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communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs...

5.4.

Par exemple les membres honoraires, les membres ayant adhéré depuis trop peu de temps à l’association, les membres qui ne sont pas à jour de leurs cotisations, …

Si les statuts ne précisent rien, les assemblées générales doivent être composées de tous les membres de l’association, c’est à dire ;

LA SECTION

La section est un mode d’organisation interne à l’association. La section n’existe pas juridiquement : on ne dépose pas de statuts de la section à la préfecture, il n’y a pas de publication au Journal officiel. Elle n’a donc aucune capacité en son nom propre, sinon celle que lui accorde l’association "mère".

-

Ainsi, toute décision prise à l’intérieur de la section engage l’association, et celle-ci doit être informée de ces décisions. Dans certains cas, c’est l’association ellemême qui approuvera les décisions de la section et qui les mettra en œuvre : signature de contrat, ouverture de compte en banque.

Fixation de l’ordre du jour ?

6.

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE

les membres à jour de leurs cotisations, les membres dispensés d’en verser (membres honoraires), les membres n’ayant pas encore versé leur cotisation et n’ayant pas encore démissionné.

La convocation doit indiquer l’ordre du jour de la réunion.

L’ordre du jour = ce dont il sera débattu.

La fixation de l’ordre du jour est primordiale, car le débat ne portera que sur ces seules questions lors de l’assemblée générale.

6.1.

LES FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE GENERALE :

Modalités de la convocation ? délai

Qui peut convoquer une Assemblée Générale ?

En principe, les statuts ou le règlement intérieur précisent qui a le pouvoir de prendre l’initiative de convoquer une assemblée.

par exemple, le conseil d’administration, un certain nombre de membres,

…

Le délai minimum légal de convocation est de 15 jours francs : on ne compte pas le jour de la présentation de la lettre de convocation et le jour de l’assemblée générale, sinon, la convocation serait nulle.

Ex : une assemblée générale, se tenant le 30 septembre, doit être convoquée au plus tard le 14 septembre, les 15 jours s’écoulant du 15 au 29 septembre.

Les personnes à convoquer ? périodicité Les statuts fixent la composition des assemblées. Ils peuvent exclurent certaines catégories de sociétaires :

L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice en vue, notamment de l’approbation des comptes annuels et du vote du budget.

C’est ce que l’on appelle une assemblée générale ordinaire.

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Lieu de la réunion

Préalable à la tenue de l’assemblée

Les statuts ou un règlement intérieur fixent le lieu de la réunion.

En général, il s’agit du siège de l’association.

-

signature de la feuille de présence

-

pouvoirs

Modes de convocation

6.2.

Les statuts ou un règlement intérieur fixent le mode de convocation de l’assemblée, en stipulant par exemple : -

Une convocation individuelle, formulée verbalement ou par écrit (lettre simple ou recommandée) Une convocation collective par annonce dans la presse, ou par affichage dans les locaux du groupement, à la mairie, etc…

Pour éviter toute contestation, nous conseillons donc : -

LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE le bureau

Les statuts ou un règlement intérieur déterminent la personne chargée d’assurer la Présidence de l’Assemblée.

En pratique, il s’agit le plus souvent du président de l’association.

Ils peuvent lui adjoindre un secrétaire de séance.

de préciser dans les statuts ou un règlement intérieur le ou les modes de convocation des assemblées ; de ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas d’apporter la preuve irréfutable que tous les membres ont bien été convoqués) ; d’utiliser un procédé permettant d’être sûr de respecter un délai raisonnable entre la convocation et la tenue de l’assemblée.

Il est d’usage que le bureau de l’assemblée soit celui du conseil.

A défaut de précisions, toute assemblée doit élire son Président et son bureau : c’est un moment clé de l’assemblée, on donne le ton de ce qui va se passer par la suite.

Fonctions du président, du secrétaire :

Contenu de la convocation

Le président a un rôle primordial :

La convocation doit indiquer : - le jour, - l’heure, - le lieu de l’assemblée, - les questions inscrites à l’ordre du jour, - les conditions dans lesquelles les membres peuvent se faire représenter(si prévu dans les statuts), - les conditions dans lesquelles le rapport sur la situation financière, de l’exercice en cours peut être consulté au siège de l’association jusqu’à la tenue de l’assemblée générale

-

il vérifie les pouvoirs qui ont été donnés, il certifie la feuille de présence, il fait procéder à la nomination du secrétaire, il ouvre la séance et présente les points inscrits à l’ordre du jour, il dirige la discussion avant le vote d’une décision, il soumet les résolutions au vote, il proclame les résultats, il authentifie le Procès-Verbal en le signant.

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Le président doit être organisateur, agent de cohésion.

Il devra, en résumé, essayer de développer les échanges en évitant les digressions.

Le secrétaire a également un rôle important, puisqu’il est en charge de rédiger le Procès-Verbal.

6.3. LE DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE

LE RAPPORT MORAL Ce rapport fait le bilan des objectifs passés et introduit le débat des adhérents sur les orientations futures. C’est un bilan « politique » qui exprime les différentes orientations proposées par les dirigeants de l’association et soumises aux adhérents.

Le président présente souvent ce rapport qui s’attache plus à la vie de l’association dans ses objectifs généraux, passés et à venir, qu’aux activités réalisées. Synthétique, il doit aller à l’essentiel et dégager les idées fortes de l’année écoulée.

Plusieurs questions peuvent être évoquées : -

la poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref aperçu économique et social pour resituer le projet (besoin de la population, mise en place d’un nouveau service par la mairie, nouveaux financements du département, etc.) ;

-

le climat social et la culture associative : l’ambiance au sein de l’association, les relations avec les éventuels salariés, le nombre de bénévoles, leurs remarques et demandes, etc. ;

-

l’évocation des nouveaux projets ;

-

le choix et l’évolution des partenaires, institutionnels, privés ou associatifs,

-

les difficultés apparues ;

-

les départs, les arrivées.

L’assemblée générale se déroule généralement en plusieurs étapes : Présentation de l’ordre du jour L’assemblée doit statuer sur toutes les questions portées à l’ordre du jour.

Elle ne peut pas prendre une décision sur une question qui n’y figurerait pas.

Il convient, donc, lors de l’ouverture de l’assemblée générale, de présenter l’ordre du jour définitif, qui est en fait l’ordre du jour initial ainsi que les questions complémentaires éventuellement apportées.

LE RAPPORT D’ACTIVITE

Rapports moraux et financiers Les dirigeants présentent devant l’assemblée un compte rendu de la gestion de l’année écoulée en s’appuyant sur le rapport d’activités, le rapport financier, ainsi que les projets de budget pour l’année à venir.

Il n’existe aucune obligation légale quant à la forme ou au fond de ces rapports. Mais très souvent les statuts précisent que l’assemblée générale les approuve et les valide par un vote dont le résultat est mentionné dans le procèsverbal de la séance. Et même si vos statuts ne le prévoient pas, il est toujours intéressant de présenter aux adhérents le bilan de l’année de cette façon et ainsi de leur donner l’occasion de s’exprimer.

Ce rapport ne doit pas être long. Il s’agit de décrire les projets, les actions menées tout au long de l’année écoulée. Celles qui ont bien marché, celles qui ont dû être abandonnées. Au-delà de la simple description des activités réalisées, qui reste néanmoins un bon indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette évaluation doit être faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que symboliques (articles de journaux, soutiens exprimés).

-

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L’analyse permettra aux adhérents de mieux réagir aux projets.

Par ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont été utilisés les fonds reçus et ce que la structure a produit au cours de l’année.

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-

Les supports explicatifs doivent être adaptés au public et aux différentes actions menées.

Une petite présentation synthétique est nécessaire mais ne négligez pas d’autres modes de présentation complémentaires : transparents projetés avec tableaux et graphiques - expositions photos pour donner un aperçu plus vivant des activités témoignages…

Dans tous les cas, pensez vos supports pour qu’ils soient le plus informatifs possible et qu’ils suscitent le débat.

A défaut de précision dans les statuts, chaque membre de l’association dispose d’une voix.

Le mode de scrutin : -

vote à main levée (cas le plus fréquent), vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.

A défaut de précision dans les statuts, l’assemblée doit décider du mode de scrutin.

RAPPORT FINANCIER N’oubliez pas que l’information comptable est illisible pour la majorité des participants. Aussi pensez à commenter le bilan ou le budget, en insistant sur les grands équilibres, l’ordre de grandeur des chiffres étant plus important ici que l’exactitude comptable.

Mandats et mandataires Quand un membre ne peut lui-même se rendre à une assemblée générale, il peut donner un pouvoir ou un mandat à une personne de son choix même étrangère à l’association.

Le mandat peut être écrit ou verbal.

Délibération Le président donne la parole aux différents membres de l’assemblée qui désirent exprimer leur opinion sur la question débattue.

Toutefois, en cas de nécessité de prouver son existence, il convient d’établir un document écrit et signé du mandant indiquant l’association concernée, le lieu et la date de la réunion.

Quand il estime que la discussion n’apporte plus d’élément nouveau, il décide de passer au vote sur chaque question.

Qui peut voter ? Comment voter ? les modalités du vote.

1- la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucun quorum (c’est à dire aucun nombre minimum de membres présents ou représentés) pour que l’assemblée puisse délibérer.

Les règles de majorité Elles sont au nombre de 4 : - la majorité simple (ou relative). Les votes favorables devant être plus nombreux que les votes défavorables ; - la majorité absolue (la moitié des voix plus une) ; - une majorité qualifiée (2/3, 3/4, etc.) ; - l’unanimité.

2- les statuts ou un règlement intérieur fixent le nombre de voix reconnues à chaque membre ; ils peuvent ainsi accorder des voix supplémentaires à certaines catégories d’adhérents.

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La clôture de l’assemblée générale Une fois tous les points de l’ordre du jour épuisé, le président de l’assemblée lève la séance.

6.4.

Pour servir pleinement de preuve, le procès-verbal doit être établi avec une grande rigueur formelle, sans blancs ni ratures, sur des feuillets ou un registre numérotés et conservés au siège de l’association.

CONTENU CF ANNEXE

LE PROCES VERBAL

À la fin de l’assemblée générale, l’établissement d’un procès-verbal est vivement conseillé, même s’il n’est pas obligatoire (sauf pour les associations soumises à des conditions particulières) de le rédiger et de le conserver. Mais cela apparaîtrait fort utile pour éviter toute contestation par la suite. Ce compte rendu de la réunion sera d’autant plus facile à rédiger que des notes auront été prises au cours de la réunion. À partir de cette prise de note, le secrétaire élabore un procès-verbal qu’il soumet au président. Tous deux doivent le signer conjointement.

Ils doivent préciser : -

FORME

-

Nous conseillons d’établir un procès-verbal et de la conserver de façon systématique pour pouvoir apporter la preuve de la régularité des délibérations de l’assemblée et de l’adoption des résolutions qui seraient éventuellement contestées.

7.

la dénomination de l’association, la date et le lieu de l’assemblée, le mode de convocation et son auteur, les membres présents et représentés, les autres personnes assistant éventuellement à la réunion, l’éventuel quorum, les documents et rapports éventuellement mis à la disposition des membres, l’ordre du jour de la réunion, le texte des délibérations mises aux voix, le résultat des votes délibération par délibération.

Ce registre est tenu au siège de l’association (si l’association a des établissements, chacun d’entre eux doit tenir un registre du personnel).

LES REGISTRES OBLIGATOIRES

Il est conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ des salariés.

7.1.

DROIT DU TRAVAIL

7.1.2. DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS

7.1.1.

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Il doit être tenu par les associations qui emploient du personnel salarié.

Sont portés de manière indélébile dans ce registre tous les salariés dans l’ordre chronologique de leur embauche. Pour chaque salarié sont consignées, notamment, les informations suivantes : la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée (et, le cas échéant, de sortie), la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement (ou d’autorisation de licenciement).

Issue du décret de novembre 2001, applicable depuis novembre 2002, le Document unique constitue un inventaire détaillé des risques liés à chaque poste de travail de l’établissement : choix des procédés de fabrication, des matériels et équipements de travail, produits, aménagement des locaux, etc…

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Ce document doit :

7.2.1.

LIVRE JOURNAL

Être mis à jour au moins une fois par an et systématiquement révisé à l’occasion de chaque événement modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. Être tenu à la disposition du CHSCT, des délégués du personnel ou, à défaut, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé.

Il doit également être tenu à la disposition des inspecteurs du travail ou des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Il enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque dépense, sa date, son libellé, son montant et la référence de la pièce justificative qui s’y rattache.

Pour les associations qui tiennent une comptabilité en partie double (par opposition à la comptabilité en partie simple ou recette - dépense), plusieurs types de journaux sont tenus : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse, journal des opérations diverses (OD).

Il s’agit ainsi d’assurer la « traçabilité » des résultats de l’évaluation des risques que l’employeur est dans l’obligation de mener, sous peine de sanctions pénales.

Il centralise les opérations du livre-journal (ou des différents journaux) par opérations de même nature dans chacun des comptes prévus par le plan comptable des associations et fondations.

-

-

Il n’existe pas de format imposé pour sa réalisation. Vous trouverez en annexe un modèle.

7.2.3.

SANCTIONS -

Contravention de 1500 € pour l’absence de réalisation du Document Unique.

-

Délit d’entrave à l’action de l’inspecteur du travail, puni d’une amende de 450 €.

La responsabilité du président en cas d’accident du travail et la faute inexcusable peuvent être retenues. Les peines d’emprisonnement et les conséquences financières (responsabilité sur les biens propres du chef d’entreprise) risquent alors d’être extrêmement importantes.

-

7.2.

7.2.2.

COMPTABILITE

Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement tenir un livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les autres associations, la tenue de ces documents est donc facultative, bien que fortement recommandée.

GRAND LIVRE

LIVRE D’INVENTAIRE

Il regroupe les comptes annuels c’est-à-dire le compte de résultat, le bilan et l’annexe ainsi que les données d’inventaire.

7.2.4.

LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF

Depuis 2000, la tenue des comptes d’une association selon le Plan Comptable Associatif est Obligatoire. Cette démarche a la particularité, d’imposer : - la valorisation financière du bénévolat - la valorisation des dons et mises à disposition en nature.

La tenue d’un registre du bénévolat est donc conseillée.

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7.3.

CONTENU

JURIDIQUE 7.3.1.

REGISTRE SPECIAL

Toute association simplement déclarée ou reconnue d’utilité publique, quelle que soit son objet ou sa activité, a l’obligation de tenir un « registre spécial ».

FORME Le législateur emploie l’expression « registre » : on peut en conclure qu’il s’agit bien d’un registre au sens matériel du terme, c’est-à-dire d’un document contenant des feuillets blancs reliés de façon indissociable. Idéalement, le registre comporte une pagination. Comme l’écrit M. Robert Brichet, « ce registre peut être un simple cahier ». En tout cas, il ne semble pas possible à une association d’utiliser comme « registre spécial » des feuilles mobiles et indépendantes même enliassées par la suite dans un classeur ou dans tout autre système de reliure mécanique.

Ce registre spécial doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association. C’est donc généralement au président de l’association qu’incombe cette formalité.

TENUE Le registre spécial doit être tenu au siège de l’association. Les mentions qui y sont portées doivent l’être de façon chronologique et sans aucun blanc. Il faut ajouter que pour conserver à ce registre sa valeur probante, il convient d’éviter toute rature et toute surcharge. La tenue d’un véritable registre rend impossible l’utilisation de l’informatique ; cette conséquence résulte également de l’emploi du terme « inscription » qui laisse à penser qu les mentions doivent être manuscrites.

La pratique utilise parfois le procédé qui consiste à saisir d’abord le texte sur informatique puis à coller l’édition « papier » sur le registre lui-même. Aucun texte, aucune réponse ministérielle ni aucune décision judiciaire n’a, à notre connaissance, interdit ce procédé. Signalons toutefois qu’en matière de sociétés ce procédé (en fait son équivalent dactylographié de l’époque) a été condamné. Il convient donc de se méfier d’une telle pratique d’autant que le contenu de ce registre la rend le plus souvent inutile.

En effet, et contrairement à ce que croient et font de nombreux dirigeants d’associations, il n’est aucunement obligatoire de transcrire sur le registre spécial les délibérations intégrales des organes de direction (bureau, comité, conseil d’administration) et des assemblées générales, ni systématiquement toutes les délibérations. Seuls sont à transcrire les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association et les modifications apportées aux statuts. Concrètement, il suffit donc de porter dans le registre spécial la mention selon laquelle, aux termes de la réunion du conseil d’administration en date du …Monsieur X a été nommé président en remplacement de Monsieur Y, ou celle indiquent qu’a la suite du vote de l’assemblée générale du …, la rédaction de l’article n°…des statut à été modifiée. Ces mentions tiennent en quelques lignes seulement.

Doivent également être portés sur le registre spécial : la fondation de nouveaux établissements, le changement d’adresse du siège social, l’achat et la vente d’immeubles de l’association, l’adhésion de nouvelles associations au sein d’une union d’associations.

Outre le fait que la reproduction de l’intégralité des procès-verbaux n’est pas obligatoire, celle-ci ne nous paraît pas opportune. En effet, ce registre peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’autorité administrative ou judiciaire.

Dès lors, même si l’association n’a rien à cacher, pourquoi soumettre à un contrôle éventuel des informations et des décisions qui n’ont pas à l’être et qui peuvent être complètement étrangères au changement de dirigeants ou à la modification des statuts (approbation des comptes par exemple).

Contrôle et liberté d’association ne font pas bon ménage : pourquoi étendre volontairement le premier au détriment de la seconde ?

Notons enfin que doivent être mentionnées obligatoirement dans ce registre spécial, au regard des modifications transcrites, les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfectures à la suite des déclarations desdites modifications. Rappelons à cet égard que le législateur impose aux associations de déclarer à la préfecture ou sous-préfecture, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration ou direction ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts.

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RÔLE

administratives et judiciaires. L’infraction étant une contravention de police, la bonne foi de l’auteur est indifférente.

Ce registre spécial a essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications concernant le fonctionnement de l’association. Il doit être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en font la demande, et cette présentation s’effectue sans déplacement, au siège social.

On remarquera que la tenue du registre spécial fait double emploi avec les déclarations modificatives à la préfecture ou sous-préfecture puisque les mentions transcrites et les mentions déclarées sont les mêmes. Le contrôle pourrait donc s’exercer uniquement sur les déclarations modificatives. Deux précautions valent mieux qu’une mais les contrôles de registres sont, pour l’instant, relativement rares.

Par ailleurs, la tenue du registre spécial peut constituer une mesure de publicité interne. Le sociétaire fera ainsi l’économie d’une démarche à la préfecture ou souspréfecture en consultant le registre spécial de son association. Encore faudra-t-il que les dirigeants veuillent bien lui en donner une copie.

Sanctions administratives : Le non - -respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la suppression de la subvention accordée par les pouvoirs publics ou son non – renouvellement. La tenue du registre spécial permet d’exercer un contrôle sur le bon fonctionnement de l’association, contrôle d’autant plus important lorsque celle-ci reçoit des fonds publics. Si ce contrôle ne peut plus s’exercer, les pouvoirs publics peuvent alors retirer leur appui financier.

7.3.2.

REGISTRE DES DELIBERATIONS

Ce document, à l’instar des registres uniques du personnel et du registre spécial n’est pas obligatoire.

Néanmoins, il est recommandé aux associations de tenir un registre sur lequel elles consigneront les délibérations de leurs divers organes collégiaux. Mais même si la tenue de cet outil n’est pas encadrée légalement, elle garantit une gestion saine et transparente de l’association.

SANCTIONS L’inobservation des obligations concernant le registre spécial peut donner lieu a trois types de sanctions : civiles, pénales et administratives.

Sanctions civiles : La dissolution peut être prononcée à le requête de tout intéressé ou du ministère public pour défaut de consignation des changements et modifications sur le registre spécial. Il s’agit ici d’une dissolution judiciaire facultative. C’est là la seule sanction civile prévue par les textes.

En conséquence, l’absence de registre, l’absence de cotation ou de paraphe ou la non-reproduction d’un procès verbal sur le registre ne saurait entraîner la nullité de la délibération prise par un conseil d’administration ou par une assemblée.

FORME Comme il n’existe aucune obligation légale, les associations peuvent donc utiliser le support matériel de leur choix : véritable registre mais aussi, de façon plus pratique, un classeur à feuilles mobiles dans lequel sont insérées et numérotées les éditions informatiques des procès-verbaux. Il est possible également de reproduire par photocopie sur les feuilles mobiles déjà paginées du registre les procès-verbaux saisis sur informatique. Pour conférer à ce registre une valeur probante, il convient qu’il soit coté et paraphé, comme le registre spécial, par la personne habilitée à représenter l’association, le plus souvent son président.

Sanctions pénales : Sont punies d’une amende de 1500 €, doublée en cas de récidive, l’absence de registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète et sa non-production aux autorités

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TENUE

RÔLE

On ne saurait trop conseiller aux dirigeants d’associations d’adopter, pour la tenue du registre des délibérations, les mêmes règles que celles imposées par la tenue du registre spécial : la valeur probante de ce registre en sera renforcée.

A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne pouvant jouer aucun rôle en cas de contestation interne ou judiciaire ?

Ce registre doit donc être tenu au siège de l’association. Les délibérations qui y sont reproduites doivent l’être de façon chronologique, sans aucun blanc, sans rature ni surcharge.

Le registre des délibérations est certes facultatif mais il rend de tels services et peut être amené à jouer un rôle si déterminant en cas de litige qu’il est indispensable.

Ce registre constitue d’une part la mémoire de l’association ; c’est son fonctionnement, son évolution, sa vie qui sont ainsi retracés page par page. Les sociétaires peuvent éventuellement en prendre communication et même copie, à leurs frais : il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu dans les statuts ou dans le règlement intérieur.

CONTENU Seront consignées sur ce registre, sous forme de procès – verbaux, toutes les délibérations des assemblées générales et il sera prudent d’y mentionner le jour, l’heure et le lieu de la réunion, les noms et prénoms des membres du bureau de l’assemblée, les questions soumises au vote et le résultat obtenu pour chacune d’elles.

Le procès-verbal sera signé par le président et un membre du bureau faisant office de secrétaire pour attester de l’exactitude des mentions portées.

Si les sociétaires sont peu nombreux, il conviendra d’énumérer directement sur le procès-verbal les présents, les représentés et absents, avec le nombre de voix possédé par chacun d’eux. Dans le cas contraire, il est souhaitable d’utiliser une feuille de présence qui sera annexée au procès-verbal.

Il faut conseiller aux associations de faire même pour les comptes rendus des réunions de leurs organes de direction : bureau, comité, conseil d’administration. Elles peuvent le faire sur le même registre dès lors que ce dernier est tenu à jour de façon chronologique. Il n’est ni utile ni souhaitable d’ouvrir par exemple un registre des délibérations pour le conseil d’administration et un autre pour les assemblées générales : temps et argent sont ainsi économisés sans dommage juridique.

Ce registre constitue d’autre part un moyen de preuve fondamental. Un sociétaire conteste-t-il le régularité formelle de telle ou telle décision de l’assemblée ou du conseil ? Le registre peut lui être opposé et fera foi jusqu’à preuve du contraire. Il arrive de plus en plus fréquemment que les décisions des assemblées générales ou des organes de direction soient attaquées en justice. Comment l’association pourra-t-elle se défendre si elle ne présente pas aux juges la preuve matérielle de la réalité de la réunion litigieuse et de sa régularité formelle ?

SANCTIONS Ce registre n’étant pas imposé par la loi, aucune sanction n’est envisageable. Il existe cependant une sanction importante qui résulte de l’impossibilité pour l’association de prouver la régularité d’une réunion du conseil ou de l’assemblée générale en cas de litige judiciaire.

Un minimum de formalisme assure donc à la fois sécurité juridique pour l’association et tranquillité d’esprit pour les dirigeants.

7.4.

FICHIER DES ADHERENTS

Toute association ayant un nombre quelque peu important de membres peut avoir recours à des traitements informatisés pour gérer les adhésions, ses cotisations ou les dons de ses membres. La constitution bet l’utilisation d’un fichier informatique comportant des informations nominatives sont réglementées.

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7.4.1.

INFORMATIQUE OU PAPIER ?

Un registre des adhérents sous la forme d’un simple cahier peut suffire à lister les noms des adhérents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd à utiliser qu’un fichier qu’un fichier informatique de type tableur, base de données ou service Internet. En effet, la souplesse du traitement informatique vous permettra d’effectuer plus aisément les mises à jour et corrections (changements d’adresse ou de téléphone…)

C’est seulement à partir de la réception d’un récépissé de la CNIL que vous pourrez mettre en œuvre votre fichier d’adhérents. Par ailleurs, vous êtes tenus d’informer les personnes figurant dans ce fichier de leur droit à consulter et à corriger les informations les concernant.

Nouveauté ! Depuis mai 2004

Cette déclaration consiste à préciser les conditions d’utilisation du fichier (finalité, type d’informations, personnes y ayant accès, durée de conservation, etc.) afin d’éviter les atteintes à la vie privée ou aux libertés.

La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique, fichiers et libertés" est en cours de modification devant le Parlement.

Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra à la CNIL de dispenser de déclaration les fichiers les plus courants et qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Il ne fait pas de doute que des traitements aussi courants et standardisés que ceux permettant la gestion des opérations de paie auront vocation à bénéficier d’une telle dispense.

Dans l’attente de l’adoption définitive de ce texte, la Commission nationale de l’informatique et des libertés a décidé, lors de sa séance plénière du 27 mai 2004, la suspension de l’obligation d’adresser à la CNIL une déclaration de conformité à la norme simplifiée n° 28 ou n° 36 concernant, respectivement pour le secteur privé et le secteur public : - la gestion de la paie, - la gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires, - ainsi que la tenue informatisée des registres obligatoires (registre unique du personnel notamment).

Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de l’une de ces deux normes ne nécessitent plus d’adresser préalablement à la CNIL une déclaration (ou une télédéclaration) de conformité.

Bien entendu, la CNIL n’engagera, à compter de cette date, aucune action à l’encontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n°28 ou 36 du simple fait de leur non- déclaration.

Les associations doivent donc effectuer une déclaration auprès de la CNIL pour leurs fichiers d’adhérents informatisés. Un formulaire de déclaration simplifiée, CERFA n°99001, est à leur disposition. Vous pouvez le retirer gratuitement auprès de la CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris Cedex 07, Tél. : 01 53 73 22 22, Fax : 01 53 73 22 00) et le retourner en recommandé avec accusé de réception ou effectuer une déclaration en ligne sur www.cnil.fr.

Ce premier pas vers la suppression de certaines formalités déclaratives auprès de la CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salariés et les agents publics concernés : l’ensemble des droits de ces employés (droit d’opposition, d’accès et de rectification) et des autres obligations des responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, information des employés, confidentialité des données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.

Surtout, elle permet d’automatiser un certain nombre d’opérations : tri et classement, consultation simplifiée, édition d’étiquettes pour le courrier, envoi automatisé de courriers électroniques pour certains systèmes, etc. Si vous vous limitez à une ou deux convocations par an et que vous êtes peu nombreux, il peut être préférable d’adopter une formule papier, avec inscription manuscrite des noms, car vous n’aurez pas à effectuer de déclaration à la CNIL.

7.4.2.

FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION S’IMPOSE De manière générale, tout fichier informatique, contenant des informations normatives, permettant l’identification de personnes physiques (la simple consignation du nom, du prénom et de l’adresse des personnes est considérée comme suffisante) – y compris l’enregistrement d’un fichier dans un logiciel de messagerie – doit être déclaré auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

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Qui gère le fichier ?

C’est la personne qui signe le formulaire de déclaration qui est juridiquement responsable du fichier. Il s’agit généralement du président de l’association, mais il peut tout à fait désigner d’autres personnes, salariés, bénévoles ou même une commission spéciale, pour administrer concrètement le fichier. Dans ce cas, cela doit être notifié dans la déclaration. Prenez garde également à ce que vos statuts autorisent bien cette délégation de gestion des adhérents.

Le responsable doit, dans tous les cas, s’assurer que le traitement informatique respecte les dispositions légales : le fichier ne doit pas servir à autre chose qu’à l’administration des membres, la collecte d’informations doit s’accompagner d’une bonne information des personnes, les informations ne doivent pas être communiquées à des personnes non autorisées, le délai de conservation des données doit être respecté. Par ailleurs, les différents responsables doivent avoir le souci d’effectuer une mise à jour régulière du fichier.  Le fichier des adhérents peut-il être cédé, loué ou échangé à des fins commerciales ?

La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés n’interdit pas de le faire. Mais il faut au préalable en avoir averti les adhérents qui doivent pouvoir être en mesure de s’y opposer avant toute cession, location ou échange, par exemple au moyen d’une case à cocher figurant sur le bulletin d’adhésion (voir page suivante).

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20

7.4.3.

PRESENTATION DU FICHIER

Ce qu’il faut y mettre : exemple de fichier : Adresse

Téléphone

E-mail

Fonction

Bénévole

Présidente

Activités

Abadia Claude

Domicile : Mobile :

Domicile : Professionnel :

Ski

Abadia Laurence

Domicile : Mobile

Domicile : Professionnel :

Bronx Valérie

Domicile : Mobile :

Domicile : Professionnel :

Pétris Joseph

Domicile : Mobile :

Domicile : Professionnel :

Trésorier

Disponible véhicule

Razoute Maud

Domicile : Mobile :

Domicile : Professionnel :

Commission communication

Disponible

Ski Randonnée

Vortek Régis

Domicile : Mobile :

Domicile : Professionnel :

Responsable section Disponible ski véhicule

avec Ski Randonnée

Disponible véhicule

avec Randonnée

Cotisations 2004 A jour A venir A venir

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avec Balisage sentier

A jour A venir A jour

21

7.4.4.

LA COLLECTE DES INFORMATIONS

ATTENTION !

Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de l’adhésion ou à l’occasion de l’envoi d’un questionnaire aux membres. Sachez que l’adhérent est en droit de demander à l’association de lui communiquer toutes les informations du fichier le concernant. Ce droit lui permet de vérifier les informations enregistrées et, le cas échéant, de faire rectifier les informations erronées. Vous devez informer les personnes dont les coordonnées vont être enregistrées, de l’existence du fichier, de l’usage qui en sera fait et du lieu où s’exerce le droit d’accès et de rectification. Une mention sur le bulletin d’adhésion ou le questionnaire est alors nécessaire.

Exemple de mention d’information « Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à …. (Indiquer le service). Vos coordonnées pourront être cédées à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre ».

Votre fichier d’adhérent ne doit pas, en principe, comporter d’informations sensibles, c’est-à-dire susceptibles de faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes (article 31 de la loi du 6 janvier 1978). De telles données ne peuvent en effet être recueillies que si elles sont justifiées au regard de l’objet statutaire de l’association et avec l’accord exprès (c’est-à-dire écrit) des personnes concernées.

En règle générale, le fichier des adhérents ne peut pas non plus contenir d’informations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (article 30 de la loi), ni d’informations relatives à la santé des personnes concernées, ou aux difficultés sociales et économiques des personnes ni le numéro de Sécurité sociale des personnes (article 18 de la loi).

Classement et archivage des documents Pendant toute la durée de vie de l’association

Un des atouts de l’informatisation est de pouvoir créer des catégories utiles non seulement pour contacter les membres de manière sélective (on ne convoque pas les mêmes personnes à une AG ou à la réunion d’une commission spécifique) mais aussi pour réaliser des statistiques ou des listes thématiques. Vous pouvez aussi définir des catégories pour repérer par exemple les bénévoles actifs, ceux qui ont un véhicule, etc. à joindre en cas de mobilisation des bonnes volontés. Si vous avez différents statuts de membres au sein de l’association c’est aussi l’occasion de les lister.

Distinguer les différentes activités de l’association auxquelles participe chacun des adhérents permet aussi d’analyser leur succès et d’envoyer des informations spécifiques à chaque activité et aux intérêts de chaque membre ou de donner à chaque responsable d’activité les contacts des personnes intéressées.

o

les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il existe).

o

les coordonnées des membres du conseil d’administration.

o

l’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution.

o

le registre spécial dont la tenue est obligatoire pour la transcription des modifications statutaires, ainsi que les changements dans l’administration de l’association.

o

tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt.

o

le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe.

o

les baux, les factures de travaux ou réparations importantes.

Le paiement ou non de la cotisation est une information importante et bien utile au moment des relances ou des problèmes de trésorerie.

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22

Pendant dix ans o

Article 16 (loi n° 89-353, art. 2-11) "... les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans..." si l’association réalise des opérations de nature commerciale de façon régulière ou non, ou emploie du personnel, l’administration peut alors vérifier sa comptabilité dans les mêmes conditions que s’il s’agissait d’une société commerciale.

Le droit commercial impose l’obligation de conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du code du travail), ainsi que toutes pièces justificatives.

o

si l’association a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction d’un local, équipement sportif..., elle devra conserver les factures des travaux afin de pouvoir revendiquer la garantie décennale auprès de l’architecte, de l’entrepreneur et de toute personne liée au maître d’œuvre (art. 1792 et 2270 du code civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978) ;

o

Pendant six ans Délai de six ans pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication (art. 2002 bis du code général des impôts et livre des procédures fiscales - LPF. art.

82) : o

o

8.

Pendant trois ans les souches de chéquiers, bancaires et postaux

QUESTIONS DIVERSES

8.1.

ADHESIONS

/

COTISATIONS,

QUELLE

DISTINCTION Adhésion et cotisation désignent en général la même chose. L’adhésion et la cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique.

Il n’en a pas toujours été ainsi. L’adhésion désignait un acte sans limitation de durée. On adhérait, souvent par un droit d’entrée, à une association, jusqu’au moment où l’on en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour financer l’association.

l’association devra garder les quittances de gaz et d’électricité.

o

o

Pendant cinq ans les quittances de loyer.

toutes les pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des activités de l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis d’imposition, les feuilles d’impôts locaux ;

Actuellement l’usage est de renouveler son adhésion tous les ans, par le paiement de la cotisation.

La cotisation constitue une source de financement pour l’association et sert à matérialiser l’acte d’adhésion.

Toute association peut demander à ses membres le versement d’une cotisation. La cotisation est obligatoire si cela est précisé dans les statuts.

souches de billetterie, factures de l’imprimerie.

A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par l’Etat), les services fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables depuis l’origine du crédit, qui peut être supérieure à six ans.

Il existe des associations qui n’exigent pas de cotiser, ce qui est tout à fait possible. Il faudra quand même prévoir de fournir une carte d’adhérent à tous ceux qui sont membres de l’association, pour matérialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et prévoir un fichier des adhérents tenu à jour.

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23

Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif, de droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé lors de l’assemblée générale. Dans le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publications de l’association ou de la fédération s’il y a lieu, et l’assurance pour les activités. Il est bon d’en informer les adhérents. Dans le milieu sportif, la cotisation s’appelle licence et comprend également une affiliation à la fédération ; elle permet l’accès aux compétitions (à la condition de présenter également un certificat médical).

8.2.

TOUT

COMMENT

LE

?

MONDE PEUT-IL

ADHERER

ET

La liberté d’association est un principe constitutionnel. Cela implique nécessairement le droit pour chacun d’adhérer ou non à une association. Mais en contrepartie, cela donne la possibilité pour toute association de choisir ses adhérents.

Liberté d’adhésion Chacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer quiconque à adhérer à une association. Par exemple, un lycéen ne peut pas être obligé d’adhérer au foyer socio-éducatif.

L’adhésion Le nouveau membre peut signer une carte d’adhérent ou remplir un bulletin d’adhésion, dans lequel il sollicite son admission à l’association et s’engage à respecter les stipulations des statuts et du règlement intérieur, s’il existe. Ces documents doivent être portés à la connaissance de l’adhérent. Il peut à tout moment cesser d’être adhérent en signifiant sa démission, mais il devra solder sa situation vis à vis de l’association.

Liberté pour l’association de choisir ses membres L’admission de nouveaux membres est habituellement prévue par les statuts. Il n’y a aucune règle précise définissant les conditions à remplir pour être admis. Par ailleurs, l’association étant un contrat, l’accord des associés est souvent nécessaire, celui-ci est généralement donné par le conseil d’administration ou le bureau conformément aux dispositions statutaires s’il y en a. Les statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres aux droits et obligations différents.

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