Gestión documental
informa a coordinadores y líderes que a partir del año 2022: Entra en vigencia la nueva ruta documental de banco de proyectos de la intranet de la Fundación, para la administración de la información electrónica de proyectos, la cual está estructurada así: 4 carpetas principales y 1 de ellas opcional
Formulación
Ejecución (Según convenio)
Informes
Transversal (Opcional)
La información que se preserva corresponde a lo contractualmente pactado con el cooperante/aliado.
Políticas: Los tipos documentales deben nombrarse con un código alfanumérico (tener en cuenta cantidad y tipo de caracteres). Proyectos que contengan registros fotográficos deben estar registrados de acuerdo a lo estipulado en el PRORC005: Procedimiento para captura, almacenamiento y uso de imágenes. Proyectos que no exigen informe financiero, deben generar el informe administrativo financiero de acuerdo con lo estipulado en el PROGF014 Procedimiento para elaboración de informes financieros a proyectos. Independiente de la plataforma donde se aloje la información, una vez finalizado el proyecto, esta debe ser migrada al Banco de proyectos.
Para más información consulta: INSGA002 Instructivo para manejo de archivo.docx
FORGA016 Tablas de retención documental.xls