PDF-faktura via e-post dominerar fortsatt men e-faktura växer

Den senaste undersökningen från Företagarförbundet belyser en tydlig trend: småföretagare föredrar digitala fakturalösningar, och utvecklingen går mot en ökad användning av e-faktura. Även om PDF-fakturor via e-post fortfarande dominerar, förväntas e-faktura växa i popularitet. Studien, som genomfördes i januari 2025, ger en översikt över hur småföretagare i Sverige föredrar att ta emot och skicka fakturor samt vilka förändringar vi kan förvänta oss framöver.

PDF-faktura via e-post dominerar – men e-faktura växer.

Enligt rapporten tar majoriteten av småföretagarna idag emot sina fakturor som PDF via e-post. Det är en enkel, snabb och kostnadseffektiv lösning som har blivit standard för många företag. Samtidigt finns det en märkbar ökning av intresset för e-fakturor, vilket tyder på att vi står inför ett skifte. E-faktura, som möjliggör en mer automatiserad och säker fakturahantering, är särskilt attraktiv i takt med att fler företag effektiviserar sina administrativa processer.

Denna utveckling är också tydlig i hur företagare skickar fakturor. Hela 68 procent av de tillfrågade anger att de idag skickar fakturor via e-post, och de flesta har för avsikt att fortsätta med denna metod. Det visar att digitala faktureringslösningar inte bara är önskvärda utan också en självklarhet i dagens småföretagsklimat.

Småföretagare och digitalisering – en växande trend.

Undersökningen visar att en stor andel av deltagarna i enkäten är småföretag med en eller två anställda. Trots sin storlek är de villiga att anamma digitaliseringens möjligheter, vilket inte bara gäller fakturahantering utan också andra delar av verksamheten. Sociala medier och e-post används flitigt för marknadsföring och kundkommunikation, vilket ytterligare pekar på att småföretagen aktivt anpassar sig till digitala verktyg.

Men varför väljer vissa fortfarande PDF-fakturor över e-faktura? Det kan finnas flera anledningar. För det första är PDF-fakturor via e-post en invand metod som fungerar smidigt för många företag. För det andra kan det finnas en tröghet i att anpassa sig till nya system, särskilt om företaget saknar teknisk kompetens eller resurser för att implementera en mer automatiserad faktureringsprocess.

Vad innebär detta för framtiden?

Att e-faktura blir allt mer populär är knappast en överraskning. Regelverk och standardiseringar, såsom PEPPOL-nätverket och olika krav på elektronisk fakturering inom den offentliga sektorn, gör att fler företag kommer att behöva anpassa sig. För småföretagare innebär detta både möjligheter och utmaningar. På den positiva sidan kan e-faktura minska administrationen, för- bättra kassaflödet och ge bättre översikt över ekonomin. Utmaningen ligger i att anpassa sig till nya system och arbetsrutiner, särskilt för de företag som är vana vid mer traditionella metoder.

Slutsats.

Företagarförbundets undersökning ger en tydlig bild av småföretagarnas fakturavanor och framtida trender. Även om PDF-faktura via e-post fortfarande är den dominerande metoden, är e-faktura på stark frammarsch. Småföretagare är i allt högre grad redo att omfamna digitaliseringen, vilket inte bara gäller fakturering utan även andra affärsprocesser. Framtiden är digital, och de företag som redan nu börjar anpassa sig kommer att ha en klar fördel i en allt mer automatiserad och effektiv företagsvärld.

Kommentar:

För en småföretagare innebär denna utveckling att det blir allt viktigare att anpassa sig till digitala faktureringslösningar. Att fortsätta med PDF-fakturor via e-post fungerar idag, men e-faktura kan på sikt erbjuda en effektivare administration, snabbare betalningar och minskad risk för fel.

För att inte halka efter bör småföretag börja se över sina faktureringsrutiner och överväga att implementera e-faktura. Detta kan kräva viss teknisk anpassning, men i längden sparar det både tid och pengar – något som är avgörande i en konkurrensutsatt företagsmiljö.

Om undersökningen

Undersökningen genomfördes av Företagarförbundet under januari månad via mailenkät till Företagarförbundet medlemspanel. Totalt mottog 8 896 panelmedlemmar enkäten och 492 företag (5,5 procent) svarade på enkäten.

Text: Dennis O Krook