Estrategia de comunicación npv

“Estrategia de Comunicación NPV” Copyright © 2015 por VitArt&Design Derechos Reservados de Fundación Naturaleza Para la Vida.

Elaborada por el TU. Franklin Marroquín Periodista Profesional

Prohibida la reproducción de este material sin el consentimiento previo del Autor. Excepto cuando se use en reseñas o citas bibliográficas breves como.

Estrategia de Comunicación NPV

PRESENTACIÓN Una estrategia de comunicación es fundamental para la efectividad en la función de promoción de toda organización. Los emprendimientos sociales en especial, requieren tener la capacidad de socializar sus proyectos y actividades, esto constituye una tarea de gran importancia, que al carecer de un proceso determinado se puede volver interminable.

Para realizar comunicación estratégica, primero es necesario entenderla como un espacio donde las cosas se ponen en común. Por lo que para hacer bien el trabajo se requiere mucho más que destreza técnica, se necesitará poseer sensibilidad social y visión institucional basada en valores.

El propósito de la estrategia es estructurar un programa integrado de comunicación que permita que los colaboradores de la Fundación implementar estrategias de comunicación, y así los interesados internos y externos conozcan el trabajo de la organización y se involucren según su rol en nuestros proyectos y actividades.

La Fundación Naturaleza para la Vida tiene como propósito “​promover la conservación ambiental y el

desarrollo sostenible en las comunidades locales”, ​de manera que la función de comunicación es primordial para el logro de su objetivo organizacional. En este documento se plantea una Estrategia de Comunicación ajustada a esta necesidad y a los escenarios de la organización. Se hace hincapié en la importancia de los procesos creativos en la comunicación, para conseguir que los interesados estén informados y comprometidos a través de actividades ordenadas, planificadas y programadas en esquemas funcionales para su fácil implementación.

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Estrategia de Comunicación NPV

OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA

Objetivo General

● Contar con una metodología de comunicación estratégica para la creación de herramientas de comunicación para la Fundación Naturaleza para la Vida Objetivos Específicos ● Diseño y validación del esquema

de planeación de

comunicación estratégica.

● Contar con un Kit de Herramientas para la elaboración de campañas de comunicación, que facilite la planeación e implementación

de

materiales

escritos,

sonoros

y

audiovisuales.

● Contar con procesos creativos específicos para el diseño de productos de comunicación según los escenarios de la Fundación.

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Estrategia de Comunicación NPV

HOJA DE RUTA COMUNICACIÓN

PARA

LA

ELABORACIÓN

DE

LA

ESTRATEGIA

DE

A manera de Registro. Para la construcción de la Estrategia de Comunicación se desarrolló un Programa de creación y socialización de la estrategia de comunicación integrado por un equipo multidisciplinario de NPV, con la asistencia profesional de VitArt&Desing. La facilitación del proyecto a cargo del TU. Franklin Marroquín, Periodista Profesional y Diseñador Gráfico.

Actividad

S1

Presentación inductiva al desarrollo de estrategia de comunicación al equipo de la Fundación NPV. Definición de ruta de acciones (Hoja de Ruta) Identificación y descripción de actores.

Inventario de Medios de Comunicación con el equipo de la Fundación NPV. Medición de medios escritos, radiofónicos y televisivos.

Inferencias y estudios de rating en Petén.

Conceptualización de Kit de Medios y Herramientas.

Integración digital del registro de herramientas publicadas y socialización de normativo de Imagen Corporativa.

Generación de matrices de planificación de comunicación estratégica.

(9 matrices) Impartición de capacitación sobre proceso creativo Medios Escritos Medios Sonoros Medios Audiovisuales Elaboración del programa de promoción.

Identificación de fases de acompañamiento y calendario mínimo de eventos (1 Ejemplo).

Mesa redonda de Preguntas y Respuestas y creación de análisis de herramientas digitales para la implementación del Plan de Comunicación Estratégica.

3

S2

S3

S4

S5

S6

Estrategia de Comunicación NPV

DIAGNÓSTICO DE LA FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN DE NPV La Fundación Naturaleza para la Vida –NPV- fue constituida en 1996 por iniciativa de un grupo de profesionales peteneros, bajo el modelo jurídico de Fundación. Es una organización que trabaja en el uso sostenible para la conservación de ecosistemas, involucrando en su manejo a las comunidades, propietarios privados, organizaciones de base e instituciones públicas y privadas.

Su estrategia principal de trabajo plantea la necesidad de establecer la participación comunitaria como un eje fundamental para propiciar el uso sostenido de los ecosistemas, fungiendo como una organización facilitadora, que promueve la generación del conocimiento, el desarrollo de capacidades técnicas, de organización social y empresarial, y de gestión en las comunidades y ecosistemas estratégicos.1 Si bien es cierto la fundación cuenta programas de promoción. Se ha publicado volantes, afiches y la exhibición de banners con información de programas. También se publican informes y se ha elaborado un boletín eventual con información de los logros de la organización. Actualmente se cuenta con una página web y con redes sociales actualizadas hasta octubre de 2014. Pero no se cuenta con un esquema claro de publicaciones o lo que pueda considerarse una planeación de la comunicación estratégica.

Uno de los hitos dentro del cumplimiento del objeto de la organización dependerá precisamente en el dominio de un programa de comunicación que permita la justa realización de instrumentos de comunicación.

Inicialmente se observa que la institución está sobre la marcha, y realiza actividades de comunicación sin con contar con un departamento de comunicación y desarrollo, por lo que se establece la necesidad de integrar un equipo multidisciplinario con la figura de “Comité de Comunicación”, que ejecute las acciones necesarias para planificar la comunicación estratégica de la organización.

1

​http://fnpv.org/index.php?do=cat&category=historia

4

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Evaluación puntual de la consultoría En las reuniones de acercamiento al problema de comunicación dentro de la organización se identifican algunos factores que luego se analizan en el proceso de la asistencia.

1.

Se necesita incorporar dentro de los valores de la organización un sistema de Comunicación Eficaz 2

2.

La dispersión de las capacidades técnicas de los ejecutivos de la organización.

3.

La falta de participación coordinada de los actores dentro de la fundación.

4.

Carencia de un sistema matricial para la estructuración de planificación de la comunicación estratégica

5.

Desconocimiento de procesos creativos para la implementación de planes de comunicación

Entendemos la comunicación como un proceso constructivo de espacios comunes, por lo que las personas que entran en él deben poseer habilidades interpersonales, es necesario adoptar valores de cooperación, solidaridad y respeto.

Por lo que el primer aspecto corresponde a la fluidez de la comunicación interna desde el aspecto psicosocial.Adicionalmente la integración de las capacidades técnicas para la construcción de planes de comunicación.

Esto permite no sólo la cooperación para reducir la carga de tiempo que se dedica a la construcción de mensajes a comunicar, sino que se aprovecha la experiencia de cada uno de los integrantes del equipo multidisciplinario para mejorar la efectividad de los programas de comunicación implementados.

La asistencia técnica permitió encaminar al equipo institucional a la implementación del Programa de Comunicación Estratégica que consiste en un proceso que permite maximizar la eficiencia para la preparación de campañas de promoción efectuadas en cada uno de los proyectos, tomando en consideración los contextos en que estos se realizan.

Para que las salidas “Output”, o productividad en el desarrollo de la estrategia, es necesario establecer un flujo de trabajo para solucionar problemas comunicacionales. Se proporcionará como parte del Kit de Herramientas un inducción al Proceso Creativo, que consiste en una serie de pasos necesarios para la conceptualización de los recursos de comunicación escrita, de audio, y audiovisual.

2

​Comunicación Eficaz. Dr. Lair Ribeiro https://www.youtube.com/watch?v=cJ-aBRtk1bM

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ORIENTACIÓN METODOLÓGICA En las comunicaciones, para tener éxito en la efectividad de los mensajes es necesario un proceso claro de planificación. Hay un dicho conocido en comunicación que dice: ​“No hay embarazos no deseados en la comunicación”, ​esto significa que la verdadera comunicación se implementa con un plan preciso que garantice que no habrán sorpresas resultantes de la falta de asertividad en los mensajes que se publica.

En esta asistencia estamos orientando al ​equipo de comunicación de la Fundación Naturaleza para la Vida a la aplicación de conceptos y actividades que se deben comprender al momento de desarrollar un plan de comunicación.

1.

Inicialmente fue necesario establecer una base conceptual sobre las que se fundamenta una planificación estratégica en función de la comunicación​. Para esto durante la asistencia se

desmitificaron algunos paradigmas sobre comunicación. Algunos conceptos equivocados de comunicación afectan directamente su efectividad.

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Estrategia de Comunicación NPV

2.

El proceso de contextualización resulta necesario para entender el escenario específico que enfrenta la Fundación NPV. En esta fase es indispensable identificar: a.

Actores: ​definiéndose según la percepción del equipo multidisciplinario en cuanto a necesidades e intereses.

b. Herramientas: conceptualización de las principales herramientas de comunicación utilizadas al momento, y otras que consideran factible de utilizar. c.

Inventario de Medios:​ realización de un sondeo sobre los canales de comunicación. i.

Listado de Medios (Terminado)

Con este listado de medios realizará un ​directorio actualizado, el cual se

utilizará para la toma de decisiones en el esquema planificación de estrategias de comunicación. ii.

Brief de Medios3 Contiene la información del perfil de cada uno de los canales que se prevé utilizar en nuestras campañas 1.

Nombre, Director, Datos de Contacto

2.

Horario de Emisión, Cobertura, Auditorio Aproximado

3.

Programación, horario Estelar Estos datos pueden variar si el tipo de medio es escrito.

3.

Aplicación de la Estrategia: ​a través de un proceso participativo se elaboran matrices para la

resolución de “problemas comunicacionales” latentes en la organización, las cuales se pueden replicar en los distintos proyectos de la Fundación.

Es importante aclarar que este proceso no se refiere a un proceso de asistencia, sino al proceso de elaboración de la Estrategia de Comunicación. Este proceso es dinámico, de manera que el ciclo se puede repetir en la marcha. Si un integrante del equipo multidisciplinario o comité de comunicación no cuenta con una base sólida sobre lo que es un instrumento de comunicación no podrá utilizar la matriz de planificación, y por ende no entenderá el proceso de comunicación.

Ver Flujo de Planificación Estratégica

3

Ver Anexos: Solicitud de Brief de Medios

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IDENTIFICACIÓN DE SECTORES DE COMUNICACIÓN En el acercamiento a las bases de la organización, se identifica la necesidad de una estrategia de comunicación dirigida a las diferentes direcciones, lo cual aglomera a actores que comparten ciertas características, estos son los ejes sobre los que se basa la Estrategia de Comunicación.

1. Interna 2. Externa 3. Medios de comunicación 4. Interinstitucional

La identificación de direcciones de la comunicación ha permitido hacer programas de comunicación que atienden necesidades específicas dentro del rol institucional de la Fundación.

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1. COMUNICACIÓN INTERNA: La optimización del proceso de interacción entre las bases de la organización mejorará las condiciones y dimensiones de la productividad. Al fortalecer un mecanismo de información que fluya en dirección ascendente y descente, considerando a cada uno de los individuos protagonistas de desarrollo.

En faceta de estrategia, es necesario adoptar principios que promuevan la institucionalidad de la fundación e incentiven al empoderamiento. a.

Valoración de las líneas de jerarquía, dando énfasis al empoderamiento

b. Generación de formatos para la transferencia de información c.

Establecimiento de códigos de información, generando indicadores que se puedan suministrar de manera sistemática

d. Fortaleci de capacidades de comunicación, integrando un equipo multidisciplinario para el diseño de campañas de promoción 2. COMUNICACIÓN EXTERNA La estrategia incluye las directrices para mejorar los procesos de acercamiento a los actores externos. Se han identificado y se han definido según una serie de criterios que permiten el reconocimiento de los escenarios en los que se debe implementar cada acción de comunicación.

3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN Los medios de comunicación constituyen un servicio convencional de promoción y publicidad.

Sin embargo, se debe aprovechar el compromiso social de los diversos medios para lograr espacios de comunicación sin contratación. Será necesario crear directrices que permitan tener la atención de los directivos de empresas de comunicación populares, comerciales y religiosas para crear escenarios más amplios y participativos.

4. COMUNICACIÓN INTERINSTITUCIONAL Es de gran importancia el fortalecimiento de los vínculos interinstitucionales a nivel local e internacional. Al identificar a cada uno de los estos actores se evidencia que tipo de información debe fluir, determinando la frecuencia y los formatos más adecuados.

En este sentido se deben crear espacios comunes con la posibilidad de compartir fines, y así continuar o crear nuevos convenios. Habilitar canales de intercambios de indicadores para mejorar la productividad institucional y evitar la duplicidad de funciones y procesos.

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INVENTARIO DE HERRAMIENTAS Y MEDIOS DISPONIBLES En este proceso se que contiene el Kit de Herramientas que es elaborado por el equipo multidisciplinario para tener un conocimiento sólido de las herramientas y medios de comunicación.

La aplicación funcional de este análisis, nos permite conocer: 1. Herramienta: se definen los medios convencionales que pueden ser empleados en la planeación estratégica 2. Propósito: ​Se indica la utilidad de la herramienta y en qué contexto se debe aplicar 3. Audiencia:​ Se identifican los actores que tienen acceso a este tipo de medios

4. Promotor o Medio: se especifica quién hará entrega de la herramienta para garantizar la efectividad de la publicación 5. Frecuencia mínima: Se refiere al parámetro de tiempo y espacio que debe considerarse para hacer presencia en escenario creado. Los calendarios de promoción para generar resultados deben tener un programa de incidencia y repetición, los cuales deben ser monitoreados y así generar indicadores de la efectividad de los mensajes.

Conceptualización de Herramientas de Comunicación Tipo de Comunicación

Propósito

Audiencia

Promotor Medio

Trifoliar de información

Llegar a productores del área rural

Público del Área central

Página web

LLegar a usuarios en todo el planeta.

Instituciones Área central

Folletos​ (8 a X páginas en múltiplos de 4)

Informes de tipo académicos, técnicos, financieros.

Resultados de investigaciones.

Públicos específicos (Estudiantes, campesinos, profesionales, socios institucionales)

Coordinadores de proyectos

Técnicos y financieros: Septiembre de cada año.

Informes de proyectos: Diciembre de cada año.

Banner X-Banner, RollUp

Anunciar proyectos.

Visitantes a la institución Para los participantes en eventos de capacitación

Colaboradores de NPV Coordinador de evento

Permanente en oficina Durante los eventos

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Facilitadores

Frecuencia Mínima Entregas Mensuales Semanalmente hacer nuevas publicaciones.

Estrategia de Comunicación NPV

Rotulación

Identificar la sede

Población en general

Secretaría ejecutiva

Ocho meses a un año.

Valla Estándar 3x6mts Proximidad 4x8’

Dar a conocer la organización al público en general

Población en general

Secretaría ejecutiva

Tres meses

Boletín

Dar a conocer los logros de proyectos y actividades

Socios institucionales Colaboradores y socios de la fundación

Coordinadores de proyectos y programas

Bimensuales

Calcomanías

Para Bumper Sticker para dar a conocer eslóganes de los programas y proyectos

Público en general

Secretaría ejecutiva

Anualmente

Spot de Radio

Anuncios de eventos y proyectos

Públicos específicos dependiendo la actividad o tema

Coordinadores de programas y proyectos

Dependiendo la ocasión.

Noticias Patrocinadas

Anunciar a bajo costo eventos a través de entrevistas

Conferencia de prensa

Anunciar sin costo eventos a través de entrevistas

Afiche 11x17”

Publicidad exterior e interior para dar a conocer programas, eventos y actividades calendarizadas

Público en general

Poster 17x23”

Publicidad exterior e interior para dar a conocer programas, eventos y actividades calendarizadas,

Público en general

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con la variante que es más grande que el afiche.

Rotulación interior (POP: accesorios para el punto de venta) Prospecto

Dar a conocer servicios y productos como herramienta comercial de mercadeo

Productores forestales individuales Asociaciones de productores Clientes potenciales

Coordinador de programa de productos y servicios

Cada año, o cada vez que se actualiza el catálogo de servicios.

Carpeta

Es un folder con la imagen corporativa de la fundación útil para reunir información institucional o de productos y servicios.

Productores forestales individuales

Coordinador de programa de productos y servicios

Anual

Asociaciones de productores Clientes potenciales Visitantes particulares e institucionales

Anuncio de TV (de 15 a 30”)

Dar a conocer un proyecto o una actividad o un logro, promover una concientización, para posicionar la fundación.

Público en general o públicos específicos en horarios estelares

Secretaría ejecutiva

Cada vez que sea necesario, un mínimo de 4 al año.

Anuncio de actividades puntuales

Públicos focales (una comunidad, un sector en una

Coordinadores de programas

Cada vez que sea necesario.

Documental 11 minutos en adelante Video corporativo hasta 7 minutos Volante

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Artículo para la web

distribuido 2 días antes del evento

ubicación, sector productivo)

Dar a conocer información con formato adecuado para publicar en la página web y en redes sociales

Usuarios de la página, cooperantes, profesionales, investigadores, voluntarios

Secretaría ejecutiva, con la dirección técnica y dirección administrativa

Mensualmente.

Cada vez que hay necesidad de alimentar la página.

Agenda Playeras Lapiceros Cantimplora

Colaboradores

Secretaría Ejecutiva

Anual

Uniformes institucionales Productos promocionales

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ANÁLISIS DE MEDIOS Y HERRAMIENTAS En ésta fase se hace una integración de herramientas de promoción, conceptualizadas y adaptadas a los propósitos de la Fundación. Este análisis facilita la toma de decisiones sobre Tipo de Herramienta adecuada a implementar según las características del mensaje a transmitir.4

Tipos de herramientas de comunicación Actualmente la Fundación realiza la función promocional a través de medios convencionales, esto significa que la mayoría de veces estos son externalizados y son de pago. La estrategia se enfoca a la elaboración de materiales impresos, sonoros, audiovisuales y hemos identificado la necesidad de implementar los materiales promocionales para fortalecer la imagen corporativa de la Fundación.

La línea de imagen debe regirse a la Guía de Imagen Corporativa, contenida en los Anexos de esta estrategia, donde se establece el principio de la uniformidad en todos las publicaciones de la Fundación, esto permitirá el posicionamiento institucional como marca.

IMPRESOS -Trifoliares -Anuncios en revistas, periódicos y pastas.

-Volantes -Catálogos (a partir de 8 páginas en adelante).

-Hojas sueltas -Afiche 11x17” -Poster 17x23” -Impresión digital en vinílicos con diferentes tipos de bases.

4

SONOROS -Spot de Radio.

-Cuñas publicitarias.

-Radioteatro.

-Documentales informativos.

​Ver Recomendaciones

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AUDIOVISUALES

PROMOCIONALES

-Video Corporativo -Anuncio de TV -Biografías o casos de éxito.

-Mini-Documentales -Reality (Casos filmados).

-Cortometrajes (Casos dramatizados).

-Indumentaria publicitaria.

-Playeras, camisas y gorras.

-Artículos de uso con logotipo.

-Tazas, pocillos, palanganas, casos, -USB, reglas, folders, etc.

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INVENTARIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN PETÉN (CANALES) La elección de los Medios que se utilizarán para la entrega o distribución del mensaje le permite al comité de comunicación, elegir el más adecuado basados en un Brief proporcionado por Medios o Agencias de Publicidad. Un estudio adecuado mejora la efectividad de los mensajes como punto de partida para alcanzar al sector al que se dirige la campaña.

Medios Masivos

Medios auxiliares o complementarios

Medios alternativos

Afectan a un mayor número de personas en un momento dado. También se conocen como medios medidos

Afectan a un menor número de personas en un momento dado. También se conocen como medios no medidos

Son aquellas formas nuevas de promoción de productos, algunas ordinarias y otras muy innovadoras

Televisión ● ITZA TV (Canal 12) ● NTV (Canal 28, 9) ● TV Nacional ● Canal 3 ● Canal 7 ● Canal 11 ● Canal 13 ● Vea Canal ● Guatevisión ● TV Azteca Guatemala ● Mayavisión (Todo el depto menos el área central) Radio:

● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

● Medios en Exteriores o Publicidad Exterior ● Vallas de renta ● Rótulos de aproximación o sobre una pared patrocinada

Publicidad Interior Seculares FM Maya Guacamaya Radio Petén 88.5fm Radio Tikal Uy Uy Uy Utankaj Radio Punto Sonora Emisoras Unidas

● ● ● ●

Banners Posters en PVC o Papel Rotulaciones interiores Pase de diapositivas en pantallas

Contenido Religioso

● ● ● ●

Shekina Manantial Stereo Visión Sulamita

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● Productos Promocionales a través de los técnicos ● Publicación de noticias en la sección de Blog de la página web ● Estrategia de Social Media ● Pizarra informativa

● Kioscos interactivos en tiendas departamentales (Proyecto de comunicación)

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Periódicos

● Nuestro Diario ● Prensa Libre

Salas de Cine ● Cinepolis

● Dispensadores POP de trifoliares, volantes y tarjetas de presentación

Revistas

● ● ● ● ●

Avianca Travel Magazine (TAG) Petén Itzá (Enero) Actitud Domingo (Prensa Libre)

Directorios Internet

● Página Web ● Redes Sociales de la fundación ● Discos compactos o Flash con Información ROM Interactivos

● Convenios para colocar links de salida y entrada ● Pagos por click ● Publicidad directa en Blogger o influencers

La dirección ejecutiva y el comité de publicaciones debe contar con un Directorio actualizado de Medio de Comunicación, como herramieta para la toma de decisiones al momento de programar una campaña.

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PROCESO METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Para que ese proceso sea efectivo, seguiremos una metodología aplicada a los procesos de invención y composición creativa. En el el siguiente gráfico se indica el flujo de trabajo preestablecido con una serie de tareas ordenadas que asegure que el producto resultante sea coherente con los objetivos de cada estrategia.

Como toda metodología, se compone de tres etapas, cada una de las cuales comprende una serie de actividades claves para la organización de los insumos, proceso de invención y la producción. El paso final es la publicación o implementación de los instrumentos de comunicación.

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El proceso de planeación de comunicación amerita que se utilice la siguiente lista de procesos, que son actividades preliminares para contar con los insumos para el llenado de Matriz de Planificación: Etapa 1. Diagnóstico 1.

Diagnóstico de actores o definir los beneficiarios

2.

Definir el problema

3.

Formular los objetivos

4.

Diseño de herramienta

5.

Validación Lógica

Etapa 2. Diseño y producción 1.

Externalizar órdenes de trabajo

2.

Suministrar información completa a empresa contratada

3.

Definir los resultados esperados

4.

Indicar en forma práctica que consideraciones de la guía se deben observar

5.

Revisión de originales

6.

Autorizar reproducción

Etapa 3. Plan de acción 1.

Determinación de canales de distribución

2.

Planificar las actividades

3.

Hacer el cronograma

4.

Auditoria de medios

5.

Medición de resultados

El proceso creativo orienta a los participantes a la organización de materiales para que las órdenes de trabajo suministren información precisa a la agencia de publicidad, estudio de grabaciones o empresa de filmaciones.

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IDENTIFICACIÓN DE ACTORES CLAVE: El insumo primordial para la ejecución de la estrategia de comunicación es el reconocimiento de los escenarios y espacios comunes. En este proceso nos permite saber las características del código de entrega de un mensaje transformador al sector meta.

En el siguiente esquema se recuperarán la circunstancia actual, los intereses y necesidades, así como el lenguaje o código a utilizar. Estos sectores analizados se convierten en actores que a través de la comunicación se convierten en usuario, y como resultado se involucren en el proceso y promuevan una parte de la solución al problema en su ámbito.

Este conocimiento es dinámico y consiste en determinar cuatro aspectos.

1. Actor: ​Se define las matrices determinando el nombre del sector al que necesitamos conocer.

2. Circunstancia actual: ​Consiste en un diagnóstico desarrollado en base a criterios psicológicos, económicos y sociales que nos ayudan a entender la condición de nuestro sectores de enfoque.

3. Necesidades: ​La circunstancia que requieren atención. Partiendo del supuesto que la comunicación es un espacio de encuentro es necesaria la comprensión de los actores. Para lo que se requiere definirlo bajo el valor de la sensibilidad, la to 4. Intereses: ​Se debe hacer una valoración de la lógica que motiva a nuestros actores, este

conocimiento permite hacer convocatorias a partir reconocer sus motivaciones, para que las transformaciones que deseen pertenezcan a su contexto.

5. Lenguaje o Código: ​Consiste en terminología, trato y aspectos técnicos que son la base para determinar la forma en que debe componerse el mensaje.

Actores internos Actor Socios

Circunstancia Actual

Necesidades (Lo que le preocupa)

Socios desmotivados Elementos: Espectadores Motivación Socioeconómico

Oportunidades de crecimiento

Lidera el funcionamiento

Intereses (Lo que desea)

Lenguaje (Código a utilizar)

Necesidad de pertenencia (realización)

Contar con información institucional de lo que hace y va hacer la organización.

Técnico Resúmenes Avisos Anuncios

Contar con toda la información

Que NPV sea reconocida Local,

Técnico, sistematizado y

Junta directiva Dirección Ejecutiva

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Estrategia de Comunicación NPV

operativo de la Organización, maneja información general tanto de la parte técnica como administrativa y maneja la relación interinstituciona.

actualizada que se genera en la Organización.

Nacional y Mundialmente como una Organización líder en el tema de Manejo Sostenible de Recursos Naturales.

sintético.

Dirección Técnica

Lidera el proceso de preparación y revisión de documentos técnicos y propuestas, está motivado sin embargo un poco sobrecargado de trabajo.

El seguimiento oportuno a todos lo proyectos procesos y actividades en las cuales la Fundación adquiere algún compromiso de carácter técnico.

Que NPV sea reconocida como una organización seria, que cumple con sus compromisos y productos técnicos en tiempo y forma.

Información narrativa e informes técnicos de cada uno de los colaboradores de la organización..

Coordinadores

Lideran la implementación técnica y operativa de los proyectos y programas de la Fundación y se encuentran motivados, con deseos de consolidar a la Organización en todos sus aspectos.

Disponer de los recursos financieros, materiales e insumos para la implementación oportuna de las actividades establecidas en cada programa o proyecto.

Implementar oportunamente todas las actividades establecidas en los programas y proyectos.

Información oportuna sobre presupuestos disponibles, planes operativos e información institucional.

Benefactores

Expectantes, motivados por los avances de la Fundación y motivados para continuar apoyando el proceso institucional.

Lograr que la Fundación crezca en cada uno de los ámbitos tanto administrativo como productivo y financiero.

Sentirse parte del proceso de rescate y fortalecimiento de la Fundación en la implementación de proyectos de carácter ambiental.

Información sobre aspectos legales, financieros organizativos y resultados obtenidos de forma resumida.

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Estrategia de Comunicación NPV

Actores Externos Actor

Circunstancia Actual

Cooperantes nacionales

Expectantes y observando el cumplimiento de la Fundación en el proceso de implementación de proyectos financiados por recursos nacionales, pero dispuestos a continuar trabajando.

Cooperantes internacionales

Pasivos, expectantes y cada vez menos dispuestos a financiar proyectos a organizaciones individuales.

Necesidades (Lo que le preocupa) El cumplimiento de los resultados esperados en los proyectos financiados y la inversión correcta de los recursos aportados.

Usuarios Sector privado Academia Población General ONG´s Sector público Beneficiarios Religión

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Intereses (Lo que desea)

Lenguaje (Código a utilizar)

Obtener resultados impactantes con las inversiones que se realizan orientadas a la conservación de los recursos naturales.

Informes de auditoría, informes técnicos e informes financieros.

Estrategia de Comunicación NPV

Sector político Gobiernos locales

La idea es responder a preguntas acerca de nuestro interlocutores como ¿Cuál es su circunstancia actual?, ¿Qué es lo que le preocupa? (que quiere evitar), ¿Que es lo que desea?, y ¿Cuál es su lenguaje, (símbolos que puede interpretar, edad, y su entendimiento cultural)

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Estrategia de Comunicación NPV

KIT DE HERRAMIENTAS Se presenta de una forma práctica los ítems que se deben responder al momento de diseñar una estrategia de comunicación. Al verlo con esta óptica nos damos cuenta que la actividad comunicativa es un proceso y al utilizar una metodología como esta, es más sencillo prever cada uno de los puntos importantes para que el desarrollo de estrategia sea más realizable.

Matriz de Planificación de Estrategia de Comunicación: En el marco de la construcción de la estrategia elaboramos una tabla que facilita el diseño de la estrategia. Esta tabla contiene tres columnas que van dando lugar a la información específica del proyecto que deseamos realizar.

Con esta información será posible darle forma a cualquier tipo de campaña de promoción, realizando una serie de pasos.

Observaciones sobre el instrumento: 1.

2.

3.

El documento contiene explicaciones sobre cada una de sus fases y debe ser rellenado o revisado por el​ Comité de Comunicación​ organizado para esta finalidad.

Debe redactarse en forma precisa siguiendo los valores institucionales

La información obtenida se convierte en insumos para la elaboración de herramientas y la implementación de la campaña de promoción

El adecuado tratamiento de datos y la organización de las hojas de planificación, constituye parte del Kit de Herramientas que constituye una base datos de datos de mucha importancia al momento de implementar nuevos proyectos de comunicación.

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Estrategia de Comunicación NPV

Estrategia Externa No. 1 Proyecto: Estrategia de Restauración del Paisaje Forestal ENCABEZADO Estrategia Comité:

Estrategia de Ejemplo

Resumen

Abimael Reynoso Erick Cuellar Jonatan Dubón

Fecha de Publicación Fecha de Vencimiento:

PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Función

Actividad

Estrategia

1

Objetivos

¿Qué queremos conseguir?

Socializar la ​Estrategia de Restauración del Paisaje Forestal Dar a conocer los beneficios e impactos sociales, económicos y ambientales generados por la implementación de las acciones establecidas en el marco de la misma.

2

Mensaje

¿Qué queremos decir?

Quién: A los productores:

Podemos auxiliarnos de las 5 preguntas siguientes: 1. Qué 2. Quién 3. Cuándo 4. Cómo 5. Por qué

Qué Si ustedes adoptan esta estrategia podrían diversificar su producción y fuentes de ingresos económicos, además de contribuir a la conservación y mejoramiento ambiental Cómo: 1. Elaborando e implementando planes integrales de manejo de finca 2. Solicitando mayor información a la Fundación Naturaleza para la Vida 3. Nuestro contacto: (…)

Cuándo: Puede empezar en cualquier momento Por qué: Porque nuestro futuro socio-ambiental depende de las buenas decisiones y prácticas productivas que implementemos ahora

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Estrategia de Comunicación NPV

3

Público (Actores)

¿Quién queremos que lo escuche?

Organizaciones socias, productores agroforestales y público en general

4

Estilo (Sentimiento)

¿Cómo lo diremos?

Elementos de diseño, color y estructura.

Bienestar Responsabilidad Pasión Colaboración Integración Social Solidaridad

5

Voceros (Redactores)

¿Quién habla o quién escribe?

Redactor: Voz: Estuardo Durán

Herramienta

Seleccionar del Kit de Herramientas la más adecuada para el tipo de mensaje.

Prospecto impreso Video demostrativo Artículo con infografía

Seleccionar medios, establecer cómo acceder a ellos

¿Qué canales utilizamos?

Radio Petén Radio Guacamaya

6

En stand de de la feria de Agampet y congresos en Petén TV Local (Especificar canal y pauta)

7

Entrenamiento

¿Cómo preparamos al vocero, redactor, o facilitador?

Qué recursos teóricos o materiales necesita.

Entrega de indicadores de la Estrategia al dia de hoy Fotografías de antes y después Testimonios de Productores Agroforestales Videos Etc.

8

Investigación

¿Qué esperan los públicos escuchar de nosotros?

Que hay una organización que apoya procesos productivos de pequeños poseedores Que hay una organización que le facilita los procesos burocráticos para manejar sus recursos naturales

9

Investigación

¿Qué consideran interesante nuestros públicos?

Que nos hacemos responsable de todo el proceso Que ofrecemos precios accesibles Que el servicio es pagado cuando ellos obtienen los beneficios

10 Relaciones de prensa: ¿Qué consideran En el futuro el petenero contará con una vasta interesante los medios oferta de paisajes naturales privados para Análisis de prensa? disfrutar con su familia. ¿Qué otros mensajes 11 Mensajes que compiten o saturan el están recibiendo nuestros públicos? canal

No somos una empresa que ofrece incentivos, facilitamos el acceso a los mismos.

25

Estrategia de Comunicación NPV

12 Recursos propios, voluntarios, staff, consultoría externa

¿Qué recursos tenemos disponibles?

5% de los beneficios obtenidos en el proyecto Q 0000.00 Fincas que se encuentran en el proceso

13 Estructura creativa

¿Quién elabora los mensajes?

Growing Studio VitArt FilmikasPeten

14 Estructura operativa

¿Quién administra los mensajes?

Erick Cuellar

15 Coordinación estratégica, gerenciamiento comunicacional.

¿Quién controla la coherencia de todos nuestros otros mensajes?

Asesor de comunicación Director de desarrollo y comunicación

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Estrategia de Comunicación NPV

PROCESO CREATIVO MECANISMO DE DISEÑO Y ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS Se establece la creación de un Comité de Comunicación, para lo cual será necesario implementar la metodología de planificación de la Comunicación Estratégica para la elaboración de materiales.

Proceso creativo de materiales impresos Al momento de diseñar materiales impresos se pondrá en marcha este proceso, el cual que explica cómo se parte de un esquema con información puntual sobre los objetivos de la campaña hacia un diseño profesional adecuado para su publicación. Se detalla las etapas del proceso y cómo cualquier persona de la organización debe seguir previo a generar órdenes de trabajo de diseño gráfico.

Mensaje Escribir en un documento de Word el mensaje que se quiere transmitir sin ningún tipo de diseño, que permita revisar su sintaxis, ortografía y composición lingüística.

Manejo del lenguaje, estilo y ortotipografía.

Sensación

Boceto

Diseño

Tratar de simplificar en pocas palabras lo que queremos que el receptor sienta.

Graficar de forma básica un boceto elaborado a mano donde probemos cuál sería la posición de cada una de las partes de nuestro diseño

Encargar la elaboración de lo planificado a una agencia de publicidad para su desarrollo en un programa de diseño digital.

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Para la puesta en marcha de un proceso creativo el Comité de Comunicación debe tener una visión de lo que corresponde la comunicación en medios escritos.

Todos las herramientas impresas son una expresión de la ​Comunicación Visual, que no es más que la transmisión de un mensaje específico a un público concreto con un objetivo bien definido a través de un medio o soporte visual.

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Proceso creativo de materiales sonoros (AUDIO) Este tipo de materiales se diseña para perifoneos, programas de radio y spot de radio

ENCABEZADO

● Título: ● Serie: ● Fecha de Grabación: ● Fecha de publicación ● Vencimiento: ● Versión ● Duración ● Producción GUIÓN Tiempo

Literario/Locución

Operador

PP = Primer Plano (Música o voz como sonido principal) 2P = Segundo Plano (Música o sonidos de fondo) 3P = Tercer Plano (Música, sonidos o voces de ambientillo) PPP = Primerísimo Primer Plano (Cuando se quiere dar un ambiente de intimidad) Figuras del montaje: F.In ó Fade In = Fade In F.Out ó Fade Out = Fade Out F/E = Fundido Encadenado F = Fundido E = Encadenado Resuelve = Resuelve

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Proceso creativo de materiales audiovisuales El proceso de audiovisuales en por su naturaleza más complejo, y requiere considerar más aspectos al momento de diseñar una composición. Para esto la estrategia establece el mecanismo en que esta se debe desarrollar, partiendo de la Matriz de Planificación.

S

E

1

1

1

2

Dura

Características de

ción

Plano

Imagen

S: Secuencia, E: Escena

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Sonido

Toma

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RECOMENDACIONES En el proceso de elaboración de la Estrategia de Comunicación se optó por seguir un esquema funcional y práctico para el diseño, planificación e implementación de herramientas de socialización.

Sin embargo, se requiere previsión para anticiparse a todas aquellas barreras comunicacionales y mitos que obstaculizan el proceso.

Aunque la Estrategia nace de la necesidad de involucrar al equipo protagonista en proyectos comunicativos y aprender a administrar pequeños grupos de trabajo, aprovechando la cooperación y el talento de cada participante para que la comunicación sea efectiva y se logren en consecuencia los objetivos institucionales.

Si planificar ya constituye un reto, la implementación lo es aún más. En este caso asumimos a manera tener controlados muchos aspectos logísticos que tienen que ver con el diseño de la herramientas, los escenarios y la aceptación que este pueda alcanzar. Sin embargo, la experiencia y los indicadores de resultados, permitirán retroalimentar el sistema para entender cómo ‘no’ y cómo ‘si’ se desarrollan las estrategias de comunicación.

Solución de problemas de comunicación 1.

Definir el problema comunicacional estableciendo los alcances y límites de la campaña.

2.

Solucionar el problema utilizando un proceso de creativo, una serie de pasos que nos permite organizar la información disponible y materializar el medio o herramienta comunicacional.

3.

Sistematizar la estrategia de comunicación: Sistematizar un proceso que se repite a menudo.

Sistematizando las cosas se harán más rápido y mejor.

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BIBLIOGRAFÍA Estrategias. Los desafíos de la comunicación en un mundo fluido.

Editorial Homo Sapiens. Colección Comunicación. Rosario, Argentina, 2007. ISBN 978-950-808-536-8.

Tipos de Medios de Comunicación ​- Artículo Publicado en Julio 2006

http://www.promonegocios.net/publicidad/tipos-medios-comunicacion.html

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