Manual - Procedimento ADM - EPAX (completo)

APRESENTAÇÃO

O presente Manual de Procedimentos EPAX, tem por finalidade descrever minuciosamente todas as rotinas de trabalho desenvolvidas dentro da empresa nas mais distintas áreas.

Com a observância dos procedimentos descritos nesse manual, qualquer profissional das áreas envolvidas poderá executar na íntegra todas as atividades relativas à sua área de trabalho.

Cada uma das áreas com procedimentos aqui descritos, deverá sempre que alterado o procedimento por qualquer motivo, efetuar a atualização do Manual de Procedimentos e divulgação da nova versão a todas as unidades da empresa.

O Manual de Procedimentos estará disponível na forma impressa e também no site da empresa – www.epax.com.br, na aba Colaboradores, cuja gestão ficará a cargo da Gerência Comercial da empresa.

Guarapuava, junho de 2024. Edson Moreira

Elthon Lucas Massuqueto

ÍNDICE

1 DEPARTAMENTO COMERCIAL

001 Inserção de Imóveis – Software Imóvel Office

002 Cadastro de Clientes (Leads)

003 Acompanhamento de Informações

Elaborado em 28.05.2024

Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

INFORMAÇÕES DE IMóVEIS.

1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

Nesta mesma aba, é possível também buscar por imóveis através da função Busca de imóveis:

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Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

Passo 2 PRINCIPAL!

Revisão 1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

Aba : Esta opção é onde primeiramente se faz necessário realizar o cadastro de todos os empreendimentos que a EPAX possui, sejam estes em construção ou obras concluídas.

Para realizar o primeiro cadastro é necessário acessar o menu do lado esquerdo, opção Cadastrar.

Ao acessar a opção Cadastrar, abrirá a tela para preenchimento dos Dados básicos do empreendimento, conforme imagem abaixo:

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Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

Tão logo sejam preenchidos os Dados básicos do empreendimento, novas abas se abrirão, onde serão exigidas outras informações, sendo:

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Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

Revisão 1 – 28 05 2024

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Outras opções referente ao estágio das obras:

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Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

Revisão 1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

Estando todas as informações do cadastro preenchidas, será possível acessar os dados relativos ao Estágio da obra.

Importante ressaltar que algumas funcionalidades exigem inserção de imagens, vídeos e links, o que pode gerar dúvidas que não serão tratadas nesse procedimento, face a multiplicidade de opções. Nesse caso, havendo qualquer dificuldade, entrar em contato com setor de Marketing da EPAX para auxiliar no encaminhamento das mesmas.

Após realizar o cadastro do empreendimento, o sistema carrega através da opção

Listar (menu do lado esquerdo) a tela onde será possível realizar o filtro de pesquisa dos imóveis.

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Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

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Será exibido algumas opções de busca dos empreendimentos, porém, de uma forma mais ágil, basta clicar no botão que abaixo serão carregados todos os empreendimentos.

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Em vigor a partir de 28.05.2024

Exemplo:

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Inserção de Imóveis - Software Imóvel Office

Revisão 1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

A partir deste momento, é possível realizar Edição das informações cadastradas, realizar a Impressão das informações dos empreendimentos, abrir um Espelho de todos os empreendimentos mostrando o tipo de unidade, se o imóvel está disponível ou não e valor.

Caso também seja necessário realizar a exclusão de algum empreendimento, basta clicar na opção Excluir.

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Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Cadastro de Clientes (Leads)

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Autor: COMERCIAL

1. Finalidade

Inserir todos os novos Prospectos dentro do software Imóvel Office e realizar o acompanhamento dos leads através das ferramentas do sistema, abrangendo todas as etapas desde a obtenção do lead até a eventual concretização de negócios.

2. Abrangência

Todas as empresas (empreendimentos) que compõem a empresa EPAX.

3. Abrangência

Caberá a Gerência Comercial e sua equipe cadastrar os novos Prospectos no software Imóvel Office e realizar o acompanhamento dos mesmos.

4. Procedimento

Aba : Nesta opção é necessário realizar o cadastro de novos Prospectos através do menu lado esquerdo .

Ao clicar no sinal + , serão habilitadas algumas opções, como tipo do cliente e suas características.

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Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Cadastro de Clientes (Leads)

Revisão 1 – 28 05 2024

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Autor: COMERCIAL

Ao escolher uma das opções para novo Prospecto, o sistema abrirá uma nova aba para que sejam incluídos os dados do mesmo, conforme imagem abaixo:

Importante estar atento, pois independente do tipo de cadastro do Prospecto a ser realizado, as informações devem ser detalhadas e muito consistentes. Todos os campos deverão ser preenchidos para facilitar a busca via filtros de pesquisa e principalmente facilitar o trabalho dos agentes (corretores próprios e terceiros, bem como imobiliárias), que serão responsáveis pela atendimento futuro destes contatos/leads.

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Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Cadastro de Clientes (Leads)

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Autor: COMERCIAL

Após os devidos cadastros, quando houver necessidade de pesquisar sobre um determinado Prospecto, há também opções de busca pelos clientes, através de filtros, conforme imagem a seguir:

Após o cadastramento dos novos Prospectos no software Imóvel Office, na tela principal - aba Clientes, temos o ‘’Funil’’ de Vendas que trará toda informação e movimentação sobre as devidas negociações.

O sistema irá tratar cada movimento dos novos Prospectos cadastrados com base em prazos definidos pela Gerência Comercial, sendo de responsabilidade desta acompanhar a evolução e tratamento dado aos Prospectos em todas as fases do processo.

Assim, além de interagir fortemente com todo o processo comercial, a Gerência Comercial terá ampla visão sobre o andamento de cada negociação

O ‘’funil’’ apresentado a seguir, parte integrante do sistema Imóvel Office, tem por objetivo facilitar o acompanhamento descrito acima e garantir a Gerência Comercial, tomar todas as medidas corretivas necessárias para transformar um Prospecto em cliente.

Elaborado em 28 05 2024

Em vigor a partir de 28.05.2024

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Departamento Comercial

Cadastro de Clientes (Leads)

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Autor: COMERCIAL

Cada uma das fases apresentadas no ‘’Funil’’ deve ser constantemente acompanhado pela equipe da Gerência Comercial, a quem compete definir o agente responsável pelo gerenciamento e tratamento do Prospecto, observando-se os seguintes prazos:

Prospecto: Após a inserção do Prospecto, o responsável pelo gerenciamento e tratamento do Prospecto terá o prazo de 40 minutos para manter o primeiro contato.

Lead: Após o primeiro contato, o responsável pelo gerenciamento e tratamento do Prospecto, terá o prazo máximo de 1 dia útil para informar se o Prospecto vai efetivamente transformar-se num Lead.

Lead Qualificado: Transformado em lead, o responsável pelo gerenciamento e tratamento do Lead, terá mais 1 dia útil para transformá-lo em Lead Qualificado, ou seja, abrir caminhos para inicio de uma negociação.

Elaborado em 28 05 2024

Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Cadastro

de Clientes (Leads)

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Autor: COMERCIAL

Oportunidade de Negócio: Aberta a oportunidade de negócio, caberá ao responsável pelo gerenciamento e tratamento do Lead, usar todas as ferramentas possíveis para no prazo de 2 dias viabilizar visita ou apresentação virtual do imóvel e tabulação de proposta.

Fechamento: Realizada a visita ou apresentação virtual do imóvel e tabulação de proposta, o responsável pelo gerenciamento e tratamento do Lead terá 5 dias para buscar a finalização da venda.

Venda Concretizada: Efetuada a venda, a equipe da Gerência Comercial prestará todo apoio possível ao responsável pelo gerenciamento e tratamento do cliente, nesse caso comprador, para levantamento de documentação necessária, elaboração de contratos e qualquer outra demanda verificada.

Importante: Todos os prazos elencados acima devem ser gerenciados de forma constante e rigorosa pela equipe da Gerência Comercial, a quem caberá intervir no processo sempre que os prazos não forem cumpridos conforme previsto no ‘’Funil’’, seja dando orientação devida, cobrando ações ou até mesmo assumindo a condução das etapas junto ao Prospecto.

Elaborado em 28.05.2024

Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Acompanhamento de Informações

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Autor: COMERCIAL

1. Finalidade

Realizar o acompanhamento dos dados gerados pelo software Imóvel Office através das informações apresentadas.

2. Abrangência

Todas as empresas que compõem a EPAX.

3. Abrangência

Caberá a Gerência Comercial analisar e repassar ao proprietário da EPAX os dados gerados através de relatórios e indicadores dispostos pelo sistema semanalmente.

4. Procedimento

O software Imóvel Office dispõe de outras opções (abas) para acompanhamento dos dados gerados, onde serão registradas as devidas informações desde que as primeiras etapas de cadastramento estejam de acordo, sendo:

Proprietários: Sem funcionalidade para a EPAX, visto que já se trata de uma Construtora.

Agenda: Poderão ser incluídos agendamentos de algumas tarefas, sejam para atender demandas referentes aos clientes quanto para dados dos empreendimentos (abrir o campo Selecione uma Tarefa – groupbox AGENDA –menu lado direito inferior - para ver opções disponíveis).

A cada agendamento incluído, ficará disposto as informações na aba .

Elaborado em 28.05.2024

Em vigor a partir de 28.05.2024

Manual de Procedimentos

Departamento Comercial

Acompanhamento de Informações

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Autor: COMERCIAL

Importante: Sempre descrever de forma detalhada os compromissos para não gerar dúvidas acerca do que deverá ser realizado futuramente.

Propostas: Opção onde é possível gerar novas propostas com ou sem financiamento e acompanhar o encaminhamento de cada situação.

Fechamento: Opção para acompanhar os clientes que estão em etapada de fechamento das vendas dos empreendimentos. Também é possível analisar as devidas documentações e processos de financiamentos, caso haja.

Relatórios: Estão a disposição da Gerência Comercial várias opções de relatórios para acompanhamento e melhor gestão dos empreendimentos, dos clientes, corretores e imobiliárias, além da geração de gráficos que mostram o desempenho de cada agente.

Indicadores: Exibe em tela os indicadores/resultados da equipe.

Site: A aba Site para a EPAX não terá usabilidade, visto que a página da web da EPAX não possui vínculo com o sistema Imóvel Office.

Estatísticas: Da mesma forma como a aba Site, a opção Estatística não terá usabilidade, visto que as informações geradas nesta aba estão vinculadas ao site integrado ao software Imóvel Office. Desta forma, como o site da EPAX não possui integração com sistema Imóvel Office, não há necessidade de acompanhar esta opção.