2–2021
För hela redovisningsbranschen
Fortnox Utvecklingsteam
Vi ska lösa problem på rätt sätt
Offerta
Nu kan fler jobba smartare
Sidan 6
Stor skillnad varje dag
Automatiserad fakturatolkning
Sidan 12
Sidan 18
NYHET!
Smart paketering för kunden där du gör det löpande arbetet. Läs mer på sid 30
Fortnox + Agoy = sant
Äntligen Fortnox
Bokföring & Skatt
Sidan 23
”Real + Fortnox är lite som det bästa ur två världar”
Hamiltone är ett fastighetsbolag i Markaryd. Idag finns 117 lägenheter och de blir allt fler. Företaget har växt snabbt sedan starten för sex år sedan då de första lägenheterna stod inflyttningsklara.
– Vi hade Real fastighetssystem redan från början och trivdes bra med det, säger Marie Wombell, boendeansvarig. Men efter ett par år valde vi att gå över till ett annat system, eftersom det även innehöll bland annat bokföring. Men det blev kortvarigt, vi gick snabbt tillbaka till Real igen.
Nu har Hamiltone en lösning där Fortnox är integrerat med Real, vilket blev i det närmaste perfekt enligt Marie.
– Det är lite som det bästa ur två världar faktiskt. Det är två smidiga system som synkar väldigt bra ihop. Vi spar massor av tid.
Marie får till sist frågan om hon kan nämna en sak som hon särskilt nöjd med hos Real. Hon får svårt att välja visar det sig.
– Det bästa med Real är nog att det är så brett. Man kan göra det mesta och samtidigt är det smidigt att jobba i. Och skulle man någon gång köra fast är ju Reals support alltid så tillmötesgående. Just det, det är såklart skönt att det är webbaserat också – att man kan logga in från vilken dator som helst.
Boka guidad visning 010 602 32 00 info@real.se
10
EKONOMISK KROCKKUDDE ÅT DINA KUNDER
12
Ta ett digitalt omtag!
Camilla Skoog – Affärsområdeschef
Våren är en ständig utmaning för redovisningsbranschen.
Massvis att göra och tiden räcker inte riktigt till.
Precis som i livet i övrigt har vi alla kommit olika långt i att använda digitala verktyg som förenklar vardagen och sparar tid. Kanske för att tröskeln ibland känns hög.
När man väl sätter igång är det sällan så klurigt som man först trott. Och med en liten insats har man sparat massa tid och ser fördelarna.
Att göra en förflyttning i jobbet kan kännas som att klättra upp för Mount Everest. För hur ska man få kunderna att vänja sig av från kassar med kvitton och pappersfakturor?
Att förenkla den resan är det vi brinner för allra mest. Det är också så vi prioriterar i vår produktutveckling. Från att det ska vara enkelt att byta till Fortnox till att du successivt kan göra mer och mer digitalt.
Det kommer du att märka i detta nummer, som är fyllt till brädden med tips på smarta digitala arbetssätt.
Dessutom flera nyheter som förenklar ett digitalt omtag.
Förändring kräver träning i nya arbetssätt och ibland kan man behöva göra ett omtag. Kanske är det nu i höst det händer? Boka upp en Digital PT i höst redan nu så säkrar du en luftigare vår 2022!
32 23
ÄNTLIGEN – FORTNOX BOKSLUT & SKATT
4 8 18 26 30 36 Innehåll
Fortnox Magazine nr 2-2021
FORTNOXNYHETER
Fortnox fortsätter att förenkla vardagen
BRANSCHNYHETER
Nyheter för alla småföretagare
MÖT FORTNOX UTVECKLINGSTEAM
Problemlösarna bakom kullisserna
SAMARBETA I DEN LÖPANDE REDOVISNINGEN
Fyra flöden som gör stor skillnad i vardagen
NYHET! – FORTNOX LÖPANDE
Ny paketering för skräddarsydda samarbeten
FEEDBACK–LOOPEN
Ni frågar, vi svarar
Redaktionsråd
Carolina Nordenfjord, Åsa Färm
Marcus Johansson, Tina Svensson
Pia Eriksson, Camilla Kaltin, Jessica Nyström, Michael Hansson och Camilla Skoog.
Annonsering Är du intresserad av att synas i tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se
Produktion
GoBrave Reklam & Kommunikation AB
Nyheter i Fortnox fakturatjänster
Min Faktura
Fakturaportalen Min Faktura har uppgraderats och har nu blivit mer användarvänlig. Där kan mottagaren hantera fakturorna från Fakturaservice, Påminnelseservice och Fakturaköp och där finns bl.a möjlighet att bestrida, kontakta leverantören, se status eller begära förlängning. Portalen nås på minfaktura.fortnox.se genom att logga in med BankID eller OCR och postnr.
Lön växer med ny funktionalitet
Medelantal anställda
Under Rapporter-Lön kan du numera ta fram underlag för medelantalet anställda i företaget. Anställda som har schema med arbetstimmar räknar vi ut en genomsnittlig sysselsättningsgrad för med hjälp av kalendariet.
Anställda som har ett så kallat 0-schema, där deras sysselsättningsgrad är 0 procent på personalkortet, delar vi antalet arbetade timmar med årsarbetstiden. I underlaget kan du också justera sysselsättningsgraden som systemet har räknat ut för att få ett så korrekt underlag som möjligt.
Fakturaservice utan påminnelser
Påminnelsehanteringen i Fortnox Fakturatjänster har blivit mer flexibel och nu kan du välja vilka kunder du vill skicka ut automatiska påminnelser till. Detta går att göra både på en övergripande nivå men även kund för kund.
Massuppdatera löner
Nu går det att massuppdatera de anställdas löner i personalregistret. I praktiken innebär det att lönerna uppdateras från och med samma datum på flera eller många anställda samtidigt. Håll koll med klarmarkering av lönebesked
Det har blivit lättare att hålla koll på vilka lönebesked du är klar med i lönekörningen. Nu kan man nämligen bocka i de som är färdiga. Klarmarkeringen är en ovärderlig hjälp för alla som vill ha överblick på vilka lönebesked som är klara och vilka som inte är det.
Smartare hantering av resor och utlägg
Under sensommaren lanseras Fortnox Resa och Fortnox Kvitto & Utlägg. Dessa produkter är i första hand riktade till dig som kanske inte har så många resor eller utlägg per månad, men som ändå vill ha en enkel hantering där redan gjorda inställningar i Fortnox återanvänds automatiskt. Användare som har gjort en tjänsteresa eller betalat för något kommer att kunna hantera allt via Fortnox App och sedan skickar systemet reserapport eller kvittouppgifter vidare till Fortnox Bokföring eller Fortnox Lön beroende på vilket köp som gjorts. Naturligtvis tolkas kvittouppgifterna automatiskt. Just nu letar vi pilotkunder till det här projektet. Hör av dig till fortnoxlon@fortnox.se Om du vill du vara med och påverka.
Digital onboarding
SEB, Swedbank och Sparbankerna
Vi vill att så många kunder på ett så enkelt sätt som möjligt kan koppla ihop Fortnox med sin bank genom en bankintegration.
Nu kan vi erbjuda våra kunder att på ett smidigare sätt komma igång med sin bankintegration. Numera går det nämligen att ansluta digitalt även hos SEB, Swedbank och Sparbankerna.
Enklare
att bokföra betalning på avslutat projekt
Vi har förenklat och förbättrat arbetsprocessen för de som arbetar med projektredovisning så att de enklare kan bokföra avslutade projekt. Numera särskiljs verifikat som avser betalningar och verifikat som inte är kopplade till någon betalning och man behöver inte längre låsa upp projektet manuellt för att kunna bokföra när det är avslutat.
Flera nyttiga nyheter i appen
Prova utvalda funktioner i Fortnox app utan att behöva logga in.
Nu är det möjligt att prova på vissa utvalda funktioner i Fortnox app utan att logga in. Ladda ner appen Fortnox från App Store/Google Play och klicka bara på ”Prova utan att logga in”. Det man kan testa i nuläget är:
Lön Mini
▶ Fakturatolkning med bokföringsförslag
▶ Leverantörsfakturaattest
▶ Skicka in underlag
Fakturering e-faktura
Företag med Nordea, Swedbank och
Sparbankerna kan skicka e-fakturor till privatpersoner.
Företag som har bankerna Nordea och Swedbank/Sparbankerna har tidigare inte kunnat skicka e-fakturor till privatpersoner på grund av en begränsning i programmet. Nu kan alla kunder som har de här bankerna skicka e-fakturor till privatpersoner. Aktiveringen av tjänsten fungerar på liknande sätt som vid aktivering av e-faktura till privatpersoner då företagen har andra banker. I vårt användarstöd finns det en checklista som man kan följa för att aktivera möjligheten.
Integration till Länsförsäkringar Bank lanserad
Det finns många fördelar med en bankintegration, inte minst när det gäller att skapa automatiserade och säkra arbetsflöden. Därför är vi glada att ytterligare en bank erbjuder integration till Fortnox, nämligen Länsförsäkringar Bank. Nu kan du ta emot transaktioner som gjorts på ditt bankkonto och kopplingen är dessutom helt integrerad med vår nya tjänst Automatisk bokföring från Kontoutdrag (läs mer på sidan 12-15).
”För byråer innebär Offerta helt nya möjligheter att bidra till mer framgångsrika företag.”
Offerta
Nu
kan fler jobba smartare
Varje år förmedlas omkring 80 000 uppdrag i 140 olika branscher på Offerta.se. Det gör Offerta till den största och mest populära digitala marknadsplatsen för att köpa och sälja tjänster i Sverige. Numera är Offerta en del av Fortnox – ett naturligt steg i vår strävan att hjälpa företag och redovisningsbyråer att jobba ännu smartare och bli framgångsrika.
Hur då, tänker du? För helt nystartade företag underlättar det med en självklar plats där man kan hitta sina första kunder och uppdrag. Andra använder Offerta för att fylla på med fler jobb i lugnare perioder med färre kunder inbokade. För att täppa till luckor, helt enkelt.
Företag som ansluter sig till Offerta väljer själva i vilken utsträckning man vill använda tjänsten, men alla kan räkna med en smidigare vardag när offerterna hanteras digitalt. Och möjligheterna att få ytterligare snurr på affärerna ökar eftersom man når betydligt fler kunder digitalt. Statistik visar näm-
ligen att 91 procent av privatpersoner som letar efter företag och produkter gör det på nätet. Nästan lika många, 75 procent, väljer att köpa produkter och tjänster online. Dagens konsumenter finns på webben och därför måste även företagarna finnas där.
För alla företag som säljer tjänster Offerta har hittills använts flitigast inom bygg-, flytt- och städbranschen, men passar utmärkt för alla företag som säljer sina tjänster. För byråkonsulter och redovisningsbyråer innebär Offerta helt nya möjligheter att bidra till mer framgångsrika företag. Via Offerta kan du hjälpa dina kunder att offerera fler uppdrag och få deras företag att rulla på ännu bättre.
Så här funkar det Via Offerta kan du som privatperson skicka in en förfrågan. Det är en beskrivning av det projekt du vill ha hjälp med, som sedan matchas med företag som är intresserade av att göra jobbet.
Det kan vara allt från badrumsrenovering, flytthjälp och trädgårdsjobb till att skapa webbsidor.
Som anslutet företag kan du bevaka de jobb som gör störst skillnad och filtrera på region, kategori, uppdragsstorlek och uppdragsgivare. Träffsäkerheten är hög och både du som redovisningsbyrå och dina kunder kan ta del av de uppdrag ni verkligen vill ha.
För företagen som ska utföra tjänsterna är det först till kvarn som gäller. Upp till sex företag kan besvara uppdraget. Därefter är det upp till privatpersonen att jämföra offerter och omdömen, chatta med företagen och välja vem som känns mest lämpad.
Värnar hög kvalitet
Varje företag som ansluter sig kontrolleras noggrant. Företaget ska vara godkänt för F-skatt, momsregistrerat och utan skulder hos kronofogden.
För att säkra en hög kvalitet granskas även alla förfrågningar innan de skickas vidare till företagen.
Dags för dig att ta nästa steg?
Auktorisation och certifiering − din väg framåt
Som Auktoriserad Lönekonsult och Auktoriserad Redovisningskonsult har du en tung kvalitetsstämpel som tydliggör rätt och uppdaterad kompetens. Något som många företag, banker, myndigheter och arbetsgivare sätter högt värde på.
Vad blir DITT nästa steg?
Bli Auktoriserad Lönekonsult
Som lönekonsult är du en av de mest efterfrågade resurserna på marknaden idag och auktoriserade konsulter är särskilt attraktiva. Som Auktoriserad Lönekonsult tillhör du de bästa i Sverige!
Bli Auktoriserad Redovisningskonsult
Få en tydlig kvalitetsstämpel på din viktiga kompetens och en attraktiv titel. Auktorisationen bygger kvalitetssäkrade redovisningstjänster som skapar trygghet för dina kundföretag.
Auktorisationsutbildning: Auktoriserad Redovisningskonsult − PUB
Branschens egen kvalificerade påbyggnadsutbildning på högskolenivå. Med lärarledda föreläsningstillfällen kombinerat med distansstudier når du de teoretiska kraven för auktorisation.
Certifieringsprogram: Bli Certifierad Affärsrådgivare
Påbyggnad för dig som är Srf Auktoriserad Redovisningskonsult. För att tydliggöra din roll som rådgivare erbjuder Srf konsulterna möjligheten att bli Srf Certifierad Affärsrådgivare. Certifieringen lyfter fram dig som en av landets främsta rådgivare inom redovisning.
PS. Du vet väl att du kan ha dubbla auktorisationer både som Auktoriserad Redovisningskonsult och Auktoriserad Lönekonsult.
Srf konsulterna – professionell utveckling
Se hela vårt kursutbud på srfutbildning.se
Ny sökomgång för statligt hyresstöd för perioden
1/1–31/3 2021 – startar 3 maj
För att mildra de ekonomiska konsekvenserna av smittspridningen och myndigheternas restriktioner har regeringen beslutat att det statliga hyresstödet återinförs för januari-mars 2021. Stödet är utformat så att hyresvärdar som sänker den fasta hyran för hyresgäster under perioden får kompensation med 50 procent av den nedsatta fasta hyran.
Villkoren för att få del av stödet är att det ska finnas ett befintligt hyresförhållande senast den 31/12-2020 och ett skriftligt avtal om hyresrabatt mellan hyresvärd och hyresgäst. I övrigt följer stödet den konstruktion som togs fram under våren 2020.
Ingen skatt för coronagåvor och parkering under 2021.
Riksdagen har beslutat att skattefriheten för coronagåvor och fri parkering i anslutning till arbetet ska fortsätta att gälla under 2021. Skattefriheten för parkering gäller retroaktivt från 1 januari 2021 och omfattar alla yrkesgrupper och i hela landet. Det skattefria värdet för coronagåvor höjs till 2 000 kronor för 2021.
Skyddet av betalningsverktyg stärks
Brottsbalken ändras så att betalningsverktyg som kontokort och swish får ett starkare skydd mot bedrägerier och förfalskningar. Det nya brottet olovlig befattning med betalningsverktyg gör det straffbart att förvanska, förfalska eller skaffa ett betalningsverktyg på olaglig väg.
De nya reglerna börjar gälla den 31 maj och är en anpassning till EU:s direktiv om bekämpande av bedrägeri och förfalskning som rör andra betalningsmedel än kontanter.
Minska risken för att företagets information läcker
Nyligen upptäcktes att stora mängder personlig information från olika sociala kanaler var på vift. Uppgifterna har troligen samlats in med hjälp av automatiserade verktyg, via så kallad scraping. Det har alltså inte skett något intrång i datasystemen. Som företagare behöver du alltid ha koll och löpande vidta åtgärder för att minska risken att känslig information hamnar på avvägar. Några tips:
3 Minimera antalet personliga uppgifter
3 Minska exponeringen av företagets information
3 Avslöja inte känsliga detaljer
3 Omvärldsbevaka
3 Utbilda medarbetarna
Läs mer och få fler tips på informationssakerhet.se.
Nytt evenemangsstöd klubbat i riksdagen
Riksdagen har beslutat om ett nytt evenemangsstöd till arrangörer. Det innebär att staten står för delar av risken om ett evenemang inte kan genomföras eller begränsas i stor utsträckning till följd av covid-19. Totalt 3 miljarder kronor avsätts till detta. Stödet förutsätter godkännande av Europeiska kommissionen.
EU sätter ner foten om
AIEU-kommissionen har tagit fram ett förslag till ramverk för en säker användning av artificiell intelligens (AI) i alla medlemsstater. Kombinationen av ett AI-ramverk och en plan för samordning ska garantera pålitlig användning och respekt för grundläggande rättigheter för både människor och företag, samtidigt som investeringar i AI och innovation ska uppmuntras och främjas i hela EU.
Krisåtgärder
för alla som drabbas av sjukdom förlängs
Regeringen har beslutat att förlänga krisåtgärderna för anställda och företag som drabbas av sjukdom:
3 Staten fortsätter att ta ansvar för en del av företagens sjuklönekostnader under maj och juni. Ersättningen baseras på de sjuklönekostnader som arbetsgivaren rapporterar varje månad.
3 Schablonersättningen till anställda för första sjukdagen förlängs till 30 juni.
3 Stödet till enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag förlängs till 30 juni.
3 Det slopade kravet på läkarintyg under de 14 första dagarna för sjukskrivna förlängs till 30 juni.
3 Möjligheten till ersättning för vissa riskgrupper och vissa anhöriga till riskgrupper förlängs till den 30 juni. Det handlar om: sjukpenning i förebyggande syfte, smittbärarpenning och tillfällig föräldrapenning till föräldrar till barn som varit allvarligt sjuka och/eller när skolan eller förskolan stänger.
3:12 reglerna
Finansdepartementet vill komplettera 3:12-reglerna, de särskilda skatteregler som gäller för ägare till fåmansföretag. Syftet är att förtydliga rättsläget och förhindra att reglerna kringgås med hjälp av ägarstiftelser. Två nya bestämmelser föreslås:
Den ena innebär att en delägare som är verksam i företaget och samtidigt har ett bestämmande inflytande i en ägarstiftelse ska anses äga sådana andelar i företaget som ägs av stiftelsen.
Den andra handlar om tillämpningen av den så kallade utomståenderegeln. I fall då en stiftelse äger del i ett företag och dess delägare eller deras närstående kan få en väsentlig del av stiftelsens medel. I sådana fall ska stiftelsens ägande inte ses som ett utomstående ägande
Finansdepartementets förslag är nu ute på remiss.
Anståndstiden förlängs igen
Riksdagen förlänger återigen anståndstiden för inbetalning av skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och moms. Samtidigt utökas möjligheten till anstånd till sammanlagt sju redovisningsperioder och avgiften halveras.
Enklare för gravida företagare att få graviditetspenning
Nu behöver gravida företagare som ansöker om graviditetspenning med anledning risker kopplade till covid-19 inte längre skicka in ett läkarutlåtande från en arbetsmiljöspecialist.
Ny EU-strategi mot korruption
Pandemin och de ekonomiska konsekvenserna av den förväntas öka riskerna för korruption. Eftersom 60 procent av den organiserade brottsligheten inom EU är inblandad i korruption (källa: Europol) är en viktig del i EU:s nya strategi att bekämpa den organiserade brottsligheten. EU-kommissionen har därför beslutat att utvärdera om dagens regler är tillräckligt effektiva och hur samarbetet och informationsutbytet kring korruption och organiserad brottslighet kan stärkas. Andra mål med strategin är att minska vinningen med brott och öka säkerheten.
Åtgärdspaket för
hållbara investeringar
EU presenterar ett paket med förslag på åtgärder som ska öka andelen hållbara investeringar inom unionen. Initiativet ska tydligöra vilka aktiviteter som bidrar mest till att uppnå EU: s miljömål.
Strategin utgår för ett klimatneutralt Europa 2050 och syftar till att göra hållbarhetsinformation i företagsvärlden mer transparent så att finansiella institut, investerare och allmänheten kan använda och jämföra den.
Finansiella institut, som till exempel rådgivare, kapitalförvaltare eller försäkringsgivare ska kunna inkluderar hållbarhet i sina råd till kunder.
Sharon Lavie
Samarbete och rådgivning blir en allt större och
viktigare del av jobbet som redovisningskonsult.
Men vad krävs egentligen för att vara en bra rådgivare och i vilken ände ska man börja?
Gör en likviditetsbudget
– Det första steget i att undvika kriser är att se till att det finns likviditet, det vill säga pengar, för att täcka företagets utgifter. Även om budgeten pekar på goda resultat på lång sikt kan utgifterna ligga i ofas med inkomsterna. Genom att göra en likviditetsbudget varje månad kan man planera utgifter och inkomster över hela året och säkerställa så att pengarna finns när de behövs.
Bygg upp en buffert – Även om man planerar noga händer det oväntade saker. En maskin går sönder, en order ställs in, en kund går i konkurs eller din kund blir sjuk. Att bygga upp en buffert i händelse av sämre perioder är viktigt för att bygga en ekonomisk uthållighet.
Prata finansiell utveckling – God lönsamhet, stabilt kassaflöde och tillfredsställande vinst är indikatorer som tyder på att företaget är livskraftigt och har framtiden för sig. De är viktiga att diskutera med företagaren eftersom de också utgör underlag för framtida beslut. Till exempel om företaget någon gång behöver låna pengar.
Sparekonom på Lendo och Schibstedt
Påminn om att ta ut lön – Om en företagare inte tar ut någon lön eller en väldigt låg lön under en längre tid kan det skapa problem i framtiden. Både pensionen, sjukförsäkringen och a-kassan grundas på vilken lön du tar ut. Att ta ut tillräcklig lön är därför viktigt. Dessvärre tar så många som var tionde småföretagare inte ut någon lön alls. Hjälp dina kunder att räkna på detta!
Välj kortare karens – Företagare kan själva välja antal karensdagar. Gör man inget aktivt val får man automatiskt 7 dagar. Många lockas av att välja fler dagar eftersom man då även betalar en lägre sjukförsäkringsavgift. Det är en billig försäkring att få sjukpenning vid korta sjukskrivningar, men det har ännu större betydelse för företagare som blir långtidssjukskrivna. Inte minst om hen inte får någon sjukpenning alls under de tre första månaderna.
Glöm inte a-kassan
– En möjlighet som många företagare missar är a-kassan. För en eller ett par hundralappar i månaden kan medlemskapet ge upp till tre gånger så hög ersättning om du blir arbetslös jämfört med att inte vara med i a-kassan.
Uppmuntra att ta hjälp – Många företagare har ingen eller liten koll på bidrag, stöd och anstånd som går att söka när det är tufft, som nu under en pågående pandemin. Regeringen har lanserat en rad olika stödåtgärder som kan hjälpa många. Men en stressad företagare kan behöva hjälp med att få koll och här kan du som redovisningskonsult hjälpa till.
Tackla tillfälliga svårigheter – Ett företag som har ekonomiska problem eller är på obestånd kan ansöka om företagsrekonstruktion hos tingsrätten. Syftet är att komma överens med fordringsägarna om
en ekonomisk uppgörelse där de accepterar att skriva ner en del av skulderna. Rekonstruktionen ska även utmynna i en plan för att öka företagets lönsamhet. Målet är att öka kreditvärdigheten igen.
I din roll som redovisningskonsult sitter du på underlag och information. För att rekonstruktören ska kunna bedöma situationen måste bolaget kunna visa en uppdaterad löpande redovisning, som även används som underlag till borgenärer som exempelvis Skatteverket.
Stor skillnad i vardagen
med Automatiserad fakturahantering
Fakturahantering är en väldigt stor del av en företagares vardag. Mycket av tiden de lägger på att hantera olika transaktioner i sina företag går åt till just fakturor. Till att göra vissa saker om och om igen. Som att skicka och ta emot fakturor, kontrollera så att alla uppgifter stämmer, betala räkningar, registrera inbetalningar och bokföra.
Därför är det ingen slump att Fortnox har lagt extra krut på att automatisera arbetsprocesserna för just kund- och leverantörsfakturor.
Vi vet att det gör STOR skillnad för många, både företag och redovisningsbyråer - som istället kan lägga mer tid på det som de tycker är roligast och skapar störst värde. Som att bygga relationer och samarbeten som får företagens affärer att blomstra.
– Att skapa en smidigare vardag för så många som möjligt har varit utgångspunkten för oss när vi har utvecklat och lanserat våra senaste nyheter.
- Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag och Automatisk bokföring från kontoutdrag. Målet
är att våra kunder ska slippa så många manuella och tidskrävande arbetsmoment som det bara går. Vägen dit stavas automatisering.
Vill du också veta vad det innebär?
Nu kör vi!
Mer tid till rådgivning och realtidskoll
Med Fortnox fakturatolkning och Automatisk bokföring från kontoutdrag kan företagare och byråer få en automatisk hantering av kund- och leverantörsfakturor.
Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag innehåller en nybyggd tolkningsmotor som kan tolka en leverantörsfaktura direkt, oavsett hur den har kommit in, registrera den i programmet och dessutom ge förslag på hur den ska bokföras. När en ny faktura kommer in, visas ett kort i lobbyn eller appen som man klickar på för att kolla så att allt stämmer.
Den nya automatiserade fakturatolken jobbar supersnabbt och har dessutom fått ett nytt gränssnitt.
Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag:
I Fortnox gamla tolkningslösning har vi också bytt tolkningsmotor, till den nybyggda, så att fakturatolkningen numera görs på direkten. Vyerna kommer dock att fortsätta se ut som tidigare. Bokföringsförslag visas inte heller och tolkade fakturor syns inte i appen.
Om kunden gör det mesta av jobbet med leverantörsfakturor själv är vår rekommendation att byta till Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag.
Om byrån däremot sköter fakturorna löpande kan det finnas fördelar med den gamla lösningen.
Bättre överblick med en och samma vy
Med Bokföring från kontoutdrag kan en stor del av transaktionerna på företagets bankkonto hanteras och bokföras helt automatiskt. Förutsättningen är att det finns en bankkoppling och att transaktionen har en referens och summa som matchar med en befintlig kund- eller leverantörsfaktura.
Vyn för transaktioner i bokföringsprogrammet har också fått ett nytt utseende.
Numera syns alla in- och utbetalningar i en och samma vy och det är lätt för både företagaren och byrån att hålla koll på hur företaget
– Inga väntetider, fakturan tolkas i realtid.
– Mer tid över till rådgivning när systemet sköter jobbet.
– Tryggt och säkert med bokföringsförslag.
går och mår. Som grädde på moset pratar den nya vyn med Digital byrå och du som konsult får en notifiering när det finns nya transaktioner att hantera för en viss kund.
När vi ändå var i renoveringstagen adderade vi en rad andra smarta funktioner till den nya tjänsten Automatisk Bokföring från kontoutdrag. Bland annat har vi numera stöd för valutakonton, det är en enklare hantering av avvikelser och dessutom en helt automatiserad process för fakturor skickade via Fortnox Finans.
Detta är Automatisk bokföring från kontoutdrag:
Med all den här nya smarta funktionaliteten kan vi på Fortnox alltså ta hand om en stor del av processen för att hantera kund- och leverantörsfakturor åt våra kunder. Från att en leverantör skickar en faktura som ska tolkas, betalas och bokföras till att en kundfaktura går iväg och det registreras en inbetalning på bankkontot, som sedan bokförs direkt i programmet. Det går snabbt, är smidigt och säkert. Både företagare och byråer sparar en massa tid på att tekniken istället sköter det manuella arbetet.
Hur kommer man igång?
Fortnox fakturatolkning aktiveras än så länge av byråns kund i Fortnox app. Det går då iväg ett mail till byrån med information om att klienten har aktiverat tjänsten. “Få hjälp av byrån” finns sedan med som ett alternativ i processen. Det kan handla om att kunden känner sig osäker eller behöver hjälp med att reda ut hur den ska bokföra.
Fortnox fakturatolkning finns även tillgänglig på webben och planen är att tjänsten ska kunna aktiveras där också i framtiden.
För byråerna är den stora grejen med automatisk fakturatolkning att de slipper en massa manuell hantering samt att de kan erbjuda sina kunder olika typer av samarbeten. Det innebär helt enkelt större valfrihet för byråns kunder.
För att kunna använda Automatisk bokföring från kontoutdrag när tjänsten är lanserad fullt ut behöver byråns kunder ha en bankkoppling. Vi har en tät dialog med alla stora banker i Sverige, men i nuläget är det bara vissa kunder kopplade till Handelsbanken, SEB och Länsförsäkringar Bank som kan använda den här tjänsten. När det är din tur att kunna göra det får du ett meddelande om det inne i Fortnox.
Den största fördelen med Automatisk Bokföring från kontoutdrag är såklart att det frigör en massa tid för byråerna till att samarbeta och jobba mer med rådgivning och relationsbygge. Eller, med andra ord - till det som är mest värdefullt för kunderna.
Så här har vi tänkt och jobbat För att kunna göra skillnad för så många som möjligt behöver vi inte bara ha koll på vilka processer de lägger mest tid på i vardagen. Vi på
– Tryggt och säkert med automatisk bokföring.
– Bättre överblick med allt som händer på banken i en och samma vy.
– Mer tid till rådgivning i realtid när systemet sköter jobbet.
Fortnox måste också vara transparenta och öppna för feedback. Därför lanserar vi funktionalitet löpande och i nära dialog med pilotkunder och övriga användare.
Fortnox fakturatolkning lanserades redan i maj förra året till kunder som inte har ett samarbete med en redovisningsbyrå. Många hade efterlyst snabbare tolkning av leverantörsfakturor. Nu, efter återkoppling och förfining, har Fortnox gjort tjänsten tillgänglig för kunder som har ett löpande samarbete med en byrå.
Men vi känner oss inte klara, utan vill ha in återkoppling så att vi kan optimera tjänsten så att den passar fler byråsamarbeten ännu bättre.
På samma sätt har Automatisk bokföring från kontoutdrag rullats ut i etapper och vi flyttar över kunder till den nya tjänsten successivt under 2021. Utvecklingsteamet har jobbat nära ett 60-tal pilotkunder där merparten har varit redovisningskonsulter. Detta samarbetet har gett värdefull återkoppling och i stor del styrt vad och hur vi prioriterat att utveckla. Det är precis så vill arbeta, med värdefull feedback från de som kan branschen på bästa sätt skapar vi tillsammans auto-magi.
tips för en smartare fakturahantering
1. Om du inte redan har en bankintegration – skaffa en nu så är du förberedd när det är dags att komma igång med Automatisk bokföring från kontoutdrag
2. För att öka automatiken för inbetalningar kan du lägga till en OCR-kontroll hos din bank.
3. Om du har en bankintegration med stöd för att skicka betalningar direkt från Fortnox till banken – använd den för att få största möjliga automatisering av leverantörsfakturorna.
4. Dina kunder kan sköta hela hanteringen av en leverantörsfaktura direkt via Fortnox App. Från att den inkommer till Fortnox till att den skickas för betalning.
5. Om du är nyfiken på att se hur Fakturatolkning med bokföringsförslag fungerar finns det ett smidigt demoläge att kika på i Fortnox App.
Emma Psilandersköld, produktchef och Emma Alserin, produktspecialist
Pilotkunden
Emma
Idag tar många för givet att man ska kunna få en live-uppdatering och det kan de nu.
Att skräddarsy samarbeten med kunder i olika branscher och alla möjliga storlekar är Emma Johanssons paradgren. Det är det hon går igång på och har fått fria händer att göra under de fem år som redan gått sedan hon avslutade sin YH-utbildning. Då hade byrån hon fick jobb på redan börjat flytta över sina kunder i Fortnox.
– Då handlade det ju bara om att jobba webbaserat för att alla inte kunde vara inloggade på fjärrskrivbordet samtidigt. Man förstod inte alls hur kraftfullt det var eller vilka möjligheter det öppnar upp, säger Emma.
Sedan något år tillbaka jobbar Emma på ProEkonomi, med 12 medarbetare i Göteborg, Kungälv och Stockholm. Emma har fortfarande helt fria händer när det gäller att göra det hon tycker är roligast - testa och göra nytt. Så när frågan om att vara pilotkund i Fortnox Fakturatolkning och Automatisk bokföring från kontoutdrag var svaret givet.
Redan efter ett par månader har ett 15-tal av Emmas kunder aktiverat Fortnox bokföring från kontoutdrag.
Både kunderna, Emma och kollegorna på byrån är supernöjda.
– Upplevelsen är att det är väldigt enkelt och tydligt, att flödena är
självförklarande och man förstår precis vad man behöver göra när man är inne i vyn, säger Emma.
Den största vinsten med bokföring direkt från kontoutdraget är att det sparar en massa tid för konsulten, som numera bara behöver hantera avvikelser. Det som stämmer och är korrekt sköter mjukvaran automatiskt. Att byråkonsulten slipper lägga så mycket tid på det som redan har hänt gör att hen kan fokusera på det som ska ske i framtiden istället. På rådgivning som hjälper företagen att nå de mål och den vision som de har satt upp.
För kunderna är det starkaste argumentet för att bokföra från kontoutdraget realtidskoll.
– Idag tar många för givet att man ska kunna få en live-uppdatering och det kan de nu. Det är väldigt enkelt att hålla löpande koll på reskontran och vad som behöver göras för att få en helt grön vy där alla fakturor är betalda och bokförda, säger Emma.
En annan aspekt som Emma tycker är viktig att lyfta är säkerheten. Eftersom Fortnox bokföring från kontoutdrag kräver 100 procents matchning kan kunderna känna sig trygga med att allt blir korrekt.
Den snabba teknikutvecklingen i branschen och samhället i stort gör att dagens kunder har höga förväntningar på vilken typ av funktionalitet som ska finnas. Uppdateringar i realtid är en sådan. Att det ska gå snabbt och kunna skötas överallt är en annan. Man vill kunna göra mer och mer on the go, helst i mobilen. Som till exempel att betala och bokföra leverantörsfakturor.
– Fortnox Fakturatolkning är perfekt för lite mindre företag som sköter mycket av fakturorna själva. Eftersom det är helt automatiserat går det snabbt och bokföringsförslag är en trygghet för kunden, säger Emma.
Att skapa det perfekta samarbetet med kunden är som sagt Emmas specialitet och hon tycker att Fortnox underlättar väldigt mycket för henne. Dels för att det finns många färdiga lösningar, som till exempel Fortnox Fakturatolkning och Bokföring från kontoutdrag samt en massa smarta integrationer. Dels för att det också är lätt att bygga egna lösningar. En annan sak som funkar jättebra är supporten. Jag har fått bra gehör och stöd från dem.
Har du tid? Vi har tid för dig.
Med Blikk får du full koll på tidredovisning, kvitton, fakturering och löneunderlag – både för dig som byrå och dina kunder.
Blikk Byrå
Rabatt
för medlemmar
i FAR & SRF
Tidrapportering för redovisningsbyråer
Flexibel tidredovisning för fakturering och lön
Uppdragshantering, jobba med löpande och fasta priser samt återkommande fakturering
Effektiv resursplanering
Förenklad hantering av kvitton och utlägg
Avtalshantering med e-signering
Analysverktyg och rapporter
Blikk Byrå Partnerportal (kostnadsfri)
Samarbetsverktyg för dig och dina kunder
Minska dubbelarbete och förenkla arbetsprocesser
Sakgranska tidrapporter, kvitton och utlägg
Överför tids- och lönedata till lönesystemet
Dela årshandlingar och andra viktiga dokument
Skicka meddelanden
Underlätta samarbetet
Integrerat med Fortnox, Visma eEkonomi och Visma Administration
Fördelaktiga partnerupplägg Molnbaserat Månads- eller årsabonnemang Kostnadsfri support
TESTA GRATIS OCH BOKA DEMO
Besök www.blikk-byra.se
eller ring 0911-25 73 00
hej till
Vi ska lösa rätt problem på rätt sätt.
Nina Solborg – produktägare
Utvecklingsteamet Säg
På Fortnox jobbar 225 personer med produktutveckling. Det finns ett 30-tal olika team som består av allt från utvecklare och testare till produktägare, produktspecialister och produktdesigners. Emma Psilandersköld, Emma Alserin och Nina Solborg leder två av teamen som tillhör produktområdet redovisning.
Att jobba med utveckling på Fortnox kan se väldigt olika ut beroende på vilket team man tillhör. Det finns ingen stöpt form, säger Emma Alserin. Emma och Emma har störst fokus på bokföring och samarbetet med bankerna i vardagen, medan Nina jobbar mest med fakturatolkning och leverantörsfakturor. I över ett år nu har kollegorna jobbat hemma, något som har skapat både utmaningar och kreativa lösningar.
– Många har kanske förutfattade meningar eller förväntningar att en utvecklare vill sitta för sig själv och koda, men så är det verkligen inte i vårt team. Vi jobbar sida vid sida och löser problem tillsammans.
För att bibehålla det under perioden vi arbetat hemifrån har vi ett stående möte i Google Meets där man kan få hjälp och dela erfarenheter, berättar Emma Psilandersköld.
En helt vanlig dag för Emmas, Emmas och Ninas team inleds med en avstämning där man går igenom tillsammans vad som har gjorts, vad som ska göras under dagen och om något sätter käppar i hjulet. Kalenderbokningen är på en kvart, men oftast håller de på längre.
– När alla jobbar på distans är det viktigt att hinna med och småprata.
En hel del av det vi gör syns inte, det finns liksom ”under huven” men det kan ändå vara väldigt viktigt för många kunder.
Byråerna en viktig del av utvecklingsarbetet
Fortnox strategi för arbetet med produktutveckling är att digitalisera och effektivisera vardagen för småföretagare och redovisningsbyråer. Både genom att utveckla ny funktionalitet och vidareutveckla befintliga produkter och tjänster.
Det handlar dels om att lösa rätt problem, dels om att hitta rätt lösning. Målet är att göra skillnad för så många som möjligt. Kundens perspektiv står i centrum och kunderna är en viktig del av utvecklingsprocessen, men kanske inte alltid på det sättet som man tror.
Att identifiera ett problem är den första fasen i ett utvecklingsprojekt och med problem menas då inte bara att något är fel, desto oftare handlar det om funktionalitet som saknas eller måste förbättras. Återkopplingen om vilka problem som behöver lösas kommer från olika håll – supporten, säljavdelningen och alla kunder/byråer som deltar i användartester, pilotprojekt eller referensgrupper.
Nästa steg i projektet är att hitta en lösning och många på Fortnox är med i dialogen om hur man ska bygga funktionalitet som blir bäst för kunderna. I vardagen är det produktägarna som har koll på backloggen och vad
som ligger överst i att göra-listan. Det som har högst prio är det man stämmer av och tar tag i först.
Teamen stämmer av löpande vad som har blivit gjort, vad som funkat, om det finns idéer att ta vidare till andra projekt eller någon som man vill tacka lite extra.
– Det är viktigt att inte bara prata problem och lösningar, utan lyfta allt det som vi åstadkommer tillsammans och reflektera kring hur vi kan bli ännu bättre, säger Emma Psilandersköld.
Automatisering och sömlösa flöden
Digitalisering och automatisering är megatrender i samhället och något som alla utvecklingsteam på Fortnox arbetar med på olika sätt.
Det handlar om att skapa smarta produkter och tjänster som driver på utvecklingen. Det handlar även om att se till så att kunderna använder all den funktionalitet som finns på rätt sätt. Sömlösa flöden mellan olika system - bankernas, företagens, myndigheternas och byråernas - är också något som dagens och framtidens kunder förväntar sig. Här har Fortnox kommit en bra bit på vägen, men jobbar på att bli ännu bättre.
Tommy Karlsson John Herrlin
Det bästa
Systemutvecklare
Det bästa
Gemenskapen! I de olika teamen, men också gemenskapen som finns i hela bolaget.
Det mest utmanande
Variationen på problem som man ställs inför. I kombination med den stora utvecklingsmiljön som Fortnox har. Det är många olika system som ska hänga ihop på ett logiskt sätt.
Hur kan du göra mest nytta för kunderna?
Det handlar om att automatisera viktiga arbetsprocesser, som till exempel Fakturatolkning med bokföringsförslag. Den kommer att göra stor skillnad för kunderna.
Systemutvecklare
Svårt att säga bara en sak! Så jag säger möjligheten att påverka och göra skillnad i vardagen för så många företagare och byråer. Och att Fortnox ligger i framkant. Det är kul!
Det mest utmanande
Att alla kunder är unika kan vara utmanande ibland. Det är inte alltid helt lätt att utveckla system för så många olika kunder.
Hur kan du göra mest nytta för kunderna?
Genom att automatisera deras arbetsflöden. Nyheten Bokföring från kontoutdrag är ett utmärkt exempel på det.
Sveriges bästa CRM för småföretag
Med Salesbox CRM kopplat till Fortnox kan era kunder digitalisera all kundhantering, från prospektering till fakturering.
Aktivera Salesbox åt era kunder via Fortnox App Market!
Salesbox gör småföretag 100% digitala
Synkar kunder, orders, fakturor, artiklar med Fortnox
Loggar automatiskt mejl & möten från
Office 365 & Google
Skicka och spåra personliga massmejl i realtid
Inbyggda offert & avtalsmallar
Inbyggd elektronisk signering av dokument med BankID
Gör det möjligt att importera valfria leads från LinkedIn
Få in leads automatisk via kontaktformulär för Wordpress
Loggar alla samtal via mobilappar för
iPhone & Android
Exporterar kunder till nyhetsbrev i Mailchimp 29kr per månad - Ingen bindningstid - Testa gratis
Salesbox gör er som byrå effektivare!
Skapar automatiskt fakturor i Fortnox
Ni kan hantera fler kunder på samma tid
Ni digitaliserar era kunders verksamhet
Ger inblick i era kunders affärer & prognoser
Besök oss på salesbox.com/sv
Några nyheter:
– Avstämning med transaktionsanalys
– Periodbokslut
– Bokslut
– Årsredovisning med digital inlämning
– Skatteprogram
Fortnox + Agoy
= komplett erbjudande till Sveriges redovisningsbyråer
Japp, det är sant. Fortnox har gått in som delägare i startup och fintechbolaget Agoy, som utvecklar en fristående molnbaserad mjukvara som förenklar redovisningskonsultens jobb med skatt, bokslut och årsredovisning.
Vi har också tecknat ett treårigt samarbetsavtal med Agoy, som innebär att vi redan under hösten i år tar de här produkterna till marknaden under Fortnox varumärke och integrerar i våra egna lösningar, säljer och ger support. Agoy fortsätter att utveckla själva mjukvaran.
I och med avtalet med Agoy har Fortnox nu ett komplett digitalt erbjudande till Sveriges redovisningsbyråer, där de kan sköta hela kunduppdraget i en och samma plattform. Camilla Skoog, som är affärsområdeschef på Fortnox, är nöjd.
– Det har hänt mycket med den digitala mognaden bara under det senaste året och det här är produkter som är efterlängtade och efterfrågade. Eftersom byråerna är superviktiga för oss gör vi allt vi kan för att ge dem den funktionalitet de behöver. Vi ser också till att leverera produkter som ligger i framkant vad gäller teknik. Vårt mål
är att byråerna ska jobba smartare, inte hårdare.
Agoys lösningar kompletterar Fortnox befintliga produktsvit för redovisningsbyråer med automatiserade tjänster för periodavstämning och periodrapporter, bokslut, skatt och årsredovisning.
Alla verksamheter behöver dem, men de används i första hand av ekonomer och redovisningskonsulter. Från och med i höst kommer de att vara integrerade i Fortnox utbud med sömlösa och smidiga arbetsflöden för byråer.
För branschen av branschen
Den 1 september utökar Fortnox erbjudandet till Sveriges redovisningsbyråer med Agoys molnlösning för period- och årsbokslut samt årsredovisning.
Vi träffade Agoys grundare Carl-Magnus Falk för att ta reda på hur allt började.
Carl-Magnus Falk beskriver sig själv som en enkel söderkis med en stark kreativ ådra och grym förmåga att nätverka – som samtidigt gör upp femårsplaner för sitt liv. När han var i 20-årsåldern bestämde han sig för att viga de kommande åren åt att ha kul. Så han utbildade sig till kock, blev kökschef i Åre och jobbade hårt.
Därefter var planen att plugga ekonomi och bli auktoriserad revisor. Han ser sig själv som en ganska udda figur som inte passar in i de fina salongerna.
Men genom att välja en av de tuffaste utbildningarna har han tagit sig dit ändå. Parallellt med studierna fortsatte han som kock, en stressig period som har präglat hans syn på vad som kännetecknar ett sunt arbetsliv på djupet.
Även hans nästa femårsplan gick i lås och Carl-Magnus startade redovisningsbyrån Falköga – där han har varit väldigt noga med att skapa en arbetskultur utan allt för mycket stress som utmärker branschen i stort.
– Därför har vi 35 timmars arbetsvecka, sju veckors semester, bara möten mellan 10 och 15, strikt mailpolicy och tillgång till stresscoach, säger Carl-Magnus.
Idén till Agoy föddes även den ur en vilja att göra saker smartare och slippa jobba på kvällar, nätter och helger.
Jag visste redan då att det vi ville göra var rena drömmen för Fortnox
Carl-Magnus Falk – Agoys grundare
– Vi skulle göra periodavstämningar och satt som alla andra med hemmabyggda och tidskrävande excel-lösningar och var stressade. Vår lösning blev top notch och jag ville göra en webbaserad version för att spara tid, säger Carl-Magnus.
Det var ingen som trodde på idén, något som väckte revanschlustan och Carl-Magnus bestämde sig för att satsa ändå. Det första målet var att ta in två miljoner kronor från externa finansiärer och anställa ett par kodare på heltid. Då – sent på hösten 2019 – fanns inte en enda rad kod, men Carl-Magnus var övertygad om att detta kunde bli något stort.
– Jag visste redan då att det vi ville och skulle göra vore rena drömmen för Fortnox, säger Carl-Magnus.
Sedan, när Agoy väl började ta form, trillade det in pengar från olika håll. Och tack vare Carl-Magnus grymma förmåga att nätverka kom han så småningom i kontakt med Fortnox.
– Jag är jättevass på det men för mig handlar nätverkande inte om skryt, utan att veta vem man ska fråga när man behöver råd, stöd och hjälp med att ta nästa steg. Jag rådfrågar mitt nätverk om allt, säger Carl Magnus.
Från och med 1 september blir Agoy en del av Fortnox erbjudande och lanseras då som Fortnox Bokslut & Skatt.
De största fördelarna med Agoy sett ur redovisningsbyråernas perspektiv är att det är 100 procent molnbaserat och sömlöst integrerat i Fortnox. Dessutom är Agoy utvecklat av konsulter som vet hur byråerna jobbar och vill jobba.
– Det är inte lika utvecklingsstyrt som många andra system och därmed betydligt mer användarvänligt för konsulterna, säger Carl-Magnus.
På frågan om vilken känsla han vill att Agoys användare ska få svarar han att det ska kännas behagligt och rofyllt.
– Klickjakt är religion för oss. Man ska inte behöva klicka runt eller fram och tillbaka. Det ska inte heller finnas en massa onödiga knappar och menyer att välja mellan och bli stressad över, säger Carl-Magnus.
Hans plan för de kommande åren handlar mycket om Agoy och Falköga. För även om Fortnox nu börjar sälja Agoy under eget varumärke kommer Agoy att fortsätta ansvara för utvecklingen. Och Falköga, som är en viktig del i utvecklingen av Agoy som växer. Nyligen öppnades ett nytt kontor.
Att det blev just Växjö handlar om olika saker. Vi har redan flera medarbetare på plats och det är lättare att rekrytera i Växjö än i Stockholm. Plus att jag faktiskt har mina rötter i Småland, avslutar Carl-Magnus.
Samarbeta med den Löpanderedovisningen
Lägger du din tid på rätt saker? På relationen med kunderna och att guida dem genom djungeln av beslut det innebär att vara företagare? Om svaret är ja - grattis till dig! Om svaret är nja, eller kanske till och med nej - då har du kommit rätt. Här lotsar vi dig som redan sköter den löpande redovisningen åt dina kunder genom våra fyra viktigaste automatiserade flöden.
Om du redan har ett löpande samarbete med dina kunder, där du gör det mesta av arbetet ska du spana in våra smarta flöden för kundfakturor, löner, leverantörsfakturor och kvitto & resa.
Om du inte redan gör det är det dags att börja använda de smarta funktioner som finns i de här flödena.
Grejen för dig som byråkonsult är att du får tillgång till underlag i realtid, kan ge bättre rådgivning och slipper lägga tid på att mata in uppgifter manuellt.
Grejen för de företag som outsourcar den löpande redovisningen till en byrå är att de får bättre inblick i ekonomin och hur företaget egentligen går. Med Fortnox smarta flöden för
kundfakturor, löner, leverantörsfakturor och kvitto & resa kan du och kunderna säga hejdå till onödig administration för all framtid.
Så här gör du för att samarbeta smartare
Utöver att skaffa licenserna är det enda dina kunder behöver göra för att ni ska kunna ta del av våra fyra smarta, automatiska flöden är att skaffa Fortnox App och en bankkoppling. Då kan ni sätta upp en skräddarsydd och tydlig arbetsfördelning er emellan. Kunden laddar upp alla underlag i Fortnox App när som helst och var som helst.
Du får då ett meddelande om det i
Digital byrå och kan hantera ärendet direkt. Det är smart, smidigt och säkert. Ett extra plus är att appen är kostnadsfri när man använder Fortnox program.
Känns det fortfarande lite jobbigt och läskigt att utmana arbetssätt som har funkat hittills? Spana då in Fortnox Digital PT, där du får hjälp med att trimma byråns arbetsprocesser med hjälp av smart teknik. Där dedikerade experter från Fortnox hjälper dig att ta nästa steg på den digitala resan. Det kostar inget och vi släpper inte taget förrän du är framme. Det vill säga där du vill vara.
”Genom att automatisera kan du samarbeta smartare och göra större skillnad för både byrån och kunderna.”
1. Kundfakturor
Detta gör byrån
Detta gör kunden
En faktura skapas i Fortnox Fakturering och skickas automatiskt med Fakturaservice.
2. Leverantörsfakturor
Detta gör byrån
Fakturan konteras automatiskt i Fortnox, godkänns eller ändras.
Detta gör kunden
Företaget attesterar fakturan i Fortnox, i appen eller på webben.
Redovisningsbyrån gör en avstämning och kontrollerar eventuella avvikelser.
Hjälper till i frågor som berör ekonomi och affärsutveckling.
Fakturaservice skickar ut fakturan och sköter automatiskt eventuella påminnelser och inkassokrav.
När betalningen kommit in matchar Fakturaservice den mot rätt faktura, bokför betalningen och gör automatiskt dagliga utbetalningar.
Betalningen sker per automatik via koppling mellan Fortnox och bank.
Företaget attesterar betalningen i sin internetbank.
Återrapportering sker via bankkopplingen och betalningen bokförs.
Redovisningsbyrån gör en avstämning och kontrollerar eventuella avvikelser.
Klart!
Fakturan är betald, bokförd och finns sökbar för både företaget och redovisningsbyrån.
Företaget behöver Fortnox Fakturering, samt aktivera Fakturaservice. Sedan väljer företaget själv om alla eller enstaka fakturor ska skickas via Fakturaservice.
– Kostnadseffektiv fakturahantering genom fast, låg kostnad per faktura och minimal arbetsinsats
– Enklare att få betalt i tid och bättre likviditet
– Spara tid på automatisk registrering av inbetalningar, kontering och bokföring
– Slipp ev påminnelse- och inkassohantering
Klart!
Fakturan är betald bokförd och finns tillgänglig för både företaget och redovisningsbyrån.
Företaget behöver Fortnox Lev. fakturaattest och aktivera Fakturatolkning, samt be leverantörer skicka fakturorna till unik e-postadress, eller vidarebefordra dem själva dit.
– Slipp sprätta kuvert, arkivera och söka i pärmar när du letar efter gamla fakturor
– Spara tid genom digital attest via Fortnox App
– Spara tid på automatisk registrering av inbetalningar, kontering och bokföring
– Bättre kostnadsuppföljning i realtid
Fakturan tas emot och tolkas om det behövs.
3. Löner
Detta gör byrån
Detta gör kunden
Allt är förberett inför lönekörningen men kan ändras och kompletteras.
Lönebeskedet publiceras.
De anställda rapporterar in avvikelser, sjukdom, semester, övertid med mera i appen eller på webben.
Ansvarig chef attesterar lönen i Fortnox.
Utbetalningen sköts enkelt via koppling mellan Fortnox och banken.
Den anställde får lönebeskedet digitalt i appen eller på webben via inlogg med BankID.
Företaget attesterar löneutbetalningen i internetbanken.
Utbetalningen är klar!
Lite återstår: deklaration/skatt, semester, statistik och bokföring.
Företaget behöver Fortnox Lön, samt de anställda Lön Personlig. För smidig tidrapportering och säkra lönebesked, ladda ner Fortnox App som har BankID-inloggning.
– Minskade felkällor och ökad effektivitet genom dela på arbetet mellan företaget, de anställda och lönekonsulten – rätt person gör rätt sak
– Ökad delaktighet minskar eventuella frågor
– Bättre kontroll för företaget genom digital attest
– Underlättar för de anställda att kunna rapportera via appen och att även ha saldon och lönebesked samlat där
Fyra flöden – så samarbetar
4. Kvitton & Utlägg
Detta gör byrån
Detta gör kunden
Kvittot fotograferas i appen, information ifylls och godkänns.
Ansvarig chef attesterar.
Utläggsrapporten kommer in med automatiskt konteringsförslag.
Utläggen skickas till bokföringen och som underlag för utbetalning via bank eller lön.
Företaget attesterar utbetalningen i sin internetbank.
Klart!
Utlägget är utbetalt och bokfört.
Företaget och de anställda behöver Fortnox Kvitto & Resa. Använd mobilappen Fortnox Kvitto & Resa för att skapa och skicka in utläggsrapporter och reseräkningar, samt attestera.
– Slipp onödig administration genom att digitalisera alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar
– Spara tid på automatiserad avläsning av kvittot, kontering och bokföring
– Bättre kontroll för företaget genom digital attest
– Programmet håller reda på alla regler som gäller för reseräkning och utlägg
NYHET!
Fortnox Löpande
Smart paketering för kunden där du gör allt löpande.
Att hitta rätt i djungeln av smarta produkter för den löpande redovisningen kan vara svårt. Samtidigt är inget samarbete det andra likt. Därför har vi gjort det lättare för byråerna och kunderna att skräddarsy gemensamma lösningar. Så att de får de där välsmorda digitala flödena som båda älskar.
Fortnox Löpande är perfekt om det redan finns ett nära samarbete, där byrån gör det mesta och kunden en del. Usp:en för kunden är att hen sparar pengar på att köpa licenserna paketvis och inte en och en. Grejen för byrån är att byråkonsulterna får jobba med företagare, affärer och relationer istället för onödig administration.
I paketet ingår
– Bokföring Attest & Läs – Fakturering – Leverantörsattest – Fortnox App
129kr/mån.
Tipsa kunderna om detta paket när:
3 Ni behöver skicka underlag fram och tillbaka på ett smidigt sätt
3 Byrån hanterar den löpande redovisningen
3 Kunden fakturerar själv
3 Byrån sköter bokföringen
3 Kunden attesterar alla leverantörsfakturor på egen hand
Den perfekta kombinationen
Fortnox hjälper dig med ekonomin. XTND plattformen ger dig kontroll över order och varuflöde. Den perfekta kombinationen som skapar det moderna affärssystemet, byggt för multikanal och tillväxt.
XTND plattformen effektiviserar order, lager och inköpsprocesserna. Fortnox hanterar dina ekonomiska transaktioner. Tillsammans blir vi en perfekt kombination - ett molnbaserat affärssystem för handel. Hela ditt varuflöde digitaliseras, du får överblick över ditt lager i realtid och du slipper manuell handpåläggning.
XTND plattformen är ett skalbart system med funktioner som multikanalförsäljning, orderhantering, lagerhantering/WMS, automatisk lagerpåfyllnad, koppling till tredjepartslogistiker samt saldosynkning i realtid mot lager och webbshop.
Vårt affärssystem är enkelt att implementera och integrera, så du kan enkelt skala upp och addera de funktioner din verksamhet har behov av.
Väx snabbare, bli effektivare och mer lönsam – eller bara få ordning på allt som känns svårt. Läs mer och kontakta oss på extend.se
Plattform för blivandeföretag
Förra året genererade Bolagspartner över 7000 välmående och livskraftiga bolag.
Livet som företagare består av olika faser – starta, driva och utveckla företaget. Vad som händer sedan beror på. Antingen lämnar man över till någon annan genom en försäljning, eller så lägger man ner bolaget och verksamheten upphör. Fortnox vill vara en aktiv del av och stötta genom hela livscykeln och nyligen tog vi ett stort och viktigt kliv mot vår vision.
Vi förvärvar plattform för bolagsstart – blivande företag kan starta eget direkt i Fortnox
Utöver förvärvet av Offerta och delägarskapet i och samarbetet med Agoy, har Fortnox förvärvat aktierna i ett dotterbolag till Bolagspartner AB – som säljer lagerbolag och har skapat en automatiserad process för detta.
Affären innebär att Fortnox redan i vår kan erbjuda sina kunder att köpa bolag i ett automatiserat flöde som integreras med Fortnox övriga produkter och tjänster för småföretagare. En smidig helhetslösning för kunder som hellre vill köpa ett befintligt företag istället för att starta
ett eget. Fördelarna är flera, men det som väger tyngst är att man slipper en massa byråkrati, jobbiga val av olika leverantörer och att man har nästan noll i startsträcka.
En enklare starttjänst är sedan länge efterfrågad av både företag och redovisningsbyråer, som nu faktiskt kan starta bolag via hemsidan eller direkt i Fortnox plattform. Starttjänsten kommer att paketeras ihop med övriga Fortnox produkter i ett komplett Starta bolag-erbjudande, som alltså äntrar marknaden redan under våren.
– Vi vill att det ska vara enkelt att starta företag och att så många som möjligt ska kunna göra det, säger Jesper Svensson, affärsområdeschef Fortnox i ett pressmeddelande.
Affären med Bolagspartner innebär att Fortnox blir störst i Sverige inom lagerbolagsverksamhet. Förra året genererade Bolagspartner över 7000 välmående och livskraftiga bolag.
tips från byråsupporten
1. 2. 3. 4. 5. 7. 8. 9. 10. 6.
Snart är det semester igen och då hjälps ni säkert åt med byråns kunder. Se då till att rätt konsulter har tillgång till rätt kunder i Digital byrå samt att kunderna har rätt programbehörigheter innan ni slänger er i hängmattan.
Fördelarna med att ha en bankkoppling blir fler! Om din bank har stöd för det kan du skicka betalningar direkt från Fortnox till banken. Vår nya tjänst Automatisk Bokföring från kontoutdrag kräver också en bankintegration och för att automatisera transaktionerna ytterligare kan du lägga till en OCR-kontroll hos banken.
Nyheten Automatisk Bokföring från kontoutdrag har också en egen tjänst i Digital byrå, som heter Digitala Banktransaktioner och notifierar dig när det finns transaktioner att hantera.
När du väl har aktiverat Automatisk Bokföring från kontoutdrag maxar du effekten genom att jobba i den nya vyn för att skapa verifikat och koppla transaktioner till fakturor.
Om du vill ge kunderna större ansvar i hanteringen av leverantörsfakturor ska du kolla in vår nyhet Fakturatolkning med bokföringsförslag. I den hanterar kunderna inkomna fakturor på egen hand, men kan ta hjälp av dig som konsult om det behövs.
I Fakturatolkning med bokföringsförslag kan en användare som har behörighet att spara men inte bokföra ges möjlighet att bara skapa fakturan. Det är bra när du som konsult vill ge ett större ansvar till kunden, men själv vill kunna bokföra inkomna leverantörsfakturor.
Leverantörer som ber om e-fakturauppgifter för att kunna göra en e-fakturakoppling till din kund vill ibland också ha GLN-nummer och/eller VAN-operatör. GLN-nummer är inte obligatoriskt men för att ta reda på det kan man söka på ”GLN” via “Hjälp”. VAN-operatören som Fortnox använder är Crediflow.
Nu kan du hantera e-fakturaförfrågningar via “Register>Kunder” och ”E-faktura-förfrågningar” högst uppe till höger. Där kan du även skicka massinbjudningar till kunder som du ska upprätta en e-fakturakoppling till samtidigt.
Är det dags för revision på någon av byråns klienter? Hör av er till oss så hjälper vi er med att skaffa tillfällig inloggning till revisorerna.
Tänk på att trycket på Fortnox lönesupport är högre under löneveckorna. Vi rekommenderar därför att ni påbörjar dialogen med era löneadministratörer i god tid.
Camilla Carlsson –
FAR
Teknikutvecklingen öppnar för en mer rådgivande roll för dig som redovisningskonsult.
Din kompetens kommer att behövas för att hitta rätt systemlösningar, säkerställa kvaliteten i uppdraget och utbilda kunderna i att hantera arbetsverktygen rätt och effektivt. Visst låter det bra? Du och dina kunder jobbar och blir framgångsrika tillsammans!
Att förändringar kan vara jobbiga är knappast någon nyhet. Men allt behöver inte ske över en natt. Det viktigaste är att du bestämmer dig och kan påbörja resan mot att jobba smartare och få mer tid till rådgivning tillsammans med dina kunder. Kan du dessutom formulera en vision om vart du vill komma är det också till stor hjälp på vägen. En vision kan vara ett drömtillstånd. Det måste inte ensvara ett realistiskt mål – men något som är värt att sträva efter och ger dig energi.
I den framtidsspaning vi gör på FAR ser vi att rollen som redovisningskonsult kommer att förändras i grunden. För dig som redan är konsult kan det innebära mer specialisering, till exempel inom
redovisning eller hållbarhet. Kanske kommer du att jobba som ekonomi- eller lönechef hos dina kunder? Eller med att analysera avvikelser och fungera som företagens bollplank? Det förändrade arbetssättet innebär stora möjligheter för dig att påverka din framtida roll.
Jag förstår att omställningen kan uppfattas som utmanande och att det känns läskigt att gå över i en mer rådgivande roll, inom till exempel hållbarhet. Men om du börjar med att bryta ner allt i mindre beståndsdelar tror jag att du kommer att upptäcka att du redan i dag hjälper dina kunder på ungefär samma sätt. Det kanske bara är så att du inte kallar det för rådgivning? Börja med att definiera vad rådgivning är för dig. Kanske handlar det om kalkyler och analyser, budget, lönekartläggning, nyckeltal? Ja, listan går att göra lång.
Ta vara på möjligheterna – för både dig och dina kunder. Tillsammans blir ni framgångsrika!
Lali Fjellström – SRF Konsulterna
Ibland är det nya idéer och arbetssätt som gör att vi måste utveckla nya arbetsverktyg.
Men många av oss upplever nog motsatsen just nu – en utveckling där ny teknik leder branschens utveckling. Och båda delarna behövs, tror jag.
Det är nyttigt att bli utmanad i tankemönster och processer med ny funktionalitet som kan sköta det löpande arbetet automatiskt. Samtidigt kan det vara farligt att luta sig tillbaka och överlåta förnyelsen av branschen till programvaruföretagen.
För att branschen ska fortsätta vara relevant krävs ett förändrat arbetssätt i grunden. Vi behöver se över våra affärsmodeller och processer så att vi fortsätter leverera värde, goda beslutsunderlag och relevanta råd till näringslivet – även när vårt arbete är automatiserat eller robotiserat. Det är inget hot för branschen, utan en möjlighet att göra nytt! Men att möta människor, vara nyfikna, bygga relationer, ta reda på behov, vara lyhörda, anpassa efter situation och personlighet och vara bollplank – det kan ingen maskin göra bättre eller snabbare än just vi människor.
Så ju bättre vi är på att bygga kundrelationer och proaktivt utveckla våra och kundernas processer mot mer effektivitet, kundvärde och högre kvalitet, desto mer gynnas våra verksamheter. En nöjd kund som du har hjälpt till större lönsamhet och stabilitet kommer att betala din faktura med glädje. När du hjälper kunderna att bli mer framgångsrika kommer du själv att bli mer lönsam – utöver den fantastiska känsla du går hem med varje dag.
Genom att utveckla kundens och din egen affär samtidigt, blir ni framgångsrika tillsammans.
På Srf konsulterna håller vi på att ta fram en digital kurs i byråutveckling för dig som behöver stöd på resan mot att skapa mer tid till rådgivning. Många konsulter utvecklar också sin kompetens inom just rådgivning med våra kurser inom certifierad affärsrådgivning. Feedbacken har bara varit positiv och visst är det en riktig win winsituation när du kan hjälpa dina kunder genom att vässa din egen kompetens?
1 3 2
På Fortnox vill vi veta vad ni tycker om att jobba i våra produkter. Därför finns Feedback-loopen här i Fortnox Magazine. Ni ställer frågorna och vi svarar.
Feedback l pen
Jag undrar om det finns någon smart lösning för hur man delar upp betalningen mellan byrå och kund när man köper tjänster hos er, t. ex fakturatolkning. Framöver kommer byråerna att vilja nyttja allt fler automatiska tjänster utan att belasta kunderna. Jag önskar att man kunde välja vem som ska ta fakturan för de olika tjänsterna man beställer.
Svar: Hej! Vi genomför just nu en databasmigrering för alla våra byråer. Den kommer att göra det möjligt att få det du önskar. När man väl är över i den nya databasen kan byrån välja att dela upp betalansvar för plustjänster och licenser mellan byrå och kund.
Jag tycker att Digital Byrå funkar bra när det gäller bevakningslistor, men jag hade önskat att programmet var mer som en klienthanterare, t. ex med möjlighet att lägga in verksamhetsbeskrivning, fler kontakter, skapa uppdragsbrev med mera. Är det något som är på gång?
Svar: Hej! Det kommer hända en hel del i Digital byrå framöver, egentligen allt det du tar upp. Man har också möjlighet att komma med input och påverka utvecklingen redan på ett tidigt stadium. Om du är intresserad, hör av dig till feedback.byran@fortnox.se
Jag undrar om det finns någon möjlighet att få en annan färg på fakturor som har sålts via Fortnox Fakturaköp med regress, men som ännu inte blivit betalda? Dessa vill man ju hålla lite extra koll på så att vi inte fortsätter göra affärer med kunder som inte betalar. I dagsläget ser man ju den enbart som grön – bokförd.
Svar: Bra input! När vi köper fakturan bokförs den som slutbetald i programmet och blir därmed grön. Under ”utökad sökning” har vi lagt till att man kan söka på de fakturor som man har sålt med regress och se om de är betalda eller inte. Så det är en bra funktion om man vill ha bättre kontroll. Vi tar förstås också med oss önskemålet om annan färg.
4
Vi har använt Nya Fortnox Tid sedan en månad tillbaka och vi tycker inte att modulen fungerar så bra. Naturligtvis gör vår ovana att det känns besvärligt, men vi upplever att modulen inte är färdigutvecklad och att det finns mycket som skulle kunna förbättras.
Svar: Tack för din feedback!. Fortnox Nya Tid har många fördelar jämfört med det gamla programmet för tidredovisning, men vissa saker kan man inte göra på samma sätt som i det gamla. Vi kommer att vidareutveckla Fortnox Nya Tid och tar med oss feedbacken om vad som saknas. Vi kommer att finslipa på befintlig funktionalitet och även bygga helt ny. Det kommer att ske tidigast under hösten.
5
6
Jag skulle önska att det fanns en historik i mailsystemet för verifikationer och leverantörsfakturor. Vi hamnar ofta i diskussioner med kunderna om underlag som saknas och som de påstår sig skickat in i systemet. Något som tyvärr inte alltid stämmer.
Svar: Hej! Detta har vi tänkt på i den nya meddelandefunktionen som är på gång. Däremot finns det inte något i planen just nu för mail, så det är något vi tar med oss. Vi tittar också på ett autosvar i meddelandefunktionen om man exempelvis har semester. Något releasedatum är inte satt ännu, men funktionen kommer längre fram.
Vi samarbetar helt digitalt med merparten av våra kunder och har integrationer mot alla banker som det går idag. Väldigt ofta föreslår Fortnox, om systemet inte klarar av att matcha betalningen, en med samma belopp och urvalet verkar vara slumpmässigt. Hos en hel del kunder är det många fakturor som är på samma summa eftersom man säljer samma sak till många. Det är då lätt hänt att betalningen bokförs utan att man reder ut vad som är vad.
När man upptäcker att det inte är korrekt så går det inte att rätta en redan gjord betalning utan att radera alla efterföljande betalningar som bokförts. Hos de större kunderna kan det vara rätt många. Det här blir inte helt smidigt och faktiskt inte genomförbart med större kunder.
Svar: Vi försöker gå till botten med problematiken kring in- och utbetalningar och, med hjälp av den data som bankintegrationen ger oss, kunna bokföra så hög andel som möjligt automatiskt. Det händer just nu mycket när det gäller hur transaktioner flödar mellan system och vi arbetar också för att eventuella avvikelser ska kunna hanteras så smidigt som möjligt. Vi är just nu mitt i utrullningen ”Bokföring från kontoutdrag”. Den, i kombination med den nya tolkningstjänsten för leverantörsfakturor, kommer att skapa en hög grad av automation.
Strategiskt tänk kring utveckling gör störst
skillnad för kunderna
Utveckling är en central del av Fortnox. Vi ska ta fram och lansera produkter och funktionalitet som inte bara gör vardagen smidigare och mer effektiv för våra kunder. De ska dessutom ligga i framkant vad gäller smart teknik. För att kunna leva upp till det behöver vi vara en attraktiv arbetsplats med moderna arbetsprocesser, tydliga roller och som tar tillvara kreativitet och innovation på bästa möjliga sätt.
Det är frågor av den här mer generella och strategiska karaktären som jag och mina kollegor i Fortnox fokusgrupp för utveckling jobbar med. Vi ska ha ett helikopterperspektiv och hålla ihop utvecklingen på Fortnox så att den ser likadan ut inom de olika affärsområdena. Varför det är viktigt? Allt handlar om att vara så effektiva som möjligt, att undanröja hinder och flaskhalsar och lägga vårt engagemang på det som gör störst skillnad för våra kunder. Det vill säga öka graden av automation i våra produkter så att Sveriges företagare och redovisningsbyråer kan jobba ännu smartare.
I fokusgruppen sitter utvecklingscheferna för alla våra affärsområden med. Men tvärtemot vad många nog tror är vi inte alls inblandade i vad som ska hända i respektive produkt, det sköter vår produktorganisation, som sätter upp roadmaps för vad som ska göras samt hur och i vilken ordning. Sedan tar utvecklingsteamen över, tar fram smarta lösningar och gör verklighet av planerna.
Fredrik Axelsson Dahlen Utvecklingschef
Under det dryga år som gruppen har funnits har fokus framförallt legat på arbetsprocesser och rollbeskrivningar. Men när de väl är på plats finns andra frågor att ta itu och jobba vidare med. Som till exempel att hitta nya och bättre strukturer för att ta tillvara medarbetarnas nyfikenhet kring ny och ännu smartare teknik.
För att kunna ligga i framkant behöver vi få in rätt kompetens i bolaget och därmed utöka vårt upptagningsområde för rekrytering. Samtidigt är det är ju vår fantastiskt fina sammanhållning och laganda som gör att vi sticker ut från mängden. Och den bygger vi faktiskt bäst när vi är på plats på kontoret. Det gäller alltså att vända det nya och stundtals utmanande corona-läget till en framtida möjlighet.
En annan viktig fråga hänger ihop med det faktum att Fortnox numera inte bara växer organiskt, utan genom förvärv av andra bolag. Hur ska vi få ihop de nya produkterna, medarbetarna och den nya företagskulturen med Fortnox?
Det här numret av Fortnox Magazinet har handlat mycket om utveckling och jag hoppas att du har fått bra inblick i hur vi tänker kring och jobbar med det. För oss är kundernas input viktigast av allt och vi har flera olika vägar för feedback och projekt där man mer än gärna får vara pilotkund.
Var med och gör din röst hörd du med!
Har ni fortfarande kunder som saknar koppling mot
Fortnox?
Ordersystem för hantverkare inom service och installation med full koppling mot Fortnox.
Enkelt för dig, enkelt för kunden.
Branschanpassat ordersystem utvecklat sedan 1989. Anpassat för alla arbetsplatser
- fältet, kontoret eller hemmet.
Med SDF Ordersysstem har användarna full koll på prissättning, arbetsorder, personal, projekt och dokumentation.
Och dessutom:
• kostnadseffektivt
• fri support i årsavgiften
• personlig och trevlig service
Kopplingar mot Fortnox
• Faktura eller order
• Löneunderlag
• Kunder
• Artiklar
• Import av leverantörskostnader till projekt i SDF
• ROT
Ordersystemet för service och installation
Äntligen! Allt för redovisningsbyrån:
VÄLKOMMEN BOKSLUT & SKATT!
Från 1 september kan du och hela byrån sköta alla delar av redovisningen i ett och samma system. Från löpande bokföring, avstämning, bokslut, månadsbrev, årsredovisning och skatt. Jobba smartare, inte hårdare – samla allt i Fortnox. fortnox.se/bokslut-skatt
