Fortnox Magazine 3 - 2017

NR. 3 - 2017

FÖR HELA REDOVISNINGSBRANSCHEN

GDPR

– EN NY VERKLIGHET FÖR REDOVISNINGSKONSULTEN

BÄTTRE ÖVERBLICK OCH KONTROLL MED FORTNOX LAGER NYA TIDER FÖR FORTNOX TID Branschnyheter Versionsnyheter Tips & tricks

FRÅN KRIS TILL FÖRSTA PRIS Årets framtidsbyrå satsade på den digitala vägen

SEN I STARTEN – STARK I SPURTEN

BDO går i bräschen för digitaliseringståget

FORTNOX KVITTO & RESA

– en ny app för smidig kvittohantering

Integrera avancerad Order Management, lagerkoppling & inköp till Fortnox

Order

Lager

Extend & Fortnox är en perfekt kombination för att bygga ditt ekosystem av affärskritiska system. Alla ekonomiska transaktioner hanteras i Fortnox och flödet av Order - Inköp – Lager – Distribution, i Extend. Vi tror på att bygga sin egen lösning av applikationer som passar bäst för just dig. Därför har Extend många färdiga integrationer till bla Ica, Coop, Svefaktura, e-handelsplattformarna Magento, WooCommerce, Shopify mfl. vilket möjliggör att du anpassar lösning efter dina behov.

Inköp

Exempel på funktioner: Multikanalförsäljning, Order Management, lagerhantering/WMS, automatisk lagerpåfyllnad, koppling till 3PL:are, saldosynkning i realtid mot lager - webbshop samt dropshipping.

Vill du veta mer?

För att drömma stort, måste man tänka litet.

Det är i detaljerna allt avgörs. Kontakta oss för att ta nästa steg; växa snabbare & effektivare eller bara få ordning på allt som känns svårt. Låt oss bjuda på lunch och berättar mer. Boka en tid som passar dig på, www.extend.se/skypelunch

Innehåll

VÄLKOMMEN TILL FORTNOX MAGAZINE

Med den här tidningen vill vi på Fortnox inspirera dig som arbetar i redovisningsbranschen att hitta nya och effektiva arbetssätt i vardagen. Det kan vara genom smarta funktioner och lösningar från oss på Fortnox, men också genom att vi skriver om hur andra i branschen gör.

Varmt välkommen till ett nytt nummer, och trevlig läsning.

Nils Carlsson VD Fortnox

33

FORTNOX KVITTO & RESA

6

En helt ny tjänst för digital utläggshantering och automatiserade reseräkningar

FRÅN KRIS TILL PRISPALL Årets framtidsbyrå Saldo satsade på den digitala vägen

10

SEN I STARTEN – STARK I SPURTEN Storbyrån BDO om det stora förändringsarbetet

14

DIGITALISERINGENS MÖJLIGHETER I BRANSCHEN Intervju med Roland Sigbladh, förbundsdirektör hos Srf konsulterna

18

ATT TÄNKA PÅ MED GDPR Som konsult får du en ny verklighet att tackla när GDPR införs

Redaktionsrådet

Johan Claesson, Malin Sköld, Jessica Nyström, Pia Eriksson, Lars Alm, Niklas Pettersson, Eric Damberg, Emelie Forsell, Aino Nyvelius och Anna Larsson.

Kontakta oss på magazine@fortnox.se – en tidning från Fortnox AB

Nästa nummer

Kommer till dig den 22 februari

MER SPÄNNANDE LÄSNING Produkt- och versionsnyheter 4 Certifierade integratörer 20 Byt till Fortnox 22 Fortnox Lager 24 Fortnox Lön 26 Fortnox Finans 28 Tips från supporten 30 Fortnox Tid 31 Nyheter från branschen 34

Annonsering

Är du intresserad av att synas i tidningen kontakta Eric Damberg på eric.damberg@fortnox.se

Produktion

Den här tidningen har producerats av GoBrave Reklam och kommunikation

FORTNOX MAGAZINE

3

Versionsnyheter FORTNOX BOKFÖRING

NYHETER I FORTNOX

Fortnox mål är att ständigt utveckla nya funktioner och finesser som effektiviserar vardagen för Fortnoxanvändarna. På detta uppslag hittar du några exempel på nyheter i Bokföring, Fakturering och Lön.

UTÖKAD MÖJLIGHET FÖR KREDITHANTERING FÖR SEPA Kredithanteringen har förbättrats och när en betalfil i formatet ISO20022 (Pain.001) skapas finns nu möjligheterna till 5 kreditposter per leverantörsfaktura om betalningen ska gå till leverantörens bankgiro. I övrigt gäller samma begränsningar som tidigare.

FORTNOX BOKFÖRING

LÄTTARE ATT HANTERA ARTIKELREGISTRERINGEN Det är nu lättare att hantera artikelregistreringen vid registrering av en leverantörsfaktura som inkommit som e-faktura. Enheten per artikel är valbart och sökbar för enheter som redan används.

FORTNOX BOKFÖRING

UTÖKAT SÖKNING PÅ REGISTER - KONTOPLAN För att få ner antalet aktiva konton i kontoplanen finns det nu möjlighet att via den utökade sökningen under Register - Kontoplan välja att söka fram konton som är använda eller inte använda under ditt räkenskapsår.

FORTNOX BOKFÖRING

KVITTA EN LEVERANTÖRSFAKTURA I KREDIT MOT EN DEBET Om en kreditfaktura skapas utifrån en debetfaktura kommer det nu att dyka upp en ny fråga i samband med att kreditfakturan bokförs. Frågan syftar till att ge möjligheten att slutbetala krediten och originalfakturan direkt.

FORTNOX BOKFÖRING

FÖRBÄTTRAD HANTERING AV BANKKONTON Nu har bankinställningarna flyttat från Inställningar till Register - Bankkonton. Detta är ett första steg för att i framtiden förbättra hanteringen av bankkonton.

4

FORTNOX MAGAZINE

– Om ja, välj datum och konto betalningen ska bokföras mot så skapas och bokförs betalverifikatet för de båda. Om nej, bokförs endast kreditfakturan.

Versionsnyheter FORTNOX LÖN

FORTNOX LÖN

FÖRDELNING AV KOSTNADSTÄLLE OCH PROJEKT

FÖRÄLDRALEDIGHET PER BARN

I Fortnox Lön Plus går det nu att skapa upp fördelningsmallar för att fördela lön på kostnadsställe och projekt på en anställd. Fördelningsmallarna skapar du under Inställningar - Lön - Fördelningsmallar och kopplar sedan till en anställd genom att lägga in dem på personalkortet i personalregistret.

Fortnox Lön kan nu automatiskt hjälpa dig med att ha koll på vilka dagar som är semestergrundande vid föräldraledighet. För att hålla reda på hur många semesterlönegrundande dagar som en anställd har tagit ut per barn registrera du den anställdes barn under Register Personal på fliken Semester. När du har registrerat barn på den anställde i personalregistret anger du vilket barn föräldraledigheten avser när du registrerar föräldraledighet som frånvaro i kalendariet.

FORTNOX FAKTURERING

START- OCH SLUTDATUM PÅ AVTALSFAKTURERING Nu blir det tydligare och enklare att se ett avtals startoch slutdatum när det gäller avtalsfaktureringen.

Längst upp till vänster efter avtalets nummer ser du nu information om avtalsstart och avtalsslut.

FORTNOX FAKTURERING

VISA ANTALET HÄNDELSER UNDER BEVAKNING För att bättre visa och göra dig uppmärksam om händelser när det gäller bevakning på leverantörer och kunder via kreditupplysningen får du nu en uppräkning av antalet händelser på kundens organisationsnummer inne på en leverantörsfaktura, kundfaktura, leverantörskortet och kundkortet i respektive register.

LÄS MER PÅ FORTNOX.SE

FORTNOX FAKTURERING

UPPGIFTER FÖLJER MED TILL HUSFAKTURA På kundkortet i kundregistret kan du nu lägga in fastighetsbeteckning, lägenhetsnummer och bostadsrättsföreningens organisationsnummer på fliken Grunduppgifter. Dessa uppgifter följer sedan med till husfaktura och behövs då ej fyllas i på nytt.

FORTNOX MAGAZINE

5

Digital Byrå

ENKLARE UPPSTART MED MALLAR I DIGITAL BYRÅ Sedan ett tag tillbaka är det enklare att komma igång med en ny kund i Digital Byrå genom att kunna utgå från en befintlig kund som mall och kopiera dess tjänster till en ny kund. Nu har det blivit ännu enklare att komma igång genom att dessutom kunna kopiera vissa inställningar till en ny kund.

Funktionen nås via knappen ”kopiera inställningar” på kundsidan i Digital Byrå vilken startar en guide för att applicera inställningarna på den nya kunden.

Inställningarna som idag kan kopieras är: • Kontoplan • Momskoder • Verifikationsserier med tillhörande koppling • Automatkontering • Konteringsmallar • Inställningar för låsning av period

• Periodiserings inställningar • Registreringsmallar • Inställningar för kostnadsställen • Påminnelseinställningar för fakturering

I första steget väljs vilken kund som ska användas som mall, från vilket räkenskapsår kontoplan och inställningar ska kopieras samt räkenskapsår och bokföringsmetod för den nya kunden.

I nästa steg går det själv att välja vilka inställningar som ska kopieras och därefter startas kopieringen. En utförligare beskrivning av funktionaliteten finns beskriven i användarstödet i Digital Byrå.

TIPS – Ny Digital tjänst för Husarbete i DIgital Byrå En ny automatisk tjänst som visar när det finns utbetalning för husarbete att ansöka hos skatteverket finns nu tillgänglig i Digital Byrå. Tjänsten uppdateras automatiskt när en faktura med husarbete är betald och bokförd och visar då att det finns ansökningar att göra under husarbete på kundfakturor.

6

FORTNOX MAGAZINE

倀爀漀瘀愀 昀爀椀琀琀 椀 ㌀ 搀愀最愀爀℀ 匀甀爀昀愀 琀椀氀氀 栀琀琀瀀猀㨀⼀⼀洀礀戀椀⸀攀渀瘀漀欀攀椀琀⸀挀漀洀

嘀椀氀氀 搀甀 瘀攀琀愀 栀甀爀 搀椀琀琀 昀爀攀琀愀最 最爀 瘀愀爀琀 搀甀 渀 戀攀昀椀渀渀攀爀 搀椀最㼀

䜀攀 攀渀欀攀氀 琀欀漀洀猀琀 琀椀氀氀 瘀攀爀欀猀愀洀栀攀琀猀愀渀瀀愀猀猀愀搀攀 爀愀瀀瀀漀爀琀攀爀 昀爀渀 䘀漀爀琀渀漀砀 瘀椀愀 琀⸀攀砀⸀ 䴀椀挀爀漀猀漀昀琀 倀漀眀攀爀 䈀䤀 攀氀氀攀爀ꀀ渀最漀琀 愀渀渀愀琀 瘀攀爀欀琀礀最 猀漀洀 渀椀 愀渀瘀渀搀攀爀 昀爀 爀愀瀀瀀漀爀琀攀爀⸀

栀琀琀瀀猀㨀⼀⼀洀礀戀椀⸀攀渀瘀漀欀攀椀琀⸀挀漀洀 ⴀ 䘀爀渀 ㄀㤀㤀 欀爀漀渀漀爀 椀 洀渀愀搀攀渀

Saldo Redovisning

FRÅN KRIS OCH KAOS TILL ÖVERST PÅ PRISPALLEN Saldo Redovisning tog hem priset som Årets framtidsbyrå. Men det kunde gått åt pipan. Det digitala stålbadet blev hårt. Onödigt hårt. – Vi höll på att gå under, säger Saldo redovisnings delägare Mattias Segerbrand. År 2013. Saldo Redovisning i Stockholm. En traditionell analog byrå. De anställda stod vid stupet.

Och istället för att krypa utför kanten och börja klättra ner hoppade de.

En efter en.

Uppmanades att hoppa

Resultatet?

Det var då de anställda radades upp på kanten av digitaliseringsstupet och uppmanades att hoppa.

– Rent kaos, säger Mattias Segerstedt.

Det hade börjat några år tidigare.

Madeleine, gift med Mattias, hade grundat byrån. Han hade hoppat på och lämnat krogbranschen bakom sig. Deras traditionella byrå fungerade.

Den växte.

Men dubbelarbetet irriterade. Samma uppgifter lades in upp till tre gånger i redovisningsarbetet. När paret frågade programleverantörer om lösningar fanns det inga.

8

FORTNOX MAGAZINE

Praktikanten Matias Aphram var lika kritisk. De var tvungna att bli digitala.

Men till skillnad från Mattias och Madeleine hade han förslag på lösningar.

Vi förstod att detta borde fungera.

Sakta men säkert stabiliserade det sig. Sen kom det in nytt folk. I dag är vi tio personer, två mindre än då.

Men i dag omsätter vi mer, har klart högre vinst och kan ge mer tid till våra kunder. Det ger ett lugn inom Saldo och mot kunden.

Effektivitetskungen

Sju personer, av sammanlagd personalstyrka på tolv personer, slutade på ett år.

Praktikanten Matias har blivit delägare.

Och tituleras ”effektivitetskung” av medarbetarna. Och under hösten tog Saldo Redovisning hem branschpriset Årets framtidsbyrå. Det efter att ha blivit nominerad två år i rad utan att vinna.

– Det var riktigt tufft. Jag ville inte ens gå upp på morgonen. År två blev det lugnare men det var fortfarande kaos. Men vi såg ett ljus, ett litet ljus.

– Det känns superhäftigt. Vi har gått vår egen väg och gjort det som vi själva vill och tycker om. Att vi har nått längst fram förstod vi inte förrän

– Det var fel. Vi skulle klättrat ner, säger Mattias Segerbrand när han tittar i backspegeln.

Saldo Redovisning

Det var riktigt tufft. Jag ville inte ens gå upp på morgonen.

Mattias Segerbrand tror digitalisering handlar mer om ledarskap än teknik.

SALDO REDOVISNING

• Finns i Stockholm Madeleine Segerbrand grundade Saldo Redovisning.

vi blev nominerade första gången för två år sedan. Efter att ha missat vinsten två år i rad blev vi taggade.

Nu ville vi vinna, säger Mattias Segerbrand.

Hur skulle du vilja sammanfatta resan från analogt till digitalt?

– Totalt kaos. Totalt mörker. Digitalisering handlar mer om ledarskap än teknik. Tekniken finns där.

När vi hoppade utför stupet såg vi bara målet. Vi ville bli effektiva och hoppade. Men du måste ha med dig personalen. Du måste bygga underifrån. Framförallt när det gäller

Matias Aphram kallas effektiviseringskung.

en sådan trygghetssökande grupp som redovisningskonsulter. Går man utanför ramarna blir det oroligt. Alla ska klättra tillsammans.

Hur har Fortnox varit med under resan?

– Fortnox är vår bottenplatta som vi bygger allting kring. Vi stretchar systemet maximalt i dag. De har släppt upp sin API så att man kan koppla på vilken programvara som helst. De vågar. Dessutom är programmen lätta att förstå. De har skalat av massor av steg. Inget tjafs, säger Mattias.

• 10 anställda • Vinnare av utmärkelsen Årets framtidsbyrå av branschorganisationen FAR •

Motivering: ”Företaget står för tydliga värderingar som återspeglas i såväl interna som externa relationer där de visar att ’mjuka’ värden är grunden för ett framgångsrikt företag.

Personlighet, att vara sig själv, ha kul och arbeta hårt samt göra gott för andra är inte bara floskler”, säger Bengt Skogh, ansvarig för framtidsfrågor i FAR.

FORTNOX MAGAZINE

9

BDO

SEN I STARTEN – STARK I SPURTEN BDO var knappast först på digitaliseringståget. Men det finns fördelar med att inte gå i bräschen. – Man behöver inte göra om samma misstag som andra, säger Åsa Pedersen på BDO. Enligt Åsa Pedersen har BDO hunnit mycket på de fyra år som digitaliseringen pågått.

– Det är en rolig resa även om det naturligt också inneburit mycket jobb. Jag tycker att vi hunnit väldigt mycket på den här korta tiden. Åsa Pedersen, stationerad på BDO:s kontor i Kalmar, gick över från Grant Thornton för knappt fem år sedan.

Då hade hon jobbat med digitaliseringslösningar i flera år. På BDO fick hon bland annat huvudansvaret för byråns portallösning.

– BDO var en traditionell revisionsbyrå men när revisionsplikten avskaffades fick redovisning en starkare roll, som på många andra byråer. BDO insåg att man var tvungen att komma vidare i utvecklingen och skaffade sig ett nytt fokus, säger Åsa Pedersen om vad som fick byrån att köra mer digitalt.

En egen portal

En av de viktigaste åtgärderna som skett under resan är att portalen, som finns där för att förenkla vardagen för kunderna, stöpts om i grunden.

Från början använde sig BDO av en

10

FORTNOX MAGAZINE

licensbaserad portallösning. Men den gick inte att styra i den riktningen som företaget önskade. För drygt ett år sedan byggde BDO sin egen portal, vilket ger större frihet.

BDO inriktar sig framförallt på småoch medelstora företag och flertalet av företagen återfinns inom IT, hälsooch sjukvård, bygg- eller fastighetsbranschen.

Nära relationer

Varför väljer kunderna BDO? Enligt Åsa Pedersen är det vinnande konceptet att bygga nära relationer. Kunderna förknippar BDO med service, ett trevligt bemötande och professionalism.

Ett kvitto på framgången är att byrån vunnit Svenskt kvalitetsindex (SKI) tävling fem år i rad när det gäller nöjda kunder inom revisionsbranschen.

– Vi är på tårna och försöker vara proaktiva. Vi sätter oss in i vad kunden vill ha och försöker vara lyhörda. Jag tror det är lätt hänt att man tappar den nära kontakten med kunden i digitaliseringstiderna, säger Åsa Pedersen.

Nära samarbeten

Huvudleverantör när det gäller webbaserade verktyg för BDO är Fortnox. Skälen är flera. Fortnox har en flora av användarvänliga moduler, företaget är starkt på marknaden och priset är fördelaktigt.

– Fortnox är ett företag som ligger i framkant vad gäller utveckling av nya lösningar. De är oerhört servicemedvetna och duktiga på att leverera utbildningar. Det finns mycket hjälp och information på deras webb och vid behov så kommer deras personal ut till kunden och utbildar direkt på plats. Jag uppskattar vårt nära samarbete.

Hon säger att kommunikationen med Fortnox kontaktperson sker i princip varje vecka.

– Ofta flera gånger i veckan. Hon är fantastisk.

Enligt henne är det både högt och lågt i samtalen. Ibland är det småfrågor från konsulterna, det kan också vara strategier och utveckling.

Samtalen går åt båda hållen.

– Vi blir snabbt informerade om saker som är på gång.

BDO

BDO

• Står för belgiska grundarnas namn Binder, Dijker och Otte.

• Världens femte största rådgivnings- och revisions byrå.

• Kontor på 24 orter i Sverige, ungefär 650 anställda.

• Har funnits i Sverige sedan år 1948.

• Stöttar 19 000 kundföretag.

• Har haft Fortnox som huvud leverantör i 4 år.

FORTNOX MAGAZINE

11

Pris från 199 sek/månad

DIGITAL RÅDGIVNING Oxceed är plattformen som ger företag nya möjligheter till verksamhetsstyrning – Oxceed är marknadens effektivaste verktygslåda för digital rådgivning!

• • • • • •

Översikter med nyckeltal och målstyrning Analysera dina kunders verksamhet Skapa och dela era egna rapporter Komplett stöd för Budget & Prognos Färdiga rapportpaket Månadspaket med PDF-utskick

+ Oxceed är integrerat med Fortnox så att ni kan vara igång med Oxceed inom bara några timmar.

”Vi är glada att ha Oxceed som certifierad integrationspartner till Fortnox.

Oxceed är specialister inom sitt område och tillför ett stort värde till våra kunder inom digital rådgivning, dessutom gör integrationen att kunder kommer att kunna spara mycket tid på sin administration och kunna fokusera mer på sin egen verksamhet.”

Eric Damberg, Partneransvarig på Fortnox

CITAT FRÅN VÅRA KUNDER ”Oxceed är ett mycket intuitivt program som gjorde att man snabbt var igång med budgeteringen och arbetsbördan för uppföljning kommer minska väldigt mycket. Att det är så enkelt gör också att vi på ett mycket bra sätt kan få alla som är ansvariga att ha kontroll på sin budget och utfall på sitt kostnadsställe utan att de måste vänta på rapporten från mig.”

- Sofie Wirandi, Processus AB

”Ett pedagogiskt instrument att förklara ”tråkiga siffror”. Det är enklare för en icke-ekonom att ta till sig flöden och rörelser om man får se grafer istället för siffror. Redovisningen blir till ett beslutshjälpmedel och inte bara historiska siffror. Oxceed passar perfekt i vår affärsidé” - Michael Holmlund, Räkenskaparna AB

”Förr fick vi underlag med två, tre månaders fördröjning. Numera kan vi presentera nuläget. Och med hjälp av Oxceed kan vi ge råd om framtiden.”

- Mikael Strömbäck, Fyrklövern i Mälardalen AB

BESÖK OSS PÅ WWW.OXCEED.SE

Digitalisering

DIGITALISERINGENS MÖJLIGHETER I BRANSCHEN Så här tänker Roland Sigbladh, förbundsdirektör hos Srf konsulterna, om de utmaningar och möjligheter som finns i branschen – inte minst i samband med digitaliseringen.

– Digitalisering, automatisering och globalisering förändrar spelplanen i branschen och det pågår en omställning. Genom Srf konsulternas samarbete med Norge och Finland ser vi tydligt att vi alla står inför samma möjligheter och utmaningar där affärsmodeller och processer genomgår en förändring. Många företag kompletterar nu med rådgivartjänster inom ekonomi och löneområdet som kommer att vara till stor nytta för kunden samtidigt som byrån får använda sin kunskap och erfarenhet på ett bra sätt.

Hur långt uppfattar du att man kommit i de olika länderna?

– Omställningen hos branschens företag i Norden pågår, framför allt hos de större företagen som ser effekter av att förbättra många processer och som innebär att byrån kan erbjuda andra fler värdeskapande tjänster för kunden. I Norden ligger Finland steget före övriga nordiska kollegor i digitaliseringsprocessen.

Vilka molnprogram skulle du säga ligger längst fram i digitaliseringen?

– Svårt att säga. Det händer mycket på marknaden och det går snabbt.

Det vi dock kan se är att fler och fler av de stora byråerna bygger egna programlösningar i större utsträckning. Oftast i samarbete med någon programleverantör. Men givetvis ligger de större programleverantörerna i

14

FORTNOX MAGAZINE

framkant när det gäller att erbjuda bra lösningar.

Hur tänker man i redovisningsbranschen kring tekniker som artificiell intelligens (AI) och machine learning (MI)?

– Vi ser en del möjligheter med AI och MI, men den utvecklingen är ännu inte så spridd. Det kommer säkert att bli viktig för branschen, inte minst där de enkla processerna kan ersättas och på så sätt frigöra tid för andra värdeskapande tjänster som exempel inför digital inlämning av årsredovisningar.

Vad tror du om API:ernas roll och vikten av att koppla ihop program?

– Det är fortfarande viktigt och blir allt viktigare när vi nu i allt större utsträckning har kundinloggningar via webbgränssnitt samt för att koppla samman olika program för att få arbetsprocesserna att hålla ihop.

Avslutningsvis, varför är det viktigt att anlita en auktoriserad redovisningskonsult?

– En auktoriserad redovisningskonsult följer gällande branschstandard för redovisningsuppdrag och har en ansvarsförsäkring som tryggar både konsulten och kundföretaget om något ändå skulle bli fel. Kunskaperna utvärderas löpande via kvalitetskontroller och auktorisationen har stor respekt i näringslivet och myndigheter.

GEMENSAMMA NORDISKA PRINCIPER FÖR REDOVISNINGSUPPDRAG

I november undertecknades gemensamma nordiska principer för redovisningsuppdrag av branschorganisationerna för redovisning och lön i Sverige, Norge och Finland kallat NAF (Nordic Accountant federation).

Det var ett historiskt ögonblick som omfattar 15 000 auktoriserade redovisningskonsulter i Sverige, Norge och Finland.

Sverige lanserade nyligen en ny branschstandard, Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag, som bygger på de nya nordiska principerna.

Rex-standarden är tillgänglig för alla redovisningsverksamheter som vill arbeta kvalitetssäkrat i sina kunduppdrag och Srf Auktoriserade Redovisningskonsulter® och deras kollegor arbetar enligt Rex från och med januari 2018.

– Med Rex är vi först ut i Norden med en modern standard för den svenska redovisningsbranschen där de nordiska principerna ger extra kraft till branschutvecklingen. Digitalisering och globalisering förändrar spelplanen i branschen varför det nordiska samarbetet är mycket viktigt, säger Roland Sigbladh, förbundsdirektör hos Srf konsulterna.

Digitalisering

FORTNOX MAGAZINE

15

Steve Pipes

TRENDSPANING

– UTANFÖR SVERIGES GRÄNSER

KONSTEN ATT BLI VÄRLDENS MEST INSPIRERANDE REDOVISNINGSKONSULT Leeds-baserade Steve Pipes passion är att hjälpa revisorer och redovisningskonsulter att bli mer framgångsrika genom att möta sina kunder på ett smartare sätt. Steve anses vara en av världens ledande strateger för redovisningsprofessionen.

Revisorn, författaren och entreprenören Steve Pipe reser världen runt med föreläsningar kring hur alla inom redovisningsbranschen kan göra en större skillnad – för sig själva, för sina kunder, men också för världen.

Hans bok The world’s most inspiring accountants handlar om orsaker och lösningar till frågor kring utveckling, lönsamhet och intjäningsförmåga.

– Tanken måste vara att tjäna mer och arbeta mindre, konstaterar Steve och utvecklar sitt resonemang: – När jag träffar representanter från vår bransch slås jag av att de allra flesta säger samma sak: man tjänar inte tillräckligt, man arbetar för mycket och man trivs inte riktigt med jobbet. Och så ska det naturligtvis inte vara.

Det finns, enligt Steve, tre grundproblem som redovisningsbranschen brottas med och han har tydliga tankar kring hur man ska hantera det.

16

FORTNOX MAGAZINE

Situationer att hantera

För det första tar man inte tillräckligt betalt, vilket tvingar fram kompromisser. Det blir kompromisser med intjäningsförmågan, det sociala livet och även den service man kan ge sina klienter med pressade budgetar.

– Det här är det enskilt största problemet och jag tror det hänger mycket på dåligt självförtroende, konstaterar Steve.

För att kompensera prutade priser tvingas man att arbeta längre dagar, enligt hans resonemang. Det betyder att även det sociala livet tar skada, vilket i en förlängning leder till ohälsa och kanske också en vantrivsel kring situationen. Med stress hinner man heller inte engagera sig i sina klienter, vilket i sin tur påverkar klientens möjligheter att utveckla sin affärsverksamhet.

Det andra problemet är således att redovisningsbyråerna inte är tillräckligt lönsamma. Och det var just den

här problematiken som inspirerade Steve att skriva sin bok, för övrigt hans sjunde i ordningen.

– Jag har intervjuat personer i branschen och kan i min bok visa 60 exempel där en revisor eller konsult verkligen har gjort skillnad. Faktum är att vi i branschen har möjlighet att verkligen göra skillnad för våra kunder.

Fem stycken B:n

Han utgår från fem stycken B:n i sin argumentation och poängterar att dessa är bokens absolut bästa råd.

Det handlar om en tankekedja som utgår från en datadriven inställning som, via analys och bra beslutsunderlag, leder till ökade resultat och goda affärer – för alla.

• • • • • •

Bättre data Bättre analys Bättre beslut Bättre resultat Bättre affärer Bättre liv

Steve Pipes

Tanken måste vara att tjäna mer och arbeta mindre”

– Det finns massor av undersökningar som bekräftar den här bilden. Företag som aktivt arbetar med dataanalyser är betydligt mer lönsamma än de som inte gör det. Ju mer tid man spenderar med sin klient, desto mer kommer du att tjäna.

Det gäller att ständigt utmana sig själv och ställa jobbiga frågor till sig själv. Hur ofta analyserar man sina klienters data på djupet, hur ofta föreslår man förändringar eller åtgärder inom administrationen, finns det konkreta tips som leder till att klienterna kan spara kostnader i sin verksamhet?

Det här leder till det tredje grundproblemet, som handlar om bristande förmåga att berätta om sina kunskaper.

Steve menar att även om en redovisningskonsult skapar ett stort värde för sina klienter, är de oftast dåliga på att kommunicera det. Han menar att man istället allt för ofta väljer att konkurrera med sin prislista. Idag säger man ofta till marknaden att

”prova oss istället, vi kan göra det billigare”. Men det är fel väg att gå, enligt Steve.

Istället för att uppmuntra till att konkurrera med lägre kostnader har han lanserat konceptet Get and Give a Million, inspirerad av FNs Global Goals. Till och med hans logotyp har, om man uttrycker det milt, en hel del medvetna likheter.

Fördelarna att använda hans modell är många, inte minst kommer man uppfattas på ett mer positivt sätt och ens rykte som en ansvarsfull redovisningskonsult, berättar han. Men det skapar också en positiv känsla av en större mening och en personlig stolthet.

Tänk socialt och global

– Man hjälper sina klienter att öka sina resultat, samtidigt som man i samma anda som Richard Branson och Bill Gates bidrar till en bättre värld.

– Därför har jag tagit fram ett kostnadsfritt koncept som alla får använda hur man vill. Den är till för alla som bryr sig om sina kunder, om världen och om sitt företags framgångar. En del av vinsten man gör tack vare konceptet skänks till välgörande ändamål.

Är du intresserad av Steve Pipes initiativ kan du läsa mer på hans hemsida och även beställa hans kostnadsfria material, där det ingår mallar och presentationsmaterial att använda i vardagen. Det ska nog också poängteras att det snarare handlar om en metodik och en symbolisk beskrivning av att man ger bort en miljon, än att man faktiskt behöver gör det. Steves syfte är att erbjuda alla redovisningskonsulter verktyg för att arbeta med sitt självförtroende och sin kommunikation.

Genom att tänka socialt och globalt kommer man att göra en stor skillnad, såväl för sig själv som för sina klienter.

Det kommer att stärka varumärket och på sikt leda till ökade intäkter och fler klienter.

FORTNOX MAGAZINE

17

GDPR

GDPR DEL 2 – Så funkar det för redovisningskonsulter

18

FORTNOX MAGAZINE

GDPR

Redovisningskonsulter får en ny verklighet att tackla när GDPR införs. Den som inte kan motivera sin hantering av personuppgifter kan åka på böter, enligt experten Zennie Sjölund. – ”Bra att ha-sparandet” måste försvinna, säger hon.

Zennie Sjölund är chef på sakkunskapsenheten på branschorganisationen Srf konsulterna och hon föreläser om GDPR på Fortnox digitala strategierturné.

Enligt henne lägger redovisningskonsulter i dag generellt inte speciellt stor vikt vid personuppgiftslagen (PUL). När GDPR införs kommer det förhållningssättet inte längre att vara gångbart.

– Med GDPR blir det tydligare att du har ett ansvar för hur personuppgifter hanteras, säger Zennie Sjölund.

Redan i dag finns ett regelverk om hur personuppgifter ska hanteras.

Men det finns inga straff för den som låter bli att följa det. Och risken för inspektioner är liten, säger Zennie Sjölund.

– Jag kan inte säga att risken för inspektioner blir större i framtiden.

Vi ska inte använda oss av skrämselpropaganda. Men kraven på att efterleva reglerna ökar. Det går inte längre att slentrianmässigt hantera personuppgifter. Man måste bland annat vara medveten om hur man skickar uppgifter, hur man hanterar uppgifterna gentemot kunderna och vilket teknikstöd som behövs. ”Bra att ha-sparandet” måste försvinna.

Rent konkret, blir det stor skillnad till exempel att skicka mejl med personuppgifter?

– Det kan hända att man behöver förändra sitt sätt på företaget. Man måste vara väldigt försiktig och ha ett högre säkerhetstänk.

Vet alla hur en personuppgift definieras?

– Där måste man tänka till. Allting som indirekt eller direkt kan identifiera en levande person räknas som personuppgift. Det är inte bara per-

sonnummer och fullständiga namn.

Det kan även vara bilder, registreringsskyltar, IP-adresser.

En sak som gör det krångligt är att även när GDPR är infört i maj nästa år så kommer rättsliga prejudikat och andra lagar att tillkomma. Den svenska dataskyddslagen är ute på remiss och den blir ett komplement till GDPR. – Det kommer lite olika bud, till exempel om hur man ska spara uppgifter. Det gäller att få en bra informationskanal så att man hänger med framöver, säger Zennie Sjölund.

Med tanke på att reglerna inte är fastställda och det behövs rättsliga prejudikat, som kan dröja flera år, så kanske det inte är bråttom?

– Det stämmer. Man får göra insatser med sans. Samtidigt vill man inte bli prejudikatet. Det är en balansgång.

Oavsett vilket så ska man redan nu se över sina rutiner. De som i dag jobbar enligt branschstandard är vana vid dokumentation och rutinbeskrivningar. Det är mycket det som GDPR handlar om. Att vara transparent.

En konkret förändring är att missbruksregeln kommer att försvinna.

Den innebär att så länge personuppgifter inte är sökbara och strukturerade så faller det in inte under personuppgiftslagen. Det ändras nu.

– Man bör läsa på och ta reda på vad det innebär. Du måste kunna visa på hur företaget efterlever GDPR. Enligt Zennie Sjölund är införandet av GDPR behövligt. Mycket har hänt med teknikutvecklingen sedan personuppgiftslagen kom på 90talet. Nu stärks den personliga integriteten.

GDPR

Viktigast att veta om GDPR 1 Går att översätta med ”dataskyddförordningen”.

2

Det är viktigt för företag och organisationer att kartlägga vilka personuppgifter man hanterar.

3

Det blir strängare krav att informera varför företaget behandlar personuppgifter och vad de används till.

4

Företag måste kunna bevisa att de hanterar uppgifter på ett säkert sätt. De måste göra en integritetsanalys.

5

Vissa företag och myndigheter kommer i framtiden att ha krav på sig att ha ett dataskyddsombud (Data Protection Officer, DPO).

6 Dataskydd blir standard.

Känsliga data ska alltid krypteras.

7 Datainspektionen kan ut färda dryga böter för den som bryter mot reglerna.

8 Lagen börjar gälla 25 maj 2018.

Källor: Fortnox, CIO Sweden och Computer Sweden

FORTNOX MAGAZINE

19

Integration

KOPPLA IHOP DIN KUNDS ALLA AFFÄRER Att slippa jaga uppgifter från dina kunders olika affärssystem skulle spara dig en hel del tid. Då kanske Fortnox integrationslösningar kan vara en bra lösning?

Fortnox har en hög ambition att digitalisera vardagen för alla användare.

För en redovisningskonsult finns det mycket att vinna på att arbeta med de integrationer som erbjuds mellan Fortnox och de olika för- och eftersystem som kunderna idag använder. Det kan vara allt ifrån ett kassasystem eller en webbshop till arbetsordersystem.

Som redovisningskonsult blir det

20

FORTNOX MAGAZINE

betydligt enklare att samarbeta med kunden tack vare dessa integrationer. Kunden är kvar i sitt system som är anpassat efter just deras bransch, medan konsulten arbetar i Fortnox.

Man slipper alltså att jaga uppgifter från olika system som ligger utanför Fortnox.

Det finns idag drygt 200 integrationer och ett tiotal av dem är också certifierade. Det innebär att de är

utvalda av Fortnox och uppfyller särskilda krav kvalitet och tillgänglighet på både tjänst och support. Man behöver heller ingen integrationslicens för att abonnera på dessa tjänster.

Antalet certifierade partners ökar ständigt och de som vid den här tidningens pressläggning var godkända finns i nedan faktaruta.

Läs mer på fortnox.se/kopplingar

Integration

CERTIFIERADE FORTNOX-INTEGRATÖRER:

• Kassa- och betalsystemet MoreFlo

Minska dubbelregistreringen och låt Fortnox hämta och lämna information automatiskt.

• Årsredovisning/deklarations verktyget Årsredovisning Online • Budget/prognos-verktyget Oxceed • Tidrapportering/fakturering för byggsektorn från Next • Ekonomisk fastighetsförvalt ningsystemet REAL • Kassa- och butiksdata systemet Boxnet • Relanmälan/reklamation/ arbetsorder-systemet Summera Support • Transport-verktyget Sendify • E-handelslösningen Starweb

WEBBSHOP

KASSA

• Order/offert/fakturering för hantverksföretag från Entré Office • E-handelssystemet WooCommerce

Jonas E Waerner är VD för entreprenadföretaget SLL Energi & Infrastruktur med huvudkontor i Trollhättan. De projekterar, bygger och underhåller samhällskritisk infrastruktur som elnät, fibernät, VA-nät, kraftanläggningar och vägar, samt är verksamma inom förnyelsebar energi som t ex vindkraft.

Olika system bildar en enhet”

– I början av 2015 undersökte vi lämpliga systemleverantörer för vår verksamhet. Vi tittade både efter en komplett leverantör eller flera mindre som tillsammans skulle bilda en

lämplig enhet. Valet föll slutligen på Next och Fortnox, samt ytterligare ett antal system för HR, kvalitet/miljö, beslutsstöd med flera.

– Vi använder Next som vårt projektsystem där våra projektledare och fältresurser arbetar och Fortnox som den ekonomiska motorn, där användarna är vår ekonomiavdelning.

Kopplingen mellan dessa program har fungerat väldigt bra. Faktum är att det inte, mig veterligen, förekommit ett enda fel sedan starten i maj 2015.

FORTNOX MAGAZINE

21

Flytta till Fortnox

VILL DU FLYTTA ÖVER EN KLIENT TILL FORTNOX?

Känner du att Fortnox hade passat din klient bättre finns det massor av smarta vägar att använda. Fortnox kan hjälpa dig snabbt och smidigt.

Det är väldigt enkelt att byta till Fortnox. Man får dessutom med sig mer än bara bokföringen.

Det kostar såklart inget att byta och du behöver inte vänta till ett nytt räkenskapsår. En konvertering kan ske precis när det passar ditt schema.

Det är enkelt att sköta konverteringen på egen hand. Skicka en säkerhetskopia på företagets uppgifter så lägger Fortnox över dom. Mallar för detta finns på Fortnox hemsida.

Fortnox kommer ut till dig

Om du har ett större antal kunder som du vill flytta kan det vara enklare om Fortnox kommer ut till dig. Du kan räkna med att det tar en dag och då kan det även kombineras med en utbildning om så önskas.

Startskottet blir att du får en checklista skickad om vad du behöver förbereda innan konverteringsdagen.

När Fortnox sedan kommer, oftast är det två personer, börjar det praktiska arbetet. En av Fortnoxmedarbetarna ansvarar för konverteringen, medan den andra tar hand

22

FORTNOX MAGAZINE

om utbildningen av konsulterna.

Fortnox säkerställer att all data har flyttats över korrekt och att allt fungerar som det ska.

När dagen går mot sitt slut är klienterna överflyttade och man kan fortsätta arbeta som vanligt.

Andra metoder

Det finns också möjlighet att boka upp Fortnox på en halvdag via distans. Då dedikeras tid till arbetet och som konsult skickar du in det material som krävs digitalt. Därefter sker all kontakt via telefon och e-post tills allt är klart.

Vill du veta mer om dessa rutiner kan du besöka Fortnox webb eller kontakta byråavdelningen så får du en mer detaljerad dragning av rutinerna.

Men det är verkligen busenkelt att byta till Fortnox.

Läs mer på fortnox.se/byta

summerasupport.se / 010-333 31 32

"DIGITALISERING" - VART ÄR NI PÅ VÄG? Att modernisera och anamma nya och effektivare arbetsmetoder har pågått i alla tider och kommer aldrig upphöra, Summera Support och Fortnox är två molnbaserade programvaror som talar samma språk och i kombination kan spara er tid och pengar.

ANNONS Ärende Start

Statistik

Avisering Kundundersökning

summerasupport.se

Kortfilm Faktura i Fortnox

Hantering

Frick & Co

BÄTTRE ÖVERBLICK OCH KONTROLL MED FORTNOX LAGER När Frick & Co införde Fortnox lagersystem blev livet som grossist och e-handelsföretag betydligt enklare. Med exakt kontroll på varulagret, stöd för olika valutor och automatisk bokföring sparar företaget mycket tid. Dessutom var det både snabbt och enkelt att komma igång.

Frick & Co är en av Sveriges mest välkända och äldsta frisörgrossister.

Företaget importerar och säljer hårprodukter till frisörer och stylister.

Visionen är att vara Sveriges mest unika frisörgrossist. För att göra det möjligt för kunderna att handla hur de vill och när de vill har företaget tre butiker och en webbshop.

Frick & Co arbetar sedan länge i Fortnox molnbaserade lösning för ekonomi och administration. Men när det gällde varulagret fanns inget IT-stöd.

– Varulagret var ofta felräknat och artikelregistret ett klent stöd för försäljning i våra tre butiker och vår webbshop, berättar Sofia Utstrand, en av två delägare i företaget.

Bästa dagen på hela året

Importen av varor i olika valutor var tidskrävande och det blev ofta fel.

– Den dag vi fick Fortnox Lager var den bästa på hela året, säger Sofia med ett stort leende. Nu fick vi överblick och kontroll på varulagret, inte bara totalt sett utan även per försälj-

24

FORTNOX MAGAZINE

ningsenhet. Tidsvinsten är enorm.

Som pilotkund har Frick & Co varit med i utvecklingen av Fortnox nya molnbaserade lagerprogram.

– Vi har haft ett jättefint samarbete med Fortnox, berättar Sofia. De är verkligen tillmötesgående och ser till vårt bästa, vilket vi som litet företag uppskattar.

För att det ska vara enkelt att komma igång med Fortnox Lager finns en så kallad aktiveringsguide. I den görs kontroller av artikelregistret och sedan förs befintliga saldon automatiskt över till det nya lagret.

– Det var superlätt att komma igång.

Vi kände direkt igen oss från de andra modulerna som Fortnox har.

Lagersystemet är mycket logiskt och enkelt att jobba i.

Missar ingen försäljning

Frick & Co hade sedan tidigare en webbshop som automatiskt skapar nya ordrar i Fortnox-systemet. Eftersom kopplingen med ordermodulen redan var på plats krävdes ingen anpassning för att det skulle fungera

med Lagermodulen. Lösningen innebär att företaget inte missar försäljning för att varulagret är ouppdaterat eller att en kund beställer en vara som inte finns i lager.

Alla delar i Frick & Co:s lösning från Fortnox – lön, order, fakturering, lager och bokföring - är integrerade med varandra i en helhetslösning.

Faktureringen sköter Fortnox Finans.

Varuleveranser registreras manuellt vid beställning och när varorna kommer klarmarkeras de samtidigt som lagersaldo ökar och varorna bokförs automatiskt.

Fortnox Lager har stöd för flera lagerställen, lagervärdering enligt FIFO-principen (först in, först ut), inventering och automatisk lagerbokföring. Resultatet är full kontroll på lagersaldon och lagervärde.

– Vi har gått från tidskrävande manuellt arbete med stora risker för fel till att nu ha exakt kontroll på varulagret när som helst på dygnet och på alla försäljningsställen. Vi kan inte säga det i siffror ännu men känslan är att vi spar massor av tid och säljer mer.

Frick & Co

Den dag vi fick Fortnox Lager var den bästa på hela året.”

FRICK & CO

• Grossist, butiksförsäljning och e-handel av hårprodukter till frisörbranschen.

• Två anställda.

• Omsättning 7,3 miljoner kr.

•

Affärsidé: leverera noggrant utvalda varumärken blandat med egna agenturer på ett professionellt och sällsynt sätt.

FORTNOX MAGAZINE

25

Lönehantering

BRA KOLL PÅ LÖNEHANTERINGEN Det har hänt mycket med Fortnox Lön sedan lanseringen. Idag är det ett mer komplett löneprogram, där man som konsult på ett väldigt smidigt sätt kan sköta lönerna åt sina kunder.

Fortnox är inte minst känt för enkelheten att dela upp arbetet mellan kunden och redovisningskonsulten och Fortnox Lön är såklart inget undantag. Genom att man arbetar i samma databas och genom att företagets anställda själva redovisar sin när- och frånvaro effektiviseras arbetet ännu mer.

– Till att börja med är det ju integrationen med övriga moduler i Fortnox och att man har allt samlat på ett ställe som är väldigt praktiskt. Modulerna i Fortnox delar register vilket gör att du alltid är säker på att det är korrekt uppdaterade bokföringskonton, kostnadsställen och projekt.

När man väljer att bokföra en löneberedning skapas verifikationen automatiskt upp i Bokföringen, vilket gör att man inte behöver hantera några filer manuellt.

– När man låter de anställda registrera i Personlig Lön är det enkelt för konsulten att se vad som är gjort.

Det är i samma kalendervy som de anställda och administratören arbetar i vilket underlättar arbetet mycket

26

FORTNOX MAGAZINE

då man alltid har samma information om vilka registreringar det är som är gjorda. Konsulten styr enkelt vilka händelser som den anställde ska kunna använda sig av via Personlig Lön, berättar Malin Sköld som är produktägare för Fortnox Lön.

Kalendariet ger dig även en bra översikt på vad som är registrerat på en anställd och du har själv möjlighet att välja vilken period du vill se.

Detta är till stor hjälp när du behöver se en längre period än en månad. I kalendariet får du även en summering av närvaro och frånvaro tid för den aktuella period du har valt.

Inbyggda regelverk och guider

Malin lyfter också fram att programmet hjälper konsulten att välja rätt lönearter. I kalendariet registreras frånvaro, närvaro och övriga lönehändelser så man behöver egentligen bara ha koll på händelserna, sedan löser programmet resten åt en.

– Jag vet att våra användare uppskattar att programmet har regelverk som ser till att man gör rätt avdrag, exempelvis

när en anställd är sjuk. Men också hjälp med detaljer som att få koll på de semestergrundande dagarna vid föräldraledighet genom att man anger vilket barn som man är föräldraledig för.

Via guiden Slutlön får man som användare bland annat hjälp att reglera slutlön och komp när en anställd slutar, vilket sparar mycket tid då man slipper det manuella arbetet med att räkna fram vad slutlönen blir. Även stödet för statistikrapportering ger effektiviseringar och man kan ägna sin tid åt andra saker istället.

– Stödet för rapportering till SCB och Svenskt Näringsliv, liksom möjligheten att ta ut underlag till den årliga lönekartläggningen, är bra exempel på funktionalitet där Fortnox Lön verkligen effektiviserar vardagen för redovisningskonsulten.

Naturligtvis finns det också smarta funktioner för hanteringen av semester.

Exempelvis erbjuds en överskådlig och samlad vy över vilka värden som påverkar semesterberedningen.

Lönehantering

”Ett smidigt program att samarbeta i” I kalendariet registreras de händelser om skett, sedan sköter programmet vilka lönearter som ska genereras.

Marika Pettersson arbetar på redovisnings- och revisionsföretaget Swedrev i Stenungssund. Hon använder Fortnox Lön tillsammans med sina kunder.

– Jag har arbetat med Fortnox i många år. Det började med Bokföringsprogrammet och efter hand har övriga program också blivit en del av min vardag. Jag tycker att Löneprogrammet, som jag började använda redan 2010, ger både mig och mina kunder en stor flexibilitet i samarbetet.

När alla avvikelser är registrerade skapar man enkelt utbetalningen till de anställda.

Utbildningar i lön Fortnox erbjuder ett flertal olika utbildningar inom löneområdet som kommer att underlätta din vardag. Välj mellan att gå på seminarium eller delta i programutbildningar på plats eller via webben.

Det finns exempelvis en webbutbildningar som heter Kom igång respektive Fördjupning, men också specialkurser inom Semesterhantering eller Semesterårsslut. Eller kanske utbildningen Tidredovisning eller Fortnox Lönekonsult kan vara ett bra stöd?

På fortnox.se/utbildning kan du läsa mer om vad som finns att välja mellan och vad de innehåller för programpunkter.

Marika har såväl uppdrag som innebär att hon tar hand om all administration, medan andra är mer uppdelat där kundens personal själva tar hand om exempelvis sin tid- och avvikelserapportering.

– Det är just detta som är stora grejen med Fortnox, att både jag och mina kunder har tillgång till det via den molnbaserade tekniken. Det blir lättillgängligt och effektivt.

Swedrev är en av Stenungsunds större affärs- och revisionsbyråer med 15 anställda.

Sedan sommaren 2016 är de en del av Baker Tilly.

FORTNOX MAGAZINE

27

Fortnox Finans

HAN ÖKADE KONTROLLEN MED FORTNOX FINANS

Allt fler väljer att använda Fortnox Finans. En fördel är att betalningsmoralen hos kunderna ökar. – Incitamentet att betala blir bättre när påminnelsen kommer från någon annan än oss, säger Daniel Persson som hyr ut kontorsplatser i Stockholm.

Daniel Persson från Markaryd driver två kontorshotell i Stockholm tillsammans med sin partner som är stationerad i Stockholm. Sammanlagt har de ett hundratal kunder. Att använda Fortnox Finans tycker han har flera fördelar.

– Vi tar in mycket hyror varje månad och med Fortnox Finans slipper jag att pricka av alla betalningar. Det sker med automatik. Om våra kunder inte betalar så skickas det ut en avgiftsfri påminnelse redan efter ett par dagar. Sen dröjer det tio dagar innan

28

FORTNOX MAGAZINE

det blir avgift, säger Daniel Persson.

Han beskriver det som att Fortnox Finans jobbar i bakgrunden och att han slipper all hantering om en betalning har uteblivit.

Fullservice

Daniel Persson driver också en redovisningsbyrå, Kronan & Klaven. I rollen som redovisningskonsult har han blivit återförsäljare av Fortnox Finans.

– Vi får allt fler kunder som vill att vi är back office till deras företag. De

vill ha fullservice. Jag förklarar att lösningen med Fortnox Finans ger en komplett överblick av fakturor.

Och att det är billigt. Jag säger att man slipper att jaga pengarna, säger Daniel Persson.

Kick back

Som återförsäljare får han en ekonomisk ersättning för kunder som börjar använda Fortnox Finans.

– Det har vi skapat för att byråerna ska sätta igång klienterna på Fortnox Finans, säger Sebastian Hjortsberg

Fortnox Finans

Daniel Persson

Sebastian Hjortsberg

som är försäljningschef på Fortnox Finans.

Han ser det som att slå två flugor i en smäll. Byråerna hjälper klienterna att bli mer digitala. Samtidigt gagnas byråerna genom en kick back per skickad faktura.

– Dessutom får de automatisk tillgång till vår byråsupport som gäller allmän bokföring med Fortnox Finans. Användarna får sin egen kanal och behöver inte gå via den vanliga supportlinjen, säger Sebastian.

Snabb utveckling

Fortnox Finans startade för tre år sedan under namnet Nox Finans, men kommer vid årsskiftet att byta namn till Fortnox Finans. Det har genom åren kommit att bli ett allt mer komplext system med bland annat påminnelser, inkassohantering, fakturaköp och fakturabelåning.

– Vi vill skapa en mer digitaliserad byråvärld. Återförsäljaravtalet hjälper både byråer och klienter, säger Sebastian Hjortsberg.

En del kanske tvekar att skicka sina fakturor med Fortnox Finans för att de inte vill tappa kontrollen över hanteringen. Vad tänker du om det?

– Det går att skräddarsy hur hanteringen ska ske. Vi har olika påminnelseprofiler och man kan öka tiden för påminnelsehanteringen. Dessutom kan man välja att skicka fakturan i Fortnox utan Fortnox Finans, säger Sebastian Hjortsberg.

FORTNOX MAGAZINE

29

Tips

TIPS & TRICKS I FORTNOX

Här hittar du ett antal smarta tips från Fortnox supportavdelning.

Om du har en fråga kring ett specifikt program kan du också testa att besöka den här webbsidan https://support.fortnox.se

SKAPA VERIFIKATION I VYN STÄM AV KONTO

MÖJLIGHET ATT ÅTERSTÄLLA EN TILLGÅNG

Under stäm av konto kan man nu skapa en verifikation utifrån en inläst transaktion från ex. banken. Till höger på raden finns ett + tecken. Tryck på ikonen så skapas en verifiaktion där du med automatik får med dig belopp, datum och benämning.

Inne på en tillgång så kan man under fliken Historik se alla utförda avskrivningar. Där kan man även återställa den senaste avskrivningen på tillgången så länge tillgången inte sålts, utrangerats eller skrivits upp/ner. Detta går endast att göra så länge perioden inte är låst i bokföringen.

MASSBEARBETA ATTESTFLÖDE LADDA NER KOPPLADE BILDER FRÅN LEVERANTÖRSFAKTURALISTAN Det har nu blivit enklare och mer effektivt att spara ner kopplade bilder från leverantörsfakturor. Genom att markera vilka leverantörsfakturor du vill exportera och sedan klicka på ladda ner kopplade bilder, så får du en zipfil hämtad till datorn.

30

FORTNOX MAGAZINE

För att det ska bli enklare att byta ut attestanter i ett attestflöde finns nu möjlighet att massuppdatera attestflöden. Via massbearbetningen kan man välja att lägga till ersättare (mellan olika datum), byta ut ersättare, ta bort ersättare och byta ut/ ta bort attestanter.

Tips

SKAPA NY LÖNEPERIOD

FÖRÄLDRALEDIGHET PER BARN

Vid skapande av nya löneperioder kan man byta benämning, ange startdatum på sin löneperiod samt startdatum på sin avvikelseperiod. Detta för att effektivisera sina löneperioder så de till exempel går smidigare att ha en bruten avvikelseperiod.

För att hålla reda på hur många semesterlönegrundande dagar som en anställd har tagit ut per barn registrerar man den anställdes barn under Register Personal på fliken Semester i Fortnox lön vid Semestergrundande frånvaro vid föräldraledighet.

När man sedan registrerar föräldraledigheten på den anställde i kalendariet väljer man vilket barn som den anställde är föräldraledig för.

KOPIERA KONTERINGSMALLAR Under inställningar - bokföring - konteringsmallar finns nu möjligheten att kopiera en befintlig konteringsmall för att effektivare kunna skapa liknande konteringsmallar.

AUTOMATISK ARTIKELREGISTRERING PÅ INKOMMANDE E-FAKTUROR

LÄS MER PÅ FORTNOX.SE

För att underlätta arbetet och få det mer automatiserat samt effektivt så går det nu att föra över artiklar från en e-faktura till leverantörsfakturan som skapas i Fortnox.

De artiklar som följer med på en e-faktura matchas mot artikelregistret i Fortnox genom artikelnummer, tillverkarens artikelnummer eller EAN-nummer.

FORTNOX MAGAZINE

31

Fortnox tidsredovisning

NYA TIDER MED FORTNOX TID I MOBILEN Fortnox Tid är en helt ny produkt som just nu testas av pilotanvändare. Målet är att ha den första versionen klar under våren 2018.

– Det här kommer att bli en bra produkt och en fullvärdig del av övriga Fortnoxfamiljen. Det handlar alltså inte om en uppgradering av vårt tidigare Tidredovisningssystem, utan ett nytt program som byggts upp av helt ny kod och som våra utvecklare arbetet hårt med under en längre tid, berättar Kristin Kaasen som är produktägare på Fortnox.

Graferna visar en översikt över debiterbar tid, vilket underlättar uppföljningen av vad som är klart att faktureras och hur mycket tid som kan debiteras.

Fortnox Tid kommer att ha en hel del grundfunktioner kvar från Tidredovisning, men har också försetts med utökad funktionalitet, en modernt och användarvänligt gränssnitt, samt inte minst – en mobilanpassad version.

– Vi har lyssnat noga på våra användares önskemål och under utvecklingsfasen har vi tagit del av värdefull input från redovisningskonsulter från såväl större som mindre byråer, konstaterar Kristin.

Tanken är att börja rulla ut Fortnox Tid under våren 2018. Är du intresserad av att veta mer kring programmet och kanske också bli testpilot går det bra att kontakta Fortnox supportavdelning.

– Vi tar gärna emot fler piloter och den värdefulla input som kommer till oss den vägen. Att lansera en helt ny produkt är oerhört spännande och det vi just nu kan konstatera är att det ser mycket bra ut, säger Kristin.

I kommande nummer av Fortnox Magazine kommer vi att rapportera mer om Fortnox Tid och även beskriva funktionaliteten mer ingående.

32

FORTNOX MAGAZINE

På fakturaunderlaget kan man presentera timmarna som faktureras genom att skapa olika layouter. Här kan man även justera debiterbar tid eller justera priset.

Bland den nya funktionaliteten märks bland annat följande: • Effektiv tid- och frånvaro registrering på projekt, kund och kostnadsställen • Mobil tidredovisning • Enkel översikt över tid rapportering på projekt/kund • Startsida med grafer och rapportmöjlighet • Intregrerat med Fortnox Order/Faktura.

• Detaljerad faktura- och orderunderlag

”Vi har lyssnat noga på våra pilotanvändares synpunkter och befinner oss nu i slutfasen av nya Fortnox Tid”.

Fortnox Kvitto & Resa

Med Fortnox Kvitto & Resa blir det enkelt att hantera ett företags alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar direkt i mobilen”.

HANTERA KVITTON OCH RESERÄKNINGAR DIREKT I MOBILEN Nu lanserar Fortnox en helt ny tjänst för digital utläggshantering och automatiserade reseräkningar. Genom att få in så många delar som möjligt av ett företags administration digitalt skapas stora tidsbesparingar – inte minst för den som ansvarar för redovisningen.

Det är tidskrävande med utläggshantering, oavsett storlek på företaget. Med nya Fortnox Kvitto & Resa får småföretagare och den som ansvarar för redovisningen en automatiserad helhetslösning som innebär att samtliga roller på företaget sparar stora mängder tid. Tid de annars lägger på att leta efter kvitton, scanna in dem och kontera dem manuellt.

Direkt i bokföringen

Genom att direkt fota av kvittot, rapportera och/eller attestera med mobilen får man istället in det direkt i bokföringen. Alla representationsregler är redan inbyggda, man får automatiskt förslag på rätt moms och genom att kategorisera kvittot blir det även rätt konterat. Tillsam-

mans med Fortnox övriga program får man ett helautomatiserat flöde.

Reseräkningar

Det är alltså inte bara papperskvitton som stöds, utan också automatisering av reseräkningar, traktamenten och milersättningar. Man kan även koppla företagskortet till tjänsten och importera en elektronisk körjournal. Rapporterna skickas in från mobilen eller datorn och när de är attesterade och godkända bokförs de automatiskt.

Allt på ett ställe

En stor fördel är att alla rapporter finns samlade på ett ställe, där man kan attestera eller skicka tillbaka till den anställde för korrigering, godkänna för utbetalning, skicka vidare i attestkedja eller ta bort rapporter direkt i mobilen.

SMARTA FÖRDELAR MED FORTNOX KVITTO & RESA

• Automatiserar hela kvitto och reseräkningshanteringen • Fungerar både i datorn och i en app i mobilen • Stöd för attestflöden • Allt samlat på ett ställe ger en tydlig översikt • Inbyggda representations regler

FORTNOX MAGAZINE

33

Branschnyheter

Dags för lönekartläggning för 2017

Anmäl huvudman innan det blir böter…

De flesta företag och föreningar ska anmäla verklig huvudman till Bolagsverket senast den 1 februari 2018.

Dessutom ska nystartade företag och föreningar anmäla verklig huvudman inom fyra veckor. Fram till sista anmälningsdag kan detta göras kostnadsfritt i e-tjänsten, efter det kostar det 250 kronor.

Vem det är

En verklig huvudman är den eller de personer som ytterst äger eller kontrollerar exempelvis ett företag eller en förening. En verklig huvudman kan

också vara den eller de personer som tjänar på att någon annan agerar åt dem.

Därför ska man

2015 antog Europaparlamentet ett nytt penningtvättsdirektiv, där alla EU-länder måste ha ett register över verkliga huvudmän. Syftet med registret är att exempelvis banker och finanspolisen ska kunna ta reda på vem eller vilka som står bakom ett företag. Informationen om vem som är verklig huvudman ska bidra till att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism.

Riksdagens nya reg­ler om aktiva åtgärder och lönekartläggning i diskrimineringslagen började gälla 1 januari 2017. Syftet är att motverka diskriminering inom arbetsliv och utbildning och i detta ingår även krav på årlig lönekartläggning där arbetsgivaren ska jämföra löner för kvinnor och män som har lika eller likvärdiga arbetsuppgifter. Detta gör man för att kunna upptäcka, åtgärda och förebygga löneskillnader som inte kan förklaras med könsneutrala argument. De nya reglerna kräver att arbetsgivaren genomför en lönekartläggning varje år, istället för som tidigare var tredje år. Rapport finns i Fortnox Lön Plus.

Prisbasbeloppen för 2018 Prisbasbeloppet för år 2018 har beräknats till 45 500 kronor, vilket är en höjning med 700 kronor jämfört med 2017. Det betyder att både värdet av bilförmån och gränsen för så kallat lyxbilstillägg höjs. Det är Statistiska centralbyrån (SCB) som har regeringens uppdrag att utifrån vissa bestämmelser beräkna prisbasbeloppet, populärt benämnt basbeloppet. Beräkningarna görs med utgångspunkt i förändringen av konsumentprisindex.

Regeringen har även uppdragit åt SCB att beräkna det förhöjda pris-

34

basbeloppet som används vid beräkning av pensionsgrundande inkomst och tillgodoräknande av pensionspoäng. Det förhöjda prisbasbeloppet ska beräknas på samma sätt som det ordinarie prisbasbeloppet.

För år 2018 har det beräknats till 46 500 kronor, en höjning med 800 kronor.

Prisbasbeloppet och det förhöjda prisbasbeloppet ska fastställas av regeringen innan det börjar gälla den 1 januari.

2017

2018

Prisbasbelopp

44 800

45 500

Förhöjt prisbasbelopp

45 700

46 500

FORTNOX MAGAZINE

Att prisbasbeloppet höjs med 700 kr för inkomståret 2018 innebär bland annat högre skattefritt traktamente.

• Traktamente 230 kr heldag Sverige • Traktamente 115 kr halvdag Sverige • Nattraktamente 115 kr Sverige • Milersättning skattefri 18,50 per mil / oförändrad • Läs mer på Skatteverkets hemsida om utlandstraktamente

Jobbar du med fastigheter?

Då ska du välja REAL Fastighetssystem i samverkan med Fortnox För visst vill du jobba helt webbaserat och i en miljö som är anpassad för just fastighetsförvaltning?

• REAL tar hand om alla betalningsflöden, avisering, påminnelser, inbetalningar.

• REAL är specifikt anpassat för avisering och fakturering i förskott och hanterar givetvis den ”vilande momsen”. Du justerar hyror och avgifter smidigt med bara ett par klick.

• Handlar förvaltningen om hyresrätter och lokaler kan du ta hand om det ekonomiska medan din kund enkelt och smidigt sköter in- och utflyttning av hyresgäster samt skriver kontrakt. Allt i samma system.

• Förvaltar du bostadsrättsföreningar har du allt som gäller för fonder, överlåtelseavtal vid

försäljning, kapitaltillskott, kontrolluppgifter till skatteverket, panthavare etcetera.

• Till slut slussar du över alla bokföringsverifikat till Fortnox ekonomisystem. REAL och Fortnox har samverkat under snart 10 år.

Kombinationen har många nöjda kunder i både fastighets- och redovisningsbranschen.

• Till denna miljö finns även en kundportal där dina kunder (fastighetsägare, hyresgäster, brf-medlemmar och styrelseledamöter) enkelt kan få tillgång till relevant information samt även attestera leverantörsfakturor utan att behöver logga in i något av systemen.

Vill du veta mer, hör av dig till REAL AB, 010-602 32 00 eller info@real.se. Du hittar även information på www.real.se.