Fortnox Magazine 1 - 2017

FÖR HELA REDOVISNINGSBRANSCHEN

Till framtiden med

Digital byrå

Så kan du dra nytta av Fortnox inbyggda intelligens

Sänkt kostnad och

ökad kontroll

–möt byrån som hissar Nox Finans

kommer • Nu Fortnox Lager

banksamarbeten • Utökade och förbättrade betalflöden

O SS

ut är bi är ld v ni i p ng å ar Ro oc ad Si h sh m o d äs w 20 so , r

M Ö T H

digital kedja av • En redovisning och bokslut

IH Ö ST

nya namn på • Ständigt Svensk Handels varningslista

FORTNOX MAGAZINE

Skönt, då var räkningar och löner fixade!

Du har säkert redan hört det, men molnbaserade lösningar sparar mycket tid.

Med Fortnox blir du och ditt företag mobilt. Det innebär att du kan arbeta effektivt var du än befinner dig, på kontoret, hemma, på semestern eller ute på fältet.

När du vill sköta ditt företags ekonomi enkelt och effektivt.

Så enkelt flyttar du till Fortnox – sid 30

Förenklar vardagen

11

Innehåll NR. 1 2017

Välkommen 5 Nyheter 6 Koppla ihop Fortnox

10

Detta är Nox Finans

11

Aktuellt i branschen

12

Digital byrå-konceptet

14

Nox Finans i vardagen

16

”Digitalisera allt”

18

Fortnox Roadshow

20

Redovisning & bokslut

22

Tips från specialisterna

24

Välkommen hem till Fortnox 28 Flytta över till Fortnox

30

Träffa oss i höst

31

Så arbetar du snabbare med kortkommando

13

Därför digitaliserar de allt

18

Möt Per Gränström på MPC Consulting

Magi på årets Roadshow Fortnox har under alla år haft ett högt tempo med nya versioner så Roadshowen är ett bra tillfälle där vi får berätta om och visa allt som hänt, men också att få feedback.

20

Anna Olandersson på Fortnox.

Våra senaste produktnyheter

6

pla p o k t t ers a d t r n Sma dina ku em t ihop lika syså Fortnox. o Damberg p Eric

10 FORTNOX MAGAZINE

3

Välkommen till Fortnox Magazine

Med den här tidningen vill vi på Fortnox inspirera dig som arbetar i redovisningbranschen att hitta nya lösningar på återkommande arbetsuppgifter. Vi vill tipsa om hur du kan använda Fortnox för att bli effektivare i din vardag och även hjälpa dina kunder att hitta processer för en smartare administration.

I det här numret kan du läsa många exempel på Fortnox digitala tjänster och hur kollegor till dig i branschen valt att arbeta med dem. Vi har pratat med företagen Ekonomistyrning respektive MPC Consulting om hur de tänker kring det digitala flödet. Kanske hittar du några tips där som du kan få nytta av?

Detta är den första av de tre utgåvor som vi gör under 2017. Du är mer än välkommen att kontakta oss om du har önskemål eller andra spontana tankar. Skriv till magazine@fortnox.se.

Jag önskar dig trevlig läsning!

Nils Carlsson VD Fortnox

r e m m u n a t s Nä

MISSA INTE

AV FORTNOX MAGAZINE

Trender 2018 och Det här händer i höst Intervjuer och reportage från digitala byråer

KOMM

14

ER DE

N

SEPTE

MBER

Branschnyheter - Produktnyheter - Tips & Tricks Redaktionsrådet

– en tidning från Fortnox AB

Johan Claesson, Malin Sköld, Jessica Nyström, Pia Eriksson, Lars Alm, Niklas Pettersson, Eric Damberg, Emelie Forsell, Aino Nyvelius och Anna Larsson.

Kontakta oss på magazine@fortnox.se

Nästa nummer

Kommer till dig den 14 september

Annonsering

Är du intresserad av att synas i tidningen kontakta Eric Damberg på eric.damberg@fortnox.se

Produktion

Den här tidningen har producerats av GoBrave Reklam och kommunikation

FORTNOX MAGAZINE

5

Produktnyheter

Fler bankkopplingar i Fortnox Fortnox har ytterligare ett utökat banksamarbete utöver Handelsbanken och Danske Bank. Från Nordea kan vi nu per automatik hämta leverantörsutbetalningar, kundinbetalningar och kontoutdrag. Nordea är dessutom först ut med att ha kontoutdraget helt automatiserat, inne i Fortnox.

Med Fortnox betalflöden kan du enkelt betala leverantörsfakturor och få leverantörs- och kundreskontra avprickade. Dessutom kan du använda kontoutdraget för en automatisk avstämning och därmed säkerställa att du inte missat att bokföra någon banktransaktion. Automatiserat kontoutdrag är att vänta för fler banker utöver Nordea inom kort, bland annat Handelsbanken nu i juni.

Samtidigt förbättras också kontoavstämningen i Fortnox för en komplett och automatiserad process.

Andra förbättringar under våren är bland annat hantering av leverantörsfakturor i olika valutor och nu att ta ut rapporten på betalfilen i efterhand.

EU-direktivet SEPA Inom bankvärlden händer det generellt mycket spännande just nu.

EU-direktivet SEPA gör så att alla banker standardiserar filformaten vilket möjliggör bättre automatisering och effektivare processer. PSD2-

6

FORTNOX MAGAZINE

direktivet innebär att det blir kunderna istället för bankerna som bestämmer huruvida man vill dela med sig av kontoinformation och betaltjänster.

I Fortnox innebär det att du framöver kommer att få nya möjligheter till en enklare, effektivare och snabbare betalhantering och får full koll på att dina banktransaktioner alltid matchar din bokföring.

Förbättrad kontoavstämning Kontoavstämningen hjälper dig att se till att du bokfört rätt och inte glömt att bokföra någon transaktion från ditt bankkonto. Denna vy i Fortnox får nu omfattande förbättringar.

Med funktionen matchar programmet de inlästa transaktionerna mot bokföringen. Nu kan denna även hantera situationer där flera transaktioner klumpats ihop. Dessutom kan du stämma av över räkenskapsår, även dina öppna poster i föregående år.

Och med en enkel knapptryckning

Du får full koll på att dina banktransaktioner alltid matchar din bokföring. kan du nu skapa eventuella saknade verifikationer.

För Handelsbanken och Nordea finns nu möjlighet till automatisk inläsning och fler banker är att vänta inom kort. Som vanligt kan du även hantera kontoutdrag hämtade från internetbanken. Dessutom kan du nu även läsa in filen från Skatteverket. Alla filer som används här skapar nu inläsningshistorik där filen sparas och kan laddas ned, även de automatiskt inlästa.

Produktnyheter

Första versionen av Fortnox Lager Under våren har ett antal pilotkunder testat programmet som en viktig del av Fortnox arbetssätt att ta in kundönskemål i ett tidigt skede. Och efter sommaren lanseras den första versionen av Fortnox Lager Bas.

Konteringshjälp – för automatiskt registrerade leverantörsfakturor I Fortnox finns det flera sätt att automatiskt få leverantörsfakturor registrerade – vilket du väljer är beroende på vad din leverantör har för möjligheter. E-faktura är det säkraste och mest effektiva sättet, då skickar leverantören fakturan direkt från sitt affärssystem till Fortnox.

Med Fortnox Bokföring får du en e-postadress som du kan ge till dina leverantörer för att använda fakturatolkning med e-postflöde.

Då skickas fakturorna automatiskt eller manuellt för fakturatolkning och du får maskinell avläsning av informationen följt av en manuell verifiering. Du får även en fakturaadress som du kan ge de leverantörer som vill skicka pappersfakturor. Fakturorna öppnas, skannas och arkiveras först och kommer sedan in tolkade i Fortnox.

Faktura registreras direkt i inkomna fakturor för att sedan godkännas, bokföras och betalas utan att du

själv behöver knappa in någon information. Du får löpande hjälp med automatisk uppdatering av leverantörsregistrets adress- och betalinformation.

Du kan numera använda dig av de vanliga funktionerna inom bokföringen som hjälp för att kontera fakturan. Om en matchad leverantör är upplagd i leverantörsregistret med ett fördefinierat motkonto, förvald konteringsmall, kostnadsställe, projekt och/ eller en momstyp så föreslås en kontering av fakturan efter dessa inställningar.

– Fortnox Lager kommer att innebära ökad effektivitet för många kunder som använder sig av order- och fakturaflödet, och öppnar för möjligheten att hantera hela sin verksamhet under ett tak, säger Olof Hiller som är produktägare för Fortnox Lager.

Basversionen har funktionalitet som täcker de flesta behoven för mindre företag.

– Den innehåller grundläggande funktioner för lagervärdering enligt FIFO, automatisk lagerbokföring, stöd för flera lagerställen, och inoch utleveranser, säger Olof Hiller.

Förutom nya vyer för manuella leveranser och inventering så är lagerfunktionerna invävda i befintliga moduler, såsom Leverantörsfaktura, Order och Kundfaktura.

FUNKTIONSLISTA - Lagerhantering enligt FIFO - Automatisk bokföring av lagervärdesförändringar - Stöd för flera lagerställen - Manuell inleverans - Inleverans via leverantörsfaktura - Manuell utleverans - Utleverans via Order - Utleverans via Faktura - Lagervärdesrapport - Aktiveringsguide - Inventering

FORTNOX MAGAZINE

7

Produktnyheter

Smarta versionsnyheter för

effektivare arbetsmetoder

Tydligare fakturor

Genom att använda leverantörsfakturaattest låter man anställda smidigt attestera fakturorna. Detta är perfekt att kombinera med automatiskt registrerade fakturor för ett automatiserat och säkert flöde.

Nu har det kommit nyheter som gör att attestanterna ska kunna läsa de fakturor som man tidigare har attesterat. Det är nu tydligare hur fakturan attesterats och anteckningar i samband med detta. Dessutom finns det förbättringar i samarbetet mellan konsult och attestant.

Aktiva och inaktiva kunder

När du skapar ett nytt dokument, till exempel en kundfaktura, behöver du välja en kund. Du erbjuds då möjligheten att välja bland alla kunder i ditt kundregister, men vissa kunder är kanske inte längre verksamma eller så är kundrelationen inte längre aktiv.

Så därför, för att göra denna process enklare, så går det nu att sätta kunder som aktiv respektive inaktiv.

Detta gör att bara de kunder man faktiskt arbetar med finns tillgängliga när kund ska väljas i Fortnox.

8

FORTNOX MAGAZINE

Enklare att söka avancerat

Ju mer man arbetar i Fortnox, desto viktigare är det att hitta dokument från tidigare perioder. Det kan vara en kundfaktura, leverantörsfaktura eller en verifikation. Därför har Fortnox nu gjort den utökade sökningen enklare att använda genom att dela upp den i sektioner baserat på innehåll. Dessutom kan man nu söka med hjälp av fler värden än vad man kunde tidigare.

Offert, order och fakturering För offert, order och fakturering kan du nu söka efter dokument baserat på följande värden: • Faktura-/ordertyp • Valuta • Artikelnummer/benämning • Konto (fr.o.m./t.o.m.)

• Belopp inkl. och exkl. moms (fr.o.m./t.o.m.)

Produktnyheter

NY GUIDE

Funktion för slutlön

Att betala ut och summera en slutlön på en anställd kan vara en tidskrävande uppgift för den löneansvarige. Därför finns möjligheten att via en guide få hjälp med att betala ut en slutlön. Via guiden som du når från kalendariet får du hjälp med att betala ut semester samt hantera komptid och flex i samband med att den anställde slutar.

UTÖKADE FUNKTIONER FÖR STATISTIKRAPPORTERING Statistikrapporteringen fortsätter att utökas i Fortnox Lön Plus. Det finns nu möjlighet att rapportera statistik till SCB i form av Konjunkturstatistik, löner för privat sektor (KLP).

Undersökningen syftar huvudsakligen till att belysa lönenivåns utveckling för arbetare och tjänstemän inom den privata sektorn. Statistiken används främst vid konjunkturbedömningar och som underlag vid analyser av kostnads- och konkurrensutvecklingen i Sverige och inom EU.

Vi fixar lönekartläggningen Alla arbetsgivare ska göra en lönekartläggning varje år. Arbetsgivare med minst tio anställda ska även dokumentera arbetet med kartläggningen.

Syftet med dessa årliga lönekartläggningar är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. I Fortnox Lön Plus finns nu rapporten Lönekartläggning som hämtar de uppgifter som går att få ut från Fortnox.

Lönebesked på Engelska Det går nu att ställa in språk på den anställde för utskrifter.

Detta görs under: Register / Personal / Personalkort flik Personaluppgifter / Språk på. Det går att välja svenska och engelska.

FORTNOX MAGAZINE

9

Integration

Som konsult blir det väldigt enkelt för dig att

samarbeta med din kund Du har hört det innan, det gäller att minimera den manuella handpåläggningen och låta systemen själva ta hand om de rutinmässiga uppgifterna. Med Fortnox integrationer blir det verkligen så.

Troligen har du flera kunder som har kassasystem, webbshoppar, system för arbetsordrar eller liknande försystem. Innehållet från dessa ska sedan in i Fortnox. Frågan är, hur löser du det? Ett smidigt sätt är att använda de färdiga kopplingar som erbjuds tillsammans med Fortnox. I dagsläget finns runt 200 externa sådana system anslutna.

– Som konsult blir det väldigt enkelt för dig att samarbeta med din kund, säger Eric Damberg som är marknadsansvarig för Fortnox Integrationer.

– Kunden arbetar kvar i sitt system som är anpassat för just deras bransch, medan du som konsult är kvar i Fortnox. Du slipper alltså jaga din uppdragsgivare efter underlag från system som ligger utanför Fortnox och detta sparar väldigt mycket tid åt dig.

Förutom att Fortnox drivs av tanken att koppla ihop sina slutkunders värld av affärer, finns det andra praktiska orsaker till att bolaget driver frågan kring integrationer.

– Genom att låta andra duktiga entreprenörer och företag koppla ihop

10

FORTNOX MAGAZINE

På Fortnox webbsida kan du läsa mer om hur integrationerna fungerar praktiskt, och även läsa mer om de kopplingar som redan finns. Troligen har du många kunder som detta skulle passa bra för.

DET HÄR ÄR ETT API

Minska dubbelregistreringen och låt Fortnox hämta och lämna information automatiskt.

WEBBSHOP

sig med oss, kan vi fokusera fullt ut på våra egna program, men ändå erbjuda en mer komplett lösning.

Vi tycker det är bättre att andra, med specialistkunskaper bygger de funktioner och branschanpassningar som varje enskild företagare vill ha.

Alla vinner på ett sådant upplägg, inte minst kunderna.

KASSA

Fortnox tillhandahåller ett API som gör det möjligt för alla typer av programvaror att integrera mot Fortnox. Det här API:et gör att externa programvaror kan skicka in och hämta ut ”data” i och ur Fortnox. Fördelen är att administrationen automatiseras och effektiviseras.

Risken för att information inte kommer in i ekonomisystemet minimeras.

Nox Finans

Så funkar den populära tjänsten Med olika finansiella tjänster från Nox Finans erbjuds möjligheter att enkelt och smidigt hjälpa företag att öka likviditeten och samtidigt ha full överblick och kontroll i programmet.

Nox Finans erbjuder en rad finansiella tjänster som underlättar företagarens vardag och förbättrar bolagens likviditet. Här finns funktioner som fakturaservice där Nox Finans såväl skickar ut fakturan som ser till att

r e p y t Olika ter s n ä j t av Fakturaköp Med Nox Finans behöver man inte vänta på kundernas betalningar och man slipper oroa sig för när pengarna ska komma. Genom att sälja fakturan till Aros Kapital via programmet kommer pengarna in direkt.

pengarna kommer in och sedan bokförs. Factoringtjänsten i form av fakturabelåning och fakturaköp är andra exempel. Även företagslån för de som behöver snabb hjälp att finansiera exempelvis en investering.

Fakturabelåning Företagare ska inte behöva vänta en, två eller ibland till och med tre månader på att få betalt för ditt jobb.

Bättre då att belåna fakturan och få in den största delen av fakturans värde på kontot direkt. Nox Finans sköter även påminnelse och inkasso på den belånade fakturan.

Fakturaservice Med Nox Finans är faktureringen färdig när fakturan är skapad, då

SÅ HÄR FUNGERAR DET •

•

Tjänsterna ligger i Fortnox faktureringsprogram och man väljer helt enkelt vilken tjänst man vill använda på de olika fakturorna.

Oavsett vilken av de finansiella tjänster som används så bokförs inbetalningen automatiskt i Fortnox bokföringsprogram.

• Den utdragna handläggningstiden med att skicka fakturor, påminna och registrera inbetalningar är ett minne blott med Nox Finans. Man kan helt enkelt lägga mer tid på sin egen verksamhet och mindre på administration.

• Ansöker man om kredit får man snabbt besked och pengarna in på kontot.

den automatiska tjänsten ser till att kunden får fakturan, påminnelser skickas ut om det behövs – och fakturan markeras som betald i Fortnox när pengarna kommit in.

Företagslån Ibland behöver man låna pengar snabbt, kanske för att finansiera en expansion, eller om ett tillfälligt likviditetsproblem uppstått. Via Nox Finans erbjuds flexibla företagslån med villkor som anpassas enkelt efter omständigheterna i varje enskilt fall.

FORTNOX MAGAZINE

11

Branschnyheter

Ständigt nya namn på

n a t s i l s g n varni

Ny lag för hur Skatteverket får jobba mot brott Den nya skattebrottsdatalagen träder i kraft 1 juli och gäller istället för personuppgiftslagen. Lagen ändrar reglerna för hur personal på Skatteverket ska behandla personuppgifter i den brottsbekämpande verksamheten.

Syftet med lagen är att Skatteverket ska vara mer anpassat till ny teknik när det gäller brottsbekämpning.

Lagen syftar särskilt till att underlätta samverkan med andra brottsbekämpande myndigheter.

Den nya skattebrottsdatalagen innebär bland annat att Polismyndigheten och Säkerhetspolisen kan få tillstånd LÄS MER Läs mer på riksdagens hemsida.

Skriv ”skattebrottsdatalag” i sökrutan.

12

FORTNOX MAGAZINE

att ha direktåtkomst till personuppgifter i Skatteverkets brottsbekämpande verksamhet.

Enligt regeringen innebär lagen att Skatteverket kan jobba effektivt mot brott samtidigt som människors integritet skyddas. Lagen är teknikneutral och flexibel.

Svensk Handels varningslista över företag med oseriösa försäljningsmetoder uppdateras kontinuerligt med nya namn.

I år har 23 bolag lagts till.

Kriterierna för att hamna på varningslistan är bland annat att ett det ska ha inkommit flera klagomål, företaget utformar erbjudanden som fakturor eller att totalpriset inte framgår av erbjudandet.

LÄS MER Läs mer på Svensk Handels hemsida.

Googla ”svensk handel varningslistan”.

Företag måste ange verklig huvudman Till hösten måste företag anmäla vem som är verklig huvudman. Enligt Bolagsverket kommer det att beröra cirka 800 000 företag och föreningar.

Bolagsverket jobbar med att ta fram en e-tjänst för detta ändamål och i september ska informationen börja samlas in. En verklig huvudman är den eller de personer som ytterst äger eller kontrollerar ett företag eller en förening. Det kan också vara den eller de personer som tjänar på att någon annan agerar åt dem.

Den nya lagen som riksdagen ska anta har sin grund i ett nytt penningtvättsdirektiv från Europaparlamentet. Det antogs år 2015 och innebär att alla EU-länder måste ha ett register över verkliga huvudmän.

Syftet med registret är att banker och finanspolisen ska kunna ta reda på vem eller vilka som står bakom ett företag, och detta ska bidra till att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism.

LÄS MER Läs mer på bolagsverkets hemsida.

Skriv ”verklig huvudman” i deras sökruta.

Starkt engagemang för vårt samhälle!

Fortnox strävar efter att ha en god relation till samhället.

Vi bidrar med kompetens, produkter och sponsring till projekt som bidrar till gemensam utveckling – allra helst där ungdomar sätts i fokus.

De allra flesta som engagerar sig i idrottsföreningar gör det ideellt, vid sidan av jobb och familjeliv. Att få in medlems- och träningsavgifter kräver ofta flera olika system och kostar kassören mycket tid.

Därför har Fortnox kostnadsfritt gett landets idrottsföreningar tillgång till program för bokföring och fakturering.

Tack vare kopplingen mellan IdrottOnline och Fortnox kan föreningarna spara värdefull tid som istället kan läggas på att utveckla föreningen

sportsligt. Fortnox har också valt att bli företagsvän till barnrättsorganisationen Friends. Engagemanget innebär att Fortnox bidrar med en vald summa till organisationen.

Under 2016 genomförde Friends, som är en icke vinstdrivnade organisation, 1 300 utbildningar på skolor och idrottsföreningar. Det för att motverka mobbning och diskriminering.

Friends uppskattar att det varje dag går cirka 60 000 barn och unga till skolan samtidigt som de utsätts för

kränkningar och diskriminering. Det är lika många som ryms på Friends Arena i Solna.

Stiftelser, organisationer och föreningar kan ansöka om sponsring från Fortnox. Två gånger om året väljer vi ut en eller ett par kandidater som stöttas med en vald summa för att bidra till samhället.

FORTNOX MAGAZINE

13

DIGITAL BYRÅ

Ta ett stort steg

in i framtiden Fortnox program Digital byrå riktar sig till dig som arbetar i redovisningsbranschen. Syftet är egentligen ganska enkelt – att underlätta och spara tid i din vardag.

Vilken kund ska du arbeta med idag och när måste uppdraget vara klart?

Med Digital byrå erbjuds en aktivitetslista med en tydlig översikt över vilka uppdrag som ska utföras just nu. Du ser omedelbart om något nytt material inkommit, till exempel en leverantörsfaktura, och med automatiska påminnelser och notiser missar du inget. Digital byrå erbjuder användaren full kontroll över alla klienter, på ett och samma ställe.

– Funktionaliteten i Digital byrå bygger på att tjänster skapas utifrån vilka uppgifter du utför för din klient.

Du anger i vilket intervall och vem som utför uppgiften och aktiviteterna skapas därefter, berättar Lars Alm

som är ansvarig för Digital byrå.

Det finns möjlighet att skapa och döpa egna tjänster för extra flexibilitet, och för tjänster med fasta inlämningsdatum, till exempel från Skatteverket, hjälper Digital byrå genom att presentera rätt inlämningsdatum utifrån klientens bolagsform och gjorda val.

Automatiska tjänster En nyckelfunktion i Digital Byrå är de digitala tjänsterna. I stället för att öppna varje klient för att se om det inkommit material så uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt för att visa när det finns arbete att utföra. Idag finns digitala tjänster för

verifikat, dagskassor, leverantörsfakturahantering och återrapportering på kundfakturor.

Med de automatiska aktiviteterna går det att följa hela leverantörsfakturaflödet. Från när en faktura inkommer som en bild till klienten, till när banken skickar tillbaka en återrapporteringsfil och betalningen är bokförd.

– Tack vare fördefinierade och automatiskt tjänster får du påminnelser och notiser, utan omvägen med onödiga klick. Du kommer aldrig glömma en uppgift eller en detalj i ditt arbete med ”Pling” från Digital Byrå, säger Lars Alm.

DIGITAL BYRÅ PÅ 15 SEKUNDER Man får en automatiskt uppdaterad to-do-lista.

Erbjuder en total överblick på kunderna genom fördefinierade och automatiska tjänster med påminnelser och notiser. Här visas aktuell status för varje klient och notiser om händelser som måste behandlas.

Tack vare direktkopplingen till kundernas program, som gör att man enkelt kommer direkt till det aktuella ärendet – utan omvägar och extra klick – erbjuds en smidig arbetsprocess.

14

FORTNOX MAGAZINE

Tjänster

Direktlänk Klientlista

”Pling”!

3 Se alla dina klienter i en ”to do-list” 3 Aktivitetslista med aktuell status och behandlingshistorik 3 Påminnelser och notiser ger dig total överblick

5

VANLIGASTE FRÅGORNA

Behöver man lägga upp klienterna både i klienthanteraren och i Digital byrå?

Nej, alla klienter som finns i klienthanteraren går automatiskt över till den digitala byrån. Väljer ni att i den digitala byrån lägga till en ny klient kommer även denna synas i klienthanteraren.

Vad är skillnaden mellan digitala tjänster och ickedigitala tjänster?

Använder du dig av de digitala tjänsterna så är det dessa som orsakar ett "pling" när något sker inom tjänsten och man får en notis när det finns någon ny aktivitet. Med de manuella tjänsterna krävs att man själv går in och kollar om det finns något nytt att hantera.

Vad är skillnaden mellan slutdatum och leveransdatum?

Leveransdatum är det datum då du förväntas vara klar med aktiviteten första gången, till exempel att all bokföring för januari ska vara klar den femte februari. Slutdatum är det datum då det ska sluta skapas aktiviteter för klienten, t ex att man efter den 31 december inte längre ska arbeta med klientens bokföring.

Varför dyker inte alla aktiviteter upp i aktivitetslistan?

Aktivitetslistan sorterar automatiskt fram aktiviteter inom ett intervall som är tio dagar tidigare än dagens datum samt tjugo dagar efter dagens datum.

Finns ej slutförda aktiviteter innan detta intervall så kommer en varningstext där det står att det finns aktiviteter att behandla.

Varför försvinner inte klara aktiviteter i översikten?

Alla aktiviteter som gjorts på klienten kommer ligga kvar i översikten för att konsulten ska kunna följa vilka aktiviteter som gjorts på respektive klient. Vill man enbart se de prioriterade aktiviteterna används istället aktivitetslistan.

FORTNOX MAGAZINE

15

FAMILJEFÖRETAGET OM NOX FINANS

”Finns inget liknande” Mikael Runmalm på Ekonomistyrning i Göteborg tycker att Nox Finans inneburit en revolution. ”Det är en unik produkt.

Det finns inget liknande i Sverige”, säger han.

På redovisningsbyrån Ekonomistyrning i Göteborg har man använt sig av Nox Finans sedan vintern 2015.

– Våra kunder har blivit lyckligare sedan dess. Och en glad kund är en lojal kund, säger vd Mikael Runmalm.

Han beskriver att kunderna får ned kostnaderna och att kontrollen ökar.

– Det är ett praktexempel på när redovisningskonsulten effektiviserar bort sig själv, säger han.

Ekonomistyrning, som är ett familjeföretag, inriktar sig på småföretagare.

16

FORTNOX MAGAZINE

Bland småföretagare kan fakturering i allmänhet vara ett problem, enligt Mikael Runmalm. Många fakturerar för lite och för sent. Strul med skrivare, porto, kuvert eller postgång orsakar förseningar. Ibland får slutkunderna sina fakturor strax innan sista betalningsdag.

För många småföretagare tar det dessutom lång tid innan man får veta om slutkunden betalat. Och om en betalning inte sker så vill en del företagare inte stöta sig med slutkunden och struntar i att skicka ut påminnelser. Har väl företagare vågat skicka

en påminnelse men ändå inte fått betalt så kan det ta emot att skicka till inkasso, säger Mikael Runmalm.

– Med Nox Finans funkar allt detta extremt bra. De skickar ut påminnelser och företagaren som skickat fakturan får veta det genom sms och mejl. Då har de chansen att pausa och kontakta slutkunden. Dessutom ligger Fortnox och känner av om betalningen gjorts eller inte. Den uppdaterar i realtid, varje dag. Kunden har alltid koll på vem som har betalat, säger Mikael Runmalm.

Reskontran stämmer alltid Även för Ekonomistyrning har arbetet underlättats.

– Vi behöver inte sitta och stämma av reskontran. Den är uppdaterad och stämmer alltid.

På det sättet som Fortnox fungerar för er, hur väl ligger det i linje med hur redovisningsbranschen utvecklas?

– Det är exemplariskt. Branschen går mot en mer digital och automatiserad värld. Mängdarbetet ska kunna skötas av kunden själv, säger Mikael Runmalm.

Sedan Ekonomistyrning började använda Fortnox produkter har byrån fått en mer rådgivande roll.

– Vi utbildar mycket i bokföring och programkunskap. Vi lär kunderna alla bitar i ekonomin och hur de ska jobba med sitt bolag. Då lever de mer i sin verksamhet och får större förståelse för ekonomin. Det ökar deras chans till framgång, säger Mikael Runmalm.

– Kunderna ska göra så mycket som de kan själva, egentligen utan att de förstår att de själva skapar bokföring. Den skapas automatiskt i bakgrunden. Det är Fortnox väldigt bra på.

Enligt Mikael Runmalm så är Fortnox kostnad på sju kronor för en faktura billigt. Det är något mer än vad ett porto kostar i dag, och med tanke på vad abonnemang hos inkasso-

bolag, kuvert och andra kostnader i samband med fakturering går på, så är det prisvärt.

– Vi skickar inga fakturor alls utanför Nox Finans. När man väljer att kliva in i den världen ska man göra det fullt ut. Man kommer att få en lyckligare kund.

Han säger att det är när man testar Nox Finans som man förstår alla fördelar.

– Vi hade aldrig kunnat hantera byråns verksamhet i dag om vi jobbat som då. Mängden felaktiga fakturor, till exempel med fel referenser, tar alldeles för lång tid. Jag vill jobba med kundkontakter. Inte hålla på att felsöka, säger Mikael Runmalm.

FAKTA EKONOMISTYRNING NAMN Ekonomistyrning

PLATS Göteborg

ANSTÄLLDA 20

KUNDER ca 800

ANVÄNT FORTNOX SEDAN år 2002

Mikael Runmalm, Ekonomistyrning Göteborg.

FORTNOX MAGAZINE

17

FAKTA MPC CONSULTING NAMN MPC Consulting PLATS Stockholm ANSTÄLLDA ca 35 personer KUNDER ca 500 bolag ANVÄNT FORTNOX SEDAN år 2010

18

FORTNOX MAGAZINE

När man fått ordning på infrastrukturen och kan köra helt digitalt så vinner man otroligt mycket.

Per Gränström, partner på MPC Consulting

TIPSET FRÅN BYRÅN

”Digitalisera allt” På MPC Consulting i Stockholm var man bland de första med Digital Byrå.

Per Gränström beskriver det som att programmen i Fortnox pratar med varandra. ”Det är intelligent”, säger han.

Per Gränström, 38 år, är partner på MPC Consulting. Han var med och startade byrån för tio år sedan. MPC Consulting har framförallt bolag inom fastighetsbranschen som kunder.

För knappt två år sedan var MPC Consulting en av de första byråerna som testade Fortnox tjänst Digital byrå.

– Den är ett stöd i alla processer och återkommande händelser som man jobbar med på en byrå, säger Per Gränström.

Enligt honom ersätter den alla checklistor som byråer hade tidigare.

– Den visar inte bara när allting är gjort utan också delstegen som man gör. Man behöver inte bocka i allting själv utan programmet sköter det löpande. Är en faktura attesterad så bockar den i det. Det finns intelligens i systemet och det är vad en byrå strävar efter. Man vill ha en integrerad tjänst så man kan se vilka som gjort vad och exakt vad som är gjort hos en kund.

Full koll på kunderna På MPC Consulting kan en medarbetare ha flera hundra bolags ekonomi att hålla koll på. En fördel

med Fortnox program är att medarbetaren kan veta allting som händer utan att behöva gå in i varje bolags bokföring. Fortnox håller koll genom att skicka påminnelser och att visa på ett överskådligt sätt vad som är mest prioriterat bland alla bolag.

– Det är väldigt stor skillnad på att ha det här hjälpmedlet och att inte ha det, säger Per Gränström.

– Det fungerar också bra om någon medarbetare byter bolag, om någon blir sjuk eller slutar. Då är det enkelt att veta vad som är gjort hos varje kund.

Per Gränström säger att en del kunder märker av att MPC Consulting jobbar med Fortnox program, andra gör det inte.

Ett smidigare samarbete – Vi har olika typer av kunder. En del vill bara att det vi hjälper till med ska fungera. Andra har mer inblick och märker att vi jobbar på ett modernt sätt. I Digital byrå kan vi samarbeta med kunden på ett smidigt sätt.

Han säger att många byråer har höga krav på systemen. De ska vara funktionella och det ska gå smidigt att jobba i dem.

– Fortnox var väldigt tidiga med det.

Användarvänligheten är hög, säger Per Gränström.

På det sättet som Fortnox fungerar för er - hur ligger det i linje med hur branschen utvecklas?

– Utvecklingen drivs på från två håll.

Dels från systemsidan och dels från utövarna, byråerna. Det har funnits en tröghet historiskt även om det inte på något sätt är helt nytt. Men på senare år har det hänt jättemycket.

Det kommer att fortsätta med användarvänlighet, digitalisering och automatisering framöver. Där ligger Fortnox bra till.

Bjud upp dina kunder till molnet Per Gränströms tips till andra byråer är att digitalisera all bokföring och använda Fortnox fullt ut.

– När man fått ordning på infrastrukturen och kan köra helt digitalt så vinner man otroligt mycket. Allt som inte är digitalt när det kommer till byrån scannas in. Men man måste tänka till runt den processen och hur infrastrukturen blir.

FORTNOX MAGAZINE

19

ÄR DU REDO FÖR EN

Magisk

kundresa?

FORTNOX ROADSHOW 2017 Släpp händerna från tangentbordet och luta dig tillbaka – nu tar vi bokföringen till nästa nivå med magiska funktioner. Fortnox bjuder in till 2017 års roadshow, en tillställning som riktar sig till redovisningskonsulter.

Turnéplan Umeå Borlänge Stockholm Malmö Göteborg Växjö

20

FORTNOX MAGAZINE

13/9 kl. 13.00 – 16.00 14/9 kl. 13.00 – 16.00 15/9 kl. 09.00 – 12.00 18/9 kl. 13.00 – 16.00 19/9 kl. 13.00 – 16.00 20/9 kl. 13.00 – 16.00

MAGI PÅ NY NIVÅ!

Anmä l dig

och meda rbeta dina re på: fortno x.se/r oadsh ow

Fortnox har sedan 2011 under varje höst anordnat en roadshow som vänder sig till bolagets kunder inom redovisningsbranschen. Det började i små ”källarlokaler” med några trogna kunder, men då gästantalet varje år ökat så har man idag förflyttat turnén till fyllda biosalonger.

Fortnox Roadshow är ett tillfälle för att få ta del av det senaste inom digitaliseringen, träffa oss på Fortnox,

diskutera med branschkollegor samt byta erfarenheter. I den digitala värld som vi befinner oss i är dessa möten ovärderliga. Här visas nyheter upp, och en stor del av den tre timmar långa showen innehåller också tips om bra arbetssätt och funktioner.

– Samtidigt är det också ett perfekt tillfälle för våra kunder att komma och lyssna på hur man på ett smidigt sätt kan dela på arbetet med sina

kunder. Vi lever i en tid där vi arbetar mot att digitalisera och automatisera många tjänster. Givetvis är detta något som får mycket fokus på årets roadshow, berättar Anna Olandersson som är produktspecialist på Fortnox.

Höstens roadshow startar i Umeå den 13 september och rundas av i Växjö den 20:e samma månad.

Fortnox har under alla år haft ett högt tempo med nya versioner så Roadshowen är ett bra tillfälle där vi får berätta om och visa allt som hänt, men också att få feedback.

- Anna Olandersson på Fortnox.

FORTNOX MAGAZINE

21

Succésamarbetet inne på sitt andra år Tillsammans med Wolters Kluwer skapade Fortnox den första molnbaserade helhetslösningen av redovisning och bokslut. Samarbetet mellan företagen är nu inne på sitt andra år, och under hösten kommer en kostnadsfri heldag för digitalisering att arrangeras runt om i Sverige.

Vår verklighet digitaliseras och alla i branschen måste anpassa arbetssätt för att kunna dra full nytta av den här kraften. För ett år sedan lanserade Wolters Kluwers molnbaserade bokslutsprogram Capego och då inleddes samtidigt ett samarbete med Fortnox.

– Vi såg den här integrerade helhetslösningen framför oss, där man bland annat slipper tanka ned informationen på SIE-filer när man ska göra bokslut,

En heldag med digital strategi

Tillsammans med bland annat Wolters Kluwer kommer Fortnox att arrangera en utbildning för hur man på bästa sätt skapar en digital strategi. Wolters Kluwer och Fortnox visar hur programmen för bokslut och årsredovisning är sammanlänkade med Digital byrå. Men dagen bjuder också på mycket annat. Fortnox går igenom smarta digitala funktioner och arbetssätt för att du skall få de bästa verktygen för ett bra samarbete med dina kunder.

22

FORTNOX MAGAZINE

säger Camilla Skoog, produktstrateg på Fortnox.

För Fortnox var det inte ett alternativ att göra ett eget bokslutsprogram, utan såg stora möjligheter att istället samarbeta fram en unik lösning.

– Att göra ett eget bokslutsprogram som verkligen fungerar kräver stor erfarenhet. Det är bättre att välja den bästa partnern med ett beprövat system som fungerar och det har Wolters Kluwer, säger Camilla Skoog.

Stad Stockholm Stockholm Hässleholm Stockholm Umeå Östersund Västerås Stockholm Gävle Norrköping Oskarshamn Karlshamn Ystad Karlstad Uddevalla Varberg Värnamo Uppsala Stockholm

Datum Tid 2017-09-28 09:00 – 16:00 2017-09-29 09:00 – 16:00 2017-10-16 09:00 – 16:00 2017-10-24 09:00 – 16:00 2017-10-25 09:00 – 16:00 2017-10-26 09:00 – 16:00 2017-11-07 09:00 – 16:00 2017-11-08 09:00 – 16:00 2017-11-09 09:00 – 16:00 2017-11-10 09:00 – 16:00 2017-11-14 09:00 – 16:00 2017-11-15 09:00 – 16:00 2017-11-16 09:00 – 16:00 2017-11-21 09:00 – 16:00 2017-11-22 09:00 – 16:00 2017-11-23 09:00 – 16:00 2017-11-24 09:00 – 16:00 2017-12-06 09:00 – 16:00 2017-12-07 09:00 – 16:00

Plats Kistamässan Kistamässan Tyringe Kurhotell Victoria Tower Kista Scandic Plaza Scandic Östersund City Scandic Västerås Victoria Tower Kista Scandic CH Scandic Norrköping Nord Clarion Collection Hotel Post First Hotel Carlshamn Ystad Saltsjöbad Scandic Winn Best Western Carlia Varbergs Kusthotell Scandic Värnamo Uplandia Victoria Tower

Genom att vara kund hos både Fortnox och Wolters Kluwer erbjuds man ett automatiserat arbetsflöde.

Att registrera information dubbelt är både ineffektivt och innebär flera felkällor, men genom smarta och specifika automatiseringar inne i respektive program kommer effektiviteten och säkerheten att öka.

fyra tips

1.

2.

3.

4.

Så jobbar du effektivare med Fortnox och Wolters Kluwer bokslutsprogram Capego Undvik att jobba med fel indata Ibland kan det vara svårt att veta var den senaste SIE-filen sparades och det är lätt hänt att importera fel SIE-fil till bokslutsprogrammet. Om du arbetar i Capego Bokslut kopplat till Fortnox behöver du inte fundera över SIE-import eftersom överföringen görs automatiskt i programmen och du är säker på att du fått in rätt indata.

Se till att ingen ändring sker i grundbokföringen efter bokslutsarbetet är påbörjat Om det är olika personer som hanterar grundbokföring och bokslut så är det lätt hänt att någon fortsätter att bokföra efter att SIE-fil med data skickats över till bokslutsprogrammet. Om du kör Capego Bokslut i kombination med Fortnox bokföringsprogram får du dock alltid en flaggning så fort IB eller UB ändrats i bokföringen, vilket gör att du alltid jobbar med rätt siffror. Eftersom både Capego och Fortnox är molnbaserade program spelar det ingen roll om ni sitter på olika håll och arbetar, flaggningen fungerar fortsatt.

Säkerställ att allt är rätt bokfört i grundbokföringen När du jobbar i bokslutsprogrammet med siffrorna kan det vara jobbigt att leta i pärmar för att kontrollera om det är något verifikat du vill titta närmare på. Med Capego och Fortnox så kan du enkelt drilla dig ner i Fortnox när du jobbar i Capego vilket gör att det blir supersnabbt att få fram information. Det gör att hela bokslutsarbetet går snabbare och att det blir högre kvalitet.

Importera tillbaka bokslutsverifikat från bokslutsprogrammet till grundbokföringen Efter att bokslutet är klart så är det viktigt att se till att de verifikat som eventuellt gjorts i bokslutsprogrammet importeras tillbaka till bokföringsprogrammet, för annars riskerar du börja med fel IB och UB nästa år. I kopplingen mellan Capego och Fortnox sker detta automatiskt.

FORTNOX MAGAZINE

23

Är du redovisningkonsult eller egenföretagare? Jobba smartare och enklare med bokföring och fakturering.

Läs mer på fortnox.se

FORTNOX SMÅFÖRETAGENS BÄSTA VÄN

Med Fortnox program och tjänster arbetar du modernt och säkert på webben – var du än är!

Tips & Trix

Visste du att...

SMARTA TIPS FRÅN OSS PÅ FORTNOX

Byråpartner Lön

Som byråpartner hos Fortnox har du möjlighet att ha Byråpartner Lön. Det innebär att du som konsult betalar 199 kr per användare och månad för att få tillgång till lön på samtliga klienter i din klientlista. För varje skapat lönebesked tillkommer en kostnad på 9 kr/lönbesked.

Sammankoppling med befintlig kund hos Fortnox När man ska ingå samarbete med en klient som redan är befintlig kund hos Fortnox behöver vi få in en ifylld sammankopplingsblankett där ni som byrå anges med korrekt användar ID samt klientens uppgifter och där klienten ska skriva på och godkänna att ni som byrå får tillgång till deras bokföring. Detta behövs för att vi ska ha ett skriftligt underlag samt att det ska bli korrekt juridiskt. Alla fält måste fyllas i korrekt och samtliga fält är obligatoriska för att blanketten ska bli fullständig.

För att beställa gå in på vår hemsida www.fortnox.se eller kontakta oss på 0470-78 50 00.

Ny utbildning till hösten

Fortnox Lönekonsult I höst kommer vi att ha en ny utbildning som är riktad till redovisningskonsulter som arbetar med Fortnox Löneprogram.

Sammankoppling till redovisningsbyrå ska innehålla fullständiga uppgifter till redovisningsbyrån

Det är en heldag där man fokuserar på programmet under förmiddagen och därefter är det en workshop under eftermiddagen.

Här erbjuds en möjlighet att att få hjälp med era egna specifika frågor samt hjälp med inställningar och annat av våra föreläsare.

Mer information gällande utbildningen finns på www.fortnox.se/byrapartner/ utbildningar

26

FORTNOX MAGAZINE

Nedre delen ska signeras och godkännas av företagets firmateckare.

Blanketten ska sedan skickas till kopplingar@fortnox.se

Tips & Trix

Administrera användare och behörighet

När man ska lägga till användare i Fortnox och bestämma vad respektive användare ska ha behörighet till är det första man ska ta reda på att man står i rätt bolag. Klicka sedan på ditt namn uppe till höger och välj Administrera användare. Det kräver att man är systemadministratör eller programadministratör för att man ska se det.

Bestäm sedan vilket program som respektive användare ska ha tillgång till. Uppe till höger finns en knapp med Lägg till licenser. När ni har rätt licenser bockar du i det program användaren ska ha tillgång till och tilldelar även behörighet för vad de ska göra. Glöm inte att se över register och rapporter.

Arbeta snabbare med kortkommando

För att det ska vara så effektivt som möjligt att arbeta i Fortnox program kan du använda dig av följande kortkommandon: Skapa ny: Alt + N Bokför: Alt + B Spara: Alt + S Skriv ut: Alt + P Visa lista: Alt + L

Ska ni tilldela ett bolag åt en konsult gör ni det i program/behörighet för klienthanteraren och där bockar man i bolaget i listan på den användaren. Då kommer användaren se bolaget i sin klientlista nästa gång konsulten loggar in i Fortnox. Kom ihåg att även gå in på klienten och tilldela behörighet till konsulten där.

Gratis bevakningstjänst

I Fortnox finns en gratis bevakningstjänst som är aktiv. Här får man information om bolag som är av både negativ och positiv karaktär, exemplevis förändringar på betalningsanmärkningar, inlämnade bokslut och ändring av rating.

Ändra storlek på lista: Alt och + Markera första raden: Alt + Enter Bocka i eller ur ruta: Mellanslag Bläddra till föregående dokument: Alt + Piltangent upp Bläddra till nästa dokument: Alt + Piltangent ned Bläddra till föregående registerflik: Alt + Vänster piltangent Bläddra till nästa registerflik: Alt + Höger piltangent

Man kan också göra en kreditupplysning på bolaget och när det skett en förändring kommer en varningssymbol upp inne på kunden/leverantören i registret.

Här får man en information om vilken typ av förändring som har skett samt om man behöver göra en liten, mellan eller en stor kreditupplysning för att få reda på mer angående förändringen som skett. Priset för vald kreditupplysning hittar du i samma bild/vy. Så fort man klickat på varningssymbolen kommer den att försvinna tills en ny förändring i Bolagsverket eller Kronofogdens register görs.

Öppna upp rapportfönstret: Alt + R Logga ut: Alt + Q Kopiera verifikation eller leverantörsfaktura: Alt + C Koppla bild: Alt + K

FORTNOX MAGAZINE

27

Klarmarkera affärshändelse

Har man skapat en affärshändelse i Fortnox, till exempel offert, order eller faktura som man inte kan göra klart direkt, så kan man markera den som ej klar för att förtydliga att den inte är helt färdig och inte bör skickas till kund.

Det är en bra funktion om man är flera användare i programmet och hjälper till med arbetet mellan konsult och klient.

Så länge affärshändelsen ligger som ej klar kommer en symbol med ett hänglås att synas inne på exempelvis fakturan, men även i listvyn så man får en snabb överblick att den inte är klar. När den har statusen ej klar så kan man inte behandla den vidare, så en offert kan inte bli en order. De ej klara affärshändelserna kommer inte kunna skrivas ut eller bokföras förrän de är klarmarkerade.

Backa i en rapport

Om man tar ut en rapport från Fortnox och klickat sig vidare i rapporten på en verifikation eller ett konto så kan man smidigt backa tillbaka genom att trycka på “Alt och vänsterpil” för att komma tillbaka till ursprungsläget.

Lagring av betalfiler

När man hämtar en betalning via återrapporteringsfil för inbetalningar eller utbetalningar så sparas alltid filen i Fortnox lagringsplats.

Kopiera transaktionsinfo och spara tid Skapar man transaktioner där man vill ha samma eller liknande transaktionsinformation på flera verifikationsrader kan man skriva in ett plustecken i kolumnen för transaktionsinformation på en rad och trycka enter. Då kommer transaktionsinformationen från raden ovanför att kopieras och man behöver inte skriva in texten på nytt.

28

FORTNOX MAGAZINE

Går man in på betalverifikationen så är den inlästa filen kopplad. Det syns en ikon uppe till vänster som ett svart papper, där man kan ladda ner sin fil.

Detta sker oavsett om det är via en automatiskt inläst fil eller om man manuellt laddat upp den.

RIKT PÅ FUNKTIONER MEN SAMTIDIGT ENKELT ATT JOBBA MED Oavsett vilket Fortnox program du använder kommer du att känna igen dig. Samtliga har ett enhetligt, modernt och lättanvänt gränssnitt – och i det inbyggda användarstödet finns texter och filmer, och även en chat, för mer information och vägledning.

30

FORTNOX MAGAZINE

Följer du den nya penningtvättslagen?

Lagen innebär att du som redovisningskonsult måste hålla reda på verklig huvudman, det vill säga de som äger eller kontrollerar mer än 25% av bolaget.

Genom verktyget UC Ägarkontroll kontrolleras ägarna tillsammans med styrelsen och andra företrädare på daglig basis mot de cirka 500 sanktionslistorna från EU och FN samt mot PEP-register.

Det kan låta svårt men var lugn – vi hjälper dig.

Läs mer på uc.se/agarkontroll FORTNOX MAGAZINE

31

Detta är vårt

nya hem

Sedan årsskiftet 2016/2017 huserar Fortnox i en nybyggd fastighet på åtta våningar i det expansiva området Arenastaden i Växjö. Flytten är ett viktigt led i att skapa tillväxtutrymme med flera dimensioner.

Varje dag arbetar drygt 180 personer i Fortnoxhuset med att skapa smarta, digitala lösningar för Sveriges redovisningsbyråer och småföretag.

oss vill vi att våra grundläggande värderingar, vår affärsidé och våra framtida ambitioner omedelbart ska synas och kännas, säger Fortnox HR-chef Sara Nylén.

Vi letar ständigt efter nya, innovativa medarbetare för att möta Fortnox tillväxt. Det nya hemmet är en viktig del i denna expansion, och för att skapa en arbetsplats med plats för kreativitet och innovation.

På bottenvåningen i huset finns en ”park”. Golvet med grön matta symboliserar gräs och här kan medarbetarna slå sig ned och koppla av i någon av de utspridda möblerna. Eftersom grönt är Fortnox färg har utrymmet fångat företagets själ - enkelt, innovativt och pålitligt.

När man tittar upp ser man åtta våningar och upp till ljusinläppet är det ca 30 meter.

– För oss handlar det om att skapa ett Fortnox hem där alla våra medarbetare, kunder och samarbetspartners ska kunna känna delaktighet. När man kommer hem till

KORT OM FORTNOXHUSET

32

FORTNOX MAGAZINE

Hela Sverige

Ljuslist styr

Skärmar överallt

Huset har 11 konferensrum från Ystad till Kiruna och alla rummen är geografiskt placerade efter våningsplanen i huset. Idén var att skapa ett mervärde för externa besökare, samt öka kreativiteten hos alla Fortnoxmedarbetare.

Något händer ju i tanken när man kikar ut över Åre när man sitter i ett möte.

På varje våningsplan sitter en ljuslist vid taket som styr vilka färger man vill ha. Det är alltså fullt möjligt att ha orange ljus när Växjö Lakers vinner, eller rött sken när Östers IF vinner eller varför inte blått när Växjö Vipers vinner?

I dagens digitala värld ser man inte fysiskt leveranserna av våra produkter och tjänster. Men genom att åskådliggöra siffror och grafer på dag- och veckobasis får vi nästan samma effekt som att se lastbilarna rulla iväg med våra produkter. Det skapar delaktighet och engagemang.

Husets grafiska element

Atriumgården

Skybaren

Matsalen

Det finns ett mönster som går igen på allt i huset. Mönstret är hämtat från glasfasaden på husets framsida och alla saker som tas fram för huset, till exempel muggar, glas, musmattor, frostning och passerkort har detta mönster på sig.

Den är inte bara en snygg och cool sak som arkitekterna ritat in, utan något som kom fram under brainstormingmöten inför bygget. Man kan se över flera våningsplan och slänga upp handen och hälsa, något som ökar samhörigheten och ger möjligheter att se sina medarbetare varje dag trots att vi växer.

Hela Fortnox hade skapat ett nytt beteende när man skulle jobba koncentrerat eller kreativt. Vi åkte helt enkelt hem och jobbade hemifrån.

Nu behövs inte det. Skybaren är en tillflyktsort dit man kan sätta sig en timma eller en hel dag och bli inspirerad av utsikten och stillheten.

På våning 7 finns vår matsal och stormötesrum. Här har vi plats för upp till 250 personer.

Vi har möjlighet att skapa två konferensrum genom de integrerade vikväggar som finns här. Det är Umeå och Luleå som växer fram då.

FORTNOX MAGAZINE

33

Busenkelt att flytta över till Fortnox

Du vet väl om att vi snabbt och enkelt kan hjälpa dig att flytta över dina klienter till Fortnox, helt kostnadsfritt?

Du plockar ut vissa grejer från det nuvarande systemet, resten sköter Fortnox byråavdelning åt dig.

Har du uppdragsgivare som du vill lägga över till Fortnox är det såklart inga problem. Fortnox byråavdelning hjälper dig om du önskar och det går både snabbt och smidigt. Du behöver inte vänta till ett nytt räkenskapsår, utan gör konverteringen precis när det passar ditt schema. Från en dag till en annan är ni igång och det finns några olika vägar att välja (se faktaruta). I de fall när Fortnox åker ut, brukar det gå till enligt fyra steg: 1. Datum för konvertering bestäms tillsammans och Fortnox skickar ut checklistor vad som behöver göras innan arbetet kan börja.

2. Fortnox kommer till byrån och börjar konvertera över kunderna.

Samtidigt brukar byrån även vilja ha utbildning, så oftast åker två personer ut. En som sköter det praktiska arbetet och en som sköter utbildningen.

3. Fortnox säkerställer att all data har flyttats över korrekt och att allt fungerar som det ska.

4. När dagen går mot sitt slut är klienterna överflyttade till Fortnox och man kan fortsätta att arbeta som vanligt. Utan att en massa energi och tid lagts av den enskilda redovisningsbyrån.

TRE SNABBA VÄGAR ATT KONVERTERA

1.

2.

3.

En heldag på plats

Har byrån ett större antal kunder som ska flyttas över till Fortnox, kan Fortnox komma till byrån och hjälpa till på plats.

En halvdag på distans

Fortnox dedikerar tid till arbetet och byrån skickar in det material som krävs digitalt. Därefter sker kontakt via telefon och e-post tills allt är klart.

Enstaka klienter löpande

Är det enstaka och lite färre klienter som ska flyttas över till Fortnox, skickar byrån in materialet löpande för varje klient.

EXEMPEL PÅ UPPGIFTER DU KAN FÅ MED FRÅN DITT GAMLA SYSTEM: • Artiklar • Enheter • Prislistor • Kunder • Leverantörer • Kundorder • Kundfakturor

34

FORTNOX MAGAZINE

• Leverantörsfakturor • Bokföringsår • Verifikationer • Verifikationsserier • Kontoplaner • Ingående balans • Projekt

• Kostnadsställe • Förvalda konton • Leveransvillkor • Betalningsvillkor • Leveranssätt

Här ses vi i höst

Som vanligt packar Fortnox sina väskor och ger sig ut på vägarna i höst.

Låt dig inspireras på Fortnox Roadshow i september och kom sedan igång med det nya arbetssättet på Digital Strategi-utbildningen. Eller varför inte träffa oss i vår monter på någon av höstens mässor.

Digital Strategi Under en heldagsutbildning visar vi er hur ni på bästa sätt skapar just er digitala strategi. När dagen är slut har ni med er nya verktyg, en tydlig bas för det digitala arbetssättet och framförallt en tydlig digital strategi!

28 september 29 september 16 oktober 24 oktober 25 oktober 26 oktober 7 november 8 november 9 november 10 november 14 november 15 november 16 november 21 november 21 november 23 november 24 november 6 december 7 december

Stockholm Stockholm Hässelholm Stockholm Umeå Östersund Västerås Stockholm Gävle Norrköping Oskarshamn Karlshamn Ystad Karlstad Uddevalla Varberg Värnamo Uppsala Stockholm

Roadshow Under en inspirationseftermiddag bjuder vi på våra senaste nyheter och magiska hemligheter.

Nu är det dags att släppa händerna från tangetborden och luta sig tillbaka – för nu tar vi bokföring till nästa nivå med spännande funktioner.

13 september 14 september 15 september 18 september 19 september 20 september

Umeå

Borlänge

Stockholm Malmö

Göteborg Växjö

Branschevent

Mässor

Wolters Kluwer och Fortnox bjuder in till branschevent.

Lyssna till spännande talare och träffa branschkollegor från hela Sverige för att diskutera hur din och dina kunders framtid kan se ut i en uppkopplad värld och hur du kan möta den.

22 – 23 september

Far:s branschdagar – City Conference Center, Stockholm

28 – 29 september

Ekonomi & Företag (Monter B:14) – Kistamässan, Stockholm

28 – 29 september

Srf-dagarna – Kistamässan, Stockholm

19 oktober

Move On – Södra teatern, Stockholm

FORTNOX MAGAZINE

35

When you have to be right

Wolters Kluwer Skattedagar

Alla årets nyheter på en dag.

Att vara fullständigt uppdaterad är en grundförut sättning för alla som arbetar med skatter. Därför drar vi åter ut på vägarna och låter våra uppskattade föreläsare informera och inspirera dig i ämnet under en fullspäckad heldag.

Du får dessutom med dig praktisk dokumentation som kommer vara en god investering och ett användbart stöd inför framtiden.

Unna dig en dag fylld av kvalitetssäkrade analyser, kommentarer och tankeväckande diskussioner kring ämnet.

Självklart ingår god mat i en trevlig miljö.

Det går även att boka in en Skattedag hos ditt företag – en heldag anpassad efter dina utmaningar och din verklighet.

Borås Falun Gävle Göteborg Helsingborg Jönköping Kalmar Karlstad Kristianstad Linköping Luleå Malmö

Skövde Stockholm Sundsvall Uddevalla Ullared Umeå Uppsala Västerås Växjö Örebro Östersund

Så här tycker deltagarna om kursen: • Väldigt duktiga, kunniga och roliga föreläsare.

• Best ever!

• Jättebra information från jättebra föreläsare.

• Bästa informationen presenterat på ett begripligt och roligt sätt.

• Informativt och lättförståeligt. Mycket bra föreläsare. Tack!

• Ni är bäst! Tack för god underhållning.

• Företaget har rykte om sig att vara kompetent inom skatt/skatteinfo/skatteprogram m.m.

Bra! Högsta betyg.

• Härlig energi mellan föreläsarna.

Mycket roligt, lätt att lyssna.

Läs mer och anmäl dig på wolterskluwer.se/skattedagar

• Bäst i branschen.