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77e Congrès de la FFCC AG et Congrès de l'UDCOF 24 et réunion intercommunale Isle-Loue-Auvézère en Périgord
remboursement De Vos frais kiLomètriques
Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :
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- réelles ; - justifiées ; - engagées pour les besoins de l'activité associative.
Il est donc vivement conseillé à l'association de demander au bénévole d'établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu'il communiquera à l'association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l'objet de la dépense, son montant, la date à laquelle elle a été engagée, etc.
Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus. L'association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.
ATTENTION : À défaut de justificatif et dès lors qu'un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).
Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l'association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d'éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment : - Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?...) ? - Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en région et 80 euros à Paris) ? - Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ; remboursement des voyages sur la base d'un billet SNCF 2ème classe...) ? - Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?
ATTENTION : Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait, même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre. Si l'association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l'Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s'il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé. Quoi qu'il en soit, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu'aux bénévoles et revalorisé chaque année.
Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Voiture (2022, pour l'imposition des revenus de 2021)
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
EXEMPLE : Pour 3 500 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule thermique de 6 CV, le bénévole peut faire état d'un montant de frais réels égal à : 3 500 km × 0,631 = 2 208 €. S'il utilise un véhicule électrique, le montant s'élève à : 2 208 × 1,2 = 2 650 €.
Source : associatheque.fr
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