Antología

Colegio Técnico Profesional de Platanar

Secretariado Ejecutivo

ANTOLOGÍA PRUEBA TRIANUAL

1

2018

TEMA 1.

HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES.

OBJETIVO 1: HERRAMIENTAS.

Procesador de texto Word.  Funciones:

-

Archivo.

2

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Inicio.

-

Insertar.

-

Referencias.

-

Correspondencia.

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Revisar.

-

Vista.

-

Formato (Trabajo con documentos, formato de documentos, tablas y gráficos)

En esta cinta de opciones se pueden modificar los márgenes de la hoja, cambiar la orientación, tamaño y en caso de que el texto se requiera en columnas. También aplica los saltos de páginas, la sangría y el espaciado entre otros.

 Hoja electrónica.

-

Aplicaciones: Realiza cálculos complejos, aplicaciones matemáticas, ordena información alfabéticamente y alfanumérica, crea gráficos, comparaciones, estadísticas y aproximaciones de raíces cuadradas.

4

-

Barra de menĂş.

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Archivo.

5

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Inicio

-

Insertar

-

Diseño de página.

-

Fórmulas (biblioteca de funciones).

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Datos

-

Vista.

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ď ś Programa de publicaciones.

Funciones: Se puede insertar, diseĂąar, animaciones, presentar diapositivas.

Barra de herramientas: archivo

Barra Inicio 7

Insertar

DiseĂąo

Transiciones

Animaciones

8

Presentación diapositivas

de

TEMA 2. COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA.  OBJETIVO 2: Comunicación oral.

- Definición de comunicación La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos. URL: https://goo.gl/s22Tre

-

Elementos que intervienen en el proceso.

-

Factores (voz, tono, velocidad, modulación, volumen, pronunciación, dicción)  Voz: Debe ser clara, positiva y manifestar intereé s

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 Tono: El tono es una mayor o menor elevacioé n de la voz por medio de la cual expresamos ideas y emociones.  Velocidad al hablar: Se debe a una combinacioé n de tiempo, ritmo y fluidez.  Modulación: Se llama tambieé n melodíéa y consiste en la mayor o menor altura del tono. La melodíéa se ve afectada por la edad y el sexo.  Volumen: El volumen comprende la intensidad, la resonancia y el grado de altura que se imprime a la voz. Puede aumentarse o disminuirse.  Pronunciación: Las palabras se pronuncian correctamente cuando se emplean los sonidos foneé ticos que les son propios poniendo el acento en la síélaba precisa. 

Dicción: La diccioé n adecuada de las palabras significa que cada vocal, cada consonante y cada síélaba se articulan clara y distintamente. Toda palabra ha de expresarse con exactitud. La diccioé n puede ser correcta, incluso aunque la pronunciacioé n sea incorrecta.

Tipos 

Verbal: La comunicación verbal también llamada comunicación oral, tiene la capacidad de utilizar la voz para expresar lo que se siente o piensa a través de las palabras.



No verbal: Son los gestos y todos los recursos de expresividad de movimientos del hablante forman parte de aquello que inconscientemente acompaña a nuestras palabras pero que son comunicación no verbal.

Ok@siones S.A.



Formal: Esta comunicación se debe planear y estructurar para ser emitida a los receptores.

Venecia, 20 de enero de 2018 N° 001-2018 Señores Trabajadores Ok@siones S.A. Venecia, San Carlos Estimados señores: De manera atenta y en nombre de la Junta Directiva de nuestra Cooperativa, le convoco a la Reunión General para rendir informes, el día Lunes de junio de 2010, a las 9:00 a.m. en primera convocatoria y a las 10:00 a.m. en segunda Dicha convocatoria fue acordada por el Junta Directiva en sesión ordinaria Nº 92 celebrada el 04 de febrero de 2010, en su acuerdo Nº 4.

¿María… ya sabes que el jefe va a convocar a reunión?

¿Cómo? Voy a preparar el informe porque lo va a pedir.

El lugar donde se desarrollará la asamblea es en la sala de eventos especiales de la Iglesia Génesis, sita en Aguas Zarcas de San Carlos, 200 metros oeste y 100 metros sur del Colegio Técnico Aguas Zarcas calle a Ciudad Quesada.

Resumo: X ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA: a) Primera convocatoria a las 9:00 a.m. b) Segunda convocatoria a las10:00 a.m.

Si por alguna razón no pudiera asistir, le rogamos entregar este sobre con los documentos, en nuestras oficinas con la debida justificación.

Licda. Jeimy Cubero Solano Gerente General.

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

Informal: Ésta surge de forma espontánea como rumores o comentarios. Es el intercambio de información que se realiza entre personas sin planearse con el riesgo de deformarse.



Interna: Esto se da en el ámbito



interno entre los colaboradores de las empresas u organizaciones. Por ejemplo, entre supervisores o con los subalternos.

Externa: Es la comunicación que se da entre la organización y los clientes o personas que no pertenecen a ella.

Industrias El Venado S.A. Cartago, Costa Rica

Agropecuaria El Corral S.A. Guanacaste, Costa Rica.

CIRCULAR A TODOS LOS OPERADORES DE EQUIPO MÓVIL

CIRCULAR A TODOS LOS CLIENTES

Cartago, 25 de enero del 2018 N° 001-2018

Guanacaste, 13 de mayo del 2018 N° 016-2018

Señores: Se les informa que la empresa TransSalud S.A. estará el domingo 04 de febrero del 2018 en la Finca 3 realizando una Feria Integral para todos los operadores de equipo móvil junto a las familias.

Dentro de las actividades se ofrecerá consultas: Médica.

Odontológica.

Nutricional.

Psicológica.

Señores: La empresa Agropecuaria El Corral Sociedad Anónima, dedicada a la comercialización de productos e insumos agropecuarios, con placer les informa la modificación en el horario de atención.

Lunes a viernes Sábados

Seguimos realizando mejoras para darle mejor atención.

Además, actividades recreativas para el disfrute de toda la familia.

Atentamente,

Se les invita a participar en la feria a partir de las 9:00 ¿María… a.m. ya sabes

que el jefe va a convocar a reunión?

Atentamente,

Alba M.

Lic. Carlos Pérez Arce ya sabes ¿María…

Ascendente: La comunicación ascendente es la que transcurre de los subordinados hacia los gerentes o jefes mediante informes, reportes, correspondencia.

¿Cómo? Voy a preparar el informe porque lo va a pedir.

Ing. Ana Corea Ruiz

¿Cómo? Voy a preparar el informe porque lo va a pedir.

que el jefe va a convocar a reunión?

A. Vargas

7:00 a.m. a 5:00 p.m.

8:00 a.m. a 1:00 p.m.

Informe mensual

Subalterno

Jefe

De: Técnico Para: Jefatura de Producción.

Horizontal: Ésta se da entre los departamentos y personas dentro de un mismo nivel jerárquico, donde expresan ideas y conocimientos. Es una acción de coordinación de líneas.

Nombramientos y entrevistas

Coordinador de Recursos Humanos

De: Departamento de Recursos Humanos Para: Jefatura de Producción.

11 Coordinador de Producción

Jefe Solicitud de informe

Descendente: La comunicación descendente es la que transcurre de los gerentes o jefes hacia los subordinados. Se basa en la autoridad que tiene la gerencia sobre los subalternos

De: Jefatura de Producción.: Para: Coordinadores de campo

Subalterno

-

Atención al cliente  Clasificación de clientes (interno, externo)  Cliente interno: El personal de la organización. Recibe insumos y le da un valor agregado. Aquellas personas o departamentos de toda institución, empresa o familia que reciben los productos o servicios dentro del proceso. 

Cliente externo: Los intermediarios que directamente tienen relación con la organización. Aquellas entidades que están fuera de la empresa o institución, pero que adquieren sus productos o servicios.

 Tipos de visitantes (irritables, agresivos, desconocidos, con discapacidades, extranjeros, niños y otros) Irritables: Clientes que se enfadan fácilmente por cualquier situación que está fuera del personal.

Agresivos: Clientes propensos a actuar en forma violenta.

Desconocidos: Clientes del cual se desconoce o desconfía de sus intenciones.

Con Discapacidades: Clientes que tienen alguna discapacidad física o mental.

Extranjeros: Clientes que vienen de otro país.

Niños: Clientes de pocos años.

Otros: Vendedores, limosneros, etc.



1) 2)

OBJETIVO 3. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ORAL. Charla Conferencia

3) 4)

Debate Entrevista

5) 6)

Foro Mesa redonda 12

7) 8)

Panel Simposio

1- CHARLA:

9) Discusión 10) Phillips 66

11) Asamblea 12) Comisión y Grupos

Es una reunión de personas donde un expositor proporciona la información o ideas de algún tema y dialoga con el resto.

Características:      

Informal. Utilización de frases de buen humor.

Tono de conversación. El expositor puede hacer preguntas al público.

El público puede interrumpir para hacer preguntas.

No debe ser leída. Normalmente el auditorio conoce algo del tema.

No debe durar más de una hora.

El expositor puede desplazarse por el estrado o la sala.

Organización En algunos casos la charla no requiere preparación escrita ya que el público puede guiarla con las preguntas. El desarrollo de la exposición se hace de manera de conversación con el auditorio.

El expositor puede ser presentado al público o autopresentarse.

Recomendaciones 

Esta técnica es adecuada cuando se trata de grupos pequeños en que se facilita la participación del público.



El expositor puede iniciar su participación hacienda una pregunta al auditorio.

2) CONFERENCIA.

Reunión de personas que escuchan frente a frente la información que otra proporciona. Presentar información de manera formal y directa. Plantear información especializada. Identificar una problemática general o un aspecto de ésta. Motivar a un grupo. Compartir Las experiencias de una persona.

Proporcionar información experta con continuidad.

Características Técnica formal: La comunicación, durante la exposición, se da en solo un sentido.

- Los oyentes, al final de la exposición pueden hacer uso de la palabra en forma oral o escrita, aclarar puntos, dudas o hacer un planteamiento distinto.

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-

El expositor puede hacer uso de ayudas audiovisuales.

El expositor puede desplazarse por el estrado.

La exposición no debe sobrepasar de la hora ni ser menor de veinte minutos.

3) DEBATE.

Se expone un tema y una problemática. Hay integrantes, un moderador, un secretario y un público que participa. No se aportan soluciones solo se exponen argumentos. Es una controversia oral entre varias personas para demostrar la superioridad de unos puntos de vista sobre otros. Es muy utilizado en la política.

Características:

       

Competitivo.

Estático: generalmente las personas sostienen su punto de vista hasta el final. Las decisiones se toman por votación.

Formal: El coordinador establece reglas para la participación especialmente en cuanto al tiempo.

Busca la mejor solución a través de la argumentación y la persuasión.

Tono de discurso.

Atmósfera de disputa, en la que cada participante trata de imponer su punto de vista.

Grupo relativamente grande. Realizar la evaluación con la asamblea.

Organización  El coordinador (en algunos casos denominado presidente) controla el desarrollo, tiempo de exposición, orden de la misma, temas y subtemas por debatir.  Debe haber un secretario que anote las ideas más importantes y las conclusiones.  Los participantes pueden colocarse en círculo, semicírculo o al frente de la mesa donde se encuentra el coordinador y el secretario.  El coordinador abre la sesión, formulando el tema, los objetivos y estableciendo las normas por seguir en cuanto a tiempo de discusión y tiempo para la intervención de cada persona.  Somete el tema a discusión. Al final hace un resumen y enuncia las conclusiones.

Recomendaciones 14



Conocimiento técnico considerable del método empleado, así como un completo entendimiento del asunto considerado.



Realizarse cuando se presentan posiciones contraríes alrededor de un tema.



Puede hacerse un debate a raíz de temas que hayan provocado divergencias durante el desarrollo de una clase, una conferencia, etc.

4) ENTREVISTA

Es una forma de comunicación oral de persona a persona, o ser con varias a la vez, que requiere la presencia física de los participantes.

Características  Los temas no suelen ser ocasionales.  EL fin es obtener información sobre algún asunto de interés.  Los temas se relacionan con los propósitos de la entrevista.  Preguntas preparadas con anticipación.  Alentar al entrevistado para que hable.  Repetir palabras del entrevistado para indicarle que nos gustaría que hablase de un punto determinado.

Tipos de entrevista.

La entrevista tiene un número de variantes casi indeterminadas, a continuación se citan varios tipos de entrevista que aparecen en los medios de comunicación:  Laboral. Entrevista de personalidad  Informativa o de actualidad. De divulgación  Testimoniales. Declaraciones

Dirigida: Se efectúa con base en preguntas y respuestas orales o mediante un cuestionario. Persigue información para el entrevistador.

No dirigida: El entrevistador alienta al entrevistado a que exprese sus propios pensamientos con gran libertad.

De presión: Se utilizan las preguntas de forma brusca a fin de que el entrevistado se confunda y cede.

Mixta: Es la combinación de dos o más técnicas de las antes citadas, según el objetivo que se persiga. En el transcurso de la entrevista se deben evitar. Las preguntas indiscretas y juicios prematuros. Las discusiones y los consejos.

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Recomendaciones - Preparar con anticipación las preguntas.

- Alentar al entrevistado para que hable.

- Resumir y reflejar los sentimientos expresados por el interlocutor.

- Repetir palabras del entrevistado para indicarle que nos gustaría que hablase de un punto determinado.

- Pesar las alternativas, de forma que el entrevistado reflexione acerca de su problema y llegue a una conclusión que sea suya.

5) FORO:

Grupo que discute un tema, hecho o problema, conducido por un moderador o coordinador.

Características      

Libre expresión de ideas y opiniones de todos los integrantes.

Permite la discusión de cualquier tema.

Es informal.

El coordinador inicia el foro explicando con precisión cuál es el problema para discutir.

Señala las reglas del juego.

Vencido el tiempo y agotado el tema, el coordinador hace una síntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles conclusiones.

Organización  El coordinador inicia el foro explicando con precisión cuál es el problema para discutir.  Señala las reglas del juego.  Vencido el tiempo y agotado el tema, el coordinador hace una síntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles conclusiones.

Recomendaciones       

Generalmente se realiza el foro a continuación de una actividad de interés general: una presentación teatral, una conferencia, un experimento.

Puede constituir también la parte final de una mesa redonda, simposio, etc.

De acuerdo con la actividad anterior, la técnica se llamará foro -debate, cine foro, disco - foro, etc.

Formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema.

Distribuye el uso de la palabra.

Limita el tiempo de las exposiciones.

Controla la participación espontánea, imprevisible y heterogénea de un público numeroso y desconocido.

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6)

MESA REDONDA.

Exposición de diversos puntos de vista sobre un tema determinado, por parte de varios especialistas. No se trata entonces de que cada uno de los integrantes del grupo pronuncie un discurso, sino de que escuche los puntos de vista de los demás y los discuta hasta ponerse de acuerdo en algo positivo, para deducir unas recomendaciones o acuerdos.

Características  El número de expositores generalmente es de tres a seis, pero puede variarse.  Es conveniente que no dure más de cincuenta minutos, para permitir luego las preguntas del auditorio.  Se exponen diferentes puntos de vista.  Cada expositor hará uso de la palabra durante diez minutos aproximadamente. Si el orador se excede en el uso de la palabra, el coordinador se lo hace notar prudentemente.

7) PANEL. Grupo de individuos competente y representativo de tendencias, opiniones o partidos diversos.

7 Núcleo de participantes que serán testigos de diferentes puntos de vista y núcleo de expertos que los exponen. Intercambio de opiniones, en presencia de personas interesadas en el tema. Los integrantes son: un coordinador, un secretario relator y de cuatro a seis debatientes. El secretario debe hacer e resumen de todo lo expuesto.

Características  Corriente de comunicación entre un pequeño grupo muy comprometido y un grupo grande cuya actividad es limitada.  Permite tomar decisiones.  Se informa a las personas involucradas de las decisiones que se toman y de su motivo.  Información mutua dentro de un grupo extenso, es uno de los métodos de información de sentido doble, bilateral, ascendente y descendente.

El coordinador debe:  Presentar a los miembros del panel.  Aclarar que todos pueden expresar su opinión.  Ordenar la conversación.  Intercalar preguntas aclaratorias.

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     

Controlar el tiempo.

Impedir que el panel se vuelva oratorio.

Canalizar las preguntas del auditorio hacia la mesa.

EI grupo de participantes situado frente al panel no es inactivo.

Si uno de sus miembros quiere expresar algo, puede hacerlo.

Los miembros del grupo pueden expresarse enviando preguntas u opiniones por escrito o levan-do de la mano para que se le conceda la palabra.

Recomendaciones  EI coordinador puede conceder la palabra al público cada quince minutos.  Los paneles tienden a ser especialmente adecuados para situaciones de estudio y aprendizaje de un tema o una problemática.

Desarrollo de diferentes aspectos de 8) EL SIMPOSIO. un mismo tema o problema en forma sucesiva ante un grupo, por parte de un equipo Características de expertos.  Se presenta un resumen al final.  Participan diferentes expertos.  Los expositores pueden ser de tres a seis.  Cada expositor debe enfocar un aspecto corresponda a su especialidad.  Las exposiciones no deben exceder los quince minutos, pero se puede variar el tiempo según el número de participantes, de modo que no invierta más de una hora.

Organización  Elegido el tema, el organizador selecciona los expositores apropiados.  Reunión previa con los miembros del simposio, para intercambiar ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, establecer el orden de la participación y calcular el tiempo de cada expositor.  El coordinador inicia acto, expone lo que se va a tratar, cómo se divide, el procedimiento por seguir y hace la presentación de los expositores al auditorio.  El coordinador después de cada expositor, va cediendo la palabra a los demás miembros del simposio.

Recomendaciones  Finalizadas las exposiciones, el coordinador puede hacer un breve resumen o síntesis de las principales ideas expuestas.  Si el tiempo y las circunstancias lo permiten, puede invitar a los expositores a intervenir nuevamente.

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9) DISCUSIÓN.

Intercambio "cara a cara" entre personas que poseen un interés común para discutir un tema, resolver un problema o tomar una decisión. Se realiza en grupos de 6 a 20 personas.

Características:  

Dinámica: Puede haber cambio de opinión y las decisiones se toman por acuerdo o consenso.

Informal: Usualmente las reglas no son fijas para el número de hablantes o límite de tiempo, se busca la mejor solución, debe existir un clima democrático con un tono adecuado de conversación.

Organización  Espontaneidad y libertad de acción en todo.  Se nombra un coordinador y un secretario para que registre las ideas más importantes y las conclusiones.  El coordinador formula el tema, los objetivos parciales y generales, las normas a seguir, tiempo de discusión y tiempo para cada persona.  Los miembros del grupo analizan el asunto discutiendo los aspectos o facetas que son esenciales al propósito.  La discusión debe ser cordial, cooperativa y ecuánime, se debe evitar toda forma de agresividad, critica sistemática, parcialidad y competición.  Al final el coordinador hace un resumen y formula las conclusiones.

Recomendaciones

10)



Cuando se quiere sopesar alternativas de solución con respecto a un problema o un tema determinado.



Los participantes pueden colocarse en círculo, semicírculo o al frente de una mesa en que se sitúan el coordinador y el secretario.

EL PHILLIPS 66

Consiste en dividir un grupo grande en otros más pequeños con el fin de facilitar la discusión. La denominación se deriva de la idea de seis personas que discuten un tema durante seis minutos.

Características:  Debe haber un coordinador general y uno en cada grupo.

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 Atmósfera informal por grande que sea el grupo, y participación de todos los presentes.

Alienta la división del trabajo y la responsabilidad.  Asegura la identificación individual con el problema que se trata.  Ayuda a liberar a los individuos de sus inhibiciones para participar, mediante la identificación de sus ideas con un grupo pequeño.  El tiempo de discusión va de 6 a 15 minutos.

Organización El coordinador general debe:  Explicar el procedimiento a todo el grupo, participantes.

hacer división del grupo y numera a los

 Dar instrucciones generales. Nombrar o solicitar que se nombren coordinadores en coda grupo.  Entregar el material (si lo hay). Controlar el tiempo. Recoger informes en cada grupo.

Variantes  Se puede disminuir a cuatro el número de miembros de una comisión.  Se puede aumentar a 15 minutos la discusión por comisión.  Se puede pedir a las comisiones que designe sola-mente un secretario que otorgue también la palabra.

Recomendaciones 

Lograr que un grupo informe sobre sus intereses, necesidades, problemas, sugerencias, que luego podrán emplear en planteamiento de programas, actividades evaluaciones y normas de conducta.



Para despertar la intervención subsiguiente a otros tipos de presentación.



No se recomienda para tratar temas complejos, ya que el nivel de las personas es superficial.

11) ASAMBLEA: Una fusión de experiencia y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en un determinado campo o entre gentes capaces de analizar problemas específicos basándose en la información proporcionada por otros individuos competentes.

Características   

Se tratan temas muy específicos y disciplinarios.

Los participantes se designan por representación Es necesario dividir el trabajo de discusión en dos etapas.

20



Labor previa de comisiones y sesiones plenarias.

12) COMISIÓN: Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribución de tareas, o cuando se considera que un tema o problema requiere un estudio más detenido a cargo de personas especialmente capacitadas, se utiliza la técnica de la Comisión.

13) GRUPOS: Es la forma de trabajar una cantidad de personas, y que discutan y/o presenten un tema.

 OBJETIVO 4. ELABORACIÓN DE CARTAS Y SOBRE EMPRESARIALES. -

CARACTERÍSTICAS VITALES O FUNDAMENTALES.

1- Claridad: Permite leer y entender fácilmente el mensaje, obtiene como resultado un orden metódico de ideas y un uso correcto del lenguaje.

2- Integridad: incluye todas las ideas y datos importantes vinculados con el tema del mensaje, una carta íntegra o completa es también clara mientras que una carta incompleta es vaga y difícil de entender.

3- Brevedad: Mensaje que usa el menor número de palabras, pero es claro y completo. La concisión o brevedad no debe confundirse con el laconismo, útil solamente al redactar un telegrama.

4- Cordialidad: Se relaciona con el tono del lenguaje y debe dejar traslucir nuestras cualidades humanas, las palabras son el reflejo de los hábitos y el carácter de las personas.

5- Coherencia: Capacidad de manejar la información con un todo, donde cada elemento del mensaje nos remite a la significación general del texto. Los conectores contribuyen a la coherencia.

6- Veracidad: Es la máxima cualidad que debe tener la comunicación comercial, por lo tanto, debe escribirse de lo que se tiene suficiente certeza o evidencia.

-

CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS.

1- Corrección: Evita errores.  Aplicar las formas ortográficas.  Uso adecuado de mayúscula.  Apropiado uso de signos de puntuación.  División correcta mecanográfica de las palabras.  Escritura apropiada de números.  Uso correcto de preposiciones.  Uso adecuado de sinónimos.

2- Motivación: La fuerza motivadora de un mensaje lo hace eficaz, enciende la chispa en la mente del lector y despierte su decisión favorable, porque encuentra el tema de interés para satisfacer una necesidad.

3- Modernismo: Una comunicación pierde el objetivo de persuadir cuando está escrita con expresiones que corresponde a hábitos y pensamientos del pasado.

4- Positivismo: Es la actitud y el lenguaje lo que asegura una reacción favorable en el receptor, descarta expresiones de reproche y omite frases de estructura negativa.

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5- Naturalidad: El mensaje debe ser vivo y natural.

Ejemplo: Mensaje Artificial Tengo el honor de dirigirme a usted Espero vuestra complacencia

Mensaje Natural Un saludo cordial, Señor Mora Me complace comunicarle (informarle)

6- Sencillez: Está en el mensaje simple y directo, sin términos rebuscados o ambiguos.

7- Creatividad: Trate de ser genuino y creativo, sus frases representan su personalidad y estilo, trate de crear algo diferente y novedoso.

8- Discreción: Exprese siempre lo que deba y pueda en forma discreta y diplomática.

FORMATO DE LA CARTA COMERCIAL. -

Partes de la carta.

Membrete: Logotipo de la empresa, nombre completo de la empresa o la persona, breve identificación, dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país, Apartado Postal y número de teléfono.

2.

Número consecutivo: indica orden, organización y cumplimiento de normas legales.

3.

Lugar y fecha: requisito indispensable para cualquier documento.

Ejemplo: Venecia, San Carlos, 24 de junio de 2009 4.

Datos del destinatario: tratamiento, nombre, cargo, empresa, dirección, ciudad.

Ejemplo: Ingeniero Luis Carlos Ponce Gerente General de IBM Heredia

5.

6.

Asunto: resumen de la comunicación. No siempre se indica, pero en los casos que se decida incluir se debe mencionar el objetivo de la carta.

Ejemplo: ASUNTO: Solicitud de información, Solicitud de materiales, Informe técnico de inspección, Envío de información, entre otros según el tema.

Saludo o vocativo: de acuerdo con la persona y el estilo.

- Estimada señora (Licenciada, ingeniero, arquitecto): - Estimados señores: - Distinguido señor:

7. Cuerpo o texto de la carta: la comunicación ideal debe contener tres párrafos: introducción, desarrollo y conclusión o cierre. Ejemplos de algunas frases con las que se puede iniciar una carta.

- En respuesta a su carta del día 7 de agosto...

- Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del...

- Le comunico...

- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...

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- Atentamente (respetuosamente) me dirijo a usted...

8. Despedida: consecuente con el saludo. Cortesía final.

- En espera de sus noticias...

- Esperamos que....

- Con mi agradecimiento...

- Gracias por...

- Muchas gracias por...

- Agradezco su... ________________________________ Membrete 9. ________________________________ Nombre del remitente: en la misma letra que el destinatario (inicial mayúscula o mayúscula ________________________________ sostenida) 10. Cargo: debajo del nombre y sin sangría.

11.____________ Anexo: inclusión de documentos. ________________________________ 12.

Copia: Información a otras personas. ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________:

Número Lugar y fecha

Destinatario

Saludo

Cuerpo o texto

__________________________________________________________________ _______ __________________________________________________________________ _______ __________________________________________________________________ _______ _______________________________________________________________.

__________________________________________________________________ DISTRIBUCIÓN: _______ __________________________________________________________________ _______ __________________________________________________________________ _______ Despedida __________________________________________________________________ ___. __________________________________________________________________ Remitente _______ __________________________________________________________________ _______ _______________________________________.

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Anexo ____________________________________ ,

____________________________________ ____________________________________

Copia

____________________

Identificación mecanográfica

____________________

___________________________________________________________



ESTILOS DE CARTA:

Bloque extremo: todos los datos van al margen izquierdo, a espacio sencillo.

Bloque: bloqueados los datos de la fecha, el nombre de quien firma, el cargo y la referencia, o sea, comenzando desde el centro horizontal.

_________________________________

____________________ ____________________ ____________________

________________ ________

____________________ ____________________ ____________________

_______________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ____________________________________________. ________________________________________________________

_______________________: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ___________________________________________.

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______________________ ___

____________________ ____________________ ____________________

_______________________ ________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ ___________. ________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ ______________________________________.

 Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio.

Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

________________________________________________ _________________________________________________________ ___________________. __________________

__________________ __________________ ____________ _________________________

 PLANEAMIENTO DE UNA CARTA: Para elaborar una carta es recomendable utilizar la técnica por pasos: 1234-

Concepción.

Recolección de datos.

Bosquejo de ideas.

Borrador.

- Aplicación de las características de la carta comercial.

- Estructura gramatical, puntuación y ortografía.

25

-

5678-

El buen gusto.

Aplicación de las relaciones humanas.

Autocrítica del borrador.

Borrador mejorado.

Copia a máquina.

Autocrítica de la forma.

CONCEPCIÓN: Es la etapa en la cual se siente la necesidad o conveniencia de escribir una carta o un mensaje comercial, motivado por una ventaja comercial o un deber institucional. La idea no es siempre ordena y definida por lo que es preciso ordenar.

RECOLECCIÓN DE DATOS: Trasmitir un mensaje comercial es sinónimo de dar o solicitar datos, porque una de las funciones de la redacción es comunicar. Esta etapa consiste en reunir todo el material que sea necesario para elaborar el mensaje; el trabajo garantizará la integridad del mensaje.

BOSQUEJO DE IDEAS: El punto de partida para una buena carta es la organización de las ideas.

Unas notas con un sustantivo focal para cada idea, serán suficientes para señalar el camino que va a seguir el lapicero al redactar el borrador.

BORRADOR: Con base en el bosquejo se elabora el borrador; dos o tres párrafos que resultan de la aplicación de cuatro aspectos fundamentales: Características vitales y complementarias.

Estructura gramatical, ortografía y puntuación.

El buen gusto.

Principios de relaciones humanas.

AUTOCRÍTICA DEL BORRADOR: Permite mejorar la calidad del producto.

BORRADOR MEJORADO: Con base en el borrador, y previo el análisis de la forma como se ha atendido a las características vitales y complementarias, estructura gramatical, ortografía y puntuación, principios de relaciones humanas y buen gusto se prepara ese nuevo intento por comunicarse, que hemos llamado borrador mejorado. Este habrá superado notablemente a ese primer borrador, pero siempre será susceptible de mejorarse más.

COPIA A MÁQUINA: Tiene que ver con el aspecto mecanográfico.

AUTOCRÍTICA DE LA FORMA: El aspecto estético es importante por lo que en esta etapa vuelve a someterse a análisis.

 

TIPOS DE CARTAS: Consulta comercial: El esquema de construcción de una carta de consulta comercial es el siguiente:  Alusión a la oferta, si hubiere.  Motivo que origina la consulta.  Especificaciones del producto.

26

 Solicitud de precio y condiciones de pago.  Plazo de la recepción. 

Compra-venta: Se detalla un producto que se compra a un vendedor con cláusulas bajo las cuales se pagará.



Pedido: El objetivo básico de una carta de pedido es constituir un testimonio escrito de un compromiso aceptado por las dos partes en una operación de compraventa. Aunque hoy en día gran cantidad de transacciones comerciales se realizan por correo electrónico, el valor comercial que se dio a la carta prevalece en el caso de los pedidos locales.



Crédito: Es esta carta se establece un plazo para el pago de un producto. Las bases son: solvencia moral y económica con capacidad de endeudamiento.

Las etapas que componen este ciclo en función de las cartas escritas son: 1. Solicitud de crédito o pedido en cuenta 2. Solicitud de referencias 3. Presentación de referencias 4. Verificación de referencias 5. Ofrecimiento de referencias acerca del cliente 6. Otorgamiento o negativa del crédito



Prórroga: El cliente solicita a su acreedor que le posponga la fecha para efectuar un pago o cancelar una deuda. En ella se expresan los motivos que originan la imposibilidad de efectuar el pago en la fecha convenida y mostrar agradecimiento por la concesión del favor de la solicitud.

 Cobranza: El redactor se propone recuperar el dinero de una cuenta vencida, pero procurando conservar la simpatía y la buena voluntad del cliente. Los cobros pueden realizarse mediante cartas aisladas o varios recordatorios.

CARTA DE COBRO EN SERIE

CARTA DE COBRO AISLADO

Alajuela, 06 de noviembre del 2008 La primera tiene que ser atenta, estimulante y respetuosa con ofrecimiento de facilidades de pago. La segunda es más enérgica, aunque siempre cortés, se reitera el ofrecimiento de Señor Señor facilidades para cancelar. La tercera deber ser más fuerte y algo amenazadora, pero respetuosa Luis Moreno Rubio José Cabezas Revueltas Apartado 112 y cortés.

El S.“ultimátum” es el cobro que ofrece la última oportunidad para cancelar la deuda, en Compañía Industrial OCA, A. San Mateo Apdo. 299 Herediaesta se indica la obligación de enviar la cuenta al Departamento Legal.

Alajuela, 15 de octubre del 2008

Estimado señor: Estimado señor: Su compañía ha gozado por muchos años de un amplio crédito con nuestra empresa, y siempre se ha caracterizado por la puntualidad y exactitud en el cumplimiento de sus obligaciones.

Por este motivo nos extraña muchísimo la demora en el pago de sus últimas facturas.

El monto actual de su deuda, hasta el 30 de setiembre, es de setenta mil colones, y corresponde a las facturas 76547 y 76548.

Le rogamos informarnos si existe algún problema o factor causante de la demora, pues estamos en la mejor disposición para ayudarle.

El 03 de octubre se venció la fecha que habíamos fijado como límite para que nos cancelara la suma de cuarenta mil quinientos cincuenta colones (¢40.550), deuda adquirida por usted al comprarnos un televisor de 14 pulgadas de la marca “YANOMIRO”.

Dada la puntualidad en los pagos que siempre lo ha caracterizado, suponemos que este atraso se debe a un olvido o a algún problema que se la ha presentado.

Le rogamos que pase a nuestras oficinas a cancelar la suma antes citada o a proponernos alguna forma de pago que le sea favorable, pues deseamos que nuestras relaciones comerciales sigan siendo amistosas como hasta ahora lo han sido.

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CARTA DE COBRO Nº 2

CARTA DE COBRO Nº 3

Alajuela, 20 de noviembre del 2008

Alajuela, 02 de diciembre del 2008

Señor Luis Moreno Rubio Apartado 112 San Mateo

Señor Luis Moreno Rubio Apartado 112 San Mateo

Estimado señor:

Estimado señor:

Hace dos semanas le enviamos una carta en la que le recordábamos que el 3 de octubre se venció el plazo para cancelar el costo de su televisor marca “YANOMIRO”, por cuarenta mil quinientos cincuenta colones (¢40.550).

Hace más de un mes se venció el plazo para que usted cancelara la deuda adquirida con nosotros por cuarenta mil quinientos cincuenta colones (¢40.550), al comprarnos un televisor “YANOMIRO”.

En vista de que aún no hemos recibido su respuesta, suponemos que la carta no ha llegado a su destino, o que alguna dificultad le ha impedido a usted contestarla.

Le rogamos nuevamente que pase por nuestras oficinas para que, manteniendo las buenas relaciones que siempre nos han caracterizado, conversemos amistosamente de este asunto y, en caso de que usted tenga problemas para cancelar su deuda, podamos llegar a un acuerdo en beneficio de ambas partes.

Como usted siempre ha sido uno de nuestros clientes más puntuales, con quien hemos tenido muy buenas relaciones, lamentaríamos muchísimo tener que enviar este asunto a nuestro Departamento Legal.

Lo instamos a que pase por nuestras oficinas antes del 15 de diciembre, para cancelar su deuda, pues de lo contrario nos veremos obligados a tomar la medida antes citada.

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

Reclamo: Las cartas de reclamo se envían cuando se han sufrido contratiempos o pérdidas de dinero a consecuencia de algún error de administración o por descuido de algún empleado de la compañía.



Conciliación: Son las cartas que responden a un reclamo. Se escriben para responder a quejas y reclamaciones. Deben enviarse inmediatamente después de recibidas la reclamación o queja, tanto si el cliente tiene la razón como si no la tiene.  EL SOBRE.

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso.

Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.  Clases de sobres.     

Americano: oficial.

Español: social.

Inglés: familiar.

De ventanilla, tipos americano, inglés y español.

De Manila, en diferentes tamaños.

 Partes de sobres. Ángulo superior izquierdo: se escribe el nombre y la dirección completa de la persona que envía la correspondencia (remitente)  Ángulo superior derecho: coloque las estampillas de modo que no tape la dirección.  Ángulo inferior izquierdo: no escriba en este espacio, debe estar libre para cualquier indicación de servicio como: entrega inmediata, certificado, entre otros.  Ángulo inferior derecho: aquí se consigna bien claro el nombre completo y la dirección bien clara de la persona a quien va dirigida la carta (destinatario). 

 Tipos de sobre

Por su sistema de cierre, se pueden distinguir: 

Sobres engomados: hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.



Sobres autoadhesivos: cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir: 

Sobres sin ventana: en los que hay que escribir la dirección del destinatario 29



Sobres con ventana: llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta

 OBJETIVO 5. NORMAS DEL IDIOMA.  PÁRRAFO: Según la Real Academia Española párrafo es “Cada una de las divisiones de un escrito señalado por la letra mayúscula al principio del renglón y punto final del trozo de escritura.” Todo párrafo consta de una frase introductoria, frase de desarrollo y una de conclusión o cierre.

-

Características de párrafo:

1- Unidad

Se refiere a que en cada párrafo se desarrolla un tema o idea principal puede constar de una o más oraciones pero todas se refieren a la idea principal o frase tópica, ésta es la expresa la idea central del párrafo, puede estar al principio, en medio o final del párrafo.

2- Coherencia

Cada párrafo tiene un sí mismo puede leerse

-

Es la relación lógica que debe darse dentro del párrafo del texto.

3- Autonomía

sentido completo y lógico por autónomamente.

Tipos de párrafo:

1- Párrafo descriptivo: hace uso de detalles para dar al lector la imagen de un lugar, persona o escena.

Ejemplo: El mar se asomaba en el poniente. La ciudad limítrofe sentía orgullo de su encanto, de los techos de barro, los muros de piedra blanca, las arboledas y flores rojas y de los adoquines que solo ahí existían. El sol tenía rostro sagrado y ténue. Tava-Catú era la ciudad de la alegría.

2- Párrafo narrativo: cuenta los hechos en el orden que han ocurrido o se supone podrían ocurrir.

Ejemplo: Premolán se agitó levemente como si en el pecho le germinase una semilla de incertidumbre. Había perdido la fortaleza. Rompió la barrita mágica y se desgarró la barba. Un gigante pasó girando a su lado perseguido por ángeles de cartón, ¿debía seguir buscando? ¿Era importante lo que buscaba?

3- Párrafo expositivo: es una unidad de hechos, noticias e ideas con el fin de explicar o informar al lector.

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Ejemplo: En verdad estos parajes no son tan peligrosos como lo sugieren su aspecto, pero las leyendas que circulan sobre ellos que, como todas las leyendas, nos conviene mantener vivos, espanta más que la realidad. Así somos los piratas adoramos el miedo de la gente su miedo nos da fuerza. Los mitos nos sirven a los fuertes para espantar los débiles.

4- Párrafo analítico: el narrador toma una posición ante un hecho o situación para aceptarlas, rechazarla o cuestionarla y discriminar características o acciones.

 USO CORRECTO DEL IDIOMA. Barbarismo: Consiste en pronunciar y escribir mal las palabras, así como la utilización de voces impropias.

Incorrecto Correcto Comprastes Inaguración Interperie Hubieron

Compraste Inauguración Intemperie Hubo

Solecismo: Vicio del lenguaje que consiste en cometer errores o faltas o alteraciones a las reglas dadas acerca del oficio y uso de las oraciones.

Ejemplo: Fue a Palmares, en cuyo lugar viviría por un año. / Correcto: Fue a Palmares, donde viviría por un año.

Cacofonía:

Efecto acústico desagradable que resulta de la combinación de sonidos poco armónicos o de la repetición exagerada de un mismo sonido en una frase..

Ejemplo

Cada caja encaja perfectamente.

Hizo caso omiso.

Firma de la forma solicitada.

Anfibología: Es el empleo de frases o palabras con más de una interpretación.

Ejemplo Fui a comprarme un abrigo a la tienda y después al cine, te dije que nos alcanzara.

El error es que no se sabe ¿Dónde?

 Gerundio impropio: Es una forma no personal del verbo que terminan en ando, iendo.

Su uso correcto se da con una acción simultánea o anterior al verbo.

Ejemplo: Desayunaba leyendo la novela.

El uso incorrecto se da valor de adjetivo incorrecto: Compró sellos, estampándolos luego en los sobre que debía enviar.

 Cosismo: Uso abusivo del vocablo “cosa”  Redundancias: Empleo repetitivo de una palabra o frase para expresar una idea.

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 Queísmo: Consiste en suprimir indebidamente la preposición “de” antes de la conjunción “que” cuando el empleo es correcto. Ej. Me enteré que me habían dictado sentencia adversa. (Incorrecto)

 Dequeísmo: El error conocido como dequeísmo consiste en anteponer la preposición “de” delante de la conjunción “que” cuando no corresponde porque el antecedente verbal no lo exige. Ej. Es necesario de que no falten. (Incorrecto)

TEMA 3. PRINCIPIOS DE REDACCIÓN. OBJETIVO 6. TIPOS, CARACTERÍSTICAS, PARTES Y FORMATOS DE DOCUMENTOS.

C IRCULAR : La carta circular se utiliza para enviar la misma información a varias personas y corresponde a una orden de una autoridad superior.

Características: 1- Dirigida a un grupo de personas, por lo que el saludo se digita en plural.

2- Comunicación interna enviada por un superior a un subalterno.

3- Puede ser externa cuando se emite a personas ajenas a la institución para dar a conocer un asunto general.

4- El mensaje o la información del texto debe ser exactamente igual para todos los destinatarios, ya sean interno o externos.

Partes: Membrete, fecha, nombre del tipo documental (CIRCULAR Nº) nombre del destinatario, cargo, dirección, saludo, texto, despedida, nombre mecanografiado del remitente, el cargo, la firma, el sello y las iniciales de identificación.

METALINA, S.A. Apdo. 85 (1150) La Uruca San josé, Costa Rica

interna LÍNEAS AÉREAS PUNTARENENSES, S.A.

Externa

Puntarenas, Costa Rica

Cartago, 25 de enero del 2016

Cartago, 25 de enero del 2016

CIRCULAR N° 002-2016

CIRCULAR N° 001-2016 A TODOS LOS PILOTOS DE LA COMPAÑIA Nos complace mucho comunicarles el acuerdo que hemos suscrito con el Instituto Nacional de Seguros, acerca de un nuevo plan de Seguros de Vida.

Ese nuevo plan será financiado enteramente por la compañía, y beneficiará a nuestros pilotos de todas las ramas de servicio, aún cuando no se encuentren en horas de trabajo.

Creemos, sinceramente, que esa nueva póliza será un incentivo mayor para el buen funcionamiento y eficacia de nuestro servicio, pues estamos convencidos de que, al darles más protección a nuestros pilotos, aseguramos también el bienestar de nuestros clientes.

Le rogamos que asistan a la conferencia de información acerca de ese acuerdo. En ella participarán miembros de la Junta Directiva y del Departamento de Personal de LAPSA, así como representantes del Instituto Nacional de Seguros.

La exposición se llevará a cabo el viernes 15 de febrero del 2009, en el Salón de Conferencias Cordero Amador, a las 4 p.m. Los esperamos.

Atentamente,

Señor Marcelo Sibaja de la Torre Taller de Tanques de Enfriamiento Alajuela Estimado señor Sibaja: Deseamos comunicarle que nos hemos trasladado a un nuevo local, y que hemos cambiado nuestros números telefónicos. Ahora estamos a sus órdenes en: La Uruca, No. 234, de Matra 150 metros al sur San José, Teléfonos 23-32-25-67 / 23-32-25-68 Estamos seguros de que en nuestras nuevas instalaciones lograremos mayor eficiencia en la confección de las piezas que fabricamos, así como podremos despachar más rápidamente los pedidos de nuestros apreciables clientes.

Esperamos que estos cambios no alteren en nada nuestras magníficas relaciones comerciales, y que su empresa continúe, como siempre, brindándonosla oportunidad de servirle.

Atentamente,

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M EMORANDO .

Comunicación simple e informal, generalmente breves, que se dirigen entre sí las personas de una institución o empresa. Sirve para comunicar decisiones, órdenes, innovaciones, permisos, nombramientos y reemplazos.

Inversiones La Catalina La Ribera de Belén, Heredia, Costa Rica www.inversioneslacatalina.cr.com

Inversiones La Catalina La Ribera de Belén, Heredia, Costa Rica www.inversioneslacatalina.cr.com

MEMORANDO N° 002-2016

MEMORANDO N° 001-2016 FECHA:

26 de marzo del 2016

PARA:

Federico García Rojas Sección de Cobros

DE:

Fabio López González Jefe, Dpto. de Cobranzas

ASUNTO:

Abono a la operación Nº 03098

Le remitimos el Cheque de Gerencia Nº 5896 ZX 677.900 00, a favor del señor Carlos Manuel Rivas Navarro, para que lo apliquen como abono a la operación Nº 03098 de ese mismo señor.

PARA: Federico García Rojas Sección de Proveeduría

FECHA: 26 de marzo del 2016

DE:

ASUNTO: Reposición de materiales

Luis Mora Vega, Jefe Sección de Sucursales

En vista de que los últimos materiales de oficina que ustedes nos remitieron venían dañados, solicito que nos envíen otras veinte cajas de ese material para uso de nuestra oficina.

Les agradeceré que revisen cuidadosamente ese nuevo pedido antes de enviarlo a esta sección, para no tener en el futuro el mismo problema.

Karol V.

A. Vargas

Anexo: 20 cajas de materiales de oficina.

Anexo: Cheque de Gerencia No. 5896 ZX

Ci: Archivo.

Partes de un memorando: -

Membrete.

Nombre del tipo documental (MEMORANDO) Palabras guías PARA: DE: FECHA: ASUNTO: Texto.

Firma y sello.

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-

Iniciales de identificación.

Anexos.

REFERENCIAS:

Es parte de un trámite en el ciclo de crédito, donde las entidades crediticias solicitan información del cliente para conocer el récord crediticio.

1- Carta de solicitud de referencias: Bosquejo: - Gracias por el pedido, - solicitud de referencias, ofrecimiento de cooperación. Ejemplo: La empresa Pitasa realiza pedido de mercadería a crédito a la empresa Palmeras, ésta para otorgar el crédito le solicita a Pitasa que presente referencias, es decir nombres de otras empresas con las cuales ha tenido crédito.

2- Carta para dar referencias de crédito: Bosquejo: -Satisfacción por el envío de referencias, -Nombres de firmas y estado financiero. – Ofrecimiento adicional. Ejemplo: En respuesta a la solicitud de referencias, la empresa Pitasa envía carta dando referencias de crédito.

3- Carta para verificar referencias: Bosquejo: -Recibo de solicitud de crédito, - Pedido de información de crédito, -Agradecimiento, reciprocidad. Ejemplo: En seguimiento al ciclo de crédito, la empresa Palmeras, solicita a cada una de las referencias dadas por Pitasa, la confirmación de las referencias crediticias que tengan de Pitasa.

4- Carta para ofrecer referencias: Bosquejo: -Anuncio de respuesta, - Información detallada, ofrecimiento de cooperación. Ejemplo: Las empresas de referencia dadas por Pitasa, brindan información crediticia a Palmeras.

5- En el proceso y con base en las referencias la empresa Palmeras podría tomar decisiones:

Se otorga el crédito

Se niega el crédito

REFERENCIAS LABORALES Estimado señor: El joven Mario Alberto Pasos Dobles ha solicitado el puesto de vendedor en nuestra empresa, y en su solicitud menciona el nombre de su Compañía como referencia.

Le agradecemos muchísimo que nos brinde su opinión acerca del señor Pasos Dobles, en lo que se refiere a los siguientes aspectos: educación, hábitos de trabajo, honradez, iniciativa, dinamismo y responsabilidad.

Nos interesa saber también cuánto tiempo trabajó para su Compañía, qué cargo desempeñó y por qué motivos no continuó laborando para ustedes.

Podemos asegurarle, señor Flores, que la información que usted nos proporciones será considerada estrictamente confidencial.

REFERENCIAS LABORALES Estimado señor: La empresa Gallinitas Doradas S.A. está solicitando la apertura de crédito hasta por cinco millones colones en la Ferretería El Martillo Feliz y en la documentación presentada señala como referencias crediticias a su empresa.

Le agradecemos muchísimo que nos brinde su opinión acerca de esta compañía en lo que se refiere al record crediticio.

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Podemos asegurarle, que la información que usted proporcione será considerada estrictamente confidencial.

PERMISO: Para permiso laboral, el trabajador puede seguir esta estructura: 

Introducción: Función que desempeña, Saludos cordiales Licenciado Araya: situación laboral que antecede al problema, situación personal que origina un problema.

Desempeño el cargo de oficinista, desde el 02 de enero del 2014, Ejemplo: Desempeño el cargo de oficinista, el 30 de junio del 2016 me convertí en madre de gemelos, desde hace tres años, sin embargo,situación estoyque me ha cambiado la vida. concluyendo el bachillerato en Administración de Empresas.

Lo anterior me obliga a dedicarles mucho tiempo de atención para

un crecimiento saludable, por lo cuidados especiales indicados por así como, mi recuperación, por lo que requiero ausentarme por un año de mis labores en la empresa, pero no existente quiero comoperder mi puesto.

el pediatra, Desarrollo: Ordenar el planteamiento



en dos ideas: una situación causa, un problema que consecuencia.

surge

como

Por lo tanto, solicito permiso sin goce de salario desde el 30 de

agosto del 2016 de agosto deluna 2017.beca para obtener una Ejemplo: La Universidad Abierta de Venezuela me alha30concedido maestría en Administración y necesito ausentarme de la empresa durante tres años, pero no quiero perder mi puesto.



Conclusión: Momento donde se plantea la solicitud concreta. Ejemplo: Por lo tanto, solicito permiso sin goce de salario desde el 30 de setiembre de 2011 hasta el 30 de setiembre del 2014.

AMONESTACIÓN:

Este tipo de documento es muy delicado, puesto que puede prestarse para trámites legales de distintos intereses. Existen varios tipos de sanciones, de acuerdo con la gravedad de la falta. Por esta razón, hay que tipificar la falta y la sanción que corresponde.  Introducción: Aquí se establecen las normas que rigen a los empleados de la empresa o institución en cuestión. Estas pueden surgir a partir de un Reglamento Interno o del Código de Trabajo, si éste no existe. Además, se tipifica la falta como leve o grave y la sanción que corresponde, de acuerdo con las normas estipuladas. Es preferible transcribir textualmente el artículo; salvo que sea muy extenso se resume:

Ejemplo: El Reglamento Interno en el artículo 5, Estimado señor: inciso b, establece que es falta grave hacer uso de los Usted siempre se ha caracterizado dineros de la empresa, sin autorización y que, quien persona puntual y responsable, y eso cometa tal falta, será sujeto de amonestación. destacar de entre sus compañeros. 

por ser una lo ha hecho

Por tal motivo me ha extrañado muchísimo se ha producido en usted últimamente, haber para llegado tarde cuatro veces a su trabajo sin falta, junto con los elementos probatorios, permiso correspondiente y sin haber presentado ambigüedad, malos entendidos o confusión. respectiva justificación.

Desarrollo: Se señala la conducta que corresponde cambio que

el al el la

con la evitar Dichos elementos pueden ser testigos, documentos.

Ejemplo: usted tomó dos mil colones de la Caja Debo Nº 2,recordarle, señor Rivera, que parte de sus obligaciones el viernes 4 de octubre, según comprobante con su es presentarse puntualmente a atender sus labores, para que cumpla a cabalidad lo estipulado en el letra.

Reglamento de Trabajo. 

Espero esta amonestación sea suficiente para Conclusión: Esta debe ser muy lacónica (breve).

Sique el objetivo de la misma es amonestar, que no cometa más esas irregularidades.

se hace únicamente, sin necesidad de entrar en amenazas, ni advertencias, pues no proceden y son una descortesía: - Por consiguiente, se le amonesta…

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-

Por lo expuesto, reciba ésta como una amonestación…

Por lo tanto, dese por amonestado…

RECOMENDACIÓN:

La carta de recomendación, usualmente es con fines laborales, ante lo cual debe ser redactada en función del trabajo.  Introducción: Se presenta al individuo recomendado con nombre y dos apellidos, número de cédula, lugar donde trabajó, puesto que desempeñó y funciones a cargo.

Ejemplo: Marvin Campos Mena, cédula 1-098-789, Estimado señor: trabajó durante dos años en la Universidad C.C, desempeñaba el puesto de Jefe de Publicaciones y Antonio Monge Amador trabajó durante siete El licenciado años en y el Departamento de Estadística y Cuentas tenía a su cargo la impresión de exámenes Corrientes de mi Compañía, y se retiró de ese servicio hace material confidencial para análisis. dos meses por voluntad propia. el tiempo que trabajó con nosotros, el señor  Desarrollo: En este apartado se dan lasDurante razones Monge se caracterizó por ser un empleado responsable, por las cuales, al final de la carta, se le recomienda. serio, honesto y esforzado, y logró en pocos años varios ascensos y distinciones.

Estas deben estar relacionadas directamente con el puesto del recomendado, mencionadas en la Considero que el notable espíritu de superación del introducción. Como tiene fines laborales,licenciado lo queMonge lo hace acreedor a la confianza de sus interesa es el individuo como ente trabajador y en jefes en cargos de responsabilidad, por lo que estoy seguro de que podría prestar valiosos servicios en su empresa. torno a eso gira la descripción.

Evite frases como “de buenas costumbres, de buena familia, de solvencia moral, con deseos de superación”. Se debe hacer una descripción objetiva en experiencia, conocimientos, habilidades, destrezas y características generales.

Ejemplo: Ha demostrado que es puntual, responsable, mantiene buenas relaciones con el personal subordinado y es discreto. Además, tiene dominio absoluto del equipo, tanto en fotocopiadores como de mimeógrafo y de impresoras. Se entrega de lleno al trabajo perdiendo de vista la perspectiva de fines de semana y feriados en caso de ser necesario.  Conclusión: La conclusión es escueta, la recomendación se desprende de todo lo bueno que se dijo en el desarrollo. No hay razón para hacer solicitudes para que atiendan al recomendado o lo ayuden, pues no es parte del objetivo, tampoco los agradecimientos, por la atención que se le dé.

Ejemplo: - Por todo lo anterior, lo recomiendo para el puesto de Jefe de Publicaciones.

- Por lo mencionado, lo recomiendo como buen empleado para la empresa.

TEMA 4. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. OBJETIVO 7. Conceptos de la administración del fondo documento.

ARCHIVÍSTICA: Es la ciencia que posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además de un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día.

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DOCUMENTO: “es el testimonio de la actividad del hombre, fijada en un soporte perdurable que contiene información. Es pues un objeto que conserva la huella de la actividad humana, que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto”

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL  Comprende cinco etapas: 1. Creación o recibo.

2. Archivo o protección.

3. Utilización.

4. Transferencia.

5. Eliminación.

El ciclo de vida de un documento consta de cinco etapas:  Creación y recibo: En las empresas diariamente se crean y se reciben diversos documentos de tipo comercial.  Archivo y protección: Cuando se decide conservar documentos se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de vida útil y que el mismo pueda ser localizado cuando se necesite.  Utilización: Los documentos son guardados para ser posteriormente consultados.  Remisión o transferencia: A medida que los documentos no se utilizan con tanta frecuencia, cuando se consultan ocasionalmente, deben ser sacados de los archivos y colocados en archivos inactivos.  Eliminación: La última etapa en el ciclo de manejo de los documentos es su eliminación. Es regla general que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos, de acuerdo con la administración de cada empresa.

FIGURA Nº 1 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO. 5. ELIMINACIÓN

1. CREACIÓN Y RECIBO

DOCUMENTO DOCUMENTO 4. REMISIÓN O

2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN

TRANSFERENCIA 3. UTILIZACIÓN

ETAPAS:

Primera etapa - Archivo de Gestión:

Se denomina etapa de gestión y de conformidad con la legislación vigente en Costa Rica este primer período lo constituye un período entre uno y cinco años.  Característica: Movimiento constante de la documentación, se ubica cerca de la oficina productora, suelen guardarse en archivadores metálicos.

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Segunda etapa - Archivo Central: Esta etapa se da cuando la consulta a los documentos ya no es tan constante, sin embargo, puede ser requerido ya que no ha cumplido su vigencia administrativa.

Este segundo período se da de seis a treinta años.

Tercera etapa – Archivo Intermedio:

En esta etapa se administran aquellos documentos que ya cumplieron su vigencia en el Archivo Central, pero que aún no deben ser trasladados a la etapa de archivo final o histórico. En Costa Rica el Archivo Intermedio inició en los últimos años de la década de los 90, con la finalidad de custodiar los documentos generados por ministros y presidentes de las diferentes administraciones.

Cuarta etapa – Archivo Final o Histórico: Han adquirido valor para la ciencia y la cultura, por lo general, cuando estos han cumplido treinta años de producidos. Esta etapa también se conoce como etapa histórica. Los documentos deben primero haber sido declarados con valor científico y cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y puede autorizarse su ingreso al Archivo Nacional, según el contexto en el que se ubiquen.

TIPOS DE ARCHIVO:

EQUIPOS:  Para un archivo de gestión.

En un archivo de secretaría, los muebles más comunes son los escritorios, sillas, mesas de máquina, carpeteros o archivadores (de metal o madera), pequeños estantes que sirven como biblioteca y eventualmente ficheros. Entre el equipo se pueden mencionar las máquinas de escribir, fotocopiadora, telefax, y extintores. Para la conservación de los documentos se recomiendan las carpetas colgantes en las que se ubicarán las carpetas ordinariamente y debidamente rotuladas. En algunas oficinas se utilizan los cartapacios conocidos como “AMPOS”  Para un archivo central o administrativo.

Se utilizan además del mobiliario y equipo mencionados para el archivo de gestión, las computadoras y lectoras de microfilmes. Se utiliza la estantería para colocar los documentos.

En algunas instituciones se usan cajas para proteger los fondos documentales.  Para un archivo histórico o final.

Si el archivo tiene recursos, generalmente estará dotado con el mobiliario, material y equipo que se requieren para esta clase de archivos. Además, contará con otros elementos necesarios para la conservación de los documentos a largo plazo.

 ARCHIVADORES PARA CORRESPONDENCIA: 

Archivadores verticales.

Se fabrican en distintos tamaños: el ancho de dichos archivos depende del tamaño de los documentos a archivarse y la altura varía de acuerdo con el número de gavetas que cada equipo tenga; los hay de dos, tres y cuatro gavetas. La mayor parte de los gabinetes de archivo son de metal, especialmente acero. Estanterías para anaqueles fijos.

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En este tipo de mueble, los documentos se guardan en carpetas colocadas en posición vertical en anaqueles abiertos. Este sistema de archivar en estanterías con anaqueles fijos se usa más bien para archivar material de actualidad y semiactivo, como los registros de casos de hospitales, de oficinas de abogados y de casas de seguros, o sea, cuando todo el expediente forma una sola unidad.  Gabinetes especiales de archivo.

Se consiguen gabinetes de archivo para guardar cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, tarjetas perforadas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, microfichas, radiografías y huellas dactilares. En resumen, hay un gabinete para guardar todo documento de tamaño normal.

MATERIALES PARA ARCHIVAR:  Guías: Son la clave para un archivo vertical eficiente. Sin ellas los documentos no se sostendrán verticalmente y en forma adecuada en la gaveta; sirven también como postes de señales para agilizar la búsqueda y el archivo. El número de guías, la posición de la pestaña, su tamaño dependen del sistema que se utilice. Todos estos conceptos se explicarán ampliamente más adelante, cuando se estudien los sistemas de archivo y el uso de guías para cada uno de ellos.

En los archivos de gestión, las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidos como para sostener documentos y lo bastante flexibles como para resistir y evitar que se rompan o se quiebren.

Las guías se clasifican en: 1- Guías principales: Una guía principal es la guía esencial y fundamental en un archivo. Es la que divide el archivo en secciones principales. Por ejemplo, en una ordenación alfabética, aparecerán las letras del alfabeto.

2- Guías auxiliares o secundarias: Una guía auxiliar o secundaria es la que se usa para destacar en un archivo los apellidos comunes o asuntos generales que sobresalgan más y que deban resaltarse por separado.

3- Guías especiales: Las guías especiales se usan para clasificar en secciones se usan para clasificar en secciones un apellido o asunto. La segunda unidad decide el lugar donde va a archivarse el apellido o asunto dentro de esa sección:  PESTAÑAS: Las guías tienen una pestaña en su parte superior; pueden ser del mismo material de la guía o una extensión de la guía con encabezado para un rótulo.  MARBETES: Se usan para identificar el contenido de las carpetas, las gavetas, los anaqueles, los encuadernadores, las bandejas y las cajas. Están disponibles en hojas, rollos y bloques que vienen engomados en la parte de atrás. Los marbetes en color o con líneas en color pueden usarse para codificar un sistema de documentos.  RÓTULOS: Es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior de la guía o de la carpeta. Este rótulo identifica cada guía o carpeta dando nombre a éstas y describiendo así lo que va archivado o debe archivarse detrás de ellas.

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 LAS CARPETAS: Sirven para proteger el contenido y mantener juntos los documentos que estén relacionados entre sí. Se necesitan carpetas que tengan un mínimo de espesor y una superficie lisa para los archivos de correspondencia activa. Para papeles voluminosos o para un trabajo pesado, se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con expansión de tela en el fondo.  TARJETAS: Para el uso de tarjetas se debe tener presente lo siguiente:  La tarjeta se va a guardar como registro permanente.  El registro va a ser consultado frecuentemente o rara vez.  La tarjeta debe tener una cubierta transparente para su protección.  La tarjeta se utiliza para catálogo auxiliar.  La tarjeta se utiliza para clasificar artículos por su color.  FUNDAS O BOLSAS: Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos. En el mercado existen variedad en tamaños, formas y diseños.  MICROFICHAS: Son hojas de microfilm donde se guardan filas de imágenes que simplifican y aceleran la consulta de datos.  TARJETAS PARA MICROFILM: Cuadros de 16 o de 35 mm, con ventanillas para guardar documentos.  ROLLOS DE MICROFILM: Cintas de 16 y de 35 mm y usualmente de 30,5 mm y 61 mm de longitud enrolladas en carretes.  CAJAS: Receptáculo de plástico de 10 cm por lado y 2,5 cm de espesor, dentro de los cuales se guarda un rollo de película procesada de 16 mm. De ancho por 30,5 mm. De largo.  Gancho o espigón: Lo forma un clavo y una base de metal o de madera. Puede ser de pared o de escritorio. En la actualidad se utiliza en las diferentes empresas comerciales para sujetar las facturas.  Nido de palomas: Estantería de madera o metal con divisiones. Se utiliza en supermercados, correos y hoteles para depositar los papeles en orden en que se reciben.  Acordeón: Es el primer sistema de archivar en posición vertical y es utilizado por los cobradores para guardar facturas, fichas o recibos.  Tabla Shannon: Es una tabla con una prensa que sostiene los documentos en la parte superior.

Es utilizado en hospitales, supermercados y encuestadores.  Archivador vertical: Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales y se utiliza desde 1892. Puede ser de madera o metal  Archivador horizontal: Mueble generalmente cerrado destinado a la confección del cuadro de clasificación en forma horizontal. El mueble se cierra con una o varias gavetas.  Estantes convencionales (madera o metal) Se utiliza en algunos archivos de gestión especializados o de grandes volúmenes, sin embargo su uso se presenta mayormente en los archivos centrales, intermedios e históricos.  Estantería compacta o móvil: Igual que la estantería convencional, se utiliza en las etapas de archivos superiores al archivo de gestión, pudiendo presentarse la necesidad de su utilización en ellos.  Almacenador de discos ópticos: Está equipado con dispositivos ópticos para localizar los documentos.  Ficheros o tarjeteros: Son muebles de una o más gavetas de poca altura, las fichas y tarjetas se colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización.

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 Unidades de conservación para planos y mapas: El clasificador es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y las carpetas colgantes que utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y topógrafos para guardar planos y mapas de diversos tamaños.  Armarios para conservar cintas o rollos de microfilm: El modelo siguiente muestra un tipo de mueble utilizado para guardar los rollos de documentos microfilmados. Se utiliza en bancos, hospitales, clínicas, archivos de universidades e instituciones muy grandes que microfilman parte de la documentación que terminó la fase de gestión.  Organizadores de discos flexibles, compactos, ópticos, vídeos y casetes: El mercado ofrece gran cantidad de organizadores en diversos tamaños, colores y estructura para conservar los discos flexibles, compactos, ópticos, vídeos y casetes que contiene información en las oficinas.  Equipo utilizado para reproducir documentos en cualquier tipo de soporte: En un archivo de gestión se utilizará el equipo necesario para atender las diversas actividades que en él se desarrollan. Se pueden encontrar equipo para microfilmar como las cámaras rotativas, planetarias, lectores de microfilmes, cámaras de vídeos, radiograbadoras, cámaras fotográficas manual o digital, computadoras, fotocopiadora, solo para mencionar algunos, entre una impresionante diversidad que depara el desarrollo tecnológico de la época.

OBJETIVO 8. Reglas y normas de clasificación y ordenación.

SISTEMAS DE ARCHIVO.  SISTEMA ORGÁNICO: Consiste en colocar las guías o pestañas reproduciendo los principales encabezados estructurales del organigrama de la entidad, empresa u oficina. La posición de las guías o pestañas refleja la organicidad funcional de la fuente productora y se colocan de acuerdo a las jerarquías y dependencias de izquierda a derecha.

CLASIFICACIÓN

POR ESTRUCTURA ORGÁNICA: En esta clasificación se analiza la estructura organizacional de la empresa pública, privada o particular que produce los documentos, los cuales se agrupan en un archivador de tal manera que reflejen las relaciones que tiene determinada oficina, con el resto de la empresa, con la Administración Pública, empresas privadas, particulares y organismos o empresas internacionales, interactuando complementariamente con estos ámbitos.

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES O ACCIONES. Se refiere a las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas o particulares, para que efectúen y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades, los cuales se plasman en trámites o negociaciones para ponerlas en marcha, tales como cobrar, inspeccionar, legislar, denunciar, informar, capacitar.

 SISTEMA POR ASUNTO O MATERIA. Ha sido utilizado en archivos históricos. Consiste en que la información contenida en un documento se extrae en un tema global que la identifica. En ocasiones puede coincidir con los tipos documentales: informes, actas, acuerdo.

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Si bien es cierto existen tres sistemas de clasificación, es también factible la combinación de ellos de acuerdo con las características de los documentos y los requerimientos de la oficina.

 SISTEMA MIXTO (ORGÁNICO FUNCIONAL ASUNTOS - ORFUAS).

Lo conforman el uso integrado de dos o más de los sistemas enumerados anteriormente. Los sistemas de clasificación no son excluyentes y se pueden combinar de acuerdo con las características de los documentos y las necesidades de la oficina o la entidad. Una combinación de sistemas es el llamado ORFUAS: orgánico, funcional y por asuntos, para lo cual se consideran los siguientes elementos.  Primer elemento:  Segundo elemento:  Tercer elemento:

Estructura orgánica.

Funciones.

Asuntos.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO.

Inspección:

Es revisar toda la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de

autorización antes de que sea archivada.

Clasificación:

La clasificación es el proceso mental mediante el cual se determina el nombre,

el asunto, u otro encabezamiento bajo el cual se debe archivar la correspondencia. Existen cinco claves diferentes para determinar el encabezamiento bajo el cual se debe colocar una correspondencia.    

Bajo el nombre del membrete (correspondencia recibida) Bajo el nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida (copias de correspondencia enviada) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida) Nombre de la localidad geográfica a la que se refiere la correspondencia (correspondencia recibida o enviada)

Codificación:

El proceso siguiente a la clasificación es la codificación que es escribir o indicar

de alguna manera ese encabezamiento:  El encabezamiento o nombre seleccionado para clasificar, se subraya o se le hace una marca suave con lápiz.  Si el encabezamiento no está no aparece se debe escribir en la esquina superior derecha.

Distribución:

Es el proceso de ordenar los documentos alfabéticamente después de que han

sido codificados:

Archivo:

El último paso en el procedimiento de archivo es la colocación de los documentos en

los archivos. La correspondencia normalmente se guarda en carpetas de archivo.

CLASIFICACIÓN.  La clasificación por estructura orgánica.

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En esta clasificación se analiza la estructura organizacional de la empresa pública, privada o particular que produce los documentos, los cuales se agrupan en un archivador de tal manera que reflejen las relaciones que tienen determinada oficina, con el resto de la empresa, con la Administración Pública, empresas privadas, particulares y organismos o empresas internacionales, interactuando complementariamente con estos ámbitos.  La clasificación por funciones o acciones.

Se refiere a las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas o particulares, para que efectúen y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades, los cuales se plasman en trámites o negociaciones para ponerlas en marcha, tales como cobrar, inspeccionar, legislar, denunciar, informar, capacitar. Se deben analizar con detenimiento las funciones y actividades de la institución, principalmente las que realiza la oficina productora, para poder identificar los tipos y series documentales.  La clasificación por asunto.

Consiste en prestar especial atención al tema central de que tratan los documentos. Según Sara Alfaro Espinoza (2004) “La clasificación por asunto sirve de complemento al sistema por estructura orgánica, es decir, dentro de la estructura orgánica se puede hacer más explícito el contenido de una unidad documental que así lo requiera. También es complemento en la clasificación por funciones para caracterizar unidades documentales que tratan un asunto técnico específico como resultado de las funciones o actividades sustantivas de una oficina productora” En esta clasificación se requiere utilizar palabras claves que realmente contemplen el asunto. Para la recuperación más ágil de los documentos que se refieren a un mismo tema, es recomendable subdividirlos. Por ejemplo: ADECUACIONES CURRICULARES que a su vez se divide en: significativa y no significativa. COMPRAS que pueden ser de contado o a crédito.

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A la combinación de los tres sistemas se le ha dado el nombre de ORFUAS que quiere decir ORgánico, FUncional y por ASuntos. Para su aplicación, se debe partir del organigrama de la empresa, donde se representa gráficamente la dependencia jerárquica de cada unidad administrativa, de tal manera que cada sección documental tendrá relación con una unidad administrativa, la que cuenta con funciones que le permiten determinar las series documentales.

Cada serie documental contemplará diversos asuntos que la identifican como tal.

ORDENACIÓN. REGLAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA PARA NOMBRES DE PERSONAS. Regla 1: Ordenamiento de unidades por nombres de personas: Se debe invertir el orden de las unidades del nombre de una persona.

Ejemplo: José David Siles Ovares Jéssica Fuentes Guadamuz Mercedes Chanto Urbina

I UNIDAD Chanto Fuentes Siles

II UNIDAD Urbina, Guadamuz, Ovares,

III UNIDAD Mercedes Jéssica José

IV UNIDAD David

Para ordenar cada unidad, hay que descomponer éstas, letra por letra y tomar en cuenta el orden alfabético. Ejemplo: 44

Olga Marta Méndez Sánchez Olman Mora Mora Cindy Morales Umaña Noemy Sofía Márquez Carballo I UNIDAD Márquez Méndez Mora Morales

II UNIDAD Carballo, Sánchez, Mora, Umaña,

III UNIDAD Noemy Olga Olman Cindy

IV UNIDAD Sofía Marta

Regla 2: Nombres similares: Cuando se ordenan nombres similares, primero se escribe el más corto, ejemplo: María López Vargas Marianella López Vargas I UNIDAD López López

II UNIDAD Vargas, Vargas,

III UNIDAD María Marianella

Regla 3: Elementos de identificación Al ordenar nombres similares, existen diferentes situaciones donde es necesario recurrir al elemento de identificación para definir el orden, tal y como se explica en las siguientes reglas: Regla 3.1: Nombres de personas y apellidos iguales Cuando el nombre y apellidos de varias personas son iguales se considera el número de cédula o la dirección, como elemento de identificación. Ejemplo: Diego Durán Fuentes, cédula 1-809-897 Diego Durán Fuentes, cédula 3-375-255 Cecilia Rojas Quirós, Tibás, San José Cecilia Rojas Quirós, Montes de Oca, San José

I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Durán Durán Rojas Rojas

Fuentes, Fuentes, Quirós, Quirós,

Diego Diego Cecilia Cecilia

ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN Cédula 1-809-897 Cédula 3-375-255 San José, Montes de Oca San José, Tibás

Regla 3.2: Título de prioridad familiar 45

Cuando en nombres similares aparecen títulos de prioridad familiar como: Sr., Sra, Srta., Primero, Segundo, I, II, Hijo, Padre, se escriben después del nombre y se consideran elementos de identificación, ejemplos: Melvin Corrales Arce, Padre Señora Ligia Bolaños Espinoza Melvin Corrales Arce, Hijo Señorita Ligia Bolaños Espinoza I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Bolaños Bolaños Corrales Corrales

Espinoza, Espinoza, Arce, Arce,

Ligia Ligia Melvin Melvin

ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN (Señora) (Señorita) (Hijo) (Padre)

Regla 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos.

Estos se ubican al final del nombre, entre paréntesis. Ejemplo: Monseñor Víctor Hugo Barrantes Sor María Fonseca Mayor Julio Obando Doctor Julio Obando Príncipe Juan Carlos I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Barrantes, Fonseca, Juan Obando, Obando,

Víctor María Carlos Julio Julio

Hugo

ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN (Monseñor) (Sor) (Príncipe) (Doctor) (Mayor)

Regla 4: Nombre de la mujer casada.

Este se ordena primero por el apellido de soltera, la preposición de que forma parte de la unidad siguiente, el apellido de casada y el nombre de pila.

Rosario Camacho de Gómez Gabriela Mejía de Zeledón Alicia Rodríguez de Sibaja Yolanda Urpí de Carranza I UNIDAD Camacho Mejía Rodríguez Urpí

II UNIDAD (de) Gómez, (de) Zeledón, (de) Sibaja, (de) Carranza,

III UNIDAD Rosario Gabriela Alicia Yolanda

Regla 5: Apellidos de personas con prefijos, preposiciones, artículos y partículas.

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Cuando se requiere ordenar apellidos de personas que contengan prefijos, preposiciones, artículos y partículas, éstos se consideran parte de apellido.

Rossina D’ Almedo Bruno Carlos Alberto Da Costa Medina Rogelio Dal Bello Munguía Sabrina D’ Alaimo Moreno Kattia De Lemos Jiménez Dunia De la Vega Curcó I UNIDAD D’Alaimo D’Almedo Da Costa Dal Bello De la O De la Vega De Lemos De Oleo Le Claire Le Roy Mac Donald Van-Pettern

II UNIDAD Moreno, Bruno, Medina, Munguía, Álvarez, Curcó, Jiménez, Vallecillo, Montino, Fuente, Wilson, Murray,

Francisco Le Claire Montino Wilberth Le Roy Fuentes Kenny Mac Donald Wilson Patrick Van-Patten Murray Daniel De Oleo Vallecillo Luis Alfonso De la O Álvarez III UNIDAD Sabrina Rossina Carlos Rogelio Luis Dunia Kattia Daniel Francisco Wilberth Kenny Patrick

IV UNIDAD Alberto Alfonso

Regla 6: Nombres desconocidos.

Al ordenar un nombre donde no se define con claridad el nombre y los apellidos, se mantiene la misma forma en que están escritos, sin importar su pronunciación. Ejemplos: Georgios Taghiyev Gazis Minxia Guo Wu Ryoko Nomura Tani Grant Hackett Thorpe Lioubov Galkina Nestruev I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Georgios Taghiyev Gazis Grant Hackett Thorpe Lioubov Galkina Nestruev Minxia Guo Wu Ryoko Nomura Tani PERSONAS JURÍDICAS (Instituciones o empresas comerciales)

IV UNIDAD

Para la ordenación onomástica de personas jurídicas, (nombres de empresas comerciales o instituciones) se deben seguir las reglas que se explican a continuación: Regla 1: Nombre de firmas comerciales e instituciones estatales.

Es muy importante tener presente que cuando se ordenan nombres de empresas comerciales o instituciones del estado, se debe respetar el nombre tal y como aparece escrito originalmente.

Si tiene varias unidades cada una se considera para su ordenación alfabética, excepto si hay 47

artículos, preposiciones y conjunciones. Los artículos al inicio del nombre serán considerados como unidad. Ejemplos: El Pájaro Azul J.L. Construcciones Municipalidad de Goicoechea Muebles Modulares Ministerio de Hacienda Imprenta Morales Universidad de Costa Rica I UNIDAD El Imprenta J. Ministerio (de) Muebles Municipalidad (de) Universidad (de)

II UNIDAD Pájaro Morales L. Hacienda Modulares Goicoechea Costa

III UNIDAD Azul Construcciones

Rica (UCR)

Regla 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del nombre de una empresa.

Si al ordenar un nombre aparece una preposición, conjunción o artículo dentro de éste, no se considera unidad de archivo, se encierra entre paréntesis y se ubica con la unidad anterior. Ejemplos: Empacadora de Carne Francisco Martínez Colchones y Confort Restauradora de Papel Villegas La Villa de la Dama Funeraria Rincón del Descanso Eterno I UNIDAD Colchones (y) Empacadora (de) Funeraria La Restauradora (de)

II UNIDAD Confort Carne Rincón (del) Villa (de la) Papel

III UNIDAD

IV UNIDAD

Francisco Descanso Dama Villegas

Martínez Eterno

Regla 3: Nombre iguales de empresas Al ordenar empresas con nombres iguales se considera la dirección como elemento de identificación, y se respeta el siguiente orden: provincia, cantón, calle, avenida. Ejemplo: Chicharronera Rojas, Curridabat, San José Chicharronera Rojas, Santa Bárbara, Heredia Librería Díaz, Avenida Segunda, Calles 4 y 6, Alajuela Librería Díaz, Avenida Sétima, Calles 16 y 18, Cartago I UNIDAD II UNIDAD ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN Chicharronera Rojas (Heredia, Santa Bárbara) 48

Chicharronera Librería Librería

Rojas Díaz Díaz

(San José, Curridabat) (Alajuela, Calles 4 y 6, Ave. 2) (Cartago, Calles 16 y 18, Ave. 7)

Regla 4: Siglas.

Una sigla es la forma simplificada del nombre de un ente corporativo, o un número de letras que se escriben y pronuncian como si estuviesen en forma desarrollada. Si se conoce el significado de las siglas, deben ser desarrolladas y anotadas entre paréntesis al final del nombre. Ejemplos: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) Instituto Nacional de Seguros (INS) Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE) Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) I UNIDAD Banco Instituto Instituto Organización (de)

II UNIDAD Nacional (de) Nacional (de) Nacional (de) Estados

III UNIDAD Costa Vivienda (y) Seguros (INS) Americanos (OEA)

IV UNIDAD Rica (BNCR) Urbanismo (INVU)

Regla 5: Abreviaturas.

Cuando en el nombre de una firma comercial aparece una abreviatura, se debe escribir completa la palabra, excepto si en su nombre original así se encuentra. Ejemplo: Reparadora de Electrodomésticos S.A. Clínica de Calzado Hnos Molina Cía Petrolera Solís Empresa Campos Ltda.

I UNIDAD Clínica (de) Compañía Empresa Reparadora (de)

II UNIDAD Calzado Petrolera Campos Electrodomésticos

III UNIDAD Hermanos Solís Limitada Sociedad

IV UNIDAD Molina Anónima

Regla 6: Números en el nombre de una entidad.

Si en el nombre de una empresa aparecen números, éstos se consideran como si estuviesen escritos en letras, excepto cuando son consecutivos como en notarías, juzgados, almacenes en cadena, éste conserva el orden y la escritura numérica. Ejemplo: Estadio 25 de mayo Bisutería el 5 Menos Panadería 3 Espigas Panadería 4 Espigas

Juzgado 6 Juzgado 7 Estadio 23 de mayo 49

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I UNIDAD Bisutería (el) Estadio Estadio Juzgado Juzgado Panadería Panadería

II UNIDAD 5 25 (de) 23 (de) 6 7 3 4

III UNIDAD Menos Mayo Mayo Espigas Espigas

Regla 7: Nombres de personas en una entidad.

Cuando el nombre de una empresa está compuesto por el nombre completo de una persona, éste se mantiene con el nombre de la persona jurídica. Ejemplos: Importadora Ignacio Contreras Almacén Rodolfo Muñoz Ferretería y Materiales de Construcción Xinia Mena I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Almacén

Rodolfo

Muñoz

Ferretería (y)

Materiales (de)

Construcción

Importadora

Ignacio

Contreras

IV UNIDAD

IV UNIDAD

Xinia

Mena

CLASIFICACIÓN: es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el alfabeto o el número.

ORDENACIÓN: Consiste en escoger un método de ordenación de los documentos dentro de las carpetas individuales creadas en la estructura del software o base de datos: Numérico, alfabético, cronológico, asunto, funciones y geográfico.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA .  Método alfabético: Se ordenan los documentos siguiendo el orden continuo del alfabeto. Este método es simple y adiestramiento mínimo. Las reglas dadas anteriormente son aplicables a este método.

El método de ordenación alfabética no requiere de auxiliares descriptivos para la consulta de documentos ordenados alfabéticamente debido a que los documentos se localizan directamente en la gaveta.

Aplicación: El método alfabético se utiliza para ordenar títulos de: 50

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 Ordenación onomástica o nominativa: Se ordena alfabéticamente los nombres de personas físicas y jurídicas.  Asunto o materia: Cuando un documento es ordenado alfabéticamente tomando en consideración el tema o contenido de que trata.  Toponímico: Se refiere a la ordenación alfabética de nombres de lugares.  Método numérico: Se ordenan los documentos bajo la unidad orden numeral.

Su aplicación es recomendable en fondos documentales muy grandes.

TIPOS DEL SISTEMA NUMÉRICO. - Tipo numérico correlativo (por cifras del 1 al infinito) - Tipo codificado (por varias cifras en clave unidas que conforman cifras únicas) - Tipo cronológico (por fecha o data) - Tipo topográfico (por lugar en el depósito)

Método por asuntos: En esta ordenación el nombre de la persona o empresa no se considera, sino que se toma en cuenta el tema tratado en el documento. Esta ordenación no es recomendable porque al seleccionar el asunto que trata el documento puede hacerse en forma subjetiva.

ORDENACIÓN TOPONÓMICO Consiste en la ordenación de los documentos alfabéticamente conforme a nombres de lugares, de acuerdo con la división territorio al y administrativa del país tomando en consideración la provincia, el cantón y el distrito. Es un método de ordenación indirecto debido a que se debe consultar una guía auxiliar donde se identifica la ordenación del documento.  Método cronológico: Es el proceso mediante el cual se ordenan los documentos tomando en consideración el año, mes y día en que fue elaborado. En la ordenación cronológica podemos hablar de fecha cronológica que sitúa los documentos en el tiempo y en relación con ésta, se ubica uno detrás de otro.  Método geográfico (Toponímico): Consiste en la ordenación de los documentos alfabéticamente conforme a nombres de lugares, de acuerdo con la división territorial y administrativa del país tomando en consideración la provincia, el cantón y el distrito. Es un método de ordenación indirecto debido a que se debe consultar una guía auxiliar donde se identifica la ordenación del documento.

DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL El fondo documental se divide en 6 ámbitos, de acuerdo a la relación que tenga con entes externos que serán determinados según la relación interna o externa de la unidad administrativa. Estos ámbitos son:  Oficina productora  Institución a la que pertenece la Oficina Productora  La administración Pública  Instituciones Privadas  Particulares  Organismos internacionales.

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PRIMER

ÁMBITO: LA OFICINA GESTORA O PRODUCTORA. Está constituida por la documentación que la oficina productora genera como 1 consecuencia de la relación interna solamente. Guía en posición central con nombre de la oficina productora y se le asigna un color exclusivamente para este ámbito.

SEGUNDO

ÁMBITO: ORGANIZACIÓN A LA QUE PERTENECE LA OFICINA GESTORA O PRODUCTORA: En este ámbito se agrupan los documentos de tal manera que se represente la relación de la oficina productora con las otras oficinas de la institución, respetando la estructura orgánica de ésta.

Se le asigna un color a las pestañas de las guías y se ubican de izquierda a derecha.

TERCER

ÁMBITO: LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: Está constituida por los documentos que la oficina productora envía y recibe de las instituciones estatales. Para la ubicación de los documentos se requiere el organigrama de la Administración Pública.

CUARTO

ÁMBITO: LAS ORGANIZACIONES PRIVADAS: Lo conforman los documentos que la oficina gestora o envía a las organizaciones privadas. No se requiere de organigrama, solo se ordenan alfabéticamente los nombres de las organizaciones en las guías correspondientes y en primera posición, mientras que las carpetas que contienen los tipos documentales se ubican en la última posición.

QUINTO

ÁMBITO: LOS PARTICULARES: En este ámbito se agrupan los documentos que recibe o envía la oficina productora y que provienen de personas físicas que, debido a algún vínculo, mantienen correspondencia.

SEXTO

ÁMBITO: ORGANISMOS INTERNACIONALES: Se agrupa la documentación que la oficina productora mantiene con organismos y empresas internacionales. A su vez se debe hacer la división, clasificándose por continentes, países, estados o de acuerdo con la división física y política de cada país.

Las carpetas que contienen los tipos documentales se ordenan alfabéticamente en la última posición.  Colocación de las carpetas, según organigrama.  Asignación de colores a rótulos.  Formación de expedientes según funciones básicas de la entidad.

Conceptos acerca del archivo de gestión:   

Fondo documental: Totalidad de documentos custodiados por una oficina, organización, familia o persona.

Unidad documental: Conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás. Ejemplo: expedientes, carpetas.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo que se caracteriza por tener elementos semejantes entre sí.

52

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016  

   



Pieza documental: Documento suelto o individual que no forma parte de una unidad.

Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal, actas, informes, circulares, entre otros).

Clase documental: Es el soporte en el cual se plasma la información.

Custodia: Es la responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Expurgar: Es la acción de escoger la documentación que no es válida para mantenerla dentro del archivo Plazo preventivo de conservación: Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.

Plazo de vigencia administrativa: Período, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

TEMA 5. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS. OBJETIVO 9. Administración de oficinas.

TEMA 7. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS. Concepto De Administración Es un proceso que consiste en las actividades de plantación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas. Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas.

Gestores: FREDERICK WINSLOW TAYLOR Ingeniero norteamericano que ideó la ORGANIZACIÓN CIENTÍFICA del trabajo, nacido en la ciudad de Germantown (Pennsylvania). Obrero de empresas industriales, dirigió un taller de maquinaria, donde observó minuciosamente el trabajo de los obreros que se encargaban de cortar los metales. Y fue de esa observación práctica de donde Frederick Taylor extrajo la idea de analizar el trabajo, descomponiéndolo en tareas simples, cronometrarlas estrictamente y exigir a los trabajadores la realización de las tareas necesarias en el tiempo justo.

Esto permitió organizar las tareas de tal manera que se redujeran al mínimo los tiempos muertos por desplazamientos del trabajador o por cambios de actividad o de herramientas; y establecer un salario a destajo (por pieza producida) en función del tiempo de producción estimado, salario que debía actuar como incentivo para la intensificación del ritmo de trabajo.

RESUMEN: - Padre de la organización científica.

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Ordenar ideas.

Reducir los tiempos.

Establecer salarios por pieza producida o trabajo realizado.

Encontró fallas administrativas.

Pensó en el aumento de la productividad.

HENRY FAYOL Ingeniero y teórico de la administración de empresas. El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: La división del trabajo.

La aplicación de un proceso administrativo.

Criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.

La administración es una actividad.

Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto solamente al cuerpo social: mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa.

1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.

7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.

9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

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Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.

12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.

13. Iniciativa: Debe darse a la subalterna libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.

14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

ABRAHAM MASLOW Psicólogo humanista estadounidense. La jerarquía de necesidades de Maslow o Pirámide de Maslow es una teoría psicológica propuesta por él que defiende la satisfacción de las necesidades básicas y deseos más elevados.

Necesidades fisiológicas básicas, para mantener la homeostasis: • Necesidad de respirar • Necesidad de beber agua • Necesidad de dormir • Necesidad de regular la homeostasis (ausencia de enfermedad) • Necesidad de comer • Necesidad de liberar desechos corporales • Necesidad sexual • Necesidad de tener dinero...

Seguridad. Surgen de la necesidad de que la persona se sienta segura y protegida. Dentro de ellas se encuentran: • Seguridad física • Seguridad de empleo • Seguridad de ingresos y recursos • Seguridad moral y fisiológica.

• Seguridad familiar.

• Seguridad de salud.

• Seguridad contra el crimen de la propiedad personal.

• Seguridad de autoestima.

Afiliación. Están relacionadas con el desarrollo afectivo del individuo, son las necesidades de asociación, participación y aceptación. En el grupo de trabajo, entre estas se encuentran: la amistad, el afecto y el amor. Se satisfacen mediante las funciones de servicios y prestaciones que incluyen actividades deportivas, culturales y recreativas.

Reconocimiento. Se refieren a la manera en que se reconoce el trabajo del personal, se relaciona con la autoestima.

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Autorrealización. Son las más elevadas, se hallan en la cima de la jerarquía, a través de su satisfacción personal, encuentran un sentido a la vida mediante el desarrollo de su potencial en una actividad.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.  Planificación: Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para avanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

Implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo).

La planeación: - Reduce la incertidumbre.

- Minimiza el desperdicio y la redundancia.

- Establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar.

Definir objetivos, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar actividades.  Organización: Función de la administración que consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde se tornan las decisiones.

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Los gerentes también son responsables de acordar y estructurar el trabajo para cumplir con las metas de la empresa. Organización es cuando los gerentes organizan, determinan las tareas por realizar, quién las llevará a cabo, cómo se agruparán, quién le reportará a quién y dónde se tomarán las decisiones.

Determinar lo que es necesario realizar, cómo llevarlo a cabo y con quien se cuenta para hacerlo.  Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

-

Toda empresa cuenta con personal, y el trabajo de un gerente es trabajar con personas y a través de ellas cumplir con los objetivos.

Motivar, dirigir y cualesquier otras acciones involucradas con dirigir al personal.

 Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieron falta.

56

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016  Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados. Función de todos los niveles que ejecuten planes.

-Una vez que los objetivos y planes están establecidos (planeación), las tareas y acuerdos estructurales. Dispuestos (organización), y la gente contratada, entrenada y motivada (dirección), debe haber alguna evaluación para ver si las cosas marchan según lo planeado. Para asegurarse de que los objetivos se están cumpliendo y que el trabajo se está llevando a cabo como debe ser, los gerentes deben dar seguimiento y evaluar el rendimiento. El rendimiento real debe compararse con los objetivos establecidos. Si dichos objetivos no se están logrando, es trabajo del gerente reajustar el trabajo. Este proceso de seguimiento, comparación y corrección es la función de control.

Determinar propósito

Define objetivos

Evaluación de alternativas Selección de alternativas

Desarrollo de premisas

Planes derivados

Alternativas

Presupuesto

Eficiencia de planes

Dar seguimiento a las actividades para garantizar que se logren conforme a lo planeado.

CONCEPTO DE EMPRESA. Una empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes, a través de una actividad económica.

CLASIFICACION DE LA EMPRESA POR SECTORES ECONOMICOS: Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.

Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.

Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.

Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.

Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.

POR SU TAMAÑO:

57

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas.

Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100.

Pequeñas: Se dividen a su vez en.  Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el

número de trabajadores no excede de 20 personas.  Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en

cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).  Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del

negocio convirtiéndose en una unidad productiva.

POR EL ORIGEN DEL CAPITAL: Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno.

Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares.

Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares.

POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL: Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización).

Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños.

Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.

Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.

POR EL PAGO DE IMPUESTOS: Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento Comercial.

Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio.

Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances.

Sucesiones líquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidación.

Régimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que

58

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Régimen Común: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del régimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad.

Gran Contribuyente: Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país.

POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS: Individuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio.

Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles.

Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común.

POR LA FUNCIÓN SOCIAL: Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.

Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T. Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.

Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.

RECURSOS:

Recursos humanos: La salud del personal, la lealtad, los conocimiento, tenacidad, creatividad, intuición.

Recursos físicos: Ubicación, terreno, edificio, equipo con que cuenta, medios de comunicación.

Recursos financieros: Liquidez de la empresa, activos disponibles, inventarios, crédito en el sistema de banca.

ÁREAS FUNCIONALES.  ÁREA DE PRODUCCIÓN: Donde se realizan las actividades de adquisición, manejo y

procesamiento de insumos de materiales, los cuales son transformados en los productos o servicios de la empresa.  ÁREA DE MERCADEO: Se relaciona con la detección, persuasión de un cliente, el

acto de la venta, el despacho de las mercancías.

59

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016  ÁREA DE FINANZAS: Se relaciona con los flujos de dinero de la empresa, con los

cobros, con el uso del dinero, con la obtención de dinero de préstamos, con la utilización de ese dinero para pagar compromisos o tenerlo como recurso líquido.  DIRECCIÓN GENERAL: Elección del rumbo de la empresa, búsqueda, capacitación,

motivación y aprovechamiento de personal clave. Con la búsqueda, obtención y aprovechamiento de otros recursos productivos.  ÁREA DE INNOVACIÓN: Búsqueda de nuevos productos, nuevos mercados, nuevas

maneras de hacer las cosas.

Análisis foda FODA (en inglés SWOT), es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su organización, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Fortalezas y Debilidades. Considere áreas como las siguientes: Análisis de Recursos Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.

Análisis de Actividades Recursos de dirección, recursos estratégicos, creatividad Análisis de Riesgos Con relación a los recursos y a las actividades de su organización.

Análisis de Portafolio La contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización.

Hágase preguntas como éstas:  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que supera a sus principales competidores?  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan?

Oportunidades y Amenazas. Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la organización encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.

Análisis del Entorno Estructura de su organización (Autoridades, partido politico, trabajadores, organizaciones sindicales similares).

Grupos de interés Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.

El entorno visto en forma más amplia Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc.

60

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Pregúntese:  ¿Cuáles son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno?  ¿Cuáles son las mejores oportunidades que tiene?

TEMA 6. CULTURA DE LA CALIDAD. OBJETIVO 10. Cultura de la calidad.

PRODUCTIVIDAD: Es la razón entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

Debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida.

COMPETITIVIDAD: La competitividad se entiende como la capacidad de una empresa para ofrecer un producto o servicio de mejor manera que sus competidores. También se define como la capacidad de respuesta o de acción de un país, una empresa o un individuo, para afrontar la competencia abierta ya sea entre naciones, empresas o individuos.

GLOBALIZACIÓN: La globalización es un proceso económico, tecnológico, social y

cultural a gran escala, que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los distintos países del mundo unificando sus mercados, sociedades y culturas, a través de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les dan un carácter global. 

TRABAJO EN EQUIPO: Es un grupo de personas en el cual cada miembro hace uso de sus destrezas, habilidades y conocimientos para alcanzar las metas comunes. Cada integrante se compromete con los objetivos, reglas y métodos comunes, es autodisciplinado y se hace responsable de las tareas asignadas.



LIDERAZGO: Es una cualidad que posee una persona o un grupo de personas, con capacidad, conocimientos y experiencia para dirigir a los demás. Es una capacidad y un proceso: una capacidad innata o adquirible de convocar a un colectivo para cambiar el estado de las cosas; y un proceso, mediante el cual se inspira, motiva y enseña a un grupo de personas o seguidores, a transformar una determinada realidad, bajo la guía y tutela de un líder. (Renny Yagosesky)

Existen líderes positivos y negativos.  Positivos. Da recompensas económicas.  Negativos: es castigador  Dictatorial: Niega derechos a subordinados.  Paternalista: Hace todo el trabajo para tener contentos a los demás.  Participativo: Da oportunidad a los subordinados.  Rienda suelta: Depende totalmente del grupo para alcanzar los objetivos.  Persuasivo: Logra sus metas y objetivos por medio de convencimiento.  Delegativo: Delega función con fin de cumplir el objetivo de la empresa.

61

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

Liderazgo autocrático: El líder es el único en el grupo que toma las decisiones acerca del trabajo y la organización del grupo, sin tener que justificarlas en ningún momento. Los criterios de evaluación utilizados por el líder no son conocidos por el resto del grupo. La comunicación es unidireccional: del líder al subordinado. Liderazgo democrático: El líder toma decisiones tras potenciar la discusión del grupo, agradeciendo las opiniones de sus seguidores. Los criterios de evaluación y las normas son explícitos y claros. Cuando hay que resolver un problema, el líder ofrece varias soluciones entre las que el grupo tiene que elegir. El grupo elige técnicas para alcanzar el objetivo. La división de tareas la realiza el propio grupo.  Liderazgo dejar hacer o “laissez-faire” (liberal): El líder adopta un papel pasivo, abandona el poder en manos del grupo.

En ningún momento juzga ni evalúa las aportaciones de los demás miembros del grupo. Los miembros del grupo gozan de total libertad y cuentan con el apoyo del líder solo si se lo solicitan.

El líder planificador  Analiza los problemas con lógica.  El método es esencial para su trabajo.  Valora los hechos por su racionalidad.  Se realiza en trabajos de investigación.

El líder ejecutivo  Considera que lo esencial es la acción y la resolución de los problemas.  La práctica es esencial para su trabajo.  Valora el sentido común y la organización ya establecida.  Se realiza en trabajos de dirección y negociación El líder creativo  Dotado para plasmar ideas o teorías.  Basa su trabajo en la imaginación y la intuición.  Valora la originalidad y los que sobresalen.  Se realiza en trabajos de creación y planificación.

El líder sociable  Capta el estado anímico, los sentimientos y las reacciones de las personas.  Basa su trabajo en su simpatía y afectividad.  Valora la personalidad y la capacidad de relación social.  Le gusta trabajar en equipo.

El líder participativo.  Utiliza la consulta.  Señala directrices específicas a sus subalternos  Consulta sus ideas y opiniones sobre decisiones que les incumben.  Escucha y analiza seriamente las ideas de sus subalternos 62

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016  Acepta sus contribuciones siempre que sea posible y práctico.  Cultiva la toma de decisiones de sus subalternos para que sus ideas sean cada vez más útiles y maduras.  Impulsa a sus subalternos a incrementar su capacidad de auto control y los insta a asumir más responsabilidad para guiar sus propios esfuerzos.  La autoridad final en asuntos de importancia sigue en sus manos.

EL CLIENTE: Es la razón de ser toda entidad ya que es quien adquiere los productos y/o servicios de una organización. Es decir, la empresa depende de ellos, merecen un trato atento y cortés, forman parte del negocio, no son desconocidos, son entidades con necesidades y deseos, y la organización tiene como función satisfacer sus demandas, no provocan interrupciones, son el origen del trabajo.

MEJORAMIENTO CONTINUO: HERRAMIENTAS. Un sistema de mejoramiento continuo se logra por medio del control de la calidad.  Tormenta de Ideas: Es una manera sencilla de generar muchas ideas creadores en una atmósfera de grupo. Las ideas súbitas permiten a los grupos descubrir las que se encuentran ocultas. A menudo la combinación de ideas de una de estas sesiones pueden resultar en una idea nueva y mejor. Se utiliza cuando se requieren una lista de alternativas.  Estructurado: Todas las personas de un grupo deben exponer una idea cuando les llegue el turno o esperar a la siguiente ronda. Obliga a participar a las personas tímidas, pero también crea presión para contribuir.  Sin estructurar: Los miembros del grupo simplemente exponen ideas en la medida que se les ocurren. Tiende a crear una atmósfera más relajada pero también se corre el riesgo de que sea dominada por los miembros más hábiles para comunicarse.  Reglas: - Todos están de acuerdo con la cuestión o tema tratado.

- Anotar todas las ideas en una pizarra o rotafolio. Al poder ver todos las palabras al mismo tiempo se evitan malos juicios y hace recordar a otros las ideas nuevas.

- No criticar ni evaluar nunca las ideas. Eso viene después.

- Anotar la idea en las palabras del orador. No las interprete.

- Efectuar el proceso rápidamente. De 5 a 15 minutos es el tiempo ideal.

- Tratar de conseguir muchas ideas.

- Numerar las ideas.

Diagrama de flujo

63

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

Documentan un proceso mediante símbolos y se utilizan para examinar la forma en que los pasos están relacionados. 

Diagrama de Pareto:

Es una gráfica de barras y se puede utilizar para

establecer prioridades entre los defectos de acuerdo con el tipo o fuente del defecto.

También para identificar los pocos vitales entre los muchos triviales. Permite obtener datos de las diferentes formas de falla del producto o servicio.

64

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016



Histograma: Es un gráficos de barras

verticales, que muestra la frecuencia con la que ocurren los datos que son objeto de medición. Esta herramienta permite visualizar dos aspectos muy importantes: - Grado de dispersión de los datos, ya que pueden concentrarse en un punto determinado, o bien dispersarse en mayor o menor grado.

- Sesgo: es el hecho de que los datos se dispersen a la derecha (sesgo positivo) o a la izquierda (sesgo negativo).





Gráfico de control:

Es una comparación gráfica de los datos de desempeño del proceso con los límites de control estadístico calculados, dibujados como rectas limitantes sobre la gráfica. Permite monitorear el proceso durante un período y distinguir entre la variación y no podemos cambiarla, excepto modificando el proceso.

Hoja de comprobación: Es

una gráfica en la que se presentan las veces que ocurre un evento en determinado período, o sea, constituyen un medio de reunir datos basados en hechos reales.

Ayuda a contestar con qué frecuencia ocurren ciertos acontecimientos. Pueden utilizarse en cualquier momento en que haya que reunir y analizar datos.

Matriz de responsabilidad: Instrumento utilizado en el proceso de resolución de problemas, sirve para asignar y acordar las responsabilidades individuales para el logro de una meta. En ella se define claramente la acción por seguir, cuándo y el responsable. Esta herramienta se usa en la etapa de puesta en práctica de la solución, cuando el 65

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 grupo está tomando los acuerdos y quien será responsable de los diferentes aspectos de la misma.

TEMA 7. FUNDAMENTOS DE ECONOMÍA. OBJETIVO 11. Economía.

Microeconomía Estudia y analiza el comportamiento de los agentes que constituyen la economía, de una manera individualizada. La microeconomía trata principalmente del análisis de la determinación de precios a nivel individual, para efectuar la relación entre sí, por ejemplo, el precio de la avena, el precio de la carne y el precio del azúcar.

Macroeconomía. “… la macroeconomía estudia la conducta de la economía en su conjunto: las variaciones de los precios, la producción o los empleos globales. La microeconomía analiza, en cierto sentido, la economía a través de un microscopio y estudia la conducta de moléculas de una economía como, por ejemplo, las empresas y las familias”.

Desarrollo sostenible.

“Desarrollo sostenible es aquel que satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer las suyas propias”

Factores de producción.  Tierra: Las materias primas, como el agua, el petróleo, el cobre, el carbón y la madera, se encuentran en estado bruto en la naturaleza, disponibles para ser extraídas por el ser humano.

La tierra es para nosotros un medio de producción, porque es la portadora de fuerzas y elementos. La tierra se labra, y en ella se hacen crecer las plantas de cultivo. La tierra se recorre en búsqueda de minerales para extraerlos de su interior. Es natural que el ser humano trate de aprovechar intensamente el suelo para lograr el mayor rendimiento posible. 

Trabajo.

Está constituido por las capacidades productivas físicas y mentales del hombre. Como tal constituye el elemento motor de toda actividad encaminada a la creación de bienes, ya que los hombres son los que organizan y ejecutan la producción. Abarca a los asalariados, patrones, trabajadores por cuenta propia.

Por trabajo se entiende la actividad humana, tanto física como intelectual. En realidad toda actividad productiva realizada por un ser humano requiere siempre de algún esfuerzo físico y de conocimientos previos.



Capital: 66

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

Está constituido por todo lo que el hombre, como resultado de la tecnología, ha construido para facilitar la producción: los medios de transporte, edificios, maquinaria, equipo, escuelas, hospitales. Son los recursos disponibles en un momento determinado, para la satisfacción de las necesidades futuras.

Por capital se entiende el conjunto de recursos producidos por la mano del hombre que se necesitan para fabricar bienes y servicios: la maquinaria o las instalaciones industriales, por ejemplo. El dinero sólo será capital cuando vaya a ser utilizado para producir bienes y servicios, en cuyo caso se llamará capital financiero. El dinero que se vaya a utilizar para adquirir bienes de consumo no puede ser llamado capital.



Desarrollo empresarial y tecnológico: Desarrollo empresarial: Toma en cuenta las relaciones interpersonales y el desarrollo que existe en la empresa, como funciona interna y externamente, para brindar una mejor producción y mayor seguridad a la hora de exponer el producto al cliente.

Desarrollo tecnológico: Grado de avance en cuanto a tecnología (equipo, programas, etc.) que posee la empresa u organización para proporcionar un mejor servicio al cliente, y brindar un mejor trabajo al público en general.

TEMA 8. MATEMÁTICA FINANCIERA. OBJETIVO 12. Cálculos en matemática financiera.

Interés simple: El interés es el costo que se paga por el uso de dinero ajeno durante un periodo específico. Es simple cuando sólo el capital genera ganancias al finalizar el plazo de una inversión o, bien, si representa el monto final a pagar, en el caso de una deuda. Los componentes son: El capital , que es el monto de dinero inicial, prestado o depositado.

La tasa , que es la cantidad de dinero que se paga o se cobra por cada 100 en concepto de interés; también llamada tanto por ciento.

El tiempo, durante el cual el dinero se encuentra prestado o depositado y genera intereses.

El interés , que es la cantidad de dinero cobrado o pagado por el uso del capital durante todo el tiempo.

P = Principal T = Tiempo i = Tasa de interés I = Monto que debe pagarse  Recuerde: días/360 meses/12

I= C * i * T i= I .

C*T

t = I .

360 C*i C=

I . t*i

Descuento simple:

Operación financiera que se tiene por objeto la sustitución de un capital futuro por otro equivalente con vencimiento presente.

67

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Ejemplo.

María compró una camiseta en 15.000 colones, pero le indicaron que si llevaba dos le realizarían un descuento a ésta de un 10%.

15.000 * 10/100= 1.500 El descuento es de 1.500 Por lo que 15.000 – 1500= 13.500 colones el precio de la camiseta.

Otro Ejemplo pero descuento en dineros Si quisiéramos calcular el Descuento que se aplicará sobre un pagaré de 100.000 colones de nominal con vencimiento a 90 días (año calendario), si el tomador del título pide un 5% anual deberíamos hacer lo siguiente: Ds = ( 100.000 x ( 5% x ( 90/365 ) ) ) / ( 1 + ( 5% x ( 90/365 ) ) ) = 1.218 colones Descuento por pronto pago: Es un incentivo para pagar deudas de forma anticipada.

Regla de tres: La regla de 3 simple es una operación que nos ayuda a resolver rápidamente problemas de proporcionalidad, tanto directa como inversa.

Redondeo: Consiste en no considerar o establecer un número de decimales.

TEMA 9. DOCUMENTOS COMERCIALES.

OBJETIVO 13. Documentos comerciales y servicios bancarios.

Vale: Este es un documento que se emplea para adelantar o dar algún préstamo a los funcionarios de una empresa, quienes deben firmarlos. El vale es una promesa futura de pago, el cual se hace informalmente en cualquier clase de papel.

Recibo: Documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe, en pago de algún servicio. Se emplea cuando se recibe dinero por algún pago, abono, servicios, alquileres entre otros. Este documento muestra la cantidad de artículos que se compren, el valor unitario, la cantidad total, descuento e impuestos de venta.

Factura: Documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato de compra – venta, siendo título ejecutivo contra el comprador por la suma en descubierto, si está firmada por el comprador, por su mandatario o encargado debidamente por escrito, siempre que se le agregue el timbre fiscal al presentarla al cobro judicial.

Pagaré: Documento de crédito donde la persona que lo suscribe promete pagar a otra cierta cantidad de dinero dentro de un determinado plazo.

Certificado de prenda: Se emite para hacer constar el gravamen sobre un objeto o bien mueble, que no ha sido pagado en su totalidad. El estado vende modelos originales de certificados de prenda. El papel de tres colones es útil para toda cuantía. Todo el que posee o disfrute un objeto gravado mediante este documento no podrá venderlo o enajenarlo.

Cheque: Mandato de pago a favor de una tercera persona y con cargo a los fondos disponibles que el girador posee en el banco. Orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a la vista.

68

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

 CUENTAS INDIVIDUALES: los cheques se pagan si ostentan la firma de la persona única que ha sido registrada en las tarjetas de comprobación de firmas que está en poder de los bancos.

 CUENTAS COLECTIVAS: pueden ser firmadas por cualquiera de las firmas, cuando varios funcionario de una empresa están autorizados a disponer de los fondos de la cuenta.

 CUENTAS MANCOMUNADAS: exigido que todo cheque contenga dos o más firmas registradas, haciendo que la expedición de los cheques tenga que intervenir dos o más personas para evitar malos manejos de fondos del banco 

CHEQUE CERTIFICADO: tiene razón de garantía. El banco girado le pone una leyenda que diga es un cheque bueno, hay fondos y que ha hecho la separación de dinero para cambiarlo. Banco único responsable para cambiarlo, no se puede romper, ni anular.



CHEQUE CRUZADO: contiene la palabra “banco” en el anverso, entre dos rayas paralelas, el banco contra quién este girado no podrá pagarlo sino a otro banco. Si la palabra banco se le hubiera agregado el nombre particular de un establecimiento, el pago debería de hacerse sólo a ese banco. Cualquier portador del cheque puede cruzarlo.

Letra de cambio: Es un documento mercantil, usado como documento de crédito, tanto para las relaciones nacionales como internacionales. Intervienen 3 personas, en cuyo acto se compensan en sus deudas dos de ellas, para ser cobradas por un beneficiario o sea una tercera persona. No puede tener tachadura, borraduras o enmiendas, dado que lo invalidaría.

Hipoteca: Derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una obligación propia o ajena, con una duración, por lo general, a largo plazo.

Certificados de depósito: Los bancos proporcionan a su cuenta habientes planes diversos para invertir su dinero y obtener interés como beneficio, de acuerdo con el monto y la inversión que realicen. Órdenes de compra: Cuando se solicita mercancías o servicios internos. Este documento debe contener cantidad, descripción del artículo y precio de cada uno, nombre de proveedor, fecha, firma y sello de compañía que está ordenado comprar.

Orden de pedido: Carácter externo (uso de importación de mercadería) Debe contar todos los detalles acordados con el cliente (tipo de mercancía, fecha entrega, vía de embarque, condiciones de pago, precio, entre otros) Nota de débito: Constancia en que se detallan los valores que se cargan a los clientes.

Originado por errores u omisión en los precios de la Compañía, debido a la falta de observación y cuidado de los empleados Nota de crédito: Constancia donde se informa al cliente. Este documento es usado cuando: 69

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016    

El cliente encuentra que hace falta mercadería Embarque dañado, es que es rechazado.

Mala facturación Descuento por pronto pago

Cotizaciones: Documento que hace y entrega una empresa a otra, para hacer conocer los precios vigentes en el mercado de determinado producto. Este al menos debe contar con:  Clave o número del artículo  Nombre del mismo  Precio unitario por artículo  Especificación o características del mismo Servicios bancarios: Servicios diversos que presta un banco a empresa o individuales.

Cuentas corrientes: Es una cuenta que abre un particular o empresa en una banco, le va a permitir tener un número de cuenta, una chequera y aprovechar los servicios que el banco proporciona. Se le llama cuenta habiente y brinda al usuario:

      

Comodidad Control en el manejo de los flujos de efectivo.

Comprobante de pagos Disponibilidad y confidencialidad en el manejo de fondos.

Acceso a los servicios bancarios Para abrir una cuenta Cuenta para una empresa

Mediante una cuenta corriente los depositantes ponen su dinero en los bancos con la facultad de retirarlo a su conveniencia al expedir cheques para hacer pagos por sus obligaciones. El cheque es una orden escrita dirigida al banco depositario para que pague al beneficio o tenedor de la orden, la cantidad que se especifica en la misma.

En esta forma el depositante puede hacer sus pagos sin necesidad de ir personalmente al banco.

Cuentas de ahorro: El propósito primario de los departamentos de ahorros es estimular el ahorro y suministrar facilidades a las personas para que lo practiquen.

Depósito: Hay tres tipos de depósitos que una persona puede hacer en un banco. Puede depositar dinero en una cuenta de ahorros, o en una cuenta corriente (de cheques) o puede depositar en una caja de seguridad sus pertenencias de valor. Un depósito es el dinero y los cheques o valores que un cliente confía a la custodia de un banco. En este caso el banco sirve como depositario y el cliente como depositante. Sin una persona tiene más de una cuenta, se mantienen aparte de todas formas.

CAJEROS AUTOMÁTICOS: toda persona que posee una tarjeta de crédito o débito puede disponer del dinero en efectivo por medio de cajeros automáticos.

CHEQUE VIAJERO: la divisa se solicita en cheques de viajero, el banco cobra una comisión y el adquiriente firma ante el empleado bancario en la línea superior, en la línea inferior firmará delante de la persona a quién le entregue ese cheque en el extranjero.

TARJETAS DE CREDITO: se proporciona a personas físicas y jurídicas, evita que tenga dinero en efectivo y pueda comprar en miles de establecimientos afiliados.

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Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

TARJETA DE DÉBITO: las proporcionan a sus clientes que tienen sumas de dinero depositadas en una cuenta de ahorro; o que su giro quincenal o mensual le sea depositado por el patrono en dichas cuentas.

TEMA 10. ESTADÍSTICA DESCRIPTIVA. OBJETIVO 14. Estadística.

Concepto: Ciencia que se encarga de recopilar, organizar, procesar, analizar e interpretar datos con el fin de deducir las características de una población objetivo, pero esta sería solo una visión estrecha de lo que comprende esta rama del saber.

Unidad estadística: Se llama unidad estadística o individuo a cada uno de los elementos que componen la población estadística. El individuo es un ente observable que no tiene por qué ser una persona, puede ser un objeto, un ser vivo, o incluso algo abstracto.

Característica: Es el tipo de medida que se va a realizar.

Observación: Es el resultado obtenido para luego realizar la determinación de la característica.

Existen dos tipos de observación: Observación directa: Es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran datos estadísticos originales.

Ejemplo; el seguimiento de la población agrícola por año, llevado en una determinada granja.

Observación Indirecta: Es aquella donde la persona que investiga hace uso de datos estadísticos ya conocidos en una investigación anterior, o de datos observados por un tercero (persona o entidad). Con el fin de deducir otros hechos o fenómenos.

Ejemplo; si un investigador pretende estudiar la producción por años de una granja avícola, en sus últimos cinco años de producción, tendría que hacer un seguimiento, a tal fin recurriría a las observaciones que posee la oficina administrativa de la granja durante estos cinco años, o dirigirse a la oficina de estadística, llevada en el ministerio de producción y comercio (M.P.C) de la localidad donde está registrada dicha granja. Es de notar que el investigador se vale de observaciones realizadas por terceros.

Población: El concepto de población en estadística va más allá de lo que comúnmente se conoce como tal. Una población se precisa como un conjunto finito o infinito de personas u objetos que presentan características comunes.

"Una población es un conjunto de elementos que presentan una característica común".

Población: Conjunto de unidades de estudio (personas, animales, empresas, organizaciones, objetos) que se estudian o investigan para conocer sus características y generalizar a todo ese conjunto los resultados o conclusiones que se obtengan.

Muestra: Es un subconjunto de casos o individuos de una población estadística.

Se le conoce también como muestra aleatoria.

71

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

Selección de la muestra: Ésta se realiza al azar, intencional, por conveniencia.

Atributos: Son variables cualitativas o nominales.

Variables: es cada una de las características o cualidades que poseen los individuos de una población. Pueden ser variables cualitativas o cuantitativas. Las variables cuantitativas pueden ser discretas o continuas.

Recolección de datos: cuestionario. Conjunto de unidades de estudio (personas, animales, empresas, organizaciones, objetos) que se estudian o investigan para conocer sus características y generalizar a todo ese conjunto los resultados o conclusiones que se obtengan.

OBJETIVO 15. Medidas de tendencia central.

Distribución de frecuencias  Frecuencia absoluta: La frecuencia absoluta es el número de veces que aparece un determinado valor en un estudio estadístico.  Límite de clase: Cada clase está delimitada por el límite inferior de la clase y el límite superior de la clase. En una distribución de frecuencias agrupadas el límite inferior de una clase pertenece al intervalo, pero el límite superior no pertenece intervalo, se cuenta en el siguiente intervalo.  Punto medio: Valor central de la clases. Se obtiene calculando el promedio de los límites reales, pero puede calcularse también sumándole al límite real inferior la mitad del intervalo de la clase.  Frecuencia acumulativa: La frecuencia acumulada es la suma de las frecuencias absolutas de todos los valores inferiores o iguales al valor considerado.  Frecuencia relativa: La frecuencia relativa es el cociente entre la frecuencia absoluta de un determinado valor y el número total de datos. La frecuencia relativa se puede expresar en tantos por ciento. La suma de las frecuencias relativas es igual a 1 ó 100% LA MODA (MO) Esta medida de posición se asocia con el valor más común, típico o que ocurre más frecuentemente en un conjunto de datos. Más concretamente, se define como el valor al cual corresponde la mayor frecuencia. En la serie que se incluye seguidamente se puede observar que la moda es de 21.

14,15,17,17,21,21,21,21,33,36,40 LA MEDIANA (ME) 72

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 La mediana es una típica medida de posición y se define como el valor central de una serie de datos ordenados o, más específicamente, como un valor tal que no más de la mitad de las observaciones son menores que él y no más de la mitad, mayores. El cálculo se facilita recordando que el valor central de una serie de n datos es el n+1 término de la serie.

2 Por ejemplo para los datos siguientes, en que n es impar: 6, 8, 8, 10, 12, 19,23 (n = 7); n+1 = 7+1 = 4 2 2 Mediana = 10 (valor que corresponde al 4º término).

En el caso de que n sea par: 3, 4, 4, 5, 16, 19, 25,30 (n = 8); n+1 = 8+1= 4,5 (4,5 término) 2 2 En el caso anterior caso la mediana se halla situada entre el 4º y 5º término, es decir, entre 5 y 16; por ello, se halla la media aritmética entre ambos.

Mediana = 5+16= 10,5 2 LA MEDIA ARIDMÉTICA (X) La media aritmética es la medida de posición más usada y conocida.

Corrientemente se le llama “promedio” a secas y –de ahora en adelante- cuando se diga promedio, se estará haciendo referencia a la media aritmética ponderada.

Ejemplo: En un grupo de estudiantes con edades de 15, 15, 16, 17, 18, 19. ¿Cuál es la edad promedio?

15+15+16+17+18+19=100 100/6= 16,6 OBJETIVO 16. Tipos de gráfico.

Presentación de datos - Textual (informes): Informes realizados donde la informacioé n se da en textos.

-

Semitabular: Los informes se da con textos apoyados con tablas y su explicacioé n.

-

Tabular: Los informes estaé n basados en la presentacioé n de datos en tablas.

-

Gráfica: La presentacioé n de informes se basa en datos en graé ficos.

-

Histograma

Gráfico de bastones

73

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 -

Tipos de gráficos: Circular

Barras horizontales

Barra 100%,

barras verticales

Doble dirección

barras compuestas

Barras comparativas

pictogramas.

74

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

TEMA 11. LEGISLACIÓN LABORAL. OBJETIVO 17. Legislación laboral.

TEMA 9. DERECHO LABORAL. Concepto: El Derecho laboral (también llamado Derecho del trabajo o Derecho social) es una rama del Derecho cuyos principios y normas jurídicas tienen por objeto la tutela del trabajo humano, productivo, libre y por cuenta ajena.

PRINCIPIOS. PRINCIPIO PROTECTOR. Artículo principal: Principio protector (Derecho laboral) El principio protector es el principio más importante del Derecho laboral. Es el que lo diferencia del Derecho civil.

Parte de una desigualdad, por lo que el Derecho laboral trata de proteger a una de las partes del contrato de trabajo para equipararla con la otra, a diferencia del principio de igualdad jurídica del Derecho privado.

El principio protector contiene tres reglas:  Regla más favorable: cuando existe concurrencia de normas, debe aplicarse aquella que es más favorable para el trabajador.  

Regla de la condición más beneficiosa: una nueva norma no puede desmejorar las condiciones que ya tiene un trabajador.

Regla in dubio pro operario: entre interpretaciones que puede tener una norma, se debe seleccionar la que más favorezca al trabajador.

PRINCIPIO DE IRRENUNCIABILIDAD DE DERECHOS. Artículo principal: Principio de irrenunciabilidad de derechos (Derecho laboral) El trabajador está imposibilitado de privarse, voluntariamente, de los derechos garantías que le otorga la legislación laboral, aunque sea por beneficio propio. Lo que sea renunciado está viciado de nulidad absoluta. La autonomía de la voluntad no tiene ámbito de acción para los derechos irrenunciables.

Así, un trabajador no puede renunciar a su salario, o aceptar uno que sea menor al mínimo establecido por el ordenamiento; si la jornada de trabajo diaria máxima es de 12 horas, un trabajador no puede pedirle a su empleador que le deje trabajar durante 18 horas.

PRINCIPIO DE CONTINUIDAD LABORAL. Artículo principal: Principio de continuidad laboral. Le da la más larga duración posible al contrato de trabajo, por el hecho de ser esta la principal (o única) fuente de ingresos del trabajador.

PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LA REALIDAD. Artículo principal: Principio de primacía de la realidad. No importa la autonomía de la voluntad, sino la demostración de la realidad que reina sobre la relación entre trabajador y 75

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 empleador. Así, ambos pueden contratar una cosa, pero si la realidad es otra, es esta última la que tiene efecto jurídico.

PRINCIPIO DE RAZONABILIDAD. Artículo principal: Principio de razonabilidad (Derecho laboral) Tanto el trabajador como el empleador deben ejercer sus derechos y obligaciones de acuerdo a razonamientos lógicos de sentido común, sin incurrir en conductas abusivas del derecho de cada uno.

PRINCIPIO DE BUENA FE. Artículo principal: Principio de buena fe. El principio de la buena fe es una presunción: se presume que las relaciones y conductas entre trabajadores y empleadores se efectúan de buena fe. Por el contrario, aquel que invoque la mala fe, debe demostrarla.

JORNADAS DE TRABAJO. Jornada ordinaria diurna: Es aquella en la cual se trabaja en el período comprendido entre las cinco de la mañana y las siete de la noche. Está compuesta por ocho (8) horas por día y cuarenta y ocho (48) horas por semana. En trabajos no peligrosos ni insalubres (10) horas diarias, pero no más de cuarenta y ocho (48) horas semanales Jornada Diurna Acumulativa.

Jornada ordinaria diurna Comprendida entre las 5:00 hrs. y las 19:00 hrs. No puede exceder de 8 horas

Jornada ordinaria nocturna: Es la que se realiza entre las siete de la noche y las cinco de la mañana del día siguiente. Es de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas semanales. No se permite la jornada acumulativa nocturna.

Jornada ordinaria nocturna Comprendida entre las 19:00 hrs. y las 5:00 hrs. No puede exceder de 6 horas.

Jornada ordinaria mixta: Es aquella en que se labora una parte en el período comprendido entre las cinco de la mañana y las siete de la noche y otra parte entre las siete de la noche y las cinco de la mañana; por ejemplo, se ingresa a las dos de la tarde y se sale a las diez de la noche. Es de siete horas por día (7) y cuarenta y dos (42) horas semanales.

En trabajos no peligrosos ni insalubres puede ser hasta de ocho (8) horas diarias y cuarenta y ocho (48) horas por semana. Por el hecho que se permite laborar hasta ocho horas por día, también constituye una jornada especial o de excepción.

Si se trabaja hasta las diez y treinta de la noche o más, la jornada mixta se convierte en jornada nocturna y será de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas por semana.

76

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Jornada ordinaria acumulativa: Es aquella en que se labora una parte en el período comprendido entre las cinco de la mañana y las siete de la noche y otra parte entre las siete de la noche y las cinco de la mañana; por ejemplo, se ingresa a las dos de la tarde y se sale a las diez de la noche. Es de siete horas por día (7) y cuarenta y dos (42) horas semanales.

En trabajos no peligrosos ni insalubres puede ser hasta de ocho (8) horas diarias y cuarenta y ocho (48) horas por semana. Por el hecho que se permite laborar hasta ocho horas por día, también constituye una jornada especial o de excepción.

Si se trabaja hasta las diez y treinta de la noche o más, la jornada mixta se convierte en jornada nocturna y será de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas por semana.

La jornada ordinaria sumada a la extraordinaria no puede ser mayor de 12 horas.

HORARIO DE TRABAJO: La jornada es el número de horas que se labora por día o por semana. El horario es el período dentro del cual se distribuye la jornada, por ejemplo la hora de entrada y de salida del centro de trabajo; así como para fijar las horas de los tiempos de descanso entre jornada.

DESCANSO MÍNIMO QUE DEBE TENER LA PERSONA TRABAJADORA DURANTE SU JORNADA DIARIA. El descanso mínimo obligatorio que debe darse a la persona trabajadora durante su jornada es de media hora, para consumir sus alimentos, siempre que ésta sea continua es decir de manera seguida, sin interrupción. Sin embargo, ese descanso se puede aumentar, con derecho al pago del salario.

LA PERSONA TRABAJADORA DERECHO AL DESCANSO SEMANAL Un día de descanso absoluto semanal (24 horas), después de cada semana o de cada seis días de trabajo continuo.

JORNADA EXTRAORDINARIA: Es el tiempo que se labora más allá de la jornada ordinaria correspondiente, o de la jornada inferior que hubieren convenido las partes.

Debe pagarse a razón de una hora ordinaria más un cincuenta por ciento (tiempo y medio) por la cantidad de horas extras laboradas. Tratándose de días feriados, cada hora extra deberá pagarse doble.

1) Tiene carácter excepcional.

2) No crea derecho.

LÍMITES 1) No se permite en labores insalubres o peligrosas.

2) Sumada a la ordinaria no debe exceder de 12 horas.

3) Remuneración de cargo del 50%.

77

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 NÚMERO MÁXIMO DE TRABAJADORA POR DÍA.

HORAS

QUE

PUEDE

LABORAR

LA

PERSONA

La jornada ordinaria sumada a la extraordinaria no puede ser mayor de doce (12) horas en un día calendario; es decir que en las 24 horas que componen un día, la persona trabajadora debe tener libre al menos un período de doce horas.

FERIADOS: Son días en los que no se trabaja para que el trabajador pueda ser partícipe de determinadas festividades de naturaleza religiosa o cívica.

DE PAGO OBLIGATORIO DE PAGO NO OBLIGATORIO  1 de enero  25 de julio  de agosto  11 de abril  15 de agosto  12 de octubre  Jueves Santo  15 de setiembre  Viernes Santo  25 de diciembre  1 de mayo

ASUETOS Consisten en una autorización del poder ejecutivo para que los servidores del estado en determinadas jurisdicciones, suspendan labores durante ciertos días sin perjuicios de su salario.

Quedan al margen del beneficio de los servidores que prestan sus servicios en actividades que no pueden dejar de realizarse, como comunicaciones y salud pública.

DESCANSOS SEMANALES  Es una cesación completa de labores durante al menos un día por semana, cuyo propósito es que el trabajador repose y se recupere, a efecto de emprender de nuevo sus funciones.  Es un derecho otorgado por la constitución política art.59,y ningún trabajador puede renunciar válidamente a su disfrute.  Los servidores domésticos solo tienen derecho a media jornada, y por lo menos dos veces al mes el descanso debe ser en domingo.  Día de descanso: no necesariamente debe ser domingo.  Autorización para Laborar: Requiere acuerdo de partes, que las labores no sean pesadas, insalubres o peligrosas.  Que se trate de una actividad en la que no pueda interrumpirse la continuidad del trabajo o de explotaciones agrícolas o ganaderas.

VACACIONES: Consisten en un descanso anual remunerado, con una duración mínima de dos semanas por cada cincuenta semanas de labores continuas.  La duración mínima puede ser aumentada de acuerdo con la antigüedad del trabajador y la normativa particular de la empresa en que se labore.  Los trabajadores del servicio doméstico tienen derecho a un mínimo de 15 días de vacaciones.

SALARIOS MÍNIMOS: Se designa como salario mínimo el monto mínimo que se debe paga a toda persona trabajadora según su ocupación. Legalmente ninguna persona 78

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 trabajadora en el país debe devengar un salario inferior a este. Este salario lo fija el Consejo Nacional de Salarios y se establece mediante Decreto Ejecutivo y los mismos se ajustan dos veces al año, (enero y julio).

Obligaciones de los patronos   

    

Preferir en igualdad de circunstancias a los costarricenses sobre los que no lo son.

Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de maltrato de palabra o de obra.

Dar oportunamente los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos cuando así se requiera, siempre que el patrono haya consentido en que aquellos no usen herramientas propias.

Proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles del trabajador.

Permitir la inspección y vigilancia que las autoridades de trabajo practiquen en su empresa para cerciorarse del cumplimiento de las disposiciones de este Código y dar los informes que éste solicite.

Pagar al trabajador el salario correspondiente al tiempo que éste pierda cuando se vea imposibilitado para trabajar por culpa del patrono.

Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del voto en las elecciones populares, sin reducción de salario.

Deducir del salario del trabajador las cuotas que éste se haya comprometido a pagar a la cooperativa o sindicato, en concepto de aceptación y durante el tiempo que pertenezca y con el consentimiento del interesado, las cuotas que el trabajador se haya comprometido a pagar a las instituciones de crédito legalmente constituidas.

Prohibiciones a los patronos        

Inducir u obligar a los trabajadores a comprar artículos de un establecimiento determinado.

Aceptar o exigir dinero de los trabajadores para ser aceptados en el trabajo o para obtener una concesión o privilegio en el trabajo.

Obligar a los trabajadores a renunciar a los sindicatos o grupos legales establecidos.

Retener herramientas u objetos del trabajador como garantía o indemnización.

Hacer colectas o suscripciones obligatorias en los establecimientos.

Portar armas en los lugares de trabajo, excepto los autorizados por ley.

Dirigir a los trabajadores en estado de embriaguez u otra condición análoga.

Ejecutar cualquier otro acto que restrinja los derechos de los trabajadores conforme a la ley.

Obligaciones de los trabajadores   

Desempeñar el trabajo contratado bajo la dirección del patrono o representante de éste.

Ejecutar el trabajo con la debida intensidad, cuidado y esmero apropiados, y en forma, tiempo y lugar convenidos.

Observar las buenas costumbres durante sus horas de trabajo 79

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016   

Someterse a reconocimiento médico antes de ser contratado o durante el trabajo, a solicitud del patrono.

Guardar rigurosamente los secretos técnicos comerciales de fabricación.

Observar rigurosamente las medidas preventivas que acuerdan las autoridades competentes para seguridad y protección personal de ellos o de sus compañeros de trabajo.

Prohibiciones a los trabajadores     

Abandonar el trabajo en horas de labor sin causa justiciada o sin licencia del patrono.

Hacer propaganda política electoral contraria a las instituciones democráticas del país, en horas de trabajo.

Trabajar en estado de embriaguez o bajo otra condición análoga.

Usar los útiles y herramientas suministradas por el patrono para propósitos distintos.

Portar armas de cualquier clase en horas de labor, excepto en aquellos debidamente autorizados por la ley.

OBJETIVO 18. Indemnizaciones.

Preaviso: Es un aviso previo que el o la trabajador(a) debe dar al patrono cuando pretenda renunciar sin justa causa, o el patrono debe dar al (a la) trabajador(a) en caso de que quiera despedirlo sin justa causa, en los contratos por tiempo indefinido. Se debe dar siempre por escrito; o verbalmente cuando el contrato es verbal, siempre que se haga ante dos testigos. En caso que se labore el preaviso, el trabajador (a) tiene derecho a un día de asueto pagado por semana, para buscar trabajo, el cual se establece de común acuerdo con el patrono.

Compensación: De acuerdo con la antigüedad, el otorgamiento del preaviso rige según las siguientes reglas:

ANTIGÜEDAD

PREAVISO

Antes de 3 meses

No hay obligación

+ 3 meses a - 6 meses

1 semana

+ 6 meses a – 1 año

15 días

+ 1 año

1 mes

Cálculo: Cuando no se otorga el preaviso, se calcula tomando en cuenta el promedio de todos los salarios ordinarios y extraordinarios devengados en los últimos 6 meses de vigencia del contrato, o fracción de tiempo menor si no hubiera ajustado dicho término.

Este derecho solamente se otorga en los contratos por tiempo indefinido y se aplica de la siguiente forma: 1.- Antes de 3 meses: No hay. Período de prueba.

80

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 2.- Más de 3 meses pero menos de 6 meses: 1 semana de preaviso.

3.- Más de 6 meses pero menos de 1 año: 15 días.

4.- Después de 1 año: 1 mes de preaviso.

El preaviso debe darse en tiempo y solamente en casos especiales se puede dar en dinero.

AUXILIO DE CESANTÍA: Es la indemnización económica que corresponde al trabajador(a) según la ley, cuando el contrato de trabajo termina por despido injustificado, porque el(la) trabajador(a) se acoge a pensión o jubilación o por su muerte. Rige para los contratos por tiempo indefinido.

Forma de pago:

3 a 6 meses 6 meses a 1 año Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6 Año 7 Año 8 Año 9 Año 10 Año 11

7 días de salario 14 días de salario 19.5 días por año laborado 20 días por año laborado o fracción superior a seis meses 20.5 días por año laborado o fracción superior a seis meses 21 días por año laborado o fracción superior a seis meses 21.24 días por año laborado o fracción superior a seis meses 21.5 días por año laborado o fracción superior a seis meses 22 días por año laborado o fracción superior a seis meses 22 días por año laborado o fracción superior a seis meses 22 días por año laborado o fracción superior a seis meses 21.5 días por año laborado o fracción superior a seis meses 21 días por año laborado o fracción superior a seis meses 81

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 20.5 días por año laborado o fracción superior a seis meses

Año 12

Estos pagos se calculan con base en el promedio de tu sueldo de los últimos 6 meses. O el tiempo que lleves laborando en caso de ser menos. El importe total del auxilio de cesantía no podrá exceder de 8 meses de salario. Es decir, el equivalente a la indemnización por 8 años de servicio.

1- Sumatoria de todos los salarios últimos 6 meses/6 2- Resultado/30* número de días que le corresponde en la tabla.

Ejemplo de cálculo de auxilio de cesantía: Imagina que tu salario mensual promedio en los últimos 6 meses ha sido de ₡300,000 y que llevas 3 años laborando para la empresa.

Según la ley, te corresponden 20.5 días como auxilio de cesantía.

Entonces, lo primero que debes hacer es obtener el valor de tu salario diario, dividiendo tu sueldo mensual entre 30: ₡300,000 / 30 = ₡10,000 Este resultado lo multiplicas por los días que te corresponden: ₡10,000 x 20.5 = ₡205,000 AGUINALDO: El aguinaldo o sueldo adicional también conocido como décimo tercer mes constituye un derecho adquirido en beneficio del trabajador. Este beneficio se presenta como un derecho adquirido, dado que el mismo proviene del solo hecho de laborar durante un tiempo superior a un mes, sin que se pierda al concluir la relación laboral por cualquier causa.

CÁLCULO La forma en la que se calcula es sumando todos los salarios devengados desde el 1° diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año en curso. Luego, el resultado se divide entre 12.

Ejemplo de cálculo del aguinaldo completo Si tu salario mensual es de ₡300,000 y has ganado en el año ₡5,000 en horas extras y bonificaciones. Primero multiplicas: ₡300,000 x 12 meses = ₡3,600,000 Luego sumas las horas extras y bonificaciones: ₡3,600,000 + ₡5,000 = ₡3,605,000 Y ahora divides todo entre 12: ₡3,605,000 / 12 = ₡300,416.67 VACACIONES. Las vacaciones son un derecho y una necesidad biológica de toda persona trabajadora.

Consisten en un descanso anual remunerado, que tiene como propósito permitir a la persona trabajadora reponer el desgaste de energías realizado durante el año de labores.

82

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

CÁLCULO: Se calcula con base en el promedio de los salarios ordinarios y extraordinarios recibidos durante la última semana o durante las últimas 50 semanas.  PAGO SEMANAL: se le deben pagar doce (12) días, porque en esta modalidad no se

paga el día de descanso. El cálculo se realiza tomando el salario semanal dividiéndolo entre 6 y multiplicando el resultado por 12.  PAGO MENSUAL O QUINCENAL: le corresponden catorce (14) días, porque incluye

en el pago los dos días de descanso semanal. El cálculo se realiza tomando el salario mensual dividiéndolo entre 30 y multiplicando el resultado por 14.

En el caso de actividades comerciales, aunque la forma de pago sea semanal, para efectos de vacaciones se aplica la siguiente fórmula: se toma el salario semanal dividiéndolo entre 7 y multiplicando el resultado por 14.

TEMA 12. FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD. OBJETIVO 19. Elementos básicos de contabilidad.

LOS ACTIVOS:

Bienes y derechos que adquiere la empresa para su funcionamiento, ya sea de contado o crédito. Se clasifica n en tres grupos: ACTIVOS CORRIENTES O CIRCULANTES, ACTIVOS FIJOS Y OTROS ACTIVOS.

Activos corrientes-circulante:

Bienes y derechos que tienen cierta rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo, en un plazo menor a un año. Caja, bancos, mercancías, clientes, documentos por cobrar, deudores diversos.

Resumiendo, los conceptos que se pueden incluir son:        

ACTIVO CORRIENTE. EFECTIVO. INVERSIONES A CORTO PLAZO. DOCUMENTOS X COBRAR A CORTO PLAZO. CUENTAS X COBRAR. INVENTARIO. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO. INGRESOS X COBRAR.

Activos fijos: Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos, con un período mayor de un año. Terrenos. edificios, mobiliario y equipo, equipo de cómputo, equipo de reparto, depósitos en garantía, acciones y valores.

ACTIVO FIJO:

TERRENO - EDIFICIO - MOBILIARIO Y EQUIPO

Activo diferido: Gastos pagados por anticipado por los que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente. Gastos de instalación, papelería y útiles, propaganda y publicidad, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado.

 PASIVO: Son las deudas que la empresa ha contraído.

Los pasivos se clasifican en: 83

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 

Pasivo circulante o pasivo a corto plazo: Deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo menor a un año. Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, gastos pendientes de pago, impuestos pendientes de pago.

PASIVO A CORTO PLAZO.



DOCUMENTOS POR PAGAR A CORTO PLAZO. CUENTAS POR PAGAR. GASTOS POR PAGAR. INGRESOS DIFERIDOS O RECIBIDOS POR ADELANTADO. Pasivo fijo o pasivo a largo plazo: deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo mayor de un año. Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo.

PASIVO A LARGO PLAZO DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO PRENDA POR PAGAR A LARGO PLAZO HIPOTECA POR PAGAR A LARGO PLAZO Pasivo diferido o créditos diferidos: Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo. Rentas cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado.   





CAPITAL: Es el aporte de los accionistas a la empresa, o la suma resultante del activo total menos el pasivo total.

 INGRESOS: Son generalmente aumentos brutos en los activos (en efectivo o por cuentas por cobrar) obtenidos al entregar mercaderías o servicios. Para que una transacción se

considere como ingreso ganado en un período determinado.

Son los bienes o servicios que vende una organización para obtener ganancia o utilidad.

CUENTAS DE INGRESOS Ingresos por servicios:  Servicios Profesionales (abogados, médicos, contadores)  Lavandería.  Mensajería  Vigilancia  GASTOS: Son las disminuciones brutas del activo causadas por la entrega de mercaderías o por la prestación de un servicio, y que sirven para generar ingresos. Por ejemplo: la

84

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 publicidad para vender una mercadería o para dar un servicio, se hace para generar un ingreso, igual sucede con el pago de energía eléctrica, combustibles, salarios de los empleados, que son necesarios para generar ingresos.

CUENTAS DE GASTOS        

Electricidad Teléfono Internet Sueldos Suministros de oficina Cesantía Preaviso Materiales de aseo

Cuando se incurre en gastos DEBE

HABER

+ Aumenta

Disminuye

 UTILIDAD: Es un aumento neto de la “riqueza”, “capital”, “poder adquisitivo” o “recursos financieros”. Si se utiliza la ecuación del balance, donde el activo es igual al pasivo más el patrimonio, la utilidad o ganancia sea un aumento en el patrimonio de los accionistas.  PÉRDIDA: Es el resultado de que los ingresos obtenidos por la entidad sean inferiores a sus gastos. También se describe la pérdida como una transacción efectuada que no generó ningún ingreso, transformándose, de esta manera, en un gasto, en una pérdida.

OBJETIVO 20. Ciclo contable.

Ecuación contable.

Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios) Partida doble: Consiste en un movimiento contable que afecta a un mínimo de dos asientos o cuentas, un débito y un crédito y, además, tiene que haber la misma cantidad de débitos que de créditos; en otras palabras, débito menos crédito ha de ser cero, para que haya equilibrio en la contabilidad.

TEMA 13. MERCADEO. OBJETIVO 21. Mercadeo.

Consumidor: Persona que satisface sus necesidades mediante el uso de los bienes y servicios generados en el proceso productivo. Un consumidor es aquella persona que piensa comprar o adquirir un producto determinado, eligiéndolo entre los de la competencia.

Leyes que defienden consumidor 85

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016

Investigación de mercados: Es un método para recopilar analizar e informar los hallazgos relacionados con una situación específica en el mercado d. se utiliza para poder tomar decisiones sobre:  La introducción al mercado de un producto o servicio.  Los canales de distribución más apropiados para el producto.  Cambios en las estrategias de promoción y publicidad.

Segmentación de mercado: Es la división del público objetivo de la empresa en grupos o subgrupos. La empresa puede adaptar sus campañas de ventas y sus estrategias de marketing con el fin de que estén dirigidas específicamente a los segmentos identificados. Grupos como Edad, Sexo, nivel de ingreso, área geográfica, estilo de vida.

Competencia (oferta-demanda):

Término empleado para indicar rivalidad entre un agente económico (productor-comerciante) contra los demás donde cada uno se busca asegurar contra condiciones más ventajosas para sí. Es el ejercicio de las libertades económicas.

Oferta: Relación entre la cantidad de bienes ofrecidos por los productores y el precio de mercado actual.

Demanda: Cantidad de bienes y servicios que los consumidores desean y están dispuestos a comprar dependiendo de su poder adquisitivo

Mezcla de mercadeo: Producto: Es un conjunto de elementos físicos y químicos engranados de tal manera que le ofrece al usuario posibilidades de utilización, es decir, estudia los aspectos que se relacionan con el mismo: calor, forma, presentación, empaque, ciclo de vida, entre otros.

CICLO DE VIDA: Las condiciones bajo las que un producto se va a vender van a cambiar a lo largo del tiempo.

Suelen atravesar cinco etapas:     

Etapa de desarrollo de un nuevo producto Etapa de introducción en el mercado.

Etapa de crecimiento.

Etapa de madurez.

Etapa de decadencia.

Precio: Se relaciona con la forma de calcular el precio ideal de un producto, atendiendo factores tales como: costos, utilidades esperadas, competencia u otros.

Plaza (canales de distribución):

Lugar donde se debe vender el producto, llamada la plaza o mercadeo incluyendo desde las preferencias que muestra el mismo por los productos dependiendo de su edad, sexo, educación, hasta el traslado y entrega del producto (distribución).

Características: 86

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016  Costo del transporte.  Tipo de transporte.  Hacer llegar su producto al mercado o al cliente.

Canales de distribución: Es una estructura de negocios y de organizaciones interdependientes que va desde el punto del origen del producto hasta del consumidor.

Promoción: Está relacionado con la forma de promover el producto o servicio.

Estrategias de comunicación.

1. Publicidad: Forma pagada de presentación y promoción no personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.

2. Promoción de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un producto o servicio.

3. Relaciones públicas: Es la creación de una buena imagen y el manejo desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.

4. Ventas personales: Presentación oral en una conversación con uno o más compradores posibles con la finalidad de realizar una venta.

TEMA 14. DOCUMENTOS PERSONALES, LEGALES Y FUNCIONES EJECUTIVAS. OBJETIVO 22. Documentos personales y legales.

TEMA 3. DOCUMENTOS PERSONALES Y LEGALES. Currículum vitae: Hoja de vida donde se resume el historial académico y laboral de una persona..

Lo que debe contener:

      

Datos personales: Formación académica: Otros títulos: Experiencia profesional: Idiomas: Informática: Otros datos de interés:

EL CURRÍCULUM CRONOLÓGICO: Organiza la información cronológicamente, partiendo de los logros más antiguos y llegando hasta los más recientes.

EL CURRÍCULUM FUNCIONAL O TEMÁTICO: Distribuye la información por temas. De esta forma, permite proporcionar un conocimiento rápido de la formación y experiencia en un ámbito determinado. Además, al no seguir una progresión cronológica, permite seleccionar los puntos positivos, destacar las habilidades propias y logros conseguidos, al tiempo que se omiten o difuminan los no deseados: errores de recorrido, periodos de paro, cambios frecuentes de trabajo sin haber promocionado.

87

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 CURRÍCULUM COMBINADO O MIXTO: Combina el cronológico y del temático.

Estimada señora Lobo:

Solicitud de empleo.

Solicitud de trabajo para despertar el interés del empleador por los servicios que se le ofrecen y conseguir una entrevista con él, objetivos que se logran únicamente si la carta es persuasiva y si destaca entre las demás por su pulcritud y elegancia.

Estoy interesada en concursar para el puesto de Promotora de Inversiones, que ustedes anuncian en el periódico “El Mensajero” en la edición del 20 de mayo.

Los estudios realizados en la carrera de Promoción Social de la Universidad para el Progreso y mi amplia experiencia en ese campo, me hacen pensar que lleno los requisitos exigidos por su Compañía.

Debo mencionar también que gozo de muy buena salud, y que me precio de ser una persona activa, responsable y emprendedora.

Adjunto mi Currículum Vitae y mi fotografía, como ustedes lo requieren, y tendré mucho gusto en ofrecerle mis referencias durante una futura entrevista.

Visa: Es una norma entre países para legalizar una entrada o una estancia de personas en un país donde este no tenga nacionalidad o libre tránsito, ya sea por convenios bilaterales entre el país de la nacionalidad de la persona y el país de destino, todo fundamentado por una razón bien definida.

Pasaporte:

Es el documento con validez internacional, que identifica a su titular, expedido por las autoridades de un país, que acredita el permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.

DOCUMENTOS LEGALES: Certificación:

Da fe de los actos o constancias inscritos en el folio o en el libro correspondiente, o de que no existen, así como también del contenido de los documentos de los archivos de la institución a su cargo. Documento oficial en el cual se confirma alguna información.

Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigación.

COLEGIO DE PROFESORES E INSTRUCTORES Apartado 56-1000 San José Teléfono 2213-0533 Email: coleproins@org.cr LIC. WALTER MURILLO GARCÍA SECRETARIO JUNTA DIRECTIVA COLEGIO PROFESORES E INSTRUCTORES CERTIFICA

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Que la señorita KEISSY ELENA GÓMEZ ULATE, portadora de la cédula de identidad uno-cuatro cinco seis-siete ocho nueve, graduada en la Universidad Horizontes 2000, es miembro activo de esta corporación profesional, y por lo tanto está debidamente inscrita y goza de los beneficios que la Ley Orgánica y los Reglamentos del Colegio establecen.

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Oficio:

Comunicación que se transmite por escrito y tiene carácter oficial. Sirve para informar, citar, adjuntar y para acompañar a otros documentos. Sustituye a la carta en las oficinas del sector público y en dependencias como sociedades, clubes y sindicatos.

Recurso:

Acto procesal por medio del cual la parte de un proceso o juicio — considerando perjudicial la resolución, definitiva o de trámite que le afecta— solicita un nuevo examen de los hechos o del derecho aplicable para que sea sustituida por otra que le pueda favorecer.

Resoluciones:

La resolución judicial es el acto judicial proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de determinadas medidas. La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

Denuncia:

Es la notificación a la autoridad competente de una violación a la legislación nacional o algún daño hecho.

Decreto:

Son disposiciones emitidas por el poder ejecutivo, los cuales deben ser firmadas por el Presidente de la República y por el Ministro de la cartera correspondiente.

Estos regulan cosas generales, no particulares constan de un encabezamiento, de uno o más consideradas y del decreto propiamente dicho.

Citatorios:

Es una notificación mediante la cual se les comunica al o los interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no presentarse a la citada dependencia.

Edictos:

Documento que se publica en el periódico oficial La Gaceta, son anuncios del órgano judicial o administrativo que tienen como objetivo transmitir a una o varias personas lo que en el mismo se encuentra inserto.

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Certificados de prenda:

Se emite para hacer constar el gravamen sobre un objeto o bien mueble, que no ha sido pagado en su totalidad. El estado vende modelos originales de certificados de prenda. El papel de tres colones es útil para toda cuantía.

Personas que intervienen en el contrato de prenda:    

Firmado por deudor.

Autenticado por abogado.

NO es indispensable que firme el acreedor.

Si falta autentificación deberán firmar dos testigos.

Escritura: Es el escrito o documento en el que se hace constar algún acto jurídico.

En derecho se denomina así especialmente todo instrumento en el que conste una obligación, contrato o convenio mediante la firma de los contrayentes.

Hipoteca:

Derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una obligación propia o ajena, con una duración, por lo general, a largo plazo. BIENES INMUEBLES: aquellos que están adheridos a la tierra (fincas, terrenos, edificios, casas, entre otros).Pueden ser hipotecados y ofrecerlos como respaldo al préstamo que solicita.

Actas Procedimiento y aspecto legal en la confección de actas, recomendaciones para la redacción y presentación de actas: Aspectos y procedimientos legales de la confección de actas.

Elaboración de un acta: se basa en la normativa de legislación aplicable en la organización, el primer pasó el levantamiento del acta.  Levantar un acta: extender la relación de los hechos ocurridos. La ley establece “de cada sesión se levantara un acta que contendrá la indicación de las personas asistentes”…  La minuta: significa pequeño, es el borrador del acta. 

Forma de actas: tomar el acta significa anotar todos los detalles.

Es importante que la persona encargada conozca y aplique un sistema taquigráfico o de escritura abreviada.

Algunas sugerencias en la toma de actas: 1. Verifique que en todo momento haya Quórum.

2. Lleve un control permanente de los miembros que salen y entran.

3. Manténgase alerta cada vez que se introduce un nuevo tema.

Pasos básicos para la toma de actas: 1.

2.

3.

4.

5.

Lugar y fecha de reunión.

Indicar si la reunión es ordinaria o extraordinaria.

Lista de miembros presentes y ausentes (invitados si los hubiere) Quien preside la sesión.

Quien actúa como secretario de actas.

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Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 Miembros presentes y ausentes: Al detallar el nombre de las personas que asisten a la reunión debe señalar la representación de ellos en la sesión. Al consignar los nombres de los miembros ausentes debe indicarse si hay una excusa o disculpa.

El Quórum: Construcción de la sesión Es responsabilidad del secretario de actas verificar si se encuentra con el número de miembros necesarios para realizar la reunión. Se distinguen dos tipos de Quórum: 1. Estructural: Es el número de componentes necesarios para el colegio como tal pueda adoptar resoluciones.

2. Funcional: Es la mayoría necesaria para que los acuerdos son válidos.

Falta de Quórum.

Cuando el número de miembros que se presenta no alcanza el quórum requerido deberá extenderse un acta en la que quedara constancia de las persona presentes y la anotación de que la reunión no se llevó a cabo por falta de Quórum.

Mociones: Se denomina moción a la propuesta que haga algún miembro asistente a la reunión y que desea que se someta a votación, se establecen varios tipos:  MOCIONES PRINCIPALES: Son las que debe ser presentadas y sometidas a votación por tratarse de propuestas concretas.  MOCIONES SUBSIDIARIAS: Hacen objeción o reparo a la consideración del asunto, vuelven a la mesa posponen o enmiendan.  MOCIONES INCIDENTALES: Reclaman cuestiones de orden, lectura de documentos, retiran una moción, suspenden una regla y dividen una proposición.  MOCIONES DE PRIVILEGIO: Son aquellas que se presentan para levantar una sesión, plantear una cuestión de privilegio, modificación de orden del día.  MOCIONES DE RECONSIDERACIÓN: Tienen por finalidad rescindir o revocar una moción.

VOTACIONES: Constituyen quizás la parte más importante de las reuniones puesto que reflejan la voluntad de la participación en la toma de decisiones.

TIPOS DE VOTOS. PÚBLICA: poniéndose de pie o levantando la mano.

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Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Ejecutivo para Centros de Servicio 2016 SECRETA: con una papeleta secreta. Generalmente, se reserva para casos calificados, cuando se van a tomar resoluciones sobre personas determinadas o elegir a alguna persona para un cargo.

NOMINAL: con nombres MAYORÍA ABSOLUTA: Una mitad más uno de los miembros presentes.

MAYORÍA RELATIVA: el mayor número de votos obtenidos, independientemente de su relación con el número de presentes.

MAYORÍA CALIFICADA: dos tercios o tres cuartos del quórum, según se esté reglamentado.

Redacción y elaboración del acta.

El número de acta, fecha, hora y lugar donde se realizó la reunión o junta.

Si el acta corresponde a una sociedad, por ejemplo, deberá figurar el nombre de ésta.

El nombre completo de los convocados, así como, de los asistentes, indicando quiénes justificaron su ausencia. .

El nombre completo y puesto de la persona encargada de presidir la reunión o junta.

La agenda del día, tal y como fue presentada y aprobada.

Los acuerdos tomados en la reunión o junta.

Las personas que han intervenido en la toma de acuerdos.

El número de asistentes con derecho a voto; si hay asistentes que votan por representación y se encuentran autorizados por el titular, este dato depende de la reunión, junta o asamblea de que se trate.  El cierre del acta; se indica la hora de finalización, con la firma del presidente o persona

que preside, así como por la persona que tomó el acta, la secretaria, el asistente administrativo o alguna otra encargada de dicha tarea.

Encabezado.

Se denomina encabezado al párrafo inicial de un acta, en la se consignan los datos básicos. Se consideran datos básicos aquellos que definen la ley general de la administración pública, como información indispensable al levantarse un acta:  El lugar y la fecha de la reunión.  Las personas asistentes.  Los puntos principales de la deliberación.

 La forma y resultado de la votación.  El contenido de los acuerdos.

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Cuerpo del documento.

Formato: El encabezamiento, lista de miembros presentes y ausentes y si hubiere espacio, la orden del día.

Mociones: Desde el punto de vista mecanográfico las mociones deben destacarse del resto del texto, si se trata de mociones principales. Las mociones pueden ser rechazadas por la persona que preside la sesión.

Acuerdos: Deben redactarse de manera precisa y clara. Se recomienda digitarlos a espacio sencillo, con mayúscula total y destacados, con sangría y 5 espacios en ambos márgenes y con negrita (bold).

Para que un acuerdo pueda ejecutarse debe haberse aprobado y firmado el acta correspondiente a menos que se haya votado su firmeza con la aprobación del acuerdo mismo.

Párrafo de conclusión: Para el concluir el documento deberá redactarse un párrafo muy sencillo, en el que se indique la hora en que termino la reunión.

Edición: Con base en la minuta se redacta el acta completa con los respectivos acuerdos en cada uno de los artículos. El proceso de edición consiste en corregir errores mejorar la relación, añadir información que se considere relevante.

Jamás debe variarse hasta el punto de cambiar lo que en sesión se dijo ni agregar lo que no fue dicho, ni eliminar información que deliberadamente se quiera desaparecer del documento. Ello implicaría el riesgo de la anulación del acta.

PATRONATO INFANTIL DE COSTA RICA APARTAD O 24-1000 SAN JOSÉ TELÉFONO 2200-1391 ACTA 12-2016 ACTA NÚMERO DOCE GUIÓN DOS MIL DIECISÉIS, DE LA SESIÓN ORDINARIA, CELEBRADA POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL PATRONATO INFANTIL DE COSTA RICA, EL JUEVE 21 DE JUNIO DE DOS MIL DIECISÉIS, A LAS TRECE HORAS, EN LAS OFICINAS CENTRALES UBICADAS EN LA AVENIDA CENTRAL EN SAN JOSÉ.

Mauricio Méndez Vega José Antonio Blanco Gómez Rodrigo Blanco Aguilar Francisco Jiménez García Javier Araya Araya

PRESENTES Presidente Vicepresidente Fiscal Director Auditor INVITADO

Carlos Fallas Fallas

Director Departamento de Adiestramientos

PRESIDE: Mauricio Méndez Vega SECRETARIA DE ACTAS: Natalia Gómez Ulate

Acta 12-16

2

ORDEN DEL DÍA 1. Aprobación de las actas 10-16 y 11-16.

2. Nombramiento del Director para el Instituto Jorge Carballo.

3. Solicitud seminario para el personal de secretariado.

21 de junio de 2016

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Informe Es un escrito que posee como finalidad dar a conocer a nivel de autoridad o instancia superior el proceso, producto o resultado de alguna actividad realizada.

Partes esenciales 1) Encabezamiento: Se presenta de la mejor manera.

2) Introducción. Se puede iniciar el documento con el problema, si el informe es de una página elimine el título.

3) Análisis: En todo caso, es preferible usar términos específicos, como ventas producción cobranza programa ventajas, etc. Para informes de una página.

4) Conclusiones: en informes de una página se puede sustituir por resumen o síntesis.

5) Recomendaciones: solo es de aplicación en informes detallados y semi detallados y cuando el autor tiene la autoridad para recomendar 6) Despedida: Escribir atentamente al concluir un informe es demasiada formalidad

Redacción del informe. a) b) c) d) e)

Debe escribirse en forma impersonal “úsese tercera persona”, con nivel de objetividad de toda prueba y con prioridad profesional. debe ser sobrio, sin recargo de adornos o nimiedades idiomáticas excesivas. evite las frases largas. cancele su servilismo. establezca y argumente y apoye sus argumentos, considerando el mayor número de datos o de información.

Tipos de informe: Informe semicolumnado:

Informe abreviado

Partes:

Partes:

        

Nombre de informe.

Para.

Fecha.

Asunto.

Preferencia empresarial.

Características.

Fuente legal, precios, adaptabilidad.

Resumen y recomendación.

Firma responsable.

Informe Gráfico

        

Número de informe.

Para.

Asunto.

Fecha.

Inspección.

Reparación.

Datos administrativos.

Anexos.

Firma responsable.

Informe Técnico

Antologíéa Prueba Nacional Especialidad Secretariado Ejecutivo 2018  Numero de informe.  Para.  Asunto.  Gráfico con subtitulo.  Resumen.  Firma responsable.

   

Introducción.

Desarrollo.

Conclusión.

Recomendación.

TEMA 15. ETIQUETA Y PROTOCOLO. OBJETIVO 23. Etiqueta y protocolo.

Vestuario para el hombre:  Con traje azul marino se debe llevar zapato negro (de cordones, aunque también son aceptables los mocasines) y calcetín azul marino o negro.  Con traje gris, el zapato debe ser marrón o burdeo y el calcetín del mismo color.  Traje beige o verde-caqui: zapato y calcetín burdeo.  Conviene recordar que el calcetín siempre debe ser más oscuro que el traje.  Las camisas más elegantes son las de doble puño, para llevar pasadores (discretos) y por supuesto sin bolsillo. Es opinable si deben llevar las iniciales grabadas (particularmente entendemos que no). El color de la camisa debe combinar con el del traje: hay miles de opciones, pero entre las más tradicionales podemos destacar:  Traje azul marino: camisas lisas de color celeste o blanco; camisas blancas con rayas finas de color azul marino.  Traje gris: camisas lisas de color celeste, blanco, beige claro, rosa pálido; camisas blancas con rayas finas de color burdeo.  Traje beige: camisas lisas de color celeste o beige claro.  Traje verde-caqui: camisas lisas de color beige claro o rosa pálido.  En todo caso, hay que tener presente que la camisa siempre debe ser de color más claro que el traje.  La corbata es el elemento más personal de la vestimenta masculina y donde uno se puede permitir un cierto toque de atrevimiento. En todo caso, debe combinar con el color del traje y el de la camisa.  Hay que ir renovando la colección de corbata y ésta debe estar inmaculadamente limpia, especialmente su nudo que tiende a ensuciarse.  La corbata debe llegar hasta el cinturón, queda un tanto ridículo que cuelgue en exceso o que se quede corta.  El pisacorbata está ya pasado de moda.

Vestuario para la mujer: Etiqueta femenina. Vestido corto. Cuándo vestirlo.

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El traje corto, es una traje de día o media tarde, elegante, de corte generalmente clásico , ideal para la mayoría de las ocasiones.

Vestido corto, para el día.

EL TRAJE CORTO: Es un traje de día o media tarde, elegante, de corte generalmente clásico, ideal para la mayoría de las ocasiones  Su largo suele llegar hasta la rodilla o un poco por encima de ella, pero nunca debe llegar al corte de una minifalda.  Son vestidos de mucho más coloridos que los de noche, generalmente, pero también hay que tener en cuenta que admiten menos lujo en sus telas (bordados, pedrería ...), y si en algún caso se admiten, deben ser unos detalles muy discretos.  Los diseños y tejidos son muy variados y con grandes influencias de la moda.

Los escotes suelen ser discretos, y las espaldas poco descubiertas, o mejor totalmente tapadas.  Los complementos juegan aquí un papel fundamental pues se permite el uso de joyería y bisutería de atrevidos diseños. También los sombreros admiten elegantes combinaciones y diseños vanguardistas.  Los zapatos de media altura (aunque se admite el alto y el plano, también). De corte actual y a juego con el vestido.

Los bolsos preferiblemente pequeños o medianos de muy diversos materiales. Siempre, incluso en verano, es mejor vestir medias, pues hacen más bonitas las piernas de las mujeres.  Evitar el uso de lentejuelas, plumas y diseños más apropiados para la noche. El maquillaje discreto, pero puede optarse por colores más atrevidos y vivos que los utilizados para la noche.  Vestido de noche más discreto el de día más atrevido.

VESTIDO CÓCTEL El traje de cóctel o vestido de cóctel, podríamos decir que se sitúa, en elegancia, entre el traje de noche y el vestido corto.  A diferencia del vestido corto, suele ser más elegante (puede llevar pedrería y otros detalles de lujo).  El largo suele ir hasta la rodilla o un poco por debajo de la misma. Hay autores que equiparan el vestido corto y el traje de cóctel como una misma prenda.  El maquillaje discreto, pero puede optarse por colores más atrevidos y vivos que los utilizados para la noche.

Traje de noche.

-

Traje largo, cubriendo totalidad de piernas.

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Si lleva algo de cola, se le considera algo más formal, de gala-.

Se recomienda vestir medias, aunque no se vean las piernas.

Los zapatos deben ser altos y de tacón fino, a juego con el vestido.

El bolso pequeño, de mano, de metal, carey o de tela con pedrería o brocados.

Respecto a las joyas, pocas y de calidad (un collar, unos pendientes y alguna pulsera y sortija).

"La noche permite vestidos más lujosos y brillantes" Admiten incrustaciones de pedrería, lentejuelas y diseños más lujosos Los colores, por regla general, oscuros (el negro sigue siendo el rey).

-

Etiqueta en la oficina 

No tutear, use la palabra usted para dirigirse a otra persona.

 Cuando se va a saludar a una mujer, espere a que ella le ofrezca su mano, ésta se tomará suavemente e inclinando la cabeza se hará el ademán de besarla (recuerde que no se llega a besar).  Tener puntualidad. Evitar llegar con más de 15 minutos de retraso.  El ceder el paso es especialmente obligado en los siguientes casos:   

El hombre cederá siempre el paso a la mujer (aunque ésta sea su suegra).

El joven cederá siempre el paso a la persona mayor.

El subordinado cederá siempre el paso a su jefe (por lo que pudiera pasar).

Etiqueta en la mesa.

-

No se colocan manteles individuales.

No sobrecargar.

El tenedor a la izquierda.

Se utilizan primero los más alejados del plato.

Los de postre se colocan enfrente del plato, mirando a la derecha y la cucharilla a la izquierda.

- Copas enfrente del plato.

- Enfrente del plato hacia la izquierda se coloca el plato del pan. El pan se corta con la mano.

-El anfitirión es el último en entrar.

-Primero se sirve a la mujer de mayor categoría (por edad o por estatus social) que normalmente estará sentada a la derecha del anfitrión.

-Se sirve por la izquierda del comensal, mientras que los platos, una vez que se ha terminado, se retiran por su derecha.

-El vino, en cambio, se sirve por la derecha.

Sistema francés.

Los anfitriones se sientan en la parte central de la mesa, uno enfrente del otro.

El invitado de honor se sienta a la derecha de la anfitriona y su mujer a la derecha del anfitrión.

El segundo invitado en importancia se sienta a la izquierda de la anfitriona y su mujer a la izquierda del anfitrión.

Así sucesivamente se van disponiendo las parejas, en forma de diagonal, aunque el resto de los invitados se va sentando con más libertad.

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A: Anfitriones; los números indican el orden de preferencia

Sistema anglosajón  Los anfitriones se sientan en cada cabecera de la mesa.  El invitado de honor se sienta a la derecha de la anfitriona y su mujer a la derecha del anfitrión.  El segundo invitado en importancia se sienta a la izquierda de la anfitriona y su mujer a la izquierda del anfitrión.  Así sucesivamente se van disponiendo las parejas, en forma de diagonal.

En ambos sistemas hay que cumplir las siguientes normas: Las parejas nunca se sientan juntas, sino en diagonal. A ser posible, se va alternando un hombre y una mujer. Los anfitriones pueden ceder sus sitios a los invitados de

honor, ocupando ello el puesto de invitados de honor.

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 Que no hemos terminado pero estamos haciendo una pausa: Para ello, colocamos

el cuchillo y el tenedor sobre el plato en forma de V invertida, sin tocarse.  Que hemos terminado el primer plato y estamos listos para el siguiente:

Formamos una cruz en forma de + con el tenedor en vertical y el cuchillo en horizontal.  Que hemos terminado el plato: Cuchillo y tenedor en vertical y paralelos entre sí para

indicar que hemos finalizado el plato.  Que nos ha gustado el plato: Cuchillo y tenedor paralelos en el centro del plato pero

en horizontal.  Que no nos ha gustado el plato: El cuchillo y tenedor forman una V invertida como en

el primer caso pero en este se tocan entre sí y, en algunos casos, el cuchillo se introduce entre las puntas del tenedor.

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Saludo y presentaciones: Las presentaciones se realizan así:     

El joven debe ser presentado a la persona de mayor edad.

El hombre debe ser presentado a la mujer.

El subordinado debe ser presentado al jefe.

La persona de menor categoría profesional o social debe ser presentada a la de mayor categoría.

La familia debe ser presentada a un tercero.

El saludo entre dos caballeros siempre será un apretón de manos:  El apretón de manos debe ser determinado y firme.  La mano se mueve ligeramente: no sacuda el brazo ajeno, cual descarga eléctrica.  Siempre mirando a los ojos y con la mejor de sus sonrisas.  Si le suda la mano tenga la precaución de secársela antes de darla.  A la mujer no se le estrecha la mano, si ella la ofrece se le toma con delicadeza.  Si lleva guante ha de quitárselo antes de dar la mano.  Si existe gran confianza entre dos personas (dos hermanos, amigos de la infancia, padre e hijo...), se puede abrazar, dar un beso en la mejilla, o una palmada en la espalda:  De todos modos, trate de no abusar de estas formas más efusivas.

Una vez que hemos llamado la atención de la persona que queremos presentar, nombramos primero al "de menor categoría" y después al otro. La persona "de mayor

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categorĂ­a" tiende su mano derecha, mostrando de este modo que desea conocer a la otra persona.