Microsoft Access 2010_Ales Kruczek

Aleš Kruczek

Microsoft Access 2010 Podrobná uživatelská příručka

Computer Press, a. s.

Brno 2010

K1807.indd 1

11.8.2010 12:36:18

Microsoft Access 2010 Podrobná uživatelská příručka Aleš Kruczek Computer Press, a. s., 2010. Vydání první.

Jazyková korektura: Zdeněk Dan Vnitřní úprava: Martin Hubík Sazba: Martin Hubík Rejstřík: Daniel Štreit Obálka: Martin Sodomka

Komentář na zadní straně obálky: Michal Janko Technická spolupráce: Jiří Matoušek, Zuzana Šindlerová, Dagmar Hajdajová Odpovědný redaktor: Michal Janko Technický redaktor: Jiří Matoušek Produkce: Petr Baláš

Computer Press, a. s., Holandská 8, 639 00 Brno Objednávky knih: http://knihy.cpress.cz distribuce@cpress.cz tel.: 800 555 513 ISBN 978-80-251-3289-0 Prodejní kód: K1807 Vydalo nakladatelství Computer Press, a. s., jako svou 3669. publikaci. © Computer Press, a. s. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být kopírována a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem bez písemného souhlasu vydavatele.

K1807.indd 2

11.8.2010 12:37:43

Stručný obsah

Stručný obsah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Základy práce s databází Tabulky Relace Dotazy Tvorba výrazů Formuláře Sestavy Makra Import a export Správa databáze Přílohy

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 3

17 51 109 125 171 187 243 265 287 329 353

3

11.8.2010 12:37:43

K1807.indd 4

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Obsah Úvod

15

Typografické konvence použité v knize

16

Základy práce s databází

17

1 Microsoft Access

18

Co je Microsoft Access?

Kdy použít Microsoft Access?

18 18

Stručně o databázích

19

Co je to databáze?

19

Základní kameny databáze Microsoft Access

21

Tabulky Dotazy Formuláře Sestavy Makra Programové moduly

21 22 23 24 24 25

Nástroje databáze Microsoft Access

26

Import a export Výrazy Správa databáze

26 27 27

Možnosti spuštění Microsoft Access

28

Spuštění z nabídky Start Spuštění z příkazového řádku Upřesnění spuštění z příkazového řádku Zástupce databáze Zástupce na Panelu rychlého spuštění

28 28 28 29 30

Po spuštění aplikace

30

Vytvoření databáze Popis prostředí aplikace a orientace v něm

30 32

Založení databáze v Microsoft Access 2010

36

Založení první databáze Práce s databází Ukončení práce s databází

36 36 40

Otevření databáze Microsoft Access 2003 (a starší)

41

Otevření dřívější verze databáze s vlastními panely nástrojů Otevření dřívější verze databáze s nastavením Po spuštění Použití vlastního řádku nabídek z dřívějších verzí

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 5

42 43 43

5

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Návrh databáze Určení typu databáze Návrh tabulek Určení datových typů Definice relací Dotazy, formuláře a sestavy Další kroky návrhu

Otázky a odpovědi

44 44 44 45 46 46 47

47

2 Tabulky Vytvoření tabulky Nová tabulka Tabulka propojená se službou SharePoint Vytvoření tabulky a formuláře pomocí šablony

Práce s tabulkou Výběr, otevření a uzavření tabulky Volba zobrazení tabulky Přejmenování a smazání tabulky Kopie tabulky

Zobrazení datového listu Práce se sloupci tabulky (Pole tabulky) Vložení sloupce Název a formátování sloupců Uložení vlastního datového typu Odstranění sloupce Práce s řádky tabulky (Záznamy v tabulce) Uložení zapsaného záznamu Další práce se zobrazením datového listu Filtrování záznamů Aktivace a deaktivace filtru Příklady výrazů ve filtrech Vlastnosti tabulky

Návrhové zobrazení Práce s polem

Vlastnosti datových typů Velikost pole Formát Vstupní maska Titulek Výchozí hodnota Ověřovací pravidlo

6

K1807.indd 6

51 52 52 53 55

56 56 57 57 58

59 59 59 60 61 62 62 64 64 66 67 70 71

72 72

73 73 74 74 77 77 78

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Ověřovací text Hodnoty NULL a prázdné hodnoty Je nutno zadat Povolit nulovou délku Indexovat Komprese kódu Unicode Režim IME Režim sentence IME Inteligentní značky Zarovnání textu Datový typ versus Formát versus Vstupní maska

79 79 79 79 80 80 80 81 81 81 81

Přehled datových typů

81

Text Memo Číslo Datum a čas Měna Automatické číslo Ano / Ne Objekt OLE Hypertextový odkaz Příloha Vypočteno Průvodce vyhledáváním

82 83 84 86 87 87 88 89 89 90 91 91

Další práce s tabulkou

97

Vlastní nastavení tabulky Indexy Primární klíče Další zobrazení – kontingenční tabulka a graf

97 99 100 102

Otázky a odpovědi

106

3 Relace

109

Relační databáze

110

Relace 1:1 Relace 1:N Relace M:N

110 111 111

Tvorba relací

112

Zobrazení tabulek Vytvoření základní relace Úprava relací Typ spojení Zobrazení relací Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 7

113 113 114 115 116

7

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Sestava relací

117

Referenční integrita

117

Analýza tabulky

119

Otázky a odpovědi

123

4 Dotazy Typy dotazů v aplikaci Microsoft Access Výběrový dotaz Vytvoření tabulky dotazem Přidávací dotaz Aktualizační dotaz Křížový dotaz Odstraňovací dotaz Dotazy typu SQL

Vytvoření výběrového dotazu pomocí průvodce Jednoduchý podrobný dotaz Jednoduchý souhrnný dotaz

Práce v návrhovém zobrazení Spuštění dotazu Zobrazení tabulek a dotazů Relace mezi tabulkami a dotazy Výběr údajů do dotazu Odstranění tabulek, dotazů a polí z dotazu Jednoduché filtrování dat Řazení Zobrazení pole ve výsledku Omezení počtu zobrazených záznamů

126 127 127 128 128 128 128 129

129 130 131

133 134 134 135 135 136 137 137 137 138

Výrazy a sumarizace dat

138

Tvorba souhrnů Tvorba výrazů Formát výrazů (souhrnů)

138 140 141

Vlastnosti dotazu

141

Aktualizace hodnot v dotazech

144

Kdy lze data aktualizovat?

Vlastnost dotazu – typ sady záznamů Kdy data nelze aktualizovat?

Parametrické dotazy Vytvoření parametrického dotazu Nastavení parametrů dotazu

8

K1807.indd 8

125

144 144 145

145 145 146

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Křížové dotazy

147

Příklad křížového dotazu Vlastnosti křížového dotazu

147 148

Akční dotazy

149

Spuštění akčního dotazu Vytvoření tabulky dotazem Přidávací dotaz Aktualizační dotaz Odstraňovací dotaz

149 150 152 153 155

Další použití dotazů

156

Vyhledání duplicitních položek Vyhledání chybějících záznamů

156 158

SQL dotazy

160

Vytvoření SQL dotazu Příkazy jazyka SQL Poddotazy

160 162 168

Otázky a odpovědi

169

5 Tvorba výrazů

171

Základní pravidla tvorby výrazů

172

Identifikátory Operátory identifikátorů Operátory Konstanty Hodnoty Funkce

173 173 174 175 175 176

Tvůrce výrazů

176

Často používané funkce

179

Textové funkce Funkce pro datum a čas Ověřovací funkce Agregační doménové funkce Rozhodovací funkce Ošetřování chyb Další funkce

180 181 183 183 184 184 185

Otázky a odpovědi

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 9

186

9

11.8.2010 12:37:43

Obsah

6 Formuláře Zobrazení formuláře

188

Vytvoření formuláře

189

Přehledné zobrazení jednotlivých záznamů Rozdělený formulář Sloupcový formulář (Více položek) Kontingenční graf Kontingenční tabulka Návrh formuláře nebo vytvoření prázdného formuláře Modální dialogové okno Datový list Navigační formuláře Průvodce formulářem

Zobrazení rozložení Prvky a části formuláře Formátování existujícího formuláře Umístění prvků formuláře Motivy Ovládací prvky formuláře Vložení existujícího pole tabulky

189 191 191 192 194 195 196 197 198 200

205 206 207 211 213 214 225

Zobrazení Datový list

225

Návrhové zobrazení

226

Ovládací prvky Vybrané vlastnosti ovládacích prvků formuláře Umístění prvků formuláře

Příklady využití ovládacích prvků Textové pole s výrazem Uzamčení pole jen pro čtení Pole se seznamem z hodnot tabulky Pole se seznamem hodnot zadaných ručně Pole se seznamem jako volič záznamů Souhrn pomocí podformuláře Formulář jako dialog Hlavní přepínací panel

Otázky a odpovědi

10

K1807.indd 10

187

226 231 233

234 234 235 235 237 238 238 239 239

240

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

Obsah

7 Sestavy

243

Zobrazení sestavy

244

Vytvoření sestavy

245

Základní sestava Návrh sestavy nebo prázdná sestava Průvodce sestavou Štítky

246 247 248 252

Tvorba a úprava sestav

255

Zobrazení rozložení a Návrhové zobrazení Prvky a části sestavy Seskupování v sestavách Příklad – číslovaný seznam v sestavě

255 255 257 260

Tisk sestav

261

Vzhled stránky sestavy Náhled Tisk

261 262 263

Otázky a odpovědi

264

8 Makra

265

Vytvoření makra

267

Základní pravidla Stavební konstrukce makra

267 269

Spouštění makra

272

Spuštění makra v návrhovém režimu, krokování Spuštění makra z navigačního podokna Spuštění makra pomocí ovládacích prvků Makro jako obsluha události Datová makra – makro jako obsluha události tabulky

272 273 274 275 276

Tipy pro práci s makry

276

Otevření databázového objektu makrem Automatické spuštění makra po otevření databáze Spouštění maker klávesovými zkratkami Ošetření chyb v makrech Převod makra do jazyka VBA

Popis vybraných akcí maker

281

Otázky a odpovědi

285

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 11

276 277 277 278 279

11

11.8.2010 12:37:43

Obsah

9 Import a export

287

Možnosti importu a exportu

288

Formáty pro import a export

289

Import a propojení s aplikací Microsoft Excel Import sešitu aplikace Excel Připojení sešitu aplikace Excel k tabulce Propojení na sešit aplikace Excel

289 290 294 294

Import a propojení s aplikací Microsoft Access

295

Import z aplikace Access Propojení tabulek aplikace Access Kopírování objektů mezi databázemi aplikace Access

295 297 298

Export dat Export dat do HTML

299 300

Časové naplánování importu nebo exportu

301

Publikování na webu služby Access Services

304

Příprava databáze pro publikování Publikování databáze Synchronizace webové služby a databáze v Access

Spolupráce se službou SharePoint Možnosti služby SharePoint při používání Microsoft Access Možnosti spolupráce se službou SharePoint Přesun tabulek na web služby SharePoint Práce s daty na webu SharePoint

Sběr dat z aplikace Microsoft Office Předpoklady pro sběr dat Obecný postup sběru dat Příklad – objednávkový systém

304 307 308

309 310 310 311 314

315 315 316 317

Hromadná korespondence v Microsoft Word

324

Otázky a odpovědi

327

10 Správa databáze Navigační podokno Správa kategorií a skupin Přiřazení objektů do skupin Odebrání zástupce ze skupiny Skrytí zástupce ve skupině

12

K1807.indd 12

329 330 332 333 334 335

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Sdílení databáze

335

Sdílení souboru databáze Výhradní režim otevření Současná úprava záznamů více uživateli najednou

335 336 336

Propojení se službou SharePoint

337

Rozdělení databáze

338

Rozdělení databáze Důvody, proč rozdělovat databázi Jak databázi rozdělit Správa propojených tabulek

338 339 340 340

Zabezpečení databáze

341

Heslo a zašifrování databáze Uzamčení souboru databáze Bezpečnost maker Digitální podpis databáze Správa uživatelů

341 342 343 346 348

Komprimace a zálohování databáze

348

Komprimace a oprava databáze Zálohování databáze Replikace databáze

348 349 350

Otázky a odpovědi

351

Přílohy

353

Novinky, změny a omezení verze 2010

354

Novinky verze 2010 Co ve verzi 2010 zmizelo?

Možnosti a omezení Microsoft Access 2010

354 360 360

Klávesové zkratky a srovnání nabídek 2003 a 2010

363

Vybrané klávesové zkratky

363

Mapa ovládání verzí 2003 a 2010

364

Pravidla práce s databázemi

368

Pravidla pro názvy databázových objektů Další pojmy pro práci s databázemi databáze Srovnání syntaxe Access SQL a ANSI-SQL

368 369 369

Doplnění k datovým typům aplikace Access

370

Datový typ Příloha Konverze datových typů

370 372

Nastavení a možnosti spouštění Microsoft Access

375

Nastavení aplikace Microsoft Access Možnosti spouštění aplikace Microsoft Access

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 13

375 377

13

11.8.2010 12:37:43

Obsah

Vzorová databáze a přehled šablon Tabulky v příkladu databáze knihovny Přehled šablon databází se schématy jejich tabulek a relací

Rejstřík

14

K1807.indd 14

378 378 380

385

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

Úvod

Úvod Milí čtenáři, dostává se vám do rukou další kniha z edice Podrobná uživatelská příručka – tentokrát věnována databázím v aplikaci Microsoft Access 2010. Tato kniha by měla být rychlým, stručným, ale zároveň dostatečně podrobným průvodcem aplikací Microsoft Access 2010. Kniha si klade za cíl být užitečným pomocníkem uživatele aplikace Microsoft Access, po němž sáhneme vždy, když narazíme na nějaký zajímavý problém, který budeme chtít vyřešit.

Microsoft Access 2010 je další verzí řady databázového systému z dílny Microsoftu.

Možná bychom mohli namítnout, že databáze, je databáze a tudíž již není možné přinést nic nového, zejména když aplikace Access přinesla mnoho novinek a zlepšení před třemi lety v edici Office 2007. To se ale o aplikaci Microsoft Access 2010 rozhodně nedá říci. Access 2010 přináší novinky v oblasti vzhledu formulářů, zjednodušuje jejich tvorbu, nabízí nové datové zdroje a mnoho dalších nových funkcí.

Kniha je rozčleněna do jednotlivých kapitol, které se zabývají vždy danou činností či prací s určitým objektem. Celá kniha by nás měla provést kompletní cestou tvorby databáze v aplikaci Microsoft Access 2010 od jejího vytvoření až po distribuci případným uživatelům: 1. Nejprve se seznámíme s prací v aplikaci Access a vytvoříme první databázi.

2. Základním kamenem jsou tabulky, a proto si také ukážeme dopodrobna tvorbu tabulek a práci s nimi.

3. Popíšeme si tvorbu relací, abychom využívali efektivně všech nástrojů relačních databází.

4. Naučíme se pracovat s dotazy, abychom si vždy dokázali zobrazit nebo jinak zpracovat všechny potřebné údaje.

5. Úplně speciálně se také budeme věnovat tvorbě výrazů, které pak využijeme v dotazech, formulářích nebo filtrech.

6. Uživatelské rozhraní je nedílnou součástí databáze a proto se budeme věnovat také formulářům.

7. Jistě budeme chtít vykazovat výsledky naší činnosti, a proto se budeme muset naučit efektivně vytvářet sestavy.

8. Spousta činností v databázi se opakuje a šlo by je zautomatizovat. Ideálním a jednoduchým nástrojem pro automatizaci databáze jsou makra.

9. Aplikace Microsoft Access jistě nebude jedinou aplikací, se kterou budeme v rámci databáze pracovat. Proto si ukážeme import a export jiných formátů souborů. V neposlední řadě nezapomeneme ukázat spolupráci se serverem služby SharePoint.

10.Nakonec se budeme také trochu věnovat správě databáze. Ať už správě uživatelů databáze nebo práci s databází, jako je zálohování a podobně.

Kniha z edice Podrobná uživatelská příručka je koncipována jako podrobná výukově-referenční publikace s praktickými návody a odbornými radami. Je určena Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 15

15

11.8.2010 12:37:43

Úvod

právě vám, uživatelům s částečnými zkušenostmi s užíváním Accessu, kteří touží ovládnout produkt na uživatelské úrovni. Cílem knihy je pomocí krokových postupů seznámit vás s možnostmi Accessu 2010 tak, abyste jej mohli samostatně efektivně využívat jak v pracovním, tak v domácím nasazení.

Nezbývá mi než vám popřát mnoho úspěchů při používání této knihy a produktu Microsoft Access 2010.

Aleš Kruczek (access2010@kruczek.cz)

Typografické konvence použité v knize V knize jsou pro snazší orientaci použita tato grafická odlišení: Tímto symbolem jsou označeny doplňující informace a poznámky na okraj.

Tato ikona varuje před rizikovými operacemi a upozorňuje na důležité skutečnosti.

V takto označených odstavcích se dozvíte užitečné tipy, které obohatí, zefektivní a zrychlí vaši práci.

Tučně jsou v knize označeny položky uživatelského rozhraní.

Kurzivou jsou označeny všechny místní, webové a e-mailové adresy, názvy souborů a další data zadávaná uživatelem.

16

K1807.indd 16

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:43

1 Základy práce s databází V této kapitole: Microsoft Access Stručně o databázích Základní kameny databáze Microsoft Access Nástroje databáze Microsoft Access Možnosti spuštění Microsoft Access Po spuštění aplikace Založení databáze v Microsoft Access 2010 Otevření databáze Microsoft Access 2003 (a starší) Návrh databáze Otázky a odpovědi

K1807.indd 17

11.8.2010 12:37:43

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Microsoft zůstal u uživatelského rozhraní s pásem karet, který jsme již mohli vidět ve verzi 2007. Nicméně i zde nalezneme příjemné změny, které ještě dále ulehčují práci s aplikací, a to díky úpravám a rozšíření některých karet.

Zachováno bylo také zobrazení pro formuláře a sestavy, které umožní efektivnější návrh (Zobrazení rozložení). Aplikace Access 2010 nabízí také řadu malých drobností, jež potěší – například malou ikonku kalendáře u datových údajů, která umožní výběr data, další možnosti při jednoduchém filtrování údajů či „našeptávač“ při tvorbě výrazů.

Aplikace Microsoft Access 2010 obsahuje velké množství nových šablon, a to nejen šablony databází, ale také šablony pro tabulky a dokonce i pro jednotlivá pole. To vše je propojeno online po internetu, abychom měli k dispozici vždy ty nejnovější šablony.

Nechybí samozřejmě podpora týmové spolupráce – od sběru dat pomocí aplikace Microsoft Outlook, přes obrovské možnosti sdílení dat pomocí služby SharePoint, použití webových služeb, ale také samozřejmě mnoho dalšího. Aplikace Access 2010 navíc také umožňuje export a přípravu dat pro webové stránky.

Microsoft Access Co je Microsoft Access?

Položme si hned na začátku právě tuto otázku. Je vhodné použít aplikaci Microsoft Access? Nebo budeme potřebovat větší množství dat a využijeme například SQL server? Nestačí pouze tabulkový kalkulátor (např. Microsoft Excel)?

Aplikace Microsoft Access je určena pro práci s databázemi (pojem databáze si vysvětlíme později). Pomocí aplikace Microsoft Access 2010 můžeme: 

Uchovávat data (například kontakty klientů, účetní doklady, kartotéky, docházku zaměstnanců, jízdní řády, technické zprávy, smlouvy a mnoho dalších).



Pracovat s daty (přepočítávat, uspořádávat, měnit, doplňovat).



Zobrazovat data (na obrazovce, pro tiskárnu, pohlížet na data z různých pohledů).



Automatizovat práci s daty (vytvářet programové kódy).



Načítat data z externích zdrojů nebo je naopak exportovat.



Sdílet data mezi uživateli.



Ale také mnoho dalších činností spojených s databázemi.

Kdy použít Microsoft Access?

Nejprve si ale položme otázku, jaké problémy vlastně potřebujeme řešit. Protože se bavíme o databázích, pro řešení problému s největší pravděpodobností sáhneme po nějakém textovém editoru, tabulkovém procesoru nebo nakonec po databázovém systému.

18

K1807.indd 18

Microsoft Access 2010

11.8.2010 12:37:44

Stručně o databázích

Pro jednoduché problémy je právě textový editor nebo tabulkový procesor ideálním řešením, zejména kvůli jednoduchému a rychlému ovládání.

Jakmile však začneme zpracovávat větší množství dat, začne být obtížné spravovat tyto informace. Ztrácejí se vztahy mezi daty, jedna data se zapisují vícekrát, dochází k nekonzistentnosti dat a špatně se vyhledává. Může tak dojít k situaci, která už opravdu nepůjde zvládnout, například kvůli vyčerpání paměti počítače nebo jednoduše kvůli omezení na objem dat v textovém editoru či tabulkovém procesoru.

Přechod na databázový systém většinou nebývá jednoduchý a je potřeba všechny kroky nejdříve pečlivě zvážit. Návrh celé databáze je základním kamenem dobrého fungování databáze a jejího případného rozšiřování. Je potřeba si také uvědomit, že v databázích jsou data uložena většinou trochu jiným způsobem než v tabulkových procesorech. V databázích jsou striktně oddělena čistá data od jejich grafické podoby. Dále se většinou ani neshromažďuje tolik informací jako v tabulkových procesorech. Příkladem může být rodné číslo a pohlaví. Pohlaví můžeme kdykoliv dopočítat (pomocí dotazů) a nemusí být uloženo v databázi (nebo je tam uloženo jen pro kontrolu.)

Aplikace Microsoft Access je samozřejmě připravena na situaci, kdy přecházíme z tabulkových procesorů k databázi, a nabízí poměrně široké možnosti pro import a propojení dat z jiných formátů. Dokonce nabízí nástroje k další analýze, která by měla tabulky optimalizovat.

O tom všem už se ale dočteme právě v dalších kapitolách této knihy.

Stručně o databázích Protože je aplikace Microsoft Access v podstatě pouze o databázích, je určitě vhodné, abychom se seznámili se základními principy databází a hlavně se základními pojmy, se kterými se můžeme setkat jak v této knize, tak všude jinde, kde přijdeme do styku s databázovým systémem.

Co je to databáze?

Začneme tím nejzákladnějším. Co je to vlastně ta databáze? Nejprve uveďme definice databáze ze dvou známých světových a jedné české encyklopedie na internetu: 

Utříděný souhrn souvisejících informací (Univerzita Princeton).



Sbírka informací uložená systematicky v počítačovém systému tak, že počítačový systém je následně schopen zodpovědět dotazy kladené na databázi (Wikipedia).



Soubor dat, v jehož rámci se sledují, shromažďují a systematicky zpracovávají informace určitého typu a obsahu (CoJeCo).

Z těchto definic vyplývá, že v počítačovém světě můžeme za databázi označit téměř vše, co obsahuje určitým způsobem uložené a utříděné informace.

Podrobná uživatelská příručka

K1807.indd 19

19

11.8.2010 12:37:44