FPWC GUIDE DE PLANIFICATION COMMUNITY EVENT D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES by FIRST PEOPLES WELLNESS CIRCLE

RASSEMBLER NOS TROUSSES DE

Connaissances

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

COMMUNITY EVENT PLANNING GUIDE

Outil pour soutenir les intervenant·e·s en mieux-être mental autochtone dans l’organisation d’événements réussis

Remerciements

Comité consultatif pour le projet « Rassembler nos trousses de connaissances »

Le FPWC souhaite remercier les membres du comité consultatif pour le projet Rassembler nos Trousses de Connaissances pour leurs contributions inestimables à la pertinence culturelle et à l’efficacité des ressources développées. Nous remercions également les membres du cercle consultatif pour le projet Rassembler nos Trousses de Connaissances:

Samara Lewis spécialiste en planification de la santé, Association des gestionnaires de santé des Premières Nations

Connor Lafortune agent d’Enaadmaget Wiibimadziiyins (promotion de la vie)

Seraphine Acosta agente de sensibilisation aux cultures autochtones, Vancouver Coastal Health

Kate Turner coordonnatrice de l’évaluation et de l’ACQ, Thunderbird Partnership Foundation

Mackenzie Archie gestionnaire culturelle pensionnats autochtones, Grand Council Treaty No 3

Gaileen Blaise gestionnaire du soutien aux familles Yellow Thunderbird Lodge

Contributions du personnel et des équipes du FPWC : Le personnel du FPWC a également joué un rôle inestimable dans ce travail. Les personnes ayant contribué à la préparation et à l’achèvement de ce travail incluent également : les équipes et le personnel du FPWC, y compris l’équipe des projets spéciaux.

Contributrices et contributeurs

Nous souhaitons exprimer toute notre reconnaissance aux membres des cercles régionaux qui ont généreusement offert leur temps, partagé leurs expériences et leurs perspectives lors des rencontres qui ont eu lieu à Vancouver (C.-B.), Fort Frances (Ont.), Fredericton (N.-B.) et Saskatoon (Sask.). Vos voix ont véritablement enrichi ce projet et ont permis de l’ancrer davantage dans les réalités vécues au sein des communautés autochtones.

Merci également aux personnes qui ont participé au sondage et partagé leurs réflexions avec ouverture. Votre engagement envers le mieux-être mental dans les communautés autochtones est profondément apprécié.

Vos contributions ont rendu possible la création et la mobilisation d’outils culturellement ancrés, portés par et pour les communautés, afin de renforcer la force, la résilience et le mieux-être de la main-d’œuvre autochtone en santé mentale.

Bailleur de fonds

Cette ressource a bénéficié d’un financement de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Citation suggérée

First Peoples Wellness Circle. 2025. Rassembler nos Trousses de Connaissances : Guide de planification d’événements communautaires.

First Peoples Wellness Circle, North Bay (Ontario), Canada.

TABLE DES MATIÈRES

DESCRIPTION DU PROJET

Le projet « Rassembler nos trousses de savoirs » du First Peoples Wellness Circle (FPWC) vise à concevoir et à diffuser des outils de mieux-être mental culturellement pertinents et enracinés dans les réalités communautaires, pour soutenir la main-d'œuvre autochtone en santé mentale�

Ancré dans la culture, ce projet propose des ressources accessibles — guides, fiches-conseils, trousses, documents imprimés ou numériques — tout en adaptant des outils existants pour mieux refléter la diversité des identités autochtones.

Parmi ses objectifs principaux : renforcer les capacités et les connaissances au sein de la main-d'œuvre autochtone en santé mentale, accroître l’accès à des outils de mieux-être autodéterminés en réponse aux impacts de la COVID-19, et favoriser la reconnexion et le partage de savoirs entre les communautés grâce à une approche holistique axée sur les forces�

Ces ressources ont été créées en intégrant les savoirs autochtones, avec un accent particulier sur les perspectives autochtones Bien qu’elles s’adressent d’abord aux communautés autochtones, elles peuvent également être utiles à toute personne œuvrant dans le domaine du mieux-être mental.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le FPWC et toutes les personnes ayant participé à la rédaction de cette publication déclinent toute garantie en ce qui concerne l’exactitude ou l’actualité de la publication et se déchargent expressément de toute responsabilité, que ce soit dans le cadre d’un contrat ou en cas de négligence à l’égard de toute personne susceptible de l’emprunter ou de l’utiliser. Il est entendu que les membres du FPWC, les auteurs ou les individus concernés autrement dans la création de cette boîte à outils ne sont pas responsables de l’exactitude ou de l’actualité du contenu, des conséquences de toute action entreprise sur la base des informations de la présente publication ou pour toute erreur ou omission contenue dans ce document.

Aucune personne ayant participé à cette publication ne cherche à fournir des conseils juridiques, comptables, médicaux ou autres conseils professionnels. Si de tels conseils ou une assistance spécialisée sont nécessaires, il est recommandé de faire appel à un professionnel compétent ou à une professionnelle compétente. L’analyse présentée ici ne doit pas être interprétée comme une politique officielle ou officieuse d’un organisme gouvernemental.

Introduction

La planification d’événements et de formations réussis représente une grande responsabilité pour toute collectivité, particulièrement au sein des communautés autochtones Qu’il s’agisse d’organiser des cérémonies culturelles, des ateliers ou des séances de renforcement des capacités, ces rassemblements sont bien plus que de simples événements : ils favorisent le renforcement des liens communautaires, la préservation des traditions et l’autonomisation des individus�

OBJECTIF

Bien que chaque événement soit unique, certains éléments essentiels en assurent le bon déroulement. Ce « Guide de planification des événements communautaires » est un outil pratique conçu pour la main-d’œuvre autochtone du mieux-être responsable de planifier et d’animer des événements et des formations� Nous reconnaissons les enjeux culturels, logistiques et sociaux liés à l’organisation de tels rassemblements au sein des communautés autochtones

Ce guide propose une approche structurée de la planification d’événements, qui prend en compte les éléments essentiels tout en honorant les valeurs, les protocoles et les traditions au cœur de la vie des personnes et des communautés autochtones. De la planification initiale à l’évaluation finale, les événements peuvent prendre des formes variées� Toutefois, certains aspects clés garantissent le succès des activités communautaires. Ce guide offre des instructions étape par étape, ainsi que des conseils et des modèles pour vous accompagner dans l’organisation d’événements significatifs.

Planification

INTRODUCTION

L’organisation d’un événement communautaire exige de porter une attention particulière aux protocoles culturels, aux valeurs de la communauté et aux aspects logistiques afin d’assurer une expérience respectueuse, enrichissante et réussie� Dans cette section, vous trouverez un guide complet qui vous aidera à réaliser le processus de planification, du concept initial jusqu’aux derniers préparatifs��

QUEL EST L’OBJECTIF DE L’ACTIVITÉ?

• S’agira-t-il d’un rassemblement culturel ou d’une formation? Quel est le public visé? Rédigez une brève description qui pourra ensuite être utilisée pour faire la promotion de l’activité auprès de potentiels participants�

• L’événement correspond-il à la mission, à la vision et aux valeurs de votre organisation?

QUEL EST VOTRE BUDGET?

• Établissez le budget disponible pour cet événement, afin d’en définir l’envergure et d’identifier les activités possibles.

• Parrainage/partenaires�

• Si le budget est limité, étudiez les possibilités d’établir des partenariats avec des organisations ou des entreprises pour soutenir l’événement En contrepartie, proposez-leur de faire figurer leur nom et leur logo sur le matériel promotionnel�

QUELLE SERA LA DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT?

L’objectif de l’événement et le budget qui lui est alloué permettront de déterminer sa durée et sa structure. Veuillez considérer les aspects suivants :

Participants/public

Considérer les besoins particuliers de certains groupes, comme les Aînés, qui peuvent éprouver des difficultés lors de longues journées.

Families

Mettre en place des activités adaptées à tous les âges, si des familles sont attendues� Envisagez un partenariat avec des organisations communautaires pour offrir des services de garde d’enfants pendant l’événement, ce qui facilitera la participation des parents

Nombre d’activités

Évaluer s’il serait préférable de répartir l’événement sur plusieurs jours, si le budget le permet, afin d’accueillir toutes les activités prévues sans submerger les participants.

Commandite/Partenariats

Envisager de solliciter le soutien d’organisations ou d’entreprises partenaires, si le budget est limité� En échange, proposez-leur de faire figurer leur nom et leur logo sur le matériel promotionnel.

OÙ L’ÉVÉNEMENT AURA-T-IL LIEU?

Pour déterminer le lieu où se tiendra l’événement, veuillez penser aux aspects suivants :

Nombre de participants

Vérifier que le lieu peut accueillir le nombre de participants prévu.

Superficie de l’endroit

Confirmer que l’espace est approprié pour faciliter les déplacements et toutes les activités prévues.

Accessibilité

S’assurer que le lieu est équipé d’ascenseurs et de rampes. Vérifiez aussi que vous avez accès à des fauteuils roulants et qu’il n’y a pas d’obstacles pour les participants et participantes qui ont des besoins spéciaux pour se déplacer

Transport

Déterminer si le lieu est accessible à pied ou en transport en commun, ou si le transport sera fourni Pour les événements auxquels participent des personnes qui prennent l’avion, il est préférable d’envisager des lieux proches de l’aéroport

Politiques du lieu

Vérifier les politiques du lieu en ce qui concerne les pratiques culturelles (par exemple, la purification par la fumée) et la restauration (par exemple, choisir un traiteur de la communauté ou le traiteur qui est sur place)�

QUAND L’ÉVÉNEMENT AURA-T-IL LIEU?

Le choix de la date de l’événement est essentiel�

OICI QUELQUES FACTEURS IMPORTANTS À PRENDRE EN COMPTE

Les conflits d’horaire avec d’autres événements

Veillez à ce que l’événement ne coïncide pas avec des vacances, des occasions spéciales (par exemple, la saison de la chasse) ou d’autres événements communautaires, à moins qu’il ne s’aligne sur ces derniers Par exemple, évitez de programmer une activité de formation lors de la semaine de relâche, ou pendant un tournoi de hockey, car les participants pourraient avoir des responsabilités familiales liées à ces événements

Facteurs saisonniers

La période de l’année peut avoir une incidence sur les déplacements et la logistique, en particulier pour les habitants des régions nordiques ou éloignées� Les conditions météorologiques hivernales peuvent entraîner des fermetures de routes ou des annulations de vols, ce qui rend les déplacements plus difficiles.

Temps de préparation

En fonction de la taille de l’événement, prévoyez une période de préparation d’au moins deux à six mois. Bien que l’élaboration d’un calendrier puisse sembler complexe, certains outils, tels que ce guide et le calendrier de travail ci-joint, peuvent simplifier le processus.

CONFÉRENCIERS/PERSONNES

FACILITATRICES/FORMATEURS

Empowerment and Participation

Choisissez des conférenciers,des personnes facilitatrices ou des formateurs dont l’expertise correspond aux objectifs de l’événement� Dans la mesure du possible, privilégiez des personnes ayant des liens avec la communauté d’accueil

Involve youth in decisions about their care and treatment plan� Empower them to take an active role in their mental wellness journey

Cohérence avec les objectifs de l’événement

Invitez des intervenants et intervenantes dont l’expertise et le message correspondent à l’objectif de l’événement �

Lien avec la communauté

Dans la mesure du possible, choisissez des personnes-ressources qui connaissent la communauté concernée ou qui ont des liens avec la nation ou le territoire hôte Ainsi, les membres de l’auditoire ressentiront une véritable connexion avec le conférencier ou la conférencière, en plus d’en apprécier la pertinence�

Sécuriser vos choix

Une fois que vous aurez choisi vos personnes intervenantes, réservez-les Demandez leurs informations de paiement pour vous assurer que le dépôt et le paiement sont traités rapidement

PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES

Élaborez une liste claire des tâches à accomplir et de la répartition des rôles�

Prévoir des ressources supplémentaires le jour de l’événement�

Gestion de la charge de travail

L’organisation d’un événement ajoute des responsabilités aux membres de l’équipe, surtout si ce dernier sort du cadre habituel de leur travail� L’élaboration d’une liste de tâches claire permet donc à chaque personne d’adapter son emploi du temps et d’établir des priorités de manière efficace.

Soutien supplémentaire le jour de l’événement

Identifiez une ou deux personnes qui ne participent pas au processus de planification, mais qui pourront aider le jour de l’événement Ces ressources pourront apporter une énergie nouvelle et se concentrer sur les besoins de dernière minute ou sur ceux qui surviennent de manière inattendue�

Soutien au bien-être mental sur les lieux de l’événement

Envisager d’engager du personnel de soutien au bien-être mental sur les lieux de l’événement si des sujets émotionnellement difficiles doivent être abordés. Il est également recommandé d’imprimer plusieurs documents qui informent des ressources possibles de soutien en matière de santé et de bien-être mental (brochures, lignes d’assistance, etc.), auxquels les participants peuvent se référer.

NOURRITURE ET RAFRAÎCHISSEMENTS

Planifiez des menus inclusifs qui tiennent compte des restrictions alimentaires et de l’état de santé des personnes présentes lors de l’événement. Proposez des options équilibrées et identifiées pour l’ensemble des participants et participantes�

LORSQUE VOUS PLANIFIEZ VOTRE MENU, TENEZ COMPTE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS

Options équilibrées

Choisissez des collations ou des repas nutritifs et variés�

Restrictions alimentaires et allergies

Tenez compte des personnes qui souffrent d’allergies alimentaires, de celles qui ont des régimes précis (végétarien, sans gluten, etc ), qui présentent des problèmes de santé, comme le diabète, ou qui ont des aversions alimentaires

Choix variés

Le fait de proposer plusieurs options permet à chaque personne de choisir ce qui lui convient le mieux Limitez les sodas et les jus de fruits; privilégiez plutôt l’eau et les substituts sans sucre�

Options diversifiées pour les personnes souffrant de restrictions ou d’allergies

Assurez-vous que les personnes ayant signalé des restrictions alimentaires ou des allergies puissent avoir accès à des aliments nourrissants et satisfaisants�

Communication avec le personnel de restauration

Informez les traiteurs des allergies ou des restrictions alimentaires des personnes participantes, afin de garantir la sécurité de tous et de toutes�

HÉBERGEMENT

Si les participants ont besoin d’un hébergement durant l’événement, le fait de leur fournir une liste d’options intéressante peut simplifier leur expérience.

VOICI QUELQUES FACTEURS IMPORTANTS À PRENDRE EN COMPTE

Coût

Évaluez le coût de l’hébergement et décidez si le budget peut couvrir l’hébergement des personnes qui participent à l’événement Il s’agit de trouver un équilibre entre le confort, la sécurité et le prix De nombreux hôtels proposent des tarifs spéciaux pour les réservations de groupe Ils peuvent aussi réduire le prix des chambres lorsque l’événement a lieu sur place ou encore lorsque le service de traiteur leur est confié. Envisagez de discuter avec la direction de l’hôtel pour que les participants et participantes n’aient pas à fournir de carte de crédit pour s’inscrire�

Sécurité

Veillez à ce que les logements soient situés dans des zones sûres, en particulier pour les gens qui ne connaissent pas la région. Demandez à l’hôtelier de confirmer que son personnel a suivi une formation sur la sécurité culturelle afin d’offrir un environnement accueillant pour tous.

Liste de ressources

En fonction du type de rassemblement organisé, une liste de ressources pourrait être remise aux personnes qui assistent à l’événement, accompagnée d’informations de contact

DÉPLACEMENTS

Lorsque des Aînés et Aînées, des gardiens du savoir ou des animateurs sont invités à voyager, leurs frais de déplacement sont normalement pris en charge (repas, kilométrage entre le domicile et l’aéroport ou la gare, etc�)� Si vous payez les frais de voyage de ceux et celles qui participent à l’événement, deux grandes approches peuvent être envisagées.

Remboursement

Les personnes participantes organisent leur voyage et se le font rembourser par la suite Bien que cette méthode offre une certaine flexibilité, elle peut être pesante, car les participants et les participantes doivent avancer l’argent avant d’être remboursés. Les responsables de l’organisation ont également moins de contrôle sur les dépenses; il est donc nécessaire d’établir des lignes directrices et de préciser les exigences en matière de dépenses (p� ex�, ne pas couvrir la location d’une voiture, fournir des reçus, etc�)�

Voyage organisé par l’organisme hôte

En tant qu’hôte de l’événement, vous pouvez vous occuper des réservations de voyage pour les participants Vous pouvez également faire appel à une agence de voyages qui se chargera de l’organisation, en tenant compte des préférences des personnes qui participent à votre événement. Afin de simplifier la coordination, veuillez prévoir des questions sur les heures de voyage préférées (matin, après-midi, soir) et sur les points de départ (aéroport ou gare) dans le formulaire d’inscription�

ASPECTS CULTURELS

L’intégration d’éléments culturels dans l’événement peut être vue comme une preuve de respect et peut favoriser les liens entre les communautés

VOICI DES ASPECTS IMPORTANTS À CONSIDÉRER

AÎNÉS

Participation à la planification et aux événements

Prières ou enseignements

Honoraires

• Étant donné la nature de l’événement, il est recommandé d’inclure les Aînés et Aînées dans le processus de planification, afin de guider le respect des protocoles, des cérémonies et des pratiques culturelles de la communauté�

• Invitez un Aîné ou une Aînée à prononcer des prières ou des enseignements d’ouverture et de clôture lors de séances de formation ou de rassemblements similaires

• Le protocole habituel consiste à donner du tabac et à payer des honoraires aux Aînés et Aînées qui sont invités à donner des conseils pendant l’événement, à participer à la cérémonie ou à d’autres activités, comme les prières d’ouverture et de clôture Vous devrez donc en tenir compte dans le budget

JOUEURS DE TAMBOUR

Participaction

Préparation

Conseils pratiques

• Invitez des joueurs et des joueuses de tambour à ouvrir et à clore un événement peut ajouter un élément culturel qui est porteur de sens� Il est toutefois recommandé avant toute chose de tenir compte des protocoles de la communauté et du budget

• Assurez-vous que les interprètes comprennent l’objectif de l’événement, ce qui permettra de guider le choix des chants (chants de bienvenue, chants d’honneur ou chants cérémoniels)�

• Prévoyez un endroit sûr pour ranger les instruments entre deux utilisations

• Respectez les protocoles locaux, par exemple en offrant du tabac en guise de cadeau aux interprètes invités

• Assurez leur confort en prévoyant de l’eau et des pastilles pour la gorge

MÉDECINE TRADITIONNELLE

Utilisation

Préparation

• Consultez les Aînés et Aînées ou les gardiens du savoir locaux pour savoir s’il est possible d’intégrer des éléments de médecine traditionnelle dans l’événement Vous pourriez par exemple vouloir organiser une séance de purification pour commencer la journée d’une manière positive, pour démontrer votre gratitude ou pour apporter un soutien supplémentaire lors de discussions émotionnellement difficiles.

• Coordonnez-vous avec les Aînés et Aînées ou les gardiens du savoir qui participent à l’événement pour déterminer qui apportera les remèdes traditionnels. En effet, certaines personnes peuvent préférer apporter leurs propres trousses, tandis que d’autres pourraient aimer mieux confier cette tâche à l’équipe qui organise l’événement � Une communication claire sur ce point garantira que cet aspect ne soit pas négligé�

Cultural Considerations Chart, cont.

VOICI DES ASPECTS IMPORTANTS À CONSIDÉRER

CADEAUX

Témoignages de votre appréciation

Cadeaux pour les personnes qui participent à l’événement

S’approvisionner localement (si possible)

• Offrez des cadeaux aux personnes qui donnent de leur temps et qui partagent leurs connaissances ou leurs ressources (Aînés et Aînées, porteurs de connaissances, personnes qui viennent faire une présentation ou jouer du tambour)�

• Si le budget le permet, envisagez d’offrir des cadeaux aux personnes qui assistent à votre événement

• L’achat de cadeaux auprès d’entreprises ou de créateurs autochtones locaux apporte un soutien concret à la communauté�

PROGRAMME

Une programmation bien pensée permettra au déroulement de l’événement d’être fluide et de satisfaire les attentes de tout le monde Un programme bien équilibré doit prendre en compte la gestion du temps, la flexibilité, les objectifs de l’événement et les besoins des personnes participantes.

VOICI QUELQUES ASPECTS IMPORTANTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION

Les objectifs de l’événement

La capacité des participants et participantes

Aménagez un emploi du temps flexible

Définir des objectifs clairs qui guideront la structure et le déroulement du programme Par exemple, si l’événement est axé sur les enseignements culturels ou les pratiques traditionnelles, il faut prévoir suffisamment de temps pour permettre aux personnes participantes de discuter entre elles, avec les Aînés et Aînées et les gardiens du savoir�

Tenez compte de la capacité de l’auditoire à participer toute la journée� En regroupant les activités sur une seule journée, vous réduirez bien sûr les dépenses, mais les personnes qui assistent à votre événement risquent de se sentir pressées ou fatiguées� Prévoyez suffisamment de temps pendant les activités et planifiez régulièrement des pauses pour permettre à tous et à toutes de se reposer, de réseauter ou de se ressourcer

Des changements peuvent survenir à la dernière minute, il faut donc être prêt à s’adapter. Prévoyez une période tampon entre les activités afin de réduire le stress de toutes les personnes concernées et de permettre des ajustements inattendus

Structurer les activités pour que les personnes participantes puissent suivre facilement le déroulement � Par exemple, commencez par des présentations ou des activités brise-glace, passez ensuite aux activités principales et terminez par une synthèse ou un appel à l’action. Clarifiez les rôles et les responsabilités des membres du personnel :

En fonction de la taille de l’événement et du nombre de personnes concernées, créez deux versions du programme :

Planifiez une progression logique tout au long de la journée

Première version — Déroulement : ce programme, remis aux personnes participantes, doit indiquer l’heure, le lieu, la description des activités et les noms des intervenants et des intervenantes

VDeuxième version — Horaire de travail : Ce programme, destiné aux personnes ayant un rôle ou des responsabilités lors de l’événement, devra contenir les mêmes informations que le programme général, mais aussi des renseignements sur les rôles des membres du personnel, les tâches qui leur sont assignées, et sur le matériel et l’équipement nécessaire pour chaque activité, comme les présentations des personnes facilitatrices ainsi que les remises de cadeaux�

La préparation

INTRODUCTION

La phase de préparation est essentielle pour assurer le succès d’un événement Elle comprend des tâches importantes entourant la promotion de l’événement sur les médias sociaux, la mise en œuvre de campagnes de publipostage électronique et la création d’affiches. C’est aussi à cette étape que se déroulent les inscriptions et la confirmation des coordonnées des personnes participantes. Il est également important de faire le suivi auprès des personnes intervenantes, des fournisseurs, des participants et participantes clés afin de s’assurer que tout se déroule comme prévu� Les derniers préparatifs logistiques (impression des documents, organisation de l’équipement et collecte des paiements) sont importants pour finaliser la préparation. Un dernier coup de publicité ou des rappels aux personnes participantes peuvent créer de l’enthousiasme et maximiser la participation�

PROMOTION DE L’ÉVÉNEMENT

Faites la promotion de votre événement en utilisant différents moyens de communication : affiches, médias sociaux, campagnes de publipostage électronique, stations locales de radio� Créez votre matériel promotionnel en vous inspirant du thème de votre événement�

UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX

Utilisez l’affiche pour créer des messages de promotion de votre événement sur les médias sociaux Partagez-les ensuite sur les comptes de médias sociaux de votre organisation ou de votre communauté, comme Facebook, Instagram, X et LinkedIn, pour atteindre un public plus large Incitez les organisations partenaires à participer à la promotion

MARKETING PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE

Si l’événement est destiné à un auditoire précis, faites-en la promotion dans des canaux ciblés� Vous pourriez par exemple utiliser les listes d’adresses électroniques de votre organisation ou celles de vos partenaires Lorsque vous envoyez un courriel à plusieurs destinataires, utilisez la fonction de copie conforme invisible (CCI) pour éviter que les personnes utilisent « Répondre à tous » et pour protéger les coordonnées des destinataires�

CRÉATION DE L’AFFICHE

Vous pouvez imprimer des affiches et utiliser ce même visuel pour vos publicités électroniques� Répondez à ces cinq questions, puis ajoutez une brève description de l’événement :

• À qui l’événement est-il destiné et qui l’organise?

• Que se passera-t-il lors de l’événement?

• Quand l’événement aura-t-il lieu, et combien de temps durera-t-il?

• Où aura-t-il lieu?

• Pourquoi organiser cet événement?

• Quel est l’objectif de l’activité?

Afin de maximiser l’effet de votre affiche, assurez-vous de présenter l’information de manière concise, en réduisant le texte et les éléments graphiques� Assurez-vous que la conception reflète le thème de l’événement et l’identité visuelle de l’organisation, en utilisant par exemple des couleurs similaires ou en incorporant le logo de l’organisation

PROMOTION LOCALE ET COMMUNAUTAIRE

Considérez que certaines personnes ont peut-être un accès limité aux réseaux sociaux ou aux technologies, ou encore n’y ont pas accès du tout En ce sens, il est important aussi d’imprimer des affiches et de les apposer dans les cliniques de santé locales, les épiceries ou les centres communautaires. Afin d’atteindre un public plus large, vous pourriez aussi faire appel à une station de radio locale pour diffuser l’information.

INSCRIPTION ET ENTRÉE PAYANTE

INSCRIPTION EN LIGNE, EN PERSONNE OU SUR PLACE LE JOUR DE L’ÉVÉNEMENT

• Offrez la possibilité aux gens de s’inscrire en ligne ou sur place Assurez-vous de noter les restrictions alimentaires des personnes participantes et leurs besoins en matière d’accessibilité� N’oubliez pas de recueillir leur formulaire de consentement pour la captation de photos et de vidéos

• Vous pouvez créer les formulaires d’inscription à l’aide d’Eventbrite, de Google Forms et de Microsoft Forms

• Indiquez les coordonnées d’une personne-ressource pouvant répondre aux questions et offrir un soutien en cas de difficultés pour s’inscrire.

ENTRÉE PAYANTE

Si vous exigez un droit d’entrée pour participer à l’événement, plusieurs options s’offrent à vous pour suivre le paiement :

• Billetterie en ligne y Il existe des billetteries en ligne pour la vente de billets (p� ex�, Eventbrite, Eventcube, etc�)�

• Paiement le jour de l’événement y Pour garder une trace des paiements, utilisez des billets de tirage ou des bracelets jetables comme billets d’entrée� Inscrivez ces informations sur la liste des personnes inscrites�

• Paiement prévu de l’entrée y Envisagez la mise en place de stations de vente de billets à différents endroits avant l’événement Veillez à disposer d’un moyen de suivi précis, tel que des billets papier avec des numéros individuels ou une liste contenant les noms des personnes inscrites�

INFORMATIONS

COMPLÉMENTAIRES À DEMANDER LORS DE L’INSCRIPTION

RESTRICTIONS ALIMENTAIRES ET ALLERGIES

• Demandez aux personnes participantes si elles ont des restrictions ou des allergies alimentaires afin de pouvoir leur offrir des repas adaptés à leurs besoins. Tous pourront ainsi profiter des rafraîchissements ou des repas proposés en toute sécurité, qu’ils aient une alimentation végétarienne, végétalienne, sans gluten, ou autre NOMBRE DE JOURS D’HÉBERGEMENT

• Si l’événement comprend des déplacements ou s’il se déroule sur plusieurs jours, confirmez le nombre de nuitées d’hébergement dont les personnes participantes ont besoin. Vous simplifierez ainsi votre planification logistique tout en vous assurant que chaque personne profite d’un hébergement adéquat. Certaines personnes peuvent vouloir être colocataires : assurez-vous de réserver l’hébergement adéquat�

PRÉFÉRENCES, VOYAGES, AUTRES INFORMATIONS

• Demander des informations supplémentaires permet aux personnes de mettre en avant d’autres besoins en matière d’accessibilité et de mobilité, comme une préférence pour les chambres d’hôtel facilement accessibles ou au rez-de-chaussée, ou encore la proximité d’un ascenseur Elles pourraient aussi demander des interprètes ou des dispositifs d’aide à l’écoute�

• Si vous vous occupez des déplacements des Aînés, des conférenciers et conférencières ou des personnes participantes, assurez-vous de connaître leurs heures de départ et d’arrivée ainsi que les lieux de prise en charge Certains Aînés ont également besoin d’une personne pour les accompagner�

• Il se peut que vous souhaitiez éventuellement utiliser les photos et les vidéos captés durant l’événement� Il est donc essentiel de faire signer un formulaire de consentement pour captation de photos et de vidéos à chaque personne ou de leur offrir la possibilité de ne pas être enregistrée ou photographiée�

SÉCURITÉ ET ACCESSIBILITÉ

PLAN D’URGENCE

• Si le lieu de l’événement dispose d’un plan d’urgence, assurez-vous que votre équipe et vous-même le connaissiez bien et l’adaptiez si nécessaire�

• Si aucun guide n’existe, créez-en un pour détailler les étapes à suivre lors de différentes situations d’urgence, comme des incendies, des urgences médicales ou des intempéries

• Avant l’événement, partagez ce plan avec tout le personnel et les bénévoles Assurez-vous que chaque personne comprend son rôle et ses responsabilités�

ACCESSIBILITÉ

• Évaluez les lieux pour identifier les éléments d’accessibilité, comme les rampes d’accès, les places assises et les toilettes accessibles�

• Prévoyez une signalisation claire pour guider les personnes présentant un handicap vers ces installations� Communiquez avec les participants et participantes avant l’événement pour répondre à leurs besoins en matière d’accessibilité�

DERNIERS PRÉPARATIFS

COURRIELS DE CONFIRMATION

• Veillez à envoyer des courriels de confirmation quelques jours avant l’événement� Ces derniers contiendront les détails de l’événement et toutes les informations nécessaires : consignes, programmation, détails relatifs à l’hébergement ou au stationnement�

DERNIÈRES PUBLICATIONS

DE L’ÉVÉNEMENT S’IL S’AGIT

D’UN ÉVÉNEMENT GRAND PUBLIC

• Si l’inscription à l’événement n’est pas obligatoire, envisagez un dernier tour de publicité sur les médias sociaux ou sur d’autres canaux promotionnels pour maximiser la participation

SUIVI AUPRÈS DES FOURNISSEURS

OU DES PERSONNES INTERVENANTES

• Validez les aspects logistiques, les horaires d’installation et les derniers besoins auprès des personnes clés, afin de vous assurer que tout le monde est prêt.

IMPRESSION DE DOCUMENTS

• Finalisez puis imprimez les documents nécessaires, comme la programmation de l’événement, la signalisation et les badges�

PRÉPARATION DES HONORAIRES

• Préparer les honoraires à remettre aux Aînés, aux personnes intervenantes ou aux artistes

ÉLABORATION D’UN BREF SONDAGE POUR ÉVALUER L’ÉVÉNEMENT

• Après l’événement, distribuez un court sondage pour recueillir les rétroactions des personnes présentes et leurs idées pour les prochaines éditions�

y Vous pouvez créer gratuitement des sondages numériques en utilisant des outils en ligne comme Google Forms et Microsoft Forms, qui fournissent des modèles de sondage pour l’évaluation post-événement�

y Bien que les sondages numériques soient plus pratiques pour l’analyse des données, certains participants peuvent avoir besoin d’aide pour les remplir et vont préférer une version papier

y Une autre option pour des échanges plus approfondis et plus significatifs est d’organiser un cercle de partage après l’événement� Selon la durée et le budget disponible, envisagez de rémunérer les personnes participantes

• Astuce : Organiser un tirage au sort entre les personnes qui ont répondu à l’enquête est un excellent moyen d’augmenter le nombre de réponses!

MATÉRIEL

• Anticipez le besoin d’équipements tels que des micros et des hautparleurs, en particulier si vous vous adressez à un public nombreux ou si des personnes malentendantes sont attendues�

• Si vous organisez une formation, prévoyez un grand écran, un projecteur et éventuellement un ordinateur et un podium� Il peut aussi être utile d’avoir à portée de main des câbles HDMI, des adaptateurs (USB ou USB-C), des barres d’alimentation (multiprise), des rallonges, des câbles et ports USB et du ruban adhésif en toile, en cas de problème technique�

Le jour de l’événement

INTRODUCTION

Le jour de l’événement, arrivez tôt pour installer le lieu, vérifier l’équipement et régler tous les détails de dernière minute Organisez une réunion matinale pour partager l’information avec l’équipe, les bénévoles, les fournisseurs et les personnes intervenantes pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle� Il est normal de ressentir du stress ou de la nervosité, mais vous devez rester calme et flexible. Une planification et une préparation minutieuses permettront d’assurer le bon déroulement de l’événement�

PRÉPARATIFS MATINAUX

Réunion d’équipe

Avant l’événement, organisez une réunion d’équipe pour revoir les rôles de chaque personne, finaliser les préparatifs et passer en revue l’horaire Cette réunion permet de s’assurer que tout le monde comprend ses responsabilités et est prêt pour la journée à venir. Veuillez revoir le plan d’urgence et identifier le point de rendez-vous pour tout problème pouvant survenir pendant l’événement.

Aménagement du lieu

Commencez à aménager l’espace de l’événement en installant les chaises, les décorations et la signalisation� Assurez-vous que l’aménagement de votre espace crée une atmosphère accueillante et favorise l’interaction entre les personnes participantes, ainsi que leur engagement � Veillez aussi à ce que la circulation dans la pièce soit fluide pour que l’expérience soit agréable.

Contrôle technologique

Testez minutieusement tout le matériel technique (microphones, projecteurs, systèmes de sonorisation, etc.), afin d’éviter tout problème pendant l’événement. Cette étape garantit une expérience optimale pour toutes les personnes présentes�

PROTOCOLES CULTURELS

ARRIVÉE DES AÎNÉS ET DES GARDIENS DU SAVOIR

• Accueillir les Aînés ou les gardiens du savoir à leur arrivée, en les accompagnant et en les guidant� Offrez-leur un espace confortable pour se reposer et expliquez-leur clairement le programme de la journée et leur rôle dans l’événement� Si ces personnes arrivent seules, il est important de désigner un membre du personnel pour s’occuper d’elles (les aider pour les repas, leur fournir des rafraîchissements, etc )

CÉRÉMONIES D’OUVERTURE

• Le maître de cérémonie, si vous en avez désigné un, aura comme mandat d’accueillir les gens� Cette personne présentera aussi la cérémonie d’ouverture, qui peut e traduire par une prière ou un chant, offerts par un Aîné ou une Aînée pour lancer l’événement de manière significative.

ACCUEIL SUR LE TERRITOIRE ET RECONNAISSANCE DES TERRES

• Si vous ou un membre de l’équipe organisatrice êtes originaire du territoire, envisagez d’accueillir personnellement les gens� Si l’événement se déroule sur un autre territoire, il est respectueux de commencer par honorer les premiers gardiens de la terre et les nations hôtes�

GESTION DU DÉROULEMENT

INSCRIPTION

• Installez une zone d’inscription où les participants et participantes peuvent s’inscrire à leur arrivée� Assurezvous que les badges et le matériel nécessaire sont prêts à l’avance pour que la distribution se fasse rapidement� Accueillez chaleureusement les personnes qui assistent à votre événement et restez disponible pour répondre à leurs questions�

Conservez la liste des personnes présentes afin de suivre l’évolution de la fréquentation et d’assurer un déroulement fluide.

CONFÉRENCIERS ET ANIMATEURS

• Confirmez le programme à l’avance avec les conférenciers ou les conférencières et veillez à ce qu’ils ou elles arrivent tôt pour se préparer� Remettez-leur l’horaire de la journée et assurez-vous de leur fournir le soutien technique et l’équipement nécessaire à leur présentation, comme un microphone, un projecteur ainsi que du matériel de présentation�

• Demandez au maître de cérémonie de présenter brièvement chaque personne intervenante, en mettant de l’avant leur parcours et leurs compétences, afin de susciter l’intérêt du public Désignez un gardien ou une gardienne du temps pour chaque présentation afin de respecter l’horaire de l’événement et d’assurer une transition fluide entre les conférences ou les ateliers�

PRESTATIONS CULTURELLES

• Assurez-vous de satisfaire les besoins des artistes (espace, matériel et temps de préparation)� Avant les prestations, présentez les artistes et informez le public de tout protocole pertinent� Les artistes peuvent également vouloir fournir leurs propres instructions

ATELIERS ET SÉANCES

EN PETITS GROUPES

• Pendant les ateliers ou les séances en petits groupes, assurez-vous que les salles sont adéquatement préparées avec tout le matériel nécessaire et qu’elles comptent assez de places assises� Il est également recommandé d’assigner un membre de l’équipe pour soutenir les personnes qui animent ou donnent des conférences, si nécessaire� Cette personne responsable pourra être affectée à un seul atelier, ou se promener entre les différentes activités.

ALIMENTATION ET ACCUEIL

RESTAURATION ET MISE EN PLACE DES ALIMENTS

• Coordonnez-vous avec l’équipe de restauration pour que les stations de nourriture et de boissons soient installées dans une zone désignée, permettant un accès facile et une circulation fluide avant l’heure du repas

• Veillez à ce que les ustensiles, les serviettes, les condiments et les assiettes ou les bols soient facilement accessibles Si des Aînés sont présents, il est respectueux de les inviter à passer en premier et de prévoir un assistant ou une assistante pour les aider à prendre leur repas, si nécessaire

• Afin de respecter la culture et les traditions, consultez les Aînés ou les membres de la communauté pour vous renseigner sur les protocoles alimentaires, comme la préparation d’un plat spirituel, etc�

CONSIDÉRATIONS DIÉTÉTIQUES

• Si vous fournissez des repas ou des collations, inscrivez clairement les ingrédients et les allergènes qui se retrouvent dans les produits alimentaires� Cette pratique permettra aux personnes participantes de faire des choix éclairés Aménagez une section dédiée aux aliments qui s’inscrivent dans une diète particulière (végétarienne, sans gluten, sans noix, etc�)� N’oubliez pas d’informer les participants de leur disponibilité Préparez-vous à répondre aux questions ou à gérer les besoins diététiques imprévus pendant l’événement�

CLÔTURE ET DÉMONTAGE

CÉRÉMONIE DE CLÔTURE

• La cérémonie de clôture est un excellent moyen de conclure un événement de manière significative. Elle peut inclure des réflexions sur les activités de la journée, les moments forts ou les expériences vécues par l’auditoire� Si un Aîné ou une Aînée a ouvert l’événement, il est d’usage que cette même personne, ou un autre Aîné la clôture� C’est aussi l’occasion de remercier et de reconnaître toutes les personnes qui ont contribué à l’organisation de l’événement ou d’une autre manière et de les honorer�

NETTOYAGE APRÈS ÉVÉNEMENT

• Organisez une équipe de nettoyage et assignez-lui des tâches spécifiques, telles que le ramassage du matériel restant, le nettoyage des postes de restauration et l’emballage de l’équipement Veiller à ce que le lieu soit en bon état après votre départ, dans le respect de l’espace et de la communauté�

Après l’événement

EMBALLAGE ET EXPÉDITION

• Après l’événement, rassemblez puis emballez toutes les fournitures ainsi que le matériel et l’équipement utilisé� Organisez les articles dans des boîtes désignées pour faciliter l’expédition ou le stockage Emballez et étiquetez sécuritairement tout matériel devant être renvoyé aux fournisseurs ou aux commanditaires� En collaboration avec votre équipe, vérifiez que rien n’est oublié et que tous les articles sont comptabilisés

RÉUNION D’ÉQUIPE

• Prévoyez une réunion d’équipe pour faire le bilan de l’événement� Encouragez les membres de l’équipe à partager les bons coups, leurs moments préférés et les difficultés rencontrées. Cette réflexion permet de célébrer les réussites et d’identifier les aspects à améliorer Prenez des notes sur les éléments importants afin d’orienter la planification et le déroulement des futurs événements�

PUBLICATION

D’UN MESSAGE DE SUIVI DE L’ÉVÉNEMENT SUR LES MÉDIAS SOCIAUX

• Après l’événement, faites un récapitulatif des faits marquants sur les réseaux sociaux. Vous pouvez aussi en profiter pour publier des photos et exprimer votre gratitude aux participants et participantes� Vous soutiendrez ainsi l’engagement de la communauté et vous susciterez de l’intérêt pour vos événements futurs Cependant, veillez à ne partager que les photos des personnes ayant donné leur consentement�

CARTES OU COURRIELS DE REMERCIEMENT

• our démontrer votre reconnaissance, envoyez des cartes ou des courriels de remerciement aux personnes ayant participé à l’événement ainsi qu’aux conférenciers, aux conférencières et aux commanditaires� Dans la mesure du possible, rédigez des messages personnalisés pour les rendre plus significatifs et plus sincères.

• Si des photos ont été prises lors de l’événement, incluez des liens vers une galerie en ligne ou partagez les images choisies dans vos messages de remerciement afin de se remémorer l’événement et de célébrer les souvenirs créés lors de ce dernier�

• Si vous n’avez pas remis de sondage de satisfaction lors de l’événement, c’est une excellente occasion de le faire� Vous pourrez ainsi recueillir les rétroactions auprès des personnes qui ont participé ainsi que des intervenants et intervenantes� Ces commentaires seront importants pour la planification de vos futurs événements.

ANALYSE DES DÉPENSES

• Une fois que toutes les factures ont été payées, analysez les coûts de l’événement en comparant vos estimations budgétaires avec les dépenses et les recettes réelles Identifiez les écarts éventuels, afin de comprendre leurs conséquences sur les fonds liés à la programmation et sur la prochaine planification budgétaire. Cette analyse offre des informations essentielles pour améliorer la planification financière et l’allocation des ressources lors d’événements futurs�

Pièces jointes

1� Listes de contrôle

2� Formulaire d’inscription

3� Formulaire de consentement pour captation de photos et de vidéos

4� Formulaire d’honoraires

5� Tableau de planification des événements

6� Modèle d’horaire de travail

7� Sondage d’évaluation

NOTES

Liste de vérification pour la planification

1. OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT

* Définir l’objectif de l’événement (rassemblement culturel ou formation)

* Identifier le public visé

* Rédiger une brève description de l’événement à des fins promotionnelles

2. BUDGET

* Déterminer le budget

* Explorer les commanditaires et partenaires potentiels

3. DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT

* Fixer la durée de l’événement en fonction de la capacité du public et du budget

4. VENUE SELECTION

* Créer une liste de lieux potentiels qui correspondent à la taille de l’événement et aux exigences en matière d’accessibilité

* Vérifier l’accessibilité des lieux (p� ex�, présence de rampes d’accès ou d’ascenseurs) et les politiques en matière de pratiques culturelles (p. ex., purification par la fumée)

* Réserver le lieu de l’événement rapidement

5. DATE DE L’ÉVÉNEMENT

* S’assurer que la date de l’événement ne coïncide pas avec d’autres événements du programme, des occasions spéciales ou des vacances (p� ex�, la saison de la chasse, les vacances de mars, etc�)

* Tenir compte des enjeux de déplacement en fonction de la période de l’année (p� ex�, les fermetures de routes dans les régions nordiques)

6. ÉTABLIR UN CALENDRIER DE PLANIFICATION

* De deux à six mois, selon l’envergure de l’événement

* Utiliser un calendrier de travail pour définir les principales étapes

7. CONFÉRENCIERS ET FORMATEURS

* Choisir des conférenciers, des personnes facilitatrices ou des formateurs dont l’expertise correspond à l’objectif de l’événement et qui connaissent le public ou le territoire hôte

* Réserver les intervenants et intervenantes et collecter leurs informations de paiement afin de garantir que le dépôt et le paiement soient traités rapidement

8. STAFF

* Désigner la personne responsable de l’événement comme point de contact principal

* Créer une liste de tâches et déléguer les rôles au sein de l’équipe

* Prévoir des personnes supplémentaires pour aider le jour de l’événement (qui, de préférence, ne participent pas à l’organisation)

9. NOURRITURE ET RAFRAÎCHISSEMENTS

* Prévoir d’offrir de la nourriture (même des collations légères) en fonction du budget

* Choisir des options alimentaires saines et qui répondent aux besoins des personnes participantes, en tenant compte des restrictions alimentaires ou des problèmes de santé (par exemple, diabète, allergies)

10. HÉBERGEMENT

* Préparer une liste d’hébergements présélectionnés

* Tenir compte du prix de l’hébergement et du confort des participants; couvrir les frais pour les Aînés, les gardiens du savoir et les personnes qui les accompagnent pour les aider, ainsi que pour les personnes facilitatrices

11. DÉPLACEMENTS

* Prendre en charge les déplacements des Aînés, des gardiens du savoir et des responsables de l’animation (ce qui comprend les repas et le kilométrage)

* Déterminer si les frais de voyage seront remboursés, si les réservations doivent être faites directement ou si des honoraires de voyage seront accordés

12. ASPECTS CULTURELS

* Encourager la participation des Aînés et des jeunes à la planification de l’événement et aux activités (par exemple, prières d’ouverture et de clôture)

* Faire appel à des personnes qui jouent du tambour, si nécessaire (s’assurer que ces personnes connaissent les protocoles de l’événement)

* Consulter les Aînés sur l’intégration des remèdes traditionnels

13. CADEAUX

* Acheter des cadeaux pour les Aînés, les gardiens du savoir, les personnes qui sont venues jouer du tambour et les différents intervenants et intervenantes

14. HORAIRE

* Planifier une programmation équilibrée et flexible

* Élaborer un plan de travail destiné aux membres du personnel (où figurent les rôles de chaque personne et les détails de l’équipement)

Liste de vérification pour la préparation

1. PROMOTION DE L’ÉVÉNEMENT

* Concevoir une affiche

• Veiller à ce que les informations suivantes y figurent :

• Le public cible et la personne qui l’organise

• Les activités prévues

• Les dates de l’événement et la durée

• Le lieu

• L’objectif de l’événement

• S’assurer que la conception visuelle soit simple et cohérente avec le thème de l’événement ainsi qu’avec l’identité visuelle de l’organisation

* Engagement dans les médias sociaux

• Faire la promotion de l’événement sur les plateformes de médias sociaux (Facebook, Instagram, X, LinkedIn)

• Demander aux partenaires de partager l’événement sur leurs plateformes

* Marketing par courriel

• Utiliser des listes d’adresses électroniques pour faire une promotion ciblée

• Envoyer des courriels en utilisant la fonction CCI pour protéger les informations du destinataire

* Promotion locale et communautaire

• Imprimer des affiches et les distribuer localement (dans les cliniques, les épiceries et les centres communautaires)

• Communiquer avec les stations de radio locales pour faire la promotion de l’événement

• Demander aux partenaires de faire de la promotion lors de leurs événements ou programmes

2. INSCRIPTION ET ENTRÉE PAYANTE

* Inscription en ligne

• Mettre en place un formulaire d’inscription en ligne (Eventbrite, Google Forms, etc�)

• Désigner une personne responsable qui s’occupera d’aider au processus d’inscription

* Entrée payante

• Choisir le mode de paiement :

• Plateforme d’événements en ligne

• Paiement sur place (billets de tirage ou bracelets)

• Billets en prévente à différents endroits

• Faire le suivi des paiements et des présences à l’aide de billets ou de listes de noms

* Informations complémentaires à obtenir

• Restrictions alimentaires et allergies

• Besoins en matière d’hébergement (nombre de jours, chambres partagées)

• Préférences de voyage et besoins en mobilité

• Consentement à la captation de photos et de vidéos ou refus

3. SÉCURITÉ ET ACCESSIBILITÉ

* Plan d’urgence

• Élaborer un plan d’urgence (incendie, soins médicaux, conditions météorologiques, etc ) et veiller à ce que le personnel et les bénévoles soient conscients de leur rôle

* Accessibilité

• Visiter le lieu pour vérifier s’il y a des rampes d’accès, des chaises, des toilettes accessibles, une signalisation claire

• Communiquer avec les personnes participantes pour connaître leurs besoins spécifiques en matière d’accessibilité

NOTES

4. DERNIERS PRÉPARATIFS

* Envoi des courriels de confirmation

• Inclure les détails de l’événement, les horaires, les renseignements à propos de l’hébergement et les informations sur le stationnement

* Dernière relance publicitaire

• Faire un dernier coup de publicité si c’est un événement qui ne nécessite pas de s’inscrire

* Suivi auprès des fournisseurs et des intervenants

• Confirmer les heures d’installation ainsi que les demandes logistiques (p ex , équipement nécessaire, biographies des présentateurs, etc ) auprès des fournisseurs et des intervenants et intervenantes

* Matériel d’impression

• Imprimer les programmes d’événements, la signalisation et les badges

* Préparation des honoraires

• Préparer l’argent pour payer les honoraires des Aînés, des gardiens du savoir, des conférenciers et conférencières ou des artistes

* Création d’un sondage après l’événement

• Concevoir un bref sondage pour recueillir les commentaires des personnes participantes

* Équipement

• S’assurer d’avoir l’équipement nécessaire (micros, haut-parleurs, ordinateurs portables, projecteurs, etc )

Liste de vérification pour la veille

1. EQUIPMENT

* Préparer l’équipement

• S’assurer d’avoir tout l’équipement nécessaire (micros, haut-parleurs, projecteurs, écrans, ordinateurs, podiums, etc�)

• Garder des câbles HDMI, des adaptateurs, des barres d’alimentation, des rallonges et du ruban adhésif à portée de main pour les besoins techniques

• Tester l’équipement tôt dans la journée

2. PRÉPARATION DU LIEU

* Choisir un lieu propice à l’engagement des personnes participantes

* S’assurer que tous les cadeaux et articles promotionnels sont emballés et prêts à être distribués

* Aménager le bureau d’inscription et y entreposer le matériel nécessaire, imprimé et bien classé

3. RESPONSABILITÉS DE L’ÉQUIPE

* Réunion d’équipe

• Discuter des rôles et des derniers plans avec l’équipe, les bénévoles, les fournisseurs et les personnes intervenantes

• Analyser le programme de l’événement, le plan d’urgence et les coordonnées des personnes à contacter en cas de problème

NOTES

Liste de vérification pour le jour de l’événement

1. PRÉPARATIFS MATINAUX

* Réunion d’équipe/rassemblement

• Organiser une réunion motivante pour lancer l’événement

• Veiller à ce que chaque personne dispose des outils et des informations dont elle a besoin pour remplir son rôle

* Vérification de la mise en place du site

• Disposer les places assises, les décorations et la signalisation

• S’assurer que la configuration de l’espace favorise l’interaction et l’engagement�

* Vérification technologique

• Tester les microphones, les projecteurs, les systèmes de sonorisation et tous les autres équipements afin d’éviter les problèmes techniques durant l’événement

2. PROTOCOLES CULTURELS

* Arrivée des Aînés ou des gardiens du savoir

• Accueillir les Aînés ou les porteurs du savoir et leur proposer une aire de repos confortable

• Expliquer le programme de la journée et leur rôle dans l’événement

* Cérémonie d’ouverture

• Confier l’accueil des personnes participantes et la présentation de la cérémonie d’ouverture au maître de cérémonie

• Inviter un Aîné ou une Aînée à prononcer une prière ou un chant d’ouverture pour lancer l’événement

* Reconnaissance des terres

• Souhaiter la bienvenue sur le territoire, si originaire de la région, ou commencer par une reconnaissance du territoire si l’événement se déroule sur un autre territoire que le vôtre

3. GESTION DU DÉROULEMENT

* Inscription

• Accueillir les personnes participantes et noter leur présence

* Conférenciers et animateurs

• Confirmer le programme avec les intervenants et s’assurer qu’ils arrivent à l’avance pour s’installer

• Fournir l’équipement et le soutien technique (microphones, projecteurs, etc�)

• Demander au maître de cérémonie de présenter chaque personne intervenante et de contrôler le temps de parole pour que l’événement se déroule selon l’horaire

* Prestations culturelles

• S’assurer que les artistes disposent de l’espace, de l’équipement et du temps nécessaires pour se préparer

• Présenter les artistes et donner des conseils au public sur le protocole

* Ateliers et séances en petits groupes

• Veiller à ce que les salles de réunion soient équipées de chaises et du matériel nécessaire

• Les membres de l’équipe sont responsables d’assister les intervenants et intervenantes en cas de besoin et de modérer le temps de discussion

4. ALIMENTATION ET HÔTELLERIE

* Restauration/Planification des repas

• Préparer les postes de restauration avant l’heure du repas et veiller à ce que les participants et participantes y aient facilement accès

• Assister les Aînés en premier et leur fournir de l’aide pour les repas

* Considérations diététiques

• Étiqueter clairement les aliments en indiquant les ingrédients et les allergènes qu’ils contiennent

• Aménager une zone dédiée aux aliments qui s’inscrivent dans une diète particulière (p ex , végétarienne, sans gluten, etc )

5. CLÔTURE ET DÉMONTAGE

* Cérémonie de clôture

• Réfléchir aux activités de la journée, mettre en évidence les moments forts et partager les expériences vécues par l’auditoire

• Demander à l’Aîné ou l’Aînée qui a ouvert l’événement de le clôturer

• Honorer et remercier les membres de l’équipe d’organisation et les bénévoles de l’événement

* Nettoyage

• Assigner des tâches de nettoyage (p ex , emballer le matériel, nettoyer les postes de restauration)

• Veiller à ce que le lieu soit laissé en bon état et respecter l’espace et la communauté

Liste de vérification post-événement

1. EMBALLAGE ET EXPÉDITION

* Rassembler toutes les fournitures ainsi que le matériel et l’équipement utilisés pendant l’événement

* Ranger les articles dans des boîtes désignées pour le stockage ou l’expédition

* Emballer et étiqueter en toute sécurité le matériel à renvoyer aux fournisseurs ou aux commanditaires

* Vérifier que tous les articles sont comptabilisés et que rien n’est oublié

2. BILAN/RÉUNION D’ÉQUIPE

* Organiser une réunion pour faire le bilan avec l’équipe

* Discuter des bons coups, des moments préférés et des difficultés rencontrées

* Identifier les aspects à améliorer pour les futurs événements

3. CARTES OU COURRIELS DE REMERCIEMENT

* Envoyer des cartes de remerciement ou des courriels personnalisés aux personnes ayant participé à l’événement ainsi qu’aux conférenciers, aux conférencières et aux commanditaires

* Inclure des liens vers des photos ou une galerie en ligne, s’il y a lieu

* Envoyer un sondage d’évaluation post-événement pour recueillir les commentaires des personnes qui ont participé ainsi que des intervenants et intervenantes

4. PUBLICATION D’UN MESSAGE DE RÉCAPITULATION SUR LES MÉDIAS SOCIAUX

* Publier des messages sur les médias sociaux récapitulant les points forts de l’événement

* Partager les photos de l’événement (s’assurer que les participants ont donné leur consentement pour la diffusion des photos)

5. ANALYSE DES DÉPENSES

* Payer toutes les factures et faire tous les autres paiements

* Comparer les prévisions budgétaires avec les dépenses et les recettes réelles de l’événement

* Analyser les écarts et évaluer leurs conséquences sur les finances du programme

Formulaire d’inscription

[Inscrire Le Nom De L’organisation/De L’événement] [Lieu de l’événement] | [Date de l’événement]

Description de l’événement:

Renseignements personnels:

Prénom Nom de famille Nom préféré (si différent)

Pronoms

Courriel :

Travail* Autre

Téléphone :

Travail* Autre

Adresse :

Travail* Autre

Affiliation à une communauté ou à une organisation Fonction/Titre

[Inscrire Le Nom De L’organisation]

Inscrire

Inscrire le titre du projet

Tableau de planification des événements

Organisateur principal

Tâche

PLANIFICATION BUDGÉTAIRE

• Déterminer le budget alloué à l’événement

• Chercher des partenaires susceptibles de prendre en charge les coûts

• Dresser la liste des frais prévus (p ex , le lieu, le traiteur, les honoraires des conférenciers, les fournitures, les autres honoraires, le transport, etc )

• Allouer des fonds pour faire face à d’éventuelles dépenses imprévues

• Soumettre les demandes de chèques (honoraires, frais de voyage, fonds de caisse, etc )

• Assurer le suivi des finances (frais d’inscription, dépôts, achats, etc )

• Régler les factures finales

• Analyser le budget et les données réelles

TÂCHES LIÉES À L’INSCRIPTION ET À

L’ADMINISTRATION

• Créer et gérer des formulaires d’inscription

• Assurer le suivi des inscriptions des personnes participantes et effectuer la mise à jour de la liste

• Assumer le rôle de personne responsable de l’inscription et répondre à toutes les questions

• Préparer les badges et le matériel d’inscription

• Envoyer des courriels de rappel aux personnes inscrites (p ex , les détails de l’événement, l’hébergement, le transport, etc�)

LOGISTIQUE

• Réserver un lieu et se coordonner avec le personnel de l’endroit

• Organiser l’hébergement et les déplacements

• Explorer les options et confirmer les conférenciers, les personnes responsables de l’animation ou les Aînés

• Coordonner et organiser le personnel supplémentaire pour soutenir l’événement

• Diriger les réunions de l’équipe, du personnel et des aides�

Personne(s) responsable(s) Date d’échéance Notes 4

Event Planning Chart, cont.

Tâche

TÂCHES DE PROMOTION DES ÉVÉNEMENTS

• Concevoir l’affiche de l’événement

• Publier sur les plateformes de médias sociaux

• Approcher les stations de radio locales et les centres communautaires

• Élaborer des campagnes par courrier électronique et envoyer les courriels

• Embaucher ou désigner des responsables des médias (photos, vidéos, médias sociaux, etc�)

• Créer un sondage d’évaluation post-événement

• Envoyer des cartes de remerciement et un sondage d’évaluation post-événement

MATÉRIEL ET ÉQUIPEMENT

• Commander des fournitures pour l’événement

• Créer et imprimer des calendriers d’événement, des programmes, des badges, des ressources, etc

• Acheter des cadeaux pour les Aînés et Aînées, les gardiens du savoir, le maître de cérémonie, les personnes responsables de l’animation, etc Prévoir aussi des prix pour les tirages et pour l’entrée

• S’assurer que le matériel technique est disponible ou loué (p� ex�, haut-parleurs, micros, podiums, ordinateurs, etc�)

• Installer l’équipement ou se coordonner avec l’équipe audiovisuelle pour s’assurer que tout est prêt et fonctionnel

• Coordonner le nettoyage, l’emballage et l’expédition de l’équipement

CONSIDÉRATIONS CULTURELLES

• Identifier les Aînés et Aînées, les jeunes et les membres de la communauté susceptibles de participer à l’organisation de l’événement et communiquer avec eux

• Identifier les protocoles culturels ou communiquer avec quelqu’un qui peut vous aider

• Rassembler le matériel (trousse de purification, offrande de tabac, remèdes, baies, tasse en cuivre, etc�)

• Identifier les personnes les mieux placées (membres du personnel, Aînés, gardiens du savoir, spécialistes de la culture) pour expliquer les protocoles lors de l’événement

• Veiller à ce que les Aînés ainsi que les personnes qui les accompagnent disposent de tout ce dont ils ont besoin

Personne(s) responsable(s) Date d’échéance Notes 4

Event Planning Chart, cont.

Tâche

ALIMENTATION, HOSPITALITÉ ET ACCESSIBILITÉ

• Choisir les services de restauration et sélectionner des repas ou acheter de la nourriture

• S’entendre avec le traiteur pour qu’il y ait des repas et des collations qui répondent aux besoins des personnes ayant des restrictions alimentaires

• Veiller à ce que les repas et les collations soient préparés à temps

• Prévoir les aides à l’accessibilité (p� ex� interprètes en langage des signes, appareils d’assistance)

Personne(s) responsable(s) Date d’échéance Notes 4

Modèle d’horaire de travail

Heure

[Date] | Pré-événement

Tâche/Activité

11 h - 14 h Réunion pré-événement et préparatifs

14 h - 16 h Mise en place de la table d’inscription

16 h - 19 h Inscription des participants et participantes

Conférencier ou conférencière/ Personnel Équipement/ documents Lieu

Personnel de l’hôtel, direction du FPWC, tout le personnel…

Agendas, cadeaux, etc Salle de réunion

Mia, Jaisy, Lulu Stylos, ordinateurs portables, imprimantes, agendas, badges, sacs, ressources, etc�

Mia, Jaisy, Lulu Stylos, ordinateurs portables, imprimantes, agendas, badges, sacs, ressources, etc

Trisha, Brianna Agendas, badges, pochettes, ressources, etc

[Date] | Jour 1

Heure

Tâche/Activité

7 h 30 - 9 h Personnel sur place/Préparatifs

8 h - 9 h

Petit déjeuner

9 h - 10 h Cérémonie d’ouverture

Hall

Lobby

Conférencier ou conférencière/ Personnel Équipement/ matériel Lieu

Personnel de l’hôtel, direction du FPWC, tout le personnel, personne facilitatrice

Personnel de l’hôtel, Mia

Aîné ou Aînée, chef, gestionnaire

Agendas, cadeaux, etc Salle de réunion

Tableau diététique

Podium, micro,personne facilitatrice, remèdes

Salle A

Salle B

Modèle d’évaluation post-événement

1. Dans quelle mesure l’événement vous a-t-il satisfait ou satisfaite?

6. Quelles séances avez-vous trouvées les plus pertinentes? (Entourez votre réponse)

Peu satisfait ou satisfaite 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Très satisfait ou satisfaite

2. Dans quelle mesure pensez-vous que cette formation a été pertinente et utile pour votre travail?

Peu pertinente

Très pertinente

3. Quels sont les principaux enseignements que vous avez tirés de cet événement?

4. Dans quelle mesure avez-vous été satisfait ou satisfaite de la logistique?

1 = Très insatisfait ou insatisfaite

Hébergement

5 = Très satisfait ou satisfaite

1 2 3 4 5 S. O.

Trousse de bienvenue

1 2 3 4 5 S. O.

Courriels de communication

1 2 3 4 5 S. O.

Transport

1 2 3 4 5 S. O.

Cérémonie d’ouverture

1 2 3 4 5 S. O.

Lieu

1 2 3 4 5 S. O.

Activités

1 2 3 4 5 S. O.

Cérémonie de clôture

1 2 3 4 5 S. O.

5. Commentaires supplémentaires sur la logistique

Activité d’accueil