FPWC GUIDE DE PLANIFICATION COMMUNITY EVENT D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

RASSEMBLER NOS TROUSSES DE

Connaissances

GUIDE DE PLANIFICATION COMMUNITY EVENT D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES PLANNING GUIDE Outil pour soutenir les intervenant·e·s en mieux-être mental autochtone dans l’organisation d’événements réussis

Remerciements Comité consultatif pour le projet « Rassembler nos trousses de connaissances » Le FPWC souhaite remercier les membres du comité consultatif pour le projet Rassembler nos Trousses de Connaissances pour leurs contributions inestimables à la pertinence culturelle et à l’efficacité des ressources développées. Nous remercions également les membres du cercle consultatif pour le projet Rassembler nos Trousses de Connaissances: Samara Lewis spécialiste en planification de la santé, Association des gestionnaires de santé des Premières Nations Connor Lafortune agent d’Enaadmaget Wiibimadziiyins (promotion de la vie) Seraphine Acosta agente de sensibilisation aux cultures autochtones, Vancouver Coastal Health Kate Turner coordonnatrice de l’évaluation et de l’ACQ, Thunderbird Partnership Foundation Mackenzie Archie gestionnaire culturelle pensionnats autochtones, Grand Council Treaty No 3 Gaileen Blaise gestionnaire du soutien aux familles Yellow Thunderbird Lodge Contributions du personnel et des équipes du FPWC : Le personnel du FPWC a également joué un rôle inestimable dans ce travail. Les personnes ayant contribué à la préparation et à l’achèvement de ce travail incluent également : les équipes et le personnel du FPWC, y compris l’équipe des projets spéciaux.

Contributrices et contributeurs Nous souhaitons exprimer toute notre reconnaissance aux membres des cercles régionaux qui ont généreusement offert leur temps, partagé leurs expériences et leurs perspectives lors des rencontres qui ont eu lieu à Vancouver (C.-B.), Fort Frances (Ont.), Fredericton (N.-B.) et Saskatoon (Sask.). Vos voix ont véritablement enrichi ce projet et ont permis de l’ancrer davantage dans les réalités vécues au sein des communautés autochtones.

Merci également aux personnes qui ont participé au sondage et partagé leurs réflexions avec ouverture. Votre engagement envers le mieux-être mental dans les communautés autochtones est profondément apprécié.

Vos contributions ont rendu possible la création et la mobilisation d’outils culturellement ancrés, portés par et pour les communautés, afin de renforcer la force, la résilience et le mieux-être de la main-d’œuvre autochtone en santé mentale.

Bailleur de fonds Cette ressource a bénéficié d’un financement de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Citation suggérée First Peoples Wellness Circle. 2025.

Rassembler nos Trousses de Connaissances : Guide de planification d’événements communautaires.

First Peoples Wellness Circle, North Bay (Ontario), Canada.

TABLE DES MATIÈRES Remerciements ��������������������������������������������� 2

La Préparation ����������������������������������������� 14

Table des Matières ����������������������������������������3

Introduction ������������������������������������������������� 14

Project Description and Disclaimer ���������� 4

Le Jour De L’événement ������������������������� 18

Introduction �������������������������������������������������5 Purpose ����������������������������������������������������������5

Planification ������������������������������������������������6

Introduction ������������������������������������������������� 18 Préparatifs Matinaux ��������������������������������� 18

Après L’événement ��������������������������������� 21

Introduction ����������������������������������������������������6

Pièces Jointes ��������������������������������������������� 22

Quel Est L’objectif De L’activité? ������������������6

Liste De Vérification Pour La Planification ��������������������������������� 23

Quel Est Votre Budget? ��������������������������������6

Liste De Vérification Pour La Veille ����������������������������������������������� 25

Quelle Sera La Durée De L’événement? ������������������������������������������7 Où L’événement Aura-T-Il Lieu? ������������������7 Quand L’événement Aura-T-Il Lieu? ������������8

Liste De Vérification Pour Le Jour De L’événement ������������������� 27 Liste De Vérification Pour Le Jour De L’événement ������������������� 28

Conférenciers/Personnes ����������������������������8

Liste De Vérification Post-Événement ����������������������������������������� 30

Planification Des Ressources Humaines ����������������������������������9

Formulaire D’inscription ��������������������������� 31

Nourriture Et Rafraîchissements ����������������9 Hébergement ��������������������������������������������� 10

Formulaire De Consentement Pour Captation De Photos Et De Vidéos ��������� 32 Feuille D’honoraires ����������������������������������� 33

Déplacements ��������������������������������������������� 10

Tableau De Planification Des Événements ����������������������������������������� 34

Aspects Culturels ��������������������������������������� 11

Modèle D’horaire De Travail ��������������������� 37

Programme ������������������������������������������������� 13

Modèle D’évaluation Post-Événement ��� 38

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DESCRIPTION DU PROJET Le projet « Rassembler nos trousses de savoirs » du First Peoples Wellness Circle (FPWC) vise à concevoir et à diffuser des outils de mieux-être mental culturellement pertinents et enracinés dans les réalités communautaires, pour soutenir la main-d'œuvre autochtone en santé mentale.

Ancré dans la culture, ce projet propose des ressources accessibles — guides, fiches-conseils, trousses, documents imprimés ou numériques — tout en adaptant des outils existants pour mieux refléter la diversité des identités autochtones.

Parmi ses objectifs principaux : renforcer les capacités et les connaissances au sein de la main-d'œuvre autochtone en santé mentale, accroître l’accès à des outils de mieux-être autodéterminés en réponse aux impacts de la COVID-19, et favoriser la reconnexion et le partage de savoirs entre les communautés grâce à une approche holistique axée sur les forces.

Ces ressources ont été créées en intégrant les savoirs autochtones, avec un accent particulier sur les perspectives autochtones. Bien qu’elles s’adressent d’abord aux communautés autochtones, elles peuvent également être utiles à toute personne œuvrant dans le domaine du mieux-être mental.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ Le FPWC et toutes les personnes ayant participé à la rédaction de cette publication déclinent toute garantie en ce qui concerne l’exactitude ou l’actualité de la publication et se déchargent expressément de toute responsabilité, que ce soit dans le cadre d’un contrat ou en cas de négligence à l’égard de toute personne susceptible de l’emprunter ou de l’utiliser. Il est entendu que les membres du FPWC, les auteurs ou les individus concernés autrement dans la création de cette boîte à outils ne sont pas responsables de l’exactitude ou de l’actualité du contenu, des conséquences de toute action entreprise sur la base des informations de la présente publication ou pour toute erreur ou omission contenue dans ce document.

Aucune personne ayant participé à cette publication ne cherche à fournir des conseils juridiques, comptables, médicaux ou autres conseils professionnels. Si de tels conseils ou une assistance spécialisée sont nécessaires, il est recommandé de faire appel à un professionnel compétent ou à une professionnelle compétente. L’analyse présentée ici ne doit pas être interprétée comme une politique officielle ou officieuse d’un organisme gouvernemental.

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Introduction La planification d’événements et de formations réussis représente une grande responsabilité pour toute collectivité, particulièrement au sein des communautés autochtones. Qu’il s’agisse d’organiser des cérémonies culturelles, des ateliers ou des séances de renforcement des capacités, ces rassemblements sont bien plus que de simples événements : ils favorisent le renforcement des liens communautaires, la préservation des traditions et l’autonomisation des individus.

OBJECTIF Bien que chaque événement soit unique, certains éléments essentiels en assurent le bon déroulement. Ce « Guide de planification des événements communautaires » est un outil pratique conçu pour la main-d’œuvre autochtone du mieux-être responsable de planifier et d’animer des événements et des formations.

Nous reconnaissons les enjeux culturels, logistiques et sociaux liés à l’organisation de tels rassemblements au sein des communautés autochtones.

Ce guide propose une approche structurée de la planification d’événements, qui prend en compte les éléments essentiels tout en honorant les valeurs, les protocoles et les traditions au cœur de la vie des personnes et des communautés autochtones. De la planification initiale à l’évaluation finale, les événements peuvent prendre des formes variées. Toutefois, certains aspects clés garantissent le succès des activités communautaires. Ce guide offre des instructions étape par étape, ainsi que des conseils et des modèles pour vous accompagner dans l’organisation d’événements significatifs.

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Planification

INTRODUCTION L’organisation d’un événement communautaire exige de porter une attention particulière aux protocoles culturels, aux valeurs de la communauté et aux aspects logistiques afin d’assurer une expérience respectueuse, enrichissante et réussie.

Dans cette section, vous trouverez un guide complet qui vous aidera à réaliser le processus de planification, du concept initial jusqu’aux derniers préparatifs..

QUEL EST L’OBJECTIF DE L’ACTIVITÉ?

QUEL EST VOTRE BUDGET? • Établissez le budget disponible pour cet événement, afin d’en définir l’envergure et d’identifier les activités possibles.

• Parrainage/partenaires.

• Si le budget est limité, étudiez les possibilités d’établir des partenariats avec des organisations ou des entreprises pour soutenir l’événement.

En contrepartie, proposez-leur de faire figurer leur nom et leur logo sur le matériel promotionnel.

• S’agira-t-il d’un rassemblement culturel ou d’une formation? Quel est le public visé?

Rédigez une brève description qui pourra ensuite être utilisée pour faire la promotion de l’activité auprès de potentiels participants.

• L’événement correspond-il à la mission, à la vision et aux valeurs de votre organisation?

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QUELLE SERA LA DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT? L’objectif de l’événement et le budget qui lui est alloué permettront de déterminer sa durée et sa structure. Veuillez considérer les aspects suivants : Participants/public Considérer les besoins particuliers de certains groupes, comme les Aînés, qui peuvent éprouver des difficultés lors de longues journées.

Families Mettre en place des activités adaptées à tous les âges, si des familles sont attendues. Envisagez un partenariat avec des organisations communautaires pour offrir des services de garde d’enfants pendant l’événement, ce qui facilitera la participation des parents.

Nombre d’activités Évaluer s’il serait préférable de répartir l’événement sur plusieurs jours, si le budget le permet, afin d’accueillir toutes les activités prévues sans submerger les participants.

Commandite/Partenariats Envisager de solliciter le soutien d’organisations ou d’entreprises partenaires, si le budget est limité.

En échange, proposez-leur de faire figurer leur nom et leur logo sur le matériel promotionnel.

OÙ L’ÉVÉNEMENT AURA-T-IL LIEU? Pour déterminer le lieu où se tiendra l’événement, veuillez penser aux aspects suivants : Nombre de participants Vérifier que le lieu peut accueillir le nombre de participants prévu.

Superficie de l’endroit Confirmer que l’espace est approprié pour faciliter les déplacements et toutes les activités prévues.

Accessibilité S’assurer que le lieu est équipé d’ascenseurs et de rampes. Vérifiez aussi que vous avez accès à des fauteuils roulants et qu’il n’y a pas d’obstacles pour les participants et participantes qui ont des besoins spéciaux pour se déplacer.

Transport Déterminer si le lieu est accessible à pied ou en transport en commun, ou si le transport sera fourni. Pour les événements auxquels participent des personnes qui prennent l’avion, il est préférable d’envisager des lieux proches de l’aéroport.

Politiques du lieu Vérifier les politiques du lieu en ce qui concerne les pratiques culturelles (par exemple, la purification par la fumée) et la restauration (par exemple, choisir un traiteur de la communauté ou le traiteur qui est sur place).

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QUAND L’ÉVÉNEMENT AURA-T-IL LIEU? Le choix de la date de l’événement est essentiel.

OICI QUELQUES FACTEURS IMPORTANTS À PRENDRE EN COMPTE Les conflits d’horaire avec d’autres événements Veillez à ce que l’événement ne coïncide pas avec des vacances, des occasions spéciales (par exemple, la saison de la chasse) ou d’autres événements communautaires, à moins qu’il ne s’aligne sur ces derniers. Par exemple, évitez de programmer une activité de formation lors de la semaine de relâche, ou pendant un tournoi de hockey, car les participants pourraient avoir des responsabilités familiales liées à ces événements.

Facteurs saisonniers La période de l’année peut avoir une incidence sur les déplacements et la logistique, en particulier pour les habitants des régions nordiques ou éloignées. Les conditions météorologiques hivernales peuvent entraîner des fermetures de routes ou des annulations de vols, ce qui rend les déplacements plus difficiles.

Temps de préparation En fonction de la taille de l’événement, prévoyez une période de préparation d’au moins deux à six mois. Bien que l’élaboration d’un calendrier puisse sembler complexe, certains outils, tels que ce guide et le calendrier de travail ci-joint, peuvent simplifier le processus.

CONFÉRENCIERS/PERSONNES FACILITATRICES/FORMATEURS Empowerment and Participation Choisissez des conférenciers,des personnes facilitatrices ouand des treatment formateursplan. dontEmpower l’expertise correspond Involve youth in decisions about their care them to take an aux objectifs de active l’événement.

Dans la mesure du possible, privilégiez des personnes ayant des liens role in their mental wellness journey. avec la communauté d’accueil.

Cohérence avec les objectifs de l’événement Invitez des intervenants et intervenantes dont l’expertise et le message correspondent à l’objectif de l’événement.

Lien avec la communauté Dans la mesure du possible, choisissez des personnes-ressources qui connaissent la communauté concernée ou qui ont des liens avec la nation ou le territoire hôte. Ainsi, les membres de l’auditoire ressentiront une véritable connexion avec le conférencier ou la conférencière, en plus d’en apprécier la pertinence.

Sécuriser vos choix Une fois que vous aurez choisi vos personnes intervenantes, réservez-les. Demandez leurs informations de paiement pour vous assurer que le dépôt et le paiement sont traités rapidement.

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PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES Élaborez une liste claire des tâches à accomplir et de la répartition des rôles.

Prévoir des ressources supplémentaires le jour de l’événement.

Gestion de la charge de travail L’organisation d’un événement ajoute des responsabilités aux membres de l’équipe, surtout si ce dernier sort du cadre habituel de leur travail. L’élaboration d’une liste de tâches claire permet donc à chaque personne d’adapter son emploi du temps et d’établir des priorités de manière efficace.

Soutien supplémentaire le jour de l’événement Identifiez une ou deux personnes qui ne participent pas au processus de planification, mais qui pourront aider le jour de l’événement. Ces ressources pourront apporter une énergie nouvelle et se concentrer sur les besoins de dernière minute ou sur ceux qui surviennent de manière inattendue.

Soutien au bien-être mental sur les lieux de l’événement Envisager d’engager du personnel de soutien au bien-être mental sur les lieux de l’événement si des sujets émotionnellement difficiles doivent être abordés. Il est également recommandé d’imprimer plusieurs documents qui informent des ressources possibles de soutien en matière de santé et de bien-être mental (brochures, lignes d’assistance, etc.), auxquels les participants peuvent se référer.

NOURRITURE ET RAFRAÎCHISSEMENTS Planifiez des menus inclusifs qui tiennent compte des restrictions alimentaires et de l’état de santé des personnes présentes lors de l’événement. Proposez des options équilibrées et identifiées pour l’ensemble des participants et participantes.

LORSQUE VOUS PLANIFIEZ VOTRE MENU, TENEZ COMPTE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS Options diversifiées pour les personnes souffrant de restrictions ou d’allergies

Options équilibrées Choisissez des collations ou des repas nutritifs et variés.

Assurez-vous que les personnes ayant signalé des restrictions alimentaires ou des allergies puissent avoir accès à des aliments nourrissants et satisfaisants.

Restrictions alimentaires et allergies

Communication avec le personnel de restauration

Tenez compte des personnes qui souffrent d’allergies alimentaires, de celles qui ont des régimes précis (végétarien, sans gluten, etc.), qui présentent des problèmes de santé, comme le diabète, ou qui ont des aversions alimentaires.

Informez les traiteurs des allergies ou des restrictions alimentaires des personnes participantes, afin de garantir la sécurité de tous et de toutes.

Choix variés Le fait de proposer plusieurs options permet à chaque personne de choisir ce qui lui convient le mieux. Limitez les sodas et les jus de fruits; privilégiez plutôt l’eau et les substituts sans sucre.

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HÉBERGEMENT Si les participants ont besoin d’un hébergement durant l’événement, le fait de leur fournir une liste d’options intéressante peut simplifier leur expérience.

VOICI QUELQUES FACTEURS IMPORTANTS À PRENDRE EN COMPTE Coût Évaluez le coût de l’hébergement et décidez si le budget peut couvrir l’hébergement des personnes qui participent à l’événement. Il s’agit de trouver un équilibre entre le confort, la sécurité et le prix.

De nombreux hôtels proposent des tarifs spéciaux pour les réservations de groupe. Ils peuvent aussi réduire le prix des chambres lorsque l’événement a lieu sur place ou encore lorsque le service de traiteur leur est confié. Envisagez de discuter avec la direction de l’hôtel pour que les participants et participantes n’aient pas à fournir de carte de crédit pour s’inscrire.

Sécurité Veillez à ce que les logements soient situés dans des zones sûres, en particulier pour les gens qui ne connaissent pas la région. Demandez à l’hôtelier de confirmer que son personnel a suivi une formation sur la sécurité culturelle afin d’offrir un environnement accueillant pour tous.

Liste de ressources En fonction du type de rassemblement organisé, une liste de ressources pourrait être remise aux personnes qui assistent à l’événement, accompagnée d’informations de contact.

DÉPLACEMENTS Lorsque des Aînés et Aînées, des gardiens du savoir ou des animateurs sont invités à voyager, leurs frais de déplacement sont normalement pris en charge (repas, kilométrage entre le domicile et l’aéroport ou la gare, etc.). Si vous payez les frais de voyage de ceux et celles qui participent à l’événement, deux grandes approches peuvent être envisagées.

Remboursement Les personnes participantes organisent leur voyage et se le font rembourser par la suite. Bien que cette méthode offre une certaine flexibilité, elle peut être pesante, car les participants et les participantes doivent avancer l’argent avant d’être remboursés. Les responsables de l’organisation ont également moins de contrôle sur les dépenses; il est donc nécessaire d’établir des lignes directrices et de préciser les exigences en matière de dépenses (p. ex., ne pas couvrir la location d’une voiture, fournir des reçus, etc.).

Voyage organisé par l’organisme hôte En tant qu’hôte de l’événement, vous pouvez vous occuper des réservations de voyage pour les participants. Vous pouvez également faire appel à une agence de voyages qui se chargera de l’organisation, en tenant compte des préférences des personnes qui participent à votre événement. Afin de simplifier la coordination, veuillez prévoir des questions sur les heures de voyage préférées (matin, après-midi, soir) et sur les points de départ (aéroport ou gare) dans le formulaire d’inscription.

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ASPECTS CULTURELS L’intégration d’éléments culturels dans l’événement peut être vue comme une preuve de respect et peut favoriser les liens entre les communautés.

VOICI DES ASPECTS IMPORTANTS À CONSIDÉRER

AÎNÉS Participation à la planification et aux événements

• Étant donné la nature de l’événement, il est recommandé d’inclure les Aînés et Aînées dans le processus de planification, afin de guider le respect des protocoles, des cérémonies et des pratiques culturelles de la communauté.

Prières ou enseignements

• Invitez un Aîné ou une Aînée à prononcer des prières ou des enseignements d’ouverture et de clôture lors de séances de formation ou de rassemblements similaires.

Honoraires

• Le protocole habituel consiste à donner du tabac et à payer des honoraires aux Aînés et Aînées qui sont invités à donner des conseils pendant l’événement, à participer à la cérémonie ou à d’autres activités, comme les prières d’ouverture et de clôture. Vous devrez donc en tenir compte dans le budget.

JOUEURS DE TAMBOUR Participaction

• Invitez des joueurs et des joueuses de tambour à ouvrir et à clore un événement peut ajouter un élément culturel qui est porteur de sens. Il est toutefois recommandé avant toute chose de tenir compte des protocoles de la communauté et du budget.

Préparation

• Assurez-vous que les interprètes comprennent l’objectif de l’événement, ce qui permettra de guider le choix des chants (chants de bienvenue, chants d’honneur ou chants cérémoniels).

Conseils pratiques

• Prévoyez un endroit sûr pour ranger les instruments entre deux utilisations.

• Respectez les protocoles locaux, par exemple en offrant du tabac en guise de cadeau aux interprètes invités.

• Assurez leur confort en prévoyant de l’eau et des pastilles pour la gorge

MÉDECINE TRADITIONNELLE Utilisation

• Consultez les Aînés et Aînées ou les gardiens du savoir locaux pour savoir s’il est possible d’intégrer des éléments de médecine traditionnelle dans l’événement. Vous pourriez par exemple vouloir organiser une séance de purification pour commencer la journée d’une manière positive, pour démontrer votre gratitude ou pour apporter un soutien supplémentaire lors de discussions émotionnellement difficiles.

Préparation

• Coordonnez-vous avec les Aînés et Aînées ou les gardiens du savoir qui participent à l’événement pour déterminer qui apportera les remèdes traditionnels. En effet, certaines personnes peuvent préférer apporter leurs propres trousses, tandis que d’autres pourraient aimer mieux confier cette tâche à l’équipe qui organise l’événement. Une communication claire sur ce point garantira que cet aspect ne soit pas négligé.

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Cultural Considerations Chart, cont.

VOICI DES ASPECTS IMPORTANTS À CONSIDÉRER

CADEAUX Témoignages de votre appréciation

• Offrez des cadeaux aux personnes qui donnent de leur temps et qui partagent leurs connaissances ou leurs ressources (Aînés et Aînées, porteurs de connaissances, personnes qui viennent faire une présentation ou jouer du tambour).

Cadeaux pour les personnes qui participent à l’événement

• Si le budget le permet, envisagez d’offrir des cadeaux aux personnes qui assistent à votre événement.

S’approvisionner localement (si possible)

• L’achat de cadeaux auprès d’entreprises ou de créateurs autochtones locaux apporte un soutien concret à la communauté.

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PROGRAMME Une programmation bien pensée permettra au déroulement de l’événement d’être fluide et de satisfaire les attentes de tout le monde. Un programme bien équilibré doit prendre en compte la gestion du temps, la flexibilité, les objectifs de l’événement et les besoins des personnes participantes.

VOICI QUELQUES ASPECTS IMPORTANTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION Les objectifs de l’événement

La capacité des participants et participantes

Aménagez un emploi du temps flexible

Définir des objectifs clairs qui guideront la structure et le déroulement du programme. Par exemple, si l’événement est axé sur les enseignements culturels ou les pratiques traditionnelles, il faut prévoir suffisamment de temps pour permettre aux personnes participantes de discuter entre elles, avec les Aînés et Aînées et les gardiens du savoir.

Tenez compte de la capacité de l’auditoire à participer toute la journée. En regroupant les activités sur une seule journée, vous réduirez bien sûr les dépenses, mais les personnes qui assistent à votre événement risquent de se sentir pressées ou fatiguées.

Prévoyez suffisamment de temps pendant les activités et planifiez régulièrement des pauses pour permettre à tous et à toutes de se reposer, de réseauter ou de se ressourcer.

Des changements peuvent survenir à la dernière minute, il faut donc être prêt à s’adapter. Prévoyez une période tampon entre les activités afin de réduire le stress de toutes les personnes concernées et de permettre des ajustements inattendus.

Structurer les activités pour que les personnes participantes puissent suivre facilement le déroulement.

Par exemple, commencez par des présentations ou des activités brise-glace, passez ensuite aux activités principales et terminez par une synthèse ou un appel à l’action. Clarifiez les rôles et les responsabilités des membres du personnel :

Planifiez une progression logique tout au long de la journée

En fonction de la taille de l’événement et du nombre de personnes concernées, créez deux versions du programme : Première version — Déroulement : ce programme, remis aux personnes participantes, doit indiquer l’heure, le lieu, la description des activités et les noms des intervenants et des intervenantes.

VDeuxième version — Horaire de travail : Ce programme, destiné aux personnes ayant un rôle ou des responsabilités lors de l’événement, devra contenir les mêmes informations que le programme général, mais aussi des renseignements sur les rôles des membres du personnel, les tâches qui leur sont assignées, et sur le matériel et l’équipement nécessaire pour chaque activité, comme les présentations des personnes facilitatrices ainsi que les remises de cadeaux.

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La préparation INTRODUCTION La phase de préparation est essentielle pour assurer le succès d’un événement. Elle comprend des tâches importantes entourant la promotion de l’événement sur les médias sociaux, la mise en œuvre de campagnes de publipostage électronique et la création d’affiches. C’est aussi à cette étape que se déroulent les inscriptions et la confirmation des coordonnées des personnes participantes. Il est également important de faire le suivi auprès des personnes intervenantes, des fournisseurs, des participants et participantes clés afin de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Les derniers préparatifs logistiques (impression des documents, organisation de l’équipement et collecte des paiements) sont importants pour finaliser la préparation. Un dernier coup de publicité ou des rappels aux personnes participantes peuvent créer de l’enthousiasme et maximiser la participation.

PROMOTION DE L’ÉVÉNEMENT

CRÉATION DE L’AFFICHE

Faites la promotion de votre événement en utilisant différents moyens de communication : affiches, médias sociaux, campagnes de publipostage électronique, stations locales de radio. Créez votre matériel promotionnel en vous inspirant du thème de votre événement.

Vous pouvez imprimer des affiches et utiliser ce même visuel pour vos publicités électroniques. Répondez à ces cinq questions, puis ajoutez une brève description de l’événement :

UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX Utilisez l’affiche pour créer des messages de promotion de votre événement sur les médias sociaux. Partagez-les ensuite sur les comptes de médias sociaux de votre organisation ou de votre communauté, comme Facebook, Instagram, X et LinkedIn, pour atteindre un public plus large.

Incitez les organisations partenaires à participer à la promotion.

• À qui l’événement est-il destiné et qui l’organise?

• Que se passera-t-il lors de l’événement?

• Quand l’événement aura-t-il lieu, et combien de temps durera-t-il?

• Où aura-t-il lieu?

• Pourquoi organiser cet événement?

• Quel est l’objectif de l’activité?

MARKETING PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE Si l’événement est destiné à un auditoire précis, faites-en la promotion dans des canaux ciblés. Vous pourriez par exemple utiliser les listes d’adresses électroniques de votre organisation ou celles de vos partenaires. Lorsque vous envoyez un courriel à plusieurs destinataires, utilisez la fonction de copie conforme invisible (CCI) pour éviter que les personnes utilisent « Répondre à tous » et pour protéger les coordonnées des destinataires.

Afin de maximiser l’effet de votre affiche, assurez-vous de présenter l’information de manière concise, en réduisant le texte et les éléments graphiques. Assurez-vous que la conception reflète le thème de l’événement et l’identité visuelle de l’organisation, en utilisant par exemple des couleurs similaires ou en incorporant le logo de l’organisation.

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• Paiement prévu de l’entrée

PROMOTION LOCALE ET COMMUNAUTAIRE Considérez que certaines personnes ont peut-être un accès limité aux réseaux sociaux ou aux technologies, ou encore n’y ont pas accès du tout. En ce sens, il est important aussi d’imprimer des affiches et de les apposer dans les cliniques de santé locales, les épiceries ou les centres communautaires. Afin d’atteindre un public plus large, vous pourriez aussi faire appel à une station de radio locale pour diffuser l’information.

INSCRIPTION ET ENTRÉE PAYANTE $

INSCRIPTION EN LIGNE, EN PERSONNE OU SUR PLACE LE JOUR DE L’ÉVÉNEMENT • Offrez la possibilité aux gens de s’inscrire en ligne ou sur place.

Assurez-vous de noter les restrictions alimentaires des personnes participantes et leurs besoins en matière d’accessibilité. N’oubliez pas de recueillir leur formulaire de consentement pour la captation de photos et de vidéos.

• Vous pouvez créer les formulaires d’inscription à l’aide d’Eventbrite, de Google Forms et de Microsoft Forms.

• Indiquez les coordonnées d’une personne-ressource pouvant répondre aux questions et offrir un soutien en cas de difficultés pour s’inscrire.

ENTRÉE PAYANTE Si vous exigez un droit d’entrée pour participer à l’événement, plusieurs options s’offrent à vous pour suivre le paiement : • Billetterie en ligne y Il existe des billetteries en ligne pour la vente de billets (p. ex., Eventbrite, Eventcube, etc.).

• Paiement le jour de l’événement y Pour garder une trace des paiements, utilisez des billets de tirage ou des bracelets jetables comme billets d’entrée. Inscrivez ces informations sur la liste des personnes inscrites.

y Envisagez la mise en place de stations de vente de billets à différents endroits avant l’événement. Veillez à disposer d’un moyen de suivi précis, tel que des billets papier avec des numéros individuels ou une liste contenant les noms des personnes inscrites.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES À DEMANDER LORS DE L’INSCRIPTION RESTRICTIONS ALIMENTAIRES ET ALLERGIES • Demandez aux personnes participantes si elles ont des restrictions ou des allergies alimentaires afin de pouvoir leur offrir des repas adaptés à leurs besoins. Tous pourront ainsi profiter des rafraîchissements ou des repas proposés en toute sécurité, qu’ils aient une alimentation végétarienne, végétalienne, sans gluten, ou autre.

NOMBRE DE JOURS D’HÉBERGEMENT • Si l’événement comprend des déplacements ou s’il se déroule sur plusieurs jours, confirmez le nombre de nuitées d’hébergement dont les personnes participantes ont besoin. Vous simplifierez ainsi votre planification logistique tout en vous assurant que chaque personne profite d’un hébergement adéquat.

Certaines personnes peuvent vouloir être colocataires : assurez-vous de réserver l’hébergement adéquat.

PRÉFÉRENCES, VOYAGES, AUTRES INFORMATIONS • Demander des informations supplémentaires permet aux personnes de mettre en avant d’autres besoins en matière d’accessibilité et de mobilité, comme une préférence pour les chambres d’hôtel facilement accessibles ou au rez-de-chaussée, ou encore la proximité d’un ascenseur.

Elles pourraient aussi demander des interprètes ou des dispositifs d’aide à l’écoute.

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• Si vous vous occupez des déplacements des Aînés, des conférenciers et conférencières ou des personnes participantes, assurez-vous de connaître leurs heures de départ et d’arrivée ainsi que les lieux de prise en charge. Certains Aînés ont également besoin d’une personne pour les accompagner.

• Il se peut que vous souhaitiez éventuellement utiliser les photos et les vidéos captés durant l’événement.

Il est donc essentiel de faire signer un formulaire de consentement pour captation de photos et de vidéos à chaque personne ou de leur offrir la possibilité de ne pas être enregistrée ou photographiée.

SÉCURITÉ ET ACCESSIBILITÉ PLAN D’URGENCE • Si le lieu de l’événement dispose d’un plan d’urgence, assurez-vous que votre équipe et vous-même le connaissiez bien et l’adaptiez si nécessaire.

• Si aucun guide n’existe, créez-en un pour détailler les étapes à suivre lors de différentes situations d’urgence, comme des incendies, des urgences médicales ou des intempéries.

• Avant l’événement, partagez ce plan avec tout le personnel et les bénévoles. Assurez-vous que chaque personne comprend son rôle et ses responsabilités.

ACCESSIBILITÉ • Évaluez les lieux pour identifier les éléments d’accessibilité, comme les rampes d’accès, les places assises et les toilettes accessibles.

• Prévoyez une signalisation claire pour guider les personnes présentant un handicap vers ces installations.

Communiquez avec les participants et participantes avant l’événement pour répondre à leurs besoins en matière d’accessibilité.

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DERNIERS PRÉPARATIFS COURRIELS DE CONFIRMATION • Veillez à envoyer des courriels de confirmation quelques jours avant l’événement. Ces derniers contiendront les détails de l’événement et toutes les informations nécessaires : consignes, programmation, détails relatifs à l’hébergement ou au stationnement.

DERNIÈRES PUBLICATIONS DE L’ÉVÉNEMENT S’IL S’AGIT D’UN ÉVÉNEMENT GRAND PUBLIC • Si l’inscription à l’événement n’est pas obligatoire, envisagez un dernier tour de publicité sur les médias sociaux ou sur d’autres canaux promotionnels pour maximiser la participation.

y Vous pouvez créer gratuitement des sondages numériques en utilisant des outils en ligne comme Google Forms et Microsoft Forms, qui fournissent des modèles de sondage pour l’évaluation post-événement. y Bien que les sondages numériques soient plus pratiques pour l’analyse des données, certains participants peuvent avoir besoin d’aide pour les remplir et vont préférer une version papier. y Une autre option pour des échanges plus approfondis et plus significatifs est d’organiser un cercle de partage après l’événement. Selon la durée et le budget disponible, envisagez de rémunérer les personnes participantes.

SUIVI AUPRÈS DES FOURNISSEURS OU DES PERSONNES INTERVENANTES • Validez les aspects logistiques, les horaires d’installation et les derniers besoins auprès des personnes clés, afin de vous assurer que tout le monde est prêt.

IMPRESSION DE DOCUMENTS • Finalisez puis imprimez les documents nécessaires, comme la programmation de l’événement, la signalisation et les badges.

PRÉPARATION DES HONORAIRES • Préparer les honoraires à remettre aux Aînés, aux personnes intervenantes ou aux artistes.

ÉLABORATION D’UN BREF SONDAGE POUR ÉVALUER L’ÉVÉNEMENT • Après l’événement, distribuez un court sondage pour recueillir les rétroactions des personnes présentes et leurs idées pour les prochaines éditions.

• Astuce : Organiser un tirage au sort entre les personnes qui ont répondu à l’enquête est un excellent moyen d’augmenter le nombre de réponses!

MATÉRIEL • Anticipez le besoin d’équipements tels que des micros et des hautparleurs, en particulier si vous vous adressez à un public nombreux ou si des personnes malentendantes sont attendues.

• Si vous organisez une formation, prévoyez un grand écran, un projecteur et éventuellement un ordinateur et un podium. Il peut aussi être utile d’avoir à portée de main des câbles HDMI, des adaptateurs (USB ou USB-C), des barres d’alimentation (multiprise), des rallonges, des câbles et ports USB et du ruban adhésif en toile, en cas de problème technique.

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

17

Le jour de l’événement

INTRODUCTION Le jour de l’événement, arrivez tôt pour installer le lieu, vérifier l’équipement et régler tous les détails de dernière minute. Organisez une réunion matinale pour partager l’information avec l’équipe, les bénévoles, les fournisseurs et les personnes intervenantes pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle. Il est normal de ressentir du stress ou de la nervosité, mais vous devez rester calme et flexible. Une planification et une préparation minutieuses permettront d’assurer le bon déroulement de l’événement.

PRÉPARATIFS MATINAUX Réunion d’équipe Avant l’événement, organisez une réunion d’équipe pour revoir les rôles de chaque personne, finaliser les préparatifs et passer en revue l’horaire. Cette réunion permet de s’assurer que tout le monde comprend ses responsabilités et est prêt pour la journée à venir. Veuillez revoir le plan d’urgence et identifier le point de rendez-vous pour tout problème pouvant survenir pendant l’événement.

Aménagement du lieu Commencez à aménager l’espace de l’événement en installant les chaises, les décorations et la signalisation. Assurez-vous que l’aménagement de votre espace crée une atmosphère accueillante et favorise l’interaction entre les personnes participantes, ainsi que leur engagement. Veillez aussi à ce que la circulation dans la pièce soit fluide pour que l’expérience soit agréable.

Contrôle technologique Testez minutieusement tout le matériel technique (microphones, projecteurs, systèmes de sonorisation, etc.), afin d’éviter tout problème pendant l’événement. Cette étape garantit une expérience optimale pour toutes les personnes présentes.

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18

PROTOCOLES CULTURELS

Conservez la liste des personnes présentes afin de suivre l’évolution de la fréquentation et d’assurer un déroulement fluide.

ARRIVÉE DES AÎNÉS ET DES GARDIENS DU SAVOIR • Accueillir les Aînés ou les gardiens du savoir à leur arrivée, en les accompagnant et en les guidant.

Offrez-leur un espace confortable pour se reposer et expliquez-leur clairement le programme de la journée et leur rôle dans l’événement.

Si ces personnes arrivent seules, il est important de désigner un membre du personnel pour s’occuper d’elles (les aider pour les repas, leur fournir des rafraîchissements, etc.).

CONFÉRENCIERS ET ANIMATEURS • Confirmez le programme à l’avance avec les conférenciers ou les conférencières et veillez à ce qu’ils ou elles arrivent tôt pour se préparer. Remettez-leur l’horaire de la journée et assurez-vous de leur fournir le soutien technique et l’équipement nécessaire à leur présentation, comme un microphone, un projecteur ainsi que du matériel de présentation.

CÉRÉMONIES D’OUVERTURE • Le maître de cérémonie, si vous en avez désigné un, aura comme mandat d’accueillir les gens.

Cette personne présentera aussi la cérémonie d’ouverture, qui peut e traduire par une prière ou un chant, offerts par un Aîné ou une Aînée pour lancer l’événement de manière significative.

• Demandez au maître de cérémonie de présenter brièvement chaque personne intervenante, en mettant de l’avant leur parcours et leurs compétences, afin de susciter l’intérêt du public. Désignez un gardien ou une gardienne du temps pour chaque présentation afin de respecter l’horaire de l’événement et d’assurer une transition fluide entre les conférences ou les ateliers.

ACCUEIL SUR LE TERRITOIRE ET RECONNAISSANCE DES TERRES • Si vous ou un membre de l’équipe organisatrice êtes originaire du territoire, envisagez d’accueillir personnellement les gens. Si l’événement se déroule sur un autre territoire, il est respectueux de commencer par honorer les premiers gardiens de la terre et les nations hôtes.

PRESTATIONS CULTURELLES • Assurez-vous de satisfaire les besoins des artistes (espace, matériel et temps de préparation). Avant les prestations, présentez les artistes et informez le public de tout protocole pertinent.

Les artistes peuvent également vouloir fournir leurs propres instructions.

GESTION DU DÉROULEMENT INSCRIPTION • Installez une zone d’inscription où les participants et participantes peuvent s’inscrire à leur arrivée. Assurezvous que les badges et le matériel nécessaire sont prêts à l’avance pour que la distribution se fasse rapidement.

Accueillez chaleureusement les personnes qui assistent à votre événement et restez disponible pour répondre à leurs questions.

ATELIERS ET SÉANCES EN PETITS GROUPES • Pendant les ateliers ou les séances en petits groupes, assurez-vous que les salles sont adéquatement préparées avec tout le matériel nécessaire et qu’elles comptent assez de places assises. Il est également recommandé d’assigner un membre de l’équipe pour soutenir les personnes qui animent ou donnent des conférences, si nécessaire.

Cette personne responsable pourra être affectée à un seul atelier, ou se promener entre les différentes activités.

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

19

ALIMENTATION ET ACCUEIL

CLÔTURE ET DÉMONTAGE

RESTAURATION ET MISE EN PLACE DES ALIMENTS • Coordonnez-vous avec l’équipe de restauration pour que les stations de nourriture et de boissons soient installées dans une zone désignée, permettant un accès facile et une circulation fluide avant l’heure du repas.

CÉRÉMONIE DE CLÔTURE • La cérémonie de clôture est un excellent moyen de conclure un événement de manière significative.

Elle peut inclure des réflexions sur les activités de la journée, les moments forts ou les expériences vécues par l’auditoire. Si un Aîné ou une Aînée a ouvert l’événement, il est d’usage que cette même personne, ou un autre Aîné la clôture. C’est aussi l’occasion de remercier et de reconnaître toutes les personnes qui ont contribué à l’organisation de l’événement ou d’une autre manière et de les honorer.

• Veillez à ce que les ustensiles, les serviettes, les condiments et les assiettes ou les bols soient facilement accessibles. Si des Aînés sont présents, il est respectueux de les inviter à passer en premier et de prévoir un assistant ou une assistante pour les aider à prendre leur repas, si nécessaire.

• Afin de respecter la culture et les traditions, consultez les Aînés ou les membres de la communauté pour vous renseigner sur les protocoles alimentaires, comme la préparation d’un plat spirituel, etc.

CONSIDÉRATIONS DIÉTÉTIQUES • Si vous fournissez des repas ou des collations, inscrivez clairement les ingrédients et les allergènes qui se retrouvent dans les produits alimentaires.

Cette pratique permettra aux personnes participantes de faire des choix éclairés. Aménagez une section dédiée aux aliments qui s’inscrivent dans une diète particulière (végétarienne, sans gluten, sans noix, etc.). N’oubliez pas d’informer les participants de leur disponibilité. Préparez-vous à répondre aux questions ou à gérer les besoins diététiques imprévus pendant l’événement.

NETTOYAGE APRÈS ÉVÉNEMENT • Organisez une équipe de nettoyage et assignez-lui des tâches spécifiques, telles que le ramassage du matériel restant, le nettoyage des postes de restauration et l’emballage de l’équipement. Veiller à ce que le lieu soit en bon état après votre départ, dans le respect de l’espace et de la communauté.

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

20

Après l’événement EMBALLAGE ET EXPÉDITION

CARTES OU COURRIELS DE REMERCIEMENT

• Après l’événement, rassemblez puis emballez toutes les fournitures ainsi que le matériel et l’équipement utilisé.

Organisez les articles dans des boîtes désignées pour faciliter l’expédition ou le stockage. Emballez et étiquetez sécuritairement tout matériel devant être renvoyé aux fournisseurs ou aux commanditaires. En collaboration avec votre équipe, vérifiez que rien n’est oublié et que tous les articles sont comptabilisés.

• our démontrer votre reconnaissance, envoyez des cartes ou des courriels de remerciement aux personnes ayant participé à l’événement ainsi qu’aux conférenciers, aux conférencières et aux commanditaires. Dans la mesure du possible, rédigez des messages personnalisés pour les rendre plus significatifs et plus sincères.

• Si des photos ont été prises lors de l’événement, incluez des liens vers une galerie en ligne ou partagez les images choisies dans vos messages de remerciement afin de se remémorer l’événement et de célébrer les souvenirs créés lors de ce dernier.

RÉUNION D’ÉQUIPE • Prévoyez une réunion d’équipe pour faire le bilan de l’événement.

Encouragez les membres de l’équipe à partager les bons coups, leurs moments préférés et les difficultés rencontrées. Cette réflexion permet de célébrer les réussites et d’identifier les aspects à améliorer. Prenez des notes sur les éléments importants afin d’orienter la planification et le déroulement des futurs événements.

• Si vous n’avez pas remis de sondage de satisfaction lors de l’événement, c’est une excellente occasion de le faire.

Vous pourrez ainsi recueillir les rétroactions auprès des personnes qui ont participé ainsi que des intervenants et intervenantes.

Ces commentaires seront importants pour la planification de vos futurs événements.

PUBLICATION D’UN MESSAGE DE SUIVI DE L’ÉVÉNEMENT SUR LES MÉDIAS SOCIAUX

ANALYSE DES DÉPENSES

• Après l’événement, faites un récapitulatif des faits marquants sur les réseaux sociaux. Vous pouvez aussi en profiter pour publier des photos et exprimer votre gratitude aux participants et participantes. Vous soutiendrez ainsi l’engagement de la communauté et vous susciterez de l’intérêt pour vos événements futurs. Cependant, veillez à ne partager que les photos des personnes ayant donné leur consentement.

• Une fois que toutes les factures ont été payées, analysez les coûts de l’événement en comparant vos estimations budgétaires avec les dépenses et les recettes réelles.

Identifiez les écarts éventuels, afin de comprendre leurs conséquences sur les fonds liés à la programmation et sur la prochaine planification budgétaire. Cette analyse offre des informations essentielles pour améliorer la planification financière et l’allocation des ressources lors d’événements futurs.

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Pièces jointes 1. Listes de contrôle 2. Formulaire d’inscription 3. F ormulaire de consentement pour captation de photos et de vidéos 4. Formulaire d’honoraires 5. Tableau de planification des événements 6. Modèle d’horaire de travail 7. Sondage d’évaluation

NOTES

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22

Liste de vérification pour la planification 1. OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT

* Définir l’objectif de l’événement

(rassemblement culturel ou formation)

* Identifier le public visé * Rédiger une brève description de l’événement à des fins promotionnelles

2. BUDGET

* Déterminer le budget * Explorer les commanditaires et partenaires potentiels

3. DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT

* Fixer la durée de l’événement en fonction de la capacité du public et du budget

4. VENUE SELECTION

* Créer une liste de lieux potentiels qui

correspondent à la taille de l’événement et aux exigences en matière d’accessibilité

* Vérifier l’accessibilité des lieux

(p. ex., présence de rampes d’accès ou d’ascenseurs) et les politiques en matière de pratiques culturelles (p. ex., purification par la fumée)

* Réserver le lieu de

l’événement rapidement

5. DATE DE L’ÉVÉNEMENT

* S’assurer que la date de l’événement

ne coïncide pas avec d’autres événements du programme, des occasions spéciales ou des vacances (p. ex., la saison de la chasse, les vacances de mars, etc.)

* Tenir compte des enjeux de déplacement en fonction de la période de l’année (p. ex., les fermetures de routes dans les régions nordiques)

6. É TABLIR UN CALENDRIER DE PLANIFICATION

* De deux à six mois, selon l’envergure de l’événement

* Utiliser un calendrier de travail pour définir les principales étapes

7. CONFÉRENCIERS ET FORMATEURS

* Choisir des conférenciers, des personnes facilitatrices ou des formateurs dont l’expertise correspond à l’objectif de l’événement et qui connaissent le public ou le territoire hôte

* Réserver les intervenants et intervenantes

et collecter leurs informations de paiement afin de garantir que le dépôt et le paiement soient traités rapidement

8. STAFF

* Désigner la personne responsable de l’événement comme point de contact principal

* Créer une liste de tâches et déléguer les rôles au sein de l’équipe

* Prévoir des personnes supplémentaires pour aider le jour de l’événement (qui, de préférence, ne participent pas à l’organisation)

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23

9. NOURRITURE ET RAFRAÎCHISSEMENTS

* Prévoir d’offrir de la nourriture (même des collations légères) en fonction du budget

* Choisir des options alimentaires

saines et qui répondent aux besoins des personnes participantes, en tenant compte des restrictions alimentaires ou des problèmes de santé (par exemple, diabète, allergies)

10. HÉBERGEMENT

* Préparer une liste d’hébergements présélectionnés

* Tenir compte du prix de l’hébergement et du confort des participants; couvrir les frais pour les Aînés, les gardiens du savoir et les personnes qui les accompagnent pour les aider, ainsi que pour les personnes facilitatrices

12. ASPECTS CULTURELS

* Encourager la participation des Aînés et des jeunes à la planification de l’événement et aux activités (par exemple, prières d’ouverture et de clôture)

* Faire appel à des personnes qui jouent

du tambour, si nécessaire (s’assurer que ces personnes connaissent les protocoles de l’événement)

* Consulter les Aînés sur l’intégration des remèdes traditionnels

13. CADEAUX

* Acheter des cadeaux pour les Aînés,

les gardiens du savoir, les personnes qui sont venues jouer du tambour et les différents intervenants et intervenantes

14. HORAIRE

* P lanifier une programmation équilibrée et flexible

11. DÉPLACEMENTS

* Prendre en charge les déplacements des Aînés, des gardiens du savoir et des responsables de l’animation (ce qui comprend les repas et le kilométrage)

* Élaborer un plan de travail destiné aux membres du personnel (où figurent les rôles de chaque personne et les détails de l’équipement)

* Déterminer si les frais de voyage

seront remboursés, si les réservations doivent être faites directement ou si des honoraires de voyage seront accordés

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24

Liste de vérification pour la préparation 2. INSCRIPTION ET ENTRÉE PAYANTE

1. PROMOTION DE L’ÉVÉNEMENT

* Inscription en ligne

* Concevoir une affiche

• Mettre en place un formulaire

• Veiller à ce que les informations

d’inscription en ligne (Eventbrite, Google Forms, etc.)

suivantes y figurent :

• Le public cible et la personne qui l’organise

• Désigner une personne responsable qui s’occupera d’aider au processus d’inscription

• Les activités prévues • Les dates de l’événement et la durée

* Entrée payante

• Le lieu

• Choisir le mode de paiement :

• L’objectif de l’événement

• Plateforme d’événements en ligne

• S’assurer que la conception visuelle

• Paiement sur place (billets de tirage ou bracelets)

soit simple et cohérente avec le thème de l’événement ainsi qu’avec l’identité visuelle de l’organisation

• Billets en prévente à différents endroits

• Faire le suivi des paiements et des

* Engagement dans les médias sociaux

présences à l’aide de billets ou de listes de noms

• F aire la promotion de l’événement

sur les plateformes de médias sociaux (Facebook, Instagram, X, LinkedIn)

* Informations complémentaires à obtenir

• Demander aux partenaires de partager

• Restrictions alimentaires et allergies

l’événement sur leurs plateformes

• Besoins en matière d’hébergement

* Marketing par courriel

(nombre de jours, chambres partagées)

• Utiliser des listes d’adresses

• Préférences de voyage et besoins

électroniques pour faire une promotion ciblée

en mobilité

• Consentement à la captation

• Envoyer des courriels en utilisant

de photos et de vidéos ou refus

la fonction CCI pour protéger les informations du destinataire

* Promotion locale et communautaire • Imprimer des affiches et les distribuer

localement (dans les cliniques, les épiceries et les centres communautaires)

• Communiquer avec les stations

de radio locales pour faire la promotion de l’événement

• Demander aux partenaires de faire de la promotion lors de leurs événements ou programmes

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

25

3. SÉCURITÉ ET ACCESSIBILITÉ

* Plan d’urgence • Élaborer un plan d’urgence

(incendie, soins médicaux, conditions météorologiques, etc.) et veiller à ce que le personnel et les bénévoles soient conscients de leur rôle

* Accessibilité • Visiter le lieu pour vérifier s’il y

a des rampes d’accès, des chaises, des toilettes accessibles, une signalisation claire

• Communiquer avec les personnes participantes pour connaître leurs besoins spécifiques en matière d’accessibilité

NOTES

4. DERNIERS PRÉPARATIFS

* Envoi des courriels de confirmation • Inclure les détails de l’événement,

les horaires, les renseignements à propos de l’hébergement et les informations sur le stationnement

* Dernière relance publicitaire • Faire un dernier coup de publicité

si c’est un événement qui ne nécessite pas de s’inscrire

* Suivi auprès des fournisseurs et des intervenants

• Confirmer les heures d’installation

ainsi que les demandes logistiques (p. ex., équipement nécessaire, biographies des présentateurs, etc.) auprès des fournisseurs et des intervenants et intervenantes

* Matériel d’impression • Imprimer les programmes

d’événements, la signalisation et les badges

* Préparation des honoraires • Préparer l’argent pour payer les

honoraires des Aînés, des gardiens du savoir, des conférenciers et conférencières ou des artistes

* Création d’un sondage après l’événement • Concevoir un bref sondage pour recueillir les commentaires des personnes participantes

* Équipement • S’assurer d’avoir l’équipement

nécessaire (micros, haut-parleurs, ordinateurs portables, projecteurs, etc.)

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

26

Liste de vérification pour la veille 1. EQUIPMENT

* Préparer l’équipement

NOTES

• S’assurer d’avoir tout l’équipement nécessaire (micros, haut-parleurs, projecteurs, écrans, ordinateurs, podiums, etc.)

• Garder des câbles HDMI,

des adaptateurs, des barres d’alimentation, des rallonges et du ruban adhésif à portée de main pour les besoins techniques

• Tester l’équipement tôt dans la journée

2. PRÉPARATION DU LIEU

* Choisir un lieu propice à l’engagement des personnes participantes

* S’assurer que tous les cadeaux et articles promotionnels sont emballés et prêts à être distribués

* Aménager le bureau d’inscription

et y entreposer le matériel nécessaire, imprimé et bien classé

3. RESPONSABILITÉS DE L’ÉQUIPE

*

Réunion d’équipe

• Discuter des rôles et des derniers

plans avec l’équipe, les bénévoles, les fournisseurs et les personnes intervenantes

• Analyser le programme de l’événement, le plan d’urgence et les coordonnées des personnes à contacter en cas de problème

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

27

Liste de vérification pour le jour de l’événement 1. PRÉPARATIFS MATINAUX

* Reconnaissance des terres • Souhaiter la bienvenue sur le territoire,

* Réunion d’équipe/rassemblement • Organiser une réunion motivante pour lancer l’événement

• Veiller à ce que chaque personne dispose des outils et des informations dont elle a besoin pour remplir son rôle

3. GESTION DU DÉROULEMENT

* Inscription

* Vérification de la mise en place du site

• Accueillir les personnes participantes

• Disposer les places assises,

et noter leur présence

les décorations et la signalisation

• S’assurer que la configuration de l’espace favorise l’interaction et l’engagement.

* Conférenciers et animateurs • Confirmer le programme avec

les intervenants et s’assurer qu’ils arrivent à l’avance pour s’installer

* Vérification technologique • Tester les microphones, les projecteurs,

• Fournir l’équipement et le soutien

les systèmes de sonorisation et tous les autres équipements afin d’éviter les problèmes techniques durant l’événement

technique (microphones, projecteurs, etc.)

• Demander au maître de cérémonie

de présenter chaque personne intervenante et de contrôler le temps de parole pour que l’événement se déroule selon l’horaire

2. PROTOCOLES CULTURELS

* Arrivée des Aînés ou des gardiens du savoir

* Prestations culturelles

• Accueillir les Aînés ou les porteurs

du savoir et leur proposer une aire de repos confortable

• S’assurer que les artistes disposent

de l’espace, de l’équipement et du temps nécessaires pour se préparer

• Expliquer le programme de la journée et leur rôle dans l’événement

• Présenter les artistes et donner des conseils au public sur le protocole

* Cérémonie d’ouverture

* Ateliers et séances en petits groupes

• Confier l’accueil des personnes

participantes et la présentation de la cérémonie d’ouverture au maître de cérémonie

• Veiller à ce que les salles de réunion soient équipées de chaises et du matériel nécessaire

• Inviter un Aîné ou une Aînée à prononcer une prière ou un chant d’ouverture pour lancer l’événement

si originaire de la région, ou commencer par une reconnaissance du territoire si l’événement se déroule sur un autre territoire que le vôtre

• Les membres de l’équipe sont

responsables d’assister les intervenants et intervenantes en cas de besoin et de modérer le temps de discussion

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

28

4. ALIMENTATION ET HÔTELLERIE

* Restauration/Planification des repas • Préparer les postes de restauration

avant l’heure du repas et veiller à ce que les participants et participantes y aient facilement accès

• Assister les Aînés en premier et leur fournir de l’aide pour les repas

* Considérations diététiques • Étiqueter clairement les aliments en indiquant les ingrédients et les allergènes qu’ils contiennent

• Aménager une zone dédiée aux

aliments qui s’inscrivent dans une diète particulière (p. ex., végétarienne, sans gluten, etc.)

5. CLÔTURE ET DÉMONTAGE

* Cérémonie de clôture • Réfléchir aux activités de la journée,

mettre en évidence les moments forts et partager les expériences vécues par l’auditoire

• Demander à l’Aîné ou l’Aînée qui

a ouvert l’événement de le clôturer

• Honorer et remercier les membres de l’équipe d’organisation et les bénévoles de l’événement

* Nettoyage • Assigner des tâches de nettoyage

(p. ex., emballer le matériel, nettoyer les postes de restauration)

• Veiller à ce que le lieu soit laissé en bon état et respecter l’espace et la communauté

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29

Liste de vérification post-événement 1. EMBALLAGE ET EXPÉDITION

* Rassembler toutes les fournitures ainsi que le matériel et l’équipement utilisés pendant l’événement

* Ranger les articles dans des boîtes

désignées pour le stockage ou l’expédition

* Emballer et étiqueter en toute sécurité

le matériel à renvoyer aux fournisseurs ou aux commanditaires

* Vérifier que tous les articles sont

comptabilisés et que rien n’est oublié

2. BILAN/RÉUNION D’ÉQUIPE

* Organiser une réunion pour faire le bilan avec l’équipe

* Discuter des bons coups, des moments préférés et des difficultés rencontrées

* Identifier les aspects à améliorer pour les futurs événements

4. P UBLICATION D’UN MESSAGE DE RÉCAPITULATION SUR LES MÉDIAS SOCIAUX

* Publier des messages sur les médias sociaux récapitulant les points forts de l’événement

* Partager les photos de l’événement (s’assurer que les participants ont donné leur consentement pour la diffusion des photos)

5. ANALYSE DES DÉPENSES

* Payer toutes les factures et faire tous les autres paiements

* Comparer les prévisions budgétaires

avec les dépenses et les recettes réelles de l’événement

* Analyser les écarts et évaluer leurs conséquences sur les finances du programme

3. C ARTES OU COURRIELS DE REMERCIEMENT

* Envoyer des cartes de remerciement ou

des courriels personnalisés aux personnes ayant participé à l’événement ainsi qu’aux conférenciers, aux conférencières et aux commanditaires

* Inclure des liens vers des photos

ou une galerie en ligne, s’il y a lieu

* Envoyer un sondage d’évaluation

post-événement pour recueillir les commentaires des personnes qui ont participé ainsi que des intervenants et intervenantes

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

30

Formulaire d’inscription [Inscrire Le Nom De L’organisation/De L’événement]

[Lieu de l’événement] | [Date de l’événement]

Description de l’événement: Renseignements personnels:

Prénom

Nom de famille

Nom préféré (si différent)

Pronoms Courriel :

Travail*

Autre

Téléphone :

Travail*

Autre

Adresse :

Travail*

Autre

Affiliation à une communauté ou à une organisation

Fonction/Titre

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

31

Formulaire de consentement à la captation de photos et de vidéos Note importante : Ce formulaire est un modèle conçu pour être adapté. Veuillez vous assurer qu’il est modifié afin de respecter les protocoles culturels et les exigences en matière de protection des savoirs propres à toute communauté autochtone concernée. Une attention particulière doit être portée à l’obtention d’un consentement éclairé et à la reconnaissance et la protection des savoirs autochtones tout au long du processus.

Je consens à ce que [insérer le nom de l’organisation], ses employé·e·s ou ses représentant·e·s prennent des photographies, des vidéos ou des enregistrements numériques de moi, et à ce qu’ils les utilisent dans tous les types de médias, maintenant et à l’avenir.

Je consens également à ce que mon nom et mon identité soient révélés dans les textes descriptifs ou les commentaires.

Je cède à [insérer le nom de l’organisation], à ses représentant·e·s et à son personnel, tous les droits de diffuser, de présenter et de commercialiser cette captation, en format électronique ou imprimé, dans des contextes publics ou privés. Je renonce à tous mes droits, réclamations ou intérêts concernant l’utilisation de mon image ou de mon identité dans quelque média que ce soit. Je renonce aussi à mon droit de regard ou d’approbation sur les supports finaux ou tout autre matériel intégrant ces captations.

Je comprends que je ne recevrai aucune rémunération, financière ou autre, pour l’enregistrement de ma personne, que ce soit pour une diffusion initiale ou ultérieure.

Je comprends également que [insérer le nom de l’organisation] n’est pas responsable de toute dépense ou responsabilité encourue à la suite de ma participation à cet enregistrement, y compris les frais médicaux liés à toute maladie ou blessure en découlant.

Nom (en lettres moulées)

Prénom

Nom

Téléphone

Adresse postale Boîte postale

Ville

Province

Code postal

Certifications

Signature Date Signature du parent/tuteur

(si la personne qui signe a moins de 18 ans) Témoin

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32

Feuille d’honoraires [Inscrire Le Nom De L’organisation] Inscrire le titre du projet Inscrire la date

#

Nom (En Lettres Moulées)

Adresse

|

Inscrire le lieu | Inscrire l’adresse

Numéro De Téléphone

Montant Des Honoraires

Montant De La Demande De Remboursement De Frais De Déplacement (S’il Y A Lieu)

Signature *

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

33

Tableau de planification des événements Organisateur principal

Tâche

Personne(s)

Date

responsable(s)

d’échéance

Notes

4

q

PLANIFICATION BUDGÉTAIRE • Déterminer le budget alloué à l’événement • Chercher des partenaires susceptibles de prendre en charge les coûts • Dresser la liste des frais prévus (p. ex., le lieu, le traiteur, les honoraires des conférenciers, les fournitures, les autres honoraires, le transport, etc.)

• Allouer des fonds pour faire face à d’éventuelles dépenses imprévues • Soumettre les demandes de chèques (honoraires, frais de voyage, fonds de caisse, etc.)

• Assurer le suivi des finances (frais d’inscription, dépôts, achats, etc.)

• Régler les factures finales • Analyser le budget et les données réelles

q

TÂCHES LIÉES À L’INSCRIPTION ET À L’ADMINISTRATION • Créer et gérer des formulaires d’inscription • Assurer le suivi des inscriptions des personnes participantes et effectuer la mise à jour de la liste • Assumer le rôle de personne responsable de l’inscription et répondre à toutes les questions • Préparer les badges et le matériel d’inscription • Envoyer des courriels de rappel aux personnes inscrites (p. ex., les détails de l’événement, l’hébergement, le transport, etc.)

LOGISTIQUE

q

• Réserver un lieu et se coordonner avec le personnel de l’endroit • Organiser l’hébergement et les déplacements • Explorer les options et confirmer les conférenciers, les personnes responsables de l’animation ou les Aînés • Coordonner et organiser le personnel supplémentaire pour soutenir l’événement • Diriger les réunions de l’équipe, du personnel et des aides.

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

34

Event Planning Chart, cont.

Personne(s) responsable(s)

Tâche

Date d’échéance

Notes

4

q

TÂCHES DE PROMOTION DES ÉVÉNEMENTS • Concevoir l’affiche de l’événement • Publier sur les plateformes de médias sociaux • Approcher les stations de radio locales et les centres communautaires • Élaborer des campagnes par courrier électronique et envoyer les courriels • Embaucher ou désigner des responsables des médias (photos, vidéos, médias sociaux, etc.)

• Créer un sondage d’évaluation post-événement • Envoyer des cartes de remerciement et un sondage d’évaluation post-événement

q

MATÉRIEL ET ÉQUIPEMENT • Commander des fournitures pour l’événement • Créer et imprimer des calendriers d’événement, des programmes, des badges, des ressources, etc • Acheter des cadeaux pour les Aînés et Aînées, les gardiens du savoir, le maître de cérémonie, les personnes responsables de l’animation, etc. Prévoir aussi des prix pour les tirages et pour l’entrée • S’assurer que le matériel technique est disponible ou loué (p. ex., haut-parleurs, micros, podiums, ordinateurs, etc.)

• Installer l’équipement ou se coordonner avec l’équipe audiovisuelle pour s’assurer que tout est prêt et fonctionnel • Coordonner le nettoyage, l’emballage et l’expédition de l’équipement

CONSIDÉRATIONS CULTURELLES • Identifier les Aînés et Aînées, les jeunes et les membres de la communauté susceptibles de participer à l’organisation de l’événement et communiquer avec eux

q

• Identifier les protocoles culturels ou communiquer avec quelqu’un qui peut vous aider • Rassembler le matériel (trousse de purification, offrande de tabac, remèdes, baies, tasse en cuivre, etc.)

• Identifier les personnes les mieux placées (membres du personnel, Aînés, gardiens du savoir, spécialistes de la culture) pour expliquer les protocoles lors de l’événement • Veiller à ce que les Aînés ainsi que les personnes qui les accompagnent disposent de tout ce dont ils ont besoin

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

35

Event Planning Chart, cont.

Tâche

ALIMENTATION, HOSPITALITÉ ET ACCESSIBILITÉ

Personne(s) responsable(s)

Date d’échéance

Notes

4

q

• Choisir les services de restauration et sélectionner des repas ou acheter de la nourriture • S’entendre avec le traiteur pour qu’il y ait des repas et des collations qui répondent aux besoins des personnes ayant des restrictions alimentaires • Veiller à ce que les repas et les collations soient préparés à temps • Prévoir les aides à l’accessibilité (p. ex. interprètes en langage des signes, appareils d’assistance)

GUIDE DE PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES

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Modèle d’horaire de travail [Date] | Pré-événement Heure

Tâche/Activité

Conférencier ou conférencière/ Personnel

Équipement/ documents

Lieu

11 h - 14 h

Réunion pré-événement et préparatifs

Personnel de l’hôtel, direction du FPWC, tout le personnel…

Agendas, cadeaux, etc.

Salle de réunion

14 h - 16 h

Mise en place de la table d’inscription

Mia, Jaisy, Lulu

Stylos, ordinateurs portables, imprimantes, agendas, badges, sacs, ressources, etc.

Hall

16 h - 19 h

Inscription des participants et participantes

Mia, Jaisy, Lulu

Stylos, ordinateurs portables, imprimantes, agendas, badges, sacs, ressources, etc.

Hall

16 h - 19 h

Inscription des participants et participantes

Trisha, Brianna

Agendas, badges, pochettes, ressources, etc.

Lobby

[Date] | Jour 1 Heure

Tâche/Activité

Conférencier ou conférencière/ Personnel

Équipement/ matériel

Lieu

7 h 30 - 9 h

Personnel sur place/Préparatifs

Personnel de l’hôtel, direction du FPWC, tout le personnel, personne facilitatrice

Agendas, cadeaux, etc.

Salle de réunion

8h-9h

Petit déjeuner

Personnel de l’hôtel, Mia

Tableau diététique

Salle A

9 h - 10 h

Cérémonie d’ouverture

Aîné ou Aînée, chef, gestionnaire

Podium, micro,personne facilitatrice, remèdes

Salle B

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37

Modèle d’évaluation post-événement 1.

Dans quelle mesure l’événement vous a-t-il satisfait ou satisfaite?

Peu satisfait ou satisfaite

2.

2

3

4

5

Très satisfait ou satisfaite

Dans quelle mesure pensez-vous que cette formation a été pertinente et utile pour votre travail?

Peu pertinente

3.

1

1

2

3

4

5

Très pertinente

Quels sont les principaux enseignements que vous avez tirés de cet événement?

4.

6.

Activité d’accueil Non pertinent Pertinent

Très pertinent

N’a pas participé

Premier intervenant ou première intervenante Non pertinent Pertinent

Très pertinent

N’a pas participé

Très pertinent

N’a pas participé

Première activité Non pertinent Pertinent

Deuxième intervenant ou intervenante

Dans quelle mesure avez-vous été satisfait ou satisfaite de la logistique?

Non pertinent Pertinent

1 = Très insatisfait ou insatisfaite

Deuxième activité

5 = Très satisfait ou satisfaite

Hébergement 1

2

3

4

Non pertinent Pertinent 5

Trousse de bienvenue

Activité de clôture

1

Non pertinent Pertinent

2

3

4

5

1

2

3

4

5

S. O.

S. O.

7.

Transport 1

2

3

4

5

2

3

4

5

8.

S. O.

Lieu 1

2

3

4

5

S. O.

N’a pas participé

Très pertinent

N’a pas participé

1

2

3

4

5

Très satisfait ou satisfaite

Avez-vous des commentaires supplémentaires concernant les activités ou la programmation?

2

3

4

5

S. O.

Cérémonie de clôture 1

Très pertinent

Activités 1

N’a pas participé

Dans quelle mesure avez-vous été satisfait ou satisfaite du contenu de l’activité?

Peu satisfait ou satisfaite

S. O.

Cérémonie d’ouverture 1

Très pertinent

S. O.

Courriels de communication

5.

Quelles séances avez-vous trouvées les plus pertinentes?

(Entourez votre réponse)

2

3

4

5

S. O.

Commentaires supplémentaires sur la logistique

9.

Avez-vous d’autres commentaires par rapport à l’événement?

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