CFO Benchmark: De impact van digitalisering op taks

BAROMETER

DE IMPACT VAN DIGITALISERING OP TAKS Digitalisering heeft een impact op de tax functie, blijkt duidelijk uit de resultaten van de CFO Barometer. In de toekomst staat ons een model zonder aangiftes te wachten, met en transparante communicatie met de administratie en bijgevolg een kortere doorlooptijd.

33 CFO MAGAZINE #222

MICHIEL RUYS EXECUTIVE DIRECTOR EY TAX CONSULTANTS CFO MAGAZINE #222 34

MATTHIAS PENNINCK EXECUTIVE DIRECTOR INDIRECT TAX BIJ EY

BELGIË HINKT DIGITAAL ACHTEROP Nee, de impact van de digitalisering houdt de finance professional niet meteen uit zijn slaap. Maar de resultaten van de CFO Barometer leggen wel bloot dat het bewustzijn groeit en de dingen bewegen. De tentakels van de digitalisering raken tig processen, maar vooral de grotere en internationale bedrijven gaan eerst overstag.  K RISTIEN COC K X |  JE RRY DE BRIE

BIO

MATTHIAS PENNINCK: kijkt terug op een achtergrond in btw en focust op elektronische facturatie en archivering.

Hij houdt de evolutie ervan scherp in de gaten en heeft een affiniteit met alles wat met technologie te maken heeft.

MICHIEL RUYS: houdt zich vooral bezig met taks-technologie. Hij is gespecialiseerd in indirecte taks, voornamelijk op Europees niveau. De meeste van zijn klanten komen bij hem voor digitalisering, het aanpassen van determinatie binnen hun systeem, om hun rapportering (end to end) te automatiseren.

Michiel laat de technologie los op hun indirecte taks-processen.

Aan het woord zijn EY-getrouwen Matthias Penninck en Michiel Ruys, die zich al jaar en dag behendig bewegen in de wereld van (indirecte) taks en bijbehorende technologie (zie kader onderaan).

Ze stuiten soms op verwantschap met de respondenten en onderbouwen stellingen vanuit een getraind taks-point-ofview. Afwachten is niet per se verkeerd, de digitale impact onderschatten wel.

(G)EEN PRIORITEIT OP DE AGENDA De 22% respondenten die de impact van digitalisering niet als hoogdringend op de agenda zetten, zijn wellicht kleinere bedrijven. Of organisaties waar de tech-

nologie iets minder belangrijk is. Het gebrek aan ressources en het vermoeden dat de verwachte impact te klein is, blijken de grote redenen te zijn. “Want ik ken niet echt een specifieke sector waar de automatisering nog niet is doorgedrongen”, zegt Michiel Ruys. “We zien dat een deel van de ondervraagde ondernemingen een omzet onder de 10 en 50 miljoen hebben en alleen actief zijn in België”, vult Matthias Penninck aan. “Dat kan een reden zijn waarom ze nog niet geconfronteerd werden met de (acute) vraag om te gaan digitaliseren. Kleinere organisaties kijken eerder naar de administratie en de autoriteiten; als die nog niet echt met digitalisering bezig zijn, nemen ze eerder een afwachtende houding aan.”

BELGIË VERSUS DE ANDERE LANDEN In België zijn er al een aantal digitale verplichtingen, bijvoorbeeld elektronische facturatie naar de overheid of rapportage. “Maar je kan het niet vergelijken met waar sommige andere landen op dat vlak al staan”, zegt Michiel Ruys.

“Uit ervaring weten we wel dat grote bedrijven die internationaal opereren heel bewust met digitalisering bezig (moeten) zijn omdat de vraag en de noodzaak er is”, vult Matthias Penninck aan. “Zij willen nieuwe technologieën aangrijpen, ook omdat ze zich dan meer kunnen bezighouden met analyses en added value-werk, eerder dan met de rapporta-

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Waarom sommige bedrijven beperkte digitale stappen zetten • Hoe Zuid-Amerika het voorbeeld geeft • Waarom onvoldoende digitalisering de overheid minder inkomsten oplevert

Gelooft u persoonlijk in een grote impact van de digitalisering op de huidige tax functie voor de toekomst?

22,50%

JA 77,50%

■ Ja 77,50 % ■ Nee 22,50 %

35 CFO MAGAZINE #222

In welke mate denkt u dat digitalisering de tax functie zal impacteren?

2,5% 45%

25% 27,50%

■ niet 2,50 % ■ beperkt 25 % ■ matig 27,50 % ■ ingrijpend 45 %

Gelooft u persoonlijk dat de digitalisering een positieve invloed zal hebben op de relatie tussen de belastingplichtige en de

overheid?

ges.” Dat verklaart meteen waarom bijna 80% ondervraagden wél een agendapunt van digitalisering maakt. De meesten zien digitalisering het eerst opduiken in finance en supply chain. Michiel Ruys: “Bij finance en taks gaat dit wellicht over - onder andere - het automatiseren van het inboeken van aankoopfacturen: scannen en herkennen van data op de factuur en die linken aan de bestelling.

Bij bepaalde processen nemen robots taken op zich; voor rapportages, extractie van data uit het ERP-pakket, enzovoort.”

FRAUDE DOET DIGITALISEREN Matthias Penninck: “Puur op het gebied van taks heeft de overheid een taak te vervullen. En die is om de schatkist qua belastingen te bewaken. Dat betekent: de inkomsten die ze verwacht te krijgen, moeten ook binnenkomen. Op Europees niveau zien we dat overheden zich meer en meer bewust worden van de kloof tussen wat ze zouden moeten innen en wat er in realiteit maar geïnd wordt. Dat geeft aan dat er fraude in het spel is of dat zaken onbelast blijven. De manier waarop we ondernemingen belasten en het wetgevend kader daarrond, dateert van een heel aantal decennia geleden.

Dus de logica om tot het innen van belastingen te komen en de sterk gewijzigde economie, doen ons in een evolutie belanden. Zuid-Amerika en Oost-Europese landen zijn bijzonder fraudegevoelig.

Autoriteiten daar grijpen de technologie aan om veel korter op de huid van de ondernemingen te zitten en dus meer btw-inkomsten binnen te rijven. Uit onderzoek blijkt dat die inkomsten de eerste jaren ook daadwerkelijk stevig stijgen.”

BELGIË HINKT ACHTEROP In Spanje en Italië - waar fraude ook een

aanwezig fenomeen is - was er altijd al

veel evolutie merkbaar rond het elektronisch indienen. Het vraagt natuurlijk een serieuze investering om al die plat21,95% formen op te zetten en te implementeren en België doet dat voorlopig niet. Maar op termijn zal het toch nodig zijn. “Als je JA 78,05% elektronische facturatie gaat verplichten tussen leverancier en klant, moet je ervoor zorgen dat het systeem daarrond werkt; dat de cashflow van de bedrijven niet naar beneden gaat door het niet-functioneren ervan“, zegt Michiel Ruys. “Als zo’n Europese verplichting er ■ Ja 78,05 % ■ Nee 21,95 % ooit komt, staan een aantal landen na

CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #222 36 #222 36

tuurlijk al een stapje voor. Maar ik heb er geen weet van dat Europa dat voorlopig van plan is.”

“Even de kat uit de boom kijken, is niet per se negatief”, springt Matthias Penninck in. “Zuid-Amerika heeft lang gewacht vooraleer een eigen zeer specifiek model in te voeren, ook rond de verplichte elektronische facturatie. Het continent keek lang genoeg naar de andere landen waar eerder een liberale benadering heerste, leerde uit de problemen en kwam later op de proppen met een model dat veel efficiënter is.”

Michiel Ruys: “We zien bij de algemene controles dat België toch nog heel wat werk manueel verricht. Er zijn al initiatieven genomen (door het opvragen van bepaalde extracties uit het systeem), maar ook daar merken we dat er niet altijd voldoende relevante informatie uit voortkomt om diepgaande analyses te maken. Andere landen zetten meer in op data analytics, gaan in systemen van de bedrijven kijken om zaken te detecteren.

België zette wat prille stappen, maar nog niet veel. En natuurlijk mist de staat zo heel wat inkomsten.”

INGEWORTELDE CONTROLE De manier van controle is de laatste twintig jaar weinig of niet veranderd. Bedrijven zitten op een massa data en toch blijkt het opvragen ervan niet de norm maar eerder de uitzondering. Dit heeft in de eerste plaats te maken met de wil van een overheid om hier iets aan te doen en geld in te investeren. Er is kennis nodig van bepaalde technologieën om de data te analyseren, een structurele aanpak en gedegen infrastructuur om met de gegevens om te gaan en een herscholing van het personeelsbestand. “Zolang dat btw-tekort niet te groot is, blijft de werkwijze naar ons aanvoelen op vandaag eerder onveranderd en trekt België nog niet de kaart van de digitalisering”, licht Matthias Penninck toe.

COMPLEXITEIT EN KOSTPRIJS Over de downside van het hele gebeuren, zegt Matthias Penninck: “Complexiteit en de hoge kostprijs komen telkens als eerste argumenten naar voren om digitalisering op de lange(re) baan te schuiven.

Bedrijven zien niet meteen een return on investment, ze moeten bepaalde processen bijsturen, hun ERP aanpassen om dat te kunnen doen. Denk ‘s aan de

Zijn er reeds projecten op het gebied van digitalisering gedefinieerd binnen de finance & tax afdeling van uw onderneming?

43,90%

JA 56,10%

MATTHIAS PENNINCK:

“De meerderheid van de bedrijven heeft echt de intentie om de dingen goed te doen.” complexiteit van die 28 - binnenkort 27 – landen in Europa; ik vind persoonlijk dat Europa iets te weinig kan doen om voor een uniform model te zorgen. Elk land werkt anders, waardoor ondernemingen die internationaal bezig zijn, geconfronteerd worden met een hoge kost om aan al de verschillende eisen naar inhoud en formaat te kunnen voldoen. Er is geen consistentie en dat maakt het gegeven een zeer zware en tijdrovende uitdaging.”

Over sommige projecten binnen die landen communiceert de overheid wel op tijd naar de bedrijven toe, maar de echte regelgeving en de praktische zaken komen pas redelijk laat in het proces naar boven. Michel Ruys licht toe: “Een maand of twee voor een verplichting van kracht wordt, vernemen ondernemingen pas alle details. Het is moeilijk om dan plots mensen vrij te maken van IT, taks, finance en zo meer om die nieuwe zaken binnen die korte tijdspanne te gaan testen en up & running te krijgen. En daar zien we problemen rond. Bedrijven zijn altijd op zoek naar één technologie die hen met alles helpt. Maar ook de tax technology providers hebben tijd nodig om dat voor land x of y te ontwikkelen. Vaak wordt lokaal gekeken welke partij(en) kunnen helpen. Afhankelijk van de snelheid

waarmee moet gereageerd worden, kiezen bedrijven niet zelden voor kleinere spelers. Met als gevolg: een groter kluwen en meer moeilijkheden om het finale overzicht te bewaren.”

DIGITALISERING RENDABEL? Wanneer precies de investering voor digitalisering rendabel wordt, hangt van een heel aantal factoren af. Matthias Penninck: “Finaal beogen we allemaal een win-winsituatie, zowel voor de overheid als voor de belastingplichtige. Ieder van ons lijkt overtuigd van de voordelen die een volledige digitalisering op langere termijn zou kunnen opleveren.

Alleen zijn er evenveel valkuilen die ervoor kunnen zorgen dat de kost aanzienlijk wordt omhooggedreven, zeker de eerste jaren. De projecten die op het vlak van digitalisering gewoontegetrouw eerst worden gekozen, zijn die met een eerder beperkte investering en een hoge return on investment. De structureel ingrijpende digitaliseringsprojecten die van iedereen een wijziging in de mindset vragen, worden sneller op de lange baan geschoven. De enige uitzondering daarop lijkt momenteel te liggen in de landen waar de overheid de verplichting om grondige maatregelen te nemen, oplegt aan de ondernemingen. Ik denk echt dat overheden, naast de ondernemingen zelf, een heel belangrijke invloed hebben op de snelheid waarmee de zaken zullen evolueren.”

POSITIEVE INVLOED 80% van de ondervraagden gelooft dat de digitalisering een positieve invloed zal

■ Ja ■ Nee

56,10 % 43,90 %

Bent u akkoord met de stelling dat door de digitalisering de waarde en het belang van tax compliance zal toenemen?

14,63%

JA 85,37%

■ Ja 85,37 % ■ Nee 14,63 %

37 CFO MAGAZINE #222

Houdt u rekening met een gewijzigd profiel (combinatie van finance/tax & IT) bij de aanwervingen?

48,78%

Nee 51,22%

■ Ja 48,78 % ■ Nee 51,22 %

hebben op de relatie tussen de belastingplichtigen en de overheid. “Ik denk dat de administratie altijd haar rol zal blijven vervullen naar de belastingplichtigen toe”, zegt Matthias Penninck. “De meerderheid van hen heeft echt de intentie om goed te doen. Bedrijven gaan gewoon niet graag naar een controle waarbij ze het gevoel krijgen dat de fiscus denkt dat ze iets te verbergen hebben. In dat opzicht is de digitale transparantie van data een pluspunt; tijdens gesprekken met de fiscus, zitten bedrijven daar met een ander gevoel, precies omdat ze alle info al elektronisch bezorgden. Hoe de administratie hiermee omgaat en hierop reageert, is even belangrijk.”

Denk u dat op het vlak van digitalisering de zaken minder snel zullen evolueren dan dat we vandaag soms denken?

21,95%

NEE 78,05%

■ Ja 21,95 % ■ Nee 78,05 %

CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #222 38 #222 38

HORIZONTAAL TOEZICHT In Nederland hanteert de overheid het model van horizontaal toezicht. De fiscus staat er veel dichter bij de belastingplichtige; dankzij de open communicatie tussen beide partijen zijn dingen er gemakkelijker bespreekbaar. De belastingplichtige is daar een klant, in België is dat helemaal anders. Matthias Penninck: “De vrees van bedrijven bij dit model was: wat als jullie iets vinden, hoe gaat jullie houding dan tegenover ons zijn? Gaan jullie keihard sanctioneren? Als de fiscus een gematigde approach heeft en niet meteen met straffen zwaait, biedt deze aanpak zeker voordelen. Onregelmatigheden die onbewust gebeurden, worden vastgesteld zonder het meteen over represailles te hebben. Ik denk dat het zeker een voordeel is dat het gevoel van ‘beschuldigde, sta op’ wegvalt.”

MICHIEL RUYS

“Met realtime reporting worden fouten sneller gedetecteerd. Op termijn vermindert de nood aan controle.”

GELOOF IN DE IMPACT Met de stelling dat digitalisering een grote impact heeft op de huidige taks-functie voor de toekomst, gaat meer dan 80% van de ondervraagden akkoord. “Ik denk dat in België het effect op korte termijn overschat en op lange termijn onderschat wordt”, zegt Matthias Penninck.

“Op lange termijn gaan we naar een model overschakelen zonder aangiftes, met een transparante communicatie met de administratie en bijgevolg een kortere doorlooptijd. In het huidige systeem hebben bedrijven nog weken de tijd om wijzigingen te doen in het ERP-systeem, handelingen terug te draaien. In sommige landen moeten bedrijven live data doorsturen vanuit het ERP-systeem. Dat betekent dat er geen tijd meer is om dingen aan te passen en dat het stressniveau verhoogt. In Spanje, bijvoorbeeld, moeten ondernemingen binnen de vier dagen na het uitreiken van een factuur of het boeken van een aankoopfactuur de gegevens doorsturen naar de autoriteiten. Dat wil zeggen dat die in orde moeten zijn want er kan meteen een controle

Naast de vele opportuniteiten gelinkt aan digitalisering, wat zijn volgens u de voornaamste aandachtspunten binnen tax?

volgen. En eventuele vragen vereisen een snel antwoord.

REALTIME RULES Overheden die een gecontroleerd model opleggen aan belastingplichtigen: het is geen fictie maar pure realiteit in Zuid-Amerika. De trend van (near) realtime reporting waait ook over naar Europa. Toch heeft 40% van de respondenten het gevoel niet voldoende controle te hebben over de data die ze met de overheid moeten delen. Michiel Ruys: “We kennen het niet in België. Bedrijven zijn bezorgd: wat verwachten ze van ons; wat komt eruit van informatie? Correcties die nu nog tijdens de voorbereiding van de aangifte kunnen gebeuren, zijn niet meer mogelijk als die dagelijkse rapportage een feit wordt. Als er nu zaken bovenkomen, moeten bedrijven meteen met een verklaring klaarstaan. Zeker als er ook controles worden ingebouwd tussen de verschillende Europese landen. Want met de verschillende regelgevingen, is de kans reëel dat er bij de ene wel en bij de andere geen btw vermeld staat. Wij merken soms dat een taks-manager niet altijd op tijd op de hoogte wordt gebracht wanneer er nieuwe business flows zijn, omdat supply chain of sales iets doen wat kan volgens het systeem, maar niet vanuit een takspoint-of-view. Met realtime reporting wordt dat sneller gedetecteerd. Op termijn vermindert de nood aan controle.”

60 60,98%

50 40



43,90%

43,90%

30 20





29,27%

19,51%

10

HET BELANG VAN TAKS-COMPLIANCE 87% bevraagden bevestigt dat digitalisering de waarde en het belang van taks-compliance doet toenemen. Matthias Penninck: “Bedrijven zijn er zich terdege van bewust dat als ze enorm veel data moeten aanleveren, het belang van compliance daardoor stijgt. Wat ze kenbaar maken op transactieniveau aan de administratie: dat is waardevolle informatie.

0

9,76% 2,44%

Wat is de kwaliteit ervan? Bekijken ze die eerst op voorhand? En dan is er natuurlijk ook de attitude van de administratie: als die sterk penaliserend is, krijg je een andere houding dan wanneer er samen naar een oplossing wordt gezocht. De waarde van data is veel minder waard als er niets of niet voldoende mee gebeurt. De overheid heeft hier de taak om haar eigen mensen om te scholen.”

■ ■ ■ ■

■ ■ ■

MISGELOPEN INKOMSTEN “Hoe fraudegevoeliger een land is, hoe groter de kans dat de overheid inkomsten misloopt. We kijken opnieuw naar het Zuid-Amerikaanse model. Facturen gaan bijvoorbeeld eerst naar de autoriteiten die ze na controle doorsturen naar de klant. De facturatieflow loopt daardoor niet meer rechtstreeks van leverancier naar klant, maar de autoriteiten fungeren hier als middleman”, aldus Matthias Penninck. “Europa mist 150 miljard aan inkomsten, (on)bewust niet of verkeerd geïnd of door de zwakheid van het systeem. 50 miljard daarvan is het

gevolg van cross border-transacties. Dat is de reden waarom Europa zoekt naar een definitief stelsel, een uniform model, waarbij je aangifte doet in het land waar je belastingplichtig bent. Plaatsbepalingsregels zijn belangrijk voor wie wat waar betaalt. Europa is van goede wil, maar heeft helaas te weinig slagkracht.

Beslissingen binnen Europa moeten unaniem worden genomen. De ideeën zijn goed, maar het eindresultaat is vaak maar een flauw afkooksel van het initiële voorstel. Vertrouwen en een goede communicatie tussen de lidstaten zijn cruciaal voor een digitale evolutie.” 

Veiligheid data 43,90 % Privacy issues 29,27 % Complexiteit 60,98 % Te veel aandacht op technology (gadget addiction) 2,44 % Opslagcapaciteit van data 9,76 % Doorlooptijd 19,51 % Kostprijs 43,90 %

CFO BAROMETER De CFO Barometer is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met EY. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.

39 CFO MAGAZINE #222