CFO Benchmark: De uitdagingen bij digitalisering

BENCHMARK

DE UITDAGINGEN BIJ DIGITALISERING Finance teams die inzetten op digitaliseren, komen heel wat obstakels tegen.

De eerste stap is het herkennen van die uitdagingen, maar nog veel belangrijk is ze overwinnen. In deze barometer gingen we op zoek naar de mogelijke oplossingen voor de hindernissen bij digitalisering.

CLAUS JEPSEN CHIEF TECHNOLOGY OFFICER BIJ UNIT4 CFO MAGAZINE #211 24

DIGITALISERING DRAAIT ROND MENSEN Digitaliseren, iedereen doet het, iedereen is er mee bezig. Maar vaak worden finance departementen in hun queeste naar meer efficiëntie door digitalisering geconfronteerd met heel wat obstakels en uitdagingen.. .  M AÏTÉ HO LVO ET

Claus Jepsen, Chief Technology Officer bij Unit4, bespreekt met ons welke evoluties we naar de toekomst toe in het digitaliseringslandschap mogen verwachten. “Unit4 focust hard op het ontwikkelen van next generation tools om te beantwoorden aan de noden van de klant. Vandaag wil niemand werken met ERP-pakketten.”

“Uit een recente enquête van Unit4 blijkt dat 74% van de gebruikers ERP werkelijk verfoeien. ERP is vaak te complex en niet gebruiksvriendelijk. We onderzoeken dus hoe onze klanten de systemen willen gebruiken en wat we kunnen doen om zoveel mogelijk te automatiseren. Met de digitalisering kunnen namelijk heel wat processen die tot voor kort manueel moesten gebeuren, zoals bijvoorbeeld het invoeren van facturen, geautomatiseerd worden. Met Unit4 willen we inzetten op next level automatisering, waar we machine learning en andere recente ontwikkelingen in artificiële intelligentie kunnen gebruiken om het gebruik van ERP veel efficiënter te maken. Het gaat hier niet over intelligente financiële oplossingen creëren, ik geloof niet in computer intelligentie. Ik geloof daarentegen

Ik geloof dat de meeste finance processen die vandaag nog manueel zijn, binnen vijf tot tien jaar volledig geautomatiseerd zullen zijn.

wel in het gebruiken van bepaalde algoritmes die bepaalde processen kunnen automatiseren en die saaie, manuele handelingen overbodig kunnen maken.”

“Als je kijkt naar de finance solutions op de markt vandaag, merk je op dat het merendeel van de processen sterk gereguleerd is. Er zijn heel wat wetten en regels waaraan die processen moeten beantwoorden. Die wetten en regels zorgen ervoor dat die processen eigenlijk redelijk gemakkelijk te automatiseren zijn. Ik geloof dus dat de meeste finance processen die vandaag nog manueel zijn, binnen vijf tot tien jaar volledig geautomatiseerd zullen zijn. Finance zal zich zo steeds meer focussen op analyse en interpreteren van informatie,” stelt Jepsen. Hij introduceert dan de term ‘management by exception’. Onder dit managementprincipe worden automatische processen gedefinieerd, die zonder controle of ingrijpen van hogerhand kunnen doorgaan, zolang er geen foutmeldingen opkomen of input die niet gematcht kan worden. Een medewerker springt dan dus ‘bij uitzondering’ in.

“Ik geloof dat in de nabije toekomst het merendeel van die processen ‘bij uitzondering’ zullen uitgevoerd worden.”

DE UITDAGINGEN BIJ DIGITALISERING Digitaliseren is niet zonder uitdagingen.

We zetten de belangrijkste even op een rij: - De organisatie heeft inefficiënte en niet-geïntegreerde business processen - In de organisatie is de data (nog) niet op orde - Er is onvoldoende leiderschap en wil

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Wat de grootste uitdagingen zijn bij digitalisering • Wat de mogelijke oplossingen zijn hiervoor #Tool #Processen #Digitalisering

Is digitalisering en automatiseren een prioriteit voor u?

6,12%

JA 93,88% ■ Nee ■ Ja

25 CFO MAGAZINE #211

We willen inzetten op next level automatisering, waar we machine learning en andere recente ontwikkelingen in artificiële intelligentie kunnen gebruiken om het gebruik van ERP veel efficiënter te maken de kijk op/verstand van de mogelijkheden van digitalisering - De financiële functie heeft onvoldoende mensen met de juiste kennis en vaardigheden om doorgedreven te digitaliseren - Er is onvoldoende budget dat toegewezen wordt om te digitaliseren - Digitaliseren is geen prioriteit voor de finance functie, er zijn te veel operationele beslommeringen - Er is onvoldoende draagvlak of ownership - De Raad van Bestuur en management stuurt onvoldoende op analyses en inzichten aangereikt door de fivan de CFO of Finance Manager om te nanciële functie digitaliseren Uit de enquête merken we op dat het - Binnen de financiële functie is er onvolfeit dat de data van de organisatie niet op orde is, het grootste obstakel is bij doende verander- en verbetercultuur digitaliseren. Jepsen: “Grotere bedrijven - De organisatie heeft inadequate hebben inderdaad vaak problemen met ICT-systemen om op verder te bouwen data. Zeker wanneer er meerdere enti- Het bedrijfsmanagement of de rest van de organisatie ziet nauwelijks de teiten zijn, gebeuren er rare zaken zoals voordelen in van digitalisering van de verschillende definities voor eenzelfde finance functie gegeven. Data en definities aligneren - De financiële functie heeft onvoldoen- kan dan zeker een belangrijke uitdaging zijn bij digitalisering en automatisering.

Het is ten sterkste afgeraden om te beIn welke domeinen van finance werkt u het meeste digitaal (Geef een score van 1 tot 5) ginnen met automatiseren wanneer er

4,0

geen eenduidige definitie bestaat.” De 3,5 tweede en derde grootste hindernissen zijn respectievelijk het feit dat de orga3,0 3,39 nisatie inefficiënte en niet-geïntegreerde 3,08 2,5 2,89 business processen heeft en dat de 2,0 2,52 medewerkers onvoldoende kennis en 2,3 vaardigheden hebben om doorgedreven 1,5 te digitaliseren.

1,0 En uiteraard gaat digitalisering ook 0,5 over change management. Claus Jepsen: “Eén van de grootste uitdagingen is 0,0 Y NT NT ING ING UR volgens mij gewoon loslaten. Het is heel ME ME LL AS NT E E O E U G G TR TR CO NA NA N C A A O moeilijk voor mensen om hun werkwijze A C KM ITM RIS ED R te veranderen. Mensen zijn geneigd om, C CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #211 26 #211 26

wanneer ze nieuwe tools implementeren, hun manueel proces te willen automatiseren zonder het proces eerst te herdenken. Wanneer men een nieuwe tool of systeem wil implementeren, is het essentieel om er eerst voor te zorgen dat de organisatie en de medewerkers klaar zijn voor verandering.”

MOGELIJKE OPLOSSINGEN Voor elke uitdaging die hierboven opgelijst werd, stelden we in de enquête ook een aantal mogelijke oplossingen voor.

We vroegen de respondenten om aan te vinken wat volgens hen de beste oplossingen waren.

Wanneer een organisatie inefficiënte en niet-geïntegreerde business processen heeft, kiezen de respondenten duidelijk voor een multidisciplinair team dat processen, data en systemen in kaart brengt, knelpunten inventariseert, en oplossingen bouwt en implementeert.

Daarnaast moeten processen met behulp van workflowapplicaties gealigneerd en gestandaardiseerd worden.

Twee andere populaire oplossingen zijn een projectmatige aanpak toe te passen om de processen te herinrichten en mensen dedicated vrij te maken voor procesverbetering om voldoende voortgang te kunnen boeken.

Als de data nog niet op orde is binnen de organisatie kiezen de respondenten voornamelijk voor het creëren van one single version of the truth, door datadefinities vast te stellen, een masterdatamanagementproces te installeren, een datawarehouse neer te zetten en unieke bronbestanden te creëren. Ook de oorzaak van ‘slechte’ data achterhalen, een verbeterplan maken en een eigenaar voor de uitvoering van het plan aanwijzen is cruciaal.

Bij onvoldoende verander- en verbetercultuur binnen de finance functie vinden de respondenten het belangrijk dat de CFO of Finance Manager het goede voorbeeld geeft. Ook een strategie waarin ‘quick wins’ worden uitvergroot, kan helpen, alsook het bouwen van een ‘case for change’ en die regelmatig binnen de financiële functie bespreken.

Inadequate ICT-systemen om op verder te bouwen vormen uiteraard ook een grote uitdaging. De respondenten gaven voorkeur aan twee oplossingen, enerzijds ICT hoger op de strategische agenda zetten en ICT bekijken als busi-

ness enabler, niet als een kostenport, en anderzijds een analyse maken van de ICT-systemen en de behoefte aan ICT laten overeenstemmen met wat de huidige ICT-systemen kunnen.

Bij de vraag naar mogelijke oplossingen wanneer het bedrijfsmanagement of de rest van de organisatie nauwelijks de voordelen inziet van digitalisering van de finance functie, zijn er volgens de respondenten tal van mogelijkheden. Meer dan de helft van de respondenten verkiest regelmatig uitleg te geven aan de business over waar de financiële functie mee bezig is, en laten zien hoe de business profijt heeft van een goed werkende financiële functie.

Wanneer de financiële functie onvoldoende kijk op of verstand heeft van de mogelijkheden van digitalisering, moet de CFO volgens de respondenten meer in gesprek gaan met de medewerkers over de business en moet hij/zij de medewerkers ideeën en best practices van andere organisaties laten bestuderen en daarop reflecteren.

Kennis en vaardigheden zijn cruciaal om te kunnen digitaliseren. Als de medewerkers onvoldoende kennis en vaardigheden hebben, blijkt uit de enquête dat de benodigde competenties in kaart gebracht moeten worden. Daaropvolgend moet nieuw personeel aangeworven worden. Belangrijk daarbij is open en transparant zijn richting medewerkers over het ontbreken van de benodigde kennis en vaardigheden.

Als er teveel operationele beslommeringen zijn en digitalisering daarom geen prioriteit is, stellen de respondenten voor om de missie, visie, strategie en doelstellingen samen met de organisatie te bespreken, en daar de belangrijkste financiële en niet financiële KPI’s uit afleiden.

De respondenten geven verder aan dat wanneer de Raad van Bestuur en management onvoldoende stuurt op analyses en inzichten aangereikt door de financiële functie, de CFO het goede voorbeeld moet geven en de analyses moet gebruiken in de managementteamvergaderingen.

Mensen betrekken bij het maken van plannen, ze laten deelnemen in digitaliseringsprojecten en ze laten meedenken bij het verzinnen van oplossingen, zijn dan weer bij uitstek de oplossingen bij onvoldoende draagvlak in de organisatie.

Vindt u dat de bestaande oplossingen op de markt een antwoord bieden aan uw nood aan digitalisering? Maw, bestaat er voor elk proces dat u zou willen digitaliseren of automatiseren een systeem?

29,17%

JA 70,83% ■ Nee ■ Ja

Sluit uw backoffice tool volledig aan bij de huidige operationele realiteit?

40,82%

JA 59,18% ■ Ja ■ Nee 27 CFO MAGAZINE #211

Werk je voor digitaliseringsprojecten samen met een externe specialist of heb je de kennis in je eigen team?

6,26%

31,25%

62,50%

■ Kennis in eigen huis ■ Externe specialist ■ Combinatie van beide

CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #211 28 #211 28

STANDAARD VERSUS MAATWERK Heel vaak worden tools en systemen bij hun implementatie aangepast aan de specifieke noden van een bedrijf. Dit digitale maatwerk kan echter voor heel wat problemen zorgen bij software-updates, zeker wanneer deze updates elkaar snel opvolgen. Om die problemen te vermijden, stellen bedrijven updates uit, wat betekent dat de software snel veroudert en er bovendien voor kan zorgen dat het bedrijf kwetsbaar wordt op bepaalde vlakken.

Claus Jepsen pleit dus voor het kiezen van een standaardoplossing die weinig of geen maatwerk vergt. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Software past zelden perfect met de bestaande processen in een bedrijf. Dat zijn er twee mogelijkheden: “De eerste mogelijkheid is om de oplossing aan te passen. Dit is voor de meeste organisaties een stap terug. Door de oplossing aan te passen aan de wensen, maak je dezelfde fouten als toen organisaties leveranciers vroegen om software op maat te maken. Dit betekent veel werk voor de leverancier,

het duurt langer en de oplossing wordt voor de organisatie veel duurder. De tweede optie is de eigen processen aanpassen, wat de betere oplossing is. Het is jammer dat zo weinig bedrijven kiezen voor deze oplossing.”

In zijn blog (Kan de cloud jou redden van je maatwerkverslaving bij software?) schreef Claus Jepsen dat ERP-leveranciers daarom werken hard aan cloudtoepassingen die met elkaar kunnen communiceren door gebruik van open standaarden. Bovendien ontstaat er door het combineren van standaardcomponenten een integrale oplossing, die haast voelt als een maatwerkoplos-

Cloudgebaseerde applicaties zijn de sleutel voor organisaties om processen snel en flexibel om te zetten in concurrentievoordeel.

sing. “Zo krijgen organisaties de aanpasmogelijkheden die ze wensen, zonder het uitgebreide proces van maatwerk van leveranciers. Over het beheer en onderhoud van de oplossingen hoeven bedrijven zich ook meteen geen zorgen meer te maken, dit ligt in de handen van de leverancier. Hoe geavanceerder deze softwareapplicaties worden, hoe meer mogelijkheden ze bezitten. En dus wordt de noodzaak van aanpassen tot een minimum beperkt. Cloudgebaseerde applicaties zijn de sleutel voor organisaties om processen snel en flexibel om te zetten in concurrentievoordeel. Er is geen betere manier om van de maatwerkverslaving af te komen.”

Ook voor KMO’s zijn er oplossingen die een opportuniteit bieden om op de digitaliseringstrein te springen. “Er bestaan honderden cloudoplossingen voor KMO’s. Opnieuw is het zaak om voor de standaardversie te gaan en niet beginnen met maatwerk en aanpassingen.

Het is veel beter om te investeren in het meekrijgen van de medewerkers en het herzien van de processen.”

CLOUD Uit de enquête blijkt echter dat bij 15% van de respondenten cloud niet deel uitmaakt van de digitale strategie. Jepsen: “Je kan cloud niet negeren. Maar er kunnen heel wat goede redenen zijn waardoor deze respondenten aangeven niet naar de cloud te willen gaan. Eén van die redenen kan de lokale wetgeving zijn. Er zijn landen zoals Zweden en Duitsland waar het voor klanten uit de publieke sector verboden is om gebruik te maken van cloudoplossingen omdat de data niet meer in het land opgeslagen worden. Zo kunnen sommige Zweedse en Duitse klanten niet gebruik maken van Microsoft cloud oplossingen omdat Microsoft geen datacenter in Zweden heeft!” 

Welke van de volgende stellingen wordt door de CFO ervaren als een obstakel om de finance functie te digitaliseren? (Geef een score van 1 tot 5 - 1 is geen obstakel, 5 is een onoverkomelijk obstakel)

3,06 3

3,0

2,48

2,5 2,0

2,83

2,77

2,26

2,34

2,72

2,62

2,66

2,44

1,91

1,5 1,0 0,5 0,0

1 2 3 4 5 6

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

De organisatie heeft inefficiënte en niet-geïntegreerde business processen In de organisatie is de data (nog) niet op orde Er is onvoldoende leiderschap en wil van de CFO / Manager F&C om te digitaliseren Binnen de financiële functie is er onvoldoende een verander- en verbetercultuur De organisatie heeft inadequate ICT-systemen om op verder te bouwen Het bedrijfsmanagement of de rest van de organisatie ziet nauwelijks de voordelen in van digitalisering van de finance functie 7 De financiële functie heeft onvoldoende kijk op/verstand van de mogelijkheden van digitalisering 8 De financiële functie heeft onvoldoende mensen met de juiste kennis en vaardigheden om doorgedreven te digitaliseren 9 Er is onvoldoende budget dat toegewezen wordt om te digitaliseren 10 Digitaliseren is geen prioriteit voor de finance functie; te veel operationele beslommeringen 11 Er is onvoldoende draagvlak/ownership 12 De Raad van Bestuur en management stuurt onvoldoende op analyses en inzichten aangereikt door de financiële functie

BIO

CLAUS JEPSEN is een technologie-expert die al sinds zijn veertiende gefascineerd wordt door de micro-computerrevolutie.

Sindsdien heeft Claus de laatste vijftien jaar software-oplossingen ontwikkeld en ontworpen. Sinds eind 2014 werkt hij bij Unit4, waar hij zich focust op de ‘postmoderne onderneming’. Claus bouwt cloud based, schaalbare oplossingen en brengt innovatieve technologieën zoals AI, chatbots en voorspellende analyses naar ERP. Hij is groot voorstander van het feit dat we door toegang te hebben tot enorme hoeveelheden data betere, niet-indringende en doordringende oplossingen kunnen bouwen om onze ervaringen te verbeteren, saaie klusjes te vermijden en ons te kunnen focussen op wat we echt graag doen.

29 CFO MAGAZINE #211