CFO Benchmark: Corporate performance management

BENCHMARK

CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT Corporate Performance Management dekt vele ladingen, maar het doel is duidelijk: het beter onder controle brengen van de rapportering, in lijn met de strategie van de organisatie. Klinkt eenvoudig, maar dat is het absoluut niet‌

SERGE VIGOUREUX DIRECTOR VAN DE BU MANAGEMENT INFORMATION & SYSTEMS (MI&S) BIJ TRIFINANCE

EÉN BEDRIJF, ÉÉN WAARHEID CPM staat aan de top van de informatiepiramide binnen een organisatie. Dit betekent dat alle informatie, nodig om een bedrijf te sturen, daar samenkomt.

Serge Vigoureux, Director van de BU Management Information & Systems (MI&S) bij TriFinance licht toe: “We hebben het hier over geaggregeerde informatie nodig om beleidsbeslissingen mee te nemen, die zijn oorsprong vindt in detailinformatie uit de transactionele omgeving zoals bijvoorbeeld het ERP-pakket en de operationele systemen.”  M AÏTÉ HOLVOET |  JE RRY DE BRIE

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Wat de voordelen zijn van CPM • Wat het verschil is tussen CPM en BI • Hoe je van start gaat met CPM #Tools – IT #Skills #Controlling #Digitalisering #Strategie

CPM levert interessante informatie voor alle bedrijven, maar in het bijzonder voor bedrijven uit de productiesector. Uit de CFO Benchmark blijkt inderdaad ook dat ongeveer 30% van de respondenten binnen de productiesector werkt. “CPM en het verhaal van analytische P&L is interessant in die sector. Hebben we het over cost of sales en cost of goods sold dan zien we in de productiesector de nodige complexiteit, wat betekent dat hier de meest toegevoegde waarde geleverd kan worden.

Dat betekent echter niet dat CPM voor andere bedrijven niet nuttig kan zijn, integendeel. CPM laat toe om controle te houden.”

STRATEGIE, FINANCE EN OPERATIONS Binnen CPM moeten we onderscheid maken tussen strategische CPM, financiële CPM en operationele PM. Strategic CPM betekent de strategie vertalen naar KPI’s en hierover periodiek rapporteren. Dashboarddenken is

heel belangrijk binnen Strategic CPM. Financial CPM is het gebeuren waar alle financiële data samenkomt. Uit de enquête blijkt dat de meeste respondenten veel belang hechten aan Financial CPM en minder aan Strategic CPM. Toch is het belangrijk om zo ruim mogelijk te rapporteren om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Hoe meer informatie om op te steunen, hoe meer onderbouwd de beslissingen zullen zijn.

Dan is er ook Operational Performance Management. “Ook operationele mensen hebben nood aan data. Zij hebben allemaal hun eigen operationele KPI’s.

Het is echter cruciaal om de manier waarom zij rapporteren te aligneren met wat er in CPM gerapporteerd wordt. Er moet reconciliatie mogelijk zijn. OPM haakt dan in om de management P&L te voeden, om tot ‘one version of the truth’ te komen.” In de meeste bedrijven is dit echter niet het geval…

Is financial CPM hetzelfde als de financiële consolidatie? Serge Vigoureux: “Neen, niet helemaal. Financiële consolidatie heeft een statutaire insteek. Het is een wettelijke verplichting. Financiële CPM heeft echter een managerial impact, die veel belangrijker is dan het statutaire gebeuren. De informatie is namelijk essentieel voor de sturing van het bedrijf. Het gevolg is dat Financiële CPM veel meer dimensies zal hebben dan de financiële consolidatie, waardoor er veel meer details bekeken kunnen worden. Ook de structuur van

de resultaatrekening verschilt. In de CPM wordt deze ingevuld naar gelang de behoefte, in de statutaire context moet een zeker framework gerespecteerd worden. Ook naar de stakeholders toe zien we verschillen. Statutair richt zich naar wettelijke stakeholders, CPM is georiënteerd naar alle managers en is dus veel rijker en belangrijker.

CPM-rapportering gebeurt ook in veel hogere frequentie.”

Uit de enquête blijkt trouwens dat 90% van de respondenten aan operationele rapportering doet, , 71% doet een financiële consolidatie en 98% doet aan management rapportering.

CPM VERSUS BI Uit de enquête blijkt ook duidelijk dat one version of the truth in veel bedrijven nog een verre droom is. Dat heeft vaak te maken met het feit dat de BI- en de CPM-tool niet dezelfde taal spreken.

Het verschil tussen BI en CPM is groot.

25 CFO MAGAZINE #206

Welke types rapportering heeft u binnen uw organisatie?

100

80

60

40

20

0

Het zijn twee volledig verschillende zaken met een heel andere insteek.

98,81% CPM moeten we verticaal zien doorheen 90,48% 90,48% de driehoek: het vertaalt de strategie naar KPI’s en heeft als doel informatie te verschaffen om het bedrijf te sturen.

71,43% BI richt zich horizontaal: het dient om de operationele managers de nodige informatie te verstrekken. Het is wel cruciaal dat de CPM- en BI-tool dezelfde ‘taal’ spreken. De definities voor alle begrippen en KPI’s moeten dezelfde zijn.

Serge Vigoureux: “CPM en BI zijn twee volledig verschillende vakgebieden. CPM wordt trouwens vaak vanuit finance ■ operationele rapportering geïntroduceerd, BI vaak vanuit IT. In de ■ statutair finance meeste bedrijven reconciliëren de data ■ financiële consolidatie uit de twee verschillende systemen niet.

■ management rapportering Dat betekent dat de operationele mensen andere zaken en cijfers rapporteren dan de financiële mensen, wat uiteraard voor de nodige discussie zorgt. Alles op één lijn krijgen, de data reconciliëren, de fouten in de verschillende systemen identificeren, is een heuse uitdaging.

Daarom is het cruciaal om beide systemen van bij het begin goed op te zetten.”

Dat betekent dat de discussie al begint op definitieniveau. “Het begint inderdaad bij de strategiebepaling. Hoeveel bedrijven hebben een échte strategie die vertaald wordt naar KPI’s, die verBerekent u het budget op dezelfde mataald wordt naar de vloer? In hoeveel nier als de actuals? bedrijven begrijpt iederéén de strategie, de definities achter de begrippen? Als

7,14% twee entiteiten van eenzelfde bedrijf een 54,76% andere definitie van omzet hanteren, kan dat voor heel wat verwarring zorgen… Bedrijven moeten dus beginnen met iedereen dezelfde taal aan te leren en duidelijk de business requirements te definiëren en af te lijnen. Pas als dat 38,10% gebeurd is, kunnen ze deze vertalen in een tool.” Helaas worden er heel wat initiatieven op niveau van CPM en BI genomen, los van de business require■ Neen, verschillende berekeningen ments. Het wordt dan een héél moeilijk verhaal om alles gereconcilieerd te ■ er is overlapping, maar niet helemaal houden.

■ ja, helemaal

JA 54,76%

CFO MAGAZINE #206 26

SOFTWARE BI- en CPM-tools zijn ook heel verschillende soorten software. Serge Vigoureux: “Er bestaan BI-tools en CPM-tools.

Er bestaan ook geïntegreerde tools die beide combineren. Uit te enquête merken we echter op dat heel wat respondenten aangeven CPM te doen met hun BI-tool. Eigenlijk kan dat niet. Enfin, het gaat wel, maar dat is daar niet voor gemaakt. Op een gegeven moment zullen deze bedrijven op de limiet van de tool botsen.”

IMPLEMENTATIE Het uitrollen van een CPM-traject begint bij het definiëren van de business requirements. “Pas als je weet wat je wil rapporteren, hoe je dat wil, hoe je je strategie wil vertalen, kun je beginnen met het kiezen van een tool. Dan zijn er de bouwfase en de implementatiefase.

Dan is er pas de go live: hier is het cruciaal om tijdens de eerste rapporteringsrondes ook voldoende ondersteuning te bieden.” Tijdens de bouwfase is het, indien een organisatie al een BI-tool heeft, ook belangrijk om te kijken of de tool conform is met de manier waarop die BI-tool gestructureerd is. “Is dat niet het geval, kunnen de twee tools wel los van elkaar functioneren, maar zal er op een gegeven moment sowieso een conflictsituatie ontstaan. Het is echter helemaal een enorme inspanning om de systemen met elkaar te verbinden.”

Een grote uitdaging hierbij is vaak het internationale aspect. “Het zijn meestal grote, internationale groepen die aan de slag willen gaan met CPM. De complexiteit wordt uiteraard nog groter in een internationale context. Als de verschillende entiteiten bovendien niet met hetzelfde ERP pakket werken, is het hek helemaal van de dam.” Stap één voor grotere, internationale bedrijven is dus het implementeren van één geïntegreerd systeem. Overnames zijn ook niet gemakkelijk. “De structuur is

Hoe vaak doet u een balance sheet rapportering?

16%

57,33% 26,67% 57,33% ■ Maandelijks ■ Per kwartaal ■ Jaarlijks

Ik denk dat alle functionele zaken binnen CPM, budgetteren, rapporteren, consolideren, … riskeren om verschillende applicaties, eventueel in de cloud, te worden. verschillend, de manier van rapporteren is anders, vaak hebben de entiteiten ook niet dezelfde kijk op CPM, … CPM implementeren kan in dergelijke gevallen erg uitdagend zijn.”

De evoluties richting cloud en best of breed oplossingen vormen ook interessante trends, zegt Serge Vigoureux. “Ik denk dat alle functionele zaken binnen CPM; budgetteren, rapporteren, consolideren, … riskeren om verschillende applicaties, eventueel in de cloud, te worden. Dat betekent een extra complexiteit om al die verschillende tools dezelfde taal te laten spreken.”

Toch loont het zeker. Een ERP implementatie levert pas écht toegevoegde waarde met een CPM tool die nuttige informatie kan distilleren. Uit de enquête blijkt dat CPM wel degelijk begint te leven in de bedrijfswereld. Dat is deels omdat veel bedrijven de stap naar

een ERP systeem gezet hebben en er nu toegevoegde waarde uit willen halen, deels ook omdat de vendors meer beginnen inzetten op CPM-tools. “Finance speelt de trekkersrol hierbij. Alle data komt samen in de CPM tool, onder verantwoordelijkheid van de CFO. Operational BI wordt dan meestal vanuit IT gestuurd, maar zoals eerder al gesteld: het doel van BI is niet hetzelfde als het doel van CPM. Toch is het cruciaal dat de data in beide systemen matcht. Het is een zware uitdaging voor de CFO… Ik ben er bovendien van overtuigd dat het nog zwaarder zal worden, zeker nu we trends zoals de opkomst van API’s zien.

Op de transactionele lagen worden API’s geïnstalleerd, waardoor iedereen snel cijfers ter beschikking heeft en ermee aan de slag kan. Opnieuw, ook hier moet de CFO kunnen garanderen dat iedereen met dezelfde cijfers aan de slag gaat.”

Hoe vaak rapporteert u Cashflow / Net Debt?

8% 18,67%

73,33% 73,33% ■ Maandelijks ■ Per kwartaal ■ Jaarlijks 27 CFO MAGAZINE #206

Wat is de layout van de resultatenrekening in uw CPM? 6,67% 24%

CPM en BI zijn twee volledig verschillende vakgebieden. CPM wordt trouwens vaak vanuit finance geïntroduceerd, BI vaak vanuit IT.

21,33%

48% 48% ■

■

■

■

Op basis kostenelementen en grootboekrekeningen Op basis van kostenelementen en kostenplaatsen Op basis van functie (kosten van verkochte goederen) Overige

Wat is de layout van de balance sheet in uw CPM rapportering?

8%

92% 92% ■ Assets & Liabilities ■ Capital employed & financing

Wat is de layout van de Cashflow / Net debt in uw CPM rapportering?

2,67% 24%

73,33% 73,33% ■ Direct ■ Indirect ■ Overige CFO MAGAZINE #206 28

WAT ZEGT DE FINANCE PROFESSIONAL? Uit onze CFO Benchmark rond Corporate Performance Management, vielen een aantal zaken op. Serge Vigoureux geeft toelichting.

Uit de bevraging bleek bijvoorbeeld dat de budgetopbouw van 55% van de respondenten dezelfde is als de manier waarop de actuals gerapporteerd worden. “Meestal gaat budgetgranulariteit en -opbouw minder in detail dan P&L

80 70

Welke van de volgende domeinen worden meegenomen in uw CPM? (0 = Niet van toepassing, 5 = volledig)

60 50 40

■ ■ ■ ■ ■ ■

30 20 10 0

FINANCE

CUSTOMERS

en actuals. Dat zoveel respondenten aangeven hun budget en actuals op dezelfde manier te berekenen, toont aan dat deze bedrijven een professionele CPM-omgeving hebben.” Is het dan voor iedereen ideaal om dit op dezelfde manier te doen? “We moeten dat toch even nuanceren. Het hang af van hoe breed je je budget moet of wil trekken. Hoe breder je het budgetproces trekt, hoe meer dit zal afwijken van de structuur van de financiële P&L.” Vreemd is dat 73% van de respondenten aangeeft een maandelijkse cashflowrapportering te doen, terwijl slechts 57% zegt een maandelijkse balance sheet te rapporteren. “Een goede cashflowrapportering vereist echter een balance sheet… Uit de bevraging blijkt ook dat 73% kiest voor de directe methode voor de cashflowrapportering in CPM. De directe methode is de moeilijkste methode: je bepaalt er op alle niveaus van de P&L en balance sheet of er een kasstroom is of niet. Is er een kasstroom, wordt het meegenomen in de cashflowrapportering, is er geen kasstroom, dan niet. Deze methode moet

PROCESSES

PEOPLE

opgezet worden vanuit de transacties.

Bij elke transactie moet bepaald worden of er een kasimpact is, of niet. Dit is de meest verfijnde methode, maar de moeilijkste. Bij de indirecte methode vertrek je van de resultaatrekening en tel je de niet-kasstromen bij op. Het verwondert mij dat zoveel van de respondenten aangeven de directe methode te gebruiken en een maandelijkse cashflowrapportering te doen, terwijl veel minder respondenten aangeven een maandelijkse balance sheet te rapporteren.”

We hebben al aangehaald dat veel bedrijven CPM doen met de ‘verkeerde’ tool. Dat blijkt ook uit de enquête, waar een groot deel van de respondenten aangeeft CPM te doen in met een BI-tool of in excel. Serge Vigoureux: “Slechts 40% van de respondenten werkt inderdaad met een echte CPM-tool. Zoals eerder aangehaald lukt het wel om CPM te doen, maar bots je op een gegeven moment op grenzen of problemen.”

Bedrijven en finance departementen hebben dus nog werk aan de winkel om hun CPM naar het volgende niveau te brengen… 

Niet van toepassing 1 2 3 4 5

Welke tool gebruikt u voor CPM rapportering?

22,67%

21,33%

22,67% 45,33% 56% ■ ■ ■ ■

CPM Software Excel BI Overige

Pas als je weet wat je wil rapporteren, hoe je dat wil, hoe je je strategie wil vertalen, kun je beginnen met het kiezen van een tool.

CFO BENCHMARK TriFinance heeft kennis van alle courante BI-, rapporterings- of CPM-systemen. Hun functionele consultants kennen deze omgevingen als gebruiker, maar zijn ook in staat om de business-vereisten te vertalen naar de goede ICT-technische setup. Hierbij redeneren ze vanuit een breed business-oogpunt en niet louter vanuit finance-standpunt.

29 CFO MAGAZINE #206