CFO Benchmark: Nemen robots de finance functie over?

BAROMETER

NEMEN ROBOTS DE FINANCE FUNCTIE OVER? Robots spreken tot de verbeelding. Hoewel CFO’s een vrij nuchtere opvatting over robotic process automation hebben, en vinden dat finance er maar beter het voortouw in neemt, dreigen sommige bedrijven door een aantal verkeerde veronderstellingen de kat uit de boom te kijken.

ROBOTS DIE FINANCE MENSELIJKER MAKEN Nemen robots straks uw finance over? Dat was de vraag waarmee de redactie financials warm maakte voor de CFO Barometer, maar op korte en middellange termijn moeten financials zeker niet voor hun job vrezen, zo weet Thierry Mortier van EY. De robotics expert is zich bewust van deze hardnekkige beeldvorming uit de pers, maar ook van de positieve houding die heel wat CFO’s ondertussen aannemen ten opzichte van robotisering.  THO M AS K EIRSE |  JE RRY DE BRIE

Kort samengevat blijkt uit de CFO Barometer dat de CFO vindt dat zijn departement het voortouw moet nemen om in 3 tot 5 jaar de eerste stappen te zetten in de robotisering van repetitieve, gestandaardiseerde processen, en het liefst van de eigen processen, want zo kan de CFO eindelijk meer tijd spenderen aan de prioriteiten. Een positieve attitude, maar uit de Barometer komen ook nog een aantal verkeerde veronderstellingen naar voren. “Net zoals robotisering niet betekent dat alle menselijke input uitgeschakeld wordt, zo is het ook geen silver bullet voor het optimaliseren van processen.”

INTENSIE MAAKT NOG GEEN COMMITMENT De financiële afdelingen in ons land zijn vruchtbare grond voor robotisering, zo ervaart Thierry Mortier. Hij gaat als expert in robotic process automation (RPA) geregeld in gesprek met diverse departementen, zo ook met CEO’s, HR, IT, Operations, … maar de meeste belangstelling valt te rapen bij finance. “Van de mogelijkheden die RPA biedt zien we vandaag inderdaad vooral in de finance-afdeling impact, daar is de meeste interesse. Dit valt deels te verklaren doordat men er met relatief veel repetitieve taken te maken heeft, en doordat men er heel proces georiënteerd denkt en werkt.

De meeste bedrijven die met RPA bezig zijn, bevinden zich tot op vandaag nog in een experimentele fase, waarbij voornamelijk kleinere projecten rond robotisering worden opgezet.

Ook heel wat van de grotere bedrijven die al langer de hulp van robots overwegen, hebben vaak nog geen op grote schaal gebrachte RPA.

Dat een groot aantal middelgrote en kleine ondernemingen nog helemaal geen stappen heeft gezet, mag dan ook niet verwonderlijk heten vindt Mortier.

59,5% van de respondent zegt de implementatie van RPA te overwegen. Of deze intentie snel bewaarheid wordt, is maar de vraag. Slechts 29,7% van de respondenten zegt vandaag reeds budget te hebben vrijgemaakt voor robotisering. De discrepantie tussen de vrijmaking van budget en de wens om tot RPA over te gaan, duidt er mogelijks op dat CFO’s RPA veeleer als toekomstmuziek beschouwen.

29% van de respondenten denkt RPA over een jaar te zullen (beginnen) implementeren – een resultaat dat nauw aanleunt bij het aantal respondenten dat liet uitschijnen er reeds budget voor te hebben –, 6,5% denkt dit over twee jaar te zullen doen, 12,9% heeft de intentie RPA over drie jaar toe te passen, en 3,2% denkt dit pas over tien jaar te zullen doen. Hoewel het aantal

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Hoe ver we staan in de ontwikkeling van robotisering • Hoe uw mede-CFO denkt over RPA • Aan welke voorwaarden u moet voldoen voor een succesvolle implementatie

WAT IS RPA?

Robotic Process Automation (RPA) is een software om door middel van robots processen te automatiseren. Tot op vandaag gebeurt dit voornamelijk door middel van “domme” bots – dom slaat vooral op het feit dat ze geconfigureerd worden om zonder intelligentie bepaalde activiteiten uit te voeren – die manuele, gestandaardiseerde processen gaan overnemen.

Een voorbeeld hiervan is de inzet van robots om facturen te scannen, in te boeken, de database te updaten en de nodige betalingen uit te voeren.

KEYNOTE - CFOTOP 23 november - BRUSSEL

9,3%

JA 27,9%

4 CHECK BOXES

Mortier benadrukt vier criteria die de CFO kunnen helpen om te bepalen of RPA van toepassing is op diens processen. “Er zijn een aantal voornamelijk door business processen gestuurde check boxes 62,8% die een CFO kan aanvinken om te weten of hij baat heeft bij robotisering”: 1. Het volume: er moeten voldoende Heeft u reeds een investeringsbudget activiteiten zijn voor de robots om ze voor robotisering? over te nemen.

■ Ja 27,9% 2. De mogelijkheid om menselijke fouten ■ Nee 62,8% te maken: waarom anders een robot ■ Ik weet het niet 9,3% inzetten.

3. Een relatief beperkt aantal uitzonde ringen: hoe meer uitzonderingen, hoe minder goed een robot functioneert.

4. Toegang tot verschillende systemen: een robot moet van diverse informa16,7% tie en activiteiten kunnen worden voorzien.

23,8%

JA 59,5%

Overweegt u de implementatie van RPA? ■ Ja 59,5% ■ Nee 23,8% ■ Ik weet het niet 16,7%

14,3%

2,4%

83,3% Hoe hoog schat u de repetitiviteitsgraad van uw financiële processen in?

■ Heel hoog 2,4% ■ hoog 83,3% ■ laag 14,3%

respondenten dat RPA pas over enkele jaren zal implementeren relatief laag ligt, is Mortier toch wat verwonderd: “Vijf jaar is al een eeuwigheid in termen van technologische ontwikkeling! RPA is reeds een mature technologie in vergelijking met andere ontwikkelingen zoals artificiële intelligentie.”

WAAR BEGINNEN? Waar de meeste vooruitgang, het meeste succes, wordt geboekt, daar creëert men een referentiepunt voor de rest.

Dat vormt als het ware een center of excellence. Je ziet dat zowel in termen van afdelingen – zoals finance – als in termen van sectoren – de telecom bijvoorbeeld – en landen. Een multinational zal in bepaalde landen RPA meer inzetten dan elders, en die landen zullen het center of excellence van de onderneming vormen. Dat is een onbetwistbare tendens, en het vormt de basis voor wat Mortier “RPA at scale” noemt, een haast ontoombare evolutie waardoor je ervan uit mag gaan dat je tussen nu en drie jaar een op heel wat plaatsen andere vorm van geavanceerde automatisering zal zien, waarvan RPA maar één specifieke discipline is.

Moet het financedepartement dan het voortouw nemen in RPA? 78% denkt

alvast van wel. Heeft finance de meeste baat bij RPA? 59,5% denkt ook hier van wel. “De enquête geeft een wat verkleurd beeld, maar de belangrijkste boodschap is dat een groot aantal CFO’s in RPA een duidelijke toekomst ziet”, zegt Mortier aangenaam verrast. “Meer dan 50% vind ik in ieder geval erg bemoedigend.”

Al blijft er een zekere vorm van pragmatiek hangen, zo merkt ook Mortier in zijn gesprekken met bedrijven die RPA overwegen. Er zijn genoeg CFO’s die blijven vasthouden aan goeie ouwe recepten zoals Excel-macro’s of zelfs rekenmachines. “Er zijn vandaag nog genoeg redenen die kunnen verklaren waarom 23% van de respondenten geen RPA-implementatie overweegt: outsourcing naar andere landen, doorgedreven standaardisering, de kleine schaal van de onderneming, …”

Nog een resultaat uit de Barometer is heel hoopgevend, vindt Mortier: men ziet RPA niet als een of andere gimmick van het IT-departement. “Men benadert RPA als een nieuwe fase in het doelmatig afstemmen van de processen. Een wat minder goed functionerend proces kan men overigens ook robotiseren, met alle voordelen van dien.” Toch zit in een aantal bedrijven IT vooralsnog in de driving seat van RPA, weet Mortier. “Als initiatiefnemer, zo je wil, omdat ze er vaak iets dichterbij staan. Het liefst zie ik echter een combinatie van meerdere disciplines, zoals IT én finance samen, om tot een RPA-implementatie te komen.”

WANNEER BEGINNEN? Wanneer is het handig om robots processen of taken te laten overnemen? CFO’s zijn er zich relatief goed van bewust dat aan een aantal voorwaarden moet worden voldaan om robotisering te kunnen inzetten. Ruim driekwart van de respondenten meent dat het om simpele processen moet gaan die gerobotiseerd worden.

“Dat heeft veel te maken met het onderhoud aan de bots: hoe complexer het proces, hoe meer aanpassingen er nodig zijn, hoe verder je verwijderd bent van de optimale functionering van een robot.”

Echter, relatief veel CFO’s leven nog in de veronderstelling dat deze processen

7,1%

16,7%

THIERRY MORTIER, ROBOTICS EXPERT BIJ EY:

“Binnen 5 jaar RPA willen implementeren is al een eeuwigheid in de technologiewereld. RPA is reeds een mature technologie en binnen de 3 jaar zal het in vergelijking met andere ontwikkelingen zoals artificiële intelligentie ingang gevonden hebben.” reeds optimaal moeten functioneren.

Mortier lacht: “You can automate a shitty process, als ik het zo cru mag stellen”.

Het klassieke voorbeeld is het proces dat wordt opgestart bij de aanwerving van een nieuwe medewerker. Er moet een nieuwe laptop, een smartphone, een account, een badge, een resem wachtwoorden, enzovoort worden aangevraagd; een proces waarbij velen zich wel herinneren dat er hier en daar iets ontbrak of niet goed werd uitgevoerd. Wat nu als robots deze taak kunnen overnemen en automatiseren?

RELATIEF GEMAKKELIJKE IMPLEMENTATIE Zal de IT-structuur van een onderneming dan aangepast moeten worden om RPA te implementeren? Slechts één respondent op drie denkt van niet. Al gaat het inderdaad om software, en dus enige aanpassing, toch wijst Mortier op het relatieve gemakt waarmee RPA geïmplementeerd kan worden. “RPA-software is van nature niet-intrusief. Het vergt geen grote aanpassingen aan de systemen.”

Er heerst dus een vooroordeel dat uit de weg geruimd moet worden, al is het wel begrijpelijk waarom veel CFO’s in de foute veronderstelling leven.

“RPA staat ver verwijderd van de grote implementatie-oefeningen van weleer,” zegt Mortier, “implementaties waarbij ondernemingen weken, maanden, soms zelfs jaren bezig waren om hun processen te aligneren met systemen of omgekeerd. Vandaag kan men de robotisering van een aantal processen in een achttal dagen uitvoeren om ze vervolgens te testen en verder uit te rollen in de onderneming.”

Vergt het van de medewerkers dan

continu bijleren? Dat kan, zegt Mortier, “maar RPA is relatief gemakkelijk aan te leren in vergelijking met andere recente ontwikkelingen zoals blockchain bijvoorbeeld.” Waar schuilt de complexiteit van RPA dan? Niet in de initiële implementatie ervan, het begrijpen van de software, of in het managen van de bots, zo verklaart Mortier, maar bij het op schaal brengen van het proces voor de hele onderneming of de groep. Al is dat een relatief gegeven gezien dit ook voor heel wat andere implementaties geldt.

Dat een aantal CFO’s ook het investeringsbudget als een hinderpaal onderscheidt, is volgens Mortier een voorbarige reactie. “Ook de kost van een implementatie ligt binnen aanvaardbare grenzen. Wij beschouwen RPA als een derde arbitrage tussen het vroegere manuele en de complexe IT-implementatie.

Je hoeft een RPA niet 8 jaar uit te zweten, een hele opluchting voor de CFO.” Gezien het relatieve gemak waarmee RPA in de bedrijven ingang kan vinden, is het wachten op proof of concepts of het wachten op de resultaten elders in de markt niet de beste strategie, meent Mortier. “De inzet van RPA vandaag kan een echt competitief voordeel worden met een grote impact op je cost to serve, zeker in het domein van finance en andere kernfuncties. Het is zeker geen digitaal speeltje maar een structurele stap in de ontwikkeling van de onderneming.

Wacht niet af, onderneem op z’n minst een studieronde.”

Uit interviews van de redactie blijkt dat een aantal CFO’s hoopt dat ze RPA niet zelf zullen moeten implementeren, maar dat een aantal grote IT-spelers zoals SAP of IBM bots zullen inbouwen in hun financiële systemen ten voordele van

76,2% Hoe hoog schat u de kans op robotisering van uw processen in?

■ Heel hoog 7,1% ■ hoog 76,2% ■ laag 16,7%

2,4%

33,3% 59,5%

2,4%

Welk departement zou volgens u het meest gebaat zijn bij RPA? ■ Operations 33,3% ■ HR 2,4% ■ Finance en algemene administratie 59,5% ■ Logistiek 2,4% ■ Andere ... 2,4%

16,7%

4,8% 7,1% 4,8%

66,7% Hoe denkt u voornamelijk meerwaarde te kunnen bieden als RPA een deel van de repetitieve taken over zou nemen?

■ ■ ■ ■ ■

Betere beslissingen 4,8% Meedenken aan de strategie 7,1% Snellere beslissingen 4,8% Meer tijd voor prioriteiten 66,7% Competitieve voorsprong 16,7%

45 CFO MAGAZINE #

7,1% 26,2%

11,9% THIERRY MORTIER, ROBOTICS EXPERT BIJ EY:

9,5% 11,9%

33,3%

Tot welke graad zou u robotiseren?

■ ■ ■ ■ ■ ■

point-to-point 7,1% desktop automation 11,9% process robotica 33,3% cognitieve robotica 11,9% artificiële intelligentie 9,5% Ik weet het niet 26,2%

9,8% 12,2%

JA 78%

Zou het financieel departement volgens u een voortrekkersrol moeten spelen bij RPA? ■ Ja 78,0% ■ Nee 12,2% ■ Ik weet het niet 9,8%

3,2%

6,5%

12,9% 41,9% 6,5%

29% Indien u RPA overweegt, binnen welke termijn acht u het mogelijk de eerste stappen te zetten?

■ ■ ■ ■ ■ ■

De eerste stappen zijn al gezet 41,9% Binnen een jaar 29,0% Binnen twee jaar 6,5% Binnen vijf jaar 12,9% Binnen tien jaar 3,2% Ik weet het niet 6,5%

“Change management moet in staat stellen om uit te leggen wat RPA echt is, want vandaag gaan er de wildste verhalen rond over hoeveel en welke jobs er zouden verdwijnen.” gerobotiseerde automatisering. RPA als update, als het ware. “De RPA-oplossingen van vandaag vallen niet in deze categorie”, zegt Mortier. “Ik kan me voorstellen dat IT-spelers als IBM of Microsoft eigen versies van bots zullen inbouwen voor een geavanceerde vorm van automatisering, desnoods door samenwerking, rebranding of het overkopen van technologie in de markt, om zo hun suites aan te vullen.

Maar vandaag zijn het voorlopig enkel onafhankelijke, kleinere spelers in de markt die met RPA uitpakken.”

GEEN JOBVERLIES Zal robotisering change vergen? Uiteraard, maar niet om te verdedigen waarom mensen plots hun job verliezen – zover gaat RPA vandaag niet. “Change management moet ondernemingen in staat stellen om uitleggen wat RPA werkelijk is en wat het kan betekenen voor het succes van de onderneming”, verduidelijkt Mortier, “want vandaag gaan er de wildste verhalen rond over hoeveel procent van de jobs zullen verdwijnen, welke jobs zullen verdwijnen, enzovoort … en dat aanvaardt men niet.”

Het gebrek aan acceptatie vandaag schuilt dus vooral in een zekere angst voor jobverlies die nergens voor nodig is. “De reële impact van RPA aanvaardt men echter wel eenmaal men inziet hoe het niet alleen geen jobs schrapt, maar ook hoe het de mensen in staat stelt de prioriteit naar de toegevoegde waarde te verschuiven. Robots kunnen die activiteiten immers overnemen die mensen niet graag doen, zoals delen van een fi-

nancial closing die nog laat op de avond of vroeg in de morgen moeten gebeuren.

Er wordt dus een niveau van comfort aangeboden voor zaken die men weleens als onmenselijk beschouwt.”

Het jobverlies waarvan de pers gewag maakt, refereert inderdaad voornamelijk aan het verdwijnen van bepaalde deeltaken van een job (vb. de manuele verwerking van een factuur), toch is een precedent geschapen en zien CFO’s de sociale verhoudingen – bijvoorbeeld conflict met de vakbonden – in hun onderneming als een belangrijke hinderpaal (52,4%).

“Er zijn nochtans voordelige gevolgen”, weet Mortier, “zoals insourcing vanuit het buitenland bijvoorbeeld. Er moet stilaan toch een meer gebalanceerd beeld gevormd worden. “ OVER DE STREEP TREKKEN 54,8% van de respondenten vindt kostenbesparing een belangrijk argument om aan robotisering te doen, en 35,7% vindt dit zelfs heel belangrijk. Met RPA kan een CFO inderdaad een aantal taken laten doen die vroeger ondoenbaar of te kostelijk geacht werden. Dat is nu net de directe toegevoegde waarde, benadrukt Mortier. Risicomanagement is daar volgens hem een mooi voorbeeld van: een aantal compliance checks kunnen door robots in een mum van tijd voltrokken worden. Ook het soort monnikenwerk dat nodig is om het facturatieproces te optimaliseren kan door bots worden gedaan.

Waarom nog zou een CFO een RPA-implementatie moeten overwegen? Mortier onderscheidt naast kostenbesparing nog twee grote criteria die ook door CFO’s in de Barometer worden onderschreven: de kwaliteit van de processen (57,1% vindt

THIERRY MORTIER, ROBOTICS EXPERT BIJ EY:

“Robots kunnen activiteiten overnemen die mensen niet graag doen. Er wordt een zeker comfort aangeboden.”

dit heel belangrijk), time-to-market (continuïteit, snelheid en tijdsbesparing scoren elk hoog), en kostenbesparing. “Je ziet die drie criteria alsmaar terugkomen”, zegt Mortier, “maar kostenbesparing wordt door CFO’s hier wel wat overschat. De verbetering van de kwaliteit is in dit geval toch wel belangrijker, en dat wordt dan weer iets meer geapprecieerd door niet-CFO’s.” 

WIE IS THIERRY MORTIER?

Thierry Mortier is vennoot bij EY en robotics expert. Op 1 september 2016 vervoegde hij het consultancybedrijf om er Global EY Leader for Technology Innovation in the Power & Utilities sector te worden. Naast robotics specialiseert Mortier zich ook in Blockchain, AI, IoT en andere opkomende technologieën.

CFO BAROMETER De CFO Barometer is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met EY. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.

47 CFO MAGAZINE #