CFO Benchmark: Planning, budgettering en forecasting in woelige tijden

BENCHMARK

PLANNING, BUDGETTERING EN FORECASTING IN WOELIGE TIJDEN

ROEL HAVERLAND MANAGING DIRECTOR BIJ CCH TAGETIK BENELUX

PLANNING, BUDGETTERING EN FORECASTING IN WOELIGE TIJDEN Het voorbije halfjaar kunnen we zeker en vast onder de categorie ‘woelige tijden’ plaatsen. De impact op bedrijven wereldwijd was enorm. De planning, het budget en de forecast van de meeste organisaties was in één klap nutteloos geworden…  M AÏTÉ HO LVO ET |  JE RRY DE BRIE

Om in kaart te brengen wat de maturiteit is van finance op vlak van planning, budgettering en forecasting en te onderzoeken wat de impact was van onverwachte omstandigheden zoals de Covid-19 crisis, stuurden wij een enquête uit.

Uit de bevraging blijkt dat het plannings-, budgetterings- en forecasting proces gemiddeld tot goed strategisch gealigneerd is. Voor de meeste bedrijven is de strategie helder en is het financieel plan ook gelinkt met het de strategie.

De respondenten scoren echter minder wanneer gepeild wordt naar de integratie van het proces: meer dan 20% geeft aan dat het proces weinig tot niet geïntegreerd is, terwijl minder

dan 10% aangeeft dat het volledig geïntegreerd is. Een groot deel van de bedrijven geeft aan duidelijk inzicht te hebben in de kosten en de kostendrijvers. Roel Haverland, Managing Director bij CCH Tagetik Benelux, nuanceert dit echter: “Verder in de enquête wordt deze stelling enigszins ondergraven.”

Als we kijken naar de doelstellingen van plannings-, budgetterings- en forecasting processen, zien we heel duidelijk dat ze gebruikt worden om de business te sturen. 53% van de respondenten geeft bijvoorbeeld aan deze te gebruiken voor het bepalen van de operationele richting, bijna 70% aligneert hiermee korte

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Hoe de processen planning, budgetteren en forecasting bij de respondenten van de enquete georganiseerd worden.

• Welke methodes gebruikt worden.

• Wat de grootste obstakels zijn. #Processen #Controlling #Organisatie

Hoe gedetailleerd is de planning, het budget en de forecasting?

30

26,42%

25 24,53%

20 15

20,75%

15,09%

10 7,55%

5 3,77%

0

1,89%

ROEL HAVERLAND, MANAGING DIRECTOR BIJ CCH TAGETIK BENELUX:

"Goede forecasting werd in het verleden al verhinderd op het gebied van functionaliteit. Tooling is echt een groot probleem voor veel bedrijven. Covid-19 deed er nog een schepje bovenop."

■ Het budget is te gedetailleerd om bruikbaar te zijn 15,09% ■ Geaggregeerd op organisatieniveau 24,53% ■ Voor elk departement 26,42% ■ Voor elke business line 20,75% ■ Alleen voor Finance 3,77% ■ Per team 7,55% ■ Individueel 1,89% 31 CFO MAGAZINE #225

ROEL HAVERLAND, MANAGING DIRECTOR BIJ CCH TAGETIK BENELUX:

"Driekwart van de respondenten maakt gebruik van een traditionele budgetmethode. Andere methodieken zoals zero-based of driver-based budgetting worden kennelijk nauwelijks gebruikt." respondenten maakt gebruik van een traditionele budgetmethode. Andere methodieken zoals zero-based of driver-based budgetting worden kennelijk nauwelijks gebruikt. Ook continuous planning scoort met 7,4% heel laag. Iets meer dan 1% van de deelnemers maakt gebruik van Beyond Budgeting, wat nochtans een echt buzzwoord was het voorbije decennium. Bovendien gebruiken de meeste respondenten – hoewel

en lange termijn beslissingen enzovoort.

De traditionele doelstellingen van deze processen scoren wat lager: slechts 31% gebruikt deze om remuneratietargets te bepalen. Roel Haverland: “Dit bevestigt ook de trend die we zien, waarbij finance heel duidelijk evolueert naar de rol als business partner om de business mee te sturen.” Het valt hem echter op hoe traditioneel de CFO echter nog omgaat met deze processen: “Driekwart van de

In welke mate staat de inspanning in relatie In welke mate wordt het budget als motiveIn welke mate spelen emoties mee bij budtot de meerwaarde van planning, budgetterend gezien op een schaal van 1 tot 5? getbeslissingen op een schaal van 1 tot 5? ring en forecasting op een schaal van 1 tot 5?

5 5 5

4

4 4 3

3

3

2

2

2

1

2,3

0

1

0 CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #225 32 #229 32

1,85

1

0

2,65

In welke mate zien de medewerkers planHoeveel procent van de medewerkers partining, budgetering en forecasting als een cipeert aan het plannings-, budgetteringsnuttige oefening? en forecastingproces?

11,76% 13,73%

25% 74,51%%

■ Weinig nuttig 11,76 % ■ Nuttig 74,51% ■ Zeer nuttig 13,73 %

driekwart van hen een omzet heeft van meer dan 50 miljoen euro - nog Excel voor deze processen.”

We bevroegen de respondenten over de mate waarin hun forecastingmodel rekening houdt met onzekerheden en volatiliteit. Roel Haverland: “Uit de resultaten blijkt dat slechts een kwart van de respondenten een macroeconomisch gedreven forecast opzet. Bovendien is het duidelijk dat hoewel scenario’s maken best ingeburgerd is – 57% van de respondenten gebruikt scenario’s bij het maken van een forecast - , dit vaak op een niet statistisch onderbouwde manier gebeurt. Er wordt bijvoorbeeld geen artificiële intelligentie of machine learning op losgelaten. Dit betekent dus dat onze bedrijven enkel op een zeer traditionele manier aan scenarioplanning doen.” Uit het onderzoek blijkt ook dat een groot deel van de respondenten verhinderd wordt bij het maken van goede forecasts.

Belangrijke factoren die het maken van accurate forecasts verhinderen zijn onder meer het gebrek aan goede tooling, gebrek aan geïntegreerde systemen, interne politiek, geen consensus, ownership en accountability enzovoort.

Dat covid-19 een grote impact gehad heeft op de bruikbaarheid van planning, het budget en de forecasts in organisaties, is onweerlegbaar. Roel Haverland: “Tijdens de coronacrisis kwamen langetermijndoelstellingen onder druk te staan, waardoor iedereen begreep hoe essentieel het is om sneller te kunnen omgaan met de planning en korter op de bal te gaan spelen. Daarnaast is ook de relevantie van scenarioplanning

Welke tools worden gebruikt bij het plannings-, budgetterings- en forecasting proces?

80 70

70,59%

60 50 40 30 29,41%

20

19,61%

10 7,84%

11,76%

0

■ ■ ■ ■ ■

Excel 70,59% Losstaande plannings- en budgetteringstool 29,41% Geïntegreerde plannings- en budgetteringstool 19,61% Geïntegreerde plannings- en budgetteringstool met analytische functionaliteiten 7,84% Automatische geïntegreerde plannings-, budgetterings- en forecastingtool 11,76%

Wat zijn de acties die je nog kan ondernemen gedurende het jaar als je budget niet meer relevant blijkt?

60 50

50,94%

40

41,51%

30

32,08% 26,42%

20 18,87% 13,21%

10 0

■ ■ ■ ■ ■ ■

Business as usual 18,87% Worst case scenario bovenhalen 32,08% Nieuw budget opstellen 50,94% Duidelijk erover communiceren 41,51% Gekende hefbomen gebruiken om zinvol te besparen 26,42% Overige (geef nadere toelichting) 13,21% 33 CFO MAGAZINE #225

In welke mate zijn de budgetten nog bruikbaar in tijden van Covid-19 op een schaal van 1 tot 5?

5

In welke mate zal de COVID-19 crisis een fundamentele impact hebben op de onderneming? (schaal van 1 tot 10) 10

9

8

4

7 6

3

5 2

4

2,6

1

4,8

3 2 1 0

0

duidelijk gebleken. Er was al een tijdje een evolutie aan de gang in die richting, maar door Covid-19 is dit allemaal wat in een stroomversnelling gekomen.” Bovendien is de frequentie waarin het budget geupdate wordt bij de helft van de respondenten verhoogd als gevolg van de coronacrisis.

Roel Haverland trekt de volgende conclusies: “Goede forecasting werd in het verleden al verhinderd op het gebied van functionaliteit. Tooling is echt een groot

Welke data worden gebruikt bij het forecasten?

Hoe kan het budget 2021 volgens u op een andere manier aangepakt worden?

70 60

50

45 46,15%

61,54%

40

50

35 30

40 30

probleem voor veel bedrijven. Covid-19 deed er nog een schepje bovenop. Het is nu voor veel organisaties duidelijk dat ze weg moeten van de te traditionele methodieken en dat het gebruik van Excel niet langer volstaat. Er is nood aan veel agiler en geconnecteerde tools om met deze nieuwe onzekerheden om te gaan.

Kiezen voor een geïntegreerde oplossing is een must als men betere en meer bruikbare forecasts wil maken.” 

38,46%

36,54%

25 20

20

21,15%

15

10

10

11,54% 5,77%

0

■ ■ ■ ■ ■

23,08%

Meer focus of kostendrijvers 36,54% Opstellen verschillende scenario’s 61,54% Andere budgetteringsmethode kiezen 11,54% Kortere budgetteringscyclus met minder diepgang 38,46% Overige (geef nadere toelichting) 5,77%

5

9,62%

0

■ Interne financiële data 46,15% ■ Interne en externe gestructureerde data 23,08% ■ Interne en externe gestructureerde en ongestructureerde data 21,15% ■ Interne en Externe forecasting data 9,62%

CFO BENCHMARK De CFO Benchmark is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Benchmark is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Benchmark een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten van CCH Tagetik Benelux.

CFO CFO MAGAZINE MAGAZINE #225 34 #229 34