CFO Barometer: Fraude, ethiek en integriteit

barometer

BENCHMARK BEVRAGING | EXTRA KATERN CFO MAGAZINE

FRAUDE, ETHIEK EN INTEGRITEIT

FREDERIK VERHASSELT

ASSOCIATE PARTNER FORENSIC & INTEGRITY SERVICES BIJ EY CFO MAGAZINE #239

18

FINANCE ALS GEWETEN VAN HET BEDRIJF? Moeten onderwerpen als integriteit, fraude, ethiek, cyberveiligheid op de agenda van de CFO staan? Volgens Frederik Verhasselt, associate partner Forensic & Integrity Services bij EY, wel. En dan nog liefst bovenaan. Want er niet mee bezig zijn, houdt heel wat risico's in.  M AÏTÉ HO LVO ET |  JE RRY D E BRIE

Waarom is het als CFO belangrijk om aandacht te besteden aan de integriteit van de onderneming, om bezig te zijn met ethiek en om de ogen open te houden voor fraude? Frederik Verhasselt: “Ethische kwesties en integriteitsissues, alsook fraudegevallen uiteraard, hebben een directe impact op de werking van de organisatie. Afhankelijk van geval tot geval en van het compliance risico dat een bedrijf loopt, kan dit de relatie met klanten en/of leveranciers aantasten of zelfs leiden tot directe financiële verliezen.

De CFO is de persoon bij uitstek om hier nauwgezet een oogje in het zeil te houden. Hij of zij is de centrale pion in het bedrijf en heeft dus niet alleen zicht op alles wat binnen de organisatie gebeurt, op de interne boekhouding maar ook op bewegingen die buiten het bedrijf gebeuren en die een impact kunnen hebben op de organisatie.”

Moet finance dan het geweten van de organisatie zijn? De respondenten van de survey die wij uitstuurden in het kader van deze CFO Barometer, vinden alvast van wel: 64% antwoordt positief op deze vraag. Dit kan volgens hen onder meer door duidelijke gedragsregels op te stellen en op te volgen, door een duidelijk zicht te hebben op financiële verrichtingen en onkostennota’s, door samen met de business gevoeligheden in kaart te brengen, door gerichte controles door te voeren en alarmbellen in te lassen die ongewone bewegingen onmiddellijk signaleren, door medewerkers, klanten en leveranciers te screenen en te motiveren op ethisch gedrag, … Natuurlijk moet het niet enkel finance zijn die hier aandacht voor heeft, integendeel. Hoe meer personen binnen de organisatie die inte-

griteit hoog in het vaandel dragen, hoe beter.

Dat bevestigen ook 36% die op bovenstaande vraag negatief antwoordden. “De interne audit, legal, de risk afdeling, de Raad van Bestuur, … spelen ook allemaal een belangrijke rol uiteraard. Vanuit de top moet het juiste signaal gegeven worden.”

COMPLIANT = ETHISCH? Compliant zijn is voldoen aan bepaalde regels – of je het er nu mee eens bent of niet. Ethiek is een heel andere kwestie. Wat voor de ene ethisch correct is, kan voor de andere helemaal niet door de beugel. Die tweedeling blijkt ook duidelijk uit de resultaten van de survey: 58% van de respondenten vindt dat compliant zijn gelijk is aan ethisch zijn, 42% is het daar helemaal niet mee eens. “Compliant zijn is een must, en daar zijn de richtlijnen duidelijk.

Naar ethisch gedrag toe, is alles veel vager.

Toch moet dit op de agenda van de CFO staan aangezien het, zoals eerder al gesteld een impact kan hebben om de werking van de organisatie. Onethisch gedrag kan ervoor zorgen dat een bedrijf klanten, leveranciers, medewerkers, … verliest. Als dat radarwerk begint vast te lopen, ga je dat onmiddellijk voelen op je omzet.” Een neergeschreven gedragsnorm of ethische richtlijn, alsook een beschrijving van ethisch en onethisch gedrag, is dus ook een must, vindt Frederik Verhasselt. Bijna 60% van de respondenten van de survey heeft binnen de organisatie een neergeschreven gedragsnorm. “Een code of conduct is belangrijk om de overheersende principes rond integriteit en gedrag onder de medewerkers, naar klanten en leveranciers toe, te stroomlijnen.

Ik denk dat daar een aantal duidelijke state-

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN:

• Waarom u als CFO bezig moet zijn met de onderwerpen fraude, ethiek en integriteit • Wat de risico’s zijn en hoe u deze kunt inperken #Compliance #Ethiek

Bestaat er binnen de organisatie een neergeschreven gedragsnorm/ ethische richtlijn?

41,67%

JA 58,33%

■ Ja: 58,33% ■ Nee: 41,67% 19

CFO MAGAZINE #239

Is compliant zijn = ethisch zijn?

ments in verwerkt moeten zijn, die dan ook volledig gedragen worden door het

topmanagement. Dit kan je dan gaan

vertalen naar concrete regels die ge volgd moeten worden per departement.

33,33% Deze moeten gekoppeld worden aan de nodige sancties.”

Is er binnen de organisatie een beschrijving

van ethisch en onethisch gedrag?

41,67%

JA 58,33%

■ Ja: 58,33% ■ Nee: 41,67%

NEE 66,67%

■ Ja: 33,33% ■ Nee: 66,67%

SCREENING Als organisatie aandacht besteden aan ethiek en integriteit, is niet voldoende.

Ook klanten en leveranciers kunnen met hun handelen een impact op een bedrijf hebben. Frederik Verhasselt vindt het dan ook essentieel om daarop te gaan screenen. Toch geeft 75% van onze respondenten aan dit niet te doen. “Het is echter absoluut een must. Uit ervaring weet ik dat als er zich een probleem voordoet, er vaak een derde partij bij

Beschikt uw bedrijf over een meldpunt waar Wordt bij overnames de te overnemen partij medewerkers en externen gebruik van kungescreend op integriteit / ethiek / reputatie? nen maken?

18,18%

JA 81,82%

16,67%

JA 83,33%

FREDERIK VERHASSELT, ASSOCIATE PARTNER FORENSIC & INTEGRITY SERVICES BIJ EY:

“Een klant of een leverancier die op een manier te werk gaat die niet door de beugel kan, kan een enorme impact hebben. Weten met wie men zaken doet, is essentieel.”

CFO MAGAZINE #239

20

FREDERIK VERHASSELT, ASSOCIATE PARTNER FORENSIC & INTEGRITY SERVICES BIJ EY:

“Een code of conduct is belangrijk om de overheersende principes rond integriteit en gedrag onder de medewerkers, naar klanten en leveranciers toe, te stroomlijnen. Ik denk dat daar een aantal duidelijke statements in verwerkt moeten zijn, die dan ook volledig gedragen worden door het topmanagement.” betrokken is. Een klant of een leverancier die op een manier te werk gaat die niet door de beugel kan, kan een enorme impact hebben. Weten met wie men zaken doet, is essentieel.” Toezien dat die screening effectief gebeurt, is de taak van finance, vindt Frederik. “Waarnaar precies gescreend wordt is sterk sectorafhankelijk, maar het is wel belangrijk dat iedereen binnen een organisatie op dezelfde manier klanten en leveranciers gaat screenen zodat het risico beperkt blijft.”

Is het de taak van finance om ‘het geweten’ van de organisatie te zijn?

36,36%

JA 63,64%

■ Ja: 63,64% ■ Nee: 36,36% Worden klanten en leveranciers gescreend op ethisch gedrag?

Moeten bedrijven zichzelf ethische (fiscale?) beperkingen opleggen?

16,67% Gelukkig bestaan er bepaalde tools die de CFO kunnen ondersteunen in die screening. “Afhankelijk van de business zullen die tools volstaan, of althans een eerste aanzet geven. Zo bestaan er een aantal online databases. Soms moet er natuurlijk verder gekeken, maar die databases kunnen al heel wat informatie verschaffen.”

NEE 75%

25%

JA 83,33%

■ Ja: 83,33% ■ Nee: 16,67%

■ Ja: 25,00% ■ Nee: 75,00%

NIEUWE EU RICHTLIJN INZAKE WHISTLEBLOWING Bedrijven, organisaties en overheden moeten vanaf december 2021, volgens de nieuwe EU richtlijn inzake whistleblo21

CFO MAGAZINE #239

wing, een meldsysteem organiseren en mogen geen represailles ondernemen tegen whistleblowers. Slechts 50% van onze respondenten kent deze nieuwe richtlijn, maar al 83% heeft al een dergelijk meldpunt opgezet waar medewerkers en externen van gebruik kunnen maken om onregelmatigheden te signaleren. “De overige 17% zal, althans als ze meer dan 250 medewerkers tewerkstelt, hier dus nog werk van moeten maken, aangezien het binnen een paar maanden mogelijk verplicht wordt aks deze richtlijn omgezet wordt in nationale regelgeving. Organisaties die tussen de

Staat data privacy / bescherming op de agenda van de CFO?

Bent u op de hoogte van de nieuwe EU richtlijn inzake whistleblowing?

50%

JA 50%

Bent u de afgelopen 2 jaar geconfronteerd ■ Ja: 50% met (een poging tot) fraude binnen uw ■ Nee: 50% bedrijf?

33,33% 50 en de 250 medewerkers tewerkstellen, 25% hebben nog tijd tot december 2023.”

Hoe ziet een dergelijk meldpunt er nu uit? “Dat is sterk afhankelijk van bedrijf tot bedrijf en de realiteit waarin het opereert. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld een e-mailkanaal waarbij de mails terecht komen bij een onafhankelijk persoon. Idealiter is dit een duo waarbij enerzijds de compliance verantwoordelijke betrokken wordt, en anderzijds iemand binnen de Raad Van Bestuur als back-up.” 

NEE 66,67%

JA 75%

■ Ja: 33,33% ■ Nee: 66,67%

■ Ja: 75% ■ Nee: 25%

CFO BAROMETER De CFO Barometer is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met EY. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.

CFO MAGAZINE #239

22