CFO Barometer: efficiëntie van uitgavenbeheer

barometer

BENCHMARK BEVRAGING | EXTRA KATERN CFO MAGAZINE

JOSHUA REICHMAN

ACCOUNT EXECUTIVE BIJ SOLDO CFO MAGAZINE #245

18

REALTIME VISIBILITEIT EN MEER CONTROLE OP UITGAVEN Uitgavenbeheer, een onderwerp dat veel CFOs bezighoudt, zo blijkt uit de meest recente CFO Benchmark. We bespreken de trends in uitgavenbeheer en de resultaten van de survey met Joshua Reichman en Roy Skop, resp. Account Executive en Regional Manager bij fintechspeler Soldo.  M AÏTÉ HO LVO ET

Waarom is het zo belangrijk voor de CFO om de nodige aandacht te besteden aan uitgavenbeheer?

ROY SKOP: “Er zijn een aantal punten. Ten eerste kan het gebrek aan controle een zeker risico inhouden voor bedrijven. Juist bij uitgavenbeheer, en zeker bij groeiende bedrijven is dit het geval, is het vaak moeilijk om alles goed onder controle te hebben. Ten tweede is het een kwestie van cultuur. Finance moet niet de rol van ‘politie’ op zich nemen, maar evolueren naar een strategische enabler. Dit wil ook zeggen dat ze niet gepercipieerd mogen worden als streng controleorgaan: die controle moet inherent in de systemen aanwezig zijn zonder te veel manuele tussenkomsten van finance. Dat manuele werk is het derde punt: er bestaan systemen die uitgavenbeheerprocessen volledig automatiseren. Waarom zou je dan nog de tijd van medewerkers spenderen aan zaken die relatief goedkoop geautomatiseerd kunnen worden?

Motiverend is dat namelijk niet… Het is echt belangrijk, zeker in het licht van de huidige talentencrisis, om je medewerkers taken te laten uitvoeren die echt meerwaarde creëren.”

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen bij het verkrijgen van volledige visibiliteit in de uitgaven binnen een organisatie?

ROY SKOP: “Heel vaak zien we dat bedrijven geen eenduidige policy hebben rond uitgavenbeheer en dat er bovendien heel wat verschillende tools aan te pas komen. Dit maakt het uiteraard moeilijk om volledige controle en visibiliteit te hebben. Bovendien ziet finance vaak pas de uitgaven nadat het geld uitgegeven is, terwijl het dan soms gaat over zaken die niet

als onkosten ingebracht konden worden. Real-time visibiliteit en controle voor effectief gespendeerd wordt, is dus een belangrijke uitdaging. Pas op het einde van de maand, na het verwerken van de onkostennota’s, zien CFOs pas het totaalbeeld.

Hoe kan een CFO dan wel volledige controle en visibiliteit krijgen in het uitgavenbeheer binnen de organisatie?

JOSHUA REICHMAN: “In de software wereld hebben we de voorbije jaren een sterke evolutie gezien richting cloud, real-time reporting, … Dat heb je ook in de software die de focus leggen op uitgavenbeheer. Er zijn heel wat tools en cloud oplossingen die kunnen schalen, mee met de bedrijfsgroei. Dergelijke tools kunnen toekomstige uitdagingen van bedrijven anticiperen en mee evolueren met de organisatie en diens noden. Het is ook zo dat dergelijke tools vaak heel gemakkelijk toegepast worden, zonder lange implementatietijd of torenhoge kosten. Eigenlijk is het voor elk bedrijf

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN:

• Wat de uitdagingen zijn bij uitgavenbeheer • Hoe die relatief eenvoudig opgelost kunnen worden #Accounting #Digitalisering #Tools

Hoeveel zichtbaarheid en controle heeft u op de uitgaven van uw bedrijf op een schaal van één tot vijf?

3,62 19

CFO MAGAZINE #245

Wat zijn de grootste uitdagingen om de bedrijfskosten te bewaken?

45 40 35 30 25 20 15 10

van belang om het proces rond uitgavenbeheer zo geautomatiseerd mogelijk te laten verlopen. Niet alleen de grote bedrijven moeten hier de nodige structuur in brengen, maar ook de kleinere KMO’s hechten hier best belang aan: met weinig medewerkers is de last meestal niet zo hoog en is het proces weinig complex, maar van zodra de complexiteit wat hoger wordt, botsen de organisaties dan op problemen.

5 0

■ ■ ■ ■ ■ ■

Gebrek aan zichtbaarheid op bestedingsbronnen 32,22% Geen realtime tracking 42,22% Gebrek aan gegevensnauwkeurigheid 27,78% Slechte gegevenscategorisatie 41,11% Tijdrovend werk/Onvoldoende middelen 35,56% Overige 6,67%

CFO MAGAZINE #245

2020

Wat zijn de typische pijnpunten waarmee een organsatie geconfronteerd wordt voor ze het uitgavenbeheer aanpakt en bijvoorbeeld een tool gaat implementeren?

ROY SKOP: “Digitalisering wordt steeds belangrijker. Voor elk bedrijf, zowel groot

en klein. Het gaat hier ook niet alleen om finance, maar bedrijfsbreed wordt gekeken naar digitalisering. Dit betekent dat elk proces waar veel handmatig werk bij komt kijken, stilaan geautomatiseerd wordt. Uitgavenbeheer is hier een typisch voorbeeld van. Maar er kunnen zich inderdaad ook problemen of pijnpunten voordoen waardoor een bedrijf het proces herziet. Een fraudegeval bijvoorbeeld. Of het ongeautoriseerd gebruik van credit cards, zaken die als onkosten ingebracht worden maar die niet gelegitimeerd zijn, …. Geautomatiseerde tools zoals Soldo zorgen hier voor een heel gemakkelijke oplossing.”

ROY SKOP, REGIONAL MANAGER BIJ FINTECHSPELER SOLDO:

Uit de survey blijkt dat de respondenten aangeven dat ze op 3,6 op een schaal van 1 tot 5 visibiliteit en controle hebben over de uitgaven binnen hun organisatie. Hoe zien jullie dat?

ROY SKOP: “CFO’s hebben altijd zichtbaarheid en in zekere mate ook controle, maar eigenlijk veel te laat. Meestal heb-

ben CFO’s pas op het einde van de maand zicht op de verschillende uitgaven die gedaan zijn binnen de organisatie. Real-time zichtbaarheid hebben op die cijfers, is toch wel een belangrijk streefdoel.

En CFO’s die met software werken voor uitgavenbeheer, kunnen op voorhand bepaalde parameters gaan instellen, zodat

Hoe betaalt uw bedrijf voornamelijk voor variabele uitgaven?

Hoe beheert u uw bedrijfsuitgaven buiten de salarisadministratie?

“Real-time visibiliteit en controle voor effectief gespendeerd wordt, is dus een belangrijke uitdaging. Pas op het einde van de maand, na het verwerken van de onkostennota’s, zien CFOs pas het totaalbeeld.”

■ Traditionele bedrijfscreditcards 21,35% ■ Werknemers betalen en krijgen een vergoeding 17,98% ■ Factuurbetaling/bankoverschrijvingen 57,30% ■ Nieuwe generatie slimme betaalkaarten 2,25% ■ Overige (geef nadere toelichting) 1,12%

■ Meer dan 80% wordt centraal beheerd 55,06% ■ Meer dan 80% wordt gedelegeerd aan teamleden 34,83% ■ Centraal beheerd en gedelegeerd aan teams - geef aan hoeveel % 10,11%

21

CFO MAGAZINE #245

Wat is uw grootste uitdaging op het gebied van het delegeren van uitgaven?

45 40

ze nog meer controle hebben en fraude, misbruik of fouten nagenoeg uitgesloten worden.”

JOSHUA REICHMAN: “De grootste uitdagingen bij het bewaken van bedrijfskosten zijn volgens de survey geen real-time tracking, slechte gegevenscategorisatie en onvoldoende middelen. Als het proces niet geautomatiseerd is, neemt het proces ook enorm veel tijd in beslag. Elke onkostennota manueel gaan inboeken onder de juiste categorie is heel tijdrovend…”

35 30 25 20 15 10 5 0

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Geen controle over waar het geld aan wordt besteed 28,41% Geen consistentie bij het boeken van de transactiegegevens 27,27% Geen zicht op het goedkeuringsproces 26,14% Inefficiënte en dure handmatige processen 32,95% Risico op fraude 18,18% Vertragingen in de boekhouding van de maandelijkse uitgaven 39,77% Verloren bonnetjes resulterend in verloren btw-claims 6,82% Overige 2,27%

Zijn er best practices in het gebruik van bepaalde betaalmiddelen voor variabele uitgaven? Uit de survey blijkt bijvoorbeeld dat vooral gebruik gemaakt wordt van factuurbetaling of bankoverschrijvingen.

ROY SKOP: “Bankoverschrijvingen zijn inderdaad het populairst. Maar voor kleinere uitgaven is dat vaak niet opportuun en zien we verschillende andere be-

Wat zijn volgens u de belangrijkste voordelen van het gebruik van software voor uitgavenbeheer?

70 60 50 40 30 20 10 0

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ CFO MAGAZINE #245

2222

Betere controle over de bedrijfsuitgaven 65,56% Vermindering van het maandafsluitingsproces 44,44% Vermijd dubbele/late betalingen 26,67% Live tracking 20,00% Onmiddellijk frauduleuze transacties blokkeren of rapporteren 11,11% Betere budgetanalyse op aanvraag 40,00% Verhoog besparingen en winstgevendheid 23,33% Compliance verbeteren 34,44% Overige 2,22%

talingsmethodes. Best practices variëren heel erg per bedrijf, wat hun kosten zijn en hoe zij deze betalen. Voornaamst is om manueel werk zoveel mogelijk te elimineren, garanderen dat enkel de juiste betalingen doorgaan, dat de onkosten automatisch ingeboekt worden, …

Uit de survey blijkt dat meer dan de helft van de respondenten de bedrijfsuitgaven buiten de salaris administratie centraal beheert. Wat is jullie visie daar op?

JOSHUA REICHMAN: “Dat verbaast me niet. Het centraal beheren van uitgaven geeft het bedrijf het gevoel dat ze meer grip hebben op de uitgaven, omdat slechts een paar mensen er controle over hebben, maar het betekent ook dat het team dat alles beheert waarschijnlijk elke maand overweldigd wordt. Bedrijven moeten een balans vinden tussen controle en groei stimuleren terwijl er toch een goede visibiliteit behouden wordt op de bedrijfsuitgaven. Ik zou zeker groeien-

de bedrijven dus adviseren om meer te gaan delegeren aan teamleiders, in de juiste structuur en op de juiste manier.”

Heeft u software voor uitgavenbeheer?

Wat zijn de grote voordelen bij het gebruik van software voor uitgavenbeheer?

ROY SKOP: “Betere controle is een van de grootste voordelen, en dat blijkt ook uit de antwoorden van de respondenten.

Ook vereenvoudiging van het maandelijkse afsluitproces spreekt voor zich: aangezien met een goed systeem alles automatisch toegekend wordt aan de juiste categorieën en geboekt wordt, komt er veel minder manueel werk aan te pas en gaat het hele proces veel sneller.

Toch blijkt uit de survey dat het grootste deel van de Vlaamse CFOs geen software heeft voor uitgavenbeheer. Slechts 39% geeft aan een software hiervoor in huis te hebben.” 

■ Ja 38,89% ■ Nee 61,11%

BIO

Op een schaal van één tot vijf, hoe belangrijk JOSHUA REICHMAN is verantwoordelijk voor de groei van Soldo in de Benelux. Gepasis uitgavenbeheer voor u? sioneerd door FinTech, digitalisering en bedrijfsgroei, is Joshua's missie om bedrijven te helpen om het meeste voordeel uit Soldo te halen, zodat ze hun tijd kunnen besteden aan

strategischer werk, en weg van taken die geautomatiseerd kunnen worden.

3,35

ROY SKOP overziet de groei van nieuwe markten bij Soldo, Europa’s leidende platform voor uitgavenbeheer. Met een initiële focus op het penetreren van de Benelux markt, overziet hij nu de groei in de gehele Europese markten, met een belangrijke focus op de Benelux, Frankrijk en de DACH regio. Roy heeft meerdere jaren ervaring in het ondersteunen van executives bij het adopteren van de beste digitale tools, zodat zij hun tijd kunnen besteden aan het opbouwen van het bedrijf, in plaats van het managen van administratieve taken.

CFO BENCHMARK De CFO Benchmark is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met Soldo. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Benchmark is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Benchmark een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.

23

CFO MAGAZINE #245