MENTORING VAN DOCTORANDI EN POSTDOCS: GESLAAGD MET ONDERSCHEIDING

DOCENT IN DE KIJKER

Luisteren. Vertrouwen. Motiveren. Niet alleen de eerstejaarsstudenten hebben er behoefte aan. Ook aan doctorandi en pas gepromoveerden is het goed besteed. Meer nog, het schenkt eveneens veel voldoening aan de mentor. Een geslaagde win-win dus. Het pilootproject aan de Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen is daar een voorbeeld van. Administratief directeur Dafne Reymen en Andrea Bardyn, adviseur Dienst Diversiteitsbeleid en projectcoördinator inclusie en mentoring bij de Groep Wetenschappen & Technologie, blikken tevreden terug.

“Mentoring is al langer ingeburgerd in het personeelsbeleid van KU Leuven”, zegt Andrea. “Mentoren zijn medewerkers die hun kennis en ervaring delen met minder ervaren of nieuwe collega’s. Vanuit een open en coachende houding vormen ze een klankbord en zijn ze een vertrouwenspersoon voor de mentee en dragen op die manier bij tot diens persoonlijke ontwikkeling en welbevinden. De laatstejaars PhD en de postdocs vormen een groep die bijzondere aandacht verdient. Zij spelen een uiterst belangrijke rol in onderwijs en onderzoek aan hun faculteit en bevinden zich op een scharniermoment in hun loopbaan. Voor hen hebben we een mentorprogramma ontwikkeld dat vorig jaar in de Faculteit Wetenschappen in première is gegaan. Het succes werkte aanstekelijk. De Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen was er als de kippen bij voor een volgend pilootproject”.

Zes duo’s

“Doctoreren en postdoctoraal onderzoek is bij de industrieel ingenieurs een recent fenomeen”, legt Dafne uit. “Na de integratie van de opleidingen in de universiteit heeft het aantal doctorandi een spectaculair hoge vlucht genomen: van een 30-tal doctoraatsstudenten in 2013 tot meer dan 430 vandaag. Op onze campussen is er dus in een vrij korte periode een nieuwe groep van medewerkers-onderzoekers bijgekomen met verwachtingen en wensen die een specifieke aanpak vragen inzake coaching en ondersteuning. De professoren Martin Meganck en Luc Geurts van de facultaire Werkgroep Diversiteit hebben hun schouders onder Andrea’s mentorproject gezet. Met als gevolg dat we in november 2020 met zes duo’s (mentor en mentee) van start zijn gegaan: vier laatstejaars doctorandi en twee postdocs”.

Dafne Reymen en Andrea Bardyn

©Julie Feyaerts

Over de mentees hadden we het al. Wie zijn de mentoren en wat bezielt hen om deze taak op zich te nemen? “Het gaat telkens om iemand uit het professorenkorps die een vrijwillig engagement aangaat”, verduidelijkt Andrea. “De mentor is op geen enkele manier hiërarchisch noch organisatorisch verbonden met de mentee. Wat mentoren doen, is niet onder één noemer te plaatsen. Ze zijn gids, rolmodel, klankbord, adviseur, supporter, coach, … welke accenten ze wanneer en waar leggen bepalen ze zelf samen met hun mentee. De duo’s geven samen vorm en inhoud aan het traject en dat is voor beiden een groeiproces. We bieden wel een duidelijk kader over ieders rol. Zo verwachten we van de mentees dat zij het traject in handen nemen en zelf oplossingen zoeken. De mentoren anderzijds worden niet verondersteld de rol van een leidinggevende op te nemen of alle antwoorden te hebben. Een goede mentor beschikt over competenties zoals empathie en luisterbereidheid en een assortiment van communicatieve vaardigheden. Hij/zij is open, toont begrip en geeft raad. De relatie met de mentee is vooral gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Bij de start van het traject maken de duo’s duidelijke afspraken over doelstellingen en verwachtingen. Dat is een cruciale stap om vertrouwen op te bouwen en aan het mentortraject richting en structuur te geven.”

Parcours

Zijn mentoren idealisten? “Ongetwijfeld”, meent Andrea. “Maar wat een goede mentor vooral drijft is een nieuwsgierigheid naar andere perspectieven en de wens om ervaringen te delen met een jongere generatie. ‘Generativiteit’ noemt de Duits- Amerikaanse psychoanalyticus Erik Homburger Erikson de drang die veel mentoren kenmerkt: impact willen creëren door een volgende generatie te gidsen. Dat levert hun naast voldoening nog andere voordelen op: ze scherpen hun coachende vaardigheden aan en de open gesprekken bieden de mogelijkheid om te reflecteren over de eigen carrière of zaken vanuit een andere invalshoek te bekijken.” Het mentorproject bestrijkt een periode van zes maanden -van november tot mei- en volgt een duidelijk uitgestippeld parcours. “Mentor en mentee worden niet onvoorbereid op elkaar losgelaten”, zegt Dafne. “De eigenlijke matching gebeurt door de projectcoördinatoren. Voor zowel de mentoren als de mentees is er een voorbereidende workshop waarin het opzet uit de doeken wordt gedaan en de basisvaardigheden van mentoring worden bijgebracht. Tijdens het traject zijn momenten ingebouwd voor overleg, reflectie en terugkoppeling. Het geheel wordt ondersteund door de mentoring module op het elektronisch leerplatform Toledo”.

Verscheidenheid

Prof. Joost Vennekens (Campus De Nayer) en de Turkse postdoctoraal onderzoeker Cihan Kayaçetin (Technologiecampus Gent) stapten beiden in het pilootproject en vormden een duo. Voor Cihan was het een godsgeschenk. Hij arriveerde in september 2020 op een quasi verlaten campus en greep de kans met beide handen. “De maandelijkse online meetings met mijn mentor waren telkens momenten om naar uit te kijken. Elke sessie was een goede mix van vooraf afgesproken gespreksthema’s en een informele babbel”. Prof. Vennekens van zijn kant benadrukt de meerwaarde van de verscheidenheid. “Cihan en ik zijn verbonden aan verschillende campussen, we zijn gespecialiseerd in verschillende disciplines en hebben een verschillende culturele achtergrond. Een schoolvoorbeeld van multimentorschap dus. En een leerschool voor beide partijen”.

“Mentor en mentee hebben al afgesproken dat ze na afloop hoe dan ook in contact blijven. De proef op de som dat het pilootproject met onderscheiding geslaagd is”, besluit Dafne. Trots voegt ze eraan toe dat het mentorproject niet alleen zal worden verdergezet maar ook uitgebreid naar alle faculteiten van de Groep W&T.

In oktober 2021 start een nieuw mentorprogramma voor postdoctorale onderzoekers. Geïnteresseerde mentoren of mentees kunnen contact opnemen met Andrea.Bardyn@kuleuven.be.

Yves Persoons