Céntimos y sentido común en la administración financiera de su empresa
Tom Luby, Business Consultant and Fence Industry Spokesperson
ES DICIEMBRE Y, COMO SIEMPRE, LOS PENSAMIENTOS SE DIRIGEN A LA NAVIDAD, LAS FIESTAS, LA DIVERSIÓN Y LA FAMILIA. TODO EL MUNDO INTENTA OLVIDAR LOS PROBLEMAS DE LOS ÚLTIMOS AÑOS Y ESTA LOCA PANDEMIA, Y EN SU LUGAR, CUENTA CON LA BENDICIÓN Y LA RETRIBUCIÓN A LA COMUNIDAD, LA FAMILIA Y LOS AMIGOS. AUNQUE NO ES TAN PLACENTERO, TAMBIÉN ES EL MOMENTO DE HACER CUENTAS DE FIN DE AÑO, DE CONTABILIZAR LAS GANANCIAS Y LAS PÉRDIDAS DEL AÑO. Por razones obvias, los controles financieros son una de las preocupaciones más importantes y una de las principales responsabilidades de los propietarios y directivos, y pueden ser los más incomprendidos. Las finanzas de su empresa, al igual que las suyas, tienen raíces básicas en simples “centavos” comunes, pero en el mundo de los negocios, las cosas pueden complicarse y se complican. La forma de controlar el dinero de su empresa, que entra y sale, es fundamental. Para ello, necesita las herramientas adecuadas y la comprensión apropiada de esas herramientas. La palabra clave es “control”. Una buena contabilidad y un buen control financiero comienzan, en primer lugar, con la configuración correcta de las finanzas de su empresa, de modo que pueda hacer un seguimiento de las cosas importantes. No quiere un sistema financiero que sólo sea conveniente para que su contador lo utilice en la preparación de los impuestos y que no le proporcione la gestión financiera que necesita. Usted quiere un sistema que le permita ver hacia dónde va como empresa y planificar el futuro financiero de esta y sus beneficios. Como propietario o gestor de un negocio, tiene que ser capaz de manejar su dinero, saber de dónde viene y a dónde va exactamente. Y debe 54
DECEMBER 2021 | FENCE NEWS USA
presupuestar sus beneficios. Debe saber que su beneficio va a estar ahí al final de cada año, no sólo algo que espera encontrar después de doce meses de duro trabajo. Los buenos controles financieros comienzan con un plan de cuentas correctamente establecido, que no es más que un sistema de numeración u ordenación utilizado para llevar la cuenta de todo el dinero que entra o sale de una empresa. Esta época de fin de año es un buen momento para establecer, o restablecer, el plan contable de su empresa. La mayoría de las empresas de cercas operan su año físico simultáneamente con el año natural que va del 1 de enero al 31 de diciembre. Por esta razón, ahora es un buen momento para tratar este tema, ya que cualquier cambio que quiera hacer en la gestión del dinero de su empresa debe realizarse en las próximas semanas. Cada vez que se gasta o se recibe dinero en la empresa, hay que registrar esa transacción; suele ser responsabilidad del contador. A la hora de establecer un buen plan contable, es necesario contar con ciertas categorías de gastos que proporcionen una visión general de las áreas en las que es necesario el control, y que faciliten el cálculo de los porcentajes que se utilizarán para determinar los precios, el cálculo
de los costos, las cargas laborales, los cálculos de los gastos generales e incluso los márgenes precisos de beneficios, junto con el análisis de la productividad de las cuadrillas y los trabajos, los costos de transporte, los costos de la mano de obra, los costos reales de los materiales, etc. Esto, junto con una cuenta de resultados completa, dará a la gerencia una imagen clara de la situación financiera de la empresa y establecerá una base sólida para la elaboración de presupuestos y el control. Veamos un ejemplo: una empresa de cercas tiene cinco cuadrillas con un plan de cuentas establecido por un contable para controlar los gastos de la cuadrilla y su vehículo, pero todos están agrupados en una gran cuenta de gastos. Una de las cuadrillas hace trampa cargando su gasolina personal y la reparación de su coche a la empresa. En el transcurso del año, ese gasto asciende a 10.000 dólares. Su plan de cuentas sólo muestra un aumento de los gastos de operación para todas las cuadrillas, y es posible que atribuya incorrectamente estos 10.000 dólares adicionales a un simple aumento del precio del negocio. Sin embargo, si se hiciera un seguimiento de los gastos de cada una de las cuadrillas, se observaría inmediatamente un
fuerte aumento de los gastos de una cuadrilla y no de las otras cuatro, lo que permitiría identificar el problema. Dentro del plan de contabilidad deben incluirse: Activos (Ingresos) Pasivo y patrimonio neto Gastos generales y administrativos (gastos de operación) Otros ingresos, otros gastos, impuestos de sociedades, etc.
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El plan de contabilidad no es un documento fijo, y puede modificarse para adaptarse a los cambios en la empresa. Sin embargo, para que la información tenga validez y sentido, los cambios en el plan de contabilidad sólo deberían realizarse una vez al año, al principio del ciclo contable de la empresa. Cuanto más se modifique el plan de contabilidad, más difícil será comparar un periodo contable con otro. Su propósito es realizar un seguimiento de los puntos de interés para el propietario, el gerente y el presidente y proporcionar una ruta de auditoría adecuada a efectos fiscales. Les deseo a todos una muy feliz Navidad y un próspero año nuevo. La mejor de las suertes en 2022 y que sean bendecidos con felicidad y éxito de por vida.
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